NEGERI JOHOR NAMA PROJEK INOVASI: SISTEM …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2109-sistem-pengurusan... · kadang-kala hilang dalam perjalanan. 1.2.3 Bebanan kepada seorang

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 207

RINGKASAN PROJEK INOVASI JPN TAHUN 2016

JPN: NEGERI JOHORNAMA PROJEK INOVASI: SISTEM PENGURUSAN PENURUNAN KUASA ( ARAHAN PERBENDAHARAAN )

1.0 PENGENALAN

1.1 Arahan Perbendaharaan ( AP ) merupakan salah satu tugas di Bahagian Kewangan iaitu di unit Emolumen. Dikendalikan oleh seorang Pembantu Tadbir ( Kewangan ). Disamping itu beliau juga menjalankan tugas-tugas lain di Bahagian Kewangan. Setiap tugas yang melibatkan hasil jabatan, AP mesti dikeluarkan untuk memberi kuasa. Diantaranya ialah :- i. Mengutip Dan Menerima Wang Awam ii. Menggunakan Sistem / Resit Bermesin iii. Merekodkan Pungutan Wang iv. Menyemak Dan Menandatangani Buku Tunai v. Menyelenggara Peti Besi Pejabat vi. Menyimpan Dokumen Dengan Selamat vii. Menurunkan Tandatangan Ringkas Dan Menyemak Setiap Hari Daftar Mel

Setiap kakitangan yang terlibat dengan tugas-tugas kewangan dimestikan mempunyai surat penurunan kuasa mengikut gred jawatan dan tempat bertugas. Di JPN Negeri Johor mempunyai 250 orang kakitangan dan setiap kakitangan dikeluarkan AP berdasarkan gred jawatan dan tempat bertugas.

AP disediakan dalam 2 format iaitu secara Berkelompok atau secara Individu. Minimum bilangan AP setiap kakitangan 3 AP dan maksimum 17 AP. Setiap AP dikeluarkan sebanyak 3 salinan iaitu untuk : i. Simpanan Individu ii. Simpanan Fail Peribadi iii. Simpanan Bahagian Kewangan

1.2 DEFINISI KESUKARAN

1.2.1 Proses kerja yang panjang seringkali menyebabkan kepada penyediaan AP menjadi lambat. 1.2.2 Permohonan yang diterima melalui pos dan fax menyebabkan permohonan tidak sampai dan kadang-kala hilang dalam perjalanan. 1.2.3 Bebanan kepada seorang kakitangan sahaja dalam proses penyediaan AP menyebabkan ia selalu tertangguh. 1.2.4 Maklumat dan kelayakan kakitangan yang berbeza-beza menyebabkan proses menaip terpaksa dilakukan secara berulang kali. 1.2.5 Penyedia perlu mencetak draf untuk semakan penyelia selepas menentukan kelayakan kepada kakitangan yang diberi penurunan kuasa. 1.2.6 Terdapat 2 format yang berbeza iaitu Individu dan Berkelompok. 1.2.1.1 Format Individu disediakan kepada semua kakitangan yang memerlukan AP



1.2.1.2 Format Berkelompok disediakan selepas selesai penyediaan Format Individu. Setelah semua maklumat di masukkan ke dalam Format Berkelompok ia perlu dikelaskan mengikut jenis-jenis AP. Selepas dicetak mengikut pengkelasan AP Format tersebut perlu dicetak dan seterusnya dihantar melalui pos kepada Daerah untuk mendapatkan tandatangan kakitangan tersebut. Kemudian Daerah akan mengepos semula ke Bahagian Kewangan untuk ditandatangan pengarah. Begitulah proses seterusnya apabila berlaku pindaan pada sesuatu AP.

2.0 TUJUAN

2.1 Kakitangan Yang Ramai

Pencarian rekod penurunan kuasa tidak dapat disemak secara terus kerana pencarian perlu dilakukan melalui fail penurunan kuasa yang berkenaan dan seterusnya melambatkan proses penyediaan AP.



2.2 Maklumat Kakitangan Yang Berbeza Jumlah kakitangan yang sangat ramai dengan maklumat yang berbeza-beza menyebabkan ia sukar kerana terpaksa di taip berulang kali untuk 2 format yang berbeza.

2.3 Pelbagai Format Perlaksanaan secara manual dan mengikut amalan menyebabkan pelbagai format penyediaan AP ditemui iaitu tiada format yang ditetapkan. Perkara ini telah menimbulkan kecelaruan format apabila kakitangan baru mengambil alih tugas.



2.4 Kerja Manual

Penyediaan AP secara manual sentiasa melibatkan kerja berulang iaitu menaip semula AP bagi setiap kaki-tangan, membetulkan margin, font dan maklumat kakitangan. Proses ini boleh menyebabkan banyak ber-lakunya kesilapan perkeranian dan seterusnya melambatkan proses pengeluaran AP.

2.5 Proses Kerja PanjangTiada prosedur sebenar yang diberi dalam proses penyediaan AP. Oleh yang demikian, penyediaan AP ada-lah hanya mengikut amalan turun temurun daripada kakitangan yang lama dan hanya ditambah baik sedikit demi sedikit mengikut kesesuaian dari semasa ke semasa.



3.0 PROSES PERLAKSANAAN

3.1 Membangunkan sebuah Sistem Pengurusan Penurunan Kuasa (Arahan Perbendaharaan) bagi mengantikan kerja secara manual.• Mempercepatkan proses kerja• Mengurangkan beban tugas kakitangan• Kerja lebih sistematik• Memudahkan pemantauan• Meningkatkan kemahiran kakitangan

3.2 Sistem di bangunkan oleh seorang kakitangan di JPN Johor yang mempunyai sijil-sijil kelayakan untuk membangunkan sebuah sistem. Beliau turut dibantu oleh 2 orang kakitangan di Bahagian Kewangan untuk sumber data dan beberapa maklumat yang diperlukan semasa pembangunan sistem.

3.3 Kos pembangunan sistem oleh kakitangan adalah sebanyak RM 1,500.00 sahaja manakala kos sekiranya mengupah syarikat swasta akan menggunakan kos sebanyak RM 18,000.00. Kos diambil kira melalui tuntutan perjalanan kakitangan yang terlibat semasa proses pembangunan sistem selama 21 hari ( membangunkan sistem ) dan 26 kali mesyuarat kerana kakitangan tersebut bertugas di UTC Johor Bahru. Selain itu ia juga mengambil kira bil elektrik rumah, penyelenggaraan laptop peribadi dan kos data pakej internet bagi mendapatkan kod untuk pembangunan sistem.









4.0 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK DIJALANKAN



5.0 ELEMEN PENURUNAN KUASA

5.1 Apa Itu Penurunan Kuasa (AP)?

Arahan Perbendaharaan merupakan peraturan kewangan dan perakaunan utama dalam Pengurusan Kewan-gan Kerajaan. Ianya mengandungi arahan-arahan mengenai pengurusan kerajaan, belanjawan, hasil, perbel-anjaan, perolehan dan Aset Awam. Arahan Perbendaharaan yang diguna pakai setakat ini dikeluarkan pada tahun 1997.

Surat Penurunan Kuasa perlu dikeluarkan kepada setiap kakitangan yang terlibat dalam kerja-kerja yang melibatkan kewangan dan surat ini perlu dipamerkan di tempat kerja kakitangan tersebut.

6.0 IMPAK INOVASI

6.1 Elemen Inovatif / Kreativiti

6.1.1 Dengan penggunaan satu sistem yang sama, semua Cawangan JPN akan mempunyai satu sistem penghasilan penurunan kuasa yang seragam berbanding sebelum ini di mana setiap surat penurunan kuasa disediakan dalam pelbagai bentuk.

6.1.2 Antaramuka Sistem ini mudah difahami dan tidak terlalu rumit untuk dikendalikan. Oleh itu tiada masalah bagi pengguna yang baru untuk mengendalikan sistem ini untuk kali pertama.

6.1.3 Pengguna boleh berhubung terus dengan penyedia / pentadbir hanya melalui sistem pesanan ringkas yang disediakan di dalam sistem dan tidak lagi perlu menelefon, email, fax dan pos memo permohonan.

6.1.4 Impak yang dibawa oleh Sistem SPPK ialah penyeragaman proses kerja dan fail dalam peningkatan sistem kerja yang lebih sistematik di semua cawangan JPN memberi impak besar kepada Jabatan.

6.2 Elemen Keberkesanan

6.2.1 Meningkatkan Produktiviti Dengan adanya sistem ini menjadikan proses kerja semakin mudah dan ringkas bermakna ianya sangat efektif untuk menjimatkan masa kakitangan serta masa terlebih itu boleh digunakan untuk membuat kerja lain.

6.2.2 Peningkatan Kualiti Kerja Kualiti kerja ditahap maksima seawal kakitangan menerima permohonan sehingga selesai proses tandatangan Pengarah dan penyimpanan fail.

6.2.3 Keseragaman Dengan penggunaan satu sistem yang sama, semua Cawangan JPN akan mempunyai satu sistem penghasilan penurunan kuasa yang seragam berbanding sebelum ini di mana setiap surat penurunan kuasa disediakan dalam pelbagai bentuk.

6.2.4 Peningkatan Kualiti Kakitangan Seperti yang kita tahu, setiap kakitangan yang berkhidmat adalah sangat penting, tidak kira samada mereka petugas barisan hadapan mahupun “back office”. Tanpa kekuatan dari “manpower” ini, banyak perkara tidak dapat dijalankan dengan sempurna walaupun mempunyai sistem yang canggih.



Dengan pengurangan timbunan kerja yang ketara, secara tidak langsungnya dapat mengurangkan beban dan tekanan kakitangan dan meningkatkan kualiti hidup mereka, lebih sihat, ceria dan menambahkan keseronokan bekerja.

6.2.5 Mudah Digunakan ( User-Friendly ) Antaramuka Sistem ini mudah difahami dan tidak terlalu rumit untuk dikendalikan. Oleh itu tiada masalah bagi pengguna yang baru untuk mengendalikan sistem ini untuk kali pertama.

6.3 Elemen Signifikan

6.3.1 Penjimatan masa pengeluaran Penurunan Kuasa dapat dipercepatkan daripada 18 hari kepada 7 hari bekerja.

6.3.2 Proses kerja kemasukan data hanya sekali sahaja bermakna ianya sangat efektif untuk menjimatkan masa kakitangan dan masa terlebih itu boleh digunakan untuk membuat kerja lain.

6.3.3 Menjimatkan kos dan sumber manusia kerana tiada pertambahan jawatan diperlukan bagi melaksanakan projek ini.

6.3.4 Dapat menjimatkan kos-kos yang lain seperti kos pengeposan dan kos pengahantaran fax yang berulang.

6.4 Elemen Relevan

6.4.1 Impak Kepada Bahagian / Unit

6.4.1.1 Bahagian Kewangan terutamanya yang akan mendapat impak yang sangat ketara dimana masa kaki tangan dapat dijimatkan dan sistem kerja yang seragam dapat dilaksanakan.

6.4.1.2 Penyeragaman proses kerja dan fail dalam peningkatan sistem kerja.

6.4.1.3 Mengurang tekanan dan beban kerja kepada kakitangan.

6.4.1.4 Menjimatkan masa, kos dan tenaga kerja.

6.4.1.5 Peningkatan kualiti kerja, masa dan meningkatkan kualiti kakitangan (mudah capaian).

6.4.2 Sumbangan Kepada Organisasi

6.4.2.1 Mencapai Misi, Visi, KPI Jabatan Penggunaan sistem SPPK (AP) dengan efektif telah menjadikan perkhidmatan Bahagian Kewangan, JPN Negeri Johor lebih cekap dan sistematik. Penjimatan tempoh masa kerja dan kos yang memberangsangkan membuktikan bahawa Key Performance Indicator (KPI) Jabatan dipatuhi dan dilaksanakan dengan berkesan.

6.4.2.2 Meningkatkan Imej Jabatan Permohonan Penurunan Kuasa kakitangan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat dapat meningkatkan imej dan reputasi Jabatan Pendaftaran Negara, Negeri Johor khususnya.

6.4.2.3 Pengurangan kos operasi jabatan Penggunaan sistem SPPK(AP) ini terbukti menjimatkan kos sehingga 100% dan mesra pengguna.



6.4.3 Impak Kepada Perkhidmatan Awam

6.4.3.1 Setiap apa yang kita lakukan adalah menjadi cermin kepada organisasi dan membawa nama baik Perkhidmatan Awam. Dengan perlaksanaan dan peningkatan proses kerja yang sangat efektif dan menjimatkan masa kakitangan awam, dan merealisasikan sistem penyampaian perkhidmatan awam yang cemerlang.

6.4.3.2 Jika kita luaskan dan memandang sesuatu yang lebih jauh, sebenarnya dengan perlaksanaan Sistem SPPK(AP), meningkat hasil kualiti kerja ditahap efisen peningkatan kualiti masa, kualiti kerja, kualiti kakitangan memberi pengaruh yang besar dalam meningkatkan lagi imej jabatan pada khususnya dan imej Perkhidmatan Awam secara amnya.

6.4.3.4 Sistem SPPK(AP) bukan sahaja boleh diselaraskan diperingkat Jabatan Pendaftaran Negara sahaja malahan ia turut boleh digunapakai diseluruh jabatan kerajaan termasuk Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri.

7.0 PENGHARGAAN DITERIMA

7.1 Surat penghargaan dari Biro Tatanegara Negeri Johor, Jabatan Perdana Menteri dan Klinik Cure & Care 1Malaysia, Agensi Anti Dadah Kebangsaan dan kesudian mereka untuk djadikan Banchmark kepada projek yang dibangunkan.



7.2 Surat Ulasan Projek daripada Jabatan Akauntan Negara, Negeri Johor



8.0 MANUAL PENGGUNAAN SISTEM SPPK





9.0 IMPLIKASI KEWANGAN

9.1 Sistem di bangunkan oleh seorang kakitangan di JPN Johor yang mempunyai sijil-sijil kelayakan untuk membangunkan sebuah sistem. Beliau turut dibantu oleh 2 orang kakitangan di Bahagian Kewangan untuk sumber data dan beberapa maklumat yang diperlukan semasa pembangunan sistem. Kos pembangunan sistem oleh kakitangan dalaman adalah sebanyak RM 1,500.00 manakala kos pembangunan pihak swasta berdasarkan Sebutharga yang di minta daripada sebuah syarikat adalah sebanyak RM 18,000.00.

Sebutharga pembangunan sistem

oleh pihak luar



9.2 Penjimatan kos operasi sebanyak RM 673.96 daripada RM 2,933.81 kepada RM 2,259.85.

10.0 KESIMPULAN

Projek KIK D’ST yang telah dilaksanakan oleh kumpulan telah dapat membantu Jabatan Pendaftaran Nega-ra, Negeri Johor dalam MEMUDAHKAN PROSES KERJA PENYEDIAAN PENURUNAN KUASA (AP). Penyelesaian yang telah dilaksanakan oleh kumpulan memberikan sumbangan kepada Jabatan amnya dan kepada anggota yang bertanggungjawab dalam bidang kerja tersebut.

Besarlah harapan agar projek ini dapat digunapakai disemua cawangan Ibu Negeri dan Ibu Pejabat Jabatan Pendaftaran Negara, Malaysia Khasnya dan dapat diperluaskan ke seluruh Jabatan-Jabatan Kerajaan Perse-kutuan dan Negeri yang lain kerana Kejayaan projek KIK D’ST ini sangat-sangat membantu proses kerja yang dipandang remeh tetapi memberikan Impak yang besar kepada Jabatan sekiranya AP tidak dikeluarkan kepada setiap kakitangan yang melakukan tugas-tugas kewangan.

Secara kesimpulannya, sebagai Anggota Jabatan Pendaftaran Negara, Negeri Johor sikap bertanggungjawab perlu disemai untuk sama-sama meningkatkan kreadibiliti Organisasi dari masa ke semasa. Setiap masalah yang timbul dalam Jabatan akan diambil inisiatif untuk diselesaikan dan sekaligus dapat melahirkan inovasi bagi meningkatkan mutu kerja Jabatan dan organisasi.

DISEDIAKAN OLEH :NAMA : HAYATI BINTI ABASJABATAN : KUMPULAN D’STJABATAN PENDAFTARAN NEGARA,NEGERI JOHORTELEFON : 07-2341694EMAIL : [email protected]

Documents

NEGERI JOHOR NAMA PROJEK INOVASI: SISTEM …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2109-sistem-pengurusan... · kadang-kala hilang dalam perjalanan. 1.2.3 Bebanan kepada seorang