LAPORAN Final.pdf

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

ANALISA IT ASSET MANAGEMENT

PADA PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA

Disusun Oleh :

Nama Nim

1. Ilham Aswad

2. Eka Rahmawati Sarwendah

11211019

11211238

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS SERANG RAYA

2014

PERSETUJUAN

Ilham Aswad (11211019)

Eka Rahmawati Sarwendah (11211238)

Serang, 26 Desember 2014

Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing

Pada tanggal : 26 Desember 2014

Pembimbing Lapangan Pembimbing Kerja Praktek

SUHARNO

YANI SUGIYANI, MM.,M.Kom

PENGESAHAN

Laporan KKP

ANALISA IT ASSET MANAGEMENT PADA

PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA

Disusun Oleh :

Ilham Aswad (11211019)

Eka Rahmawati Sarwendah (11211238)

Disahkan oleh :

Dekan

Fakultas Teknologi Informasi

(Dr. Iksal, MT)

Ketua Program Studi

Teknik Informatika

(Agung Triayudi, M.Kom)

PERSEMBAHAN

LAPORAN KKP INI KU PERSEMBAHKAN KEPADA :

ALLAH SWT

YANG SELALU KU HARAPKAN RIDHO DAN HIDAYAHNYA.

KELUARGA BESARKU

AYAH DAN MAMAH YANG TELAH MEMBERIKAN KASIH SAYANG DAN

SELALU MENGIRINGI DOA DI SETIAP LANGKAHKU.

TEMAN TEMANKU YANG SELALU MENDENGARKAN DI SETIAP

KELUH KESAH KU DAN PENASEHAT YANG BAIK DALAM HIDUPKU

SERTA SESEORANG YANG KUHARAP DAPAT MENJADI SAHABAT

UNTUK BERJUANG MENCAPAI RIDHONYA.

FTI/TI/A1 PEMROGRAMAN WEB 2012

TIM KERJA SAMA YANG BAIK, TETAP KOMPAK DAN SEMOGA

TAHUN INI LULUS BERSAMA, AAMIIIN YA ALLAH

Jangan Tunda Sampai Besok Selagi Engkau Masih

Mampu Mengerjakannya

ABSTRAKSI

Ilham Aswad dan Eka Rahmawati Sarwendah Analisa IT Asset Management pada PT. Dystar Colours Indonesia Laporan KKP Program Studi Teknik Informatika, UNSERA, di bawah bimbingan Yani Sugiyani, MM.,M.kom , 26 Desember 2014, 33 halaman + viii + 15 halaman lampiran.

PT. Dystar Colours Indonesia bergerak di bidang jasa produsen pewarna tekstil di dunia yang didirikan pada tahun 1997 yang kantor pusatnya berada di Jerman, sedangkan kantor berada di Jl. Cikande Rangkas Bitung Gabus Cikande. Perusahaan ini bergerak di bidang pewarna tekstil.

PT. Dystar Colours Indonesia bergerak di bidang pembuatan zat warna, khususnya zat pewarna tekstil. Sedangkan material bahan baku yang digunakan untuk pembuatan zat pewarna tekstil ini adalah zat kimia yang memiliki sifat bermacam-macam di antaranya adalah flamable, korosif, radiasi, oksidasi, explosive, beracun, dan lain-lain.

Kapasitas produksi dari PT. Dystar Colours Indonesia secara keseluruhan adalah sebesar 24.150 ton pertahun. Dan luas pabrik yang berada di Gabus Plant adalah berkisar 57 hektar.

Perusahaan ini hanya mempunyai satu divisi khususnya yang ada di Gabus Plant yaitu Divisi Technical, divisi ini berfungsi sebagai pelaku utama dalam proses produksi, dilakukan mulai dari perencanaan produksi, pemesanan bahan baku, dan bahan penolong. Sedangkan proses produksinya sendiri dimulai dari Synthesa sampai Finishing, Warehousing dan pengiriman barang.

Dari hasil analisa kerja yang dilakukan penulis mencoba menganalisa

manajemen aset terintegrasi yang meliputi permintaan aset, persetujuan permintaan, pembelian, register aset, pengiriman aset, dan penerimaan aset. guna memudahkan perusahaan dalam memberikan informasi dan memudahkan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan.

Kata Kunci : Aplikasi, Asset, Management

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulilah penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat

dan hidayah-Nya yang telah diberikan. Hanya dengan izin-Nya penulis

dapat menyelesaikan laporan KKP ini. Shalawat serta salam semoga

tercurahkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, keluarga, sahabat

dan pengikutnya sampai akhir zaman.

Melalui kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT yang selalu memberikan kekuatan kepada

penulis, khususnya pada saat penyelesaian laporan KKP ini.

2. Ayah dan Mama tercinta yang dengan ikhlas memberikan

bimbingan dengan tulus.

3. Bapak Dr. H. Hamdan, MM sebagai Rektor UNSERA.

4. Bapak Dr. Iksal, MT sebagai Dekan Fakultas Teknologi

Informasi UNSERA

5. Bapak Agung Triayudi, M.Kom sebagai Ketua Program Studi

Teknik Informatika UNSERA.

6. Bapak Suharno sebagai Pembimbing Lapangan.

7. Seluruh Dosen dan Staf UNSERA.

Penulis menyadari bahwa laporan KKP ini masih jauh dari

kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran dari pembaca sangat penulis

harapkan guna perbaikan di masa mendatang.


Penulis

iii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PERSETUJUAN

HALAMAN PENGESAHAN 1

HALAMAN PENGESAHAN 2

HALAMAN PERSEMBAHAN

ABSTRAKSI

KATA PENGANTAR..................................................................... iii

DAFTAR ISI ................................................................................. iv

DAFTAR GAMBAR ..................................................................... v

DAFTAR TABEL ......................................................................... vi

DAFTAR SIMBOL ....................................................................... vii

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .......................................................... 1

1.2 Ruang Lingkup KKP .................................................. 3

1.3 Tujuan Pelaksanaan KKP .......................................... 3

1.4 Manfaat Pelaksanaan KKP ........................................ 5

1.5 Lokasi, Waktu dan Tempat Pelaksanaan .................. 5

1.6 Jadwal Kegiatan Serta Alokasi Waktu ....................... 5

iv

BAB II TINJAUAN KKP

2.1 Sejarah Organisasi/Perusahaan ............................... 6

2.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ............... 8

2.3 Visi, Misi dan Tujuan Organisasi ................................ 11

2.4 Aktivitas Pada Bagian Kepegawaian ....................... 11

BAB III HASIL PELAKSANAAN KKP

3.1 Analisa Masalah ..................................................................... 12

3.2 Analisa Data ........................................................................... 12

3.3 Prosedur Pemeliharaan Alat Komputer .................................. 14

3.4 Hasil dan Pembahasan .......................................................... 23

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ............................................................... 26

4.2 Saran ....................................................................... 27

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

v

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ....................... 8

Gambar 1. Kabel Terkelupas ................................................................. 23

Gambar 2a. Contoh ujung yang putus 1 ................................................ 24

Gambar 2b. Contoh sambungan yang baik 1 ........................................ 24

Gambar 4. Use Case Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset .......... 25

vi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Jadwal kegiatan KKP ............................................................... 10

vii

DAFTAR SIMBOL

No. Gambar Nama Keterangan

1

Actor

Menspesifikasikan himpunan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case.

2 Dependency

Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).

3 Generalization

Hubungan dimana objek anak (descendent ) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).

4 Extend

Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.

5 Association Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.

6

System Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.

7

Use Case

Deskripsi dari urutan aksi aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor.

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Nota Dinas ................................................. 33

Lampiran 4 Daftar Bimbingan ....................................... 35

Lampiran 3 Daftar Riwayat Hidup ................................. 37

Lampiran 5 Surat Keterangan KKP ............................... 39

Lampiran 1 Data Masukan ............................................ 40

Lampiran 2 Data Keluaran ............................................ 42

Lampiran 6 Certificate .................................................... 43

Lampiran 7 Dokumentasi ............................................... 45

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era globalisasi ini, setiap perusahaan membutuhkan informasi yang

cepat dan akurat. Salah satu informasi yang dibutuhkan ialah informasi aset

yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Jumlah aset yang besar dan tersebar

di setiap departemen membutuhkan manajemen yang baik. Untuk

mengatasi hal ini PT. Dystar Colours Indonesia memiliki suatu sistem

informasi untuk mengelola aset yang dimiliki meliputi permintaan aset,

persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset.

Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan maka jumlah aset

juga akan terus bertambah dari tahun ke tahun. Aset adalah barang tidak

habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan yang memiliki umur

lebih dari 12 bulan. Aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih

mudah untuk dipantau dan ditelusuri. Kebutuhan informasi mengenai data

dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja

atau efisiensi di dalam suatu perusahaan.

Jadi, dengan demikian penggunaan sistem secara terintegrasi pada

perusahaan sangatlah tepat. Pada era teknologi informasi, khususnya era

komputerisasi seperti sekarang ini, sistem komputer memiliki peranan yang

besar dalam menerapkan suatu sistem manajemen aset yang dapat

menunjang kinerja perusahaan. Sistem yang telah terintegrasi tersebut

2

ditujukan sebagai salah satu media atau sarana pendukung dalam suatu

perusahaan guna memperoleh ataupun menghasilkan informasi yang tepat,

cepat dan akurat.

Sehubungan dengan hal tersebut, penulis menyusun Laporan Kuliah

Kerja Praktek dengan mengadakan serangkaian riset khususnya pada

divisi Fixed Aset dan IT Staff Control bertempat di PT. DYSTAR COLOURS

INDONESIA, yang bergerak di bidang pembuatan zat warna, khususnya zat

pewarna tekstil. Divisi Fixed Aset dan IT Staff Control pada perusahaan ini

mempunyai peranan penting dalam proses pengelolaan aset perusahaan.

Karena divisi ini memiliki semua informasi tentang permintaan aset,

persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset.

Di era globalisasi sekarang ini, segala sesuatu dapat diselesaikan

dengan cara-cara yang praktis. Hal ini merupakan dampak yang timbul dari

hadirnya teknologi. Teknologi adalah sesuatu yang bermanfaat untuk

mempermudah semua aspek kehidupan manusia. Namun, perkembangan

aplikasi web berkembang pesat dan semakin canggih sejak munculnya

teknologi internet. Dunia informasi saat ini seakan tidak bisa terlepas dari

teknologi. Komunikasi yang dulunya memerlukan waktu yang lama dalam

penyampaiannya, kini dengan teknologi segalanya menjadi sangat cepat

sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna (user) yang

membutuhkan.

Untuk mendukung sistem manajemen aset dalam perusahaan perlu

adanya sistem komputer yang lebih terintegrasi dalam pengelolaan aset

3

perusahaan. Berdasarkan permasalahan yang ada , maka penulis memilih

judul "ANALISA IT ASSET MANAGEMENT PADA PT. DYSTAR COLOURS

INDONESIA" .

1.2 Ruang Lingkup KKP

Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan

agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu

batasan masalah. Adapun pembahasan masalah dibatasi pada ruang

lingkup penulisan KKP ini pada proses pengelolaan aset IT yang meliputi:

1. Pendataan aset IT yang sudah ada (kepemilikan, keberadaan, jumlah

dan lain-lain).

2. Pengadaan aset IT yang baru (komputer, keyboard, mouse dan lain -

lain).

3. Pengembalian aset IT.

4. Perbaikan aset IT yang mengalami kerusakan.

5. Laporan setiap bulan mengenai transaksi peminjaman, pengembalian

dan perbaikan aset IT.

1.3 Tujuan Pelaksanaan KKP

Tujuan Adanya penelitian adalah untuk menentukan arah dari suatu

penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika

permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai.

4

Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga

kriteria yaitu :

a. Tujuan Operasional

1. Mengetahui bagaimana sistem manajemen aset IT yang sedang

berjalan.

2. Mengetahui bagaimana proses pengolahan data aset IT.

3. Mengetahui apakah proses laporan aset IT yang berjalan dapat

dibuat secara cepat dan akurat.

b. Tujuan Fungsional

1. Mampu menganalisa sistem manajemen aset IT yang sedang

berjalan.

2. Mampu menganalisa proses pembuatan laporan aset IT pada PT.

DYSTAR COLOURS INDONESIA.

c. Tujuan Individual

1. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada

dunia kerja.

2. Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap

menghadapi dunia kerja nantinya.

3. Sebagai syarat bagi penulis untuk melanjutkan dalam pembuatan

Skripsi nantinya.

5

1.4 Manfaat Pelaksanaan KKP

Adapun Manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Menerapkan ilmu yang diperoleh selama belajar di Universitas Serang

Raya dengan membuat laporan secara sistematis.

2. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hasil yang efektif serta

efisien dari prosedur pengelolaan aset IT pada PT. Dystar Colours

Indonesia.

3. Mengetahui kendala - kendala pada sistem manajemen aset IT pada

PT. Dystar Colours Indonesia.

1.5 Lokasi, Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Kuliah Kerja Praktek di mulai dari tanggal 10 November 2014 sampai

dengan 10 Desember 2014, pada PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA

Dengan jam kerja di mulai pukul 07.30 s/d 16.00 WIB. Alamat : Jl. Raya

Citeras Rangkasbitung KM 3,8 Gabus, Kopo Serang Banten.

1.6 Jadwal Kegiatan KKP Serta Alokasi Waktu

Selama melakukan kuliah kerja praktek dilakukan di PT. Dystar

Colours Indonesia Kota Serang setiap hari untuk mengumpulkan data dan

membantu sedikit pekerjaan. Berikut table rincian kegiatan selama

pelaksanaan kuliah kerja praktek di PT. Dystar Colours Indonesia.

6

Tabel 1.1 : Daftar Kegiatan KKP Pada PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA

HARI WAKTU

KEGIATAN KEGIATAN

Senin ,

10 Nov 2014 07.30 16.00

- Pengenalan Perusahaan

- Safety Induction

- Pengenalan kepada setiap

karyawan

- Pengenalan Jaringan Web

Base PT. Dystar Colours

Indonesia

- Pengenalan Program IT

Inventory

Selasa,

11 Nov 2014 07.30 16.00

- Maintenance PC

- Bongkar Pasang PC

- Installed 2 PC NEW

Adobe reader

Anti virus 2014

Converter pdf to word

Flash Player

Green Shoot

Mozilla Firefox

Office 2010 Cloud

PDF Maker

Real VNC

SAP 7.30

Skype

7z442

- Input Data Eksport Import

Pada Program IT Inventory

Rabu,

12 Nov 2014 07.30 16.00

- Pemasangan Komputer PC

- Pengecekan data dokumen

BC 2.3 import

- Input Data Import Pada

Program IT Inventory

- Maintenance Printer

- Peerawatan alat IT

Kamis,

13 Nov 2014 07.30 16.00

- Pengecekan Komputer PC



7

- Mendata jumlah cuti

karyawan

Jumat,

14 Nov 2014 07.30 16.00



- Menganalisa Sistem Program

IT Inventory bersama Bapak

Syechabudin

- Overclocking PC

Senin,

17 Nov 2014 07.30 16.00



- Installation Laptop

Syechabudin

- Pengecekan kabel jaringan

Fiber Optic

Selasa,

18 Nov 2014 07.30 16.00



- Pengecekan dan Input Data

Pada Program SAP PT.

Dystar Colours Indonesia

- Backup semua data pc

karyawan

Rabu,

19 Nov 2014 07.30 16.00

- Input Data Eksim pada

program IT Inventory

- Menerima tanda terima

pengiriman barang impor

- Mengecek Kerusakan pada

CPU

Kamis,

20 Nov 2014 07.30 16.00

- Input Data Eksim Pada

Program Ms. Excel dan

Program IT Inventory


pengiriman barang impor

- Menginstall PC di gedung

syntesa

Jumat,

21 Nov 2014 07.30 16.00

- Input Data Eksim Pada

Program SAP dan Print Out

BC 4.0 (Pemberitahuan

Pemasukan Barang Asal

Tempat Lain Dalam Daerah

8

Pabean Ke Tempat

Penimbunan Berikat)

Senin,

24 Nov 2014 07.30 16.00

- Input data eksim pada

program Ms. Excel

- Input data BC 3.0 export

pada program IT Inventory

- Install Ulang Laptop beserta

aplikasi standar PT. Dystar

Selasa,

25 Nov 2014 07.30 16.00

- Input data eksport pada Ms.

Excel

- Input data eksport BC 3.0

- Remote computer yang

bermasalah

Rabu,

26 Nov 2014 07.30 16.00 - Libur Demo Buruh

Kamis,

27 Nov 2014 07.30 16.00 - Ijin Masuk Kuliah

Jumat,

28 Nov 2014 07.30 16.00

- Menerima tanda terima Surat

Persetujuan Pengeluaran

Barang (SPPB) BC 2.3

- Import data Ms. Excel dok.

BC 2.3 pada program IT

Inventory

- Input data laporan kawasan

berikat dok. BC 2.3 Import,

BC 2.5 Local Sales, BC 3.0

Export pada Ms. Excel dan

SAP

Senin,

1 Des 2014

07.30 16.00

- Import data Ms. Excel

dok.BC 3.0 kedalam program

IT Inventory

- Menerima tanda terima Surat

Persetujuan Pengeluaran

Barang (SPPB) BC 2.3

- Mensortir perangkat IT yang

masih bisa digunakan

Selasa,

2 Des 2014 07.30 16.00

- Input dok. Import BC 2.3

pada Ms. Excel

9

- Memasukan data import BC

2.3 pada program IT

Inventory

- Menambah RAM pada PC

Rabu,

3 Des 2014 07.30 16.00

- Input dok. Kawasan Berikat,

Laporan Bulanan BC 4.0-

Local pada Ms. Excel

- Memasukan data import BC

2.3 pada program IT

Inventory

- Upgrade PC

Kamis,

4 Des 2014 07.30 16.00

- Input dok. Export BC 3.0

pada Ms.Excel


export import barang

- Pemasangan 1 Perangkat

PC di Polsek Kopo

Jumat

5 Des 2014 07.30 16.00

- Input dok. Export BC 3.0

pada Ms. Excel



- Mengecek dan mendata

perangkat IT yg masih bisa

digunakan

Senin,

8 Des 2014 07.30 16.00

- Input dok. Import BC 2.3

pada Ms. Excel



- Mensortir Perangkat Jaringan

Selasa,

9 Des 2014 07.30 16.00

- Menginput dan membuat

dokumen BC 4.0

- Installation Application

Standar PT. Dystar Colours

Indonesia

Adobe reader

Anti virus 2014

Converter pdf to word

Flash Player

Green Shoot

10

Mozilla Firefox

Office 2010 Cloud

PDF Maker

Real VNC

SAP 7.30

Skype

7z442

Rabu,

10 Des 2014 07.30 16.00

- Maintanance Email Outlook

- Penjelasan system topologi

PT. Dystar Colours Indonesia


Pembimbing Lapangan

SUHARNO

11

BAB II

TINJAUAN KKP

2.1 Sejarah Singkat PT. Dystar Colours Indonesia

Nama kata dystar berasal dari dyestuff dan star, dyestuff artinya zat

warna dan star artinya bintang. Dystar artinya adalah gambaran dari

perusahaan sebagai produsen dan bintangnya pewarna tekstil di dunia.

Perusahaan ini berpusat di jerman tepatnya di Dystar Textil farben

Gmbh industri park Hoechst D-65926 frankfrut jerman. Karena persaingan

industri dan untuk memperluas jaringannya, maka perusahan tersebut

membuka cabang Dystar di seluruh dunia yang berjumlah kurang dari lebih

22 cabang dan salah satunya berada di Indonesia.

Pada tanggal 09 juni 1995 perusahaan pewarna textile cabang

German ini berdiri di Indonesia dengan nama PT. Dystar Polkrik

berdasarkan surat keputusan Presiden RI melalui Badan Koordinasi

Penanaman modal (BKPM) yaitu No. 294/I/PcMA/1995 yang berlokasi di

Cilegon. Kemudian pada tahun 2001 PT. Dystar ini memisahkan diri dari

Polkrik dan di rubah berdasarkan Surat keputusan presiden dengan Nomor

Surat Badan Koordinasi penanaman Modal No.S-407/DU6-b/2001

tertanggal 08 juni 2002 dengan nama PT. Dystar Colours Indonesia.

PT. Dystar Colours Indonesia yang berada di Indonesia ini mempunyai

dua lokasi, yaitu PT. Dystar Colours Indonesia, gabus Plant dan PT. Dystar

12

Colours Indonesia, Cilegon Plant, PT. Dystar Colours Indonesia berpusat di

Gedung Menara Global lt. 22, Jl. Gatot Subroto Kav, 27, Jakarta - 12930.

PT. Dystar Colours Indonesia yang ada di gabus mulai berproduksi

pada tanggal 29 Oktober 1997 berdasarkan surat izin Usaha Industri dari

Badan Koordinasi penanaman Modal (BKPM) No. 543/industry/1997.

Jumlah karyawan waktu berdiri dan sekarang adalah waktu berdiri

sebanyak 135 orang dan sekarang menjadi 473 orang.

PT. Dystar Colours Indonesia ini bergerak di bidang pembuatan zat

warna, khususnya zat pewarna tekstil. Sedangkan material bahan baku

yang digunakan untuk pembuatan zat pewarna tekstil ini adalah zat kimia

yang memiliki sifat bermacam-macam di antaranya adalah flammable,

korosif, radiasi, oksidasi, explosive, beracun, dan lain-lain.

Kapasitas produksi dari PT. Dystar Colours Indonesia secara

keseluruhan adalah sebesar 24.150 ton pertahun. Dan luas pabrik yang

berada di Gabus Plant adalah berkisar 57 hektar.

Perusahaan ini hanya mempunyai satu divisi khususnya yang ada di

Gabus Plant yaitu Divisi Technical, divisi ini berfungsi sebagai pelaku utama

dalam proses produksi, dilakukan mulai dari perencanaan produksi,

pemesanan bahan baku, dan bahan penolong, sedangkan proses

produksinya sendiri dimulai dari Synthesa sampai Finishing, Warehousing

dan pengiriman barang.

13

2.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan

Struktur organisasi pada PT. Dystar Colours Indonesia adalah sebagai

berikut :

1. Site Manager Gabus Plant

Site manager proyek adalah orang atau seseorang yang dipilih

dengan kemampuan tertentu untuk memimpin orang-orang dalam proyek

yang berbagai karakteristik, latar belakang budaya, dengan tujuan tertentu

dari proyek tersebut.

2. Secretary

Pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin,

tugas-tugas administratif, atau tugas - tugas pribadi dari atasannya.

14

3. Quality Control

Kontrol kualitas inspektur memonitor, tes dan memeriksa semua

proses yang terlibat dalam produksi produk dan produk itu sendiri.

4. MRP + SAP Support

Melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan item barang

(bahan baku atau sub komponen) yang tergantung (dependent) pada Item

- item di tingkat (level) yang lebih tinggi atau produk akhir / induknya (parent

item).

5. Finishing

a. Quality Control

Melakukan cek ulang dan menyatakan kebenaran return untuk

bisa diterima atau tidak diterima secara terpisah lalu laporkan ke

pimpinan supaya bisa mengusut dan memberikan informasi ke

departemen terkait untuk kemajuan proses berikutnya.

b. Production Planning

Produk Perencanaan adalah proses yang berkelanjutan untuk

mengidentifikasi dan mengartikulasikan kebutuhan pasar yang

mendefinisikan set fitur produk.

c. Milling

Proses cutting conventional dengan menggunakan mesin milling

dihasilkan suatu permukaan yang rata atau bentuk bentuk lain yang

spesifik ( profil, radius, silindris, dan lain lain ) dengan ukuran dan

kualitas tertentu dan menyisakan chip.

15

6. Process Control Lab & Environmental

a. Raw Material

Bahan yang langsung digunakan untuk diolah, sehingga bahan

tersebut nantinya akan menjadi barang jadi yang merupakan produk

dari perusahaan.

7. Engineering

a. Supervisor

Supervisor adalah orang yang berhubungan langsung dengan

manajer.

b. Foreman

Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan langsung

terhadap Staff yang di bawahnya dan melakukan pengawasan

langsung terhadap semua karyawan yang berada di bawah tanggung

jawabnya.

8. Synthesis

a. Production Supervisor

Memonitor dan mengontrol semua produksi minyak dan gas,

serta sistem utilitas untuk memastikan bahwa target produksi tercapai.

b. Material Handling

Material Handling adalah salah satu jenis transportasi

(pengangkutan) yang dilakukan dalam perusahaan industri, yang

artinya memindahkan bahan baku, barang setengah jadi atau barang

jadi dari tempat asal ke tempat tujuan yang telah ditetapkan.

16

c. Shift Leader

Pemimpin pergeseran bertindak sebagai kontrol kualitas,

memastikan kepuasan pelanggan melalui pelatihan karyawan benar

dan mengikuti kebijakan perusahaan.

2.3 Visi Dan Misi Perusahaan

Pernyataan Visi perusahaan adalah : Kami berdiri untuk kualitas

handal dan standar ekologi yang tinggi. Kami menerapkan standar

lingkungan dan keselamatan yang tinggi di seluruh dunia.

Pernyataan Misi perusahaan adalah : Kami bercita-cita untuk menjadi

pemasok utama dalam kimia pewarna, dan melayani industri tekstil dunia.

2.4 Aktivitas Pada Kepegawaian

80% Karyawan Produksi Melakukan proses produksi

5% Karyawan Staff Melakukan pekerjaan administrasi baik dalam

hal internal dan eksternal.

5% Karyawan Engineering Melakukan tanggung jawab terhadap

kelanjutan siklus proyek.

10% Karyawan Warehouse Melakukan tanggung jawab untuk

kelancaran proses produksi.

17

BAB III

HASIL PELAKSANAAN KKP

3.1 Analisa Masalah

Penggunaan sistem yang baik pada perusahaan sangatlah penting

dalam membantu proses produksi atau dalam proses data, sistem IT Asset

Management yang diterapkan pada PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA

dalam bidang penanganan perangkat IT memiliki permasalahan dan

menganalisa masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana penerapan sistem IT Asset Management pada PT. Dystar

Colours Indonesia ?

2. Bagaimana prosedur kerja pada divisi penanganan IT Asset

Management di PT. Dystar Colours Indonesia ?

3. Bagaimana prosedur penarikan perangkat IT pada PT. Dystar Colours

Indonesia ?

4. Bagaimana prosedur serah terima perangkat IT pada PT. Dystar

Colours Indonesia ?

3.2 Analisa Data

Analisa data didefinisikan sebagai uraian suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan tujuan

mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan dan

diharapkan dapat dijadikan rancangan usulan.

18

Dalam proses hasil pendataan IT Asset Management dilakukan

proses pengumpulan data yang kemudian dilanjutkan dengan menganalisa

Data. Data yang di dapat yaitu :

1. Asset

Aset itu adalah nilai dari sesuatu yang dimiliki oleh perusahaan. Yang

dapat dimasukkan ke dalam kolom Asset salah satunya adalah gedung atau

bangunan. Jadi kalau suatu perusahaan memiliki gedung senilai satu miliar

rupiah, maka asset yang dihitung adalah satu miliar rupiah itu. Selain

gedung, yang bisa dihitung sebagai Asset bisa termasuk: merk dagang,

paten teknologi, uang kas, mobil, dll.

2. Network ID

Network ID ( Identitas Jaringan) adalah sebuah alamat (network

prefix) yang dijadikan sebagai identitas dari suatu jaringan.

3. Rekapitulasi Inventaris Perangkat IT

Rekapitulasi Inventaris Perangkat IT merupakan rangkuman dari

perangkat IT di PT. DYstar Colours Indonesia seperti komputer dan

notebook yang diringkas menjadi lebih sederhana, singkat, jelas, padat,

lugas dan jelas maknanya.

4. Berita Acara

Berita Acara merupakan bukti dari serah terima barang setelah proses

pengiriman barang selesai.

19

3.2.1 Data Masukan

1. Nama Masukan : Penarikan Perangkat IT

Sumber : Office IT

Fungsi : Mengetahui perangkat IT yang di ambil

Media : Kertas

Hasil Analisa : Digunakan untuk mencatat item barang,

kuantiti dan lokasinya. Kemudian data

ini akan di input ke komputer.

2. Nama Masukan : Berita Acara Serah Terima Perangkat IT

Sumber : Office IT

Fungsi : Laporan hasil dari serah terima

perangkat yang telah di kirim.

Media : Kertas

Hasil Analisa : Berita acara serah terima digunakan

sebagai data laporan.

3.2.2 Data Keluaran

1. Nama Keluaran : Penarikan Perangkat IT

Sumber : Office IT

Fungsi : Mengetahui perangkat IT yang di ambil

Media : Kertas

Hasil Analisa : Pengambilan perangkat IT yang sudah

tidak digunakan di lapangan.

20

2. Nama Keluaran : Berita Acara Serah Terima Perangkat IT

Sumber : Office IT

Fungsi : Digunakan untuk laporan pendataan

Media : Kertas

Hasil Analisa : Laporan yang digunakan sebagai serah

terima barang yang nantinya untuk

pendataan perusahaan.

3.3 Prosedur Pemeliharaan Alat Komputer

3.3.1 PERANGKAT KERAS

1. Membersihkan kotak komputer ( casing ), keyboard dan mouse

Cabut steker listrik komputer dari outlet dinding sebelum

dibersihkan. Genggam steker dengan kuat dan menariknya dari

outlet; jangan memutuskan sambungan dengan menarik

kabelnya.

Gunakan kain yang bersih dan kering untuk membersihkan debu

dari kotak komputer. Bila perlu gunakan kain yang bersih dan

sedikit dibasahi dengan air hangat untuk membersihkan kotak

komputer, dan keringkan dengan kain bersih.

Hindarkan komputer dari goncangan, getaran dan hentakan

apalagi saat komputer menyala. Hal ini sangat berbahaya karena

dapat menyebabkan kerusakan fatal pada harddisk.

21

Lepaskan daya listrik dari perangkat bila tidak digunakan lebih dari

6 jam.

Gunakan kain yang bersih dan kering serta alkohol pada tombol

keyboard dan pinggirannya.

Usap badan mouse dan kabelnya dengan kain ditambah cairan

pembersih.

2. Perawatan monitor

Tempatkan monitor minimal berjarak 7,5 cm dari dinding atau

benda lain yang mengelilinginya.

Pasang monitor dekat dengan outlet yang mudah dijangkau.

Putuskan sambungan monitor dengan menggenggam steker

dengan kuat dan menariknya dari outlet. Jangan memutuskan

sambungan monitor dengan menarik kabelnya.

Matikan monitor bila tidak digunakan. Anda dapat secara berkala

meningkatkan daya tahan monitor anda dengan menggunakan

sebuah program screen saver dan mematikan monitor bila tidak

sedang digunakan.

Cabut steker listrik monitor dari outlet dinding sebelum

dibersihkan.

Jangan gunakan cairan pembersih atau pembersih aerosol.

Gunakan kain yang lembab untuk membersihkan layar. Jika layar

membutuhkan pembersihan tambahan, gunakan pembersih layar

anti - statik.

22

Catatan: Untuk monitor LCD gunakan kain halus yang kering,

lembut dan sangat lembut (seperti kain pembersih kacamata).

Hindari menggunakan paper towel, kertas toilet, kertas tisu, atau

sesuatu seperti kain baju untuk membersihkan layar LCD. Bahan-

bahan nun - ultrasoft dengan mudah bisa menggaruk layar.

Jangan menekan layar dengan keras karena dapat menyebabkan

piksel terbakar atau rusak.

Slot dan lubang dalam kabinet disediakan untuk ventilasi. Lubang

ini jangan sampai terhalang atau tertutupi. Jangan memasukkan

benda apapun kedalam slot atau lubang kabinet.

Jangan menempatkan tanaman di atas monitor. Air atau kotoran

dari tanaman mungkin masuk melalui ventilasi monitor.

3. Perawatan printer

a. Membersihkan bagian luar printer

- Matikan printer, kemudian cabut kabel listrik dari bagian

belakang printer.

- Seka bagian luar printer dengan kain halus yang sudah agak

dilembabkan dengan air.

Perhatian :

- Jangan menggunakan jenis larutan pembersih apa pun.

Pembersih dan deterjen rumah tangga dapat merusak lapisan

printer.

23

- Jangan membersihkan interior (bagian dalam) printer. Jauhkan

semua cairan dari interior.

b. Printer deskjet

- Jangan melumasi tali logam tempat bergesernya pegangan

kartrid cetak. Bunyi derau adalah normal apabila print head

bergerak mundur maju.

- Jika terlihat garis putih atau satu warna belang pada hasil cetak,

mungkin kartrid cetak perlu dibersihkan. Lakukan pembersihan

kartrid otomatis dengan menggunakan perangkat lunak yang

disertakan dengan printer.

- Jika tiga level prosedur pembersihan kartrid otomatis telah

dilakukan dan masih terlihat belang putih atau ada warna yang

hilang pada halaman uji, maka mungkin perlu untuk

membersihkan kontak kartrid cetak secara manual

c. Printer laser

- Serpihan kawat staples jangan sampai terjatuh pada baki kertas

atau lubang-lubang printer, karena teknologi pemanasan

printer tersebut menggunakan plastic film (fuser film sleeves),

sehingga mudah sekali koyak oleh benda-benda tajam dan

mengakibatkan kertas lecek dan ada bercak pada hasil cetak.

- Jangan mencoba mencabut kertas yang "jam" dengan paksa;

usahakan menarik searah saat printer mencetak. Apabila tidak

bisa, lebih baik hubungi divisi Perangkat Keras/Hardware Pusat

24

Komputer daripada dipaksa dan harus mengganti part

(biasanya film dan gear) yang gampang rontok saat kertas

ditarik dengan paksa.

- Jangan menyalakan printer terlalu lama (semalaman) tanpa

dipakai.

- Jangan memaksakan toner yang sudah bocor untuk mencetak,

karena akan menyebabkan tumpukan butiran toner pada

pemanas yang berakibat menempelnya toner tersebut di heater

dan pressure roller printer. Hasil print akan cacat permanen.

- Jika akan mencetak diatas media lain yang mengandung bahan

plastik, seperti: sticker, transparancy paper, pastikan bahwa

media tersebut tahan panas. Jika tidak tahan panas, media bisa

meleleh didalam printer dan menyebabkan kerusakan.

Gunakan media yang asli dari vendor yang bersangkutan.

4. Perawatan Scanner

Sesekali membersihkan scanner akan ikut menjamin hasil

pindaian berkualitas lebih tinggi. Seberapa sering kebutuhan

pemeliharaan tergantung pada beberapa faktor, termasuk jumlah

penggunaan dan lingkungan. Sebaiknya lakukan pembersihan rutin

sesuai kebutuhan. Bersihkan kaca scanner dalam kondisi berikut:

- Garis belang, goresan, atau bintik-bintik muncul pada citra.

- Setelah memindai dokumen yang berdebu atau kotor.

- Lingkungan berdebu.

25

Untuk membersihkan kaca scanner, ikuti langkah-langkah berikut ini:

- Matikan scanner, kemudian putuskan sambungan kabel USB

dan kabel daya dari scanner.

- Buka sungkup scanner.

- Bersihkan kaca menggunakan kain yang lembut, tidak berbulu,

dan sudah disemprot dengan pembersih kaca yang ringan,

kemudian keringkan kaca menggunakan kain yang kering,

lembut, dan tidak berbulu.

- Setelah selesai, hubungkan kembali kabel USB dan kabel daya

ke scanner.

5. Perawatan LCD Proyektor

- Bersihkan lensa dengan menggunakan kain yang lembut, halus,

dan bersih (seperti kain pembersih kacamata).

- Bersihkan badan proyektor menggunakan kain lembut yang bersih,

khusus untuk debu yang membandel gunakan cairan pembersih

khusus pada kain lap.

- Menyimpan proyektor sebaiknya pada tempat yang kering dan tidak

terlalu lembab, lebih disarankan disimpan di dalam tas aslinya.

- Membawa proyektor lengkap dengan tasnya ketika dipindahkan ke

tempat yang jauh.

- Jangan membuka casing proyektor, karena di dalamnya ada

komponen yang tidak boleh diservis selain service center resmi.

26

- Jangan meletakkan proyektor di tempat yang tidak stabil, karena

dapat jatuh atau rusak.

- Jangan menutup lubang ventilasi dengan peralatan yang akan

menghalangi proses pendinginan.

- Jangan menggunakan pengatur keystone bagian depan lebih dari

10 derajat dan bagian belakang lebih dari 15 derajat.

- Jangan meletakkan proyektor dalam posisi vertikal (berdiri).

- Jangan meletakkan peralatan lain di atas proyektor.

- Jangan menutup lensa dengan bahan yang mudah terbakar saat

proyektor hidup.

- Jangan meletakkan cairan di dekat proyektor.

- Setiap 3 bulan sekali kirimkan proyektor ke Pusat Komputer untuk

dilakukan perawatan.

3.3.2 PERANGKAT LUNAK

1. Hidup dan matikan komputer sesuai prosedur yang benar. Pada

sistem operasi Windows, lakukan selalu proses Shut down

sehingga saat menghidupkan kembali komputer tidak terjadi

masalah dengan sistem operasi.

2. Gunakan program anti virus dan selalu update data antivirus

minimal 5 hari sekali. Secara berkala lakukan scanning terhadap

file - file yang ada pada komputer sehingga kemungkinan

keberadaan virus dapat terdeteksi lebih dini. Sebaiknya kurangi

transfer dengan media disket/flash disk.

27

3. Lakukan penataan file di harddisk secara teratur. Proses hapus

dan tulis pada media penyimpan (harddisk drive), mengakibatkan

susunan atau struktur file menjadi tidak teratur sehingga

membutuhkan waktu lama untuk memprosesnya. Gunakan

program bantu seperti Scandisk dan Defragmenter.

Start All Programs Accessories System Tools Disk

Defragmenter. Pilih drive C: dan klik button Defragment.

4. Lakukan instalasi ulang sistem operasi setiap 12 bulan sekali

(Windows XP).

5. Sering - seringlah membersihkan Temporary file, Frefetch file dan

file - file sampah di recycle bin. Internet temporary file : buka

Internet Explorer klik menu Tools Internet Options. Pada

window Internet Options, pilih tab General Browsing history klik

tombol Delete. Windows temporary file : double klik drive C:

Windows Temp, hapus semua file didalamnya. Install

temporary file : double klik drive C: Windows Prefetch, hapus

semua file didalamnya.

6. Lakukan backup pada data-data penting secara berkala. Hal ini

untuk mengantisipasi jika sewaktu-waktu komputer terkena

serangan virus atau terjadi kerusakan fatal pada Harddisk.

7. Sebaiknya tidak melakukan instalasi sistem aplikasi/program yang

tidak dibutuhkan walaupun komputer masih mampu. Semakin

28

padat sistem konfigurasi perangkat lunak pada sistem operasi,

akan memperlambat kinerja komputer.

3.3.3 JARINGAN

1. Lakukan pengecekan, apakah ada kabel jaringan yang terkelupas

(Gambar 1)

Gambar 1 : Kabel terkelupas

Pedoman Perawatan Perangkat Keras, Perangkat Lunak, dan

Jaringan.

2. Lakukan pengecekan apakah kunci sambungan terputus (Gambar

2a dan 2b) sehingga ujung konektor mudah terlepas dari

komputer.

29

Gb. 2a: Contoh ujung yang putus 1

Gb. 2b: Contoh sambungan yang baik 1

3. Jika di ruang kerja terdapat switch (dalam/tanpa lemari),

perhatikan kebersihan lokasi sekitarnya dari debu maupun

kotoran binatang. Jangan meletakkan barang - barang di atas.

3.4 Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan hasil diskusi dengan user atau pihak yang

berkepentingan, sistem yang ingin dikembangkan ialah sistem permintaan

aset yang terintegrasi dari manajemen user, manajemen permintaan aset

hingga barang diterima oleh pemohon. Pada dasarnya sistem ini terbagi

dari tiga bagian utama yaitu manajemen user, permintaan aset dan

administrasi aset.

Beberapa hal yang bisa di jabarkan dari proses manajemen aset

adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan user dan pengaturan approval oleh administrator.

2. Pembuatan dokumen permintaan atau pemindahan aset oleh user.

3. Penentuan strategi pengadaan barang oleh aset manager.

4. Persetujuan dari manajemen perusahaan.

30

5. Proses register aset oleh aset admin.

6. Pengiriman barang oleh aset admin.

7. Proses penerimaan barang oleh pemohon.

Perancangan use case sistem ini melibatkan lima aktor yang

berperan dan delapan proses yang terdapat dalam sistem manajemen

aset PT. Dystar Colours Indonesia.

Gambar 4. Use Case Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset

Pembuatan dokumen dilakukan oleh user dan dokumen yang sudah

dibuat akan diteruskan prosesnya kecuali tidak disetujui oleh salah satu

manajemen.

31

Persetujuan harus dilakukan oleh masing-masing manajer dari pemohon,

aset manajer dan direktur yang bergantung dari nilai aset tersebut.

Setelah proses pembuatan dilakukan proses selanjutnya ialah proses

penentuan strategi pengadaan dan persetujuan dari pihak manajemen.

Penentuan strategi pengadaan akan menentukan jumlah pihak yang harus

menyetujui di level manajemen. Misalnya pembelian aset dengan total nilai

di atas sepuluh juta rupiah, persetujuan akan melalui direktur.

Manajer aset akan menentukan proses strategi pengadaan barang

berdasarkan data yang dimiliki oleh departemennya. Pada dasarnya proses

pengadaan aset terbagi 3 yaitu purchase, transfer, rental. Proses ini akan

menentukan pihak yang terlibat dalam persetujuan dari permintaan aset.

Barang yang sudah disetujui oleh semua manajemen akan dibuat

surat jalan melalui sistem dan dikirimkan ke pemohon yang bersangkutan

untuk di proses melalui sistem. Pada saat aset diterima pemohon maka

siklus permintaan aset dianggap selesai. Selanjutnya aset yang dimiliki

akan melalui tahap operasional hingga waktu pakai aset tersebut habis.

32

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan analisa penulis dapat disimpulkan bahwa system kerja

di PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA masih kurang baik karena input

data yang dilakukan masih manual, sehingga menghambat kinerja dan

banyak terjadi kesalahan.

1. Pengelolaan aset IT yang selama ini dilakukan oleh PT. Dystar Colours

Indonesia tidak spesifik dan bersifat konvensional.

2. Pendataan terhadap jumlah aset IT yang ada belum akurat karena data

aset IT pada masing-masing cabang yang dimiliki PT. Dystar Colours

Indonesia belum terintegrasi dengan baik.

3. Keamanan pada aset IT yang ada tidak terjamin dikarenakan

pendataan terhadap kepemilikan aset IT pada setiap staff tidak

diketahui dengan jelas.

4. Masih terjadi redudancy data pada pendataan aset IT .

5. Belum ada laporan manajemen aset IT yang dapat mendukung proses

pengambilan keputusan bagi pihak managerial dan pihak lain yang

terkait dengan manajemen aset dalam hal analisis kebutuhan aset dan

optimalisasi manfaat aset.

33

4.2 Saran

Setelah dilakukan analisa sistem yang berjalan pada PT. Dystar

Colours Indonesia, maka ada beberapa hal yang perlu dikemukakan demi

optimalnya sistem :

1. Diperlukan sistem baru yang dapat terintegrasi mulai dari permintaan

aset, persetujuan permintaan aset, pembelian aset, pendataan aset,

penerimaan aset hingga laporan aset.

2. Penelitian yang dilakukan masih bersifat independent terhadap sistem

informasi lain. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengembangan lebih

lanjut agar sistem informasi manajemen aset IT dapat terintegrasi

dengan sistem informasi lain, khususnya sistem informasi accounting

dan sistem informasi kepegawaian.

3. Dalam menerapkan sistem manajemen aset IT, sebaiknya didukung

oleh perangkat yang memadai, baik dari segi sumber daya manusia

(brainware) maupun peralatannya (hardware dan software).

DAFTAR PUSTAKA

Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley, 2005. System Analysis and Design with UML Version 2.0, Addison-Wesley, Massachusetts.

Downes, J.E. Goodman, 2003. Dictionary of Finance & Investment Terms,

Baron's Financial Guides, Canada.

Mitchell, John S., 2006. Physical Asset Management Handbook, CLARION

Technical, Boston.

Sudrajat, Irwan, 2007. Lifecycle Asset Management,

http://assetmanagement.wordpress.com/2007/06/14/lifecycle-

asset-management/

Whitten, Jeffrey L., 2004. System Analysis and Design Methods, McGraw-

Hill, New York.

Documents

LAPORAN Final.pdf