UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL

LES PLANS DE CONTINUITÉ DES SERVICES À L’UQAM

RAPPORT DE STAGE PRÉSENTÉ

COMME EXIGENCE PARTIELLE AU DIPLÔME DE

DESS EN GESTION DES RISQUES MAJEURS

PAR

PIERRE-ALEXANDRE VIENS

DÉCEMBRE 2013

2

Information sur le stage

Titre du stage : Les plans de continuité des services à l’UQAM

Organisme d’accueil : UQAM, Service de la prévention et de la sécurité

Date de début du stage : 16 juillet 2013

Date de fin du stage : 7 septembre 2013

Professeur tuteur : Jean Bernard Guindon, chargé de cours

Superviseure de stage : Madeleine Ouellet, conseillère en mesures d’urgence

Nom de l’étudiant : Pierre-Alexandre Viens

3

Table des matières Information sur le stage ................................................................................................................ 2

Remerciements .............................................................................................................................. 4

Introduction ................................................................................................................................... 5

1. Problématique ........................................................................................................................... 6

1.1 L’organisation : l’UQAM et le Service de la prévention et de la sécurité .............................. 6

1.2 Mandat et objectif ................................................................................................................ 8

1.3 Les plan de continuité des opérations .................................................................................. 9

2. Résultats .................................................................................................................................. 12

2.1 Analyse critique des plans de l’UQAM ................................................................................ 12

2.1.1 Plan1 ............................................................................................................................ 12

2.1.2 Plan2 ............................................................................................................................ 13

2.1.3 Appréciation globale des plans de l’UQAM ................................................................. 14

2.2 Présentation du modèle de plan proposé .......................................................................... 14

2.2.1 Principes directeurs ..................................................................................................... 15

2.2.2 Introduction du plan .................................................................................................... 16

2.2.3 Formulaire d’analyse d’impact et d’inventaire des ressources critiques ..................... 16

2.2.4 Outil aide-mémoire et d’aide à la décision .................................................................. 17

2.2.5 Plan d’action ................................................................................................................ 18

2.2.6 Composition du plan .................................................................................................... 18

3. L’expérience de stage .............................................................................................................. 19

3.1 Journal de bord ................................................................................................................... 19

3.2 Lien avec le cours : .............................................................................................................. 21

3.3 Apports et apprentissage ................................................................................................... 22

3.4 Atteinte des objectifs.......................................................................................................... 23

Conclusion .................................................................................................................................... 24

Annexe : Exemple du plan de continuité des services proposé................................................ 26

Bibliographie ................................................................................................................................ 36

Plans de continuité d’institutions universitaires ....................................................................... 36

Autres documents .................................................................................................................... 37

4

Remerciements

Je désire remercier le Service de la prévention et de la sécurité de l’UQAM qui m’a permis de

réaliser mon stage au sein de l’organisation ainsi que tous les employés du service qui m’ont

accueilli chaleureusement. Je voudrais remercier particulièrement ma superviseure de stage,

Madeleine Ouellet, pour son attention, ses conseils et son entrain tout au long de mon séjour au

SPS. Un merci spécial aussi à Aïssé, avec qui j’ai pu partager mon expérience de stagiaire

quotidiennement pendant deux mois, et à mon professeur tuteur, Jean Bernard Guindon, qui

m’a aidé à cibler les objectifs du stage et à finaliser le rapport.

5

Introduction

Ce rapport présente un compte-rendu du stage qui a été réalisé au Service de la

prévention et de la sécurité de l’UQAM dans le cadre du programme de DESS en gestion

des risques majeurs. Effectué durant l’été 2013, le stage avait pour but d’aider l’étudiant

à approfondir les enseignements vus en classe et de les appliquer à des situations

concrètes, de vivre une expérience de travail en entreprise et de côtoyer des gens

impliqués dans le domaine de la gestion des urgences et de la sécurité civile.

Réalisé au sein de l’équipe des mesures d’urgence du Service de la prévention et de la

sécurité, le stage s’est déroulé dans les bureaux du SPS sur le campus de l’UQAM à

Montréal pendant huit semaines, de juillet à septembre, à raison de 35 heures par

semaine. Les activités du stage ont surtout consisté à réaliser du travail de recherche,

d’analyse et de rédaction, à développement des outils pour assister le service dans ses

activités et à participer à des réunions et des discussions avec la superviseure de stage.

Tel que défini en collaboration avec le directeur du service et la superviseure de stage, le

mandat principal du stagiaire consistait à analyser les plans de continuité des services à

l’UQAM et à proposer des révisions, modifications ou amendements au besoin.1 Au

final, il était prévu que le stagiaire rende a) un rapport écrit comprenant une analyse des

plans de continuité de l’UQAM, des propositions de modification, un aperçu des modèles

de plans utilisés ailleurs ainsi qu’un aperçu de l’état des connaissances et des normes

existantes sur le sujet de la continuité des opérations; b) Un modèle d’outil d’aide à la

décision sous la forme d’un calendrier de mise en alerte et; c) tout autre document en lien

avec l’élaboration du plan de continuité. À l’issue des huit semaines de stage, une

refonte totale du plan de l’UQAM a été proposée. En plus du rapport final sur les plans

de continuité, un nouveau modèle complet de plan de continuité a donc été présenté à la

direction du service en surplus de l’outil d’aide à la décision prévu au départ.

Dans la première section du présent rapport, la problématique dans laquelle s’inscrivaient

les objectifs du stage sera présenté. On y décrira plus en détail l’organisation d’accueil et

ses activités ainsi que le mandat et les objectifs du stage. Les grandes lignes de la notion 1 Dans le courant du texte, les expressions « plan de continuité des opérations », « plan de continuité des services » et « plan de continuité des activités » sont utilisés de façon interchangeable.

6

de plan de continuité des services seront aussi présentées dans cette section. À la

deuxième section, les résultats de l’analyse des plans de continuité de l’UQAM seront

exposés et le modèle de refonte du plan proposé sera présenté. Finalement, la troisième

section consiste en un retour sur l’expérience de stage, notamment sur les liens qui ont pu

être faits avec l’enseignement des cours, sur les apprentissages qui ont pu être tirés de

l’expérience ainsi que de l’atteinte des objectifs qui avaient été fixés au départ. En

annexe du rapport se trouve un exemple du modèle de plan de continuité des services

proposé pour l’UQAM suite aux activités de stage.

1. Problématique

1.1 L’organisation : l’UQAM et le Service de la prévention et de la sécurité

L’UQAM est une institution universitaire qui accueille plus de 40 000 étudiants et qui

compte plus de 5000 employés, professeurs et chargés de cours. Installée en plein cœur

de Montréal, l’université est ouverte physiquement sur son environnement, à cheval sur la

principale station de métro de la ville et une importante zone commerciale. Elle accueille

à tous les jours des milliers d’étudiants, d’employés, de visiteurs ou de gens de passage

sur son campus qui comprend 34 pavillons.2 Cette situation géographique et sociale

propre à l’UQAM participe à augmenter le nombre et la variété des menaces qui la

guette, à accroitre sa vulnérabilité et donc aussi les risques auxquels elle fait face.

En tant qu’université, l’enseignement est au cœur des opérations de l’UQAM. Mais dans

le cadre de sa mission, l’institution accorde aussi une place importante à la recherche.

Trente quatre centres de recherche, plus d’une cinquantaine de chaires de recherche et six

instituts sont intégrés à son fonctionnement. L’Université sert aussi la collectivité en

mobilisant ses ressources et en diffusant son expertise auprès de partenaires externes. 3

Les enjeux liés à la continuité des services sont donc nombreux et variés dans une

2 UQAM. 2013. « L’UQAM en chiffres ». Site web de l’UQAM: http://uqam.ca/apropos/ [Consulté en ligne le 30 novembre 2013] 3 UQAM. 2013. « Présentation sommaire »: http://www.uqam.ca/apropos/presentation.php [Consulté en ligne le 30 novembre 2013] ; UQAM. 2013. « Vision et mission »: http://www.uqam.ca/apropos/mission.php [Consulté en ligne le 30 novembre 2013] et UQAM. 2013. « La recherche et la création à l’UQAM »: http://www.recherche.uqam.ca/la-recherche-et-la-creation-a-luqam.html [Consulté en ligne le 30 novembre 2013]

7

institution comme l’UQAM, que ce soit par rapport à la poursuite des cours et de

l’apprentissage des étudiants, la continuité des recherches en cours qui sont le fruit

d’années de travail et de millions de dollars d’investissement, la poursuite de sa mission

de rayonnement et de service à la communauté, ou pour assurer le fonctionnement global

de l’institution, de son appareil administratif et de ses 22 services et unités.

Le Service de la prévention et de la sécurité est une de ces unités qui composent

l’UQAM. Son rôle est de « favoriser le maintien d’un environnement sain et sécuritaire

pour l’ensemble de la communauté universitaire. » 4

Pour ce faire, le Service utilise une

approche axée sur la prévention et la sensibilisation. Il compte une trentaine d’employés,

à qui s’ajoutent les agents contractuels qui veillent à la sécurité des différents pavillons.

Le Service de la prévention regroupe des gens chargés d’assurer la gestion des opérations

de sécurité et une équipe multidisciplinaire de spécialistes en criminologie, en analyse et

enquête, en santé et sécurité au travail, en technologie et systèmes de sécurité et en

mesures d’urgence.5

Le SPS est divisé en 6 équipes, l’une d’elle est celle des mesures d’urgence. Cette petite

équipe est composée de la coordonatrice Madeleine Ouellette, conseillère en mesures

d’urgence, et d’un technicien en prévention incendie. C’est au sein de cette équipe que

j’ai réalisé le stage. L’équipe des mesures d’urgence est responsable, entre autres, de

l’élaboration de toute la gamme des plans de mesures d’urgence (plan de sécurité

incendie, procédures d’intervention d’urgence, plan de continuité des services, plans

d’exercice et de simulation), de la formation et la sensibilisation de la communauté

universitaire, de conseiller le directeur de l’unité relativement aux mesures d’urgence, de

développer des outils pour assister l’équipe des opérations et d’assurer une expertise lors

d’événements spéciaux. 6

4 UQAM. Service de la prévention et de la sécurité. 2010. « Service de la prévention et de la sécurité »: http://www.sps.uqam.ca/service-de-la-prevention-et-de-la-securite.html [Consulté en ligne le 30 novembre 2013]; et UQAM. Secrétariat des instances 2010. Politique no. Politique de prévention et sécurité: http://www.instances.uqam.ca/ReglementsPolitiquesDocuments/Pages/Politiqueno25.aspx [Consulté en ligne le 30 novembre 2013] 5 UQAM. 2010. « Service de la prévention et de la sécurité ». Op. cit.

6 UQAM. Service de la prévention et de la sécurité. 2010. « Mesures d’urgence » : http://www.sps.uqam.ca/mesures-durgence.html [Consulté en ligne le 30 novembre 2013]

8

En situation d’urgence, le SPS joue un rôle clé de coordination des interventions de

protection des personnes et des biens. Il est aussi chargé d’établir le lien entre les

autorités externes de sécurité publique et l’université. Quand la situation atteint le niveau

d’une crise, le SPS joue également le rôle de conseiller en matière de sécurité civile

auprès de la cellule « ad-hoc » institutionnelle de crise, nommé Comité de coordination

des mesures d’urgence (CCMU), qui décide des stratégies et actions à implanter. Ce

comité présidé par le vice-recteur aux ressources humaines regroupe le vice recteur à la

vie académique, les directeurs du Services des affaires juridiques, du Service à la vie

étudiante, du SPS, du Service des relations professionnels, du Service des immeubles et

de l’équipement et, selon la nature de l’événement, les responsables d’autres unités dont

l’expertise est nécessaire pour gérer la situation. Après la situation d’urgence, le SPS est

chargé de réaliser une analyse des événements, d’appliquer des mesures correctives ou de

recommander des améliorations aux méthodes de sécurité utilisées à l’UQAM.

1.2 Mandat et objectifs

L’objectif du stage consistait à alimenter le Service de la prévention et de la sécurité de

l’UQAM dans sa réflexion au sujet du plan de continuité des activités de l’université et

de ses besoins en matière de continuité des opérations.

Je devais réaliser des recherches sur le sujet des plans de continuité et les présenter sous

forme d’un rapport. Ce rapport devait exposer : a) les éléments essentiels d’un plan de

continuité ainsi que les bonnes pratiques communément acceptées dans le domaine de la

continuité des opérations; b) présenter un aperçu de ce qui se fait ailleurs en termes de

plan de continuité tant au niveau du contenu que de la forme; c) réaliser une analyse

critique des modèles de plans utilisés à l’UQAM. Finalement, en se basant sur cette

analyse, une proposition de refonte du plan de continuité de l’UQAM devait être

présentée.

Au bout du compte, le rapport devait pouvoir guider le SPS dans ses décisions en matière

de continuité des opérations en lui présentant diverses options possibles et en répondant à

certaines de ses interrogations de départ.

9

1.3 Les plan de continuité des opérations

Selon le Business Continuity Institute, l’organisme phare en matière de continuité des

opérations à l’échelle mondiale, un programme de continuité des opérations comprend six

phases distinctes 7 :

1. Gérer le programme de continuité des opérations (CO) et établir une politique de CO 2. Intégrer la continuité des opérations dans la culture organisationnelle 3. Comprendre l’organisation 4. Déterminer les stratégies de CO 5. Développer et implémenter la réponse de CO 6. Exercer, maintenir et passer en revue la CO

Le programme débute donc avec une phase de réflexion et de gestion globale, alors

qu’on élabore une politique et des objectifs généraux associés à la démarche de CO.

Ensuite, la réalisation d’une analyse d’impact sur les activités doit être effectuée à la

phase 3 afin de déterminer les fonctions réalisées par l’organisation qui sont jugées

essentielles et de les classer selon leur niveau de priorité. À cette étape, il est aussi

nécessaire de réaliser une analyse des besoins en termes de ressources critiques. Ces

analyses sont indispensables pour déterminer des stratégies et mesures de continuité qui

sont adaptées aux besoins de continuité de l’organisation. Après avoir été sélectionnées à

la phase 4, ces mesures sont documentées dans le plan de continuité à la phase 5.

Finalement, tout au long du processus, le programme de continuité des opérations doit

être mis à l’essai (phase 6) et des efforts continus doivent être réalisés pour intégrer cette

dimension à la culture organisationnelle (phase 2).8

Le plan de continuité n’a pas pour but de décrire en détail toutes les interventions qui

devront être réalisées pour tous les scénarios et catastrophes possibles. Il doit plutôt être

souple et pouvoir s’appliquer dans diverses situations. Il peut être développé du point de

vue organisationnel où être conçu et appliqué à des niveaux inférieurs (service, division).

Il peut couvrir l’organisation au complet ou seulement certaines de ses parties les plus

7 Business Continuity Institute. 2010. Good practice guidelines 2010. Global Edition; et Québec; et

Ministère du Développement économique, de l’innovation et de l’exportation. 2010. Guide en gestion de la continuité des opérations. Mission « Activités économiques ». 8 Business Continuity Institute. 2010. Good practice guidelines 2010. Global Edition.

10

critiques.9 Le Secrétariat du Conseil du trésor du Canada identifie huit éléments à inclure

dans un plan de continuité:

Les services essentiels, informations et dépendances répertoriées dans l’analyse d’impact

Des stratégies de reprise

Des mesures pour réagir face aux répercussions de l’interruption sur les activités

Des équipes d’intervention et de reprise et les coordonnés de leurs membres

Les rôles, responsabilités et tâches des intervenants

Des ressources requises et des procédures à suivre pour la reprise

Des mécanismes et procédures de coordination;

Des stratégies de communication10

Afin d’illustrer ces notions théoriques, les plan de continuité des opérations de plusieurs

universités ont été consultés. 11

Du point de vue du contenu de leur plan, ces institutions

d’enseignement ont habituellement fait le choix de réaliser un plan pour chacune de leurs

unités et départements. Par ailleurs, à l’étape de l’analyse d’impact sur les activités, la

plupart des universités ont décidé de découper leurs opérations en « fonctions » plutôt

qu’en « activités » ou « processus ». Ce concept, à la fois plus large et plus souple, a

l’avantage de réduire à un nombre raisonnable la liste des fonctions essentielles dans un

établissement.

Dans leur plan, les universités ont pour la plupart réalisé une analyse d’impact sur les

activités avec le classement des fonctions essentielles, la détermination du temps d’arrêt

maximal acceptable pour chaque fonction et l’identification des interdépendances

internes et externes. L’inventaire des ressources critiques contenues dans ces plans

comprend généralement :

Le nombre d’employés minimum pour réaliser la fonction

Les espaces en locaux nécessaire

Le matériel informatique, les logiciels et les capacités réseau

Les données et documents critiques

Les appareils de télécommunication

9 Idem 10 Canada. Secrétariat du Conseil du Trésor. 2004. “Normes de sécurité opérationnelle – Programme de planification de la continuité des activités (PCA)”: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?section=text&id=12324 [Consulté en ligne le 8 août 2013] 11 Une liste non exhaustive des plans des institutions universitaires consultées se trouvent à la bibliographie.

11

Les services publics

Les fournitures

Les exemples de plan de continuité consultés incluent souvent une liste des employés et

leurs coordonnées, une liste des principaux fournisseurs et une liste des données et

documents importants. Ils prévoient aussi la rédaction d’un plan d’action. Celui-ci

consiste en l’énumération des mesures de préparation à mettre en œuvre dans le but de

prévenir les conséquences négatives d’une interruption sur les opérations du service. Cet

espace sert aussi à prévoir et à consigner les procédures et actions qui devront être

entreprises pour faire face à une situation particulière ou un scénario pré identifié. Le

plan d’action peuvent contenir, par exemple, des mesures pour :

Le transfert des opérations dans des locaux alternatifs

La sauvegarde des données critiques

L’utilisation de ressources et de fournisseurs alternatifs

La continuation des activités en mode réduit

La détermination de stratégie de reprises

La préparation des équipes de coordination de la continuité des opérations

La planification des communications12

Du point de vue de la forme, certains concepts et tendances de design sont partagés par

plusieurs institutions même si le format des plans de continuité varie d’institution en

institution. Plusieurs ont en effet choisi de présenter un « master plan » qui présente

globalement la politique et le programme de continuité des opérations de l’université et

donne des indications générales de rédaction des plans départementaux. Certains des

plans sont accompagnés de guides de rédaction plus précis, avec formulaires et gabarits à

compléter. La plupart des institutions ont opté pour les gabarits, un format plus

graphique et plus intuitif que les plans rédigés en proses. D’autres ont plutôt choisi

d’utiliser un logiciel informatique qui automatise le processus de compilation et de mise à

jour des informations du plan. Mais quelque soit le format utilisé, un bon plan doit

permettre une consultation facile. Il est donc nécessaire que l’information qu’il contient

12

Canada. Secrétariat du Conseil du Trésor. « Norme de sécurité opérationnelle – Programme de planification de la continuité des activités (PCA) ». Op. cit.; et Business Development Bank of Canada. 2007. What Business need to know about pandemic flu planning.

12

soit bien organisée et expliquée, elle doit se limiter à l’essentiel et être présentée sous un

format pratique et agréable.13

2. Résultats

À la lumière de ce qui a été vue dans les recherches dans le cadre du stage, notamment

les bonnes pratiques suggérées par le BCI et les exemples de plans conçus par diverses

universités, il a été possible de porter un jugement sur les plans de continuité des

opérations utilisés à l’UQAM et de proposer un modèle qui pourrait être mieux adapté

aux besoins de l’Université.

2.1 Analyse critique des plans de l’UQAM

Un premier élément frappant lorsqu’on regarde le contenu du plan de 2009 basé sur le

modèle de l’université Laval (plan1) et celui du plan qui est présentement développé par

le SPS (plan2) est qu’il manque au moins un élément essentiel à tout plan de continuité

dans chacun d’eux.14

En simplifiant, il est possible de distinguer cinq éléments à

inclure dans un plan de continuité: une introduction, l’analyse d’impact, l’inventaire des

ressources requises, le plan d’action et des listes de coordonnées en annexe. Pour le

plan1, c’est le plan d’action qui a été presque ignoré tandis que le plan2 a laissé de côté

l’étape de l’inventaire des ressources critiques.

2.1.1 Plan1

Le principal défaut dans le contenu du plan1 est la quasi-absence du plan d’action. À

part une section de calendrier de mise en alerte, qui sert de plan d’action en cas de

pandémie et dont l’explication de son fonctionnement est incomplète, cet aspect a été

ignoré. C’est cependant un oubli important puisque selon l’avis de plusieurs, il s’agit de

l’élément le plus important d’un plan de continuité. L’inventaire des ressources est assez

exhaustif sauf pour l’identification des ressources informationnelles (données, documents

importants) qui a été omise. L’introduction qui décrit l’objectif et la portée du plan

13 Australie. Western Australia Government. 2009. Business Continuity Management Guidelines. Second Edition. Risk Cover, Risk Management Services. 14

UQAM, Service de la prévention et de la sécurité. 2009. Plan de continuité des services; et UQAM. Service de la prévention et de la sécurité. 2013. Plan de continuité des activités (document de travail).

13

répond aussi aux standards reconnus. Par contre, tout comme dans le plan2, l’analyse

d’impact sur les activités est incomplète. Les fonctions essentielles ont bien été

identifiées et classées en ordre de priorité et les dépendances internes et externes ont été

repérées, mais une donnée importante qui va permettre d’identifier les fonctions plus

vulnérables et de prioriser les interventions a été oubliée : le TAMA. Le temps d’arrêt

maximal admissible constitue en effet un indicateur pratique et simple d’utilisation qui

devrait se retrouver dans le plan de continuité.

C’est cependant du point de vue de la forme que le plan1 de l’UQAM est le moins bien

pourvu. L’essentiel du plan consiste en une longue liste des ressources inventoriées pour

chacune des activités de l’unité. Les gabarits qui présentent ces données n’aident pas à

rendre le format plus fonctionnel : ils comportent beaucoup d’écritures inutiles et sont

trop chargés, surtout relativement au peu d’information qu’ils contiennent. Au final, ça

donne des pages et des pages d’un document qui est finalement trop long à lire pour une

unité de taille moyenne. La présentation de l’information rend donc le document pénible

à consulter, ce qui réduit son utilité et sa fonctionnalité.

2.1.2 Plan2

À l’opposé du plan1, le plan2 s’est concentré sur les éléments du plan d’action. C’est à

mon avis une option plus intéressante que la compilation extensive des ressources que

privilégie le plan1 parce qu’il pousse les gestionnaires à réfléchir à des mesures

préventives et prévoir les mesures d’intervention. Ils sont donc mieux préparés à réagir

en situation d’urgence. Leur préparation face aux situations d’urgence est par contre

handicapée par l’absence totale d’inventaire des ressources critiques dans le modèle de

plan proposé. Il s’agit d’un indispensable dans un plan de continuité des opérations qui

est absent du plan proposé. Comme le plan1, le plan2 a prévu l’identification des

fonctions essentielles et leur priorisation. Cependant, il n’a pas inclus le TAMA ou

d’autres éléments d’information comme le nombre minimal d’employés nécessaires à la

fonction. Pour ces raisons, l’analyse d’impact est incomplète et pas très utile. Le lien qui

unit le classement des fonctions essentielles avec le reste du plan d’action n’est pas

expliqué.

14

Le plan2 est court, simple, facile à consulter et permet de trouver aisément l’information

qu’on recherche. Il est donc beaucoup plus fonctionnel en comparaison du premier plan

de l’UQAM. Cependant, les explications servant à faciliter la rédaction du plan d’action

pourraient être bonifiées. Des exemples de mesures à mettre en place ou de thèmes sur

lesquels réfléchir pourraient être mentionnés dans les explications de manière à présenter

aux responsables des idées pour les inspirer et leur faire prendre conscience de toute la

gamme des sujets à prendre en compte pour assurer la continuité des activités.

2.1.3 Appréciation globale des plans de l’UQAM

En somme, le plan de l’UQAM est passé d’un extrême à l’autre; d’une compilation

excessive des ressources, il est passé à un format qui repose presque uniquement sur le

plan d’action. Il faudrait donc trouver un juste milieu qui permettrait d’inclure ces deux

éléments fondamentaux dans le plan tout en s’assurant qu’il demeure fonctionnel.

De plus, pour éviter que la compilation des ressources ne devienne trop pénible, et aussi

pour faciliter la planification du programme de continuité des opérations dans son

ensemble, il serait préférable d’utiliser un niveau de planification un peu moins précis, en

découpant les opérations des diverses unités en fonctions générales plutôt qu’en activités

précises. À mon avis, le découpage en éléments précis comme les activités rend

l’inventaire des ressources plus fastidieuse et la consultation du plan plus difficile sans

vraiment que cela n’apporte des avantages en termes de fonctionnalité du plan.

Finalement, il est essentiel que toutes les parties du plan de continuité des opérations

soient interreliées. L’analyse d’impact et l’inventaire des ressources critiquent doivent

informer le classement et la priorisation des fonctions de l’unité. Et ces trois éléments

doivent nécessairement être utilisés pour concevoir le plan d’action afin que les éléments

de celui-ci répondent aux besoins identifiés plus tôt dans le processus.

2.2 Présentation du modèle de plan proposé

Après avoir procédé à l’identification des points essentiels à mettre dans un plan de

continuité, à l’étude d’exemples de plans qui sont utilisés ailleurs et à l’identification des

points à améliorer dans les deux modèles utilisés à l’UQAM, il a été possible de présenter

une proposition de plan de continuité qui pourrait être utilisé à l’UQAM. L’objectif était

15

de présenter un exemple concret à partir de ce qui est ressorti de l’analyse sur la

planification de la continuité des opérations. Le plan proposé se compose de 5 parties :

Une courte introduction qui expose le but de la démarche, la portée du plan, son

application et les responsables de sa mise en œuvre;

Un formulaire d’analyse d’impact sur les activités et d’inventaire des ressources

essentielles qui sera rempli par les unités de l’UQAM pour chacune de leurs fonctions

essentielles et qui sera inséré en annexe du plan;

Un outil d’aide à la décision et d’aide-mémoire qui expose en une page l’essentiel des

informations récoltées dans les formulaires (et qui, préférablement, sera généré

automatiquement à partir du formulaire d’analyse d’impact à l’aide de macro) ;

Un plan d’action qui expose les éléments de préparation à prévoir, les procédures à

suivre pour assurer la continuité des activités lors de différents scénarios, etc. qui sera

rempli par les responsables du plan de chaque service;

En annexe du plan se trouvent une liste des employés et une liste des fournisseurs avec

leurs coordonnées

2.2.1 Principes directeurs

Le plan, tel que proposé, se veut court, fonctionnel, facile à remplir lors de sa rédaction,

facile à comprendre et à utiliser lors de sa consultation. Il devrait aussi être assez souple

et polyvalent pour pouvoir s’appliquer à une multitude de scénarios différents. Il

comporte assez d’information pour les besoins de la cause sans être surchargé afin de

présenter un format qui soit fonctionnel et facile d’accès.

Le plan de continuité des opérations proposé se base sur l’identification des fonctions

essentielles réalisées par chaque service, unité ou département de l’UQAM. Le choix

d’identifier les fonctions essentielles plutôt que les activités permet de faciliter

l’identification des principales opérations de l’unité et de réduire de beaucoup le travail

de compilation des données. Un découpage plus large que celui utilisé précédemment

permet aussi d’avoir une liste plus fonctionnelle d’environ 60 à 100 fonctions essentielles

pour l’ensemble de l’université. Cette liste de fonctions essentielles pourrait être utilisée

pour gérer de manière plus centralisée les activités de continuité des opérations.

Les fonctions réalisées par les différents services et unités de l’UQAM sont classées

selon trois niveaux de priorité : critique, essentielle, non essentielle. La première

catégorie représente les fonctions qui sont nécessaires pour assurer la protection de la vie

et le maintien de la sécurité et celles qui assurent le bon fonctionnement des

infrastructures critiques (ex. service des résidences, sécurité des lieux, entretien des

16

immeubles). Les fonctions essentielles sont celles qui doivent être réalisées pour

continuer à assurer la mission de l’UQAM (enseignement, recherche, participation à la

communauté) ainsi que les fonctions administratives qui soutiennent le fonctionnement

de l’université dans son ensemble (ex. enseignement, service de la paye, soutien

académique, admission). Les fonctions non essentielles comprennent toutes les autres

fonctions dont l’interruption pendant une longue période a des impacts limités sur le

fonctionnement de l’université ou sur la poursuite de la mission. (ex. centre sportif,

orientation professionnelle et consultation psychologique). Cette façon de hiérarchiser

les fonctions est sensiblement la même que pour les deux plans de l’UQAM mais la

redéfinition des termes permet à mon avis de cerner plus facilement la distinction entre

les différents niveaux de priorité.

Finalement, le plan de continuité de l’UQAM devrait s’inscrire dans un processus plus

large, un programme explicite de continuité des opérations qui comprend une politique

institutionnelle en la matière, une orientation, des réflexions sur la portée et le but du

programme, des objectifs, des responsabilités établies, etc. Le plan est le résultat final de

ce processus, non sont point de départ. L’introduction du plan constitue une brève

présentation de ce programme institutionnel de continuité des opérations, mais

idéalement, la documentation du programme devrait être beaucoup plus exhaustive.

2.2.2 Introduction du plan

Au début de chaque plan départemental, une courte introduction devra présenter le plan

ainsi que ses objectifs. Cette section devrait contenir une table des matières, une

présentation brève du plan et du concept de continuité des activités, les objectifs du plan,

sa portée, la définition des principaux termes utilisés. Une section devrait aussi être

réservée pour identifier le responsable du plan et les membres de l’équipe de continuité

des opérations de l’unité ainsi que l’état des mises à jour du plan. Le tout devrait être

simple et tenir en 1-2 pages.

2.2.3 Formulaire d’analyse d’impact et d’inventaire des ressources critiques

Comme il a été mentionné précédemment, un plan de continuité des opérations doit se

baser sur une analyse des besoins et des répercussions possibles d’une situation d’urgence

sur les activités. L’étape de l’analyse d’impact sur les activités et de l’identification des

17

ressources critiques nécessaires à la continuité des opérations est donc un pré requis pour

pouvoir réaliser ensuite un plan d’action qui soit en lien avec les besoins et les capacités

de l’organisation. Le formulaire qui est proposé se divise en deux sections. En haut se

trouve l’identification de la fonction essentielle et du service qui la pourvoit, le nom du

responsable ou du personnel clé et des substituts, ainsi que les principales informations

relatives à l’analyse d’impact (niveau de priorité, temps d’arrêt maximum acceptable).

La section du bas sert à faire l’inventaire des ressources critiques pour la réalisation de la

fonction. Elle consiste en une liste de ressources classées en diverses catégories. Cette

présentation sous forme de liste à cocher permet de faciliter l’identification et le

décompte des ressources importantes. Les formulaires remplis seront mis en annexe du

plan aux fins de référence. L’information qu’ils contiennent pourra servir lors de la

rédaction du plan d’action et comme référence lors d’une situation qui nécessite

l’enclenchement du plan de continuité.

2.2.4 Outil aide-mémoire et d’aide à la décision

Les formulaires complétés d’analyse d’impact et d’inventaire des ressources nécessaires

ne sont toutefois pas le meilleur médium pour consulter l’information qu’ils contiennent

en situation d’urgence ou même pour avoir un aperçu rapide de la situation lors de l’étape

de la rédaction du plan d’action. C’est pourquoi il est nécessaire à mon avis d’avoir un

moyen pour présenter l’essentiel de l’information dans un document facile à lire, facile à

comprendre et bien organisé.

C’est dans cette optique qu’a été développé l’outil aide-mémoire d’aide à la décision qui,

comme sont nom l’indique, est utile tant en situation d’urgence que lors de la phase de

préparation. En effet, en mettant en évidence l’information importante de la fonction, les

ressources critiques qui y sont associées, les seuils critiques et les points de vulnérabilité,

l’outil peut aider le responsable de la continuité des opérations de l’unité à prendre les

bonnes décisions en situation d’urgence. Il peut aussi l’assister dans la rédaction des

procédures et des éléments du plan d’action alors qu’il doit réfléchir et planifier des

mesures pour mieux se faire face à une situation imprévue.

Une autre caractéristique de l’outil est sa souplesse. Étant donné qu’il n’est pas rattaché à

un type précis de menace ou de désastre, il peut s’adapter à plusieurs types d’événements

18

et être utilisé pour une multitude de scénarios différents. L’outil est aussi court pour

faciliter sa consultation et pour pouvoir trouver rapidement l’information recherchée. Il

tient en une page.

L’outil se génère automatiquement à partir du formulaire d’analyse d’impact (en format

Excel) à l’aide de macros. De cette manière, les unités pourront concevoir elles-mêmes

l’ensemble de leur plan de continuité. Chaque rangée de l’outil présente un sommaire de

l’information pertinente relative à chaque fonction répertoriée par l’unité. Ces fonctions

sont classées en ordre de priorité. L’outil contient de l’information sur la priorité des

fonctions (ex. le temps d’arrêt maximum acceptable), le personnel (ex. le personnel

minimum nécessaire) et les ressources critiques (ex. les données importantes,

fournisseurs, interdépendances). Les informations les plus importantes sont surlignées en

rouge pour attirer l’attention du lecteur lors de la consultation.

2.2.5 Plan d’action

Le plan d’action est l’élément le plus important du plan de continuité des opérations.

C’est lui qui va aider chaque unité à planifier sa préparation dans le but de faire face aux

imprévus, d’assurer la continuité des opérations en cas d’urgence et, en bout de ligne,

d’être plus résiliente face à toute sorte de menaces. Il se compose des éléments d’action à

entreprendre pour se préparer, d’aide-mémoires, de procédures à suivre lorsque survient

un désastre ou une crise, d’éléments spécifiques à préparer pour divers scénarios

envisagés, etc. Le modèle de plan d’action proposé est divisé en rubriques (une

quinzaine en tout) plutôt qu’en scénarios. Ce format a l’avantage de pouvoir aborder plus

de thèmes et d’être plus souple puisque, d’une part, davantage de scénarios peuvent être

prévus et, d’autre part, il peut aussi inclure des éléments qui peuvent être utiles dans une

optique globale ou multi scénario. Il facilite aussi l’organisation car toute l’information

est divisée en catégories et les actions de préparation générale et celles qui peuvent être

utiles pour plusieurs scénarios à la fois sont regroupées et inscrites à un seul endroit

plutôt que sur chaque feuille de scénario.

2.2.6 Composition du plan

Le plan de continuité en tant que tel, c’est-à-dire l’outil d’aide à la décision et le plan

d’action, devrait comprendre cinq pages ou moins. Le reste du plan est constitué

19

d’annexes de référence et de l’introduction. Réduire la taille du plan au minimum est

essentiel pour s’assurer qu’il soit fonctionnel en cas d’urgence et qu’il soit bel et bien

utilisé par ceux qui pourraient en avoir besoin. J’avais cet objectif en tête lors de la

conception de ma proposition de plan de continuité. Le document complet, incluant les

annexes, devrait pouvoir tenir en 10-12 pages.

3. L’expérience de stage

3.1 Journal de bord :

Semaine 1 :

La première semaine de stage a servi à me familiariser avec l’environnement de travail et

mes fonctions. J’ai visité les installations du Service de la prévention et de la sécurité,

j’ai été présenté à mes nouveaux collègues et j’ai pu découvrir mon poste de travail.

Ensuite, j’ai eu à me familiariser avec les deux projets proposés aux stagiaires pour l’été.

Le premier était la conception d’un exercice de simulation, le second la révision du plan

de continuité des opérations de l’UQAM. Je me suis documenté sur les deux sujets en

réalisant des revues de littératures et j’ai préparé une proposition de plan de travail pour

réaliser chacun des deux projets.

Semaine 2 :

Au début de la deuxième semaine, j’ai présenté au directeur du service et à ma

superviseure de stage mes deux propositions de projet. Après délibération, le projet de

révision du plan de continuité de l’université m’a été accordé.

Durant cette deuxième semaine, j’ai poussé plus loin ma recherche de documentation et

ma réflexion sur le sujet des plans de continuité. J’ai consulté les guides en matière de

continuité des opérations proposés par les autorités expertes en les matières, par les

gouvernements fédéral et provincial et par les autorités financières. J’ai aussi consulté les

exemples de plans de plusieurs universités américaines, canadiennes et européennes. J’ai

pris des notes détaillées au fur et à mesure de mes lectures.

20

Pour aider à ma réflexion, j’ai eu accès au plan de continuité réalisé en 2009 par toutes

les unités ainsi que le projet de révision qui avait été amorcé en 2012. J’ai pu constater

les écarts qui existent entre ce qui est prôné dans la littérature et ce qui se faisait à

l’UQAM.

Semaine 3 :

Durant la troisième semaine, j’ai poursuivi la recherche de documentation, la lecture et

ma réflexion.

Semaine 4 :

Presque à la mi-chemin de mon mandat, j’ai terminé la recherche documentaire et la

lecture des documents. J’ai relu les notes qui ont été prises et j’ai compilé les points

saillants dans un document de travail. À partir de ce document de travail, j’ai pu

commencer à réfléchir à l’organisation finale de ma pensée et à composer un plan de

rédaction pour le rapport final.

Tout au long de cette semaine, j’ai amorcé la réflexion sur la façon d’appliquer de

manière concrète les conclusions auxquelles je suis arrivé suite à l’analyse des plans de

l’UQAM et la revue des bonnes pratiques en continuité des opérations.

Semaine 5 :

Cette semaine a été consacré à la confection à l’aide des logiciels Word et Excel des

outils pratiques qui font partie du plan de continuité proposé. Le gabarit du plan d’action,

le formulaire d’analyse d’impact sur les activités et d’inventaire des ressources ainsi que

l’outil d’aide à la décision ont été réalisés. Des guides de rédaction et des modes

d’emploi pour ces outils ont aussi été développés pendant durant cette semaine. Un

document expliquant les détails du plan proposé et justifiant les choix pris a aussi été

réalisé et a été soumis à ma superviseure de stage.

Semaine 6 :

La sixième semaine a été consacrée dans son entièreté à la rédaction du rapport final sur

les plans de continuité à partir du document de travail et du plan de rédaction réalisés à la

21

semaine 4. Durant cette semaine, j’ai aussi eu l’occasion de discuter avec ma collègue

stagiaire au sujet de son projet.

Semaine 7 :

Durant la septième semaine, j’ai complété la rédaction et amorcé la révision finale du

rapport sur les plans de continuité. J’ai aussi eu l’occasion de participer en tant

qu’observateur au projet d’exercice de simulation réalisé par ma collègue stagiaire.

Semaine 8 :

Durant la dernière semaine de mon stage, j’ai travaillé sur la finition du rapport final et

du nouveau plan proposé. Une fois terminés, le rapport et la proposition de plan ont été

remis à ma superviseure de stage. Le jeudi, j’ai présenté les résultats de mon projet au

comité de planification et de coordination de l’unité. Le CPC est un comité qui se

rencontre toutes les semaines et qui regroupe les professionnels du Service de la

prévention et de la sécurité pour échanger sur leurs projets respectifs.

3.2 Lien avec le cours :

L’approche préventive privilégiée par le SPS et l’UQAM dans la gestion des mesures

d’urgence se compare étroitement à l’emphase qui est mis dans les cours sur l’importance

de l’anticipation et de la préparation en amont du sinistre. Évoluer dans ce contexte m’a

donc permis de faire des liens directs avec l’enseignent reçu dans le cadre des cours.

Tout d’abord, l’objet principal du stage – la continuité des services – fait partie intégrante

du processus de gestion des risques qui est le fondement sur lequel repose les

apprentissages du programme d’étude. Les éléments de continuité des services qui sont

consignés dans le plan de continuité sont une catégorie de mesures potentielles à

identifier, évaluer et possiblement mettre en œuvre à l’étape du traitement des risques

dans le processus mis de l’avant par le Ministère de la sécurité publique.15

Le plan de

continuité lui-même est une mesure de contingence, au même titre que les plans de

15

Québec. Ministère de la Sécurité publique. 2008. Gestion des risques en sécurité civile : http://www.securitepublique.gouv.qc.ca/fileadmin/Documents/securite_civile/publications/gestion_risques/gestion_risques.pdf

22

mesures d’urgence, qui peut être utilisé pour traiter et réduire les risques d’une

organisation.

Donc, même si le processus complet d’analyse de risque à l’UQAM selon les règles de

l’art appris en cours a été soustrait aux exigences du stage et n’a pas été complété,

l’analyse de risque était tout de même au cœur de mes activités de stage. En effet, pour

développer un modèle de plan de continuité qui soit approprié et adapté au contexte

propre à l’UQAM, il a fallu explorer des scénarios hypothétiques et imaginer les

conséquences d’événements perturbateurs variés et de sinistres naturels et technologiques

de toute sorte. L’anticipation des crises potentielles et l’analyse de ces scénarios selon

leur probabilité d’occurrence et leurs conséquences potentielles sur la poursuite des

activités de l’université a donc fait partie intégrante de ma réflexion et de mes tâches

pendant le stage.

Au cours du stage, j’ai aussi eu l’occasion d’aborder certains thèmes qui étaient

récurrents dans les cours. Par exemple l’analyse des conséquences et l’analyse des

vulnérabilités, deux composantes du processus de gestion des risque tel que vu en classe,

ont été approfondis lorsque j’ai intégré ces notions dans certaines étapes de rédaction du

nouveau modèle de plan de continuité (l’analyse d’impact sur les activités et

l’identification des vulnérabilités pour rédiger le plan d’action). Aussi, les professeurs du

programme ont été nombreux à souligner l’importance de développer des outils d’aide à

la décision simples et efficaces pour faciliter la tâche des responsables et décideurs en

situation d’urgence. Dans le cadre du stage, j’ai adopté cette approche et tenté de

développer un tel outil afin de rendre les décisions concernant la continuité des services

des unités de l’UQAM plus faciles et plus en accord avec leurs besoins.

3.3 Apports et apprentissage

La similitude des thèmes abordés pendant les cours et pendant le stage m’a donc permis

d’appliquer concrètement et pratiquement la théorie vue en classe. J’ai pu manipuler les

concepts vus en cours tels que la vulnérabilité, le risque, la pandémie, les catastrophes

naturelles et technologiques, la prévention, la préparation, l’intervention d’urgence et le

rétablissement. J’ai aussi eu l’occasion d’approfondir mes connaissance de ces concepts

23

en réalisant des recherches ainsi qu’en rédigeant un rapport et je les ai opérationnalisés

dans une proposition de plan de continuité des services pour l’UQAM.

En plus des liens avec les cours et le programme de gestion des risques majeurs,

l’expérience de stage m’a donné l’opportunité de connaître et de vivre le côté

opérationnel des mesures d’urgence et de la sécurité civile. Sur le lieu de stage, j’ai pu

vivre quelques situations d’urgence. Bien que mineures, ces situations m’ont donné

l’opportunité d’observer le travail en direct des gens chargés des opérations de sécurité à

l’UQAM. Les débriefings post-événement auxquels j’ai eu la chance d’assister m’ont

aussi fait comprendre les réalités de l’intervention d’urgence. Même si ce n’est pas

l’orientation que je souhaite donner à mon engagement professionnel, l’observation des

réalités sur le terrain a contribué grandement à ma compréhension du domaine de la

gestion de risque en sécurité civile. C’est là un apport non négligeable que je retire du

stage et qui n’aurait évidemment pas pu survenir pendant les séances de cours théoriques.

Finalement, l’expérience de stage m’a donné l’occasion de vivre pour quelques semaines

la vie en entreprise. Cela m’a permis de faire l’expérience d’un milieu de travail, avec

tout ce que ça comporte d’interactions entre collègues, de camaraderie et de coopération

entre employés du service.

3.4 Atteinte des objectifs

En comparant le produit final aux objectifs de départ, force est de constater que

l’expérience de stage a apporté les résultats souhaités. Du point de vue des livrables, un

rapport final a été remis tel que prévu. Ce rapport d’une quarantaine de pages rend

compte des normes acceptées dans le domaine de la continuité des opérations et présente

différents plans qui sont utilisés dans les autres universités. À la lumière de ces

informations, une analyse des modèles de plans utilisés à l’UQAM a été réalisée et une

proposition de refonte totale du plan de continuité pour l’Université a été suggérée. Le

document de stage prévoyait seulement de présenter des propositions de modification au

plan actuel de l’UQAM. Le résultat final, qui inclut un modèle complet de plan de

continuité, va donc au-delà de ce qui était attendu au départ. Ce modèle de plan proposé

est accompagné d’un outil d’aide à la décision tel que prévu, mais celui-ci n’a pas pris la

forme d’un calendrier de mise en alerte tel qu’inscrit au projet de stage.

24

En ce qui à trait au développement professionnel qui a pu découler de l’expérience, la

plupart des objectifs d’apprentissage qui avaient été identifiés au début du stage ont été

atteints. Le stage a été l’occasion de gérer un projet, de l’initier et de le mettre à terme.

Il m’a aussi permis de connaître le fonctionnement et les rouages internes d’une

organisation et de me familiariser davantage avec le concept de la continuité des

opérations. Les discussions sur le travail à faire et sur les produits soumis, les

rétroactions et les commentaires reçus et les interactions en général avec la superviseure

de stage ont été l’occasion de vivre l’expérience du travail en équipe. Le fait d’avoir

côtoyé une collègue stagiaire, d’avoir partagé un espace de travail et d’avoir pu discuter

de nos projets respectifs a ajouté à cette expérience, tout comme le fait d’avoir pu

présenter mon projet et ses conclusions lors du CPC, le comité de coordination de l’unité

qui se rassemble hebdomadairement pour faire le point des travaux de chacun.

Seule la réalisation d’une analyse détaillée des risques encourus par l’UQAM n’a pu être

complétée. Un tel travail ayant déjà été réalisé dans l’unité, il aurait été superflu de le

refaire. Il est quelque peu dommage de ne pas avoir pu mettre en pratique cet élément

qui est au cœur des enseignements et des objectifs du programme d’étude. Mais en

contrepartie, cela m’a donné l’occasion d’approfondir le sujet de la continuité des

opérations qui n’a été abordé que brièvement pendant les cours, contrairement à la

méthode d’analyse de risque qui a été vue abondamment.

Conclusion

Le stage a été pour moi l’occasion de vivre une expérience de travail professionnel,

d’appliquer pratiquement les notions vues dans le cadre du programme d’étude et de

pousser plus loin mes connaissances sur un sujet – les plans de continuité des services –

qui a été souvent mentionné mais peu approfondi durant les cours. À la conclusion du

stage, la quasi-totalité des objectifs d’apprentissages avaient été réalisés. Les livrables

attendus ont été remis et, en bonus, un modèle complet de plan de continuité des services

a été présenté. Le stage aura donc été une expérience fructueuse sur laquelle je pourrai

bâtir pour la suite de ma carrière dans le domaine de la gestion des risques et de la gestion

des urgences.

25

En plus de participer à ma formation et mon développement professionnel, le stage avait

aussi comme objectif – et a eu comme résultat – d’apporter des bénéfices tangibles à

l’organisme d’accueil. Les travaux réalisés dans le cadre du stage ont notamment permis

de mettre évidence certaines lacunes dans les plans de continuité jusque-là utilisés à

l’UQAM. La revue d’une multitude de modèles de plans utilisés dans d’autres

institutions universitaires aura permis de mettre en évidence ce qui se fait de mieux

ailleurs dans le monde et d’identifier les incontournables et les pièges à éviter dans la

conception d’un plan de continuité pour une université. Cette analyse a finalement

découlée sur la conception et la présentation d’un nouveau modèle de plan de continuité

pour l’UQAM. Ce travail, qui a apporté les résultats attendus au départ, a de toute

évidence été apprécié par l’organisation d’accueil qui saura l’utiliser à bon escient.

À la fin du stage, la décision a été prise d’utiliser le nouveau modèle de plan de continuité

des services proposé pour réviser et mettre à jour les plans de continuité à l’UQAM. Afin

de poursuivre le développement du modèle et amorcer le processus de test, de

présentation et de mise en place du nouveau modèle par les unités de l’UQAM, j’ai été

embauché à titre d’employé contractuel par le SPS. Je vais donc pouvoir avoir la

satisfaction de mener mon projet à son terme. En ayant l’opportunité de terminé ce qui a

été amorcé, je vais pouvoir poursuivre le développement de mes compétences

professionnelles et la mise en pratique des connaissances apprises dans le cadre de mes

études en gestion des risques majeurs.

26

Annexe : Exemple du plan de continuité des services proposé

Plan de continuité des activités

[Nom de l’unité]

Date de la dernière mise à jour :

JJ-MM-AAAA

27

A) Introduction .................................................................................................................................................................... 1

B) Outil aide-mémoire et d’aide à la décision ...................................................................................................................... 3

C) Plan d’action ................................................................................................................................................................... 5

D) Annexes.......................................................................................................................................................................... 8

Annexe 1 : Formulaires d’analyse d’impact et d’inventaire des ressources critiques .................................................... 8

Annexe 2 : Liste et coordonnées des employés ......................................................................................................... 11

Annexe 3. Fiche d’information sur les fournisseurs .................................................................................................. 12

Annexe 4. Données, fichiers et documents importants ............................................................................................... 13

A) Introduction

1. Présentation du plan :

Dans un contexte où certains événements, tels qu’une fuite d’eau majeure, un incendie, un conflit de travail, etc. peuvent perturber les activités normales de

l’UQAM, il s’avère primordial de bien s’y préparer. Le présent document permet aux unités d’établir un plan en vue de se préparer à poursuivre ses fonctions

jugées critiques et essentielles afin d’assurer la continuité de ses opérations.

2. Objectifs du plan:

Le but de la démarche de continuité des opérations est de mieux préparer l’Université dans son ensemble et ses différentes unités à faire face aux conséquences

d’une perturbation. L’enjeu global de la continuité des activités à l’UQAM est de poursuivre la prestation des services auprès des étudiants et de maintenir en

tout temps les fonctions indispensables et essentielles. Plus spécifiquement, le plan de continuité des activités des unités doit atteindre les trois objectifs

suivants :

Préserver la santé et le bien-être des membres de la communauté universitaire;

28

Assurer la poursuite de la mission de l’Université par la continuité des activités;

Protéger la réputation de l’Université à long terme.

3. Portée et responsabilités

Un plan de continuité des activités doit être complété dans chaque unité ou service de l’UQAM. Chaque unité sera responsable de la conception de son plan de

continuité. Elles devront compiler les données nécessaires à sa conception, rédiger et périodiquement mettre à jour le plan. Le Service de la prévention et de

la sécurité de l’UQAM supervise le programme de continuité des opérations de toute l’Université et assiste les unités dans la rédaction de leur plan.

4. Définitions des termes:

Fonctions : Ce sont les principales opérations réalisées par l’unité (par exemple : paye, enseignement, entretien des immeubles, admission des nouveaux

étudiants) et non pas les activités ou processus précis (par exemple : vérification des installations et de la tuyauterie, réparation des bris, suivi des travaux, etc,

qui sont des processus spécifiques à la fonction « entretien des immeubles »).

Plan de continuité des activités : Plan qui énumère toute les fonctions et ressources requises ainsi que les procédures de préparation et d’intervention à mettre

en œuvre afin d’assurer la continuité des activités lors d’événements particuliers, prévisibles et parfois imprévisibles.

Fonction critique: Les fonctions qui sont nécessaires pour assurer la protection de la vie et le maintien de la sécurité, assurer le bon fonctionnement des

infrastructures critiques ou assurer la continuité de l’institution dans son ensemble.

Fonction essentielle: Les fonctions qui doivent être réalisées pour continuer à pourvoir à la mission de l’UQAM (enseignement, recherche, participation à la

communauté) ainsi que les fonctions administratives qui soutiennent le fonctionnement de l’université.

Fonction non essentielle: Toutes les autres fonctions dont l’interruption pendant une longue période a des impacts limités sur le fonctionnement de l’université.

5. Équipe de continuité des opérations de l’unité :

Responsable du plan de continuité de l’unité : #Poste :

Membres de l’équipe de continuité des activités : #Poste :

#Poste :

#Poste :

#Poste :

29

B) Outil d’aide à la décision et d’aide-mémoire

Information confidentielle. Section omise dans cette version du rapport.

30

C) Plan d’action

Notez ici les actions que vous pouvez entreprendre afin de vous préparer à faire face à une interruption de service et à maintenir vos

activités essentielles durant cette période. Vous pouvez classer ces actions en plusieurs rubriques pour faciliter la consultation du plan.

Les rubriques sont présentées à titre d’exemple, vous pouvez les modifier à votre convenance. Vous pouvez par exemple regrouper des

Ces rubriques peuvent regrouper des éléments à préparer relativement à diverses ressources (ressources humaines, fournisseurs,

documents importants, équipements, etc.), les procédures à suivre pour se préparer ou pour intervenir lors d’un scénario particulier

(pandémie, panne d’électricité majeure, grève des employés syndiqués, indisponibilité des locaux…), les moyens à prendre pour

assurer la continuité de l’enseignement, ou toutes autres mesures que vous jugez utile de noter.

Actions/procédures responsable échéancier commentaires

État de

préparation

général

[L’information contenue dans ce tableau est

fictive. Elle est donnée à titre d’exemple

seulement]

Mise à jour du plan de continuité et des

coordonnées des employés

Réaliser un exercice de simulation d’un élément

du plan de continuité

Formation/

sensibilisation

Ressources

humaines

Faire la liste des employés qui peuvent travailler

de la maison; s’assurer qu’ils disposent de

l’équipement nécessaire

Faires la liste des employés qui ont des

habiletés/qualifications particulières essentielles

fournisseurs Discuter avec les fournisseurs de leur plan de

continuité

Inclure la CO dans tout nouveau contrat

31

Actions/procédures responsable échéancier commentaires

Fournitures

et

équipements

Accès aux

documents,

codes d’accès

Télécommu-

nication

Panne

d’électricité

majeure

pandémie

Grève du

personnel

syndiqué

32

Actions/procédures responsable échéancier commentaires

Plan de

communi-

cation

Continuité de

l’enseigne-

ment

Continuité de

l’enseigne-

ment

Continuité de

la recherche

33

D) Annexes du plan

Annexe 1. Formulaires d’analyse d’impact sur les activités et d’inventaire des ressources critiques

Instructions: -Vous aurez à remplir un formulaire pour chaque fonction que vous avez identifiée à l'étape précédente. -Inscrivez dans les cases oranges la quantité nécessaire de chaque ressource pour réaliser la fonction, spécifiez vos réponses dans les cases bleues. Précisions (à consulter au fur et à mesures que vous remplissez le formulaire): (1) Indiquez si la fonction est critique, essentielle ou non-essentielle. Basez-vous sur les critères suivants: Critique: Les fonctions qui sont nécessaires pour assurer la protection de la vie et le maintien de la sécurité et celles qui assurent le bon fonctionnement des infrastructures critiques. Essentielle: Les fonctions qui doivent être réalisées pour continuer à assurer la mission de l’UQAM (enseignement, recherche, participation à la communauté) ainsi que les fonctions administratives qui soutiennent le fonctionnement de l’université. Non-essentielle: Toutes les autres fonctions dont l’interruption pendant une longue période a des impacts limités sur le fonctionnement de l’université ou sur la poursuite de la mission. (2) Indiquez le laps de temps maximum durant lequel la fonction peut être interrompue sans causer des inconvénients importants. Choisissez une valeur approximative dans la liste. (Par ex, la fonction "entretien des animaux" du Service des animaleries ne peut pas être interrompue plus de 8 heures, tandis que la fonction "gestion de la paye" pourrait être interrompue 2-3 jours avant que ça occasionne un inconvénient important.) (3) Accordez un ordre de priorité à toutes les fonctions réalisées par votre unité (Par exemple, 1 à 7 si vous fournissez sept fonctions, 1 étant le plus haut niveau de priorité). Indiquez le numéro de priorité associé à cette fonction particulière sur le formulaire. (4) Indiquez le nombre d’employés nécessaires pour assurer le service minimum qui permet la continuité des activités. (Vous pouvez compter des demi-employés si la fonction peut-être effectuée par un employé qui cumule plusieurs responsabilités.) (5) Déterminez si les technologies de l'information ont un rôle critique à jouer dans la réalisation de la fonction (ex. le système informatique qui gère les caméras de sécurité) ou un rôle de soutien (ex. communication par courriel, traitement de texte, enregistrement des données). Cochez une seule case. (6) Mentionnez les unités/services/départements de l'UQAM qui vous offrent des services essentiels et inscrivez le nom du service offert. Notez seulement les unités qui ne sont pas dans cette liste: SITEL, services des immeubles, service de la prévention et de la sécurité, service de la paye.

34

Nom de la fonction:

Responsable/personnel clé:

substitut 1:

substitut 2:

service/unité:

Temps d’arrêt maximal admissible (2) 2-4 jours

Catégorie de fonction (1): Indipensable Niveau de priorité (3) A) Ressources humaines D) Documents et données critiques

# d'employés en temps normal: Documents, fichiers, données essentiels à l'accomplissement de la fonction (spécifiez)

# d'employés mimimum (4):

# d'employés avec qualification, formation ou habiletés particulières (spécifiez)

Codes d'accès indispensables (spécifiez)

E) Autres ressources essentielles

B) Ressources Informatiques

Par ex. équipement spécialisé, transport, fourniture, service (gaz, air comprimée)... (Spécifiez)

# ordinateurs

# ordi. avec connexion réseau

# serveurs

logiciels spécialisés (Autre que suite Office, etc. spécifiez)

F) Fournisseurs critiques (nom/service obtenu)

# imprimantes

Rôle des TI pour la réalisation de la fonction (5)

C) Ressources matérielles et locaux G) Interdépendances internes (6) (unité/service obtenu)

Espace en locaux pour x pers.

# téléphones

Autres équipements: Par ex. salle de réunion, photocopieurs, video-conférence... (spécifiez)

H) Commentaires importants

35

Annexe 2. Liste et coordonnées des employés [Voir le plan2 de l’UQAM]

Annexe 3. Fiche d’information sur les fournisseurs [Voir le plan2 de l’UQAM]

Annexe 4. Données, fichiers et documents importants et leur mode de sauvegarde.

--------------------------------------------------------------Fin du modèle de plan proposé---------------------------------------------------------

36

Bibliographie

Plans de continuité d’institutions universitaires

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