BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangPerkembangan Teknologi di zaman sekarang ini semakin berkembang dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini dikarenakan kebutuhan manusia yang semakin meningkat, terutama dalam mengakses informasi yang sangat diperlukan oleh berbagai pihak. Tuntutan pelayanan dan pengolahan informasi secara terintegrasi menjadi sangat penting di setiap lembaga ataupun instansi. Dengan tersedianya suatu aplikasi sebagai wadah dalam penyimpanan data dan informasi tentunya akan sangat memberikan kemudahan pihak yang terkait untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.Arsip merupakan sarana informasi berupa catatan yang digunakan sebagai alat bantu untuk mengingat atau bukti bahwa telah terjadi suatu kegiatan administrasi. Dengan adanya arsip maka akan timbul pekerjaan untuk menangani arsip, baik dengan cara yang manual maupun dengan teknologi yang ada saat ini. arsip ini kemungkinan pada suatu saat nanti akan diperlukan kembali, oleh karena itu dibutuhkan suatu penyimpanan agar arsip ini tidak hilang dan kemudian dapat ditemukan ketika arsip ini dibutuhkan kembali.Karyawan di PT. Taspen Bogor yang akan mengajukan dana untuk suatu keperluan, baik itu permintaan maupun pengembalian dana, diperlukan suatu lembar resmi yaitu voucher umum yang berfungsi sebagai alat transaksi baik itu penerimaan maupun pengeluaran pada kas taspen. Karyawan yang mengajukan dana tersebut diwajibkan melakukan prosedur sesuai dengan ketentuan, sehingga karyawan tersebut akan dihadapkan dengan dokumen-dokuman seperti nota dinas, Lembar Pengantar Transaksi, kuitansi dan voucher umum. Dokumen-dokumen inilah yang akan terus-menerus terkumpul dan kemudian membentuk suatu arsip yang akan menjadi sarana informasi dan bukti bahwa telah melakukan traksaksi pada kas taspen.Semakin banyaknya arsip voucher pengeluaran dan voucher penerimaan yang dikelola oleh Seksi Administrasi Keuangan di PT.Taspen Bogor, maka kurang efisien bila voucher yang ada hanya disimpan dalam bentuk kertas dikarenakan akan sangat menyulitkan dalam mengatur, mengelola serta menyimpan arsip tersebut. Saat ini sistem di instansi PT. Taspen Bogor masih menggunakan Microsoft Excel dalam pengarsipan data-data arsip, dan arsip yang asli disimpan pada box file. Pada sistem tersebut, nomor voucher dan nomor sap yang sama masih bisa dimasukan sehingga terjadi penggandaan voucher. Selain itu pada sistem tersebut pun belum bisa melihat isi voucher yang asli.Sebagai solusi untuk menghadapi permasalahan di atas, maka dibuatlah sebuah Sistem Penataan Arsip yang dapat menyimpan data maupun memberikan informasi mengenai voucher umum sekaligus dapat melakukan pembuatan laporan.

1.2 TujuanTujuan penelitian ini adalah untuk membuat Sistem Penataan Arsip Voucher Umum menggunakan Java dan MySQL berbasis desktop di PT. Taspen Bogor.

1.3 Ruang LingkupRuang lingkup penelitian ini dibatasi pada pengolahan data dan informasi voucher pengeluaran dan voucher penerimaan, meliputi informasi tentang voucher, arsip, dan pembuatan laporan. Sistem pencarian voucher akan menunjukan tempat dimana berkas voucher disimpan di box / rak, untuk mempermudah pengguna dalam pencarian. Sistem Penataan Arsip ini menggunakan bahasa pemmrograman java dan menggunakan database MySQL.

1.4 Manfaata. Membantu menata arsip menjadi beberapa kategori.b. Mempermudah pencarian suatu arsip dan mengetahui dimana letaknya.c. Meminimalisir kehilangan arsip ataupun kesulitan dalam mencari arsip.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Pustaka2.1.1 ArsipArsip dapat diartikan sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan suatu organisasi, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Jadi, jika dirumuskan secara singkat, arsip adalah segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan. (Suparjati,2000).

2.1.2 Sistem Penataan ArsipSistem penataan arsip (filling sistem) adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, termasuk penyimpanan dan perawatan untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Sistem penataan arsip merupakan syarat penting bagi seorang sekretaris untuk dapat memudahkan dalam penemuan arsip karena setiap arsip yang masuk dapat disimpan sesuai dengan sistem yang ada dan sistematis. (Sedarmayanti, 2005).

2.1.3 Voucher UmumVoucher umum adalah voucher yang digunakan sebagai alat transaksi baik itu penerimaan maupun pengeluaran pensiun atau THT (Tabungan Hari Tua). Berdasarkan aliran dananya terdapat 2 macam voucher yaitu voucher pengeluaran dan voucher penerimaan.Berdasarkan ruang lingkupnya terbagi menjadi 2 macam yaitu:1. InternalVoucher umum yang digunakan untuk keperluan karyawan sesuai dengan bidang masing-masing.2. ExternalVoucher umum yang digunakan untuk distributor pihak ke 3 lainnya maupun vendor.Berdasarkan nomor SAP nya voucher umum SAP terbagi menjadi 7 yaitu:1. SAP 61: pengeluaran semua program THT2. SAP 68: penerimaan program THT dan pensiun3. SAP 70: pertanggungjawaban uang muka kerja4. SAP 74: transaksi atau pemindah bukuan penerimaan melalui bank5. SAP 80: permohonan uang muka6. SAP 82: transaksi antar bank7. SAP 83: pengeluaran program THT yang berkaitan tentang belanja barang atau modal

2.1.4 SAPSAP (System Application and Product in data processing) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. (http://www.unej.ac.id/pdf/masbukin-sap.pdf)

2.1.5 JavaJava merupakan perangkat lunak produksi Sun Microsystem Inc untuk pemrograman beberapa tujuan (multi purpose), dapat berjalan di beberapa sistem operasi (multiplatform), mudah dipelajari dan powerful. Aplikasi yang dapat dibuat dengan java meliputi web programming (pemrograman web), Desktop Programming (pemrograman desktop), mobile programming (pemrograman mobile / handphone). (Supardi, 2010).

2.1.6 DatabaseMenurut Zuniawan (2006), Database atau Basis Data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan dan mendiskripsikan aktivitas satu organisasi atau institusi. Basis Data merupakan media penampung dan pengolah data yang dimasukkan oleh pengguna dalam satu sistem informasi.

2.1.7 MysqlMenurut Munif (2013), MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang mendukung sistem multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General Public Licency (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

2.1.8 FlowchartMenurut Kusrini & Konio (2007) Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

2.1.9 DFD (Data Flow Diagram)Menurut Fatta (2007), DFD (Data flow Diagram) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data yang terlibat pada masing-masing proses dapat diidentifikasi.

2.1.10 ERD (Entity Relationship Diagram)Menurut Munif (2013), Diagram relasi entitas atau entity-relationship diagram (ERD) adalah suatu diagram dalam bentuk gambar atau simbol yang mengidentifikasi tipe dari entitas di dalam suatu sistem yang diuraikan dalam data dengan atributnya, dan menjelaskan hubungan atau relasi diantara entitas tersebut.

2.2 Tinjauan Instansi2. 2.1. 2.2.1 Sejarah PT. Taspen BogorPT Taspen merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT). Didirikan pada tanggal 17 April 1963 dengan nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri yang disingkat menjadi PN Taspen, kemudian pada tahun 1981 diganti menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri, disingkat PT Taspen. Sedangkan PT Taspen Kantor Cabang Bogor didirikan pada tahun 1991 dibangun diatas lahan seluas 2.647 m2, dan diresmikan tanggal 24-12-1992 oleh Menteri Muda Keuangan RI Bapak Nasrudin Sumintapura. Pembentukan Program THT Pegawai Negeri ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah No 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi dan Pegawai negeri.Pendirian PN Taspen di latar belakangi keinginan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri pada tanggal 25-26 Juli 1960 di Jakarta. Hasil konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor 388/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial bagi pegawai negeri dan keluarganya pada saat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara. Adapun proses pembentukan program pensiun pegawai negeri ditetapkan dengan Undang-undang No 11 tahun 1956 tentang pembelanjaan Pensiun dan Undang-undang No 11 tahun 1969 tentang pensiun pegawai dan pensiun janda/duda serta undang-undang No 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian.Upaya untuk memudahkan peserta Taspen yang tersebar di seluruh Indonesia dalam mengurus haknya, sejak tahun 1987 Taspen membuka Kantor Cabang di semua propinsi dan beberapa kabupaten/kota yang saat ini seluruhnya berjumlah 42 Kantor Cabang. Salah satu kantor cabang yang juga sebagai tempat praktek kerja lapangan kali ini adalah PT Taspen Kantor Cabang Bogor.

2.2.2 Alamat PT Taspen Kantor Cabang BogorPT Taspen Kantor Cabang Bogor beralamat di Jl. Raya Pajajaran No. 99 Telp. (0251) 8316177, 8316944, 8350724, 8313713, Fax. 0251-8316433 PO BOX 383/Boo.

Gambar 1. Alamat PT Taspen Bogor2.2.3 Visi dan Misi PT. Taspen2.2.3.1 Visi PT. TaspenAdapun Visi PT.Taspen adalah Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya yang terpercaya.Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya.1. TerpercayaTaspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang bersih dan sehat.2. BersihTaspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).3. SehatAdanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan.

2.2.3.1 Misi PT.TaspenAdapun misi PT.Taspen adalah Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi.1. Manfaat dan pelayanan yang semakin baikUntuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.2. ProfesionalTaspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi ) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi.3. AkuntabelTaspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.4. IntegritasTaspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan.5. EtikaTaspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi.

2.2.4 Struktur OrganisasiStruktur organisasi pada PT Taspen Bogor terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Bidang Pelayanan, Bidang Persum, dan bidang Keuangan, yang masing-masing bidang memiliki kepala dan bagian yang terbagi lagi. Masing-masing bagian memiliki pelaksana yang terdiri dari beberapa orang. Seperti dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 2. Struktur Organisasi PT Taspen Bogor

2.2.5 Infrastruktur ITInstansi PT. Taspen Bogor mempunyai beberapa komputer server dan aplikasi yang sudah tersebar di ruang kerja. Jumlah komputer yang terdapat pada masing-masing bidang tergantung pada kebutuhan akan komputer yang diperlukan suatu bidang tersebut. Kemudian server ada tidak selalu terdapat pada masing bidang, hanya terdapat pada bidang sistem informasi dan data pemasaran saja, sedangkan untuk aplikasi yang digunakan diantaranya adalah microsoft office yang tersedia di semua komputer yang ada, dan kemudian ada aplikasi JAD dan SAP yang fungsinya adalah mendukung dalam menjalankan kegiatan operasional bidang secara lebih efisien dan efektif. SAP dapat mendukung semua transaksi yang dilakukan oleh PT. Taspen dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya saling terintegrasi. selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 1. Infrastruktur IT PT. Taspen BogorNoBagianJumlah KomputerServerAplikasi

1Kepala Cabang1-Microsoft Office, JAD, SAP

2Staf Kepala Cabang2-Microsoft Office JAD, SAP

3Wakil Kepala Cabang1-Microsoft Office JAD, SAP

4Pelayanan6-Microsoft Office JAD, SAP

5Personalia Dan Umum3-Microsoft Office JAD, SAP

6Keuangan4-Microsoft OfficeSAP

7Sistem Informasi21Microsoft Office JAD, SAP

8Fungsional Pengendali2-Microsoft Office JAD, SAP

9Penetapan Klim2-Microsoft Office JAD, SAP

10Data Pemasaran31Microsoft Office JAD, SAP

11 Kas2-Microsoft OfficeSAP

12Adm Keuangan4-Microsoft OfficeSAP

13Umum3-Microsoft Office JAD, SAP

14Personalia3-Microsoft Office JAD, SAP

Jumlah Total : 38

Berikut ini topologi jaringan pada seksi administrasi keuangan yang berada di lantai 1:

Gambar 3. Topologi Jaringan Pada Seksi Administrasi Keuangan

2.3 Penelitian Terdahulu1. Nama: Junidar (2012)Judul: Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Di Universitas UBudiyah Indonesia Menggunakan Php Dan MysqlIsi: peneliti mencoba untuk membuat sistem informasi arsip karena selama ini proses administrasi surat-menyurat di Universitas UBudiyah Indonesia masih didata dengan cara mencatat ke dalam sebuah buku besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat masuk dan surat keluar. Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Universitas, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum nya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di pakai untuk menginput data-data tersebut. Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih terintegrasi dengan menggunakan PHP dan database MySQL. Aplikasi ini menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan Tanggal dan Jenis Surat untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan karyawan akademik.

2. Nama: Adia Susandi (2009)Judul: Sistem Informasi Pengarsipan Kantor Camat Simeulue BaratIsi: Peneliti mencoba membuat Sistem Informasi Pengarsipan. Untuk memberi informasi tentang proses sistem pengarsipan yang teratur dan terprosedur. Dari sistem yang penulis rancang sistem pengarsipan di Kantor Camat Simeilue Barat dapat berjalan lebih mudah dalam mengelolanya sehingga dapat memebantu petugas dalam melaksanakan tugasnya. Dalam sistem ini didapat kemudahan dalam mendata arsip karena pada sistem yang peneliti rancang tinggal menginput data sehingga lebih memudahkan petugas untuk bejerja dibandingkan dari sebelumnya.

3. Nama: Tartib Wardana (2013)Judul: Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Isi: peneliti mencoba untuk membuat Sistem Informasi Kearsipan. Sistem Informasi Kearsipan pada SMA N 11 Purworejo dirancang untuk memudahkan user dalam pemeliharaan, pengelompokan maupun pengelolaan surat seperti data surat masuk, surat keluar, kategori surat, data anggota/pegawai, data user, pencarian tata letak surat dan juga laporan-laporan periodik yang diperlukan dari berbagai jenis surat yang saat ini sering digunakan pada SMA N 11 Purworejo. Oleh karena itu penulis mengambil peluang untuk melakukan analisis dan perancangan Sistem Informasi Kearsipan sebagai aplikasi desktop yang diharapkan.

2