มุมมองของ Query

ใน Query มีมุมมองที่ใช้อยู่ด้วยกัน 5 ชนิด คือ 1. มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้สร้างกฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูล การสลับไปยังมุมมองออกแบบ โดยการคลิกที่ปุ่ม Design View บนทูลบาร์ หรือใช้ค าสั่ง Query Design และเลือกมุมมองออกแบบจากเมนู View ( มุมมอง) บนเมนูบาร ์

2. มุมมองแผ่นข้อมูล ( Datasheet View ) เป็นมมุมองที่ใช้แสดงข้อมูลที่สร้างหรือ เลือกโดย Query การสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลนี้โดยการคลิกที่ปุ่ม Datasheet View บนแถบเคร่ืองมือ หรือใช้ค าสั่ง Query Design และเลือกมุมมองแผ่นข้อมูลจากเมนู View ( มุมมอง) บนแถบเมน ู

3. มุมมอง SQL (SQL View) เป็นมุมมองที่แสดง Query ในแบบภาษา SQL การสลับไปยังมุมมอง SQL นี้ ท าได้โดยการคลิกที่ปุ่ม SQL View บนแถบเคร่ืองมือหรือใช้ค าสั่ง Query Design และเลือกมุมมอง SQL จากเมนู View ( มุมมอง) บนแถบเมนู

4. มุมมอง PivotTable เป็นมุมมองที่ใช้แสดงข้อมูลที่ได้จากการรัน Query ตามเงื่อนไขที่ก าหนดไว้ โดยแสดงในรูปของตารางแจกแจงรายละเอียดและสรุปผลข้อมูล การสลับไปยังมุมมอง PivotTable นี้ ท าได้โดยการคลิกที่ปุ่ม PivotTable บนแถบเคร่ืองมือหรือใช้ค าสั่ง Query Design และเลือกมุมมอง PivotTable จากเมนู View ( มุมมอง) บนแถบเมนู

5. มุมมอง PivotChart เป็นมุมมองที่ใช้แสดงข้อมูลที่ได้จากการรัน Query โดยวิเคราะห์และสรุปผลในรูปของแผนภูมิ หรือ Chart การสลับไปยังมุมมอง PivotChart นี้ ท าได้โดยการคลิกที่ปุ่ม PivotChart บนแถบเคร่ืองมือหรือใช้ค าสั่ง Query Design และเลือกมุมมอง PivotChart จากเมนู View ( มุมมอง) บนแถบเมน ู

การสร้าง Query เพื่อคัดเลือกข้อมูล

54

การออกแบบ Query ในมุมมองออกแบบ (Design View)

ในการสร้างหรือดัดแปลง Query จะกระท าอยู่ในมุมมองออกแบบ ก่อนที่จะลงมือสร้างเราจ าเป็นต้องคุ้นเคยกับองค์ประกอบที่ใช้ในการออกแบบของ Query เสียก่อน ซึ่งเรียกว่า มุมมองของเอกสาร Query ในมุมมองออกแบบมีลักษณะดังรูปต่อไปนี้

ในมุมมองออกแบบของ Query จะมีส่วนประกอบหลักอยู่ 2 ส่วน คือ

- พื้นที่ส่วนบน เป็นส่วนของตาราง จะบอกถึงตารางที่ใช้กับ Query นี้ ใน Query อันหน่ึงสามารถใช้กับตารางได้หลายตาราง และสามารถก าหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางได้ ตารางที่มีความสัมพันธ์กันจะมีเส้นเชื่อมต่อลากโยงระหว่างฟิลด์ที่ตรงกันของตาราง

- ส่วนล่างหรือเรียกว่า OBE Grid เป็นส่วนที่ใช้ก าหนดกฎเกณฑ์ในการเลือกและวิธีแสดงข้อมูล

การสลับไป-มาระหว่างพื้นที่ส่วนบนกับ OBE Grid ท าได้โดยใช้ Mouse คลิกมายังพืน้ที่ส่วนที่ต้องการ หรือกดปุ่ม F6 เพื่อสลับไป-มาระหว่างส่วนทั้งสอง

พื้นที่ส่วนบน

พื้นที่ส่วนล่าง

55

การสร้าง Query ที่ใช้คัดเลือกข้อมลู

Query ที่ใช้คัดเลือกข้อมูล (Select Query) เป็น Query ชนิดที่มีการใช้กันมากที่สุด Query ชนิดน้ีใช้เลือกข้อมูลตรงตามเงื่อนไขที่ต้องการจากตารางที่มีข้อมูลจ านวนมาก เช่น ถ้าต้องการลงทะเบียนมีรายชื่อนักเรียนและวิชาที่ลงทะเบียนนับหมื่นระบียน แต่ถ้าจะต้องการทราบข้อมูลของนักเรียนคนใดคนหนึ่ง การดูข้อมูลทั้งหมดเป็นเร่ืองที่ยากล าบาก แต่ Query สามารถช่วยเรากลั่นกรองและคัดเลือกข้อมูลเฉพาะที่ตรงกับเงื่อนไขที่เราก าหนดในส่วนน้ีจะแสดงการสร้าง Query ที่ใช้ในการคัดเลือกข้อมูล ขั้นตอนการสร้าง Query ที่ใช้คัดเลือกข้อมูล

ในการสร้าง Query มีหลักการปฏิบัติดังต่อไปนี้ - ก าหนดตารางให้ Query ใช้ - เลือกเขตข้อมูลจากตารางที่ต้องการใช้ใน Query - ใส่กฎเกณฑ์ที่ใช้ในการเลือกระเบียน - ก าหนดการเรียงล าดับข้อมูล - แสดงผลข้อมูลตามที่เราต้องการ

การสร้าง Query ที่ใช้คัดเลือกข้อมลูจากตารางอันเดียว เป็นรูปแบบที่ง่ายที่สุดในการสร้าง Query ที่ใช้คัดเลือกข้อมูล คือ Query ที่ใช้ข้อมูลจาก ตารางเพียงตารางเดียว ในขั้นตอนนี้จะเป็นการแสดงถึงพื้นฐานของ Query เพื่อใช้ออกแบบ Query ที่ซับซ้อนต่อไป

ตาราง tbl_student

56

การสร้าง Query แบบสอบถามด้วยตัวเอง

1. น าเมาส์ไปคลิกที่ Ribbon สร้างจากนั้นคลิกที่ปุ่ม ออกแบบแบบสอบถาม 2. จากนั้นจะปรากฏกรอบแสดงตารางให้เราเลือกตารางที่จะท าการสอบถามข้อมูลโดยในที่นี้เราจะเลือกรูปแบบการสอบถามข้อมูลโดยใช้ 1 ตาราง 3. คลิกเลือกตารางที่ต้องการสอบถามข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพิ่ม

4. โปรแกรมจะแสดงตาราง Query ที่เลือกเพื่อสอบถามข้อมูล

57

5. เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการสอบถามข้อมูล โดยวิธีการเลือกเขตข้อมูลในตารางของ Query ส่วนบน คลิกค้างไว้แล้วลากลงมายัง Query ส่วนล่าง

6. คลิกที่ เพื่อแสดงตาราง Query ที่เลือกสอบถามข้อมูล

เลือกเขตข้อมูลท่ีต้องการ

น ามาวางยงัตาราง Query ส่วนล่าง

58

การสร้าง Query ด้วยตวัช่วยสร้างแบบสอบถาม 1. น า Mouse ไป Click ที่ Ribbon สร้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม

2. จะปรากฏไดอะล๊อกบล๊อกซ์ ดังรูป จากนั้นคลิก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย

3. จะปรากฏกรอบหน้าต่าง ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย ให้เราเลือกตารางและเขตข้อมูลที่เราต้องการ เลือกเขตข้อมูลที่แสดงเป็นอันดับแรกคือ id_book แล้วคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกเขตข้อมูลหรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกเขตข้อมูลทั้งหมด โดยเขตข้อมูลที่เลือกจะย้ายไปในกรอบ “เขตข้อมูลท่ีเลือก” หากไม่ต้องการเขตข้อมูลที่เลือก สามารถคลิกที่ปุ่ม < เพื่อเอาเขตข้อมูลที่เลือกออก หรือคลิกที่ปุ่ม << เพื่อเอาเขตข้อมูลทั้งหมดออก

รายการเขตข้อมูล

เขตข้อมูลที่ถกูเลือก

59

4. จะปรากฏกรอบหน้าต่างให้ท าการต้ังชื่อตารางแบบสอบถาม และมีตัวช่วยให้เราเลือกว่าจะเปิดตารางแบบสอบถามเพื่อดูข้อมูล หรือปรับเปลี่ยนการออกแบบแบบสอบถาม

5. จะปรากฏหน้าต่างส าหรับแบบสอบถาม ดังรูป

ตั้งชื่อตารางแบบสอบถาม

เลือกรูปแบบ # เปิดแบบสอบถามเพื่อดูข้อมลู # ปรับเปล่ียนการออกแบบแบบสอบถาม

60

การสร้าง Query ที่ใช้ข้อมูลจากตารางหลายตาราง

Query สามารถใช้ข้อมูลจากตารางหลายๆ ตารางร่วมกัน จากตัวอย่างให้สร้างตาราง (TABLE) อีก 1 ตาราง และให้ชื่อตารางเป็น หนังสือ โดยมีการออกแบบให้กับตาราง ตามรูปแบบที่ก าหนดให้มาดังนี้

ในตัวอย่างต่อไปนี้จะสร้าง Query ให้ดึงข้อมูลจากตาราง 2 ตารางมาใช้งานร่วมกันโดยให้แสดงล าดับ , รหัสหนังสือ , ชื่อหนังสือ , รหัสหมวด , ปีที่พิมพ์ , ผู้แต่ง จากตารางหนังสือ Tblbook และผสมข้อมูล ชื่อหมวดหนังสือ จากตารางหมวดหนังสือ Tbltype โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. น าเมาส์ไปคลิกที่ Ribbon สร้างจากนั้นคลิกที่ปุ่ม ออกแบบแบบสอบถาม 2. จากนั้นจะปรากฏกรอบแสดงตารางให้เราเลือกตารางที่จะท าการสอบถามข้อมูลโดย

ในที่นี้เราจะเลือกรูปแบบการสอบถามข้อมูลโดยใช้ 2 ตาราง 3. คลิกเลือกตารางที่ต้องการสอบถามข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพิ่ม

4. โปรแกรมจะแสดงตาราง Query ที่เลือกเพื่อสอบถามข้อมูล

61

5. เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการสอบถามข้อมูล โดยวิธีการเลือกเขตข้อมูลในตารางของ Query ส่วนบน คลิกค้างไว้แล้วลากลงมายัง Query ส่วนล่าง

6. คลิกที่ เพื่อแสดงตาราง Query ที่เลือกสอบถามข้อมูล

62

กฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูล (Criteria)

ในการเลือกข้อมูลท่านจะต้องก าหนดกฎเกณฑ์ที่ใช้เลือกข้อมูลลงในแถว Criteria ของ QBE grid ให้แก่เขตข้อมูลที่ใช้ในการเลือกข้อมูล กฎเกณฑ์ คือ นิพจน์ที่อาจประกอบด้วยตัว อักษร, ข้อความ, ตัวเลข, วันเวลา, สูตรทางคณิตศาสตร์, โอเปอเรเตอร์หรือฟังก์ชันภายในของ Access

63

การใช้ค่าคงที่กฎเกณฑ์

รูปแบบที่ง่ายที่สุดในการก าหนดกฎเกณฑ์คือก าหนดเป็นค่าคงที่ ซึ่งเป็นได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลข Access จะเปลี่ยนแปลงรูปแบบของกฎเกณฑ์ที่เราใส่เข้าไปให้อยู่ในรูปแบบมาตราฐานของ Microsoft Access เช่นการพิมพ์วันที่ลงไปในช่อง Criteria ว่า 1/6/94 สิ่งที่ปรากฎเมื่อกด ENTER จะเป็น #01/06/1994# ถ้าหากใช้ตัวอักษร Access จะเติมเคร่ืองหมายค าพูดให้เช่นพิมพ์ว่า Bank จะกลายเป็น “Bank” ส่วนข้อมูลแบบตัวเลขจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงแต่อย่างใด

การใช้เครื่องหมาย Wildcard ในกฎเกณฑ์

ในการค้นหาข้อมูลบางคร้ังเราต้องการข้อมูลที่มีรูปแบบของตัวอักษรในลักษณะหนึ่ง เช่นต้องการให้เลือกเฉพาะระเบียนที่มีข้อมูลขึ้นด้วย A สามารถท าได้โดยการใช้ Wildcard มันเป็นเคร่ืองมือที่ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปได้กว้างขวางขึ้น เคร่ืองหมายที่ใช้เป็น Wildcard ในการสร้างกฎเกณฑ์มีอยู่ 5 ตัว ด้วยกัน ดังตารางเคร่ืองหมาย Wildcard

โอเปอเรเตอร์ที่ใช้ร่วมกับค่าคงที ่ ในการก าหนดกฎเกณฑ์ที่ซับซ้อนส าหรับข้อความร่วมกับ Wildcard มักร่วมกับโอเปอเรเตอร์ Like ถ้าหากใช้โอเปอเรเตอร์ Like และเคร่ืองหมายค าพูดให้แต่รูปแบบของการใช้โอเปอเรเตอร์ Like คือ Like “pattern” pattern คือ ส่วนของข้อความที่ประกอบด้วยตัวอักษร , ตัวเลขและเคร่ืองหมาย wildcard ยังโอเปอเรเตอร์อีกตัวหนึ่งที่ใช้กับข้อความนั่นก็คือ In โดยมันจะเลือกค่าที่อยู่ในวงเล็บ เช่น In(“Bangkok” , “Nontaburi”) ก็จะเลือกระเบียนที่เท่ากับ “Bangkok” หรือเท่ากับ “Nontaburi” รูปแบบการใช้โอเปอเรเตอร์ คือ IN คือ [Not] In(value1,value2,…)

Wildcard หน้าที่ * แทนตัวอักษรหรือตัวเลขจ านวนตัวเดียวหรือหลายตัวที่ต าแหน่งที่

เคร่ืองหมายดาว (*) ปรากฏ ตัวอย่าง ban* เช่น bank, band, bangkok *ing เช่น booking, walking, running *the* เช่น other, theory, lithe

64

Wildcard หน้าที่ ? แทนตัวอักษรหรือตัวเลขอะไรก็ได้หนึ่งตัวที่ต าแหน่งที่เครื่องหมาย

ค าถามปรากฏ ตัวอย่าง ??ok เช่น book, hook ?a?h เช่น cash, wash

# ตัวเลขอะไรก็ได้ในต าแหน่งที่เคร่ืองหมาย # ปรากฏ ตัวอย่าง ##00 แทน 1000, 3900, 4000 1## แทน 111, 194, 108

[ ] ช่วงของตัวอักษรหรือตัวเลขที่อยู่ภายในวงเล็บ ตัวอย่าง [ABCDE] แทน A, B, C, D, E [A-C]* เช่น Ask, Bear, Casting [1-3]## เช่น 123, 245, 300 [A-C][12] เช่น A1, A2, B1, B2,C1,C2

! ตัวอักษรหรือตัวเลขที่อยู่นอกเหนือจากที่ตามหลังเคร่ืองหมาย ! ตัวอย่าง !W* แทน อะไรก็ได้ที่ไม่ขึ้นต้นด้วย “

[!A-C] แทน ตัวอักษรอะไรก็ได้ที่ไม่ใช่ A, B, C

กฎเกณฑ์การเปรียบเทียบข้อมูลแบบตัวเลข ในการเปรียบเทียบข้อมูลแบบตัวเลข นอกเหนือจากการหาค่าที่ตรงกับค่าที่ก าหนดในกฎเกณฑ์ ท่านอาจต้องการเปรียบเทียบค่าที่เป็นตัวเลขว่ามากกว่าหรือน้อยกว่าค่าวรรคที่ตั้งไว้ การเปรียบเทียบจะใช้เคร่ืองหมายที่เรียกว่าโอเปอเรเตอร์เป็นเงื่อนไขในการเปรียบเทียบเคร่ืองหมายเปรียบเทียบมีดังต่อไปนี้

< น้อยกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ

> มากกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ

= เท่ากับ <> ไม่เท่ากับ

โอเปอเรเตอร์ Between และ And

ตาราง แสดง เครื่องหมาย Wildcard

65

การเปรียบเทียบข้อมูลแบบตัวเลขหรือวันที่ สามารถเปรียบเทียบค่าที่เป็นช่วงได้โดยการใช้โอเปอเรเตอร์ Between และ And เช่นก าหนดนิพจน์ว่า Between 3 And 7จะเลือกข้อมูลที่มีค่าอยู่ระหว่าง 3 ถึง 7

การใช้ชื่อเขตข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของกฎเกณฑ์ บางคร้ังท่านต้องการให้กฎเกณฑ์เปรียบเทียบค่าของเขตข้อมูลหนึ่งกับของอีกเขตข้อมูลหนึ่ง การอ้างถึงเขตข้อมูลให้ใช้เคร่ืองหมายวงเล็บ [ ] ล้อมรอบเขตข้อมูล

[ชื่อเขตข้อมูล]

สมมติว่าเรามีตารางประกอบด้วยเขตข้อมูล ของรายได้ (Income) และรายจ่าย (Outcome) ถ้าเราต้องการดูเฉพาะระเบียนในส่วนที่ขาดทุนคือรายจ่ายมากกว่ารายได้ ย่อมสามารถท าได้โดยก าหนดสร้าง Query และก าหนดกฎเกณฑ์ในเขตข้อมูล Outcome ว่า >[Income] ซึ่งจะได้ผลเหมือนกัน

การก าหนดกฎเกณฑ์โดยใช้สูตรทางคณิตศาสตร์

นอกจากการก าหนดกฎเกณฑ์โดยใช้ค่าคงที่หรือเขตข้อมูล ยังสามารถใช้เคร่ืองหมายทางคณิตศาสตร์ต่างๆ ได้อีกด้วย เคร่ืองหมายทางคณิตศาสตร์ที่ใช้ได้มีดังต่อไปนี้

+ การบวก

- การลบ * การคูณ \ การหาร (ได้ค่าผลลัพธ์เป็นตัวเลขแบบมีทศนิยม) / การหาร (ได้ค่าผลลัพธ์เป็นจ านวนเต็ม) ^ การยกก าลัง

mod หาค่าเศษที่เหลือจากการหาร ( ) จัดล าดับการค านวณ

ตัวอย่าง เช่นเราต้องการดูระเบียนที่มีเกรดมากกว่า 2 กฎเกณฑ์ที่เขียนขึ้นจะต้องเป็น >2

66

ล าดับการท างานของโอเปอเรเตอร์ เมื่อท่านรวมเอาโอเปอเรเตอร์หลาย ๆ ตัวเข้าไว้ด้วยกันมันจะมีล าดับการท างานที่แตกต่างกันโดยมีการท างานเรียงล าดับดังต่อไปนี้

( ) วงเล็บ ^ ยกก าลัง - เคร่ืองหมายลบ

* เคร่ืองหมายคูณ / เคร่ืองหมายหาร \ เคร่ืองหมายหารส าหรับค่าจ านวนเต็ม mod หาค่าส่วนที่เหลือจากการหาร

+ และ - เคร่ืองหมายในการบวกและลบ & เคร่ืองหมายในการเชื่อมน าพจน์ 2 นิพจน์เข้าด้วยกัน

โอเปอเรเตอร์ส าหรับค่าทางตรรกะ

ค่าทางตรรกะใช้เพื่อหาค่าความเป็นจริงหรือเท็จที่เกิดจากข้อมูลทางตรรกะสองชุดซึ่งมีค่าเป็นจริงหรือเท็จมารวมกันโดยใช้โอเปอเรเตอร์เป็นตัวเชื่อมเพื่อหาระเบียนที่ตรงตามเงื่อนไขทั้งสอง

โอเปอเรเตอร์ทางตรรกะมีหน้าที่ดังต่อไปนี ้ And เลือกระเบียนเมื่อเงื่อนไขนิพจน์ทั้งสองเป็นจริง ไม่เลือกเมื่อเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งเป็นเท็จ Eqv เลือกระเบียนเมื่อเงื่อนไขทั้งสองเป็นจริงหรือเป็นเท็จทั้งคู่ ไม่เลือกเมื่อเงื่อนไขทั้งสองมีค่าไม่เหมือนกัน Or เลือกระเบียนเมื่อเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งหรือทั้งสองเงื่อนไขเป็นจริง ไม่เลือกเมื่อเงื่อนไขทั้งสองเป็นเท็จ Xor เลือกเมื่อมีเพียงเงื่อนไขที่เป็นจริงอันเดียว ไม่เลือกเมื่อเงื่อนไขทั้งสองเป็นเท็จหรือเป็นจริงทั้งคู่ Not ให้กลับผลเงื่อนไขเป็นตรงกันข้าม

67

การใช้ฟังก์ชันภายในของ Access เป็นเงื่อนไข ท่านสามารถใช้ฟังก์ชันภายในของ Access เพื่อสร้างเป็นเงื่อนไขส าหรับคัดเลือกข้อมูลได้ใน Access มีฟังก์ชันภายในให้เลือกใช้มากมายทั้งทางคณิตศาสตร์ ตัวอย่าง เช่น ฐานข้อมูลของห้องสมุดที่บันทึกการยืมและคืนหนังสือ ในฐานะผู้ดูแลต้องการหาเรคอร์ดหนังสือที่ถูกยืมไปและยังไม่คืนเมื่อเลยเวลาที่ก าหนดสมมติว่า 1 เดือน การก าหนดเงื่อนไขในเขตข้อมูลของวันยืมว่า >date-()-30 ค าว่า date() เป็นฟังก์ชันภายในของ Access ใช้หาค่าวันที่ของระบบคอมพิวเตอร์หากท่านตั้งค่าวันที่ของระบบเป็นวันที่ปัจจุบัน ฟังก์ชันนี้จะให้ค่าเป็นวันที่ปัจจุบันและระเบียนที่ถูกเลือกคือระเบียนที่ย้อนหลังไป 30 วัน

กฎเกณฑ์ส าหรับค่าว่าง บางคร้ังเราอาจต้องการให้ Query แสดงระเบียนที่มีค่าว่าง ย่อมสามารถกระท าได้ ค่าว่าง ใน Access จะใช้ค าแทนว่า Null การก าหนดนิพจน์ส าหรับแสดงค่าว่างจะใช้ร่วมกับโอเปอเรเตอร์ Is โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ Is [NOT] Null ถ้าต้องการให้แสดงเฉพาะระเบียนที่มีค่าบรรจุไว้ให้ใช้โอเปอเรเตอร์ Not ร่วมด้วย

กฎเกณฑ์ที่ซับซ้อน ในการเลือกข้อมูล บางคร้ังต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะในหลายด้าน เงื่อนไขที่ใช้คัดเลือกข้อมูลจะมีความซับซ้อน การก าหนดนิพจน์เพียงอันเดียวในการคัดเลือกข้อมูลย่อมไม่ เพียงพอ Access สามารถก าหนดนิพจน์เงื่อนไขให้แก่ Query ได้หลายอันพร้อมกัน ใน QBE grid สามารถก าหนดกฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูลลงในแถวของ Criteria ในแต่ละเขตข้อมูลและในคอลัมน์ของเขตข้อมูลหนึ่งสามารถมีนิพจน์ การก าหนดนิพจน์หลายนิพจน์ลงในแถว Or ที่จากแถว Criteria และต่อลงไปเร่ือย

กฎเกณฑ์ในการอ่านนิพจน์เงื่อนไข Query มีหลักเกณฑ์ดังนี้ ถ้านิพจน์เงื่อนไขของแต่ละเขตข้อมูลอยู่ในแถวเดียวกัน กฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูลจะ

ใช้แบบทางตรรกะว่าและ (And) นั่นคือระเบียนที่ถูกเลือกจะต้องเป็นจริงตามเงื่อนไขทั้งสอง

ถ้านิพจน์เงื่อนไขอยู่คนละแถว กฎเกณฑ์ในการเลือกข้อมูลจะใช้แบบทางตรรกะว่า หรือ (Or) นั่นคือระเบียนที่ถูกเลือกจะเป็นจริงตามเงื่อนไขหนึ่งก็พอ

68

เลือกเขตข้อมูลท่ีต้องการเพิ่ม

การเปลี่ยนเขตข้อมลูใน Query

ในมุมมอง Design เราสามารถจะเพิ่มหรือลดเขตข้อมูลที่ใช้ใน Query ได้ หรือใช้เขตข้อมูลใด ๆ จาก Table อ่ืนในฐานข้อมูลเดียวกันก็ได้ ในบางกรณีต้องการที่จะซ่อนเขตข้อมูลไม่ให้เห็นในผลที่ได้จาก Query แต่ยังคงให้เป็นส่วนหนึ่งของ Query นั้นอยู่ เช่น สร้าง Query เพื่อแสดงข้อมูลใน California โดยที่ไม่ต้องแสดงเขตข้อมูลในผลลัพธ์ก็ได้ (แต่จ าเป็นต้องมี เขตข้อมูลที่ซ่อนอยู่ด้วย เพราะต้องใช้ในการก าหนดเงื่อนไข)

การเพิ่มเขตข้อมูลใน Query เปิด Query ในมุมมอง Design ดับเบิลคลิกชื่อของเขตข้อมูลที่แสดงรายชื่ออยู่ในวินโดว์ด้านบนซึ่งเขตข้อมูลนี้จะไป

ต่อท้ายเขตข้อมูลที่มีอยู่เดิมใน Design grid ซึ่งเป็นตารางที่อยู่ด้านล่างของจอ หรือจะคลิกลากเขตข้อมูลไปปล่อยยังคอลัมน์ต่างๆ ใน Design grid เองก็ได้

69

การลบเขตข้อมูลออกจาก Query

เปิด Query ในมุมมอง Design เลือกเขตข้อมูลโดยคลิกที่ Column selector เมื่อสีพื้นของเขตข้อมูลนั้นเปลี่ยนเป็นสี

ด า ให้กดปุ่ม Delete การลบเขตข้อมูลนี้เป็นการลบเขตข้อมูลที่น ามาใช้ใน Query เท่านั้น ไม่ใช่เป็นการลบเขตข้อมูลออกจาก Table จริง

เพิ่มเขตข้อมูลใน Query จาก Table อื่น 1. เปิด Query ในมุมมองออกแบบ

เลือกคลิกที่ปุ่ม เพื่อแสดงตาราง

กดปุ่ม Delete เพื่อลบเขตข้อมลูที่เลือก

70

2. เลือก Table ที่มีเขตข้อมูลที่ต้องการ

3. คลิก Add (เพิ่ม) 4. ท าซ้ าข้อ 3 และ 4 จนกว่าจะครบทุก Table ที่ต้องการ 5. คลิก Close(ปิด) 6. ดับเบิลคลิก หรือคลิกลากเขตข้อมูลที่ต้องการจากรายชื่อเขตข้อมูลใน Table ต่างๆ ทาง

ด้านบนไปไว้ที่ Design grid ซึ่งเป็นตารางที่อยู่ด้านล่างของจอภาพ

เลือกตารางทีจ่ะใช้เขตข้อมูล

คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม เพื่อแทรกตาราง

71

การดึงเฉพาะระเบียนที่ต้องการ

ในแต่ละเขตข้อมูลที่เลือกมาสร้าง Query นั้น สามารถที่จะเพิ่มเงื่อนไขเพื่อดึงเอาเฉพาะระเบียนที่มีคุณสมบัติตรงกับเงื่อนไขเท่านั้น ในกรณีเช่นนี้จะแสดงผลเฉพาะเฉพาะที่เราก าหนดเท่านั้น หรือเราอาจสร้าง Parameter Query ขึ้นมา เพื่อรอให้ กรอกข้อมูลหรือเงื่อนไขลงไปในแต่ละคร้ังที่สั่งให้ Query ท างานก็ได ้

การระบุเงื่อนไข Query

1. เปิด Query ในมุมมอง Design 2. คลิกช่องCriteria ในเขตข้อมูลที่ต้องการก าหนดเงื่อนไข 3. ใส่เงื่อนไขลงไปในช่อง

ระบุเงื่อนไข “>5”

72

ข้อมูลแสดงคะแนน point1_en ทั้งหมด

ข้อมูลแสดงคะแนน point1_en ตามเงื่อนไขที่ก าหนด >5

แสดงตาราง Query ระบุเงื่อนไขตามที่ก าหนด

73

การขยายเงื่อนไขโดยใช้เงื่อนไข OR

เป็นการก าหนดเงื่อนไขในการแสดงข้อมูล โดยใช้เงื่อนไขการเปรียบเทียบ Or คือจะแสดงเมื่อเงื่อนไขที่ก าหนดเป็นจริงเท่านั้น วิธีการก าหนดเงื่อนไข Or มีขั้นตอนดังนี้

1. เปิด Query ในมุมมอง Design 2. ใส่เงื่อนไขที่ต้องการลงในแถว Criteria 3. ใส่เงื่อนไขเพิ่มเติมลงในแถว “or” ในเขตข้อมูลเดิม

เมื่อสิ้นสุดการระบุเงื่อนไข ให้เลือกเข้าไปในส่วนของมุมมองแผ่นงานของ Query เพื่อดูผลลัพธ์ที่ได้ ดังรูป

ข้อมูลแสดงคะแนน point1_en ทั้งหมด

ข้อมูลแสดงคะแนน point1_en ตามเงื่อนไขที่ก าหนด <5 or >15

ระบุเงื่อนไข or คือเลือกเอาอยา่งอย่างใดอยา่งหน่ึงเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง

74

การใช้เงื่อนไขแบบ AND 1. เปิด Query ในมุมมอง Design 2. ใส่ค่าหรือเงื่อนไขแรกที่ต้องการลงในแถว Criteria 3. ในแถวเดียวกันนั้นให้ใส่เงื่อนไขที่ต้องการเพิ่มลงในเขตข้อมูลอื่น

เมื่อระบุเงื่อนไขเสร็จแล้วให้ไปที่มุมมองแผ่นงานของ Query เพื่อดูผลลัพธ์ที่ได้ ดังรูป

ข้อมูลแสดงคะแนน point1_en และ point1_ma ทั้งหมด

ข้อมูลแสดงคะแนน point1_en <5 และ point1_ma <5 ตามเงื่อนไขที่ก าหนด and

ระบุเงื่อนไข และ (AND) เมื่อเงือ่นไขเป็นจริงทั้งคู ่

75

การสร้าง Parameter Query เพื่อให้ถามเงื่อนไขขณะท างาน

1. เปิด Query ในมุมมอง Design 2. คลิกช่อง Criteria ของเขตข้อมูลที่ต้องการให้ถามแล้วใส่เงื่อนไข 3. ใส่ข้อความที่จะเป็นค าถามให้แสดงบนจอภายในเคร่ืองหมายวงเล็บก้ามปู ([ ])

4. คลิกปุ่ม Run บนแถบเคร่ืองมือ Query Design เพื่อให้ Query ท างาน

5. ใส่เงื่อนไขที่ต้องการส าหรับการท างานเฉพาะคร้ังนั้น เช่น 400 6. คลิก OK

เมื่อสิ้นสุดค าสั่งจะปรากฏผลลัพธ์ดังรูป

คลิกปุ่ม ตกลง

ข้อความที่จะเป็นค าถามให้แสดงบนจอภายในเครื่องหมายวงเล็บกา้มปู ตวัอยา่ง [กรุณาใส่คะแนนที่ตอ้งการ]

76

การเปรียบเทียบค่าในเงื่อนไข

Expression Builder ใช้ช่วยในการเปรียบเทียบค่าต่างๆ โดยการใช้เคร่ืองหมายเปรียบเทียบ ท าให้สามารถก าหนดช่วงหรือขอบเขตของค่าที่ต้องการลงในเงื่อนไขได้การปรับแต่ง Query โดยใช้ Expression Builder ท าได้ด้วยการคลิกปุ่มเคร่ืองหมายที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ใช้เคร่ืองหมายเปรียบเทียบในการเลือกระเบียนที่อยู่ในท านองเดียวกันก็สามารถจะใช้นิพจน์ทางตรรกศาสตร์ (Logical Expression) ในเงื่อนไขเพื่อเลือกระเบียนที่ไม่ต้องการได้ เมื่อสั่งให้ Query ท างาน Access จะท าการเปรียบเทียบตามที่ต้องการแล้วแสดงผลลัพธ์ออกมา

การใส่นิพจน์เปรียบเทียบ 1. เปิดดู Query ในมุมมอง Design 2. คลิกช่อง Criteria ในเขตข้อมูลที่ต้องการสร้างนิพจน์ 3. น าเมาส์มาชี้ยังช่อง Criteria ในเขตข้อมูลที่ต้องการสร้างนิพจน์

จากนั้นคลิกเมาส์ปุ่มขวา จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ของค าสั่ง ดังรูป 4. คลิกเมาส์เลือกค าสั่ง สร้าง… จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ของการสร้าง Query Wizard

77

5. คลิกปุ่มเคร่ืองหมายเปรียบเทียบที่ต้องการ หรือคลิกโฟลเดอร์ Operators ในช่องสี่เหลี่ยมที่อยู่ด้านล่าง แล้วคลิก Operators ในช่องสี่เหลี่ยมที่อยู่ด้านล่าง แล้วคลิก Comparison ในช่องถัดไปเพื่อดูเคร่ืองหมายเปรียบเทียบอ่ืน ๆ จากนั้นก็เลือกเคร่ืองหมายที่ต้องการจากรายชื่อที่ปรากฏในช่องทางด้านขวา

6. ใส่ค่า หรือคลิกเขตข้อมูลที่ต้องการจะเปรียบเทียบค่า จากนั้นคลิกที่ปุ่มตกลง

แนะน า การใส่ข้อความลงในนิพจนข์องคณุ เวลาใส่ข้อความลงในเขตข้อมูลที่เปน็ข้อความ (ข้อมูล

ที่ไม่ใช่ตัวเลขและวันที)่ คุณต้องใส่เครื่องหมายค าพูดคร่อมข้อความนั้นด้วย การปรับแต่งเงื่อนไข ในการปรับแตง่เงื่อนไข คุณอาจใช้เครื่องหมายเปรียบเทียบและ

เครื่องหมายตรรกศาสาตร์ร่วมกันในนิพจน์เดียวกันก็ได้

คลิกเมาส์เพื่อตอบ ตกลง

ใส่ค่า หรือคลิกเขตข้อมูลท่ีต้องการจะเปรียบเทียบค่า

78

การใส่นิพจน์ตรรกะศาสตร์ 1. เปิด Query ในมุมมอง Design 2. เลือกเขตข้อมูลที่จะใส่เงื่อนไข

จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ของการก าหนดเงื่อนไขดังรูป

เล่ือนเมาส์ ไปคลิกเลือก เขตข้อมูลที่ต้องการ

คลิกเมาส์ปุ่มขวาจากนั้นเลือกเมน ู สร้าง

เล่ือนเมาส์ ไปคลิกที่เครื่องหมายตรรกศาสตร ์เครื่องหมายใดเครื่องหมายหนึ่งทีต่้องการ หรือคลิกที่โฟลเดอร์ Operators แล้วคลิกที่ ค าส่ัง Logical

เล่ือนเมาส์ไปคลิกที่นิพจน์ที่ต้องการก าหนดเงื่อนไข จากนั้นท าการใส่คา่ที่ชอ่งใส่คา่

เล่ือนเมาส์ไปคลิกที่ปุ่มตกลง (OK)

79

ถ้าเราท าการก าหนดเงื่อนไขเรียบร้อยแล้วจะปรากฏดังรูปภาพ ซึ่งจากตัวอย่างเป็นการก าหนดเงื่อนไขเป็น Not 20 ที่ช่องเงื่อนไขจะปรากฏเงื่อนไขที่ช่องเขตข้อมูลที่เราต้องการ

เมื่อสิ้นสุดค าสั่งจะปรากฏผลลัพธ์ดังรูป