BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Kayu Lapis Indonesia merupakan industri pengolahan kayu terpadu yang menghasilkan

produk utama berupa kayu lapis. Untuk dapat terus bersaing di skala global, upaya perbaikan harus

selalu menjadi prioritas agar didapatkan produk dengan kualitas terbaik sehingga dapat diterima

oleh konsumen. Upaya-upaya tersebut dilakukan dengan selalu melakukan inovasi baru dalamn

proses pembuatan plywood. Dengan adanya inovasi tersebut diharapkan dapat menjamin eksistensi

perusahaan.

Dalam proses pembuatan plywood, terdapat banyak pihak yang terlibat untuk menghasilkan

produk dengan kualitas yang optimal. Untuk mencapai hasil yang maksimal tersebut tentu

dibutuhkan sebuah proses panjang yang mengiringi, serta membutuhkan dukungan dari berbagai

macam pihak. Salah satu pihak pendukung yang dibutuhkan adalah pihak yang dapat memasarkan

produk plywood, sekaligus mengirimnya kepada buyer. Pada PT. Kayu Lapis Indonesia sendiri,

bagian yang bertugas melaksanakan tugas ini adalah Divisi Marketing Plywood.

Sesuai dengan namanya, tugas utama dari Divisi Marketing Plywood adalah menjamin dan

memastikan kegiatan pemasaran/marketing plywood hasil produksi baik untuk kebutuhan eksport

maupun lokal melalui mekanisme dan ketentuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Divisi Marketing Plywood diatur dalam role description

yang telah ditetapkan. Role description tersebut meliputi tugas dan mekanisme kerja. Mekanisme

kerja tersebut tentu saja membutuhkan ketelitian dan pemahaman pada setiap tahapannya. Oleh

karena itu, diperlukan sebuah pengamatan untuk mengerti tugas dan fungsinya.

1.2 Tujuan

Mengerti dan memahami mekanisme kerja dari Divisi Marketing Plywood sesuai tugas

dan fungsinya dalam proses pembuatan plywood.

BAB IIHASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

2.1. Divisi Marketing Plywood

PT. Kayu Lapis Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam perdagangan

plywood baik dalam skala eksport maupun lokal. Untuk melakukan kegiatan pengiriman

eksport maupun lokal maka didalamnya dibutuhkan bagian yang mengatur kegiatan tersebut.

Dan dalam hal ini kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian marketing plywood.

Divisi Marketing merupakan salah satu bagian dari perusahaan yang memiliki peran

penting dalam menentukan kemajuan perusahaan, sebab bidang ini memiliki fungsi untuk

menghasilkan pemasukan bagi perusahaan, semakin besar pemasukan yang berhasil dicapai,

makai perusahaan akan semakin berkembang dan begitu juga sebaliknya.

Meski demikian divisi ini tidak dapat berdiri sendiri dalam sebuah perusahaan, maka

setiap kegiatan di divisi marketing, mempunyai keterkaitan dan hubungan dengan setiap

bagian dalam perusahaan. Seperti bagian keuangan, sumber daya manusia, produksi, riset dan

pengembangan. Tanpa hubungan yang selaras dengan semua bagian, maka Divisi Marketing

tidak akan bisa menjalankan fungsi sebagaimana fungsi nya

Komunikasi

Marketing Pembeli (Buyer)

Produksi

(speck, BEP, kualitas, jumlah, time)

Keterangan: Sebelum terjadi kontrak ada komunikasi antara marketing dengan

produksi, kemudian marketing mengkomunikasikan kepada pembeli (buyer) jika deal maka

muncul akan Kontrak.

Untuk melaksanakan tugasnya, Divisi Marketing Plywood dibagi menjadi 5 area yang

masing-masing dipimpin oleh area head. Area tersebut dibentuk sesuai dengan fungsinya

masing-masing. Struktur Organisasi Divisi Marketing Plywood disajikan ke dalam bagan

berikut.

Dalam pelaksanaan pemesanan sampai dengan pengiriman barang, pada PT. Kayu

Lapis Indonesia diatur dalam sebuah mekanisme yang ditangani langsung oleh bagian

DIVISIMARKETING PLYWOOD

M. Slamet Sulistio

EKSPEDISI LOKALAndjar

Akuantoro, SH

EKSPEDISI EKSPORT

Suhartono, SH

GUDANG BARANG JADIUdeng Sutisna

EXIM ADMINISTRASIEliyssabeth W.,

S.Sos.

INVENTORY & DATA

Agung Devi T. ST

marketing. Mekanisme marketing plywood mulai dari pemesanan sampai dengan pengiriman

adalah sebagai berikut.

2.2. Area Ekspedisi Lokal

Area Ekspedisi Lokal berfungsi untuk melaksanakan pengiriman barang jadi untuk

tujuan lokal. Jika Area Ekspedisi Ekspor melakukan pengiriman untuk skala ekspor, maka

Area Ekspedisi Lokal melakukan pengiriman untuk skala lokal. Plywood yang dikirim adalah

plywood dengan kualitas lokal seperti grade C, D, E, dan F. Penjualan plywood lokal hanya

menggunakan sistem SO (Stock Order), yaitu penjualan stok yang ada, tidak menggunakan

sistem MO (Manufacturing Order). Dalam melaksanakan tugasnya, Area Ekspedisi Lokal

terbadi ke dalam 2 Seksi, yaitu Seksi Plywood dan Seksi Log/Sawn Timber. Struktur

organisasi Area Ekspedisi Lokal disajikan ke dalam bagan berikut.

Kepala Seksi Plywood mempunyai tugas untuk melakukan pengiriman plywood.

Sedangkan Kepala Seksi Log/Sawn Timber bertugas untuk melakukan pengiriman kayu log

atau sawn timber. Penjualan kayu log dilakukan langsung oleh Divisi Pembahanan, disini

ekspedisi lokal hanya berperan sebagai pengiriman saja. Begitu juga dengan penjualan sawn

timber dimana penjualannya dilakukan oleh Departemen Secondary Product, apabila buyer

sawn timber tidak membawa kendaraan sendiri maka akan dibuatkan Surat Angkut (SA) oleh

bagian sawn timber untuk nantinya diteruskan ke bagian ekspedisi, yang nantinya berperan

untuk melakukan pengiriman.

Mekanisme penjualan plywood lokal adalah sebagai berikut.

- PO (Purchasing Order) dari buyer pada Divisi Marketing Plywood.

Area Head

Ekspedisi Lokal

Administrasi

Sector Head II/Kepala Seksi

Plywood

Sector Head II/Kepala Seksi

Log/Sawn Timber

- Diteruskan ke bagian ekspedisi lokal, MIS, dan keuangan. Ekspedisi Lokal akan

menyalin PO tersebut di buku order harian, kemudian MIS merekap data sisa order,

dan keuangan bertugas untuk memastikan uang masuk/pelunasan.

- Marketing memesan alat angkut yang kemudian dibentuk dalam rencana muat.

- Dari MIS akan keluar data barang yang akan dimuat, dan diteruskan ke bagian

gudang untuk memuat barang.

- Setelah proses pemuatan di gudang selesai, maka barang siap untuk dikirim.

- Untuk memastikan pengiriman, gudang membuat laporan kitir yang berfungsi untuk

crosscheck atau memastikan pengiriman.

- Bagian marketing plywood menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk

pengiriman seperti Order Pengiriman Barang (OPB), Surat Pengiriman Barang

(SPB), Faktur Angkutan Kayu Olahan (FAKO), Surat Izin Keluar (SIK), dan Surat

Angkut Ekspedisi (SA).

Perlu diketahui, untuk plywood lokal dalam pemilihan barang yang akan dikirim tidak

menggunakan sistem FIFO. Hal ini disebabkan karena lamanya waktu yang dibutuhkan untuk

pemuatan oleh sebab harus dipilih terlebih dahulu barang-barang yang sesuai FIFO. Oleh

karena itu pemilihan barang yang akan dikirim cukup yang sesuai dengan spesifikasi yang

ditetapkan oleh buyer, sehingga waktu pemuatan akan lebih cepat karena tidak perlu

melakukan pemilihan barang.

Alat angkut yang digunakan untuk pengiriman lokal adalah truck trailer dan tronton,

sebab pengiriman lokal hanya disekitar Pulau Jawa saja sehingga hanya menggunakan

transportasi darat. Untuk daerah Jawa Timur misalnya Malang, Jawa Barat misalnya Cirebon,

Bandung dan sekitarnya, kemudian Jakarta, Jogja, dan Solo. Spesifikasi alat angkut tersebut

adalah sebagai berikut.

Trailer

Truck trailer yang digunakan panjangnya 12 meter, dengan kapasitas maksimal

36 ton.

Tronton

Truck tronton yang digunakan ada 2 macam, yaitu tronton jumbo dan standar.

Tronton jumbo panjangnya 9,2 meter, dengan kapasitas maksimal mencapai 32

ton. Sedangkan tronton standar panjangnya 7,2 meter, dengan kapasitas

maksimal 22 ton.

Kapasitas plywood lokal yang terjual setiap bulan mencapai 4.000 m3 atau mencapai

23,5% dari kapasitas total produksi plywood. Penjualan ini dilakukan dengan sistem SO,

dimana pihak buyer harus membayar terlebih dahulu baru kemudian barang akan dikirim.

Tidak seperti halnya penjualan eksport, penjualan lokal tidak ada sistem claim. Buyer disini

bisa berasal dari perusahaan maupun distributor/perseorangan.

2.3. Area Ekspedisi Eksport

Fungsi utama area ini adalah untuk memastikan kegiatan pengiriman eksport barang

jadi hasil produksi plywood melalui mekanisme dan ketentuan yang telah ditetapkan secara

efektif dan efisien. Ekspedisi eksport dilakukan untuk pengiriman barang ke negara-negara

tujuan yang sebagian besar telah menjadi buyer tetap pada PT. Kayu Lapis Indonesia. Dalam

pelaksanaan tugasnya Area Ekspedisi Eksport dibagi ke dalam beberapa bagian. Struktur

organisasi Area Ekspedisi Eksport disajikan ke dalam bagan berikut.

Tujuan eksport ada beberapa antara lain:

─ USA ± 60 %

─ AUSTRALIA ± 20%

─ ASIA ± 15%

─ EROPA ± 5%

Deskripsi mekanisme pada marketing eksport plywood adalah sebagai begikut.

─ Kontrak datang dari Marketing Jakarta berupa PO (Purchase Order), kontrak berisi

spesifikasi produk, delevery time, termof payment, remarks.

─ Kontrak dari marketing Jakarta diterima oleh Marketing Plywood Mororejo.

Kemudian dibuatlah Register Nomer MO/SO oleh inventory & data.

Area Head

Ekspedisi Eksport

Analis

Muat

Analis

USA/UK

Analis

Asia

Analis

Australia

Admisitrasi 1, 2, dan 3

Analis

Muat

Analis

USA/UK

o MO (Manufacturing Order) dibuat apabila produk yang dibutuhkan tidak

ada/ada tetapi kurang di stock gudang. MO (barang baru)

o SO (Stock Order) dibuat apabila barang digudang yang sesuai spek sudah

cukup memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan dalam kontrak.

─ Apabila MO

o MO ini kemudian diserahkan kepada produksi sebagai dasar berapa plywood

yang harus dibuat. MO ini juga berdasarkan pada Outstanding Produksi

(rencana produksi sesuai prioritasnya) dan Outstanding Shipment (rencana

pengiriman). Setelah dilakukan produksi plywood oleh bagian produksi,

dilakukanlah Monitoring Cargo ready, pada tahap ini dilakukan pengecekan

barang yang sudah siap untuk dikirim (baik yang sudah di marking atau

belum). Tujuannya untuk rencana pengiriman. Data ini kemudian di serahkan

kepada MIS sebagai database.

─ Apabila SO

o Marketing jakarta melakukan penawaran produk yang sudah ada negara tujuan

nya Taiwan, China, Korea, Dari SO ini dilihat pada Stock List, dilihat barang

yang akan dikirim sudah di marking apa belum. Apabila belum dilakukan

marking maka dimintakan order marking di bagian Gudang Barang Jadi.

Barang siap dikirim. Setelah semua barang sudah di marking (berdasarkan

order marking ), selanjutnya disiapkan Order Muat

─ Persiapan dokumen, meliputi :

o Packing list (berisi speck, isi pallet, berat groose & net)

o Invoice (berisi speck, harga per m3, square feet)

o SVLK (dokumen legalitas kayu) (berisi sma dengan packing list)

o COO (certificate of Original

o FAKO (Faktur Angkutan Kayu Olahan)

o PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)

o Fumigasi

o ISPM #15 (standar landasan)

─ Pengiriman Plywood. Melalui,

o Break Bulk (kapal Konvensional)

o Container (Setting Container), metode dengan container biasanya lebih dipilih

karena lebih cepat dan efisien.

Untuk sistem pembayaran, diberlakukan 2 sistem pembayaran dengan penerapan yang

berbeda, yaitu:

─ L/C (Letter of Credit) : bayar dahulu baru kirim

─ TT ( Telegraph Transfer) : kirim dahulu baru dibayar

- Setting Container

Setting container ini dilakukan untuk efektivitas dan efisiensi dalam pengiriman

plywood. Dengan sistem yang tepat diharapkan volume barang yang dikirim dapat optimal

sesuai dengan kapasitas maksimal container. Beberapa model setting container adalah

sebagai berikut.

- Metode 2-2

- Metode 1-3

- Metode Sergung

- Metode kombinasi /campuran

2 2 2 2

2 2 2 2

1

3

3

3

3

1

1

1

2.4. Area Gudang Barang Jadi Plywood

Secara garis besar tugas dan tanggungjawab gudang barang jadi plywood adalah

penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran plywood. Plywood yang dimaksud termasuk

plywood grade eksport maupun lokal. Dalam pelaksanaan tugasnya, gudang barang jadi

plywood dibagi ke dalam beberapa bagian untuk memudahkan dalam pelaksanaannya.

Ada 9 lokasi gudang di PT. Kayu Lapis Indonesia, yang dibedakan berdasarkan

fungsinya masing-masing, yaitu sebagai berikut.

a. Gudang 1 : Gudang eksport barang polos (belum marking)

dan gudang lokal

b. Gudang 2 : Gudang barang yang sudah di marking yang

pemuatannya menggunakan kontainer

c. Gudang 3 : Gudang barang polos (belum marking)

d. Gudang 4 : Gudang barang polos (belum marking)

e. Gudang 5 : Gudang barang marking yang akan

dimuat dengan kapal

f. Gudang 6 : Gudang barang lokal

g. Gudang 7 : Gudang barang lokal

h. Gudang IR : Gudang barang lokal

i. Gudang coridor : Gudang barang yang sudah di marking dan

akan dimuat hari ini

Area Head

Gudang Barang Jadi Plywood

Supervisor

Penerimaan & Marking

Sector Head I/ Kepala Shift I Sector Head I/ Kepala Shift 2

Supervisor

Penerimaan & Marking

Supervisor

Pengiriman

Supervisor

Pengiriman

- Mekanisme Penyimpanan

Tata cara penyimpanan barang digudang:

a. Barang ditempatkan yang terhindar dari sinar matahari secara langsung dan

ditempat yang kering,

b. Area penyimpanan barang bebas dari kotoran/sampah,

c. Jarak banjar per pallet ± 60 cm

d. Tinggi tumpukan pallet max 6 tumpuk

e. Barang diletakkan perkelompok sesuai kelompok yang sudah direncakan,

f. Penempatan plywood beremisi rendah terpisah dengan kelompok lain.

- Mekanisme Penerimaan

Penerimaan dibagi 2, yaitu penerimaan lokal dan penerimaan eksport. Perbedaannya

terdapat pada palletnya dan penimbangan barang, untuk eksport dipallet

menggunakan pallet plywood dan barang ditimbang, sedangkan untuk lokal tidak

dipallet dan tidak dilakukan penimbangan barang.

Penerimaan Eksport

Mekanisme :

OK

NO OK

Deskripsi :

1. Kemasan barang jadi masuk gudang harus sesuai dengan ketentuan packing,

2. Penerimaan harus disertai bukti pengiriman barang jadi yang dibuat oleh produksi,

3. Dilakukan pengecekan barcode pada pallet dengan bukti pengiriman, jika sudah

sesuai barcode ‘M’ pada pallet diambil sebagai bukti barang sudah masuk gudang.

4. (Khusus Eksport) Pallet plywood tersebut kemudian ditimbang. Penimbangan

dilakukan menggunakan timbangan khusus yang dibantu dengan forklift. Hasil

timbangan dan lokasi pallet plywood akan diletakkan tersebut kemudian

dituliskan di barcode ‘M’ dan ‘K1’.

Produksi Gudang Barang Jadi

5. Bagian penerimaan kemudian mengecek MO untuk melihat sudah turun marking

atau belum. Jika sudah barang ditaruh pada area marking. Jika belum ditempatkan

pada tempat yang sudah ditentukan.

6. Setiap 2 jam sekali bagian MIS mengambil barcode ‘M’ dan bukti pengiriman

untuk di entry.

Penerimaan Lokal

Untuk lokal gradenya C, D, E dan F dan tidak menggunakan pallet, untuk grade C

plywood diberi tidak diberi tanda dengan cat atau polos, untuk grade D diberi tanda

satu garis dengan menggunakan cat berwatna hijau pada samping plywood, untuk

grade E diberi tanda garis 2 dengan menggunakan cat berwarna hijau pada samping

plywood, dan untuk grade F diberi tanda garis 3 dengan menggunakan cat

berwarna hijau pada samping plywood.

Mekanisme :

OK

NO OK

- Mekanisme Marking (penandaan)

Tahapan Marking penandaan Barang Produksi Plywood

- Marketing membuat order marking yang berisi daftar nomor pallet yang ditujukan

ke bagian gudang dan ke bagian MIS, untuk bagian MIS sebagai dasar pembuatan

marking kontrol,

- Marking kontrol yang dibuat MIS diserahkan ke gudang sebagai dasar kerja pihak

gudang,

- Pelaksanaan marking/penandaan dilakukan oleh petugas yang sudah ditentukan,

- Kopelan (spesifikasi dari isi plywood) yang sudah diisi sesuai dengan ketentuan

marking diambil dan disimpan sebagai data lacak balak,

- Setelah dilakukan pengecekan oleh petugas kontrol marking dari kontrol produk,

bila sudah ok, berarti sudah sah di marking, barang siap diambil dan ditempatkan

sesuai dengan tempat yang sudah ditentukan,

Produksi Gudang Barang Jadi

- Tiap 2 jam barcode yang telah diambil gudang di upload ke MIS untuk kemudian

di entry pihak MIS,

- Barang yang sudah dimarking lalu digunakan untuk keperluaan supply barang

harus dipoloskan terlebih dahulu.

- Mekanisme Pengiriman

Tahapan-tahapan pengiriman barang sebagai berikut:

a. Instruksi dari bagian maketing untuk order muat,

b. Order muat didapat 1-2 hari sebelum barang dimuat,

c. Rencana stuffing container diperoleh pihak gudang 1 hari sebelum barang dimuat,

d. Penyiapan barang yang akan dimuat dilakukan sehari sebelum dan dilakukan

pada shift 3,

e. Sebelum muat barang sopir membawa DO diberikan pada pihak marketing, dari

pihak marketing memberikan OPB pada supir untuk dibawa ke gudang barang

jadi,

f. Sebelum muat barang dilakukan kontrol dengan membuat kontrol eksport oleh

gudang barang jadi,

g. Container harus dicek keadaan fisiknya sesuai dengan tally muat container, hal ini

dilakukan untuk mengatasi claim dari pihak container,

h. Barang yang sudah disiapkan kemudian diambil barcode ‘K1’ sebagai bukti

barang sudah keluar dari gudang, barcode dan tally sheet dicek kesesuaian

barangnya, jika sesuai barcode kemudian diserahkan ke MIS untuk di entry

kesesuaian data jika ok maka barang boleh dimuat,

i. Barang yang sudah siap untuk dimuat kemudian dipasang landasan supaya,

memudahkan untuk pemasukan kedalam container, pemasukan kedalam container

dilakukan sesuai dengan setting container yang sudah direncanakan dari

marketing,

j. Setiap 1 sesion pemuatan barang dilakukan dokumentasi dengan foto,

k. Setelah selesai barang dimuat kemudian container dikunci dan disegel.

- Mekanisme pengeluaran Internal

Pengeluaran yang digunakan oleh internal perusahaan dalam hal ini adanya

permintaan dari bagian IR dan bagian marketing dengan menggunakan bon, didalam

bon dijelaskan peruntukan plywood yang dikeluarkan. Misalnya pengeluaran internal

ini dilakukan untuk mengubah ukuran plywood menyesuaikan dengan pesanan buyer.

Mengubah ukuran plywood dilakukan dengan pemotongan menggunakan panel saw

oleh bagian Inspection Room. Plywood dari pengeluaran internal dikeluarkan untuk :

regrade

dipotong dari bagian IR

dirubah isi sesuai kebutuhan dari bagian IR

Gudang barang jadi menyiapkan barang sesuai bon dan nomor barcode, sebelum

dikirim sesuai bagian yang melakukan permintaan, dilakukan pengambilan barcode

‘K1’ sebagai bukti barang sudah keluar dari barang.

- Stock opname

Stock opname merupakan proses akhir yang biasa dilakukan oleh area gudang barang

jadi, dan dilakukan saat semua kegiatan berhenti, pada minggu terakhir per bulan dan

dilakukan pada hari minggu.

Stock opname dilakukan oleh petugas stock opname sesuai dengan

tanggungjawab masing-masing gudang,

Pelaksanaan stock opname juga disaksikan oleh beberapa pihak yaitu :

- Pihak accounting,

- Pihak internal audit, dan

- Pihak gudang.

Hasil stock opname digunakan untuk stock awal pada bulan berikutnya.

2.5. Area Exim Administrasi

Untuk Area Exim Administrasi tidak dijelaskan pada pengamatan ini. Namun hanya

sebatas dijelaskan bahwa fungsi dari exim administrasi adalah pembuatan dokumen ekspor

seperti SVLK, PEB, packing list, dan shipping instructions.

2.6. Area Inventory dan Data

Area Inventory Control mempunyai tugas memastikan kegiatan pemantauan dan

inventory hasil produksi untuk mendukung perencanaan produksi selanjutnya melalui

mekanisme dan ketentuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Kegiatan

pemantauan dilakukan dengan tujuan :

1. Pencegahan ketidaksesuaian antara pelaksanaan dan mekanisme yang ditetapkan

2. Pengendalian terhadap mekanisme, distribusi hasil produksi sampai pada

pengeluaran dari gudang barang jadi.

3. Memastikan entry data benar untuk informasi dan perencanaan produksi

selanjutnya.

Kegiatan inventory hasil produksi bertujuan :

1. Mengetahui kapasitas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran dari gudang

barang jadi sehingga dapat ditentukan kebijakan untuk mendukung perencanaan

selanjutnya.

2. Mengetahui stock barang jadi.

Area Inventory Control mempunyai struktur organisasi sebagai berikut.

Area Inventory Control dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi

analis mencakup entry MO/SO dan analis data. Analis entry MO (Manufacturing Order)

merupakan Sector Head II yang bertanggung jawab langsung ke Area Head Inventory

Control. Tugas analis Entry MO yaitu melakukan input data yang akan dijadikan sebagai

acuan proses produksi. MO yang dientry secara garis besar mencakup rincian ukuran produk,

jumlah spek produk, dan waktu. MO harus sesuai dengan kontrak yang telah disepakati, jika

Area Head

Inventory Control

Analis

Entry MO/SO

Analis

Data

Administrasi

terjadi kesalahan terhadap entry MO maka berakibat kesalahan proses produksi. Dengan

demikian entry MO sangat penting dalam perencanaan dan proses produksi selanjutnya.

Begitu juga dengan entry SO (Stock Order) merupakan input data produksi berlebih

yang akan dioder ke negara lain maupun lokal di luar kontrak (nonMO). Ketersediaan stock

gudang yang mencapai 22.000 m³ bisa dibuat SO dengan melakukan penawaran secepatnya

ke buyer lain untuk dipasarkan sesuai mekanisme yang telah ditentukan. Penjualan stock

yang cepat bertujuan:

1. Memberikan ruang yang cukup bagi produk selanjutnya.

2. Mencegah rusaknya produk akibat terlalu lama tersimpan

3. Jika terlalu banyak stock maka pihak gudang barang jadi akan kesulitan dalam

mengatur penempatan produk

4. Kesulitan dan kerumitan dalam penempatan produk dapat berakibat kesalahan pada

pengambilan produk untuk pengiriman, pengambilan produk membutuhkan waktu

lama.

Stock di gudang yang dianalisis datanya dapat dilakukan dengan sistem FIFO. Sistem

ini bertujuan supaya produk tidak terlalu lama di gudang sehingga produk tidak rusak akibat

temperatur, jamur, maupun patogen lainnya. Namun sistem ini mempunyai kekurangan

berupa kesulitan dan waktu yang lama dalam pengambilan produk untuk pengiriman

sehingga pengiriman ke buyer berpeluang tidak tepat waktu. Selain sistem FIFO diterapkan

cara saling mengisi antar stock namun masih dalam ukuran yang sama. Sistem ini diterapkan

karena permintaan dari buyer, dan terdapat kekurangan atau kelebihan jumlah dari salah satu

stock.

Analis data berperan penting dalam pengolahan data hasil produksi dari MO maupun

stock produk di gudang. Data yang dianalisis berfungsi sebagai evaluasi terhadap hasil

produksi dan mekanismenya sehingga dapat mendukung perencanaan produksi menjadi lebih

sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan sehingga hal-hal yang disepakati antara buyer

dan pihak produksi tidak ada permasalahan. Permasalahan antara buyer dan pihak produksi

sering kali terjadi, misalkan terjadi claim oleh buyer akibat kondisi produk yang tidak sesuai.

Kondisi produk bisa berubah ketika dalam container yang kotor dan basah. Oleh sebab itu

data yang akan menjadi bukti akurat, data yang digunakan bisa menjawab claim dari buyer

sehingga perusahaan tidak dirugikan atas claim.

BAB III

KESIMPULAN

1. Divisi Marketing Plywood mempunyai fungsi untuk melaksanakan kegiatan

pemasaran/marketing plywood hasil produksi baik untuk kebutuhan eksport ataupun

lokal melalui mekanisme dan ketentuan yang telah ditetapkan secara efektif dan

efisien. Divisi Marketing Plywood dibagi ke dalam 4 area, yaitu:

- Area Ekspedisi Lokal, yang berfungsi untuk melakukan pengiriman barang jadi

plywood untuk tujuan lokal.

- Area Ekspedisi Ekspor, yang berfungsi untuk melakukan pengiriman barang

jadi plywood untuk skala eksport ke beberapa negara buyer.

- Area Gudang Barang Jadi Plywood, yang berfungsi melakukan penerimaan,

penyimpanan, dan pengeluaran plywood.

- Area Exim Administrasi, yang berfungsi untuk pembuatan dokumen eksport

seperti SVLK, PEB, packing list, dan shipping instructions.

- Area Inventory dan Data, yang berfungsi untuk memastikan kegiatan

pemantauan dan inventory hasil produksi untuk mendukung perencanaan

produksi selanjutnya.

2. Secara garis besar, mekanisme kerja Divisi Marketing Plywood dimulai dengan

adanya PO dari buyer, apabila spesifikasi produk sesuai dan bagian plywood

menyanggupi kemudian penyusunan MO, pelaksanaan produksi plywood, kemudian

barang jadi masuk gudang dan siap dikirim sesuai dengan waktu yang telah disepakati

dengan buyer.

LAPORAN KEGIATAN PENGAMATAN

DIVISI MARKETING PLYWOOD

Disusun oleh:

1. Rohmatus Rizqy Kisna Yunanta (A7627/08144)

2. Agus Dwi Prasetia Putra (A7629/08144)

3. Hendy Adityawan Sutisna (A7633/08144)

4. Dias Oktaviana Kusuma Dewi (A7635/08144)

5. Munalita Riamawahyu (A7636/08144)

MANAGEMENT TRAINEE

PT. KAYU LAPIS INDONESIA

MOROREJO, KALIWUNGU, KENDAL

2014