Standar Operasional Prosedur

Esti Handayani

Disampaikan pada pelatihan Pelayanan Prima di Bapelkes Murnajati, 9 – 12 April 2012.

Istilah

Standard Operating Procedure (SOP)

Standar Prosedur Operasional (SPO)

Prosedur Operasional Standar Prosedur Kerja PROTAP atau Prosedur Tetap Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Teknis

SOP

prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten

pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

Membantu mengurangi yan sub standar dengan memberikan tahapan yang sudah diuji

Definisi

dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis

Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

TUJUAN

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif dan aman, serta senantiasa meningkatkan mutu pelayananmelalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS

Tujuan Khusus (1)

1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja suatu kegiatan secara optimal

2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb

3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan

4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan

Tujuan Khusus (2)

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif

6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait

7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya

MANFAAT

1. Memenuhi persyaratan standar yan. RS2. Mendokumentasi kebijakan & prosedur

RS3. Memastikan pegawai RS tahu

pekerjaannya4. Duplikasi wewenang & tanggung jawab

tidak ada5. Memastikan tidak adanya daerah abu-

abu6. Overlapping & underlapping wewenang

tidak ada7. Bukti adanya manajemen mutu di RS .

PRINSIP SOP (1)

1. SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan

2. SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasien

3. Gunakan bahasa sehari-hari, harus memudahkan pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak bermakna ganda

4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal.

5. Harus selalu didokumentasikan.

PRINSIP SOP (2)

1. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal.

2. Harus selalu didokumentasikan.

Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang

ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan

Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.

Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

SOP Profesi - Pelayanan Medik - Pelayanan Keperawatan - Profesi lain : radiologi, lab, rehab, dll

SOP Pelayanan

SOP Administrasi

SOP PROFESI

Memuat proses kerja yg bersifat keilmuan teknis tertentu utk Dx, Tx, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi lainnya.

Contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP

apendisitis akut, SOP lumbal punksi,

SOP pemberian obat , SOP kejang

demam

SOP PELAYANAN

Memuat proses kerja yg bersifat manajerial/administratif dlm yanmed, keperawatan & penunjang medik yg berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasien

Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP konsultasi medis, SOP rujukan keluar RS

SOP Administrasi Mengatur tata cara kegiatan dalam

organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-2; umumnya kegiatan non medis

Contoh : SOP pendaftaran pasien, SOP

petunjuk teknis penyelenggaraan RM, SOP perencanaan program/proyek/kegiatan, SOP keuangan (billing sysstem, akutansi,dll)

Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS

Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP

TATA CARA PENGELOLAAN SOP

Ketua tim akreditasi RS orang yg berwenang utk mengelola SOP

PERENCANAAN SOP

Hal-hal yang perlu diingat : Siapa yang menulis Bagaimana SOP akan direncanakan

& dikembangkan Bagaimana prosedur dapat dikenali Bagaimana memperkenalkan

prosedur kepada personil Bagaimana pengendaliannya

(nomor, revisi, distribusi)

SYARAT PENYUSUNAN SOP (1)

1. Identifikasi kebutuhan apakah yg digunakan saat ini ada, apakah masih efektif

2. SOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki tanggung jawab utama

3. Komitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng adanya keterlibatan dlm penyusunan SOP

SYARAT PENYUSUNAN SOP (2)

4. Mencatat proses itu sendiri & orang lain disuruh memberi tanggapan

5. Prosedur harus jelas ringkas & dpt dilaksanakan

6. Merupakan flow chart dari suatu kegiatan

TATA CARA PENYUSUNAN SOP Format SOP menggunakan format dari

KARS

Siapa yang menyusun ?

Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yg menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas

Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum di tandatangani pimpinan utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja

PENULISAN SOP

Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi

subyek, penulisan SOP dimulai dng

membuat flow chart dari kegiatan yg

dilaksanakan.

Caranya adalah membuat diagram kotak

sederhana yg menggambarkan langkah

penting dari seluruh proses

Menempatkan di Gudang Obat

Periksa Barang

Penerimaan Barang

Contoh : Pembelian obat utk digunakan di rumah sakit

Pemilihan pemasok

Mengkomunikasikanpersyaratan

Ada staf yg mampu & mau aspek pekerjaan & aspek psikologis

Ada target waktu target & jadwal agar disusun & disepakati

Ada komitmen pimpinan dukungan fasilitas & sumber daya lainnya

Ada anggaran Ada pemantauan & pelaporan evaluasi

kemajuan penyusunan dokumen

Ada staf yg mampu & mau aspek pekerjaan & aspek psikologis

Ada target waktu target & jadwal agar disusun & disepakati

Ada komitmen pimpinan dukungan fasilitas & sumber daya lainnya

Ada anggaran Ada pemantauan & pelaporan evaluasi

kemajuan penyusunan dokumen

Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan penomoran susun tata cara penomoran

Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun SOP bisa mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor digit

Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks

Indeks dibuat sentral buat katalog SOP

Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan penomoran susun tata cara penomoran

Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun SOP bisa mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor digit

Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks

Indeks dibuat sentral buat katalog SOP

Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan

Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen sentralisasi atau desentralisasi

Jenis SOP yg didistribusikan * SOP hanya utk unit kerja tertentu * SOP utk seluruh unit kerja

Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan

Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen sentralisasi atau desentralisasi

Jenis SOP yg didistribusikan * SOP hanya utk unit kerja tertentu * SOP utk seluruh unit kerja

SOP yang di lapangan adalah yg berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretarist Tim akreditasi/Tata usaha

Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dng formulir tanda terima

SOP yang di lapangan adalah yg berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretarist Tim akreditasi/Tata usaha

Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dng formulir tanda terima

Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn SOP tersebut disimpan

Tim akreditasi/Tata usaha RS wajib mempunyai copy dari seluruh SOP yang ada di RS perlu ada SOP penyimpanan

Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis kegiatan yg saat ini dilakukan SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg ditentukan

Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn SOP tersebut disimpan

Tim akreditasi/Tata usaha RS wajib mempunyai copy dari seluruh SOP yang ada di RS perlu ada SOP penyimpanan

Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis kegiatan yg saat ini dilakukan SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg ditentukan

Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan Tim akreditasi atau

tata usaha Lama penyimpanan SOP yang sudah

tidak berlaku Penyimpanan di unit kerja diletakkan ditempat yg mudah dilihat, diambil &

dibaca oleh pelaksana

Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan Tim akreditasi atau

tata usaha Lama penyimpanan SOP yang sudah

tidak berlaku Penyimpanan di unit kerja diletakkan ditempat yg mudah dilihat, diambil &

dibaca oleh pelaksana

Tujuan : membudayakan internal audit Evaluasi dilaksanakan - berkala, maksimal 3 th sekali - sesuai kebutuhan misal karena ada

kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebut Tetapkan pelaksana evaluasi bisa oleh Tim

Akreditasi Buat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi perbaikan/revisi atau

pembaharuan SOP

Tujuan : membudayakan internal audit Evaluasi dilaksanakan - berkala, maksimal 3 th sekali - sesuai kebutuhan misal karena ada

kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebut Tetapkan pelaksana evaluasi bisa oleh Tim

Akreditasi Buat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi perbaikan/revisi atau

pembaharuan SOP

Yg dimaksud dng revisi adalah keg. atau usaha utk memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP

Revisi perlu dilakukan bila : * prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada * adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi

Yg dimaksud dng revisi adalah keg. atau usaha utk memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP

Revisi perlu dilakukan bila : * prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada * adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi

Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOP

Mulai diberlakukan Januari 2002

Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOP

Mulai diberlakukan Januari 2002

Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

BENTUK SOP

Dokumen Tertulis Diagram atau alur kerja (flow

chart)

RUMAH SAKIT

JUDUL SOP

No Dokumen No. revisi Halaman

PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit Ditetapkan Direktur

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Unit terkait

Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman

Kotak RS diberi nama & logo RS (bila RS memp. Logo)

Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsb

No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yg berlaku di RS ybs yg dibuat sistematis agar ada keseragaman

No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst

Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst

Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yg digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsb

Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yg harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebut

Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas

Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halaman

1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian

2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……………..”

3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg “dipayungi”

4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg menguraikan langkah-2 kegiatan utk menyele-saikan proses kerja ttt, & staf/petugas yg berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yg digunakan. Diuraikan secara lengkap dalam bentuk prosedur tertulis maupun diagram alir.

5. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb

6. Diagram alir : menggambarkan urutan kegiatan secara runtun disertai dokumen pendukungnya.

Simbol-simbol: diagram alir Proses :

Pencabangan (keputusan):

Mulai/Terminator (start/hatl)

Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

Tulislah yang anda kerjakandan

kerjakan yang anda tulisBuktikan !

Write what you do and Do what you write

Prove it !