LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENGELOMPOKAN MATRIKS …

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 1

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

PENGELOMPOKAN MATRIKS RISALAH REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN BADAN

PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PER ORGANISASI PERANGKAT

DAERAH DARI TAHUN 2004 - 2017

OLEH :

NOLVI ALVONS KUMESAN, SIP

NIP. 19801101 200902 1 001

PENDIDIKAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

PEMERINTAH KOTA BITUNG TAHUN 2018


KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat pertolonganNya sehingga

penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan “Pengelompokkan Matriks/risalah

Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia

(BPK-RI) per Perangkat Daerah dari Tahun 2004 - 2017”. Laporan Proyek Perubahan ini

merupakan bagian persyaratan dalam Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Kepemimpinan

Tingkat IV Pemerintah Kota Bitung Pola Kemitraan dengan Badan Diklat Provinsi Sulawesi

Utara. Laporan ini berisikan tentang langkah-langkah dalam penyelesaian Proyek Perubahan

dengan tujuan atau output yang diharapkan adalah tercapainya tata kelola Pemerintahan yang

baik, bersih dan melayani, serta pengelolaan tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan internal

maupun eksternal lebih optimal.

Menyadari keterbatasan penulis, yang tentunya ada banyak kekurangan-

kekurangannya dari segi penulisan dan cara penyajian Laporan proyek Perubahan ini, untuk

itu saran, usul, masukan dan kritik sangat dibutuhkan demi kesempurnaan laporan proyek

Perubahan. Rampungnya laporan pelaksanaan proyek perubahan ini tentunya didukung

oleh pihak-pihak yang sudah mendukung dan membantu baik waktu, tenaga dan biaya, dan

memberikan bimbingan, arahan dan petujuk, untuk itu pada kesempatan ini penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Walikota Bitung yang sudah mengalokasikan Dana untuk Diklat Pim IV Angkatan I

tahun 2018 Pemerintah Kota Bitung dan sudah memberikan motivasi dan mendukung

penulis selama mengikuti Diklat;

2. Kepala Badan Diklat Provinsi Sulawesi Utara yang sudah menjadi mitra kerja dengan

Pemerintah Kota Bitung dan menjadi motivator bagi peserta Diklat;

3. Kepala Inspektorat Kota Bitung, Bpk. Rayne H.J Suak, S.Sos, yang telah memberikan

bantuan, arahan dan saran serta mendukung kegiatan proyek perubahan;

4. Sekretaris Inspektorat Inspektorat Kota Bitung, Ibu Juliana V. Kemur, S.Pd. M.Si selaku

Mentor yang telah memberikan bantuan, arahan dan saran serta mendukung kegiatan

proyek perubahan;

5. Kepala Badan Kepegawaian Daerah, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bitung, yang sudah

mengundang penulis untuk mengikuti Diklat ini dan sebagai nara sumber dalam Diklat Pim

IV;


6. Bapak Djuhardi Joroh, selaku coach kegiatan proyek perubahan yang membimbing dan

memberi arahan, saran dan koreksi hingga proyek perubahan ini selesai dilaksanakan;

7. Bapak/Ibu para Widyaiswara dan Narasumber yang telah memberi materi pelajaran

sebagai tambahan ilmu buat peserta Diklat Pim IV;

8. Bapak/Ibu Panitia yang telah banyak bantuan fasilitasi selama Diklat Pim IV;

9. Teman-teman Tim Kerja dan semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu,

atas segala bantuan dan dukungannya dalam pelaksanaan proyek perubahan ini.

Semoga tulisan tentang Laporan Proyek Perubahan ini dapat bermanfaat bagi kita

semua, Tuhan Memberkati.

Bitung, Oktober 2018

Project Leader/Penulis, FI NOLVI A. KUMESAN, SIP NIP. 19801101 200902 1 001


BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Bahwa sesuai dengan ketentuan pasal 13 ayat (2) huruf c, Berdasarkan

Peraturan Walikota Bitung Nomor. 57 Tahun 2016, tentang Kedudukan, Sususnan

Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Inspektorat Kota Bitung, yang didalam

berkaitan erat dengan area perubahan yaitu menginventarisasi hasil pengawasan.

Inspektorat selaku Aparat Pengawas Internal Pemerintah mempunyai peranan

penting dalam mengendalikan munculnya Permasalahan dalam penyelenggaraan

segala urusan Pemerintahan dalam suatu instansi/Pemerintah Daerah. Menjadi lapis

kedua pengendalian setelah lapis pertama dari internal manajemen,menjadikan

Inspektorat berperan strategis agar jangan sampai permasalahan muncul kemudian

dan menjadi temuan oleh Aparatur Pengawas Internal seperti BPKP, Itjen Kementrian

bahkan lebih jauh dari Pemeriksa Eksternal yaitu BPK dan Aparat Penegak Hukum

(APH).

sesuai norma pengawasan besarnya manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan

kegiatan pemeriksaan tidak terletak pada jumlah temuan pemeriksaan yang dilaporkan

atau rekomendasi yang dibuat, tetapi terletak pada efektifitas penyelesaian tindak lanjut

hasil pemeriksaan oleh entitas yang diperiksa. paradigma pengawasan saat ini telah

berubah, fungsi pengawasan tidak lagi sebagai wacth dog, tetapi harus berperan lebih

besar lagi yaitu sebagai pemberi peringatan dini (early warning) system), penjamin

kualitas (quality assurance) dan wadah konsultasi (consulting). tindak lanjut hasil

pemeriksaan (tlhp) merupakan tolak ukur dari tatanan kegiatan pengawasan atau

pengendalian. pelaksanaan rekomendasi dalam penyelesaian tindak lanjut hasil

pemeriksaan merupakan langkah dari proses perbaikan yang harus menjadi prioritas

bagi auditi, kedisipilinan dan ketaatan dalam menyelesaikan tindak lanjut menjadi

indikator atas kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan. Dengan adanya

rapat pemutakhiran tindak lanjut hasil pemeriksaan diharapkan menjadi media

konsultasi bagi auditi Perangkat Daerah dalam upaya mempercepat penyelesaian

tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI, BPKP,Inspektorat Provinsi dan Inspektorat


Kota Bitung. tuntutan tersebut akan dipenuhi apabila setiap proses penyelenggaraan

pemerintahan mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan sampai pengawasan

dapat diyakini melaui sistem pengendalian intern yang memadai.

Data laporan hasil pengawasan/pemeriksaan yang digunakan untuk melakukan

tindaklanjut hasil pemeriksaan oleh Perangkat Daerah selama ini adalah matriks/risalah

yang dibuat oleh BPK dan Inspektorat Kota Bitung.

Matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan adalah suatu kumpulan

rekomendasi seluruh hasil pemeriksaan, didalamnya mencatat semua bentuk temuan

dan rekomendasi yang harus ditindaklanjuti. Matriks/risalah yang diberikan oleh BPK RI

belum terinventarisir menurut Perangkat Daerah, artinya temuan tersebut masih

tercapur baur dengan temuan-temuan Perangkat Daerah lain, belum dipisahkan per

Perangkat Daerah. Dengan demikian temuan hasil pemeriksaan yang tertuang di

dalam matriks/risalah sulit untuk ditelusuri per Perangkat Daerah sehingga Perangkat

Daerah mengalami kesulitan untuk melakukan tindak lanjut sesuai rekomendasi hasil

pemeriksaan, makanya melalui masalah ini harus diberikan solusi terbaik dalam

mengatasitasi permasalahan tersebut yaitu membuat pengelompokkan

matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan agar Perangkat Daerah mudah

memahami rekomendasi yang harus ditindaklanjuti sehingga menghasilkan

peningkatan progres tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.

B. TUJUAN

1. Jangka pendek:

Melakukan pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK

RI

2. Jangka menengah:

Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindak lanjut hasil pemeriksaan.

3. Jangka Panjang:

Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan yang ter-

update secara on-line sehingga Perangkat Daerah melakukan tindaklanjut secara

on-line.


C. MANFAAT

a. Bagi peserta : Tersediannya data matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI yang

sudah dikelompokkan berdasarkan temuan per Perangkat Daerah.

b. Bagi Perangkat Daerah :

- Mendapatkan pendampingan oleh Tim Inspektorat dalam penyelesaian tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK-Ri dan APIP.

- Memberikan kemudahan kepada Perangkat Daerah untuk melakukan tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan dalam rapat pemutakhiran data.

c. Bagi Kota Bitung:

Terjadinya peningkatan prosentase tindaklanjut yang dilakukan oleh setiap

Perangkat Daerah ketika melakukan rekonsiliasi data TLRHP dengan BPK.

D. AREA PROYEK PERUBAHAN

1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja

Berdasarkan Peraturan Walikota Bitung Nomor. 57 Tahun 2016, tentang

Kedudukan, Sususnan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Inspektorat

Kota Bitung, dengan tugas dan fungsi :

(a). Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi kegiatan pengawasan dan

penyusunan laporan kegiatan,

(b). Mengadministasikan dan menyampaikan laporan hasil pengawasan kepada

entitas dan pejabat instansi terkait sesuai kebutuhan,

(c). Menginventarisasi hasil pengawasan dan menyusun statistik hasil

pengawasan srta melaksanakan pemutakhiran/rekonsiliasi data tindak lanjut

hasil pengawasan/pemeriksaan maupun penanganan pengaduan

masyarakat; dan

(d). Membuat tugas kedinasan lainya Laporan Akuntabilitas Kerja Instansi

Pemerintah (LAKIP) Inspektorat.

2. Area Organisasi yang Bermasalah

(c). Menginventarisasi hasil pengawasan dan menyusun statistik hasil

pengawasan serta melaksanakan pemutakhiran/rekonsiliasi data tindak lanjut


hasil pengawasan/pemeriksaan maupun penanganan pengaduan

masyarakat.

3. Area Organisasi yang Menjadi Area Perubahan

Belum adanya inventarisasi hasil pengawasan per Perangkat Daerah yang dibuat

oleh Inspektorat Kota Bitung.

E. RUANG LINGKUP

a. Pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI.

b. Pendampingan pada Perangkat Daerah dalam melaksanakan penyelesaian tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP Lainnya.

b. Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan

c. Sistem penyelesaian tindak lanjut secara on-line.

F. KRITERIA KEBERHASILAN

a. Tersedianya matriks/risalah rekomendasi hasil pengeawasan untuk memudahkan

Perangkat Daerah melakukan inventarisasi rekomendasi untuk ditindaklanjuti.

b. Terlaksanannya pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam penyelesaian

tindak lanjut hasil pemeriksaan.

c. Tersedianya aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan sehingga

Perangkat Daerah diberikan kemudahan untuk mengakses/melihat setiap

perkembagan tindaklanjut secara on-line.

d. Tersedianya sistem tindak lanjut yang akan dilakukan oleh Perangkat Daerah

dilakukan secara on-line.


BAB II

DESKRIPSIPROYEK PERUBAHAN

A. ROADMAP PROYEK PERUBAHAN

Proyek perubahan ini dibuat dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Koorniasi dan konsultasi dengan Stakeholder Eksternal dan Internal

a. Koordinasi dengan BPK-RI (Eksternal)

b. Koordinasi Vertikal dengan Inspektur dan Sekretaris (mentor) Inspektur

Pembantu Wilayah I,II,II, dan IV.

2. Pembentukan Tim Efektif

a. Pembuatan SK Tim Efektif.

b. Pembagian tugas Pokja I dan II.

c. Rapat dengan tim efektif

3. Pendampingan pada Perangkat Daerah dalam penyelesaian tindaklanjut

rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP.

a. Membuat Undangan.

b. Mendistribusikan undangan.

c. Membuat sambutan Walikota Kota Bitung

d. Pembukaan Kegiatan Rapat Pemutakhiran data rekomendasi hasil pemeriksaan

BPK-RI dan APIP lainnya.

e. Pendampingan kepada Perangkat Daerah untuk melakukan tindak lanjut

rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP lainnya.

4. Pengelompokkan hasil pemeriksaan/pengawasan oleh BPK RI dalam bentuk

Matriks/risalah dari tahun 2004 – 2017.

a. Pembuatan konsep dalam bentuk matriks/risalah.

b. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.

c. Pengelompokkan hasil pemeriksaan BPK RI dalam bentuk matriks/risalah

bedasarkan draft

5. Verifikasi akhir dan penyaluran matriks/risalah yang telah dikelompokkan per

Perangkat Daerah.

a. Finalisasi akhir

b. Melakuka born matriks/rislah dalam bentuk CD RW setiap Perangkat Daerah


c. Penyaluran/ekspedisi matrik/risalah hasil pengelompokkan per Perangkat

Daerah.

6. Evaluasi dan Pelaporan.

a. Evaluasi dan Pelaporan Project Perubahan

Milestone Proyek Perubahan

MILESTONE (PENTAHAPAN) PROYEK PERUBAHAN

MILESTONE/KEGIATAN PELAKSANAAN WAKTU TANGGAL

PELAKSANAAN OUTPUT

1. KOORNIASI DAN KONSULTASI DENGAN STAKEHOLDER EKSTERNAL

DAN INTERNAL

Terlaksanannya koordinasi

1. Koordinasi dengan

dengan BPK RI.(Eksternal)

2. Koordinasi Vertikal dengan Inspektur dan Sekretaris (mentor) Inspektur Pembantu Wilayah I,II,II, dan IV.

Pokja I Project leader

2 (dua) hari 1 hari 1 hari

18 Juli 2018 19 Juli 2018

Berita Acara

Rekonsiliasi Pernyataan

dukungan Inspektur, Sekretaris, Inspektur Pembantu Wilayah I,II,II, dan IV, P2UPD dan Tim Efektif.

2. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF Terbentuknya Tim Proyek Perubahan

1. Pembuatan SK Tim

Efektif.

2. Pembagian tugas Pokja I dan II.

3. Rapat dengan tim efektif

Project leader Project leader Project leader

2 (dua) hari

2 hari 1 hari 1 hari

20 dan 23 Juli 2018 20 Juli 2018 23 Juli 2018

SK Tim Efektif SK

Pembentukan dan Tugas Tim Pendamping

Daftar hadir Dokumentasi Notulen rapat


3. PENDAMPINGAN PADA PERANGKAT DAERAH DALAM PENYELESAIAN TINDAKLANJUT REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI DAN APIP

Pendampingan terlaksana

1. Membuat Undangan.

2. Mendistribusikan undangan.

3. Membuat sambutan Walikota Kota Bitung Pelaksanaan kegiatan Pembukaan Rapat Pemutakhiran data rekomendasi hasil pemeriksaan.

4. Pembuakaan

Kegiatan Rapat

Pemutakhiran data

rekomendasi hasil

pemeriksaan BPK-RI

dan APIP lainnya.

5. Pendampingan

kepada Perangkat Daerah untuk

melakukan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP lainnya

Pokja 1 Pokja 1 Project Leader Project Leader Pokja 1 Pokja 2 Project Leader Pokja 1 Pokja 2

5 (lima) hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 3 hari

23 Juli 2018 24 Juli 2018 24 Juli 2018 25 Juli 2018 25 – 27 Juli 2018

Undangan

Ekspedisi Sambutan

Walikota

Dokumentasi/

foto Daftar hadir Dokumentasi/

foto Daftar hadir Laporan hasil

pelaksanaan


4. PENGELOMPOKKAN REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN OLEH BPK-RI DALAM BENTUK MATRIKS/RISALAH PER PERANGKAT DAERAH DARI TAHUN 2004 – 2017.

Matriks/risalah terlaksana per

PD

1. Pembuatan konsep dalam bentuk matriks/risalah.

2. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.

3. Pengelompokkan

hasil pemeriksaan BPK RI dalam bentuk matriks/risalah bedasarkan format.

Project Leader Pokja I Pokja II

10 (sepuluh) hari 2 hari 3 hari 5 hari

30 – 31 Juli 2018 1 - 3 Agustu 2018 6 – 10 Agustus 2018

Format

matriks Matriks/risalah

Hasil inventarisasi

Matriks/risalah

hasil pengelompokkan per PD

5. VERIFIKASI AKHIR DAN PENYALURAN MATRIKS/RISALAH YANG TELAH DIKELOMPOKKAN PER OPD

Verifikasi dan penyaluran terlaksana

1. Verifikasi akhir

2. Melakukan burn matriks/rislah dalam bentuk CD/RW

3. Penyaluran/ekspedisi

matrik/risalah hasil pengelompokkan per Perangkat Daerah

Project leader Pokja 1 Pokja 1

6 (enam) hari 2 hari 2 hari 2 hari

20 - 21 Agustus 2018 23 – 24 Agustus 2018 27 – 28 Agustus 2018

Matriks/risalah

Foto kegiatan CD/RW Surat

pengantar dan CD/RW

Foto kegiatan ekspedisi

Tanda terima/ekspedisi

6. Evaluasi dan Pelaporan Tersediannya

laporan Proyek Perubahan

1. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan

Project leader

2 (dua) hari 2 hari

29 – 30 Agustus 2018

Laporan Evaluasi


B. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN

1. Internal

- Inspektur

- Sekretaris

- Inspektur Pembantu Wilayah I

- Inspektur Pembantu Wilayah II

- Inspektur Pembantu Wilayah III

- Inspektur Pembantu Wilayah IV

- Pejabat Pengawas Urusan Pemerintahan Daerah (P2UPD)

- Staf dan THL

2. Eksternal

- BPK-RI

- Organisasi Perangkat Daerah

C. STRATEGI KOMUNIKASI

Strategi komunikasi merupakan paduan dari perencanaan komunikasi dan

manajemen komunikasi untuk mencapai satu tujuan dalam proyek perubahan ini,

sehingga dibawah ini beberapa cara komunikasi yang diterapkan tim efektif dalam

implementasi proyek perubahan.

Bersemangat

Komunikasi yang dikemas dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan ini

adalah dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan Stakeholder

selaku pendengar agar segera bertindak mendukung dan membantu

mengimplementasikan proyek perubahan setelah menerima pesan.

Terbuka

Untuk menciptakan komunikasi yang efektif adalah harus transparansi, artinya

adanya kejujuran informasi yang disampaikan dalam implementasi Proyek

Perubahan.

Terstruktur

Komunikasi yang secara terarah agar dapat dengan mudah dimengerti oleh

stakeholder sebagai pendengar.


Profesional

Komunukasi dikemas secara profesional. Artinya pesan dibuat dengan baik dan

tanpa kepentingan pribadi.

Secara umum strategi komunikasi yang dilaksanakan dalam implementasi

proyek perubahan ini adalah secara persuasif dalam rangka meyakinkan Stakeholder

baik internal maupin eksternal agar mereka memenuhi efek kognitif, afektif dan konatif

dalam membantu menyukseskan implementasi Proyek Perubahan.


D. PEMETAAN STAKEHOLDER DALAM NETMAP

INSPEKTUR

PROJECT

LEADER

STAF/THL

STAKEHOLDER:

INTERNAL PEMERINTAH:

- Inspektur

- Sekretaris Inspektur

- Inspektur Pembantu Wyh I

- Inspektur Pembantu Wyh II

- Inspektur Pembantu Wyh III

- Inspektur Pembantu Wyh IV

- P2UPD

- Kasubag Evlap

- Staf/THL

EKSTERNAL PEMERINTAH:

- BPK RI Perwaklan sulut

- Organisasi Perangkat Darah

JENIS HUBUNGAN:

Koordinasi

Perintah

Pelaporan

Konsultasi

Informasi

JENIS POSISI:

Mendukung (+)

Menentang ( - )

Netral (+/-)

NETMAP

LATENTS

- BPK RI

PROMOTORS

- Inspektur

- Sekretaris Inspektorat

- Irban I,II,III dan IV

- P2UPD

- Kasubag Evlap (PL)

- Staf/THL

APATHETICS

-

DEFENDERS

- Perangkat Daerah

(+/-)

(+)9

BPK

Perwakilan

Sulut

(+)

9

7

8

(+)

PERANGKAT

DAERAH9 (+)

PR OJECT LEA DER

D. PEMETAAN STAKEHOLDER DALAM NETMAP

IRBAN I,II,III,IV

9 (+)


BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Adapun pelaksanaan Proyek Perubahan ini dilaksanakan tidak lagi mengacu pada

Milestone dan Roadmap yang di diseminarkan pada tanggal 17 Juli 2018 yang lalu

karena dari hasil seminar Penguji memberikan saran atau masukan untuk

penambahan kegiatan khususnya perbanyak kegiatan Perangkat Daerah bukan

hanya penerima manfaat tapi memberikan peran atau kontribusi dari implementasi

proyek perubahan dan perlu adanya pendampingan dari Inspektorat. Dari masukan

tersebut Project Leader merubah Milestone dan Roadmap untuk di

implememtasikan Proyek Perubahan, dengan hasil capaian implementasi kagiatan

dalam setiap Milestone dapat diuraikan sebagai berikut :

1. KOORDINASI DAN KONSULTASI DENGAN STAKE HOLDER EKSTERNAL

DAN INTERNAL

1.1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Stakeholder Eksternal

Koordinasi dengan BPK-RI

Koordinasi dengan Tim/dosir pembahas BPK-RI dalam pelaksanaan

rekonsiliasi data Tindak Lanjur Rekomendasi Hasil Pemeriksaan (TLRHP)

dan Pemantauan penyelesaian Kerugian Negara/daerah dilakukan oleh

Pokja I pada hari Rabu, 18 Juli 2018 di Aula Kantor BPK-RI Perwakilan

Sulawesi Utara di Manado untuk mendapatkan data perkembangan TLRHP

dan Pemantauan kerugian Negara/daerah.

Koordinasi dengan BPK-RI


1.2. Koordinasi dan Konsultasi dengan Stakeholder Internal

Koordinasi dengan Inspektur Kota Bitung

Pelaksanaan koordinasi vertikal dengan Inspektur Kota Bitung Bpk. Rayne

H. J. Suak, S.Sos pada hari Kamis, 19 Juli 2018 di ruang kerja, dari hasil

konsultasi Inspektur mendukung penuh kepada Project Leader untuk

segera mengimplementasikan Proyek Perubahan terkait Pengelompokkan

Matriks/risalah Hasil Pemeriksaan BPK-RI per Perangkat Daerah dari

Tahun 2004 – 2017 serta memberikan arahan untuk mempersiapkan

semua kebutuhan yang diperlukan.


Koordinasi dan Konsultasi dengan Sekretaris Inspektorat Kota Bitung Pelaksanaan koordinasi dengan Sekretaris Inspektorat Kota Bitung Ibu.

Juliana V. Kemur, S.Pd. M.Si selaku Mentor pada hari Kamis, 19 Juli 2018

di ruang kerja, dari hasil konsultasi Mentor memberikan dukungan dan

arahan kepada Project Leader untuk segera mengimplementasikan Proyek

Perubahan terkait Pengelompokkan Matriks/risalah Rekomendasi Hasil

Pemeriksaan BPK-RI Per Perangkat Daerah dari tahun 2004 – 2017, serta

mendapatkan arahan unuk segera membuat dan mempersiapkan data-data

antara lain :

1. Membuata SK Tim Evektif

2. Membuat SK Pendamping dalam penyelesaian tindak lanjut

rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI.

3. Rapat Internal dengan Stakeholder internal

4. Mempersiapkan semua data-data pendukung untuk kelancaran Proyek

Perubahan.


Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah I

Pelaksanaan Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu

Wilayah I an. K.N.R. Gerungan, SIP selaku ketua pokja 2 pada hari Kamis

19 Juli 2018, dari hasil koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah I

memberikan dukungan lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader

untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan serta meminta kepada

Irban I untuk kiranya bersedia menjadi ketua pokja 2.

Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah II


Wilayah II an. Dra. Vonny Lazarus pada hari Kamis 19 Juli 2018, dari hasil

koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah II memberikan dukungan lewat

pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk mengimplementasikan

Proyek Perubahan serta meminta kepada Irban II untuk kiranya bersedia

menjadi anggota pokja 2.


Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah III


Wilayah III an. Ir. Robert Lumempouw pada hari Kamis 19 Juli 2018, dari

hasil koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah III memberikan dukungan

lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk

mengimplementasikan Proyek Perubahan serta meminta kepada Irban III

untuk kiranya bersedia menjadi anggota pokja 2.

Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah IV


Wilayah III an. Daisy Ch. Lumatau, S.Pd pada hari Kamis 19 Juli 2018, dari

hasil koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah IV memberikan dukungan

lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk

mengimplementasikan Proyek Perubahan serta meminta kepada Irban IV

untuk kiranya bersedia menjadi anggota pokja 2.


2. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

2.1. Pembentuka SK Tim Efektif

SK Tim Efektif dibuat Oleh Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan

sebagai Project Leader kemudian diusulkan kepada Sekretaris Inspektorat

Selaku Mentor pada hari Jumat, 20 Juli 2018 kemudian dikonsultasikan

kepada Inspektur untuk persetujuan melalui penandatangan SK Tim Efektif.

Hasil dari kegiatan ini yaitu adanya SK Tim Efektif yang ditandatangan oleh

Inspektur Kota Bitung.

2.1. Pembagian Tugas Pokja 1 dan Pokja 2

Pembagian tugas Pokja 1 dan Pokja 2 dikerjakan di ruang Bagian Evaluasi

dan Pelaporan pada hari Jumat, 20 Juli 2018 dalam bentuk Surat

Keputusan (SK) Penetapan dan Pembagian Tugas Tim Pendamping

kemudian di koordinasikan dengan Mentor kemudian diteruskan kepada

Inspektur untuk mendapatkan persetujuan dan disetujui. Hasil dari kegiatan

ini yaitu adanya SK Penetapan dan Pembagian Tugas Pendamping pokja

1 dan pokja 2.

2.2. Pelaksanaan Rapat Tim Efektif

Rapat Tim Efektif dipimpin langsung oleh Sekretaris Inspektorat selaku

Mentor pada hari Senin tanggal 23 Juli 2018 bertempat di Ruang Pojok

Baca Inspektorat Kota Bitung dan dihadiri oleh Tim Efektif yang telah

dibentuk dengan tujuannya untuk membantu Project Leader dalam meng

implementasikan proyek perubahan dalam kurang lebih 60 (enam pulh)

hari kedipan dengan hasil rapat sebagai berikut :

1. Sekretaris Inspektorat Kota Bitung selaku Mentor mempertegas tentang

nama-nama yang masuk dalam Tim Efektif yang telah ditanda tangani

oleh Inspektur.

2. Mengarahkan Tim Efektif untuk membantu Project Leader dalam

mengimplementasikan proyek perubahan.

3. Persiapan pelksanaan rapat pemutakhiran data rekomendasi hasil

pemeriksaan BPK-RI dan APIP pada tanggal 25 – 27 Agustus 2018.


4. Persiapan data tindak lanjut dan Tim Pendamping penyelesaian tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP. Hasil kegiatan

ini yaitu Dokumentasi/foto, daftar hadir dan notulen rapat.

3. PENDAMPINGAN KEPADA PERANGKAT DAERAH DALAM

PENYELESAIAN REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI DAN

APIP.

3.1. Membuat undangan

Membuat undangan kepada seluruh Perangkat Daerah yang masih

tertdapat temuan rekomendasi hasil pemeriksaan yang belum selesai di

tindak lanjuti untuk hadir Rapat Pemutakhiran Data Tindak Lanjut

Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-RI dan APIP pada tanggal 25 – 27


Juli 2018 di ruang Balai Pertemuan Umum (BPU) Kantor Walikota Bitung,

kegiatan ini dilaksanakan oleh pokja 1 pada hari Senin, 23 Juli 2018 di

ruang Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. Hasil dari kegiatan ini

yaitu undangan pelaksanaan kegiatan yang ditandatangani oleh

Sekretaris Daerah Kota Bitung.

3.2. Mendistribusikan Undangan

Undangan yang sudah ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Kota Bitung

di salurkan kepada Perangkat Daerah, kegiatan ini dilaksanakan oleh

pokja 1 pada hari Selasa, 24 Juli 2018, Hasil dari kegiatan ini yaitu Tanda

Terima/Ekspedisi.

3.3. Membuat Sambutan Walikota

Membuat sambutan Walikota Bitung pada kegiatan Pembuakaan Rapat

Pemutakhiran Data Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-

RI dan APIP, dikerjakan oleh Project Leader di ruang Kepala Sub Bagian

Evaluasi dan Pelaporan pada hari Selasa, 24 Juli 2018, Hasil kegiatan ini

yaitu Sambutan Walikota dan Laporan Pelaksanaan Kegiatan Inspektur

Kota Bitung.

3.4. Pembukaan Kegiatan Rapat Pemumutakhiran Data Tindak Lanjut

Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-RI dan APIP.

Pembukaan Kegiatan Rapat Pemumutakhiran Data Tindak Lanjut

Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-RI dan APIP sebenarnya akan

dibuka langsung oleh Wakil Walikota Bitung Bpk. Ir. Maurits mantiri, MM

namun beliau tidak bisa hadir karena ada urusan mendadak yang tidak

kalah pentingnya, sehingga acara dibuka oleh Asisten Administrasi Umum

(Asisten 3) Bpk Yoke F. Senduk, SH.MH yang bertempat di ruang Balai

Pertemuan Umum kantor Walikota Bitung, pelaksanaan kegiatan ini

berlansung selama 3 hari yakni dati tanggal 25 – 27 Juli 2018 dan

dilaksanaan pada 2 (dua) tempat yaitu acara pembukaan dilaksanakan di

BPU kantor Walikota dan pelaksanaan pemutahiran data dilaksanakan di

aula Inspektorat Kota Bitung. Kegoatan ini dihadiri oleh seluruh Perangkat


Daerah yang belum menyelesaikan semua rekomendasi hasil

pemeriksaan. Hasil kegiatan ini adalah Foto dokumendasi, daftar hadir

dan laporan kegiatan.

Kegiatan Rapat Pemumutakhiran Data Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil

Pemeriksaan BPK-RI dan APIP di ruang BPU Kantor Walikota Bitung.


3.5. Pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam penyelesaian

rekomendasi hasil pemeriksaan.

Pelaksanaan pendampingan dalam proses penyelesaian tindaklanjut

dilakukan oleh Pokja 2 dimana telah dibagi 4 (empat) Tim Pendamping

dimana masing-masing Tim Pendamping diberikan tanggung jawab untuk

mendampingi Perangkat Daerah sesuai dengan pembagian yang telah

ditanda tangani oleh Inspektur kota Bitung, Pokja 1 hanya melakukan

monitoring terhadap pelasanaan pendampingan kemudian data terakhir

atas tindak lanjut yang disampaikan oleh Perangkat Daerah di update

untuk diinventarisir kemudian di lakukan pengelompokkan rekomendasi


hasil pemeriksaan per Perangkat Daerah. Tugas Tim Pendamping yaitu

memberikan arahan dan petunjuk kepada Perangkat Daerah dalam

penyelesaian rekomendasi tindak lanjut sesuai rekomendasi hasil

pemeriksaan. Kegiatan ini dilaksanakan di aula Inspektorat Kota Bitung

selama 3 (tiga) hari yaitu dari tanggal 25 – 27 2018 . Hasil dari kegiatan ini

adalah Penetapan Tim Pendamping, daftar hadir dan dokumentasi/fota

kegiatan.

Kegiatan pendampingan pada tanggal 25 Juli 2016



Kegiatan pendampingan pada hari kamis tanggal 26 Juli 2018


Kegiatan pendampingan pada hari Jumat tanggal 27 Juli 2018


4. PENGELOMPOKKAN REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN OLEH BPK-

RI DALAM BENTUK MATRIKS/RISALAH PER PERANGKAT DAERAH DARI

TAHUN 2004 – 2017.

4.1. Pembuatan format dalam bentuk matriks.

Pembuatan format dalam betuk matriks untuk pengelompokkan

sesuai dengan temuan hasil pemeriksaan per Perangkat Daerah

dilakukan oleh Project Leader di ruang Kepala Sub Bagian Evaluasi dan

Pelaporan pada tanggal 30 – 31 Juli 2018. Hasil dari kegiatan ini adalah

draf format matriks.

4.2. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan

Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan

dilaksanakan oleh pokja 1 di ruang Kepala Sub Bagian Evaluasi dan

Pelaporan pada tanggal 1 – 3 Agustus 2018. Pelaksanaan kegiatan ini

dimana pokja melakukan inventarisasi rekomendasi hasil pemeriksaan

berdasarkan temuan per PD pada matriks/risalah hasil pemeriksaan BPK-

RI dari tahun 2004 – 2017 dengan cara memberikan tanda/warna pada

temuan setiap Prerangkat Daerah sehingga mudah untuk melakukan

pengelompokkan. Hasil dari kegiatan ini adalah matriks/risalah yang

sudah di beri tanda/warna. (data di burn/copu dalam CD/RW karena

dokumen rahasia yang tidak bisa di publikasikan)

4.3. Pengelompokkan rekomendasi hasil pemeriksaan berdasarkan temuan

Perangkat Daerah.

Pengelompokkan rekomendasi hasil pemeriksaan berdasarkan

temuan Perangkat Daerah ini dilaksanakan oleh Pokja 1 di ruangan

Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaopran pada selama 5 (lia) hari dari

tanggal 6 – 10 Agustus 2018. Hasil dari kegiatan ini adalah matriks/risalah

yang sudah dikelompokkan per Perangkat Daerah sesuai

temuan/rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI. (data di burn/copu

dalam CD/RW karena dokumen rahasia yang tidak bisa di publikasikan)


5. VERIFIKASI AKHIR DAN PENYALURAN MATRIKS/RISALAH YANG TELAH

DIKELOMPOKKAN PER PERANGKAT DAERAH.

5.1. Verifikasi Akhir

Setelah pengelompokkan matriks/risalah per Perangkat Daerah telah

selesai dilakukan oleh Pokja 1 maka Project Leader melakukan verifikasi

akhir atas data tersebut hal ini dilakukan untuk memastikan supaya data

tersebut telah sesuai dengan format dan rekomendasi hasil pemeriksaan

per PD. Hal ini dilakukan pada hari hari senin tanggal 20 Agustus 2018 di

ruang kerja Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. Hasil dari

kegiatan ini adalah Matriks yang sudah diverifikasi dan telah siap untuk

diburn/copy ke CD/RW untuk di salurkan ke PD. (data di burn/copu dalam

CD/RW karena dokumen rahasia yang tidak bisa di publikasikan).

5.2. Melakukan Born/copy data Matriks/risalah ke dalam CD/RW.

Data matriks/risalah yang sudah dikelompokkan per PD oleh Pokja 1

kemudian di born/copy file ke dalam CD RW oleh Pokja 1 pada hari Kamis

23 Agustus 2018 di ruang kerja Kepala Sub Bagian Evaluasi dan

Pelaporan. Hasil dari kegiatan ini adalah CD/RW yang telah berisi data

matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan.



5.3. Penyaluran/ekspedisi matriks/risalah hasil pengelompokkan per

Perangkat Daerah.

Matriks/risalah yang sudah di burn/copy ke CD/RD per Perangkat Daerah

kemudian kemudian disalurkan oleh pokja 1 pada hari Senin dan Selasa

tanggal 27-28 Agustus 2018.

Persiapan untuk penyaluran/ekspedisi.


Foto dokumentasi pelaksanaan ekspedisi/penyaluran.



6. EVALUASI PELAKSANAAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN DAN

PELAPORAN.

6.1. Pelaksanaan Proyek Perubahan pada Inspektorat Kota Bitung dengan

Judul “Pengelompokkan Matriks/risalah Rekomendasi Hasil

Pemeriksaan Badana Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-

RI) Per Perangkat Daerah Dari Tahun 2004 - 2017” merupakan suatu

inovasi dalam pelaksanaan tugas di bidang pengawasan dalam

mendukung setiap Program dan kegiatan pada Inspektorat dan

Pemerintah Kota Bitung pada umumnya. Namun dalam pelaksanaan

implemrntasi proyek perubahan tidaklah sesuai dengan apa yang

dibayangkan sebelumnya oleh Projeck Leader pada saat belum

pelaksanaan ujian seminar pada tanggal 17 Juli 2018 yang lalu, hal ini

dibuktikan pada saat pelaksanaan implementasi proyek perubahan sudah

tidak lagi sesuai dengan tahapan/milestone dan Netmap awal karena

menyesuaikan dengan petunjuk dan arahan dan penguji.

Project Lider tidak bisa menampilkan atau melampirkan Matriks/risalah

yang telah dikelompokkan oleh tim efektif mengingat data tersebut adalah

merupakan rahasia Pemerintah Kota Bitung karena menyangkut temuan

hasil pemeriksaan BPK-RI yang didalamnnya terdapat temua kerugian

Negara/daerah dan temuan bersifat administrasi yang tidak boleh di

publikasikan keluar. Tetapi Project Leader hanya bisa memperlihatkan

data matriks/risalah yang sudah dikelompokkan per Perangkat Daerah

dalam bentuk soft copy dalam CD/RW kepada penguji dan Coach saat

pelaksanaan ujian hasil pelaksanaan implementasi proyek perubahan

nanti.

B. KENDALA EKSTERNAL DAN INTERNAL

Kendala yang didapati Project Leader dalam implementasi Proyek Perubahan adalah

sebagai berikut :

1. Kendala Internal :

a. Banyaknya tugas rutin yang harus dikerjakan oleh Project Leader

Sebagai Kasubag Evaluasi dan Pelapuran;


b. Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh Inspektur dan

harus segera dilaksanakan oleh Karena kegiatan yang mendesak

merupakan petunjuk atasan sehingga implementasi Proyek Perubahan

tidak sesuai dengan Milestone Rancangan Proyek Perubahan yang

diseminarkan

2. Kendala eksternal:

a. Koordinasi dengan BPK-RI untuk pengambilan data hasil Rekonsiliasi

data tindak lanjut khususnya berita acara hasil rekon mengalami

kendala karena belum ditandatangan oleh pimpinan BPK-RI dan

dosir/tim yang yang menangani Pemerintah Kota Bitung karena sudah

mendapatkan tugas pemeriksaan di Kab/Kota lain.

C. STRATEGI MENGATASI MASALAH

1. Strategi mengatasi masalah internal :

Mengoptimalkan Kelompok Kerja dalam Tim Efektif dengan memanfaatkan

media komunikasi yang ada selalu melakukan koordinasi dan kontrol ke

pokja-pokja dalam mengimplementasikan milestone Proyek Perubahan.

2. Strategi mengatasi kendala eksternal

Melakukan koordinasi lewat komunikasi melalui media WA dan telefon

untuk kesedian data atau berita acara hasil rekonsiliasi dan monitoring

tindak lanjut yang sudah ditandatangi oleh Pimpinan BPK-RI.


BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pelaksanaan Proyek Perubahan pada Inspektorat Kota Bitung dengan Judul “

Pengelompokkan Matriks/risalah Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Badana

Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI) Per Perangkat Daerah Dari

Tahun 2004 - 2017” merupakan suatu inovasi dalam pelaksanaan tugas di bidang

pengawasan dalam mendukung setiap Program dan kegiatan pada Inspektorat dan

Pemerintah Kota Bitung pada umumnya.

Dari hasil Laboratorium Kepemimpinan yang dituangkan dalam laporan akhir

Proyek Perubahan Pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV dapat

disimpulkan sebagai berikut :

1. Terlaksanannya Pengelompokkan Matriks/Risalah rekomendasi hasil pemeriksaan

Badana Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI) per Perangkat Daerah

dari tahun 2004 - 2017”

2. Terlaksananya kegiatan pendampingan dalam penyelesaian semua tindak lanjut

rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP lainya kegiatan ini dilakukan

dalam rangka memberikan ruang konsultasi dan bersih-bersih temuan.

3. Menunjang tugas pokok dan fungsi Project Leader dalam Pelaksanaan pengawasan

maupun penanganan penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan

BPK-RI dan APIP.

B. Rekomendasi

Melalui pelaksanaan Proyek Perubahan ini Project Leader menyadari bahwa

banyak hal yang perlu dilakukan terkait penanganan dan penyelesaian semua

rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK-RI dan APIP lainnya, makanya melaui

proyek perubahan ini setidaknya telah membantu atau mempermudah Perangkat

Daerah mengetahui berapa banyak rekomendasi yang sudah dan belum di tindak lajuti.

maka Project Leader merekomendasikan kedepan agar :


1. Perangkat Daerah yang belum sepenuhnya menyelesaikan semua rekomendasi

baik BPK-RI dan APIP lainnya agar dapat memahami betul apa yang menjadi

rekomendasi hasil pemeriksaan untuk ditindaklanjuti.

2. Perangkat Daerah harus terus berkoordinasi dan konsultasi dengan Inspektorat

sebagai Instansi teknis dalam penyelesaian rekomendasi tindak lanjut hasil

Pemeriksaan.

3. Perangkat Daerah harus konsisten dan serius untuk menyelesaikan semua

rekomendasi yang di tindak lanjuti.

4. Adanya aplikasi untuk mempermudah pemamtauan penyeleaian tindak lanjut oleh

Perangkat Daerah sehingga penyelesaian tindak lanjut dapat di lakukan secara on-

line namun tetap menjaga kerahasian dokumen.

Project Leader,

NOLVI ALVONS KUMESAN, SIP

NIP. 19801101 200902 1 001


RENCANA AKSI PROYEK PERUBAHAN

1.0. IDENTITAS PROYEK

Judul Pengelompokan matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan Badan Pemeriksan

Keuangan Republik Indonesia per Perangkat Daerah dari tahun 2004 - 2017.

Deskripsi Memberikan kemudahan kepada Perangkat Daerah untuk mengetahui setiap

rekomendasi hasil pemeriksaan dalam bentuk matriks/risalah sehingga setiap Perangkat

Daerah yang mendapatkan catatan/temuan dapat menginventarisasikan sendiri

rekomendasi hasil pemeriksaan untuk ditindak lanjuti sehingga ketika dalam rapat

pemutakhiran data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP

Lainya yang nantinya akan dilaksanakan oleh Inspektorat Kota Bitung mengalami

progres peningkatan untuk disampaikan pada rekonsiliasi tindaklanjut dan pemantauan

kerugian negara/daerah dengan BPK-RI.

Sponsor Juliana V. Kemur, S.Pd, M.Si (Sekretaris Inspektorat)

Project

Leader

Nolvi A. Kumesan, SIP

Sumber

daya Tim

- Inspektur

- Sekretaris

- Irban I,II,III,IV

- P2UPD, Staf dan

THL

Kepala Inspektorat Kota Bitung

- Memberi legitimasi dalam mendukung Proyek Perubahan Sekretaris Inspektorat:

- Dalam struktur organisasi, merupakan atasan langsung

project leader, sekaligus merupakan mentor dalam

menyusun PP.

Inspektur Pembantu Wilayah I, II, II, IV :

- Memberi legitimasi dalam mendukung Proyek Perubahan

P2UPD, Staf dan THL

- Memberi legitimasi dalam mendukung Proyek Perubahan

2.0. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Bahwa sesuai dengan ketentuan pasal 13 ayat (2) huruf c, Berdasarkan

Peraturan Walikota Bitung Nomor. 57 Tahun 2016, tentang Kedudukan, Sususnan

Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Inspektorat Kota Bitung, yang didalam

berkaitan erat dengan area perubahan yaitu menginventarisasi hasil pengawasan.

Inspektorat selaku Aparat Pengawas Internal Pemerintah mempunyai peranan

penting dalam mengendalikan munculnya Permasalahan dalam penyelenggaraan

segala urusan Pemerintahan dalam suatu instansi/Pemerintah Daerah. Menjadi lapis

kedua pengendalian setelah lapis pertama dari internal manajemen,menjadikan

Inspektorat berperan strategis agar jangan sampai permasalahan muncul kemudian dan

menjadi temuan oleh Aparatur Pengawas Internal seperti BPKP, Itjen Kementrian


bahkan lebih jauh dari Pemeriksa Eksternal yaitu BPK dan Aparat Penegak Hukum

(APH).

sesuai norma pengawasan besarnya manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan kegiatan

pemeriksaan tidak terletak pada jumlah temuan pemeriksaan yang dilaporkan atau

rekomendasi yang dibuat, tetapi terletak pada efektifitas penyelesaian tindak lanjut hasil

pemeriksaan oleh entitas yang diperiksa. paradikma pengawasan saat ini telah

berubah, fungsi pengawasan tidak lagi sebagai wacth dog, tetapi harus berperan lebih

besar lagi yaitu sebagai pemberi peringatan dini (early warning) system), penjamin

kualitas (quality assurance) dan wadah konsultasi (consulting). Tindak Lanjut Hasil

Pemeriksaan (TLRHP) merupakan tolak ukur dari tatanan kegiatan pengawasan atau

pengendalian. pelaksanaan rekomendasi dalam penyelesaian tindak lanjut hasil

pemeriksaan merupakan langkah dari proses perbaikan yang harus menjadi prioritas

bagi auditi, kedisipilinan dan ketaatan dalam menyelesaikan tindak lanjut menjadi

indikator atas kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan. Dengan adanya

rapat pemutakhiran tindak lanjut hasil pemeriksaan diharapkan menjadi media

konsultasi bagi auditi Perangkat Daerah dalam upaya mempercepat penyelesaian

tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI, BPKP,Inspektorat Provinsi dan Inspektorat Kota

Bitung. tuntutan tersebut akan dipenuhi apabila setiap proses penyelenggaraan

pemerintahan mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan sampai pengawasan

dapat diyakini melaui sistem pengendalian intern yang memadai.

Data laporan hasil pengawasan/pemeriksaan yang digunakan untuk melakukan

tindaklanjut hasil pemeriksaan oleh Perangkat Daerah selama ini adalah matriks/risalah

yang dibuat oleh BPK dan Inspektorat Kota Bitung.

Matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan adalah suatu kumpulan

rekomendasi seluruh hasil pemeriksaan, didalamnya mencatat semua bentuk temuan

dan rekomendasi yang harus ditindaklanjuti. Matriks/risalah yang diberikan oleh BPK RI

belum terinventarisir menurut Perangkat Daerah, artinya temuan tersebut masih

tercapur baur dengan temuan-temuan Perangkat Daerah lain, belum dipisahkan per

Perangkat Daerah. Dengan demikian temuan hasil pemeriksaan yang tertuang di dalam

matriks/risalah sulit untuk ditelusuri per Perangkat Daerah sehingga Perangkat Daerah

mengalami kesulitan untuk melakukan tindak lanjut sesuai rekomendasi hasil

pemeriksaan, makanya melalui masalah ini harus diberikan solusi terbaik dalam


mengatasitasi permasalahan tersebut yaitu membuat pengelompokkan

matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan agar Perangkat Daerah mudah

memahami rekomendasi yang harus ditindaklanjuti sehingga menghasilkan peningkatan

progres tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.

3.0. TUJUAN

Jangka pendek:

Melakukan pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI .

Jangka menengah:

Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan.

Jangka Panjang:

Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan yang ter-update secara

on-line sehingga Perangkat Daerah melakukan tindaklanjut secara on-line.

4.0. MANFAAT

a. Bagi peserta :

Tersediannya data matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI yang sudah

dikelompokkan berdasarkan temuan per Perangkat Daerah.

b. Bagi PD :

- Mendapatkan pendampingan oleh Tim Inspektorat dalam penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK-Ri dan APIP.

- Memberikan kemudahan kepada Perangkat Daerah untuk melakukan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan dalam rapat pemutakhiran data.

c. Bagi Kota Bitung:

Terjadinya peningkatan prosentase tindaklanjut yang dilakukan oleh setiap Perangkat Daerah

ketika melakukan rekonsiliasi data TLRHP dengan BPK-RI.

5.0. RUANG LINGKUP

a. Pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI.

b. Pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil

pemeriksaan baik BPK-RI maupun APIP.

c. Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan

d. Sistem penyelesaian tindak lanjut secara on-line

6.0. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

Nama Deskripsi

a. Matriks/risalah

rekomendasi hasi

pemeriksaan BPK RI

Tersedianya matriks/risalah rekomendasi hasil pengeawasan untuk

memudahkan Perangkat Daerah melakukan inventarisasi rekomendasi

untuk ditindaklanjuti.

b. Pendampingan pada

Perangkat Daerah

Terlaksanannya pendampingan kepada Perangkat Daerah untuk

melakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan.

c. Aplikasi pemantauan

laporan tindaklanjut

Tersedianya aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan

sehingga Perangkat Daerah diberikan kemudahan untuk


hasil pemeriksaan mengakses/melihat setiap perkembagan tindaklanjut secara on-line.

d. Sistem tindaklanjut

secara on-line

Tersedianya sistem tindaklanjut yang akan dilakukan oleh Perangkat

Daerah dilakukan secara on-line.

7.0. PENTAHAPAN (MILESTONES)

No TAHAP UTAMA Waktu

1 Koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder Internal dan Eksternal 2 hari

2 Pembentukan Tim Efektif 2 hari

3 Pendampingan pada Perangkat daerah dalam penyelesaian tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK maupun APIP.

5 hari

4 Pengelompokkan rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dalam

bentuk Matriks/risalah per Perangkat Daerah dari tahun 2004 – 2017.

10 hari

5 Verifikasi akhir dan penyaluran matriks/risalah yang telah

dikelompokkan per Perangkat Daerah

6 hari

6 Pembuatan laporan 2 hari

8.0. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR Deskripsi

Peran:

Sekretaris Inspektorat

- Menyetujui dokumen proposal dan

dokumen pelaksanaan project perubahan

- Membimbing dan mendukung Proyek

Perubahan

- Memberikan motivasi untuk penyusunan

Proyek Perubahan

Kewenangan : Menyetujui Proyek

Perubahan

Project Leader

- Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan

- Merencanakan Proyek Perubahan

- Menentukan tahapan Pelaksanaan Proyek

Perubahan

- Mengarahkan Pokja dalam pelaksanaan

Proyek Perubahan

- Mengawasi Pokja dalam pelaksanaan

Proyek Perubahan kepada pengarah dan

Mentor

Kewenangan : Penanggung jawab Proyek

Perubahan

Pokja 1 (Staf Sub Bagian Evaluasi dan

Pelaporan):

- Melaksanakan kemitraan dengan

Project Leader dalam melaksanakan

Sponsor SEKRETARIS INSPEKTORAT

JULIANA V KEMUR,S.Pd. Mm.sI

Coach DJAUHARI JOROH

Project Leader NOLVI KUMESAN,SIP

Pokja 1 Pokja 2


pengumpulan data

- Membuat laporan pendataan sebagai

laporan kepada Ketua Tim

- Melakukan rekonsiliasi data tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan

dengan BPK RI.

- Mengolah data untuk dikelompokkan

dalam matriks/risalah rekomendasi hasil

pemeriksaan per Perankat Daerah.

Pokja 2 (Irban I,II,III,IV, P2UPD, dan Staf)

- Melakukan pendampingan kepada

Perangkat Daerah untuk melakukan

tindak lanjut hasil pemeriksaan.

Coach

- Pemantau dan pendamping project

leader dalam semua tahap.

9.0. ANGGARAN

JUMLAH Deskripsi

Rp.250.000 - ATK: Flash disk (1 buah), Kertas, 60 keping CD = Rp. 250.000,-

10.0. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Nama stakeholder Uraian Potensi Hambatan/Dukungan

1. Internal:

- Inspektur Kota Bitung

- Sekretaris Inspektorat

Kota Bitung

- Irban I,II,II,IV

- P2UPD

- Staf dan THL Sub

Bagian Evlap dan

Fungsiuonal Umum

Lainnya

2. Eksternal:

- BPK

- Organisasi Perangkat

Daerah

- Inspektur Kota Bitung Mempunyai wewenang melegitimasi

perencanaan proyek perubahan untuk mendukung PP.

- Sekretaris Inspektorat Kota Bitung adalah atasan langsung/

merupakan pembimbing PL, Mempunyai wewenang melegitimasi

perencanaan proyek perubahan untuk mendukung PP.

- Inspektur Permbantu Wilayah I,II,II,IV Mempunyai wewenang

melegitimasi perencanaan proyek perubahan untuk mendukung PP

dalam kegiatan pendampingan kepada Perangkat Daerah

- P2UPD mempunyai wewenang melegitimasi perencanaan proyek

perubahan untuk mendukung PP dalam kegiatan pendampingan

kepada Perangkat Daerah

- Staf/THL sebagai bawahan langsung membantu dalam mengelolah

data

- Badan Pemeriksa Keuangan RI Perwakilan Sulawesi Utara sebagai

sumber data yang akan dikelolah.

- Perangkat Daerah (PD) sebgai penerima manfaat atas Proyek

Perubahan.

- Perangkat Daerah melakukan pemutakhiran data tindaklanjut

rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP

-


11.0 PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

No Deskripsi

1 Tugas dan kewenangan tim:

Inspektur Kota Bitung bertugas memberikan dukungan PP secara penuh, dengan

wewenang menyetujui dokumen proposal dan dokumen pelaksanaan project perubahan.

Sekretaris Inspektorat Kota Bitung bertugas membimbing dan mendukung Proyek

Perubahan, memberikan motivasi untuk menyusun serta menyetujui Proyek Perubahan.

Irban I,II,III IV melakukan pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam melakukan

tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP

P2UPD melakukan pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam melakukan tindak

lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP

Project Leader bertugas memimpin PP secara keseluruhan

Staf/THL Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan bertugas Melaksanakan kemitraan dengan

Project Leader dalam melaksanakan pengumpulan data,mengolah data dan membuat

laporan pengelompokkan sebagai laporan kepada Ketua Tim

2 a. Masa berlaku tim selama 27 hari

b. Etika kerja tim: Saling menghormati, menjaga kekompakan, membangun komunikasi

yang baik, memberikan saran diminta.

12.0 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH

1 Masalah: Matriks/risalah yang telah dibuat dirusak/hancur oleh virus

2 Resiko: Jika Matriks/risalah yang telah dibuat dirusak/hancur oleh virus maka data tersebut

akan dioleh/buat kembali sehingga sehingga beresiko Proyek Perubahan tidak akan selesai

tepat waktu.

3 Antisipasi: Dilakukan update anti virus yang dapat melindungan data dan back up pada flash

disk dan CD/RW.

13.0 KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

d. Ketersediaan data yang update dari laporan tindaklanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.

e. Terlaksananya pendampingan penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan BPK-RI kepada PD

yang mendapatkan temuan.

f. Tersedianya jaringan internet yang memadai.

Penjelasan:

Jika Ketersediaan data yang update dari laporan tindaklanjut rekomendasi hasil pemeriksaan telah disediakan 100%, maka data tersebut mudah untuk dilakukan pengelompokkan dalam

bentuk matriks/risalah per Perangkat daerah.


14. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK

PERUBAHAN

Kegiatan Pelaksana Waktu/ Mulai Out put

1. Koorniasi dan konsultasi dengan Stakeholder Eksternal dan

Internal:

Terlaksananya

koordinasi

1. Koordinasi dengan dengan BPK

RI.(Eksternal)

2. Koordinasi Vertikal dengan Inspektur dan

Sekretaris (mentor)

Inspektur Pembantu

Wilayah I,II,II, dan IV.

Pokja I

Project leader

18 Juli 2018

19 Juli 2018

Berita Acara hasil

Rekonsiliasi

Pernyataan

dukungan

Inspektur,

Sekretaris,

Inspektur

Pembantu Wilayah

I,II,II, dan IV,

P2UP dan Tim

Efektif.

2. Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya Tim

Efektif

1. Pembuatan SK Tim

Efektif.

2. Pembagian Tugas Tim

Efektif

3. Rapat dengan Tim

Efektif.

Project leader

Project leader

Project leader

20 -23 Juli 2018

20 Juli 2018

23 Juli 2018

Draf SK Tim Efektif

SK Tim Efektif

Penetapan tugas

pokja

Foto,Notulen, daftar

hadir

3. Pendampingan pada Perangkat Daerah dalam penyelesaian

tindaklanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP : Pendampingan

terlaksana

1. Membuat Undangan.

2. Mendistribusikan undangan.

3. Membuat sambutan walikota Kota Bitung

Membuat matri kegiatan

pemutakhiran data.

4. Pembukaan kegiatan Pemutakhiran Data

Tindak lajut

Rekomendasi hasil

pemeriksaan BPK-RI

dan APIP.

5. Pendampingan kepada Perangkat Daerah untuk

Pokja 1

Pokja 1

Project Leader

Pokja 1 dan 2

Pokja 1 dan 2

23 Juli 2018

24 Juli 2018

24 Juli 2018

25 Juli 2018

25 – 27 Juli 2018

Undangan

Ekspedisi

Sambuta Walikota

Dokumentasi/foto

Daftar hadir

Dokumentasi/foto

Daftar hadir


melakukan tindak lanjut

rekomendasi hasil

pemeriksaan BPK-RI

dan APIP lainnya.

Laporan Kegiatan

4. Pengelompokkan hasil pemeriksaan/pengawasan oleh BPK RI

dalam bentuk Matriks/risalah dari tahun 2004 - 2017:

Matriks/risalah

terlaksana

1. Pembuatan konsep dalam bentuk matriks/risalah.

2. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil

pemeriksaan.

3. Pengelompokkan hasil pemeriksaan BPK RI

dalam bentuk

matriks/risalah

bedasarkan draft

Project Leader

Pokja I

Pokja II

30 – 31 Juli 2018

1 - 3 Agustu 2018

6 – 10 Agustus

2018

Draf/konsep matriks

Hasil inventarisasi

Matriks/risalah hasil

pengelompokkan per

Perangkat Daerah.

5. Verifikasi akhir dan penyaluran matriks/risalah yang telah

dikelompokkan per Perangkat Daerah:

Verifikasi dan

penyaluran

matriks/risalah

terlaksana

1. Verifikasi akhir

2. Melakuka burn/copy

matriks/rislah ke dalam

CD/RW

3. Penyaluran/ekspedisi

matrik/risalah hasil

pengelompokkan per

Perangkat Daerah.

Project leader

Pokja 1

Pokja 1

20 - 21 Agustus

2018

23 – 24 Agustus

2018

27 – 28 Agustus

2018

Matriks/risalah hasil

pengelompokkan per

Perangkat Daerah

yang sudah difinal.

CD/RW

Surat Pengantar

Foto kegiatan

ekspedisi

Tanda

terima/ekspedisi

6. Evaluasi pelaksanaan implementasi proyek perubahan: Laporan Proyek

Perubahan

Terlaksana

1. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan

Project leader

2 (dua) hari 2 hari

29 – 30 Agustus 2018


Jangka menengah Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan

Jangka panjang Sistem tindaklanjut secara on-line

Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan:

- Seluruh kegiatan 1 sampai dengan 6 akan dimonitor oleh project leader terhadap pelaksana

sesuai waktu pelaksanaan, baik terhadap proses, maupun terhadap hasil akhir sehingga

dihasilkan output.

- Output yang dihasilkan agar segera diinformasikan oleh pelaksana kepada project leader.

- Seluruh kegiatan a sampai f dan perkembangan outputnya akan dilaporkan kepada coach oleh

project leader pada tiap minggu sesuai dengan formulir kegiatan dengan menggunakan IT.

Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim:

- Masing-masing pelaksana akan mengembangkan sistem Akuntabilitas (pelaporan &

pertanggung jawaban): Apa yang dikerjakan, kapan dikerjakan, bagaimana perkembangan

output, serta jika ada, apa permasalahan yang dijumpai, dengan format sebagai berikut:

Nama kegiatan : ……………………………………….…….(milestone......)

Hari/tanggal : ……………………………………….…….

Sarana/prasarana:

Nama/jenis : …………

Jumlah (satuan/unit): ..……….

Nama Output : ……………………………………….…….

Target : ……………………………………….…….

Hasil yang dicapai : ……………………………………….…….

Permasalahan : ……………………………………….…….

Pelaksana : ……………………………………….…….

15.0 PERSETUJUAN

Bitung, Oktober 2018

MENYETUJUI ;

SEKRETARIS INSPEKTORAT

JULIANA V. KEMUR, S.Pd, M.Si

NIP. 19670722 199003 2 008

Documents

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENGELOMPOKAN MATRIKS …