Ledenvergadering

8 maart 2010

1. Opening

2. Mededelingen

3. Ingekomen stukken

4. Vaststellen notulen ledenvergadering 23 december 2009

Secr: André Tobé

AFTREDEND: PIETER VAN DER LOO

AFGEVAARDIGDE COMMISSIE ZATERDAGVOETBAL

KANDIDAAT: FRANK VAN SUCHTELEN

5. Bestuursverkiezing

6. Nieuwbouw/renovatie kleedkamers / kunstgrasvelden

Kunstgrasvelden

commissie:

Paul Miltenburg voorzitterCees Wognum technischGuido Brand financieelWim van Egmond velden coördinatieRonald Baerwaldt deskundigeMaarten Evers speel technische commissie

Verslag/verantwoording aan Bestuur

Taak/opdracht:

Aanleg kunstgrasvelden velden 1 en 2 voorbereiden en uitvoering vanuit Floreant begeleiden

Raadsvergadering 2 juli 2009

Besluit:

Aanleg van een tweetal kunstgrasvelden t.w.v. € 1.400.000

Gemeente opdracht gegeven aan

Sportspectrum als gedelegeerde opdrachtgever vanuit de Gemeente

B.A.S. (Begeleiding en Advies Sportterreinen) ingehuurd door Sportspectrum

B.A.S. (Begeleiding en Advies Sportterreinen) ingehuurd door Sportspectrum

Opdracht:Opstellen PvE (Pakket van Eisen)De bestekken met bestektekeningenOrganisatie van de aanbesteding en de begeleiding en directievoering tijdens de uitvoering van het werk

Contacten:Gemeente: F. Steefland projectburoSportspectrum C.P. van VeenB.A.S. T. van RossenbergFloreant P. Miltenburg

Complexen bezocht

Do. 12 november DONK Gouda

Vr. 4 december Noordwijk

D.W.O.

A.R.C.

PLANNING:

CONCEPT BESTEK KLAAR 4 MAART

BOMEN KAPPEN EN BEPLANTING VERWIJDEREN WEEK 13 EIND MAART (BROEDSEIZOEN)

MAART / APRIL: AANBESTEDINGEN

START WERKZAAMHEDEN: 25 MEI

OPLEVERING AANNEMER: WEEK 33 (16-20 AUGUSTUS)

OVERDRACHT AAN FLOREANT: WEEK 34 (23-27 AUGUSTUS)

START TRAININGEN EN OEFENWEDSTRIJDEN: WEEK 34

BESPELEN OFFICIËLE KNVB WEDSTRIJDEN: WEEK 37 (13-17 SEPTEMBER)

Planning rest complex

April: doorzaai veld 6

Bedrijfsvoetbal:

12, 17, 18, 20, 25, 27 en 29 mei (finale)

Luilak:

Zaterdag 22 mei

Horeca:

Maandag 24 mei

Vanaf maandag 31 mei velden 4, mini, 5 en 6 groot onderhoud

Start trainingen:

Vanaf 1 augustus ? (velden ?)

Complexe zomer met project kleedkamers en velden

Nog te doen:

Nieuw huurcontractSponsoring (reclameborden verwijderen/plaatsen, scorebord, etc)Indeling trainingen (wie, wat, waar) (Tcie)Gevolgen trainingen in relatie met wedstrijden (Tcie)(Af)Keuringsbeleid bekend makenSpeel technische zaken (soorten schoeisel) bekend maken (Tcie)Hoe om te gaan met kunstgrasvelden (Tcie) (doelen, spreiding, gedrag)Onderhoud kunstgrasvelden (wie, wat)Overleg technische commissiesHoe om te gaan met (wedstrijd)verlichtingBespeling niet Floreant activiteiten

Punten besproken (onder voorbehoud):Ligging velden / parkeerterreinBestrating rondom de veldenVerlichting veldenBenodigde elektrische voedingFinanciële gevolgen verlichtingOmheining veldenReclameborden ophangsysteemMinidoelenGroen voorziening complexSoort kunstgrasveldenSproei installatieLeidingwerk complexKeeperstrook

Ligging velden

Bestrating rondom de velden

Verlichting velden

Veld 1:Plaatsen van 8 lichtmasten met een hoogte van 15,5 m met 16 armaturen volgens onderstaand figuur.

Een lichtinstallatie voor voetbal, conform de aanbevelingen van de KNVB/NOC*NSF en NSVV, klasse II voor het spelen van officiële wedstrijden, gemiddelde lichtsterkte bij oplevering ca. 250 lux.

Geschakeld: training, wedstrijd, half veldWedstrijd verlichting in bestuurskamer schakelen

Verlichting velden

Veld 2:Plaatsen van 6 lichtmasten met een hoogte van 15,5 m met 8 armaturen volgens onderstaand figuur.

Een lichtinstallatie voor voetbal, conform de aanbevelingen van de KNVB/NOC*NSF en NSVV, klasse III voor trainingen en het spelen van wedstrijden, gemiddelde lichtsterkte bij oplevering ca. 150 lux.

Geschakeld: training en half veld

Benodigde elektrische voeding

Alleen voor verlichting al 76.000 W (38 lampen)3 * 142A minimale afname3 * 200A zekering

Kantine:25.000 Kw nodigAparte meter (incl. gas)

Financiële gevolgen verlichting€ 3 / uur training€ 6 / uur wedstrijd

Veld afrastering

1,20 meter hoog

Ballenvangers:Veld 1 (oost), tussen veld 1 en 2, veld 2 (west), achter pupillen doelen

Reclameborden ophangsysteem

Groen voorziening

Tussen veld 1 en 2Tussen veld 2 en 5Tussen veld 1 en parkeerplaats

Verwijderen bestaande beplanting komende wekenNoodzakelijk i.v.m. broedseizoen

Soort kunstgrasvelden

FIFA * velden in basis bedoeld voor velden die zeer intensief gebruikt gaan worden (trainingsvelden, velden voor de breedtesport en “openbare “ velden)FIFA ** velden in basis bedoeld voor de topsport en voetbalstadions

Keuze:6 cm mattenrubber (gegarandeerde kwaliteit) infill

De kunstgrasmat dient te voldoen aan de FIFA ** star eisen met een betredingsresistentie van 20.200 cycli

Opstelplaatsen doelen

Scorebord

Keeperhoek

wordt met groot onderhoud mee genomen (op hoogte brengen)Drainage reeds aanwezig

Sproei installatie

•Geen sproei installatie op de velden 1 en 2

•Uiteraard wel op velden 4, mini, 5 en 6

Samengevat

GEEN WEL

Nieuwbouw / renovatie kleedkamers

Commissie:

Cees Wognum voorzitterGuido Brand financieel Maarten Evers technischPaul Miltenburg technisch

Verslag/verantwoording aan Bestuur

Taak/opdracht:

verbouwing vernieuwing (extra) kleedkamers voorbereiden en uitvoeren voor max. € 300.000 incl. BTW

Uitgangspunt in overleg met Gemeente:

• Gemeente velden

• Floreant kleedkamers

Of te wel samen complex opknappen

Advies van Gemeente: Overleg met Sportspectrum

Zelf zaken opgepakt i.p.v. met Sportspectrum

Plattegrond oud – nieuw ontwerp

Werkomschrijving

Tekeningen en werkomschrijving bij vier aannemers ingeleverd

Eis:

1. Maak een zo scherp mogelijk prijs

2. Prijs inzage in alle afzonderlijke onderdelen

3. Bouw realiseren tussen 1 juni en 1 september

4. Afspraken over zelfwerkzaamheid

5. Afspraken over welke onderaannemers worden ingezet

Aparte opdracht:

1. Asbest inventarisatie (inmiddels uitgevoerd)

Uitkomst en verder stappen:

Grote spreiding in prijs

Grote spreiding in berekening / maten (ondanks perfecte tekening)

Uitkomst:

1. Met één aannemer inhoudelijke gesprekken

2. Excl. niet te voorziene posten

3. Leges

4. Kosten extra werk velden (extra elektrameter/ gas meter/ ballenhok schakelinrichting vernieuwen)

5. Ander onderhoud? Bijv. lichtsensors in andere kleedkamers

Grote tijdsdruk:

Tekeningen voor vrijdag 5 maart 9.00 uur bij Gemeente voor (goed)keuring van welstandscommissie

Uitkomst vrijdagmiddag: Goedgekeurd!

Volgende stappen:

Sloopvergunning en bouwvergunning

Presentatie ALV ontwerp

Bij akkoord: deze week advies naar Bestuur

1. Definitieve keuze aannemer

2. Finale onderhandelingen (technisch en prijs)

3. Opdracht vanuit Floreant of …………..

4. AANWERVEN ZELFWERKZAAMHEID !!!!!!!!!!!

Oude situatie

• Nieuwe situatie

Financiën

Onderdeel van zowel velden commissie en bouw commissie

Guido Brand, adviseur bestuur en commissies

Financiële aspecten nieuwbouw

1. Budget nieuwbouw

2. Kosten nieuwbouw

3. Rekenvoorbeeld

4. Contributie verhoging

5. Voordelen stichting

6. Onderdelen exploitatie complex (stichting)

7. Actiepunten

1. Budget nieuwbouw

Budget afhankelijk van diverse factoren

• Aparte beheerstichting / btw compensatie 1.1

• Rentepercentage geldlening 1.2

• Leegloop leden 1.3

• Hoogte contributie verhoging 1.4

• Looptijd afschrijving nieuwbouw 1.5

1.1 Stichting exploitatie sportcomplex

• Stichting huurt velden van gemeente boskoop

• Stichting bouwt kleedkamers

• Stichting geeft gelegenheid tot sport aan Floreant (“verhuur” complex)

• Btw bouw en inkopen 19% verrekenbaar

• Huur aan Floreant 6% belast (i.p.v.19%)

• Stichting koopt doelen, ballen etc.

1.2 Rente nieuwe geldlening

• Afhankelijk van geldmarkt

• Afhankelijk van risicoprofiel floreant

• Afhankelijk van gemeentegarantie

• Rekenrente 6,5%

1.3 Leegloop leden

• Hoeveel leden zeggen op bij aanzienlijke contributieverhoging?

1.4 Hoogte contributie verhoging

• Alle leden dezelfde verhoging?

• Junioren en pupillen minder verhoging? (dan meer verhoging bij senioren!)

• Minder categorieën contributie bij junioren en pupillen?

Bijvoorbeeld: a/b, c/d, e/f

junioren/pupillen

1.5 Looptijd nieuwbouw

• In hoeveel jaar moet de nieuwbouw worden afgeschreven

• 40 jaar onhaalbaar, gebouwen zijn eerder “versleten”

• 20 jaar realistische looptijd

2.1 Overige projectkosten

Verlaagde plafonds in wc's (tbv regelunits electra) Camera's beveiliging (aanschaf en aanleg) Ophogen dakrand Aanpassen dak oud aan dak nieuw (verhoging dak oud) Aanbrengen extra isolatie Opknappen terrein inclusief straatwerk Vernieuwen riool Vernieuwen putten (riool) Aarding Aansprakelijksheidsverzekering tijdens bouw Overige projectkosten Schilderwerk (eigen werkzaamheden)

3 Rekenvoorbeeld: investering

NIEUWBOUW KLEEDKAMERS FLOREANT

• Investering ex btw € 250.000,00

• btw 19% € 46.550,00

• totale investering € 296.550,00

• rekenrente lening bank 6,5%

3 Rekenvoorbeeld: voordelen reserve bij stichting

• onderhoudsreserve apart van Floreant

• gelden altijd ten gunste van Floreant besteed

• door “slimme” statuten nieuwe stichting

• besteding gelden i.o.m. Floreant

4. Contributie verhoging (1)

• Alle leden dezelfde verhoging?

• Junioren en pupillen minder verhoging? (dan meer verhoging bij senioren!)

• Minder categorieën contributie bij junioren en pupillen?

Bijvoorbeeld: a/b, c/d, e/f

junioren/pupillen

5 Voordelen stichting

Financieel voordeel (ivm btw)

• BTW nieuwbouw verrekenbaar

• Lagere geldlening / afschrijvingskosten

• BTW exploitatie verrekenbaar

• Exploitatie complex op lange termijn zeker gesteld: staat formeel los van Floreant

6 Onderdelen Exploitatie complex

Wat valt er onder de exploitatie van het complex?

• Onderhoud gebouw (kleedkamers)

• Investering in spelmateriaal (doelen, ballen etc)

• Exploitatiekosten velden en kleedkamers (electra, water etc)

• Kortom: alles wat te maken heeft met het geven van gelegenheid tot sport

7 Actiepunten

Aanvragen bouwvergunning en sloopvergunning

Overleg met aannemer over definitieve PVE

Onderzoek naar overdracht oude/andere kleedkamers naar nieuwe stichting

Overleg met belastingdienst i.v.m. structuur nieuwe stichting

Overleg met bank(en) inzake nieuwe geldlening

Overleg met gemeente inzake garantie op geldlening

Vragen ?????

7. Rondvraag

8. Sluiting