Upload
vuonganh
View
225
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN PROJEK INOVASI
SISTEM IDOF
PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI NEGERI
ISI KANDUNGAN
Bil Kandungan Muka Surat
1.0 Pengenalan 1
2.0 Laporan Inovasi 2
2.1 Tujuan Inovasi 2
2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi 2
2.3 Proses Sebelum dan Selepas Projek 3
2.4 Impak Inovasi 3
2.5 Pengiktirafan 9
2.6 Gambar-gambar berkaitan 10
3.0 Penutup 11
LAPORAN PROJEK INOVASI
SISTEM IDOF PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI NEGERI
1.0 PENGENALAN
Sistem iDoF adalah sistem pengurusan rekod dan fail secara elektronik. Sistem ini
dibangunkan khusus bagi membantu organisasi dalam mengendalikan rekod dan fail
dengan sistematik. Sistem ini telah dibangunkan secara outsource pada tahun 2006.
Pembangunan sistem adalah dengan mengambil kira input pemilik sistem iaitu Bahagian
Khidmat Pengurusan dan pegawai rekod jabatan di setiap bahagian Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Pulau Pinang (PSUKPP).
Penggunaan sistem secara perintis telah dilaksanakan pada tahun 2007 dengan
melibatkan bahagian Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi Negeri, PSUKPP.
Penggunaan sepenuhnya telah diperluaskan ke semua bahagian PSUKPP, Jabatan
Kewangan Negeri dan Jabatan Perancang Bandar dan Desa pada tahun 2008.
Penggunaan Sistem iDoF telah memberi implikasi yang baik kepada PSUKPP dan
jabatan yang telah menggunakan sistem. Justeru itu, Mesyuarat eGG Bil1/2008 telah
memutuskan untuk sistem ini diperluaskan kepada semua jabatan negeri.
Perluasan Sistem iDoF telah dimasukkan sebagai salah satu perancangan dalam
Pelan Strategik ICT 2011-2015. Perluasan fasa 1 telah dilaksanakan pada tahun 2010
dengan menaik taraf sistem ke versi dua. Seterusnya perluasan fasa 2 dilaksanakan pada
tahun 2012 dengan mengambil kira perubahan klasifikasi rekod yang ditetapkan oleh
Arkib Negara Malaysia. Sistem iDoF telah dinaik taraf semula ke iDoF versi tiga pada
tahun tersebut. Perlaksanaan perluasan iDoF berfasa adalah seperti di Lampiran 1.
1
2.0 LAPORAN NOVAS!
2.1 Tujuan utama pembangunan dan perlaksanaan iDoF adalah membantu
organisasi meningkatkan mutu pengurusan rekod yang lebih sistematik. Di antara
kekangan yang dihadapi sebelum pembangunan sistem adalah seperti berikut :
Keterang
Bil
Perkara
Rujukan Surat
Pertindihan nombor rujukan surat dalam fail fizikal
1
Mengambil masa yang lama untuk mendapatkan no rujukan surat
Kesukaran mencari surat di dalam fail
Kekerapan kehilangan surat di dalam fail
Kekerapan pertindihan nama dan no fail
Mengambil masa yang lama untuk mencari fail
Pergerakan fail sukar dikesan
2 Fail
3 Agihan Surat
Mengambil masa yang lama untuk pengagihan surat
2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi
Perlaksanaan inovasi iaitu pembangunan Sistem iDoF versi yang pertama adalah
secara outsource dengan melibatkan kos sebanyak RM203,500.00. Proses
pembangunan mengambil masa selama 5 bulan. Seterusnya sistem dinaik taraf
ke versi 2 dengan kos sebanyak RM45,000.00. Peralihan ke Sistem iDoF Versi 3
dengan perubahan kod klasifikasi rekod melibatkan kos sebanyak RM18,000.00.
Semua input inovasi yang diterima diambil kira dalam pembangunan Sistem iDoF.
2
2.3 Proses Sebelum dan Selepas Perlaksanaan iDoF
Perubahan proses semasa penggunaan sistem melibatkan pengurusan fail, surat
masuk, surat keluar, dokumen keluar dan dokumen masuk. Semua surat dan
dokumen yang perlu difailkan perlu didaftarkan ke dalam sistem walaupun fail
fizikal manual masih diwujudkan atas keperluan Arkib Negara Malaysia. Perincian
proses semasa dan sebelum penggunaan iDoF adalah seperti di Lampiran 2.
2.4 Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/jabatan/agensi/Negara:
i) Elemen Inovatif/Kreativiti
Manual iDoF Versi 1
Duplikasi nombor rujukan di
fail fizikal.
Pegawai perlu bergantung
kepada kerani fail untuk
mendapatkan nombor rujukan
bagi surat keluar.
• Penjanaan nombor rujukan surat dan
dokumen automatik melalui sistem.
• Pegawai boleh membuat pendaftaran
surat keluar dan mendapat nombor
rujukan pada bila-bila masa melalui
sistem
Setiap surat perlu dibuat
salinan untuk tujuan agihan
kepada pegawai
bertanggungjawab.
Kekerapan berlaku kehilangan
surat fizikal.
Setiap surat boleh diagihkan secara
elektronik kepada pegawai
bertanggungjawab. Surat asal akan
disimpan ke dalam fail fizikal.
• Kerani atau pegawai boleh merujuk
sistem untuk melihat surat dan
dokumen yang tidak dijumpai.
• Lokasi fail, surat dan dokumen
sukar dikenalpasti
• Kerani fail boleh mengenalpasti fail,
surat dan dokumen melalui sistem.
Jadual 1.1
3
Modal
Penyelenggaraan & Kawalan
Ciri - Ciri Baru
Berikut adalah Ciri-ciri baru Sistem iDoF apabila dinaik taraf ke versi dua
Superadmin berfungsi mendaftar admin jabatan. Setiap jabatan menggunakan pangkalan data jabatan masing2 dan jugs dokumen disimpan dalam folder
jabatan masing2.
• Kategori Pengguna dan fungsi kategori ditentukan.
• Akses menu akan diberikan secara automatik mengikut
kategori pengguna.
• Admin Jabatan hanya dapat menu selenggara
pengguna sahaja.
• Penambahan status pengguna (aktif/tidak aktif)
• Untuk akses fail (pilihan disediakan untuk memilih senarai fail dan senarai pengguna yang dibenarkan akses ke fail-fail tersebut).
a
Surat Keluar
Pengguna template surat dan memo tidak digunakan
lagi.
• Pengguna hanya perlu mendaftar surat/memo yang telah dibuat, diimbas dan dimuatnaik ke dalam sistem.
• Untuk memo, pengguna perlu memilih senarai agihan untuk agihan surat kepada pegawai dan pegawai akan
mendapatnya melalui inbox masing-masing.
• Warna kategori surat sama ada surat sulit atau surat
biasa.
• Untuk agihan secara makluman emel, emel akan dihantar ke pegawai dan maklumat dimasukkan ke
dalam kronologi.
• Penambahan pilihan tindakan segera untuk carian
kronologi.
• Untuk arahan tindakan agihan tindakan segera, emel akan dihantar ke pegawai dan maklumat dimasukkan
ke dalam kronologi. Agihan boleh dibatalkan sekiranya penerima belum
melihat agihan berkenaan.
Surat Masuk
Fail • Mencetak kronologi surat-surat di dalam fail apabila fail
itu ditutup atau pada masa yang diperlukan
4
Pendaftaran Tahun
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Surat Masuk 30,448 29,034 28,692 23,796 24,837 23,419 20,612 Fail 1,358 949 625 985 468 824 859
Jadual 1.0
Berikut adalah ciri-ciri baru Sistem iDoF apabila dinaik taraf ke versi tiga:
Modul Kemudahan Ciri - Ciri Baru
Kemudahan pendaftaran fungsi, aktiviti, subaktiviti dan transaksi fail untuk pentadbir dan kerani fail
Penggunaan template surat dan memo diwujudkan.
Laporan pendaftaran fail untuk paparan kerani fail
Nombor rujukan yang dijana melalui sistem adalah nombor rujukan terkini Arkib Negara Malaysia (Klasifikasi Am dan Fungsian).
Penyelenggaraan & Kawalan
Surat Keluar
Fail
Penjanaan Nombor Rujukan
ii) Keberkesanan
Kewujudan Sistem iDoF Versi satu dan dua melihatkan rekod tranksasi
penggunaan yang agak memberansangkan. Berikut adalah statistik pendaftaran
surat masuk dan fail PSUKPP yang didaftarkan:
Tahap penggunaan Sistem iDoF versi 3 yang telah dibangunkan pada tahun
2012 melibatkan kesediaan pengguna untuk membuat rombakan ke atas fail
fizikal sedia ada mengikut kod klasifikasi yang baru. Berikut adalah statistik
pendaftaran fail dan surat masuk PSUKPP yang menggunakan Sistem iDoF
Versi 3 sehingga tahun 2014:
Pendaftaran Tahun
2013 2014 Surat Masuk 546 9699 Fail 28 2208
Jadual 1.1
5
iii) Signifikan
Sistem pengurusan rekod secara elektronik iaitu iDoF dibangunkan bagi memberi
manfaat kepada organisasi dan warga kerja. Beberapa kelebihan penggunaan
sistem dapat dilihat melalui penjimatan masa, kos agihan dan carian.
Bil Perkara iDoF Manual
1 Penjimatan Masa Penghantaran email dan
panggilan mesyuarat atau
surat menyurat melalui
iDOF lebih menjimatkan
masa ,cepat dan pantas.
Dalam masa 5 minit sahaja
maklumat yang dihantar
akan terus sampai kepada
penerima.
Carian ke atas surat dan
dokumen yang didaftarkan
mengambil masa yang
singkat. Rujuk Jadual 1.0.
Tempoh pencetakan data
mengambil masa 5 minit atau
lebih sekiranya cetakan
berwarna. Data yang telah
dicetak perlu disemak dan
dihantar kepada penerima
dengan menggunakan tenaga
kerja kakitangan .
Carian ke atas surat dan
dokumen yang didaftarkan
mengambil masa yang lama
kerana perlu dirujuk dalam fail
fizikal.
2 Penjimatan Tenaga Penggunaan iDoF hanya
memerlukan tenaga untuk
menaip sahaja dan tidak
perlu menghantar surat,
memo atau sebagainya
secara fizikal.
Memerlukan tenaga pekerja
untuk menghantar surat,memo
atau sebagainya ke destinasi
yang ditetapkan.
6
3 Penjimatan Kos Tidak memerlukan kos yang
tinggi dalam penghantaran
surat/dokumen.
Rujuk Jadual 1.1 dan Jadual
1.2.
Memerlukan kos yang agak
tinggi dengan pembelian kertas
dan toner yang tidak boleh
dikawal penggunaannya.
Pencetakan data berwarna
pula memerlukan toner
berwarna yang memerlukan
kos lebih mahal.
4 Penjimatan Ruang Ruang satu set komputer
beserta pencetak lebih
menjimatkan ruang jika
dibandingkan dengan
penyusunan fail-fail di atas
meja.
Pencetakan kertas yang
banyak memerlukan ruang
yang lebih luas untuk
menyimpan dan menyusun fail
secara teratur bagi
memudahkan pencarian fail
atau dokumen.
5 Kawalan
keselamatan
Menyediakan kawalan log
masuk menggunakan id dan
katalaluan. Simpanan
maklumat di dalam sistem
lebih terjamin.
Salinan surat/dokumen yang
tidak disimpan secara teratur
meyebabkan risiko kehilangan
atau penyebaran maklumat
kepada pihak yang tidak
bertanggungjawab adalah
tinggi.
8 Komunikasi Melalui penggunaan sistem,
komunikasi di antara
pengguna adalah lebih
cepat dan pantas. Maklum
balas juga boleh diperolehi
dalam masa yang singkat.
Agihan surat melalui salinan
kepada pegawai berkaitan
mengambil masa yang lama
untuk dihantar dan menerima
maklum balas tindakan.
7
CARIAN MANUAL CARIAN MELALUI IDOF
120 — 180 minit 2 — 4 minit
Jadual 1.2
AGIHAN MANUAL AGIHAN iDoF
Pendaftaran surat setahun PSUKPP (2013) = 23879 Situasi Pengagihan surat (2 halaman) kepada
dua orang pegawai
Tiada Kos Kertas = (23879 x RM 0.08)
= RM 1,910.32 Fotostat = (23879 x RM 0.12)
= RM 2,865.48 Kos Keseluruhan : RM 4,775.80
Jadual 1.3
SEBELUM PROJEK
SELEPAS (Agihan Secara Manual)
PROJEK
(Agihan iDoFLI
Pengagihan sepucuk surat ke jabatan lain yang bilangan penerima sebanyak 2 orang
Pendaftaran surat setahun PSUKPP (2013) = 23879
Kertas = 23879 x RM 0.08 = RM 1,910.32
Fotostat = 23879 x RM 0.12 = RM 2,865.48
Setem = 23879 x RM 1.60 = RM 38,206.40
Sampul = 23879 x RM 0.40 = RM 9,551.60
Kos Keseluruhan = RM 52,533.80
Tiada Kos
Jadual 1.4
8
Styli Penghargaan
RE)ABAT SETIAUSANA KERAJAAN NIGER!
PENGNIARGAAN RENON , N REKOD TERRA.< v c
PE)ABAT SETIAUSAN ,AjAAN NEGERI (PERK) DAN PEJARAT SETIAUSAh. PERSEKUTUAN (PSUP) 2019
ARKIP NEGARA MALAYSIA
AZ1Z am AB KARL Pengaratt
A,41b Nevi" MANN.
iv) Elemen Relevan
Sistem iDoF Versi 1, 2 dan 3 dibangunkan khusus bagi meningkatkan kualiti
pengurusan rekod supaya lebih sistematik dan teratur. Kewujudan sistem telah
memberi manfaat kepada golongan sasar iaitu kerani fail, pegawai dan ketua
jabatan di PSUKPP dan jabatan yang telah menggunakan sistem pengurusan
rekod elektronik ini. Jika dilihat proses semasa, fail fizikal masih perlu dikekalkan
walaupun Sistem iDoF diwujudkan atas keperluan arkib. Namun, dengan adanya
sistem iDoF, sediki sebanyak telah membantu organisasi khususnya dalam
membuat carian, agihan dan maklum balas.
2.5 Pengiktirafan
Sijil Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Peringkat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (PSUK) dan
Pejabat Setiausaha Persekutuan (PSUP) 2014
9
2.6 Gambar-gambar berkaitan
Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Peringkat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (PSUK) dan
Pejabat Setiausaha Persekutuan (PSUP) 2014
Lawatan Perbadanan Kumpulan Wang Persaraan (KWAP)
10
3.0 PENUTUP
Sistem iDoF adalah sistem yang sangat membantu organisasi dalam pengurusan rekod.
Hampir setiap hari jabatan menerima surat dan dokumen penting untuk difailkan dan
sekiranya kaedah pengurusan tidak sistematik maka jabatan akan menghadapi banyak
masalah. Masalah utama yang mungkin akan dihadapi jabatan adalah risiko kehilangan
surat dan dokumen yang telah difailkan serta carian surat dan dokumen yang mengambil
tempoh masa yang lama. Sistem ini banyak membantu pegawai rekod dalam
mengendalikan rekod namun secara keseluruhannya sistem ini juga turut membantu
pegawai dan organisasi. Kesimpulannya, Sistem iDoF adalah medium inovasi
pengurusan rekod yang membantu organisasi serta meningkatkan kualiti perkhidmatan
dalam memenuhi kehendak dan kepuasan stakeholder.
11
LAMPIRAN 1
PERLAKSANAAN PERLUASAN IDOF
BIL TAHUN PERLAKSANAAN VERSI IDOF
•
JABATAN
Jabatan Kewangan Negeri 1 2008 1 • Jabatan Perancang Bandar
dan Desa
• Jabatan Mufti • Pejabat Daerah dan Tanah
Daerah Barat Daya 2 2010 2 • Pejabat Daerah dan Tanah
Seberang Perai Utara • Pejabat Daerah dan Tanah
Seberang Perai Selatan
• Pejabat Daerah dan Tanah Seberang Perai Tengah
3 2012 3 Pejabat Daerah dan Tanah Daerah Timur Laut Jabatan Kebajikan Masyarakat
• Jabatan Kewangan Negeri • Jabatan Pengairan dan
Saliran Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Pulau Pinang
4 2014 3 Jabatan Kebajikan Masyarakat
• Jabatan Perkhidmatan Veterinar
• Jabatan Pertanian Negeri
Surat dibuat salinan
untuk agihan
Kerani Fail
V
Surat asal Disimpan dalam fail
Beri Maklumbalas Tindakan
* Kronologi agihan dan maklumbalas dicatatkan di
dalam sistem Pegawai
V
Pegawai
LAMPIRAN 2
PENGURUSAN SURAT MASUK
Manual Sistem iDoF
p, Surat diagih (Ketua Jabatan)
E:1
V
Agihan Kepada
Ketua Jabatan Pegawai Terlibat
V
Pendaftaran surat
V
Ketua Jabatan
** Surat asal yang diterima jabatan diiimbas dan dimuat naik ke dalam sistem. Surat asal disimpan dalam fail fizikal.
Semak nombor rujukan fail
Pegawai
Semak nombor rujukan
dalam fail fizikal
Kerani Fail
V
Maklumkan nombor rujukan
LAMPIRAN 2
PENGURUSAN SURAT KELUAR
Manual Sistem iDoF
Pegawai
V
• Sediakan surat
Kerani Fail
Pendaftaran Surat*
V
Penyediaan Surat (Manual)
V Muat Naik Surat
Keluar
V
Penghantaran Surat
Penghantaran Surat **
(Pengguna Sistem)
* Nombor rujukan surat diberi secara automatik semasa pendaftaran surat
*" Penghantaran dibuat secara manual sekiranya penerima surat bukan pengguna sistem.
V
Penghantaran Surat
Failkan surat (Fail Fizikal)
LAMPIRAN 2
Manual Sistem iDoF
PENGURUSAN FAIL
• Kerani Fail perlu semak fail fizikal bagi mengesan fail yang akan melebihi 100 surat
Pengguna masih boleh mendaftar surat dalam fail yang melebihi 100 sekiranya kerani fail terlepas pandang.
Kerani fail perlu ke rak fail untuk mengesan fail yang diperlukan.
• Sistem akan memberi peringatan kepada kerani fail bagi fail yang telah melebihi 100 surat.
• Sistem tidak membenarkan pengguna mendaftar surat di dalam fail yang melebihi 100 surat
• Kerani fail boleh menyemak lokasi fail bagi mendapatkan fail yang diperlukan.
CARIAN
Manual Sistem iDoF
• Carian surat perlu dibuat menggunakan fail fizikal di rak fail
• Kronologi surat dan maklumbalas dapat dilihat dalam fail fizikal. Kronologi dan maklumbalas yang ditulis di atas surat berkemungkinan tidak jelas.
• Carian surat boleh dibuat secara elektronik dan mengambil masa yang singkat.
Carian kronologi dan maklumbalas surat dapat dipaparkan melalui sistem dengan jelas.