LAPORAN TAHUNAN JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER 2006

1.0 OBJEKTIF JABATAN

Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam bentuk

buku, majalah/jurnal, media elektronik, bahan pandang dengar, peta,

fotograf udara dan sebagainya untuk keperluan pembelajaran,

pengajaran, penyelidikan dan perundingan UTM.

Mengkatalog, mengkelas dan memproses semua bahan PSZ yang

diperolehi mengikut standard yang telah ditetapkan, serta mempastikan

ianya mempunyai rekod bibliografik dalam INFOLAN2 untuk diakses.

2.0 UNIT PEROLEHAN

2.1 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan

Unit Perolehan menerima peruntukan pembelian bahan perpustakaan iaitu

monograf; bahan pandang dengar; peta dan fotograf udara tahun 2006

adalah sebayak RM4,000,000.00 pada bulan Mac 2006. (Surat

UTM.04/15.13/1 Jld.34 (89)-bertarikh 10 Mac 2006). Tambahan peruntukan

RM200,000.00 pada Disember 2006. Lampiran 1 adalah Lejer yang

menunjukkan pembelian dan perbelanjaan bagi vot 27301 dan vot 27303

untuk tahun 2006. Keseluruhan peruntukan pembelian bahan perpustakaan

telah habis dibelanjakan pada 28 Disember 2006. Perbelanjaan vot 27301

telah dibelanjakan untuk pembayaran invois pesanan 2006

(RM3,532,674.84) dan pesanan 2005 (RM409,085.71) berjumlah

RM3,941,760.55. Sebanyak RM200,000.00 dibelanjakan untuk pembelian

tag RFID, Unit Pengurusan Teknikal dan RM9,506.00 bagi pembelian CD

strip. Jumlah keseluruhan perbelanjaan vot 27301 adalah RM4,207,998.10.

Peratus perbelanjaan mengikut peruntukan yang diterima adalah 93.85%

iaitu melebihi 80% dari objektif kualiti yang ditetapkan.

1

2.1.1 Agihan Peruntukan

Peruntukan yang diterima telah diagihkan mengikut fakulti dan pusat

pembelajaran yang ditawarkan oleh Universiti Teknologi Malaysia

berdasarkan: Rujuk Lampiran 2

(i) Pembayaran perbelanjaan pembelian bahan tahun 2005 sebanyak

RM500,000.00

(ii) Pemilihan bahan oleh pensyarah UTM Kampus Skudai; KST,

Kampus Kota; Pesisir; BATC; IBS dan Pusat Sumber Fakulti Alam

Bina. Melibatkan lima syarikat pembekal kontrak (buku) melalui

Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur pada 27-29 Mac 2006.

Rujuk Lampiran 5

(iii) Pemilihan bahan di fakulti melalui aktiviti pameran buku dan

bahan pandang dengar oleh tiga syarikat pembekal.

Rujuk Lampiran 5

(iv) Pembelian bahan melalui nota hantaran (delivery order).

Rujuk Lampiran 5

Dalam Dasar Perolehan, agihan untuk Kolej Sains dan Teknologi, Kampus

Kota, Kuala Lumpur adalah 10% dari jumlah peruntukan semasa yang

diterima. Begitu juga untuk rujukan am (5%) dan fiksyen (2%). Tahun 2006,

Agihan untuk Fakulti Sains telah diberi 15% dari peruntukan yang diterima

kerana pembelian masih difokuskan kepada Fakulti Bioteknologi.

2

2.1.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan

2.1.2.1 Pesanan Pembelian Jadual 1: Jumlah pesanan pembelian bahan mengikut lokasi

Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM)

PSZ Skudai 10,478 10,926 3,073,593.34

PSZ Kampus Kota, KL 874 4,195 490,042.64

BATC 133 137 34,551.06

IBS 32 34 12,430.86

PESISIR 443 1,186 423,327.88

Jumlah 11,960 16,478 4,033,945.78

Jadual 1 menunjukkan jumlah pesanan pembelian bahan

perpustakaan tahun 2006 mengikut lokasi, dimana terdapat

peningkatan sebanyak 2,004 (16.76%) judul dan 5,583 (33.88%)

naskhah berbanding tahun 2005. Manakala bagi pembelian koleksi

kreatif adalah 1,172 judul/1,172 naskhah dengan peningkatan 82.33%.

Pesanan pembelian bahan juga dibuat ke atas bahan koleksi Pesisir (10

pusat pembelajaran) di bawah penyelarasan Sekolah Pengajian

Siswazah berjumlah 443 judul/1,186 naskhah iaitu 91.87%

judul/93.93% naskhah berbanding tahun 2005 (36 judul/72 naskhah)

kerana tahun 2005 pesanan pembelian dibuat hanya untuk Pesisir

Kuching dan Kota Kinabalu sahaja. Keseluruhan pesanan pembelian

bahan tahun 2006 dibuat ke atas bahan pemilihan staf akademik UTM

Skudai; Kampus Kota, KL; IBS; BATC; Pesisir dan Pusat Sumber FAB

adalah melalui Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur (27-29 Mac

2006), Pameran di Fakulti; bahan nota hantaran (delivery order) dan

senarai cadangan pembelian dari fakulti. Rujuk Lampiran 5.

3

2.1.2.2 Penerimaan Jadual 2 : Jumlah penerimaan bahan mengikut lokasi

Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM)

PSZ Skudai 9,741 10,313 2,763,050.82

PSZ Kampus Kota, KL 854 3,706 463,695.04

BATC 112 133 36,231.78

IBS 28 50 18,454.70

PESISIR 316 869 251,242.50

Jumlah 11,051 15,071 3,532,674.84

Secara keseluruhan jumlah penerimaan bahan tahun 2006 adalah

11,184 judul/16,598 naskhah, dimana 11,051 judul/15,071 naskhah

merupakan penerimaan bagi pesanan tahun 2006 dan 1,527 judul/

1,527 naskhah penerimaan bagi pesanan 2005. Tahun 2006

menunjukkan terdapat pertambahan peratus bagi koleksi monograf

sebanyak 5.97%. Rujuk Lampiran 4. Keseluruhan Penerimaan bahan

pandang dengar ialah 60 judul/76 unit benilai RM22,354.70.

4

3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK Sehingga Disember 2006, jumlah jurnal bercetak langganan terkini yang menjadi

koleksi PSZ termasuk keahlian adalah sebanyak 302 judul. Terdapat pengurangan

sebanyak 28 judul yang telah dinaiktaraf kepada akses atas talian melalui

pangkalan data Wiley Interscience.

Bagi jurnal hadiah, sebanyak 1,691 isu telah diterima dan diproses bagi 73 judul

hadiah aktif semasa dan 74 judul baru bersiri yang diterima sepanjang tahun

2006. Unit ini juga mengendalikan penerimaan bahan monograf hadiah sebanyak

317 naskah.

Terdapat empat judul pangkalan data baru yang menyediakan kemudahan akses

teks penuh iaitu Malaysian Standards, Geoscienceworld, Wiley Interscience dan

MIT Press – Art & Design Package. Dengan langganan judul baru pangkalan data

yang mengandungi jurnal elektronik ini, angka terkini judul elektronik meningkat

sebanyak 56.5% iaitu daripada 5,200 kepada 11,893.

Jadual 3 : Stok Koleksi Unit Jurnal & Media Elektronik sehingga Disember 2006.

Majalah (Judul)

Bil. Judul

1. Langganan/Keahlian (aktif)

2. Jurnal Elektronik(CD)

3. Jurnal Elektronik (ONLINE)

4. Hadiah (Aktif)

5. Koleksi Khas

302

1,796

9,291

73

43

JUMLAH

11,893

5

Jadual 4 : Jumlah Judul Pangkalan Data Yang Dilanggan

Judul Pangkalan Data

Bilangan Judul

1. Cakera Padat 2. Online

15 41

JUMLAH

56

(Sila rujuk lampiran 7a, 7b, 7c) 3.1 Agihan Peruntukan & Perbelanjaan Vot 27303 Tiada baki peruntukan tahun lalu yang dibawa ke tahun 2006. Sumber kewangan

adalah melalui peruntukan :

Asal : RM4,500,000.00

Tambahan (Dis) : RM1,800,000.00

Tambahan (Buku – Dis) : RM56,731.55

Perbelanjaan bagi vot 27303 untuk tahun 2006 berjumlah RM6,356,731.55 diagihkan seperti berikut : Jadual 5 : Agihan Vot 2703

Perbelanjaan

Jumlah (RM)

Pembayaran langganan tetap jurnal pada 2006

RM 651,271.02

Pembayaran pangkalan data (cd/online) pada 2006

RM1,353,532.34

Pembayaran pembaharuan langganan pangkalan data cd/online 2007

RM9,924,977.54

Pembayaran pembaharuan langganan jurnal 2007

RM 426,950.65

Jumlah Perbelanjaan Keseluruhan

RM6,356,731.55

6

Tiada baki dari peruntukan tahun semasa yang disediakan, malahan Unit telah

menggunakan peruntukan dari vot 27301 (buku).

Pada tahun 2006 ini sebanyak RM36,532.18 dituntut dari pembekal yang gagal

membekalkan bahan sebagai bayaran tuntutan nota kredit bagi bahan yang gagal

dibekalkan pada 2004 dan 2005. Sejumlah RM11,662.60 nota kredit telah

diterima manakala selebihnya masih dalam proses pembekalan dan tuntutan

memandangkan memang terdapat bahan yang belum diterbitkan atau lewat

terbit.

Bagi jurnal bercetak, FAB mempunyai 48 judul yang merupakan jumlah judul

terbanyak berbanding fakulti lain. Diikuti FKKKSA dengan 42 judul. Walau

bagaimanapun, peruntukan terbesar diagihkan kepada FS (Kimia) sejumlah

RM232,570.92 diikuti FKKKSA sebanyak RM179,876.09 dan FKSG dengan nilai

RM120,157.60 Program Pengajian Diploma masih lagi menggunakan peruntukan

terendah iaitu sebanyak RM2,005.63 sahaja.

Setakat ini agihan terbesar perbelanjaan jurnal bercetak adalah kepada pembekal

Swets bernilai RM422,928.77 manakala Since Direct dari Elsevier B.V merupakan

pangkalan data termahal dengan nilai langganan RM1,489,242.66.

(Sila rujuk lampiran 8a, 8b,8c, 8d) 3.2 Pembekalan Jurnal dan Media Elektronik Secara keseluruhannya, prestasi pembekalan jurnal bercetak dan pangkalan data

online/cd-rom adalah ditahap memuaskan walaupun menunjukkan penurunan.

Bagi langganan jurnal bercetak, jumlah isu yang dibekalkan menurun berbanding

tahun 2005 sebanyak 10.65% dari 90.15% pada 2005 kepada 79.5%. Purata

pembekalan bahan media elektronik juga menunjukkan penurunan sebanyak

6.8% daripada 58.47% pada 2005 kepada 78.67%.

(Sila lihat lampiran 9a dan 9b)

7

4.0 PENGINDEKSAN BAHAN

4.1 Pengindeksan Buku Asal dan CIP

Di sepanjang tahun 2006, 5898 judul / 8798 naskhah bahan “original”

telah dikatalog. Ini menunjukkan satu peningkatan yang tinggi jika

dibandingkan pada tahun sebelumnya, hanya 5395 judul / 7834 naskhah.

Bagi buku CIP pula, sebanyak 5067 judul / 9915 naskah telah dikatalog

pada tahun 2006. Di samping itu sebanyak 2069 judul / 2072 tesis telah

diindeks. Tumpuan yang lebih juga telah diberikan kepada pengindeksan

tesis untuk memastikan tiada “backlog” berlaku (Sila Rujuk Lampiran 10). 4.2 Pengindeksan Bahan Laporan Penyelidikan

Terdapat 60 judul lapuran tahunan yang dikatalog pada tahun 2006. Ini

kerana tiada penerimaan baru bagi bahan tersebut. (Sila Rujuk Lampiran

10).

4.3 Pengindeksan Bahan Cakera Padat

Bilangan judul cakera padat yang dikatalog lebih kurang sma iaitu 1,990

judul pada tahun 2005 dan 1,986 judul pada tahun 2006. (Sila Rujuk

Lampiran 10).

4.4 Pengindeksan Artikel dan Jurnal

Sebanyak 53 judul baru jurnal telah dikatalog pada tahun 2006. Disamping

itu juga, terdapat sebanyak 77 artikel dari jurnal telah diindeks (Sila

Rujuk Lampiran 10)

Lampiran 11 menunjukkan aktiviti mengindeks bahan di Unit Pengurusan

Teknikal dari bulan Januari sehingga Disember 2006. Dari graf, didapati

sebanyak 15,256/23,713 naskhah bahan telah dikatalog disepanjang tahun

2006. Terdapat peningkatan yang ketara jika dibandingkan dengan tahun

sebelumnya yang hanya berjumlah 14,192 judul / 21,036 naskhah sahaja.

8

5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

Unit Pengurusan Dokumen Digital bertanggungjawab membangunkan dan

menguruskan dokumen dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan

pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam

perkhidmatan perpustakaan.

5.1 Mengimbas dan menukar format dokumen

(i) Mulai 16 Februari 2006, semua dokumen dicetak menggunakan

Acrobat Distiller bagi mendapatkan format mukasurat yang seragam kepada

saiz A4. Kaedah ini secara tidak langsung menyelesaikan masalah yang

dihadapi selain mendapatkan saiz fail dokumen yang lebih kecil.

(ii) Mulai Julai 2006, semua dokumen yang diedit menggunakan fungsi

“crop pages” bagi mendapatkan imej yang lebih berkualiti dan saiz fail

dokumen yang lebih kecil dapat dihasilkan.

5.1.1 Mengimbas dan muaturun keratan akhbar Pada tahun 2006, muaturun keratan akhbar menurun sebanyak 12.5%.

Penurunan disebabkan jumlah keratan akhbar yang diindeks oleh

Pustakawan, Jabatan Perkhidmatan Maklumat berkurang berbanding

tahun 2005 iaitu sebanyak 988 (12.5%).

1012 keratan telah diimbas dan meningkat sebanyak 260.14% berbanding

tahun 2005. Jumlah keratan akhbar tertunggak yang perlu diimbas adalah

sebanyak 274 keratan.

Jadual 6 : Mengimbas dan muaturun keratan akhbar

Tahun Keratan

Akhbar 2005 2006

Pertambahan / pengurangan

Peratus (%)

Muaturun 7899 6911 (-) 988 12.50 %

Imbas 281 1012 (+) 731 260.14 % Jumlah

8180 7923

9

Keratan Akhbar

Jumlah keratan

Saiz <A4

740

Saiz >A4

546

1286

Pada tahun 2006, tugas imbasan dibantu oleh staf PmP(PD3) dan dibuat

hanya bagi keratan saiz kurang dari atau saiz A4 berbanding tahun 2005,

dibantu mulai Oktober 2005. Ia dilakukan bagi mempercepatkan bahan

diproses dan diakses oleh pengguna.

Sebahagian keratan yang melebihi saiz A4 juga diimbas dan pemampatan

(compress) saiz imej dilakukan kepada saiz A4 bergantung kepada saiz

fizikal keratan akhbar.

5.1.2 Mengimbas dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan Peperiksaan UTM dan Laporan Penyelidikan

(i). Aktiviti mengimbas kertas soalan peperiksaan meningkat sebanyak

1149 judul matapelajaran dan tiada tunggakan bahan. Aktiviti imbasan

bergantung kepada bahan yang diterima daripada Unit Jurnal dan Media

Elektronik.

(ii). Aktiviti mengimbas tesis pasca ijazah menurun sebanyak 7 judul

(2698 mukasurat) tetapi tetap mencapai sasaran objektif kualiti iaitu 500

mukasurat sebulan. Salah satu faktor penurunan kerana staf menjalankan

projek mengemaskini rekod di Billing dan Modul katalog pada setiap petang

hari bekerja sehingga Oktober.

(iii). Tiada artikel jurnal UTM dikatalog oleh Pustakawan, Unit Jurnal dan

Media Elektronik. Imbasan artikel jurnal UTM tidak dilakukan kerana tiada

10

bahan yang dikatalog. Bahan perlu mempunyai nombor LCN bagi

membolehkan maklumat disalin ke Pengurusan Dokumen.

(iv). Aktiviti mengimbas laporan penyelidikan dipertingkatkan semula dan

telah mengimbas abstrak sebanyak 110 judul (559 mukasurat), selepas

aktiviti housekeeping pada tahun 2005 dijalankan.

Jadual 7 : Aktiviti Imbasan dan Tukar Format Dokumen

Tahun 2005 2006

Perbezaan Bahan

judul m/s judul m/s judul m/s Kertas soalan peperiksaan UTM

322

2374

1181

10523

(+) 1149

(-) 8149

Tesis pasca ijazah

54

12078

47

9380

(-) 7

(-) 2698

Artikel jurnal UTM

406

5281

0

0

(-) 406

(-) 5281

Laporan penyelidikan

0

0

110

559

(+)110

(+) 559

Jadual 8 : AKTIVITI IMBASAN

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Judul m/s Judul m/s

2005 2006

Tahun

Jum

lah

Kertas soalan peperiksaanUTMTesis

Artikel jurnal UTM

Laporan penyelidikan

11

5.2 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import Rekod dan Proses Billing

(i) Keseluruhan, aktiviti adalah meningkat dimana menginput

profil dokumen (79.53%), mengeksport rekod (39.72%) dan proses

mengemaskini rekod Billing (4.15%) kecuali mengimport rekod

menurun sebanyak 12.47%.

(ii) Jumlah rekod yang dieksport adalah rekod tahun semasa iaitu

sebanyak 11925 dan tidak termasuk rekod tahun kebelakangan.

Jumlah rekod yang diimport menurun (12.47%) adalah tepat kerana

rekod-rekod Pengurusan Dokumen yang mengandungi nombor LCN

tidak akan disenaraikan pada senarai rekod-rekod yang diimport.

(iii) Semua aktiviti mengemaskini rekod Billing telah diselesaikan

sebanyak 10710 rekod dan tiada tunggakan rekod di Modul Billing.

Perubahan kepada proses kerja dan senarai tugas sangat membantu

kepada peningkatan jumlah berkenaan.

Jadual 9 : Aktiviti Pengurusan Dokumen

Tahun Aktiviti

2005

2006 % tambahan / pengurangan

Profil dokumen

6566

11788

(+) 79.53

Eksport rekod

535

11925

(+) 39.72

Import rekod

12895

11287

(-) 12.47

Billing

10283

10710

(+) 4.15

12

Jadual 10 : Aktiviti Pengurusan Dokumen

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Profildokumen

Eksportrekod

Importrekod

Billing

Aktiviti

J um

lah

reko

d

tahun 2005tahun 2006

5.3 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Pada Modul Katalog

Pemantauan aktiviti mengemaskini rekod Pengurusan Dokumen

sebanyak 14,970 (Jadual 12) berjaya dilaksanakan dan tiada rekod

tertunggak dan ia merangkumi 96 rekod tahun 2003 yang telah

dikemaskini. (Rujuk lampiran 13)

(i) Aktiviti mengemaskini rekod keratan akhbar meningkat

sebanyak 105.17% dan menurun 31.6% bagi aktiviti mengemaskini

kertas soalan peperiksaan.

(ii) Mengemaskini rekod laporan penyelidikan meningkat 41.27%

kerana aktiviti imbasan bahan dipertingkatkan.

(iii) Penurunan 30.51% bagi mengemaskini rekod tesis hasil

daripada penurunan peratusan aktiviti mengimbas.

(iv) Mengemaskini 1 rekod artikel jurnal UTM 1 dan rekod media 1

rekod.

13

Jadual 11 : Aktiviti Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen pada Modul Katalog

Tahun Bahan 2005 2006 Perbezaan Keratan akhbar 6548 13434

6886

Kertas soalan peperiksaan 2050 1401 649

Tesis 59 41 18

Laporan penyelidikan 63 89 26

Artikel Jurnal UTM 0 4 4

Fotograf 1 0 1

Media 0 1 1

JUMLAH

8,721 14,970 6,961

Jadual 12 : Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen

2050

59 63 0

13434

41 89 4

6548

1401

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

Keratanakhbar

Kertas soalanpeperiksaan

Tesis Laporanpenyelidikan

Artikel JurnalUTM

Bahan

Jum

lah

2005

2006

14

5.3.1 Mengemaskini rekod DM tertunggak tahun 2005.

Jumlah rekod tertunggak pada tahun 2005 adalah sebanyak 4330.

Semua rekod telah selesai dikemaskini iaitu terdiri dari 3582 rekod

keratan akhbar, kertas soalan peperiksaan, 433 dan 3 rekod artikel

jurnal UTM. Sebanyak 314 rekod artikel jurnal UTM belum

dikemaskini.

Jadual 13 : Rekod Siap Dikemaskini pada Sistem Pengurusan Perpustakaan : Rekod Tertunggak 2005

Bahan

Jumlah Rekod Keratan

akhbar Kertas soalan

Artikel Jurnal UTM

4018

3582

433

3

Rekod artikel jurnal UTM ini belum dikemaskini kerana bahan ini telah

dikategorikan sebagai bahan yang telah mempunyai rekod bibliografi yang

lengkap (ada LCN). Rancangan menyiapkan mulai Ogos 2006 ditangguhkan.

Ketetapan maklumat untuk dimasukkan dan digunakan pada Sistem

Pengurusan Perpustakaan perlu dikaji dan disemak semula. Rekod ini akan

dikemaskini pada tahun 2007.

5.4 Aktiviti penyelenggaraan rekod Sistem Pengurusan Dokumen (DM)

Aktiviti ini adalah merangkumi semua rekod-rekod yang telah wujud dalam

Sistem Pengurusan Dokumen dari tahun 2001.

Aktiviti housekeeping memberi kesan kepada jumlah sebenar keseluruhan

profil dokumen yang ada dalam Sistem Pengurusan Dokumen dimana

11782 bagi tahun 2006 manakala sebanyak 31,672 profil dokumen dari

tahun 2001 - 2006. (Lampiran 13)

15

6.0 AKTIVITI JABATAN 2006

6.1 Aktiviti Unit Perolehan

Aktiviti Unit Perolehan sepanjang tahun 2006 adalah seperti berikut:

• Perbincangan staf Unit Perolehan bil.1/2006

- 9 Februari 2006

• Perbincangan Penyelaras JBS dan PmP(BS1) dengan Ketua

Jabatan Pembangunan Sumber - 15 Februari 2006

• Perbincangan staf Unit Perolehan bil.2/2006

- 21 Februari 2006

• Perbincangan ICC Unit Perolehan

- 27 Februari 2006

• Gotong-royong membersih dan menyusun ruang kerja

Unit Perolehan - 28 Februari 2006

• Perbincangan ICC Unit Perolehan

- 2 Mac 2006

• Taklimat Program Kesedaran ICC - 9 Mac 2006

• Perbincangan staf Unit Perolehan bil.3/2006 - 23 Mac 2006

• Perbincangan ICC Unit Perolehan - 30 Mac 2006

• Perbincangan staf Unit Perolehan bil.4/2006 - 3 April 2006

• Sepetang Bersama Ketua Jabatan Pembangunan Sumber

- 5 April 2006

• Perbincangan staf Unit Perolehan bil.5/2006 - 5 Julai 2006

• Perjumpaan team ICC, PSZ - 5 September 2006

• Persembahan ICC Unit Perolehan - 8 September 2006

• Perbincangan staf Unit Perolehan bil.6/2006

- 26 September 2006

Projek proses aksesan bahan tertunggak

PAP Unit Pengurusan Teknikal dan Unit Jurnal & Media

Elektronik – secara giliran – 13 – 31 Mac 2006

16

Semua Pembantu Perpustakaan Unit Perolehan – setiap

petang (2.00 – 5.00 petang) secara giliran –

4 April – 29 September 2006

Projek proses penerimaan dan pembayaran invois

Lima orang Pembantu Perpustakaan memproses

penerimaan invois, seorang sahaja ditempatkan untuk

menginput pesanan dan proses aksesan serta PmP(BS1)

memproses no. siri untuk pembayaran.

- 26 September – 20 Oktober 2006

Kerja lebih masa menyelesai pembayaran bagi

peruntukan 2006.

** Semua Pembantu Perpustakaan Unit Perolehan

- 7 Oktober 2006 – 9 Januari 2007

• Attachment dan Taklimat

Unit Perolehan sentiasa mengendalikan pelajar attachment dan

memberi taklimat kepada peserta pelawat.

Siri perbincangan staf Unit Perolehan dibuat bagi membincangkan isu dan

masalah berkaitan proses kerja di Unit Perolehan dan mencari kaedah

untuk mengatasinya dengan menggunakan sumber di dalam kawalan.

6.2 Unit Jurnal & Media Elektronik

• Mempergiatkan kerja kemaskini maklumat bahan serial dalam

system (AdvHol & AdvCat).

Kerja-kerja kemaskini sentiasa dilakukan dari masa ke

semasa samada berdasarkan senarai judul sediada atau laporan

penemuan oleh pihak lain.

• Melupus bahan majalah popular dan hadiah yang tidak mempunyai

educational value lagi.

Bahan telah siap dikeluarkn dari rak simpanan. Masih dalam

proses menyusun sisih bahan-bahan yang diperlukan / tidak.

17

• Menghantar jilid jurnal bercetak bagi isu setahun kebelakangan

selaras dengan persetujuan KPS dalam Mesyuarat Semakan

Pengurusan Bil.2/2003.

Tiada tunggakan bagi penghantaran jurnal untuk dijilid setahun

kebelakangan.

6.3 Unit Pengurusan Teknikal

• Mempergiatkan proses mengemaskini Fail Kuasa Pengarang, Siri dan

juga Tajuk Perkara dari masa kesemasa agar tiada pertindihan

berlaku.

• Sejak September 2006, unit telah mendapat tambahan seorang lagi

jurutaip. Ini dapat mempercepatkan lagi prose melabel bahan bagi

BahanKoleksi Khas yang tertunggak sebelum ini.

6.4 Unit Pengurusan Dokumen Digital

• Aktiviti housekeeping paling banyak dilakukan pada Oktober, Mei

dan November. Keseluruhan, aktiviti ini berkurang sebanyak 49.57%

(923) dimana 969 rekod pada tahun 2006 berbanding 1892 rekod

pada tahun 2005. Fokus utama pada bulan Oktober dan November

adalah mengemaskini dan muatnaik semula dokumen yang telah

dikemaskini pada Sistem Pengurusan Dokumen (LMS).

• Rekod dipadam pada Sistem Pengurusan Dokumen dan LMS

disebabkan:

Masih terdapat rekod keratan akhbar yang mempunyai dua profil

kerana dua subjek yang berbeza dimasukkan. Sistem

Pengurusan Dokumen hanya membenarkan menginput satu

subjek bagi setiap keratan akhbar.

Dokumen kertas projek sarjana muda dimuatnaik.

18

Rekod perlu dikemaskini atau tidak lagi diperlukan dan perlu

dipadam atau duplikasi rekod.

7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN

7.1 Aksesan Bahan

Unit Perolehan menghadapi kekangan yang ketara di dalam memproses

aksesan bahan tertuggak yang di bawa dari tahun 2005 (hampir 10,000

naskhah). Memandangkan sehingga November 2006 Unit Perolehan tidak

menerima gantian Pembantu Am Pejabat (PAP) maka, bagi mengatasi

masalah ini pada bulan Januari – Mac 2006, pembantu perpustakaan Unit

Perolehan hanya memproses aksesan bagi permintaan bahan berstatus

segera sahaja. Kesannya jumlah bahan yang perlu di aksesan semakin

bertambah. Oleh yang demikian, pada 13 – 31 Mac 2006, Ketua Jabatan

Pembangunan Sumber telah mengarahkan PAP Unit Pengurusan Teknikal

dan Unit Jurnal dan Media Elektronik membantu Unit Perolehan memproses

aksesan bahan secara bergilir selama 2 jam setiap hari bekerja. Namun

terdapat banyak kesilapan yang perlu dibaiki. Pada 4 April-29 September

2006, Semua pembantu perpustakaan Unit Perolehan diminta membuat

proses aksesan bahan bersama pasangan kerja mengikut giliran minggu dari

jam 2.00 petang – 5.00 petang. Di mana, dari jam 8.00 pagi – 1.00 tengahari

mereka membuat kerja mengikut bahagian masing-masing. Sehingga

Disember 2006 jumlah bahan yang berjaya diaksesan adalah 12,335

naskhah.

7.2 Penerimaan dan Pembayaran Invois

Analisis laporan objektif kualiti Januari – Jun 2006 menunjukkan proses

penerimaan bahan agak rendah iaitu 11.48% dengan jumlah invois yang

perlu diproses adalah banyak, pada masa yang sama 2 orang pembantu

perpustakaan Unit Perolehan (bahagian penerimaan) tidak mampu

menyelesaikan penerimaan bahan dan memproses invois mengikut

jangkamasa yang ditetapkan. Jumlah pembayaran sehingga Jun 2006 hanya

RM841,075.61 dari RM4,000,000.00 peruntukan yang diterima. Keadaan ini

19

menimbulkan keresahan pihak Bendahari UTM yang khuatir peruntukan

yang diberi tidak dapat diselesaikan pada akhir tahun 2006. Pada 26

September – 20 Oktober (sepanjang bulan Ramadan), projek menyelesaikan

invois dijalankan dengan menempatkan 5 orang pembantu perpustakaan

membuat proses penerimaan bahan, 2 orang pembantu perpustakaan

menginput pesanan pembelian dan seorang membuat aksesan bahan. Dari

projek ini sehingga bulan Oktober 2006 jumlah invois yang dapat dibayar

sebanyak RM2,165,574.64. Akhirnya, pada 11 Oktober 2006 Unit Perolehan

telah menerima seorang pembantu perpustakaan (mengisi kekosongan) yang

ditugaskan untuk membuat proses penerimaan bahan. Pada masa yang

sama pada 7 Oktober 2006 projek ini dibuat secara lebih masa yang

ditawarkan kepada semua pembantu perpustakaan Unit Perolehan. Dan

pada bulan November 2006 sahaja pembayaran invois dapat dibuat sebanyak

RM1,007,343.83. Keseluruhan peruntukan dapat dihabiskan pada 28

Disember 2006.

7.3 Ruang Penempatan Bahan

Sehingga Disember 2006 Unit Perolehan menghadapi kekangan mencari

ruang untuk penempatan bahan yang telah dibuat penerimaan menunggu

giliran untuk diaksesan. Buat sementara, bahan-bahan ini terpaksa

diletakkan di atas lantai ruang kerja dan menjadikan persekitaran ruang

kerja staf Unit Perolehan tidak selesa dan tidak kemas. Selain dari itu, bahan

aksesan tertunggak 2005 yang masih berbaki ditumpangkan di Bilik Koleksi

Khas, namun demikian bahan ini perlu dikeluarkan segera memandangkan

Unit Koleksi Khas memerlukan ruang untuk meletakkan bahan koleksi arkib.

7.4 Pengendalian Aktiviti Dibawah Pengurusan Dokumen :

♦ Kesukaran mengimbas dokumen seperti tesis, laporan

penyelidikan, keratan akhbar dan lain-lain dokumen berkaitan

yang melebihi saiz A4 seperti saiz A3 atau A2.

♦ Kesukaran mengimbas dokumen mempunyai mukasurat yang

terlalu tebal. Ketebalan atau fizikal bahan akan mempengaruhi

20

hasil imbasan. Teks yang terlalu tebal sehingga menjejaskan

ditangguhkan.

♦ Kemahiran dan pengetahun staf bagi menghasilkan dokumen

digital yang bermutu tinggi diperlukan.

Keperluan mesin pengimbas berteknologi tinggi diperlukan bagi

membolehkan imbasan bahan dilakukan pada permukaan rata dengan

penyesuaian tebal bahan kepada alat untuk menghasilkan imej dokumen

lebih berkualiti. Bahan tebal tidak perlu diterbalikkan dan dapat

mengelakkan kerosakan buku yang telah dijilid. Selain itu penggunaan

peralatan berkaitan dapat membantu mempertingkatan jumlah dokumen

digital yang dihasilkan.

7.5 Lambakan Bahan

Unit Pengurusan Teknikal telah menghadapi kekangan dari segi penempatan

bahan belian dan juga tesis/kertas projek yang belum dikatalog

dipenghujung tahun 2006. Ini adalah kerana penerimaan tesis/kertas projek

dari Unit Koleksi Khas dan Unit Perolehan telah meningkat berlipat

kaliganda jumlahnya. Begitu juga dengan bahan belian yang diterima dari

Unit Perolehan.

8.0 PENAMBAHBAIKAN

8.1 Unit Perolehan

Tahun 2007 Unit Perolehan akan membuat penstrukturan semula

bidang tugas staf Unit Perolehan mengikut keupayaan staf.

Bagi mengatasi masalah aksesan tertunggak, 2 orang pembantu

perpustakaan akan ditempatkan membuat proses aksesan bahan

secara tetap.

Semakan semula senarai tugas staf Unit Perolehan mengikut

proses kerja semasa.

21

Melihat semula proses kerja yang menjadi punca kepada masalah

dan mencari kaedah penyelesaian.

8.2 Unit Pengurusan Teknikal

“Double Cataloguing” dan “Double Cuttering”

Kesilapan seperti “double cataloguing” boleh dielakkan dari

berlaku sekiranya pengkatalog sentiasa membuat semakan melalui

judul di Adv. Cat. Seperti yang terdapat didalam checklist. Begitu

juga dengan “double cuttering” dimana pengkatalog perlu

menyemak dengan teliti di Adv. Cat. Melalui nombor panggilan

setelah menetapkan sesuatu nombor yang hendak digunakan.

Nombor Panggilan di bahan berbeza dari sistem

Kesilapan ini dapat di atasi dengan adanya kerjasama dari

Jurutaip membuat semakan kali kedua. “Copy” dan “Paste”

nombor panggilan dari “Advance Holding” ke Words . Pembantu

Am Pejabat juga perlu menyemaknya apabila menukar status dari

“In Cataloguing” ke “Available”

8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital

Menyediakan perangkaan keratan akhbar mengikut kategori iaitu

samada muaturun atau imbas bagi mengenalpasti dan

mendapatkan perangkaan yang lebih tepat dan terperinci

Jumlah keratan akhbar dikenalpasti dengan membuat perangkaan

keratan mengikut saiz keratan samada kurang dari saiz A4/ saiz

A4 atau lebih dari saiz A4 bagi mengetahui jumlah sebenar bahan

yang perlu diimbas.

22

Mulai Februari, keratan akhbar Utusan Malaysia yang diakses dari

Internet, dilakukan copy paste teks ke html editor, berbanding

sebelum ini dibuat kaedah muaturun sepenuhnya. Kaedah ini

mempercepatkan proses kerja penghasilan dokumen yang ditukar

format ke pdf.

Mulai November sebahagian keratan akhbar yang telah

dimuaturun oleh PmP(PD1) akan diedit dan ditukar kepada format

pdf oleh PmP(PD4). Aktiviti dimasukkan dalam senarai tugas

PmP(PD4). Melalui kaedah ini akan mempercepatkan dokumen

diproses dan diakses oleh pengguna.

Aktiviti mengimbas keratan akhbar dibantu oleh PmP(PD3) bagi

mengurangkan jumlah keratan akhbar yang tertunggak dan

dimasukkan dalam senarai tugas PmP(PD3).

Paparan setting default kad profil bagi setiap akaun staf dilakukan

bagi meminimakan kemasukkan data dan mempercepatkan proses

penyediaan profil dokumen terutama keratan akhbar dan kertas

soalan peperiksaan.

Unit akan meneruskan aktiviti menginput tarikh pada profil

dokumen bagi rekod tahun 2002 dari masa ke semasa. Aktiviti ini

membantu unit mendapatkan jumlah sebenar profil dokumen

yang telah diwujudkan pada Sistem Pengurusan Dokumen.

Sekiranya maklumat tarikh ini tidak dimasukkan, statistik

sebenar bagi tahun 2002 menjadi kurang tepat.

Kaedah pemilihan tesis untuk diimbas dilakukan berpandukan

senarai tesis yang telah dikatalog dan mengikut tahun terbit tesis

berkenaan, selaras dengan polisi kualiti PSZ. Senarai ini

dihasilkan dari Sistem Pengurusan Perpustakaan.

Artikel jurnal UTM akan dikatalog dan dimasukkan ke Modul

Katalog oleh Pustakawan, Unit Jurnal dan Media Eektronik.

Maklumat Holding akan dimasukkan oleh staf UPDD. Pustakawan

23

berkenaan akan membekalkan senarai nombor LCN kepada UPDD

bagi tujuan mengimbas artikel dan menyediakan profil dokumen

pada DM. Jabatan Pembangunan Sumber Perpustakaan Sultanah Zanariah 16 Februari 2007

24