LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
ANALISA IT ASSET MANAGEMENT
PADA PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA
Disusun Oleh :
Nama Nim
1. Ilham Aswad
2. Eka Rahmawati Sarwendah
11211019
11211238
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS SERANG RAYA
2014
PERSETUJUAN
Ilham Aswad (11211019)
Eka Rahmawati Sarwendah (11211238)
Serang, 26 Desember 2014
Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing
Pada tanggal : 26 Desember 2014
Pembimbing Lapangan Pembimbing Kerja Praktek
SUHARNO
YANI SUGIYANI, MM.,M.Kom
PENGESAHAN
Laporan KKP
ANALISA IT ASSET MANAGEMENT PADA
PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA
Disusun Oleh :
Ilham Aswad (11211019)
Eka Rahmawati Sarwendah (11211238)
Disahkan oleh :
Dekan
Fakultas Teknologi Informasi
(Dr. Iksal, MT)
Ketua Program Studi
Teknik Informatika
(Agung Triayudi, M.Kom)
PERSEMBAHAN
LAPORAN KKP INI KU PERSEMBAHKAN KEPADA :
ALLAH SWT
YANG SELALU KU HARAPKAN RIDHO DAN HIDAYAHNYA.
KELUARGA BESARKU
AYAH DAN MAMAH YANG TELAH MEMBERIKAN KASIH SAYANG DAN
SELALU MENGIRINGI DOA DI SETIAP LANGKAHKU.
TEMAN TEMANKU YANG SELALU MENDENGARKAN DI SETIAP
KELUH KESAH KU DAN PENASEHAT YANG BAIK DALAM HIDUPKU
SERTA SESEORANG YANG KUHARAP DAPAT MENJADI SAHABAT
UNTUK BERJUANG MENCAPAI RIDHONYA.
FTI/TI/A1 PEMROGRAMAN WEB 2012
TIM KERJA SAMA YANG BAIK, TETAP KOMPAK DAN SEMOGA
TAHUN INI LULUS BERSAMA, AAMIIIN YA ALLAH
Jangan Tunda Sampai Besok Selagi Engkau Masih
Mampu Mengerjakannya
ABSTRAKSI
Ilham Aswad dan Eka Rahmawati Sarwendah Analisa IT Asset Management pada PT. Dystar Colours Indonesia Laporan KKP Program Studi Teknik Informatika, UNSERA, di bawah bimbingan Yani Sugiyani, MM.,M.kom , 26 Desember 2014, 33 halaman + viii + 15 halaman lampiran.
PT. Dystar Colours Indonesia bergerak di bidang jasa produsen pewarna tekstil di dunia yang didirikan pada tahun 1997 yang kantor pusatnya berada di Jerman, sedangkan kantor berada di Jl. Cikande Rangkas Bitung Gabus Cikande. Perusahaan ini bergerak di bidang pewarna tekstil.
PT. Dystar Colours Indonesia bergerak di bidang pembuatan zat warna, khususnya zat pewarna tekstil. Sedangkan material bahan baku yang digunakan untuk pembuatan zat pewarna tekstil ini adalah zat kimia yang memiliki sifat bermacam-macam di antaranya adalah flamable, korosif, radiasi, oksidasi, explosive, beracun, dan lain-lain.
Kapasitas produksi dari PT. Dystar Colours Indonesia secara keseluruhan adalah sebesar 24.150 ton pertahun. Dan luas pabrik yang berada di Gabus Plant adalah berkisar 57 hektar.
Perusahaan ini hanya mempunyai satu divisi khususnya yang ada di Gabus Plant yaitu Divisi Technical, divisi ini berfungsi sebagai pelaku utama dalam proses produksi, dilakukan mulai dari perencanaan produksi, pemesanan bahan baku, dan bahan penolong. Sedangkan proses produksinya sendiri dimulai dari Synthesa sampai Finishing, Warehousing dan pengiriman barang.
Dari hasil analisa kerja yang dilakukan penulis mencoba menganalisa
manajemen aset terintegrasi yang meliputi permintaan aset, persetujuan permintaan, pembelian, register aset, pengiriman aset, dan penerimaan aset. guna memudahkan perusahaan dalam memberikan informasi dan memudahkan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan.
Kata Kunci : Aplikasi, Asset, Management
KATA PENGANTAR
Syukur alhamdulilah penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat
dan hidayah-Nya yang telah diberikan. Hanya dengan izin-Nya penulis
dapat menyelesaikan laporan KKP ini. Shalawat serta salam semoga
tercurahkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, keluarga, sahabat
dan pengikutnya sampai akhir zaman.
Melalui kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT yang selalu memberikan kekuatan kepada
penulis, khususnya pada saat penyelesaian laporan KKP ini.
2. Ayah dan Mama tercinta yang dengan ikhlas memberikan
bimbingan dengan tulus.
3. Bapak Dr. H. Hamdan, MM sebagai Rektor UNSERA.
4. Bapak Dr. Iksal, MT sebagai Dekan Fakultas Teknologi
Informasi UNSERA
5. Bapak Agung Triayudi, M.Kom sebagai Ketua Program Studi
Teknik Informatika UNSERA.
6. Bapak Suharno sebagai Pembimbing Lapangan.
7. Seluruh Dosen dan Staf UNSERA.
Penulis menyadari bahwa laporan KKP ini masih jauh dari
kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran dari pembaca sangat penulis
harapkan guna perbaikan di masa mendatang.
Serang, 26 Desember 2014
Penulis
iii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PERSETUJUAN
HALAMAN PENGESAHAN 1
HALAMAN PENGESAHAN 2
HALAMAN PERSEMBAHAN
ABSTRAKSI
KATA PENGANTAR..................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR ..................................................................... v
DAFTAR TABEL ......................................................................... vi
DAFTAR SIMBOL ....................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .......................................................... 1
1.2 Ruang Lingkup KKP .................................................. 3
1.3 Tujuan Pelaksanaan KKP .......................................... 3
1.4 Manfaat Pelaksanaan KKP ........................................ 5
1.5 Lokasi, Waktu dan Tempat Pelaksanaan .................. 5
1.6 Jadwal Kegiatan Serta Alokasi Waktu ....................... 5
iv
BAB II TINJAUAN KKP
2.1 Sejarah Organisasi/Perusahaan ............................... 6
2.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ............... 8
2.3 Visi, Misi dan Tujuan Organisasi ................................ 11
2.4 Aktivitas Pada Bagian Kepegawaian ....................... 11
BAB III HASIL PELAKSANAAN KKP
3.1 Analisa Masalah ..................................................................... 12
3.2 Analisa Data ........................................................................... 12
3.3 Prosedur Pemeliharaan Alat Komputer .................................. 14
3.4 Hasil dan Pembahasan .......................................................... 23
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ............................................................... 26
4.2 Saran ....................................................................... 27
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
v
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ....................... 8
Gambar 1. Kabel Terkelupas ................................................................. 23
Gambar 2a. Contoh ujung yang putus 1 ................................................ 24
Gambar 2b. Contoh sambungan yang baik 1 ........................................ 24
Gambar 4. Use Case Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset .......... 25
vi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan KKP ............................................................... 10
vii
DAFTAR SIMBOL
No. Gambar Nama Keterangan
1
Actor
Menspesifikasikan himpunan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case.
2 Dependency
Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
3 Generalization
Hubungan dimana objek anak (descendent ) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
4 Extend
Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
5 Association Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.
6
System Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.
7
Use Case
Deskripsi dari urutan aksi aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor.
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Nota Dinas ................................................. 33
Lampiran 4 Daftar Bimbingan ....................................... 35
Lampiran 3 Daftar Riwayat Hidup ................................. 37
Lampiran 5 Surat Keterangan KKP ............................... 39
Lampiran 1 Data Masukan ............................................ 40
Lampiran 2 Data Keluaran ............................................ 42
Lampiran 6 Certificate .................................................... 43
Lampiran 7 Dokumentasi ............................................... 45
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi ini, setiap perusahaan membutuhkan informasi yang
cepat dan akurat. Salah satu informasi yang dibutuhkan ialah informasi aset
yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Jumlah aset yang besar dan tersebar
di setiap departemen membutuhkan manajemen yang baik. Untuk
mengatasi hal ini PT. Dystar Colours Indonesia memiliki suatu sistem
informasi untuk mengelola aset yang dimiliki meliputi permintaan aset,
persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset.
Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan maka jumlah aset
juga akan terus bertambah dari tahun ke tahun. Aset adalah barang tidak
habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan yang memiliki umur
lebih dari 12 bulan. Aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih
mudah untuk dipantau dan ditelusuri. Kebutuhan informasi mengenai data
dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja
atau efisiensi di dalam suatu perusahaan.
Jadi, dengan demikian penggunaan sistem secara terintegrasi pada
perusahaan sangatlah tepat. Pada era teknologi informasi, khususnya era
komputerisasi seperti sekarang ini, sistem komputer memiliki peranan yang
besar dalam menerapkan suatu sistem manajemen aset yang dapat
menunjang kinerja perusahaan. Sistem yang telah terintegrasi tersebut
2
ditujukan sebagai salah satu media atau sarana pendukung dalam suatu
perusahaan guna memperoleh ataupun menghasilkan informasi yang tepat,
cepat dan akurat.
Sehubungan dengan hal tersebut, penulis menyusun Laporan Kuliah
Kerja Praktek dengan mengadakan serangkaian riset khususnya pada
divisi Fixed Aset dan IT Staff Control bertempat di PT. DYSTAR COLOURS
INDONESIA, yang bergerak di bidang pembuatan zat warna, khususnya zat
pewarna tekstil. Divisi Fixed Aset dan IT Staff Control pada perusahaan ini
mempunyai peranan penting dalam proses pengelolaan aset perusahaan.
Karena divisi ini memiliki semua informasi tentang permintaan aset,
persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset.
Di era globalisasi sekarang ini, segala sesuatu dapat diselesaikan
dengan cara-cara yang praktis. Hal ini merupakan dampak yang timbul dari
hadirnya teknologi. Teknologi adalah sesuatu yang bermanfaat untuk
mempermudah semua aspek kehidupan manusia. Namun, perkembangan
aplikasi web berkembang pesat dan semakin canggih sejak munculnya
teknologi internet. Dunia informasi saat ini seakan tidak bisa terlepas dari
teknologi. Komunikasi yang dulunya memerlukan waktu yang lama dalam
penyampaiannya, kini dengan teknologi segalanya menjadi sangat cepat
sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna (user) yang
membutuhkan.
Untuk mendukung sistem manajemen aset dalam perusahaan perlu
adanya sistem komputer yang lebih terintegrasi dalam pengelolaan aset
3
perusahaan. Berdasarkan permasalahan yang ada , maka penulis memilih
judul "ANALISA IT ASSET MANAGEMENT PADA PT. DYSTAR COLOURS
INDONESIA" .
1.2 Ruang Lingkup KKP
Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan
agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu
batasan masalah. Adapun pembahasan masalah dibatasi pada ruang
lingkup penulisan KKP ini pada proses pengelolaan aset IT yang meliputi:
1. Pendataan aset IT yang sudah ada (kepemilikan, keberadaan, jumlah
dan lain-lain).
2. Pengadaan aset IT yang baru (komputer, keyboard, mouse dan lain -
lain).
3. Pengembalian aset IT.
4. Perbaikan aset IT yang mengalami kerusakan.
5. Laporan setiap bulan mengenai transaksi peminjaman, pengembalian
dan perbaikan aset IT.
1.3 Tujuan Pelaksanaan KKP
Tujuan Adanya penelitian adalah untuk menentukan arah dari suatu
penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika
permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai.
4
Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga
kriteria yaitu :
a. Tujuan Operasional
1. Mengetahui bagaimana sistem manajemen aset IT yang sedang
berjalan.
2. Mengetahui bagaimana proses pengolahan data aset IT.
3. Mengetahui apakah proses laporan aset IT yang berjalan dapat
dibuat secara cepat dan akurat.
b. Tujuan Fungsional
1. Mampu menganalisa sistem manajemen aset IT yang sedang
berjalan.
2. Mampu menganalisa proses pembuatan laporan aset IT pada PT.
DYSTAR COLOURS INDONESIA.
c. Tujuan Individual
1. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada
dunia kerja.
2. Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap
menghadapi dunia kerja nantinya.
3. Sebagai syarat bagi penulis untuk melanjutkan dalam pembuatan
Skripsi nantinya.
5
1.4 Manfaat Pelaksanaan KKP
Adapun Manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Menerapkan ilmu yang diperoleh selama belajar di Universitas Serang
Raya dengan membuat laporan secara sistematis.
2. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hasil yang efektif serta
efisien dari prosedur pengelolaan aset IT pada PT. Dystar Colours
Indonesia.
3. Mengetahui kendala - kendala pada sistem manajemen aset IT pada
PT. Dystar Colours Indonesia.
1.5 Lokasi, Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kuliah Kerja Praktek di mulai dari tanggal 10 November 2014 sampai
dengan 10 Desember 2014, pada PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA
Dengan jam kerja di mulai pukul 07.30 s/d 16.00 WIB. Alamat : Jl. Raya
Citeras Rangkasbitung KM 3,8 Gabus, Kopo Serang Banten.
1.6 Jadwal Kegiatan KKP Serta Alokasi Waktu
Selama melakukan kuliah kerja praktek dilakukan di PT. Dystar
Colours Indonesia Kota Serang setiap hari untuk mengumpulkan data dan
membantu sedikit pekerjaan. Berikut table rincian kegiatan selama
pelaksanaan kuliah kerja praktek di PT. Dystar Colours Indonesia.
6
Tabel 1.1 : Daftar Kegiatan KKP Pada PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA
HARI WAKTU
KEGIATAN KEGIATAN
Senin ,
10 Nov 2014 07.30 16.00
- Pengenalan Perusahaan
- Safety Induction
- Pengenalan kepada setiap
karyawan
- Pengenalan Jaringan Web
Base PT. Dystar Colours
Indonesia
- Pengenalan Program IT
Inventory
Selasa,
11 Nov 2014 07.30 16.00
- Maintenance PC
- Bongkar Pasang PC
- Installed 2 PC NEW
Adobe reader
Anti virus 2014
Converter pdf to word
Flash Player
Green Shoot
Mozilla Firefox
Office 2010 Cloud
PDF Maker
Real VNC
SAP 7.30
Skype
7z442
- Input Data Eksport Import
Pada Program IT Inventory
Rabu,
12 Nov 2014 07.30 16.00
- Pemasangan Komputer PC
- Pengecekan data dokumen
BC 2.3 import
- Input Data Import Pada
Program IT Inventory
- Maintenance Printer
- Peerawatan alat IT
Kamis,
13 Nov 2014 07.30 16.00
- Pengecekan Komputer PC
- Input Data Eksport Import
Pada Program IT Inventory
7
- Mendata jumlah cuti
karyawan
Jumat,
14 Nov 2014 07.30 16.00
- Input Data Eksport Import
Pada Program IT Inventory
- Menganalisa Sistem Program
IT Inventory bersama Bapak
Syechabudin
- Overclocking PC
Senin,
17 Nov 2014 07.30 16.00
- Input Data Eksport Import
Pada Program IT Inventory
- Installation Laptop
Syechabudin
- Pengecekan kabel jaringan
Fiber Optic
Selasa,
18 Nov 2014 07.30 16.00
- Input Data Eksport Import
Pada Program IT Inventory
- Pengecekan dan Input Data
Pada Program SAP PT.
Dystar Colours Indonesia
- Backup semua data pc
karyawan
Rabu,
19 Nov 2014 07.30 16.00
- Input Data Eksim pada
program IT Inventory
- Menerima tanda terima
pengiriman barang impor
- Mengecek Kerusakan pada
CPU
Kamis,
20 Nov 2014 07.30 16.00
- Input Data Eksim Pada
Program Ms. Excel dan
Program IT Inventory
- Menerima tanda terima
pengiriman barang impor
- Menginstall PC di gedung
syntesa
Jumat,
21 Nov 2014 07.30 16.00
- Input Data Eksim Pada
Program SAP dan Print Out
BC 4.0 (Pemberitahuan
Pemasukan Barang Asal
Tempat Lain Dalam Daerah
8
Pabean Ke Tempat
Penimbunan Berikat)
Senin,
24 Nov 2014 07.30 16.00
- Input data eksim pada
program Ms. Excel
- Input data BC 3.0 export
pada program IT Inventory
- Install Ulang Laptop beserta
aplikasi standar PT. Dystar
Selasa,
25 Nov 2014 07.30 16.00
- Input data eksport pada Ms.
Excel
- Input data eksport BC 3.0
- Remote computer yang
bermasalah
Rabu,
26 Nov 2014 07.30 16.00 - Libur Demo Buruh
Kamis,
27 Nov 2014 07.30 16.00 - Ijin Masuk Kuliah
Jumat,
28 Nov 2014 07.30 16.00
- Menerima tanda terima Surat
Persetujuan Pengeluaran
Barang (SPPB) BC 2.3
- Import data Ms. Excel dok.
BC 2.3 pada program IT
Inventory
- Input data laporan kawasan
berikat dok. BC 2.3 Import,
BC 2.5 Local Sales, BC 3.0
Export pada Ms. Excel dan
SAP
Senin,
1 Des 2014
07.30 16.00
- Import data Ms. Excel
dok.BC 3.0 kedalam program
IT Inventory
- Menerima tanda terima Surat
Persetujuan Pengeluaran
Barang (SPPB) BC 2.3
- Mensortir perangkat IT yang
masih bisa digunakan
Selasa,
2 Des 2014 07.30 16.00
- Input dok. Import BC 2.3
pada Ms. Excel
9
- Memasukan data import BC
2.3 pada program IT
Inventory
- Menambah RAM pada PC
Rabu,
3 Des 2014 07.30 16.00
- Input dok. Kawasan Berikat,
Laporan Bulanan BC 4.0-
Local pada Ms. Excel
- Memasukan data import BC
2.3 pada program IT
Inventory
- Upgrade PC
Kamis,
4 Des 2014 07.30 16.00
- Input dok. Export BC 3.0
pada Ms.Excel
- Menerima tanda terima
export import barang
- Pemasangan 1 Perangkat
PC di Polsek Kopo
Jumat
5 Des 2014 07.30 16.00
- Input dok. Export BC 3.0
pada Ms. Excel
- Menerima tanda terima
export import barang
- Mengecek dan mendata
perangkat IT yg masih bisa
digunakan
Senin,
8 Des 2014 07.30 16.00
- Input dok. Import BC 2.3
pada Ms. Excel
- Menerima tanda terima
export import barang
- Mensortir Perangkat Jaringan
Selasa,
9 Des 2014 07.30 16.00
- Menginput dan membuat
dokumen BC 4.0
- Installation Application
Standar PT. Dystar Colours
Indonesia
Adobe reader
Anti virus 2014
Converter pdf to word
Flash Player
Green Shoot
10
Mozilla Firefox
Office 2010 Cloud
PDF Maker
Real VNC
SAP 7.30
Skype
7z442
Rabu,
10 Des 2014 07.30 16.00
- Maintanance Email Outlook
- Penjelasan system topologi
PT. Dystar Colours Indonesia
Serang, 26 Desember 2014
Pembimbing Lapangan
SUHARNO
11
BAB II
TINJAUAN KKP
2.1 Sejarah Singkat PT. Dystar Colours Indonesia
Nama kata dystar berasal dari dyestuff dan star, dyestuff artinya zat
warna dan star artinya bintang. Dystar artinya adalah gambaran dari
perusahaan sebagai produsen dan bintangnya pewarna tekstil di dunia.
Perusahaan ini berpusat di jerman tepatnya di Dystar Textil farben
Gmbh industri park Hoechst D-65926 frankfrut jerman. Karena persaingan
industri dan untuk memperluas jaringannya, maka perusahan tersebut
membuka cabang Dystar di seluruh dunia yang berjumlah kurang dari lebih
22 cabang dan salah satunya berada di Indonesia.
Pada tanggal 09 juni 1995 perusahaan pewarna textile cabang
German ini berdiri di Indonesia dengan nama PT. Dystar Polkrik
berdasarkan surat keputusan Presiden RI melalui Badan Koordinasi
Penanaman modal (BKPM) yaitu No. 294/I/PcMA/1995 yang berlokasi di
Cilegon. Kemudian pada tahun 2001 PT. Dystar ini memisahkan diri dari
Polkrik dan di rubah berdasarkan Surat keputusan presiden dengan Nomor
Surat Badan Koordinasi penanaman Modal No.S-407/DU6-b/2001
tertanggal 08 juni 2002 dengan nama PT. Dystar Colours Indonesia.
PT. Dystar Colours Indonesia yang berada di Indonesia ini mempunyai
dua lokasi, yaitu PT. Dystar Colours Indonesia, gabus Plant dan PT. Dystar
12
Colours Indonesia, Cilegon Plant, PT. Dystar Colours Indonesia berpusat di
Gedung Menara Global lt. 22, Jl. Gatot Subroto Kav, 27, Jakarta - 12930.
PT. Dystar Colours Indonesia yang ada di gabus mulai berproduksi
pada tanggal 29 Oktober 1997 berdasarkan surat izin Usaha Industri dari
Badan Koordinasi penanaman Modal (BKPM) No. 543/industry/1997.
Jumlah karyawan waktu berdiri dan sekarang adalah waktu berdiri
sebanyak 135 orang dan sekarang menjadi 473 orang.
PT. Dystar Colours Indonesia ini bergerak di bidang pembuatan zat
warna, khususnya zat pewarna tekstil. Sedangkan material bahan baku
yang digunakan untuk pembuatan zat pewarna tekstil ini adalah zat kimia
yang memiliki sifat bermacam-macam di antaranya adalah flammable,
korosif, radiasi, oksidasi, explosive, beracun, dan lain-lain.
Kapasitas produksi dari PT. Dystar Colours Indonesia secara
keseluruhan adalah sebesar 24.150 ton pertahun. Dan luas pabrik yang
berada di Gabus Plant adalah berkisar 57 hektar.
Perusahaan ini hanya mempunyai satu divisi khususnya yang ada di
Gabus Plant yaitu Divisi Technical, divisi ini berfungsi sebagai pelaku utama
dalam proses produksi, dilakukan mulai dari perencanaan produksi,
pemesanan bahan baku, dan bahan penolong, sedangkan proses
produksinya sendiri dimulai dari Synthesa sampai Finishing, Warehousing
dan pengiriman barang.
13
2.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan
Struktur organisasi pada PT. Dystar Colours Indonesia adalah sebagai
berikut :
1. Site Manager Gabus Plant
Site manager proyek adalah orang atau seseorang yang dipilih
dengan kemampuan tertentu untuk memimpin orang-orang dalam proyek
yang berbagai karakteristik, latar belakang budaya, dengan tujuan tertentu
dari proyek tersebut.
2. Secretary
Pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin,
tugas-tugas administratif, atau tugas - tugas pribadi dari atasannya.
14
3. Quality Control
Kontrol kualitas inspektur memonitor, tes dan memeriksa semua
proses yang terlibat dalam produksi produk dan produk itu sendiri.
4. MRP + SAP Support
Melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan item barang
(bahan baku atau sub komponen) yang tergantung (dependent) pada Item
- item di tingkat (level) yang lebih tinggi atau produk akhir / induknya (parent
item).
5. Finishing
a. Quality Control
Melakukan cek ulang dan menyatakan kebenaran return untuk
bisa diterima atau tidak diterima secara terpisah lalu laporkan ke
pimpinan supaya bisa mengusut dan memberikan informasi ke
departemen terkait untuk kemajuan proses berikutnya.
b. Production Planning
Produk Perencanaan adalah proses yang berkelanjutan untuk
mengidentifikasi dan mengartikulasikan kebutuhan pasar yang
mendefinisikan set fitur produk.
c. Milling
Proses cutting conventional dengan menggunakan mesin milling
dihasilkan suatu permukaan yang rata atau bentuk bentuk lain yang
spesifik ( profil, radius, silindris, dan lain lain ) dengan ukuran dan
kualitas tertentu dan menyisakan chip.
15
6. Process Control Lab & Environmental
a. Raw Material
Bahan yang langsung digunakan untuk diolah, sehingga bahan
tersebut nantinya akan menjadi barang jadi yang merupakan produk
dari perusahaan.
7. Engineering
a. Supervisor
Supervisor adalah orang yang berhubungan langsung dengan
manajer.
b. Foreman
Bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan langsung
terhadap Staff yang di bawahnya dan melakukan pengawasan
langsung terhadap semua karyawan yang berada di bawah tanggung
jawabnya.
8. Synthesis
a. Production Supervisor
Memonitor dan mengontrol semua produksi minyak dan gas,
serta sistem utilitas untuk memastikan bahwa target produksi tercapai.
b. Material Handling
Material Handling adalah salah satu jenis transportasi
(pengangkutan) yang dilakukan dalam perusahaan industri, yang
artinya memindahkan bahan baku, barang setengah jadi atau barang
jadi dari tempat asal ke tempat tujuan yang telah ditetapkan.
16
c. Shift Leader
Pemimpin pergeseran bertindak sebagai kontrol kualitas,
memastikan kepuasan pelanggan melalui pelatihan karyawan benar
dan mengikuti kebijakan perusahaan.
2.3 Visi Dan Misi Perusahaan
Pernyataan Visi perusahaan adalah : Kami berdiri untuk kualitas
handal dan standar ekologi yang tinggi. Kami menerapkan standar
lingkungan dan keselamatan yang tinggi di seluruh dunia.
Pernyataan Misi perusahaan adalah : Kami bercita-cita untuk menjadi
pemasok utama dalam kimia pewarna, dan melayani industri tekstil dunia.
2.4 Aktivitas Pada Kepegawaian
80% Karyawan Produksi Melakukan proses produksi
5% Karyawan Staff Melakukan pekerjaan administrasi baik dalam
hal internal dan eksternal.
5% Karyawan Engineering Melakukan tanggung jawab terhadap
kelanjutan siklus proyek.
10% Karyawan Warehouse Melakukan tanggung jawab untuk
kelancaran proses produksi.
17
BAB III
HASIL PELAKSANAAN KKP
3.1 Analisa Masalah
Penggunaan sistem yang baik pada perusahaan sangatlah penting
dalam membantu proses produksi atau dalam proses data, sistem IT Asset
Management yang diterapkan pada PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA
dalam bidang penanganan perangkat IT memiliki permasalahan dan
menganalisa masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana penerapan sistem IT Asset Management pada PT. Dystar
Colours Indonesia ?
2. Bagaimana prosedur kerja pada divisi penanganan IT Asset
Management di PT. Dystar Colours Indonesia ?
3. Bagaimana prosedur penarikan perangkat IT pada PT. Dystar Colours
Indonesia ?
4. Bagaimana prosedur serah terima perangkat IT pada PT. Dystar
Colours Indonesia ?
3.2 Analisa Data
Analisa data didefinisikan sebagai uraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan tujuan
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan dan
diharapkan dapat dijadikan rancangan usulan.
18
Dalam proses hasil pendataan IT Asset Management dilakukan
proses pengumpulan data yang kemudian dilanjutkan dengan menganalisa
Data. Data yang di dapat yaitu :
1. Asset
Aset itu adalah nilai dari sesuatu yang dimiliki oleh perusahaan. Yang
dapat dimasukkan ke dalam kolom Asset salah satunya adalah gedung atau
bangunan. Jadi kalau suatu perusahaan memiliki gedung senilai satu miliar
rupiah, maka asset yang dihitung adalah satu miliar rupiah itu. Selain
gedung, yang bisa dihitung sebagai Asset bisa termasuk: merk dagang,
paten teknologi, uang kas, mobil, dll.
2. Network ID
Network ID ( Identitas Jaringan) adalah sebuah alamat (network
prefix) yang dijadikan sebagai identitas dari suatu jaringan.
3. Rekapitulasi Inventaris Perangkat IT
Rekapitulasi Inventaris Perangkat IT merupakan rangkuman dari
perangkat IT di PT. DYstar Colours Indonesia seperti komputer dan
notebook yang diringkas menjadi lebih sederhana, singkat, jelas, padat,
lugas dan jelas maknanya.
4. Berita Acara
Berita Acara merupakan bukti dari serah terima barang setelah proses
pengiriman barang selesai.
19
3.2.1 Data Masukan
1. Nama Masukan : Penarikan Perangkat IT
Sumber : Office IT
Fungsi : Mengetahui perangkat IT yang di ambil
Media : Kertas
Hasil Analisa : Digunakan untuk mencatat item barang,
kuantiti dan lokasinya. Kemudian data
ini akan di input ke komputer.
2. Nama Masukan : Berita Acara Serah Terima Perangkat IT
Sumber : Office IT
Fungsi : Laporan hasil dari serah terima
perangkat yang telah di kirim.
Media : Kertas
Hasil Analisa : Berita acara serah terima digunakan
sebagai data laporan.
3.2.2 Data Keluaran
1. Nama Keluaran : Penarikan Perangkat IT
Sumber : Office IT
Fungsi : Mengetahui perangkat IT yang di ambil
Media : Kertas
Hasil Analisa : Pengambilan perangkat IT yang sudah
tidak digunakan di lapangan.
20
2. Nama Keluaran : Berita Acara Serah Terima Perangkat IT
Sumber : Office IT
Fungsi : Digunakan untuk laporan pendataan
Media : Kertas
Hasil Analisa : Laporan yang digunakan sebagai serah
terima barang yang nantinya untuk
pendataan perusahaan.
3.3 Prosedur Pemeliharaan Alat Komputer
3.3.1 PERANGKAT KERAS
1. Membersihkan kotak komputer ( casing ), keyboard dan mouse
Cabut steker listrik komputer dari outlet dinding sebelum
dibersihkan. Genggam steker dengan kuat dan menariknya dari
outlet; jangan memutuskan sambungan dengan menarik
kabelnya.
Gunakan kain yang bersih dan kering untuk membersihkan debu
dari kotak komputer. Bila perlu gunakan kain yang bersih dan
sedikit dibasahi dengan air hangat untuk membersihkan kotak
komputer, dan keringkan dengan kain bersih.
Hindarkan komputer dari goncangan, getaran dan hentakan
apalagi saat komputer menyala. Hal ini sangat berbahaya karena
dapat menyebabkan kerusakan fatal pada harddisk.
21
Lepaskan daya listrik dari perangkat bila tidak digunakan lebih dari
6 jam.
Gunakan kain yang bersih dan kering serta alkohol pada tombol
keyboard dan pinggirannya.
Usap badan mouse dan kabelnya dengan kain ditambah cairan
pembersih.
2. Perawatan monitor
Tempatkan monitor minimal berjarak 7,5 cm dari dinding atau
benda lain yang mengelilinginya.
Pasang monitor dekat dengan outlet yang mudah dijangkau.
Putuskan sambungan monitor dengan menggenggam steker
dengan kuat dan menariknya dari outlet. Jangan memutuskan
sambungan monitor dengan menarik kabelnya.
Matikan monitor bila tidak digunakan. Anda dapat secara berkala
meningkatkan daya tahan monitor anda dengan menggunakan
sebuah program screen saver dan mematikan monitor bila tidak
sedang digunakan.
Cabut steker listrik monitor dari outlet dinding sebelum
dibersihkan.
Jangan gunakan cairan pembersih atau pembersih aerosol.
Gunakan kain yang lembab untuk membersihkan layar. Jika layar
membutuhkan pembersihan tambahan, gunakan pembersih layar
anti - statik.
22
Catatan: Untuk monitor LCD gunakan kain halus yang kering,
lembut dan sangat lembut (seperti kain pembersih kacamata).
Hindari menggunakan paper towel, kertas toilet, kertas tisu, atau
sesuatu seperti kain baju untuk membersihkan layar LCD. Bahan-
bahan nun - ultrasoft dengan mudah bisa menggaruk layar.
Jangan menekan layar dengan keras karena dapat menyebabkan
piksel terbakar atau rusak.
Slot dan lubang dalam kabinet disediakan untuk ventilasi. Lubang
ini jangan sampai terhalang atau tertutupi. Jangan memasukkan
benda apapun kedalam slot atau lubang kabinet.
Jangan menempatkan tanaman di atas monitor. Air atau kotoran
dari tanaman mungkin masuk melalui ventilasi monitor.
3. Perawatan printer
a. Membersihkan bagian luar printer
- Matikan printer, kemudian cabut kabel listrik dari bagian
belakang printer.
- Seka bagian luar printer dengan kain halus yang sudah agak
dilembabkan dengan air.
Perhatian :
- Jangan menggunakan jenis larutan pembersih apa pun.
Pembersih dan deterjen rumah tangga dapat merusak lapisan
printer.
23
- Jangan membersihkan interior (bagian dalam) printer. Jauhkan
semua cairan dari interior.
b. Printer deskjet
- Jangan melumasi tali logam tempat bergesernya pegangan
kartrid cetak. Bunyi derau adalah normal apabila print head
bergerak mundur maju.
- Jika terlihat garis putih atau satu warna belang pada hasil cetak,
mungkin kartrid cetak perlu dibersihkan. Lakukan pembersihan
kartrid otomatis dengan menggunakan perangkat lunak yang
disertakan dengan printer.
- Jika tiga level prosedur pembersihan kartrid otomatis telah
dilakukan dan masih terlihat belang putih atau ada warna yang
hilang pada halaman uji, maka mungkin perlu untuk
membersihkan kontak kartrid cetak secara manual
c. Printer laser
- Serpihan kawat staples jangan sampai terjatuh pada baki kertas
atau lubang-lubang printer, karena teknologi pemanasan
printer tersebut menggunakan plastic film (fuser film sleeves),
sehingga mudah sekali koyak oleh benda-benda tajam dan
mengakibatkan kertas lecek dan ada bercak pada hasil cetak.
- Jangan mencoba mencabut kertas yang "jam" dengan paksa;
usahakan menarik searah saat printer mencetak. Apabila tidak
bisa, lebih baik hubungi divisi Perangkat Keras/Hardware Pusat
24
Komputer daripada dipaksa dan harus mengganti part
(biasanya film dan gear) yang gampang rontok saat kertas
ditarik dengan paksa.
- Jangan menyalakan printer terlalu lama (semalaman) tanpa
dipakai.
- Jangan memaksakan toner yang sudah bocor untuk mencetak,
karena akan menyebabkan tumpukan butiran toner pada
pemanas yang berakibat menempelnya toner tersebut di heater
dan pressure roller printer. Hasil print akan cacat permanen.
- Jika akan mencetak diatas media lain yang mengandung bahan
plastik, seperti: sticker, transparancy paper, pastikan bahwa
media tersebut tahan panas. Jika tidak tahan panas, media bisa
meleleh didalam printer dan menyebabkan kerusakan.
Gunakan media yang asli dari vendor yang bersangkutan.
4. Perawatan Scanner
Sesekali membersihkan scanner akan ikut menjamin hasil
pindaian berkualitas lebih tinggi. Seberapa sering kebutuhan
pemeliharaan tergantung pada beberapa faktor, termasuk jumlah
penggunaan dan lingkungan. Sebaiknya lakukan pembersihan rutin
sesuai kebutuhan. Bersihkan kaca scanner dalam kondisi berikut:
- Garis belang, goresan, atau bintik-bintik muncul pada citra.
- Setelah memindai dokumen yang berdebu atau kotor.
- Lingkungan berdebu.
25
Untuk membersihkan kaca scanner, ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Matikan scanner, kemudian putuskan sambungan kabel USB
dan kabel daya dari scanner.
- Buka sungkup scanner.
- Bersihkan kaca menggunakan kain yang lembut, tidak berbulu,
dan sudah disemprot dengan pembersih kaca yang ringan,
kemudian keringkan kaca menggunakan kain yang kering,
lembut, dan tidak berbulu.
- Setelah selesai, hubungkan kembali kabel USB dan kabel daya
ke scanner.
5. Perawatan LCD Proyektor
- Bersihkan lensa dengan menggunakan kain yang lembut, halus,
dan bersih (seperti kain pembersih kacamata).
- Bersihkan badan proyektor menggunakan kain lembut yang bersih,
khusus untuk debu yang membandel gunakan cairan pembersih
khusus pada kain lap.
- Menyimpan proyektor sebaiknya pada tempat yang kering dan tidak
terlalu lembab, lebih disarankan disimpan di dalam tas aslinya.
- Membawa proyektor lengkap dengan tasnya ketika dipindahkan ke
tempat yang jauh.
- Jangan membuka casing proyektor, karena di dalamnya ada
komponen yang tidak boleh diservis selain service center resmi.
26
- Jangan meletakkan proyektor di tempat yang tidak stabil, karena
dapat jatuh atau rusak.
- Jangan menutup lubang ventilasi dengan peralatan yang akan
menghalangi proses pendinginan.
- Jangan menggunakan pengatur keystone bagian depan lebih dari
10 derajat dan bagian belakang lebih dari 15 derajat.
- Jangan meletakkan proyektor dalam posisi vertikal (berdiri).
- Jangan meletakkan peralatan lain di atas proyektor.
- Jangan menutup lensa dengan bahan yang mudah terbakar saat
proyektor hidup.
- Jangan meletakkan cairan di dekat proyektor.
- Setiap 3 bulan sekali kirimkan proyektor ke Pusat Komputer untuk
dilakukan perawatan.
3.3.2 PERANGKAT LUNAK
1. Hidup dan matikan komputer sesuai prosedur yang benar. Pada
sistem operasi Windows, lakukan selalu proses Shut down
sehingga saat menghidupkan kembali komputer tidak terjadi
masalah dengan sistem operasi.
2. Gunakan program anti virus dan selalu update data antivirus
minimal 5 hari sekali. Secara berkala lakukan scanning terhadap
file - file yang ada pada komputer sehingga kemungkinan
keberadaan virus dapat terdeteksi lebih dini. Sebaiknya kurangi
transfer dengan media disket/flash disk.
27
3. Lakukan penataan file di harddisk secara teratur. Proses hapus
dan tulis pada media penyimpan (harddisk drive), mengakibatkan
susunan atau struktur file menjadi tidak teratur sehingga
membutuhkan waktu lama untuk memprosesnya. Gunakan
program bantu seperti Scandisk dan Defragmenter.
Start All Programs Accessories System Tools Disk
Defragmenter. Pilih drive C: dan klik button Defragment.
4. Lakukan instalasi ulang sistem operasi setiap 12 bulan sekali
(Windows XP).
5. Sering - seringlah membersihkan Temporary file, Frefetch file dan
file - file sampah di recycle bin. Internet temporary file : buka
Internet Explorer klik menu Tools Internet Options. Pada
window Internet Options, pilih tab General Browsing history klik
tombol Delete. Windows temporary file : double klik drive C:
Windows Temp, hapus semua file didalamnya. Install
temporary file : double klik drive C: Windows Prefetch, hapus
semua file didalamnya.
6. Lakukan backup pada data-data penting secara berkala. Hal ini
untuk mengantisipasi jika sewaktu-waktu komputer terkena
serangan virus atau terjadi kerusakan fatal pada Harddisk.
7. Sebaiknya tidak melakukan instalasi sistem aplikasi/program yang
tidak dibutuhkan walaupun komputer masih mampu. Semakin
28
padat sistem konfigurasi perangkat lunak pada sistem operasi,
akan memperlambat kinerja komputer.
3.3.3 JARINGAN
1. Lakukan pengecekan, apakah ada kabel jaringan yang terkelupas
(Gambar 1)
Gambar 1 : Kabel terkelupas
Pedoman Perawatan Perangkat Keras, Perangkat Lunak, dan
Jaringan.
2. Lakukan pengecekan apakah kunci sambungan terputus (Gambar
2a dan 2b) sehingga ujung konektor mudah terlepas dari
komputer.
29
Gb. 2a: Contoh ujung yang putus 1
Gb. 2b: Contoh sambungan yang baik 1
3. Jika di ruang kerja terdapat switch (dalam/tanpa lemari),
perhatikan kebersihan lokasi sekitarnya dari debu maupun
kotoran binatang. Jangan meletakkan barang - barang di atas.
3.4 Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan hasil diskusi dengan user atau pihak yang
berkepentingan, sistem yang ingin dikembangkan ialah sistem permintaan
aset yang terintegrasi dari manajemen user, manajemen permintaan aset
hingga barang diterima oleh pemohon. Pada dasarnya sistem ini terbagi
dari tiga bagian utama yaitu manajemen user, permintaan aset dan
administrasi aset.
Beberapa hal yang bisa di jabarkan dari proses manajemen aset
adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan user dan pengaturan approval oleh administrator.
2. Pembuatan dokumen permintaan atau pemindahan aset oleh user.
3. Penentuan strategi pengadaan barang oleh aset manager.
4. Persetujuan dari manajemen perusahaan.
30
5. Proses register aset oleh aset admin.
6. Pengiriman barang oleh aset admin.
7. Proses penerimaan barang oleh pemohon.
Perancangan use case sistem ini melibatkan lima aktor yang
berperan dan delapan proses yang terdapat dalam sistem manajemen
aset PT. Dystar Colours Indonesia.
Gambar 4. Use Case Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset
Pembuatan dokumen dilakukan oleh user dan dokumen yang sudah
dibuat akan diteruskan prosesnya kecuali tidak disetujui oleh salah satu
manajemen.
31
Persetujuan harus dilakukan oleh masing-masing manajer dari pemohon,
aset manajer dan direktur yang bergantung dari nilai aset tersebut.
Setelah proses pembuatan dilakukan proses selanjutnya ialah proses
penentuan strategi pengadaan dan persetujuan dari pihak manajemen.
Penentuan strategi pengadaan akan menentukan jumlah pihak yang harus
menyetujui di level manajemen. Misalnya pembelian aset dengan total nilai
di atas sepuluh juta rupiah, persetujuan akan melalui direktur.
Manajer aset akan menentukan proses strategi pengadaan barang
berdasarkan data yang dimiliki oleh departemennya. Pada dasarnya proses
pengadaan aset terbagi 3 yaitu purchase, transfer, rental. Proses ini akan
menentukan pihak yang terlibat dalam persetujuan dari permintaan aset.
Barang yang sudah disetujui oleh semua manajemen akan dibuat
surat jalan melalui sistem dan dikirimkan ke pemohon yang bersangkutan
untuk di proses melalui sistem. Pada saat aset diterima pemohon maka
siklus permintaan aset dianggap selesai. Selanjutnya aset yang dimiliki
akan melalui tahap operasional hingga waktu pakai aset tersebut habis.
32
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisa penulis dapat disimpulkan bahwa system kerja
di PT. DYSTAR COLOURS INDONESIA masih kurang baik karena input
data yang dilakukan masih manual, sehingga menghambat kinerja dan
banyak terjadi kesalahan.
1. Pengelolaan aset IT yang selama ini dilakukan oleh PT. Dystar Colours
Indonesia tidak spesifik dan bersifat konvensional.
2. Pendataan terhadap jumlah aset IT yang ada belum akurat karena data
aset IT pada masing-masing cabang yang dimiliki PT. Dystar Colours
Indonesia belum terintegrasi dengan baik.
3. Keamanan pada aset IT yang ada tidak terjamin dikarenakan
pendataan terhadap kepemilikan aset IT pada setiap staff tidak
diketahui dengan jelas.
4. Masih terjadi redudancy data pada pendataan aset IT .
5. Belum ada laporan manajemen aset IT yang dapat mendukung proses
pengambilan keputusan bagi pihak managerial dan pihak lain yang
terkait dengan manajemen aset dalam hal analisis kebutuhan aset dan
optimalisasi manfaat aset.
33
4.2 Saran
Setelah dilakukan analisa sistem yang berjalan pada PT. Dystar
Colours Indonesia, maka ada beberapa hal yang perlu dikemukakan demi
optimalnya sistem :
1. Diperlukan sistem baru yang dapat terintegrasi mulai dari permintaan
aset, persetujuan permintaan aset, pembelian aset, pendataan aset,
penerimaan aset hingga laporan aset.
2. Penelitian yang dilakukan masih bersifat independent terhadap sistem
informasi lain. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengembangan lebih
lanjut agar sistem informasi manajemen aset IT dapat terintegrasi
dengan sistem informasi lain, khususnya sistem informasi accounting
dan sistem informasi kepegawaian.
3. Dalam menerapkan sistem manajemen aset IT, sebaiknya didukung
oleh perangkat yang memadai, baik dari segi sumber daya manusia
(brainware) maupun peralatannya (hardware dan software).
DAFTAR PUSTAKA
Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley, 2005. System Analysis and Design with UML Version 2.0, Addison-Wesley, Massachusetts.
Downes, J.E. Goodman, 2003. Dictionary of Finance & Investment Terms,
Baron's Financial Guides, Canada.
Mitchell, John S., 2006. Physical Asset Management Handbook, CLARION
Technical, Boston.
Sudrajat, Irwan, 2007. Lifecycle Asset Management,
http://assetmanagement.wordpress.com/2007/06/14/lifecycle-
asset-management/
Whitten, Jeffrey L., 2004. System Analysis and Design Methods, McGraw-
Hill, New York.