Sekltllr Perpustakaall

LAPORAN "SEMINAR ON ENHANCEMENT OF THE {;SE OF l'N DO(,UME~TATION FOR EAST ASIA AND

THE PACIFIC" DI BANGKOK, THAILAND PADA 24 - 27 MAC 1997

o!L'h

\ZLDIl:-<ISSA ABIlUL \lA.J1Il KIIA:-i*

ABSTRACT

The semillar brollghl logelher all librarians frOIll United Nalions (UN) DeposiiOly libraries frOIll Easl Asia alld Ihe Pacific Regioll, 10 discuss and enhance Ihe managemel1l of United Nalions Culleclio/ls. The selllinar also foc used 0 11 new Information Technologies being developed hy Ihe UN 10 IIpgrade Ihe services world-wide. The participanls were also informed on Ihe OIxanisaliulI especially the structure of ESCA P.

PENDAHULUAN

~eminar on the Enhancement of the Use of e.lUN Documentation for East Asia and the Pacific" khas diadakan untuk perpustakaan­perpustakaan depositori Bangsa-Bangsa Bersatu di negara Asia Tim ur dan Pasi fi k yang dikendal ikan oleh Bahagian Maklumat Awam, Perpustakaan Dag Hammarskjold , Bangsa-Bangsa Bersatu, New York. tanya diaelakan di Banglman ESCAP (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific), eli Bangkok, Thailand pada 24 sehingga 27 Mac 1997.

Seramai 20 pustakawan yang mengendal ikan perpustakaa n-pcrpustakaan depositori bahan­bahan Bangsa-Bangsa Bersatu dari negara-negara Asia Timur dan Pasitik sepelti Brunei Darussalam, China, Fiji , Hong Kong, Indonesia, Jepun, Korea, Macau, Malaysia. Mongo lia. Papua New Guinea,

Philippines, Samoa dan Thailand telah menghadiri seminar tersebut.

TUJUAN

Tujuan seminar ini ialah untuk meningkatkan pengurusan da n kemahiran pustakawan­pustakawan dalam teknik yang terbaru dalam mengendalikan koleksi Bangsa-Bangsa Bersatll danjllga lIntuk memperkenaikan pangkalan data­pangkalan data secara elektronik yang dibentuk oleh organisasi Bangsa-Bangsa Bersatu. Sesi program juga mengandwlgi ceramah-ceramah dan elemonstras i mengakses dokumen-dokumen Bangsa-Bangsa Bersatu, cam menggunakan bahan-bahan rujukan Bangsa-Bangsa Bersatu dan tunjllk ajar mengakses UN BIS (U Bibliographical Information Systems), Optical Disk System (ODS) dan pencarian maklul11at dokumen melalui World Wide Web. Seminar ini

Pllstnknw<1ll. l3ah:lgian Rujtlknn UrnUlll. Pcrplistakaan Negara Mal aysia

o~~~~--~==========~======~=

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

telah diadakan selepas pihak Perpustakaan Dag Hammarskjo ld menja la nkan satu kajian di kalangan perpustakaan-perpustakaan deposi tori dan hasil dari kaj ian terscbut mereka mendapat maklumbalas bahalV<1 ral11ai pustakawan meminta bantuan lati han dan bimbingan dalalll pengendalian dan pengurusan bahan-bahan Bangsa-Bangsa Bersatu.

Dalam llcapan aluan. Kelua Pu stakawan

· SeAitar PerpustliAllall

Dag Hammarskjold dapat mengendalikan latihan program ini di kawasan lain pula pad a masa depan.

SESI CERAMAH

HariPertama, 24 Mac 1997

Topik I : United Nations Structnre

Pcrpustakaan Dag Hammarskjold , Bangsa- Penceramah: Ms Faridah Htuuaideen Ketna Pustakawan Depository Libraries Perpustakaan Dag Hammarskjold

Ba ngsa Bcrsatu. M s Tahani E I-Eri a n , Illengucapkan pcnghargaan kepada kcraj aan Jepun kcra na lc lah menghulurkan bantuan kewangan daripada The Japanese Trllst Fund unluk mcnganjurkan seminar ini. Beliau juga mengllcapkan pcnghargaan kepada Universiti Brunei Darussalam kerana menghullU"kan banluan lllenganjurkan kos pe nce ralll ah-penceramah seminar ini . Beliau berkata ini adalah peluang baik bag i pu s lakawan - pu s lakawa n daripada perpustakaan-pcrpuslakaan depositori Bangsa­Bangsa Bersalu untuk bertemu dan mClllbincang masalah pengcnclalian bahan-bahan Bangsa­Bangsa Bersatll clan bcl iau bcrharap pustakawan akan mengambil pciuang ini untuk bekeljasama dia ntara sa tu sama lai n supaya dap at mengwlljudkan pcrta lian bckerjasama yang rapat cla n telekom unik asi ja rin ga n dia n tara perpustakaan-pcrpustakaan dcpositori Bangsa­Bangsa Bersatu di Negara Blok Timur Asia dan Pasifik. Seminar ini be rfok us kepada pcrkelllbangan maklumat Bangsa-Bangsa Bersat:u

Ms T al13ni EI-Erian Ketna Pustakawan Perpustakaan Dag Hanll11arskjold

Topik ini Illenekankan kepada struktnr organisasi UN dan nll1gsi selta matlamat badan-badan dalalll UN .

Setiap aktiviti dan setiap program dalam UN menghasilkan kel1as kerjadan Pustakawan adalah 'keepers and the organisers of that output and Ihe ones who provide access 10 it '.

Topik2 : UN DOCtll11entation: Overview

dalam bentuk clcktronik dan adalah penting bagi Penceramah: Ms F alidall Htuuaideen Kelua Pustakawan, DepositOly Libraries Pelpustakaan Dag Hammarskjold

setiap pustakawan perpustakaan depos itori menghadap i aniakan parad igma (paradigma shift) ini supaya dapar I11cningkatkrul pcrkhidmatrul yang berkualiti dalal11ll1cngakses dok umen-dokumen Bangsa-Bangsa 13crsa tu. I3el iaujuga berharap dengan bantuan kcwangan sukarcla daripada ahli­alill negara Bangsa-Bangsa Bersatu. Perpustakaan

Topik ini pula l11embincangkan mengenai " Parliamentary documentation and other

------------~--~~----~~~==~O

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Se/dlflr Perpu,uakaall

documentation" dan kefahaman mengenai Hari Kedlla, 25 Mac 1997 simbol-simbol dokumen. Matlamat dokumen s imbo l (alphanumer ic code) ialah untuk memudahkan bahan-bahan disusun dirak. Kebiasaannya s imbol pertama ialah symhol of aulhorising, rCl"iell'ing hody and distribulion calegOly.

Topik3 :

Penceramah:

[SCAP Membership and Documentation

Ms Ju King Yoo Kctua Puslakawan Perpustakaan ESCAP

J u King Y 00 mencrangka n mcngenai struktur organisasi ESCAl) dan badan-badan dibawahnya seperti fungsi ESCAP Conference . ESCAP subsidiary body documents, Meeting docwnents, Monographs, Ser ia l publ ica tions , Sales publi cations a nd [SCAP b ib liographica l databases.

Kami juga dibcri pel liang mel ihat dan memberi komen mengenai ESCAP Webpage yang akan dilancarkan didalamlntemet pada 28 April 1997.

ESCAP Hom epage di Inte rnet mempllnyai penruikmmya dari segi grafik dml kreativiti dalmll page design. Setiap maklumat bahagian, mempunyai kei stimewaannya yang beriaulrul dan ini tidak membosankan pCl11baca.

Ketua Pustakawan [SCAP membcritahu bahawa perpustakaan telah diberi tanggungjawab lIntuk menghasilkan ESCAP hOl11epage dan beliau telah bekerjasama dengan bahagian komputer untuk menghasi lkan homepage tersebut.

Topik4:

Penceramah:

United Nations Depository Librmy System

Ms Fm'idah Humaidan Ketua Pustakawan, Depository Libraries Perpustakaml Dag Hrunmarskjold

Faridah Humaidan telah menerangka!1 tentang kaedah untuk menjadijiili deposilory libraries dan parliai depositOly libraries, cara memohon bahan yrulg tidak diterima dan mengurus koleksi.

Sehingga I Mac 1997 terdapat sebanyak 357 perpustakaan depositori dari 142 negara. 187 perpustakamlmeneril11a separuh deposit da!1 171 yang lain meneruna penuh deposit, dan seba!1yak 188 perpustakarul deposit menerima bahrul dengrul percwlla dml 169 perpustakaan deposit membayru' yw-an tahlUlml. Di kawasanAsiaTimurdanPasifik saha ja terdapat 82 perpustakaanfitll deposit.

Topik5:

Penceramah:

UN Official Record General Assembly, SecW"ity Cowlcil, Economic and Social Control

Ms Faridah HUl11aidm1 Ketua Pustakawan, Depository Libraries Perpustakarul Dag Hanmlarskjold

Sesi ini l11enerangkan ten tang doktmlen-dokumen yang dikeluarkan oleh General Assembly Security Council , Economic and Social Control.

.---------==========-========~==~

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

I

I

Lawatan kcESCAP Document Distribution Unit

Kami ditU1~lIk bagaimana pemprosesan doklunen­dokumen dijalankan mulai dari proses, mencetak, mel~i1id, pengasingan sehingga dokmnen-dokl1l11en ESCAP disiapkan dan dibungkuskan lIntuk diedarkan kepada Perpustakaan Depositori disellul.lh dlUlia.

Topik6 :

Penceramah:

UN Documentation: management of collections and basic reference sources

Ms Faridah Hlllnaidan Ketua Pustakawan, Depository Libraries Pcrpustakaan Dag Hammarskjold

Kertas kerja UN Documentation menjelaskan tentang jenis-.i eni s dokllmen BBB dan cara mendokum en ta si kan dok um en-dokumen terse but. Dokumen-dokllmen BBB mempunyai primary symhol. sequential number dan distribution CClregOly. Faridah memberitahu ada perpllstakaan yang mcngkelaskan dokLU11en BBB sebagai Koleksi Khas dan menyimpannya berasingan dengan koleksi umllm perpustakaan. Ada juga pe'1)Llstakaan yang menyimpan koleksi tersebut bers31lla dengan koleksi umllm perpustakaan. Pelvustakaan ini terpaksa memberi kelas nombor kepada semua dokumen BBB l11engikut kc la si "ikasi yang digunakan. Perpustakaan Dag Hammarskjold mencadangkan situasi yang sempurna bagi semua pelvustakaan depositoli ialah untuk mcnyimpan koleksi I1.Ijukan BBB seperti Annual Statistica l Yearbooks, Handbooks, Guidc books, bersama dengan koleksi rujukan umull1 perpustakaan umull1 dan memberi kelas nOll1bor perpustakaan lIntuk koleksi

Selt.ilar Perpustakaa"

ini. Lain-lain doklU11en BBB perlu diasingkan disatu unit khas dan menyin1parmya mengikut nombor didokumen tersebut iaitu nombor yang telah diberikan oleh pihak BBB.

Hari Ketiga, 26 Mac 1997

Topik7 :

Penceramah:

UNBIS Plus on CD-ROM (UN Bibliographical lnfOlmation Systems): overview, demonstration, open discussion

Ms Faridal1 Humaidan Ms Ju King Joo

(}NBlS Plus mengandlUlgi sepuluh pangkalan data yang berlainan yang memberi akses kepada bibliografi doklU11en pengeluaran BBB dan untuk bahan-ball311 yang bukan BBB y311g disimpan di Perpustakaan Dag Hanlmarskjold di New York atau di Perpustakaan UN di Geneva. UNBIS Plus boleh mengakses teks penuh UN resolution, mengakses rekod pengundian dan citations to speeches & agenda, authority files of names & subject terms.

Backfile UNBlS Plus mengandungi rekod-rekod daripada semua sepuluh pangkalan data sehingga talllln 1992, Current file mengandungi rekod mulai daripada tahun 1993 sehingga kini dan dikeluarkan setiap 4 kali setahun.

Keistimewaan yang terdapat dalam UNBIS Plus on CD-ROM

Setiap pangkalan data memplmyai paparan skrin yang tersendiri untuk mencari maklumat. Secara lU11lU11 semua rekod boleh dikesan melalui berbagai fields iaitu pengarang, penceramah, perkara, judul, tarikh, nama bad an dan judul sesi. Dari

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

rekod entri penllh, pengguna boleh mengakses secara langsling rekoel-rekod yang berkaitan di pangkalan data yang lai n

Hari Keempaf, 27 Mac 1997

TopikS :

Penceramah:

UN Optical Disk System (ODS)

M sF aridah Humaidan Ketua Pustakawan, DepositOly Libraries Perpustakaan Dag I-lrummrskjold

UN Optical Disk System adalah sanl penyimpanrul dan sistem penemllan kembali unnlk dokumen­dokumen Pat·limen. Sistem ini menggunakan optical disk scbagai unit penyimpanan dan mengizinkrul doklllllcn-dokLUllen dihantru' dengan mengglUlakan kelaj lIan transmisi yang pantas melalui talirul telekoillunikasinya.

Sistem ini memplln yai matl amat ya ng panjang seperti :-

i) Untuk meningkatkan kelajllrul transmisi dan mengllrangkan kos pengedaran ke selundl dllnia.

ii) Untuk mengwujudkan sistem penyimpanan yang lebih berekonomikal dan tel:iamin.

iii) Untuk mengwu judkrul kemudahan rujukrul bahan-bahan BBB unnlk penggunadi seluruh dWlia.

Perpustakaan-pcrpllstakaan e1epos itori boleh memohon kepada Permanent Secre tCllY a/UN di negeri masing-1ll3s ing lIntlik memohon lIntlik mendapat pas.\·\l'ord mcngakses ODS dalam Internet.

Sekitar Perpuslakaan

CADANGAN

Perpustakaan Dag Hammarskjold mencadangkan di setiap negara membangun yang menjadi tuan rllmall kepada organisasi UNIC, UNDP dan lain-lain agen BBB p e rlu menb'wujudkrul satu tali an telekomllnikasi dengan perpustakaan depositori dimana badatl terse but boleh mengakses pangkalan data BBB.

Memandangkan kebanyakan perpustakaan depositori berminat menerima dokumen secaJ'a elektronik, perpustakaan Dag Hammarskjold mencadangkan bahawa apabila Optical Disk System boleh diakses dalam Internet perpustakaan terse but akan diberi pemilihan sama aela lIntlik menerima dokumen-dokumen Parlimen dalam bentuk elektronik atau asal.

Memandangkan kepada minat yang kuat dikalangan perpustakaan depositori dalam menerima latihrul di dalam bidang pengtuusrul dan penggunaan dokumen BBB, Perpustakaan Dag Hammarskjold mencadatlgkatl agar usalla perlll dilakukan lmtuk meningkatkrul sumber kewangan untllk persidangan dan latihan.

Ini adalah kali pertama pustakawan perpustakaan dari perpustakaan depositori di negara melllbangun bertemll dan bertukar-tukar pendapat. Mereka perlu berkongsi pengalalllan elan Illasalah yang dihadapi berkaitan dengan pendokulllentasian ballaJl-ballan BBB.

Melllandangkan penerbitan B BB akan diWltjudkrul secara elektronik, Perpustakaan Dag Ham marskjold mencadangkan semlla perpustakaan perlu merancang peruntukan untuk PC datl pengaksesan Inteillet. PerpustakaaJl dari negrull-negara miskin boleh memohon geran lmluk peralatrul PC dari BBB.

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Plistakawall Perpllstakaan Dag Hammarskjold mencadangkan scmua pcrpustakaan depositori m e mpromosi penerbitan BBB ke pada perpustakaan/ iJ1stitusi lain eli negcri masing-masiJ1g o leh kcrana perpustakaan elepositori mempunyai keistimewaan lllcndapat bahan-bahan terbitan BBB. Perpustakaan berkenaan perlu berusaha lUltuk memasarkan makllUllat terbitan BBB kepada semua golongan pellgguna perpustakaan wliversitil awam/insti tusi.

FAEDAH SEMINAR KEPADA ORGANISASI

Seminar ini mcmperkenalkan sumber-slU11ber elektronik yang tcrbaru o leh Bangsa-Bangsa Bersatu. Sesi sem inar ini juga mcmberi panduan dan ceramah untllk memberi lebih kefahaman ten tang cara pencapaian mengakses dokumen­dokllmen Bangsa-Bangsa Bersatu elan penggwman sllmbcr-sum ber ruillkan termasllk UNB IS on CD­ROM dan Optical Disk System (ODS)

lanya mcmbe ri faedah kepada pllstakawan dcngan memperolehi kemahiran mencari maklwllat dengan slUllbcr-sum ber elektronik Bangsa-Bangsa Bersatu , di sampin g mcmberi pengalaman be rkon gsi mak Illmat dcngan pu stakawan­pllstakawan dari perpustakaa n depositori dan pe ndedahan kepac\a masalah-masa lah yang

SeldlaT Perpuslaknan

dihadapi oleh Perpllstakaan Dag Hammarskjold dalanl pengllrLlSan bahan-bah an depositori.

Perpustakaan Dag Hanlmarskjold menyedari ten tang kekurangan ruang yang dihadapi oleh perpustakaan depositori untuk menampung penerbitan BBB yang semakin membesar. Mereka j uga menyedari masalah pllstakawan ll1enghadapi dalam mengurllskan jUll1lah penerbitan-penerbitan BBB. Oleh yang demikian Perpllstakaan Dag H31llI11arskjoid ll1ell1beri penuh perhatian kepada penerbitan dokumen secara elektronik agar pihak penerima dapat mengllrangkan kos dan masa pengas ingan, klasiftkasi dan penYUSlUlan penerbitan BBB eli rak.

Perpllstakaan Dag Hammarskjold adalah satu contoh perpllstakaan yang telah mengllbah wawasan dari perpllstakaan kertas kepada perpustakaan tanpa kertas. Perpllstakaan Dag H31llI11arskjoid sekarang memberi penuh perhatian di dalam mengeluarkan penerbitan secara elektronik dan telekomWJikasi pada kadar kelajuan yang pantas agar penerima di selurllh dunia dapat meneri manya dengan cepa!. Bagi pihak penerima mereka akan tumpu perhatian dari membuka bungkusan, mengasingkan dan menyusUll bahan dirak kepada mengemudi dan mereka 'webpages' dan mengwujudkan rangkaian talian dengan perpustakaan lain dalam negeri atau luar negeri.

---C!)

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia

Hakcipta Terpelihara © 1997 – Perpustakaan Negara Malaysia