L'ÉVALUATION DES PROPOSITIONS AU

PROGRAMME CADRE (FP7)politiques, procédures et conseils pratiques

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Amiali Malek, Amiali Malek, Ph.D. Ing. (ENSA ex INA)Ph.D. Ing. (ENSA ex INA)

INFODAYS sur le FP7Université Mhamed Bougara

20 Mars 2013

INTRODUCTION

DEMANDES DE SOUTIEN FINANCIER

PROPOSITION DE RECHERCHE A LA COMMISSION

– PRESENTATION EN DETAIL

» TRAVAUX PREVUS

» RESPONSABLES DE LEUR REALISATION

» COÛTS DE LA SUBVENTION

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RÔLE DU PERSONNEL DE LA COMMISIONS

Vérifiez l'éligibilité des propositions Superviser le travail des experts Mener des séances d'information Modérer les discussions Organiser le panel et son travail Veiller à la cohérence et l'uniformité Peut donner des conseils sur:

Le fond des projets déjà soutenu ou en cours Des informations complémentaires utiles (directives,

règlements, politiques, etc) Peuvent même agir en tant qu'experts

Role de la commission IDENTIFIER (QUALITE ELEVEE)

» BENEFICIER D’UN FINANCEMENT

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NOMMER DES EXPERTS INDEPENDANTS

» EVALUATION DES PROPOSITIONS

ENTAMER LES NEGOCIATIONS COORDINATEURS DES PROPOSITIONS

» PASSÉ AVEC SUCCES L’ETAPE DE L’EVALUATION

» BUDGET EST DISPONIBLE

NEGOCIATIONS ABOUTISSENTPROJET EST SELECTIONNE CONVENTION DE SUBVENTION PREVOYANT UNE

CONTRIBUTION FIANANCIERE EST ETABLIE AVEC LES PROPOSANTS

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REGLES SONT ETABLIES REPOSE SUR PLUSIEURS PRINCIPES

EXCELLENCE:

Qualité élevée par rapport (thèmes et critères exposés dans les appels

TRANSPARENCE:

Décision doivent s’appuyer (règles et procédures)

Proposants receoivent les résultats des évaluations

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IMPARTIABILITE:

Egalité de traitement des propositions

Evaluation impartiale (mérites), sans préjuger (origine et l’identité des proposants)

CONFIDENTIALITE:

Contenu des propositions (données, connaissances, etc.)

EFFICACITÉ ET RAPIDITE:

L’évaluation, l’attribution, et la préparation des subventions. (selon la qualité de l’évaluation et le respect du cadre juridique.

CONSIDERATION ETHIQUES ET DE SÉCURITÉ:

Propositions à l’encontre des principes et éthiques et/ou n’est pas conforme aux procédures de sécurité sont exclue à tout moment des procédures d’évaluation, etc..

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Vue générale Vue générale du Processus d’Evaluationdu Processus d’Evaluation

Propositioncomplète

Forme de laproposition

Evaluateurs

Eligibilité

ClassementFinal de la Liste

PanelSoumissions ConsensusEvaluationIndividuelle

Ordre de prioritédes propositions

Liste desrejets

Finalisation

Critères

COMMISSION COMMISSION

Peut ê

tre

“A d

istan

ce”

Rôle des experts

Evaluateurs Evaluateurs

Critères Critères

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Les candidats sont informésde la Commission

décision

Décision de Financement

Lettre d'information rapide

Proposition

Evaluation Individuelle

Consensus

Examen par une commission

Audiences pour les grands projets

(Facultatif)

Seuil

Eligibilité

Negotiation

Classement de la Commission

Decision de rejet de la commision

distance ouBruxelle

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CONTRÔLE D’ELIGIBILITÉ

RÉCEPTION DES PROPOSITIONS AVANT LA DATE LIMITE

Délais fermes LE NOMBRE MINIMUM DE PARTENAIRES

INDÉPENDANTS ÉLIGIBLES Comme il est indiqué dans le programme de travail et

de l'appel EXHAUSTIVITÉ DE LA PROPOSITION

Présence de tout formulaires demandées Lisible, accessible et imprimable

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SELECTION DES EXPERTS BASÉE SUR:

Un haut niveau d'expertise Une gamme appropriée de compétences (Recherche scientifique,

technologiques, etc.)

SI CES DEUX CONDITIONS SONT REMPLIES, D’AUTRES CRITÈRES SONT AUSSI CONSIDÉRÉS: Equilibre approprié entre l’expertises academiques, industriels Répartition équitable entre hommes et femmes Une réputation raisonnable en fonction des origines

géographiques Une rotation régulière des experts

LIMITÉ PAR: Disponibilité Prévention des conflits d’intérêts l'incertitude sur le nombre et la portée exacte des propositions

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LES CRITÈRES CRITÈRES ADAPTÉS À CHAQUE RÉGIME DE

FINANCEMENT spécifié dans le programme de travail

Trois critères principaux: Qualité scientifique et technologique (pertinentes pour le

sujet de l'appel) Concept, l'objectif, plan de travail

Exécution Gestion Participants Individuels et du consortium dans son ensemble Allocation des ressources

Impact Contribution à l'impact escompté figurant dans le programme de

travail Les plans de diffusion / exploitation

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Notation de la proposition Chaque critère est noté de 0 à 5

Les demi-points sont autorisés Toute les thèmes sont considérées (santé, biotechnologie, etc) Les résultats doivent passer un seuil de notation si la

proposition doit être considérée pour un financement

Seuils s'appliquent à chaque critère Seuil par défaut est de 3

…et le score total Supérieure à la somme des seuils individuels Seuil par défaut est de 10

Peut varier d’un appel a un autre!

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Interprétation des résultats 0- La proposition ne répond pas au critère examiné ou ne

peut pas être jugé en raison d'informations manquantes ou incomplètes

1 - Mauvais. Le critère est traité d'une manière inadéquate, ou il ya de sérieuses faiblesses inhérentes.

2 - Passable. La proposition répond largement au critère, mais il existe des lacunes importantes.

3- Bien. La proposition satisfait bien le critère, même si des améliorations seraient nécessaires.

4 - Très bien. La proposition satisfait très bien le critère, même si certaines améliorations sont encore possibles.

5 - Excellent. La proposition traite avec succès tous les aspects pertinents du critère en question. Toutes les lacunes sont mineures.

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Proposal 1

Proposal 1

Proposal 1

IERIndividual Evaluation

ReportExpert A

IER Expert B

IER Expert C

Consensus meeting

CRConsensus

Report

One proposal can be evaluated by more than 3 experts

May be remote

Consensus: Scores & comments

HEARING(optional)

Processus d'évaluation

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Les évaluateurs doivent d'abord effectuer des lectures individuelles (souvent effectuée à distance)Les experts:

Évaluent la proposition individuellement Sans discuter avec les autres évaluateurs

Vérifiez si la proposition est dans le même champ d’application Remplissent un rapport individuel d'évaluation (IER) donnant

les notes et des commentaires de tous les critères Signent, ou par voie électronique "approuvent" le formulaire

IERs doivent être vérifié et, si nécessaire, retourné avec une demande justifiant le(s) résultat(s) donné(s)

Les scores et les commentaires doivent être en phase

Lecture individuelle

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Construit sur la base des évaluations individuelles de tous les évaluateurs

Implique habituellement une discussion Animé par un représentant de la Commission Accord sur les scores du consensus et

commentaires pour chacun des critères Un expert agit comme rapporteur

Consensus

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La notation n'est pas un processus d’une simple moyenne Les scores individuels doivent être explorées

Les modérateurs de la Commission président la discussion Fournit des informations si nécessaire Ne donne pas d’opinions

Impartialité et transparence Truc: De commencer par une discussion sur les commentaires et non pas sur les

scores

Examine la qualité du rapport du consensus qui constitue la base du rapport de synthèse de l'évaluation

Maintient une "piste d'audit”

Groupe de consensus et le modérateur

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Fonction principale est d'assurer la cohérence Notes finales et des commentaires pour chaque

proposition Rapports sommaires d'évaluation (ESR) Tous les nouveaux scores (si nécessaire) doivent être

soigneusement justifiée Des orientations claires pour la négociation des contrats

Divisé les propositions avec des scores de consensus identiques

• Approche est énoncé dans WP et GFA Résoudre les cas où un point de vue minoritaire a été

enregistré en CR Lister les propositions par ordre de priorité Audiences (le cas échéant)

Examen final du Panel

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Audiences

Les coordonnateurs dont les propositions ont passé les seuils de notation sont invités à Bruxelles

Destiné à clarifier tous les points soulevés par les experts à l'avance

Pas une occasion pour «améliorer» la proposition

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La Commission ne modifie pas l'ESR, sauf si nécessaire pour: améliorer la lisibilité [Exceptionnellement] Pour supprimer les erreurs factuelles

ou des commentaires inappropriés qui peuvent avoir échappé plus tôt dans la relecture

Les scores ne sont jamais modifiées L'ESR est envoyé au coordonnateur de la

proposition - pas d'engagement à ce stade concernant le financement

Modèles de lettres pour propositions i) évaluées et ii) inéligibles

"Les premières informations" aux candidats? – l’envoi des ESR

Procédure

de recours

déclanché

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Pourquoi le recours? Dans le passé, les plaintes arrivées au

hasard Traitées à différents niveaux Aucun traitement systématique Aucun enregistrement commun

La procédure de recours ne donne pas un nouveau droit d'appel …

mais va d'assurer une approche cohérente aux plaintes Mettre en place une procédure régulière Respecter les principes de transparence et

d'égalité de traitement

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Base juridique

Inclus (par le Conseil) dans les règles de participation: La Commission doit fournir des informations et définir des

procédures de recours pour les demandeurs [art.16.3] (Voir aussi l'art. 18.8 en relation avec les participants)

Procédure décrite dans «règles d'évaluation » Lorsque le demandeur croit: «... il ya eu une lacune dans la

remise de sa proposition .... qui mettrait en péril l'issue du processus d'évaluation ... »

Déclenchée par "lettre d'informations initiale» et l'ESR Intervalle d’un mois Plaintes «Éligibles» examinées par un examen interne du

comité

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Observateurs indépendants OI

Donne l'assurance que le processus est équitable peut donner des conseils constructifs Pas normalement un expert dans le domaine

scientifique concerné Leurs rapports sont mis à la disposition du

Comité du programme OI sont convoqués chaque année à une table

ronde Quels sont les points communs?

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Examen Éthique Déclenchée par les experts ou la Commission

Suivie d'une étape de la présélection Seulement les proposition qui ont passé le seuil

Le jury d'éthique pourrait discuter:

La prise de conscience des aspects éthiques et de l'impact social de la recherche proposée

Le respect des normes d'éthique du 7e PCRD

Application des directives européennes pertinentes, conventions, etc

Si le consortium est à la recherche de l'approbation des comités d'éthique locaux

L’equilibre entre les objectifs de recherche et l’intention d’utilisation des moyens

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Commission de suivi Rapports sommaires d'évaluation envoyés aux

candidats Lettre d'information initiale Procédure de recours

Dresser les listes finales de classement Information du Comité du Programme Négociation des contrats Consultation formelle du Comité du programme (le cas

échéant) Décisions de la Commission Enquête sur les évaluateurs Rapports des Observateurs indépendants

96% des répondants ont trouvé que la qualité de l'évaluation globale «satisfaisante» à «excellent»

91% ont trouvé le processus d'évaluation de l'UE semblable ou meilleur que les systèmes nationaux ou internationaux

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Négociation d’unProjet de Recherche Européen (PRE)

L’acceptation d’un projet et son lancement, la CE va inviter le coordinateur Passage obligé pour PRE: la négociation. Modifications dans la proposition initiale du projet et A fournir les renseignements nécessaires à l’écriture de la «

Convention de Subvention » du projet. Commence après l’envoi par la CE du «ESR» et de la lettre

d’invitation à la négociation.

Ce document précise le mandat de négociation

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Négociation d’un PRE

Le mandant de négociation contient le numéro de la proposition, le nom du « Project Officer » le nom de l’« Administrative Officer » le montant maximal de la contribution financière de la CE la durée du projet les changements à effectuer faisant l’objet de la

négociation (sur la base de l’ESR)

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Négociation d’un PRE Rendez-vous à Bruxelles entre le coordinateur et

«Project Officer» et l’«Administrative Officer»

«Project Officer» est responsable de la partie scientifique de la proposition du projet et il est amené à demander au coordinateur certaines modifications (l’ajout d’un partenaire), contrôle la gouvernance du projet et vérifie la faisabilité des livrables («deliverables») et des jalons («milestones »).

Reviens sur le contenu de chaque «work package», vérifie les activités de dissémination et les considérations éthiques du projet.

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Négociation d’un PRE

Souvent le coordinateur modifie sa proposition pour mieux répondre aux exigences de la CE. Il revient vers ses partenaires pour leur faire part des

modifications à apporter Ces dernières sont proposées par le coordinateur via la

plateforme en ligne dédiée à la négociation de projets de la CE (ie «NEF»). Il permet aussi de déposer toute nouvelle version du projet et de compléter les informations administratives et financières du projet.

l’«Administrative Officer» est présent pour rappeler les procédures administratives et les documents à fournir par le coordinateur pour établir la «Convention de Subvention».

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Négociation d’un PRE Le «Project Officer» vérifie les modifications et peut en

exiger d’autres. Cet échange entre le coordinateur et le «PO» dure jusqu’à ce que ce dernier estime que le projet répond aux attentes de la CE

La finalité de la négociation : la signature de la convention de subvention

CE établit la «Convention de Subvention» grâce aux renseignements fournis par le coordinateur.

C‘est le contrat qui lie le consortium du projet à la CE Ce document présente les travaux et résultats que la

Commission européenne attend du projet.

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Négociation d’un PRE

L’«Accord de Consortium» est un document expliquant les droits et obligations du coordinateur et des partenaires, et les procédures décisionnelles du consortium.

Son élaboration est basée sur la convention de subvention en tant que document de référence.

Il contient notamment les points relatifs aux droits de propriété intellectuelle.

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Les conseils pour réussir la phase de négociation

Consulter les documents officiels produits par la CE sur la négociation : ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf

Ne pas hésiter à correspondre avec le «PO» et l’«AO» pour savoir quelles sont les attentes de la CE

Echanger avec ses partenaires pour les tenir informés de l’avancement de la négociation

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Les conseils pour réussir la phase de négociation

Lors du rendez-vous à la CE, demander à être accompagné par un manager de projet (comme le Service Europe

et Recherche) ou par un partenaire, acteur dans le management du

projet

Etre force de proposition pendant la négociation, sans obligation d’accepter toutes les exigences de la CE

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EUROPA - 7ème PCRD :

http://ec.europa.eu/research/fp7/

Informations sur les appels à propositions du 7ème PCRD :

http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm

Service de guides et supports de Cordis :

http://cordis.europa.eu/guidance/helpdesk/home_fr.html

IPR-helpdesk :

http://www.ipr-helpdesk.org/index.html

Renseignements sur l’EPSS (Electronic Proposal Submission Service) :

support@epssfp7.org

Site du CER (Conseil européen de la recherche)

http://ec.europa.eu/erc/index_en.cfm

Trouver les documents relatifs au 7ème PCRD