LEXIQUE Commnication organise

PROGRAMME DE COMMUNICATION ET GRHDOCUMENT PROFESSEUR

LEXIQUE DES CONTENUS A CONSTRUIRE

PARTIE B LA COMMUNICATION1 LA COMMUNICATION DANS LES ORGANISATIONS

1.3 COMMUNICATION ORGANISEE ET GESTION DES DOCUMENTS

RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES

Positionnement dans la progression:

Thme traiter aprs le thme 1.2 3La communication organise o certains documents des organisations ont t tudis ou produits par les lves.

Il doit tre mis en relation avec le thme 2.3 Travail collaboratif assist par ordinateur de la partie D du programme.

LOGIQUE DApproche AVEC LES ELEVES

La partie Communication organise et gestion de documents sarticule autour de 3 points:

T

SUPPORTS PEDAGOGIQUES

Prsentation de documents varis de lorganisation (supports traditionnels et numriques et notamment documents multimdia).

Prcaution: il est intressant de montrer la diversit des pratiques et dviter toute standardisation normative dans lapproche des documents dentreprise.

Dans le cadre de production de documents, les lves doivent recourir de faon mthodique aux logiciels bureautiques adapts.

Tout travail de conception de document respectera les phases suivantes:

Analyse (fond et forme) ( ralisation ( contrle

Lappropriation des concepts lis aux fonctions de la GED seffectue par la pratique (numrisation de documents, reconnaissance optique de caractres (OCR), indexation et mise disposition des documents (TCAO))Dans le cadre de lenrichissement de documents numriques, les lves seront amens utiliser les feuilles de style, plans et modles. Ils devront organiser et stocker rationnellement leurs fichiers, grer les versions et avoir recours au travail collaboratif.

Limites

Llve ne pratique aucune programmation laide dun langage de description de document (XML, HTML)

Ils pourront par contre: observer et interprter les langages spcialiss (HTML, XML) adapter des documents au standard de lentreprise adapter un document source vers des prsentations de formes diffrentes (les styles sont fournis)1 LES DOCUMENTS DE LORGANISATION1-1 Dfinition :

Le document rpond au besoin de rgulation interne des organisations Il peut prendre plusieurs formes en fonction de la technologie employe.Le document peut tre une information, une donne, une ressource, un texte, une image, un article, un livre, une feuille, une page, un journal, un fichier destin prouver, informer, renseigner, illustrer, intgrer, communiquer.Tout document est la fois contenant (support manipulable), contenu (porteur de sens au niveau du fond, de la forme et du contexte) et mdium (vecteur de message entre les individus, il confre une lgitimit une information (valeur de preuve, de tmoignage,).

Le document lectronique est la reprsentation d'un document, sous la forme d'une structure de donnes informatiques entreposable dans la mmoire d'un ordinateur et transmissible d'un ordinateur un autre. Il prend une place prpondrante dans les organisationsLa numrisation tend dmatrialiser et faire disparatre les supports manipulables. Toutefois de nombreux documents numriques sont imprims un moment ou un autre.1-2 Typologie:Supports permanents et temporairesCommunication orale, crite et visuelle, multimdia. prsente travers ltude des documents de lorganisation

Multimdia = technologie de linformation permettant lutilisation simultane de plusieurs types de donnes numriques (textuelles, visuelles, sonores) lintrieur dune mme application ou dun mme support (le document) et cela en y intgrant linteractivit apporte par linformatique. http://www.granddictionnaire.com

1-3 Cycle de vie:

Les tapes constitutives du cycle de vie d'un document sont respectivement : la cration, la modification, la consultation, la transmission, la conservation, l'archivage ou la destruction.

Certains documents ont une dure lgale de conservation et de forclusion (premption dun droit non exerc dans le dlai imparti). http://www.clicdroit.com/web/editorial/dossier.php?dossier_id=212 LA GESTION DOCUMENTAIRE2-1 DfinitionLa gestion de documents repose sur lacquisition, le classement, le stockage et la diffusion de linformation.2-2 Sources des documents:Prsenter lorigine des documents (interne/externe), le degr de fiabilit des informations (intranet, Internet) Varit des supports: documents papier, numriss, informations lectroniques (e-mails)2-3 Acquisition des documents papier (Cf. diaporama sur la GED)Numrisation ou Digitalisation: Conversion d'informations analogiques (son, image, texte) en valeurs numriques correspondantes, modifiables par ordinateur. (ex.: numrisation dimages)

Reconnaissance Optique de Caractres (OCR: Optical Character Recognition): Technique qui permet un systme informatique de lire et de stocker de faon automatique un texte dactylographi, imprim ou manuscrit.

2-4 Critres et procds de classementLes principaux ordres de classement sont prsents. Ladoption dun ou plusieurs ordre de classement, varie en fonction des situations, des poques et des organisations.

Le rangement ou mode de classement (approche matrielle) est exclu.Un systme de classement repose ncessairement sur un systme dindexation.2-5 IndexationAnalyse conceptuelle de documents simples pour les dcrire par un ou plusieurs mots-cls. Il faut distinguer la description formelle du document (auteur, date, titre..) des fins de classement de la description par concepts permettant de dcrire son contenu (mots cls).2-6 StockageConservation sous forme lectronique de documents produits par une organisation, dans le but de pouvoir les utiliser ultrieurement.(publication ou traitement des donnes).Les donnes sont stockes en fonction de la frquence d'utilisation, prennit de l'information, confidentialit de l'information mais aussi du volume d'information stocker, temps allou au processus de stockage, cot et obligations lgales.http://www.clicdroit.com/web/editorial/dossier.php?dossier_id=21 (Archivage numrique: normes et lgislation)

2-7 Diffusion de linformationMise disposition des documents: Rgles didentification et de circulation des documents sur le rseau (architecture, gestion des droits), les mdias (Intranet, Internet, portail de lentreprise)Dfinition des formats de documents en fonction du dispositif de restitution (cran, CD, DVD) et de lutilisation des donnes (diffrents formats de fichiers: XML)Portail de lentreprise: Intranet qui donne accs au personnel et aux partenaires dune entreprise: d'une part, aux donnes et informations de lentreprise et, d'autre part, une srie de sites Web qui se rapportent la sphre d'activits de l'entreprise. 3 LE DOCUMENT NUMERIQUE

3-1 DfinitionTout document (texte, image, son, etc.) sur support informatique (disquette, disque dur, CD-ROM, etc.)Toute production de document numrique prend en compte: des standards de prsentation, lutilisation du logiciel adapt, le respect des normes au moment de la production.3-2 Modles de documents:

Norme: ensemble de rgles de conformit qui sont dictes par un organisme de normalisation (lISO au niveau international, lAFNOR au niveau national) Ex.: Norme: AFNOR NF Z42-013Standard: Critres de prsentation privs reconnus par une organisation

Tout document doit respecter une charte graphique (utilisation de feuille de style, de modles), ncessite des adaptations de formats dimages (jpeg), de textes (pdf) notamment pour leur diffusion.3-3 Format de documents lectroniques:Tout document lectronique doit tre adapt au contexte de sa mise disposition de destinataires qui peuvent tre divers.Contenu structurSGML, XML, HTML

Format de prsentationFeuilles de style CSS ou XSL

Contenu orient prsentationDOC, TXT, RTF, PPT

Ressources typographiquesPolices

Prsentation pour affichage ou ditionPDF, PS, PCL

Image digitaleTIFF, GIF, JPEG, BMP

Fichiers audioWAV, MID, MP3

VidosAVI, MPEG

http://www.bibl.ulaval.ca/vitrine/giri/mod1/1_4.htm Il existe: des format normalissISO, W3C(1) : HTML, XML... autour desquels se sont construits l'Internet et lchange des donnes sur le WWW des formats issus des producteurs de logiciels (PDF, DOC, GIF)

(1) W3C : Consortium international dont le but est de promouvoir l'volutivit et linteroprabilit du Web.3-4 Langage de dfinition et de prsentation des documents lectroniques

Les volutions technologiques et lvolution des langages de dfinition et de prsentation des documents lectroniques tendent dissocier la structure, la forme et le fond du document(Cf. diaporama XML)3-5 Gestion des versions

Transmettre, valider et classer, dans un espace de travail commun, les modifications, dment identifies, apportes des fichiers par un utilisateur, afin d'en permettre l'accs aux autres utilisateurs du systme.

1.1 Phnomnes informels

1.2 Communication organise

1. La communication dans les organisations

1.3 Communication organise et gestion de documents

1.4 Protection, scurit des documents et archivage

Typologies des documents des organisations

L. Gagnon Arquin

Collection: Gestion de linformation

RENOVATION T STG CGRHPartie B 1.3 Muriel Dubois

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