มมมองของรายงาน

ในสวนของ Report มหนาจอส าหรบการท างาน ดงตอไปน

มมมองออกแบบ (Design View) การท างานสวนใหญจะอยในหนาตางออกแบบ การไปยงหนาตางออกแบบโดยคลกทปม Design ในหนาตาง ฐานขอมล หรอถาอยในมมมอง Preview ใหคลกไปทปม Close Window บนทลบารซงจะกลบไปยงมมมองออกแบบหากรายงานนนยงไมไดจดเกบ แตถาจดเกบรายงานนนแลวกลบไปยงหนาตางฐานขอมล

มมมองเคาโครง (Sample Preview) จะใชแสดงตวอยางผลลพธทไดจากการออก แบบ ในการออกแบบรายงานมกตองมการสลบไปเพอดผลลพธทไดจากการออกแบบซงการดผลลพธทงหมดเปนเรองทเสยเวลา ดงนนมมมองแบบนจงชวยลดเวลาทเสยไปเพราะมการแสดงผลไดรวดเรวกวาการดผลทงหมด การไปยงมมมองแบบน โดยคลกทปม มมมองเคาโครง บนทลบาร มมมองนสามารถปรบแตงหรอแกไขในสวนตางๆ ของรายงานได มมมองรายงาน (Report View) หลงจากออกแบบในสวนของรายงานเรยบรอยแลวสามารถคลกทปม มมมองรายงาน เพอดรปแบบการน าเสนอจรงไดเลย มมมองนไมสามารถปรบแตงหรอแกไขในสวนตางๆ ของรายงานได

มมมองกอนพมพ (Print Preview) จะแสดงผลลพธทเหมอนกบงานพมพท พมพออกทางเครองพมพจรง ๆ การไปยงมมมองแบบนโดยคลกทปม Print Preview บนทลบาร

การสรางรายงาน (Report)

107

การสรางรายงาน (Report)

คณสามารถจะสราง Report ไดหลายวธเชนเดยวกบการสรางออบเจคตาง ๆ ในฐานขอมล โดยอาจจะใช Auto Report Wizard เพอให Access สราง Report อยางงายๆ (อาจเปนแนวคอลมนหรอแบบตาราง) ใหทนทโดยอตโนมต ซงทงนขนอยกบขอมลใน Table หรอ Query ทถกเลอกไวดวย สวนการใช Report Wizard นอกจากจะสามารถก าหนดชนดของ Report ทตองการสรางแลว ยงใหค าแนะน าในการสราง Report นนทละขนตอนอกดวย สงทตองการกคอตอบค าถามทเกยวกบ Report ทจะสรางเทานน แลว Access กจะสราง Report ใหคณตามรปแบบทตองการ

การสราง รายงาน นนเราสามารถสรางได 2 วธการหลก ๆ ดวยกนคอ

การสรางรายงานดวยวซารด ซงเปนการสรางรายงานแบบงาย ๆโดยทเราไมตองเขาใจรายละเอยดในขนตอนการสรางเลย เราเพยงเลอกขอมลทจ าเปนในการสรางรายงานดวยวซารดเทานน เรากไดรายงานทตองการออกมาทนท และสามารถน ารายงานไปแกไขใหตรงกบความตองการไดใน มมมองออกแบบ

การสรางรายงานดวยมมมองออกแบบ การสรางรายงานดวยวธน เปนการสรางรายงานท เหมอน กบการสรางฟอรมดวย มมมองออกแบบ โดยเราตองเลอกคอนโทรลใหเหมาะกบจดประสงคในการสรางรายงานของเรา การสรางรายงานดวยวธนสามารถก าหนดรายละเอยดของรายงานไดมากกวาการสรางดวยวซารด

108

การสรางรายงานดวยวซารด

ในการสรางรายงานสามารถท าไดโดยขนตอนดงตอไปน

คลกเมาสใน Ribbon สราง เลอกในสวนของ รายงาน จากนนใหเลอกรปแบบวาตองการสรางรายงานดวยวธการใด ในทนใหเลอกการสรางรายงานดวย ตวชวยสรางรายงาน

การสรางรายงานรปแบบงาย ๆ ใน Access นนท าไดโดยใช Auto Report Wizard ซงจะจดรปแบบ

ขอมลใน Table หรอ Query ทเลอกไวอยางรวดเรว ใหเปนรายงานทมรปแบบสวยงาม รายงานทสรางดวย Auto Report : Columnar wizard (ขอมลในแตละระเบยนจะถกแสดงในแนวตรงโดยอตโนมต) จะแสดงแตละเขตขอมลในแตละระเบยนเรยงกนเปนบรรทดๆ สวนรายงานทสรางดวย Auto Report : Tabular wizard (ขอมลในแตละระเบยนจะเรยงกนในแบบตาราง) และแตละเขตขอมลเรยงเปนคอลมนๆ เหมอนทปรากฏในมมมอง Data sheet หลงจากทสรางรายงาน เรยบรอยแลวกสามารถตงชอและเกบบนทกไวได

เลอก Ribbon สราง เลอกในสวนของ รายงาน

คลกเลอกปม

109

สรางรายงาน ดวย รายงานอตโนมต 1. คลกเมาสในสวนของ Ribbon สราง เลอกในกลมของ รายงาน

2. คลกปมลกศรเพอเลอก Table หรอ Query ทตองการใชท า Report

3. จากนนคลกทปมรายงาน สกครหนง Access จะสรางรายงาน และแสดงใหดในวนโดว

Print Preview ในจงหวะนคณสามารถสงใหบนทก , พมพ หรอปดรายงานนได หรอจะเปลยนกลบมายงมมมอง Design เพอแกไขกได

การแสดง Report ทสรางจาก Auto Report: Tabular Wizard

เลอกตาราง หรอ Query ทจะน าขอมลมาท ารายงาน

110

บนทกรายงาน

1. คลกปม Save บนทลบาร 2. พมพชอของ Report ใหมนลงไป 3. คลก OK

สรางรายงานดวย ตวชวยสรางวซารด

ถาหากคณเลอกสราง Report ดวย Report Wizard คณจะตองเลอกขอมลทตองการจะน าเสนอและเลอกรปแบบของ Report ทตองการจากรปแบบตางๆ ทมอย เพอจดหนาตาของ Report Wizard นนจะตางจาก Auto Report Wizard ตรงทคณตองเลอกเขตขอมลตางๆ (รวมถงเขตขอมลจาก Table หรอ Query ตาง ๆ) ทจะแสดงใน Report เอง นอกจากนระบบ Wizard จะจ าหนาตาของ Report ทคณท าไวครงกอนรวมทงสไตลตางๆ ทเลอกไว ดงนถาคณเคยท า Report ทชอบไวแลว คณกสามารถขามไดอะลอคบอกซตางๆ ของ Wizard ไปไดอยางรวดเรวโดยการยอมรบสงทไดเคยท าไวแลวใน Report ทจะสรางขนใหมน

น าเมาสคลกไปทชองของชอรายงาน พมพชอทตองการบนทก Report ลงไป

คลกตกลงเมอพมพชอรายงานแลว

111

วธการสรางรพอรต ดวย ตวชวยสรางวซารด

เปนเครองมอชวยสรางรพอรตทมรปแบบซบซอนขน และตรงกบความตองการมากกวาการสรางดวย Auto Report คณสามารถเลอกฟลดขอมลทจะน ามาใช ในรพอรต และก าหนดรปแบบพนหลงรวมทงตวอกษรได โดยน าเทเบล หรอ Query หรอทงเทเบล และ Query มาใชเปนแหลงขอมลของรพอรตไดมากกวา 1 แหลง (ในขณะท Auto Report จะก าหนดแหลงขอมลไดเพยง 1 เทเบล หรอ 1Query เทานน ) โดยวธการสรางสามารถท าไดโดย

1. คลกเมาสในสวนของ Ribbon สราง เลอกในกลมของ รายงาน เลอกตวชวยสรางรายงาน

2. คลกปมลกศรเพอเลอก Table หรอ Query ทตองการใชท า Report

3. น าเมาสคลกทปม จากนนจะปรากฏกรอบตวชวยสรางรายงานขนมาใหเรา

เลอกก าหนดในสวนของเขตขอมลจากตารางทเลอก และสามารถเพมเตมในสวนของตารางอน หรอ Query อนเขามาในสวนของการเลอกเขตขอมลได

เลอกตาราง หรอ Query ทจะน าขอมลมาท ารายงาน

112

4. หลงจากทเลอกเขตขอมลเรยบรอยแลวจะปรากฏกรอบตวชวยสรางรายงานใหเราเลอกรปแบบการแสดงขอมล โดยหากเรามตารางมากกวา 1 ตาราง เราสามารถเลอกรปแบบการแสดงของขอมลตามล าดบของตารางใดตารางหนงเปนหลกได

5. เราสามารถเลอกก าหนดใหแสดงผลรายงาน ในรปแบบการแบงเปนกลมตามเงอนไขทก าหนดได โดยเลอกจากรายการทางดานซาย แลวคลกทปม เพอเลอกเขตขอมลทตองการแบงกลม

เ ลอกตารางทตองการใหแสดงขอมลตามล าดบของตารางใดใหเปนตารางหลกของการแสดงขอมล

เลอกเขตขอมลทตองการจากนน

คลกทปม

113

6. โปรแกรมจะใหเราก าหนดการจดเรยงล าดบ โดยใหเราเลอกเขตขอมลทตองการจดเรยงล าดบตามตองการ และสามารถเลอกรปแบบการจดเรยง จากนอยไปหามาก หรอเลอกการจดเรยงจากมากไปหานอย

7. โปรแกรมจะใหเราเลอกก าหนดการจดวางเคาโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพตวอยางทางดานซายมอ และก าหนดใหเราเลอกการวางแนวของเอกสารวาจะใหวางแนวลกษณะใด

เลอกเขตขอมลทตองการจดเรยง

เลอกรปแบบการจดเรยง

หรอ

เลอกการวางเคาโครง

เลอกการวางแนวเอกสาร

114

8. โปรแกรมจะใหเราเลอกลกษณะทตองการใหแสดง โดยจะแสดงลกษณะตวอยางทางดานซายมอ

9. โปรแกรมจะใหก าหนดชอรายงาน จากนนคลกทปมเสรจสน

115

10. โปรแกรมจะแสดงรายงานตามรปแบบทเราก าหนด

การแสดงรายงานทสรางจาก ตวชวยสรางวซารด

116

Report ในมมมอง Design

องคประกอบในหนาตางออกแบบของรายงาน

กอนทเราจะไปออกแบบ หรอสรางรายงานดวยมอ จ าเปนท เราจะตองทราบถงสวนตาง ๆ ทส าคญตอการออกแบบ การออกแบบรายงานจะตองไปยงหนาตางออกแบบเสยกอน การไปยงหนาตางออกแบบโดยการเลอกรายงานทตองการแลวคลกทปม Design ในหนาตางฐานขอมล

1. ทลบาร Report Design

ปมเพมรายการเขตขอมล

เครองมอออกแบบรายงาน

สวนหวของรายงาน

สวนรายละเอยดรายงาน

สวนทายของรายงาน

รายการเขตขอมล

117

การใช Report Control

สวนตางๆ ทอยใน Report อยางเชน ชอเขตขอมล, คาในเขตขอมลและไตเตลหรอชอของ Report จะถกเรยกวา คอนโทรล (Control) เมอคณสราง Report ดวย Wizard คอนโทรลจะถกจดเรยงและมขนาดตามทคณก าหนด ถาหากตองการแกไขกสามารถท าไดในมมมอง Design โดย

สรางคอนโทรลใหม ลบคอนโทรล เคลอนยายคอนโทรล เปลยนขนาดของคอนโทรล เปลยนคณลกษณะของคอนโทรล เปลยนรปแบบของคอนโทรล โดยอาจเพมการตกรอบ , ท าตวอกษรหนาหรอเอยง เปนตน ใสขอบและแรเงา

ชนดของ Report Control

คอนโทรลทใชใน Report นนมอย 3 ชนดคอ Bound Control คอ เขตขอมลของขอมลทมาจาก Table หรอ Query ซงไมสามารถจะ ค านวณในคอนโทรลนได Unbound Control คอ คอนโทรลทประกอบไปดวย Label หรอชองใสขอความ ซง สามารถค านวณในคอนโทรลนได Calculated Control คอ คาใดๆ ทค านวณใน Report รวมทงหมด รวม (total) , ผลรวม ยอย (subtotal), คาเฉลย, เปอรเซนต ฯลฯ

ในการสรางคอนโทรลนนใหคลกปมคอนโทรลตามชนดทตองการจะสรางบนทลบอกซ (Toolbox) แลวลากไปยงททตองการ การลบคอนโทรลนนใหคลกเลอกคอนโทรลแลวกดคย <Delete>

คอนโทรลแตละชนดจะมคณลกษณะเฉพาะตวแตกตางกนไป ซงสามารถเปลยนแปลงไดโดยใชค าสง Properties ดวยการเลอกคอนโทรลทตองการจะแกไขแลวคลกปม Properties บนทลบาร Report Design จากนนกเปลยนคาตางๆ ในไดอะลอกบอกซ Properties บนทลบาร Report Design จากนนกเปลยนคาตางๆ ในไดอะลอกบอกซ Properties คณอาจจะใชค าสงบนเมนหรอปมตาง ๆ ในการเปลยนแปลงคณลกษณะแตละ

118

อยางกไดเชนกน แตการใชปม Properties เปนวธทเรวทสดทจะท าใหเหนคณลกษณะทงหมดของคอนโทรล และเปลยนหลายๆ คณสมบตในครงเดยวได

ทลบอกซ

ทลบอกซเปนเครองมอทใชในการวางตวควบคมชนดตางๆ ลงในพนทออกแบบการก าหนดใหแสดงทลบอกซโดยท าใหค าสง Toolbox ในเมน View มเครองหมาย น าหนา ปมตาง ๆ บนทลบอกซมหนาทแตกตางกนไป หนาทของปมในทลบอกซของ Report เหมอนกบทลบอกซในแบบฟอรม

การจดเกบรายงาน

สวนใหญโปรแกรม Access จะท าการบนทกใหโดยอตโนมต แตถายงไมบนทกใหเราสามารถบนทกไดโดยใชค าสง Save หรอคลกทปม Save บนทลบาร จากนนก าหนดชอของรายงาน ในไดอะลอกบอกซ Save As ทปรากฏขนมา

การปดรายงาน

วธการปดรายงานโดยดบเบลคลกทคอนโทรลบอกซของหนาตางรายงาน ถารายงานยงไมไดจดเกบ Access จะเตอนใหจดเกบเสยกอน

Report ทปรากฏอยในมมมอง Design

Unbound Control ทมฟงกชนอยภายใน

Bound Control

119

การด Report บนหนาจอกอนสงพมพ (Preview)

เราสามารถจะดหนาตาของ Report กอนการพมพลงกระดาษจรงได โดยคลกปม Office จากนนเลอกคลกทปม พมพ แลวเลอกในสวนของ แสดงตวอยางกอนพมพ

120

แสดงปมควบคมการแสดงตวอยางกอนพมพ

เลอกเครองพมพ จ านวนส าเนาและตวเลอกการพมพ

เลอกขนาดกระดาษส าหรบสวนรายงานปจจบน

เปลยนรปแบบการพมพเปนแนวตง

เปลยนรปแบบการพมพเปนแนวนอน

เลอกขนาดระยะขอบส าหรบทงเอกสารหรอสวนทเลอกปจจบน

พมพเฉพาะขอมลเทานน

เลอกรปแบบการพมพเปนแบบคอลมน

แสดงกลองโตตอบการตงคาหนากระดาษ

การยอขยายแสดงตวอยางการพมพ

ยอ/ขยายเอกสารเพอจดหนาใหพอดกบหนาตาง

ยอ/ขยายเอกสารเพอจดหนาใหพอดกบการพมพ 2 หนา

ยอ/ขยายเอกสารเพอจดหนาใหพอดกบการพมพ 4 หนา

สงออกวตถทเลอกไปยงแฟมรปแบบ Rich Text

สงออกวตถทเลอกไปยงแฟมรปแบบขอความ

ดรปแบบเพมเตมทคณสามารถใชสงออกได

ปดการแสดงตวอยางการพมพ

หมายเหต คลกเมาสรปแวนขยาย เพอดทงหนา หรอกลบไปยงภาพขนาดเทาเดมกอนหนาน ( ลด - ขยายขนาดภาพ Report )

121

การสรางรายงานฉลาก Label Wizard

การสรางเลเบล เปนการสรางฉลากทสามารถน าไปตดตามสอสงพมพตาง ๆ ไดเชน ฉลากตดซองจดหมาย หรอรายชอหนงสอ โดยวธการสรางปายชอ สามารถท าไดโดย

1. คลกเมาสในสวนของ Ribbon สราง เลอกในกลมของ รายงาน

2. คลกปมลกศรเพอเลอก Table หรอ Query ทตองการใชท า Label Report

3. จากนนคลกทปมปายชอ โปรแกรมจะปรากฏกรอบตวชวยสรางปายผนกมาใหเราก าหนดคาตาง ๆ ทเราตองการ โดยในทนเราจะก าหนดในสวนของ ขนาดปายผนกทเราตองการอาจเปนแบบมาตรฐานหรอแบบปายทก าหนดขนาดเอง

เลอกตาราง หรอ Query ทจะน าขอมลมาท ารายงาน

ก าหนดขนาดปายผนกทตองการ

122

4. เลอกก าหนดรปแบบของตวอกษรและขนาดของตวอกษรทตองการ

5. เลอกก าหนดวาตองการใหเขตขอมลใดบางแสดงลงปายผนกทเราท าการสรางไว

6. ก าหนดการจดเรยงของปายผนกโดยสามารถจดเรยงตามเขตขอมลไดมากวา 1 เขตขอมล

ก าหนดรปแบบตวอกษร ขนาด ส ของตวอกษร

123

7. ก าหนดการตงชอแผนปายผนกทสราง

การพมพรายงาน

การพมพรายงานมวธการโดย 1. เลอกรายงานทตองการพมพ 2. ใชค าสง Print ในเมน File หรอคลกทปม Print บนทลบาร 3. ก าหนดคาในไดอะลอกบอกซ Print Range คอ เลอกสวนทจะพมพ All พมพทกหนา Pages เลอกพมพทหนา Form เรมพมพทหนา To พมพถงหนาท Copies ก าหนดจ านวนชดทจะพมพ Print to File ใหพมพลงไฟลแทนทจะพมพออกทางเครองพมพ ใชในกรณทขณะนนไมมเครองพมพและตองการน าเอาไปพมพยงทอน