OPTIPAGE

+ GUIDE PRATIQUELE M

ODÈLE DE DOCUMENT WORD

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U LA PRODUCTIV

ITÉ B

UREAUTIQUE D

’ENTREPRISE R

EVISITÉE

NOVEMBRE 15

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WORD EST UN DES LOGICIELS LES PLUS UTILISÉS Les sociétés sont demandeuses de maquettes de saisie préréglées Ces maquettes sont remises aux collaborateurs pour la publication

de leurs documents d’entreprise

Exemples RÉPONSES À APPELS D’OFFRES, RAPPORTS, COMPTES-RENDUS,

MANUELS, DOCUMENTATIONS TECHNIQUES...

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COMMENT SE PRÉSENTE UN MODÈLE ? Styles prédéfinis Menus personnalisés Réglage des fonctionnalités

Sommaire automatique, en-têtes et pieds de page...

Macros le cas échéant Code informatique qui automatise les actions de l’utilisateur

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BÉNÉFICES Les maquettes de saisie sont personnalisées à la charte graphique de la société Plusieurs dizaines de collaborateurs peuvent les utiliser pour des documents

de plusieurs centaines de pages Des problématiques datant de plusieurs années peuvent être résolues

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PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES Rédaction de supports pédagogiques d’aide aux utilisateurs Formations à distance (WebEx) ou sur site Assistance téléphonique/mail Interventions sur site

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ACQUIS D’EXPÉRIENCE CHEZ OPTIPAGE Perfectionnement des maquettes au fil du temps Peaufinage des guides d’utilisation & des sessions de formation Raccourcissement des délais

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UN OUTIL MÉCONNU... Un modèle de document bien réglé est du « pain béni » pour les entreprises... Il ne résout pas tout mais automatise et anticipe autant que faire se peut les actions

de l’utilisateur Un guide d’utilisation et des formations peuvent être nécessaires pour la bonne

utilisation du modèle de document Le gain de temps sur la mise en page est considérable

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FAISABILITÉ Réalisation en conditions réelles de 2-3 pages représentatives sur la base

de vos créations graphiques Les obstacles techniques sont identifiés Les coûts sont anticipés

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GUIDE PRATIQUE

Créations ou principes graphiquesà nous fournirAvant d

e démarrer la

prestation

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PROFIL DE LA PRESTATION La validation graphique est-elle obtenue ? Dispose-t-on des documents actuels

pour estimer la prestation ? Combien d’utilisateurs/filiales vont utiliser

les maquettes ? Quel est le cahier des charges ?

les problématiques rencontrées ? La/les version(s) de Word ? Des options spécifiques sont-elles

à mettre en œuvre ? (Macros, fonctionnalité Word de limitation des styles, sommaire multi-fichiers, etc.)

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Un guide d’utilisation, est-il prévu ? des sessions de formation ?

Lors de la mise en place d’un nouveau modèle de document, ne pas négliger le temps de prise en main des équipes

Le service informatique peut se charger d’une partie de l’installation sur les postes fixes des utilisateurs

L’utilisation « nomade » (c.-à-d. sur ordinateurs portables, tablettes, etc.)peut donner de moins bons résultats

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LIMITATIONS TYPES Blanc tournant de 0,75-1,00 cm pour les documents imprimés Mise en page sur une colonne pour les documents courants Une thématique couleur par fichier Une thématique couleur par chapitre au sein d’un même fichier : à étudier Un type d’en-tête et de pied de page par fichier

+ couverture, sommaire, 4e de couverture, etc.

Un type d’en-tête et de pied de page par chapitre au sein d’un même fichier :à étudier

Pages séparatrices de chapitres au sein d’un même fichier : à étudier

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POUR TOUTES QUESTIONS

www.optipage.fr 01 49 28 05 47

Présentation des modèles de documentsur rendez-vous

Régis SZRIFTGISER

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