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LAYERED PROCESS AUDIT

Führungskräfte bewirken mit kurzen Prozessaudits die Umsetzung und Einhaltung von Vorgaben und Standards in ihrer täglichen Arbeit

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Layered Process Audit (LPA) ist eine erfolgreiche Methode, die Umsetzung von Prozessen und Vorgaben auf allen Ebenen und Bereichen in den Unternehmen zu verbessern und damit die Leistungsfähigkeit der Organisation zu steigern.

„Layer“ steht dabei für die unterschiedlichen Führungsebenen im betrachte-ten Prozess in denen LPA umgesetzt wird. „Process Audit“ ist einen bewährte Form der Bewertung um zu erkennen, ob Prozesse wie vereinbart umgesetzt und die gewünschten Ergebnisse erreicht werden.

LPA bringt durch seine Umsetzung viele Vorteile und Erfolge im Unternehmen und erreicht, dass

Prozesse nachweislich getan und nicht umsetzbare Vorgaben erkannt sind

für die Führungskräfte und Mitarbeiter ein größeres Prozessverständnis und Klarheit über die wichtigen Standards oder Regeln wächst

Führungskräfte ihre Verantwortung und Führungsaufgaben systematisch stärker wahrnehmen und LPA als Werkzeug dafür nutzen

Mitarbeiter mehr Verantwortungsbewusstsein für die Umsetzung und Ver-besserung von Prozessen entwickeln

systematische Ursachen, die eine Umsetzung der Standards verhindern, erkannt, Maßnahmen eingeleitet und überprüft werden

der Fokus in der Ursachenanalyse bei Abweichungen, sich von den Men-schen auf die Organisation, Führung oder Prozesse ändert

betroffene Mitarbeiter, unterstützt durch die höhere Umsetzungswahr-scheinlichkeit, sich aktiver an der Verbesserungssuche beteiligen

durch die Erstellung der LPA-Checklisten, die geforderten Vorgaben eindeu-tiger und verbindlicher zwischen Führung und Mitarbeiter definiert werden

andere interne Audits durch LPA teilweise ersetzt und die benötigten Auf-wände reduziert werden können

LPA wurde in der Automobilindustrie zur Jahrtausendwende parallel von DaimlerChrysler und Toyota entwickelt. In der Zwischenzeit findet sich die For-derung nach LPA für Lieferanten bei immer mehr Original-Equipment-Manufacturern (OEM).

Durch die Möglichkeiten die LPA für die Unternehmen bietet, finden sich auch immer häufiger Unternehmen aus anderen Branchen, die eine Chance in der Methode erkennen, Prozesse und Standards in ihrem Unternehmen tatsäch-lich umzusetzen und zu optimieren.

Layered Process Audit eignet sich auch sehr gut als temporäre Methode für die Einführung von neuen und zur Absicherung von wichtigen oder riskanten Prozessen.

„LPA ist ein sehr gutes Werkzeug, um eines der größten Probleme in Unternehmen,

die Einhaltung und Umsetzung von Regeln, zu lösen.“

Michael Mohr, Fertigungsleiter Zerspannung, ZF Friedrichshafen AG Schweinfurt

Prozesse

verbessern und

Leistungsfähigkeit

steigern

Layered Process Audit erreicht eine verbesserte Umsetzung der Prozesse und verbessert die Ergebnisse

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Die LPA-Methode setzt sich aus drei voneinander abhängigen Vorgehenswei-sen zusammen:

1. Durchführung von Kurzaudits durch die Führungskräfte

Führungskräfte aus definierten unterschiedlichen Hierarchieebenen (Layer) überprüfen mit Hilfe von einfachen Checklisten in Stichproben die Einhaltung von Standards, Regeln und Vorgaben (Process) im betrachteten Prozess.

Durch unternehmensspezifische Zielsetzungen, Prozesse und Führungsstruktu-ren gibt es unterschiedliche Varianten in der Durchführung von Audits. In die-sen kann sowohl der direkte Vorgesetzte, als auch Führungskräfte einer höhe-ren Ebene Audits am betreffenden Prozess durchführen. Die Anzahl der durch-zuführenden Audits hängt dabei von der Größe des betreffenden Bereiches, der Bedeutung, Komplexität und Vielfalt des Prozesses, sowie der Erfahrung der Mitarbeiter ab.

„LPA bringt uns eine dynamische Prozesskontrolle, die nicht auf eine Person aufgebaut oder ausgerichtet ist, sondern greift unternehmensweit und es wer-den die Personen oder Führungskräfte beteiligt, die sich auskennen. Durch die Staffelung der Layer ist immer einer nahe dran, der sich auskennt und weiß was zu tun ist.“ Frank Pfeuffer, Geschäftsführer, Mazurczak Elektrowärme GmbH

Unterschiedliche

Führungsebenen

führen Audits am

Prozess durch

Standards werden

im Prozess

stichprobenartig

überprüft

Führungskräfte führen selbst Kurzaudits bei Ihren Mit-arbeitern in Stichproben mit hoher Frequenz durch

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Die LPA-Fragen ergeben sich dabei aus den Vorgabedokumenten und Erfah-rungswerten. Aus den wichtigsten Prozessschritten, Vorgehen und Standards ergeben sich die zu prüfenden Punkte. Diese Prüfpunkte werden in geeignete LPA-Fragen formuliert und in eine LPA-Checkliste eingetragen. Anhand der LPA-Checkliste wird überprüft, ob die vorgegebenen Standards im Prozess ein-gehalten werden. Prozesse werden dadurch systematisch umgesetzt.

2. Korrektur oder Maßnahmen bei Abweichungen vom Standard

Wenn die Führungskraft (Auditor) während des Audits Abweichungen oder nicht umgesetzte Standards feststellt, werden diese sofort gemeinsam mit dem Mitarbeiter (Auditierten) korrigiert. Wenn geforderte Standards auch ge-meinsam mit der Führungskraft nicht umsetzbar sind, müssen entsprechende Maßnahmen in einem Maßnahmenplan formuliert und eine Veränderung in dem Bereich eingeleitet werden. Der Vorgesetzte aus dem Bereich muss die entsprechenden Mittel zur Umsetzung der Maßnahme zur Verfügung stellen, der Prozessverantwortliche übernimmt die Verantwortung für die Gestaltung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen und die zentralen Verantwort-lichen (z. B. Qualitätsmanagement) überwachen die Umsetzung und prüfen die Wirksamkeit.

Durch die höhere Frequenz und breitere Beteiligung der Mitarbeiter wird der Lerneffekt für die Mitarbeiter wesentlich höher sein, als bei den bisherigen in-ternen Audits. Claudia Dorner, Qualitätsmanagementbeauftragte, ContiTech MGW GmbH

„LPA ist kein zusätzlicher Aufwand. Abweichungen hinterher zu rennen, wäre aufwändiger, als die LPAs tatsächlich durchzuführen.“ Jens Zimmermann, Fertigungskoordinator, profine GmbH

„Mit dem internen Audit würde ich nicht so sehr auf die Kleinigkeiten in den

Prozessen kommen, die einem dann das Leben schwer machen.“

Markus Hofmann, Leiter Qualitätssicherung, Mazurczak Elektrowärme GmbH

Abweichungen

werden sofort

korrigiert oder

Maßnahmen

eingeleitet

Es werden die wichtigen Prozessvorgaben erkannt und diese auch im LPA überprüft und ggf. korrigiert

Die wichtigen Vor-

gaben im Prozess

werden sicher in

eine Umsetzung

gebracht

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3. Visualisierung der Ergebnisse am LPA-Board

Die Durchführung und Ergebnisse aus den Audits des betreffenden Bereiches, werden anhand einer Farblogik (grün, gelb, rot) bewertet und visuell an einem LPA-Board sichtbar und transparent für alle Mitarbeiter und Führungskräfte dargestellt.

In der Kombination und Wirkung der drei Vorgehensweisen sowie der einfa-chen Logik und systematischen Konsequenz werden Prozesse mit ihren Vorga-ben zwangsläufig zur Umsetzung gebracht. Dieses fördert die Dynamik in der Prozessverbesserung und das Prozessverständnis bei Mitarbeitern und Füh-rungskräften.

„Im Zeitraum der LPA-Einführung haben sich die internen Ausschusskosten um 20% und die Reklamationskosten um 25% verbessert.“ … „Die Produktion hat mit LPA und seiner Transparenz ein Mittel bekommen, um gemeinsam mit der Betriebstechnik viele Verbesserungen an den Anlagen umzusetzen. Die dadurch erreichte Prozessstabilität reduzierte den Ausschuss und damit auch die Kundenreklamationen.“ Friedrich Marquardt, Leiter Corporate Quality Management, profine Group

Prozesse werden

verbessert und

Prozessverständnis

gefördert

Grün Dem Mitarbeiter ist die Vorgabe bewusst und er hat diese um-gesetzt.

Gelb

Die Führungskraft hat nachträglich gemeinsam mit dem Mitar-beiter die Vorgabe umgesetzt. Es muss bestimmte Defizite ge-geben haben, dass der Mitarbeiter die Vorgabe nicht allein umsetzen konnte.

Rot

Mitarbeiter und Führung werden durch Umstände außerhalb ihres Einflussbereiches behindert, die Vorgabe umzusetzen. Entsprechende Maßnahmen müssen für die Realisierung des Prozesses eingeleitet werden.

Ergebnisse und

Maßnahmen wer-

den für alle sicht-

bar und transpa-

rent dargestellt

Die Durchführung der Audits und deren Ergebnisse werden transparent für die Organisation visualisiert

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Layered Process Review

Eine sinnvolle Ergänzung für das Layered Process Audit ist das Layered Process Review. Auf Basis der durchgeführten Layered Process Audits wird die Wirk-samkeit der Prozesse bewertet und eine entsprechende Veränderung eingelei-tet. In diesem regelmäßigen Review können alle gesammelten Informationen aus dem LPA in die Bewertung einfließen. Dabei wird u. a. bewertet, ob die Vorgaben für die geplanten Ergebnisse die Richtigen sind, die Zielsetzungen und Vorgaben der Prozesse erreicht wurden und die Prozessergebnisse ausrei-chen. Ein direktes Ergebnis aus dem Layered Process Review kann z. B. eine Veränderung in den LPA-Checklisten, in der Frequenz der LPAs oder eine Ver-änderung in den entsprechenden Vorgabedokumenten sein.

Prozesse werden

auf Wirksamkeit

bewertet und

Veränderungen

eingeleitet

Layered Process Review ergänzt LPA und bewertet die tatsächliche Wirksamkeit der auditierten Prozesse

Auditdurchführung,

Ergebnisse und

Maßnahmen sind

transparent

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LPA Training

Die Teilnehmer lernen in den zwei Trainingstagen die Methode LPA kennen und sind in der Lage zu be-werten, an welchen Stellen LPA im eigenen Unternehmen mit welchem Nutzen angewendet werden kann. In vielen Übungen entwickeln die Teilnehmer mögliche LPA-Umsetzungskonzepte, erstellen die ersten Checklisten für die unterschiedlichen Layer, finden die richtigen Prüfpunkte, formulieren Fragen und gestalten mögliche Visualisierungen.

LPA-Trainingsplan 2014 für 2-tägige Trainings

"Ich habe hier eine für mich ganz neue Methode kennen gelernt. Ich hatte vorher so gut wie null Ah-

nung was LPA heißt. Was mir gut gefällt, ist die Einfachheit und Überschaubarkeit der Methode. LPA

scheint keine Methode der psychologischen Kriegsführung zu sein, sondern es sind simple Dinge, die

nachvollziehbar sind und ich mit dem Meister oder Arbeiter an der Maschine machen kann. Ich würde

das Training anderen empfehlen."

Bernd Fuchs, Leiter Qualitätsmanagement, Elektrisola Dr. Gerd Schildbech GmbH & Co. KG

„Aus den Diskussionen in den letzten zwei Tagen konnte ich sehr viel gezielte Informationen mitnehmen

und in den Übungen das Schema durchspielen. Das hat einem viel Arbeit abgenommen, sich selbst et-

was auszudenken, allein wegen der zahlreichen Vorschläge und Beispiele zur Umsetzung.“

„Ich würde jedem das Training weiterempfehlen, auch wenn er nicht aus der Automobilbranche

kommt, denn er hat das gleiche Bestreben nach Qualität. LPA, ein hocheffizientes Tool.“

Herr Robert Schmid, Leiter Qualitätsprozesse, Saint-Gobain Oberland AG

Mit dem LPA-Training hat sich mir die so einfache und daher zugleich geniale Logik der Layered Process

Audits zur kontinuierlichen Prozessverbesserung eröffnet. Durch den Einbezug aller am Prozess beteilig-

ten Mitarbeiter und Vorgesetzten, die sich aufgrund der hohen Frequenz regelmäßig mit ihren Prozes-

sen beschäftigen, wird der Prozessgedanke incl. der Vorgaben, Umsetzung und Verbesserung so ganz

nebenbei zum „Selbstläufer“.“

Bernd Wirges, Qualitätsmanager und Auditor, Kautex Textron GmbH & Co. KG

Bei Fragen zu LPA oder zu der Einführung bei Ihnen im Unternehmen senden Sie bitte ein kurze Email an lpa@umsetzer.com. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung und unterstützen Sie gerne.

Teilnehmergebühr: € 840,- zzgl. MwSt. pro Teilneh-mer (ab dem 2. Teilnehmer aus einer Firma € 700,- zzgl. MwSt.)

Anmeldung: kurze Email an lpa@umsetzer.com und wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung

Datum Raum Veranstaltungsort

11.-12.02.2014 Ulm 89233 Neu-Ulm/Reutti Hotel Meinl

04.-05.03.2014 Hannover 30890 Barsinghausen Hotel Fuchsbachtal

08.-09.04.2014 Köln 50999 Köln Hotel Falderhof

13.-14.05.2014 Leipzig 04668 Grimma Hotel Kloster Nimbschen

04.-05.06.2014 München 83620 Feldkirchen Berghotel Aschbach

08.-09.07.2014 Hamburg 22869 Schenefeld Hotel Klövensteen

16.-17.09.2014 Frankfurt 63505 Langenselbold Ysenburger Hof

14.-15.10.2014 Berlin 14542 Werder/Havel Hotel Mohr

25.-26.11.2014 Nürnberg 90579 Langenzenn Landhotel Seerose

Die TQU International GmbH unterstützt Sie bei der Einführung und Umsetzung von Layered Process Audit

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Die TQU International GmbH ist ein erfahrener Partner bei der Entwicklung und Verbesserung der Qualität im Unternehmen mit einer 27 jährigen Unternehmensgeschichte. In vielen Projekten haben die Umsetzer des TQU bewiesen, dass über funktionierende Managementsysteme, leistungsfähigere Prozesse und eine verbesserte Produktqualität die Unternehmensergebnisse bei ihren Kunden verbes-sert werden können. Durch eine ergebnis-, prozess- und verhaltensorientierte Herangehensweise wer-den die Chancen im Unternehmen entdeckt, gemeinsam mit dem Unternehmen machbare Lösungen entwickelt und diese mit Hilfe geeigneter Methoden erfolgreich umgesetzt.

Unternehmen, die wir bei der LPA Umsetzung vor Ort oder durch Trainings unterstützt haben Albany, Göppingen

Endress+Hauser Conducta, Gerlingen

ETO MAGNETIC, Stockach

Hirschvogel Umformtechnik, Denklingen

IFA ROTORION, Haldensleben

Liebherr-Aerospace, Lindenberg

MAHLE Brockhaus, Plettenberg

Mazurczak Elektrowärme, Schwabach

profine, Pirmasens

Saint-Gobain Oberland, Bad Wurzach

SHW Automotive, Aalen

ZF Friedrichshafen, Schweinfurt

u. v. m.

Feedbacks zu unserer Arbeit finden Sie unter http://www.umsetzer.com/kunden/feedbacks

TQU International GmbH

Wiblinger Steig 4

89231 Neu-Ulm

Fon: +49 (0) 731/71 88 73 870

E-Mail: lpa@umsetzer.com

Internet: www.umsetzer.com

Die TQU International GmbH unterstützt ihre Kunden seit über 27 Jahren in Trainings und Projekten

© 01/2014 TQU International GmbH

Das aktuelle Buch zum Thema

ISBN: 978-3-446-43790-6

Erschienen am 07.11.2013

im Hanser Verlag München