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APUNTES DEL MÓDULO DE RET
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LAS REUNIONES DE TRABAJOCONSIDERACIONES GENERALES
Una reunión de trabajo es la congregación de un determinado número de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, con el fin de tomar decisiones o transmitir alguna
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Características: Requieren la participación de varias personasSe celebran en un tiempo y un lugar determinadosLos asistentes comparten un tema comúnComprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc.
ELEMENTOS DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO
TODA REUNIÓN DE TRABAJO HA DE INTEGRAR LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:
1.- UN TEMA O FINALIDAD
Asunto concreto a tratar Los objetivos que se pretenden alcanzar Conjunto de ideas fundamentales Concretado en un orden del día
2.- LOS ASISTENTES
El o los convocantes Los convocados a la reunión Se aconseja que el equipo de trabajo no supere el número de siete personas
ELEMENTOS DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO
3.- EL TIEMPO
Hace referencia al momento de la convocatoriaAl tiempo invertido en la reuniónA la periodicidad de las reuniones
El exceso de reuniones las convierten en una carga de trabajo La duración de una reunión puede condicionar su éxito Con el transcurso del tiempo las personas disminuyen su atención y aumenta su cansancio
ASPECTOS A CONSIDERAR
Cansancio
Atención
30 60 90 120 TIEMPO
CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIÓN
CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIÓN
El tiempo de duración influye negativamente en el nivel de atención de los asistentes.
En reuniones de larga duración o con contenidos complejos, es recomendable:
a)Dividir la reunión en diferentes sesionesb)Establecer objetivos cortosc)Realizar pausas
Con ello se logra un mayor grado de rendimiento
4.- EL LUGAR
Es el espacio físico concreto
Sus condiciones de dicho espacio son importantes; tales como:
a)La temperaturab)Amplitud del localc)Iluminaciónd)Distancia entre los asistentes
Hoy es muy común las denominadas “reuniones virtuales”, que se desarrollan mediante medios técnicos que permiten la videoconferencia entre asistentes que se encuentran en distintos lugares físicos
LA EFICACIA DE UNA REUNIÓN
TIPOS DE REUNIONES
LOS PARTICIPANTES EN LA REUNIÓN
La actitud de los participantes es fundamental para el éxito de la reuniónPuede ser de tres tipos:
Actitud participativa: Facilitan el desarrollo de las reuniones aportando conocimientos y expresando opiniones
Actitud pasiva: El organizador debe tratar de neutralizar esta actitud con objeto de dinamizar la reunión y alcanzar el mayor grado de participación
Actitud negativa: En cualquier tipo de reunión es deseable contar con personas activas y participativas, tratando de modificar conductas pasivas o negativas.
LOS ASISTENTES
EL MODERADOR
HA DE SER UN BUEN COMUNICADOR
HA DE CONOCER LOS ESTILOS DE LIDERAZGO
HA DE DOMINAR LAS TÉCNICAS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
HA DE CONOCER LAS DIFERENTES TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPOS
FASES DE UNA REUNIÓN
TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN
SITUACIONES QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DE UNA REUNIÓN
TIPOS DE REUNIONES
FORO: varias personas discuten un tema determinado ante un auditorio
LA MESA REDONDA: es una técnica grupal que se utiliza cuando se desea conocer el punto de vista de diferentes personas que son especialistas en una materia
EL PANEL: es similar a la mesa redonda, pero se diferencia de ésta en que cada persona que interviene presenta un punto de vista sobre el tema a tratar, que complementa el del resto de miembros
EL DEBATE: es una discusión entre dos a más personas sobre un tema determinado
PHILLIPS 66: consiste en dividir al grupo en subgrupos de 6 miembros, se les deja debatir 6 minutos y se hace una puesta en común
SEMINARIO: tiene por objeto el estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas.
BRAINSTORMING: la “tormenta de ideas” es una técnica que se utiliza cuando se está ante un problema concreto y no se conoce una solución.
SIMPOSIO: consiste en reunir a una serie de especialistas o expertos que exponen sus ideas a un público o auditorio.
