Лична комуникација и

комуникација на состаноци

Со развиените вештини за усна комуни-кација побрзо можете да стигнете до ра-ботно место. Истовремено тие можат да ви овозможат да бидете поуспешни и поефикасни во извршувањето на работните обврски.

Подобрување на личната комуникација

на работно место

Технологиите за еднодимензионална комуни-кација не можат да ја заменат ефикасноста на комуникацијата лице во лице.

Комуникацијата лице во лице има многу пред-ности. Ви овозможува да звучите убедливо и да бидете експресивни, зошто можете да го користите, истовремено, и гласот и говорот на

телото кога докажувате некоја поента.

Употреба на гласот како

алатка за комуникација

Исто како и актерите и Вие можете да го менувата гласот и да го претворите во моќна алатка за комуникација.

Се вели дека зборовите доаѓаат од јазикот, ама гласот е музиката што им вдахнува значење.

Гласот е флексибилен инструмент. Убавиот и моќниот глас е достижен.

Изговор

Правилен изговор значи точно и јасно изговарање на зборовите, со помош на прифатени гласови и ак-центирање на слоговите.

Квалитет на гласот Квалитет на гласот испраќа невер-

бална порака и го покажува вашето расположение. Гласот може да биде ведар, одлучен, надмен, пријател-ски, да изразува лутина, досада или задоволство.

Висина на гласот (фреквенција на

звучните вибрации)

Успешните говорници зборуваат со релакси-ран и умерен глас со соодветна висина, со цел да ја направат пораката привлечна за слушате-лите.

Јачина и брзина

Јачината се однесува на гласноста или интен-зитетот на звукот.

За да звучите пријатно и професионално треба да зборувате со умерено низок тон и со брзина од околу 125 зборови во минута.

Нагласок (акцент)

Преку нагласување или акцентирање на опре-делени зборови можете да го измените значе-њето што сакате да го искажете. Согласно со ова, за да искажете интересна и природна по-рака, правилно нагласувајте ги зборовите и слоговите.

Кога речениците имаат нагорна (прашална) интонација, слушателите имаат впечаток дека говорникот е нерешителен и несигурен.

Создавање позитивни односи на

работно место преку разговор

Најголем успех за време на разговорите на

работното место ќе постигнете: докол-ку употребуваре точни имиња и титули; изберете соодветни теми; избегнете нега-тивни коментари, бидете претпазлив кога критикувате и давате негативни заклучо-ци; научете да слушате; давате искрени и прецизни пофалби; и се однесувате про-фесионално на заеднички настани.

Пофесионално примање

и реагирањена критики

на работно место

Предлози што ќе Ви помогнат да ре-агирате пиозитивно на критиките и ќе ви овозможат да извлечите ко-рист од нив:

Слушајте и не прекинувајте.

Открите ја намерата на соговорникот.

Прифатете го слушнатото.

Парафразирајте го реченото.

Предлози што ќе Ви помогнат да реаги-

рате пиозитивно на критиките и ќе ви

овозможат да извлечите корист од нив:

Побарајте дополнителни информации.

Согласете се со точниот коментар (ако треба извенете се).

Доколку сметате дека коментарите не се правични противречете учтиво.

Обидете се да најдете златна средина или компромис.

Учете од критиките

Давање конструктивна критика

на работно место

Бидете прецизни.

Избегнувајте генерализации.

Дискутирајте за однесувањето, не за личноста.

Користете ние наместо ти.

Поттикнете двонасочна комуникација.

Избегнете гнев, сарказам и повишен тон.

Почитувајте ја приватноста.

Давање конструктивна критика

на работно место

Направете си контекст - концепт во главата. Полесно е да ја изнесете вашата конструктивна критика доколку однапред испланирате што ќе кажете, во контекст на подобрување на кому-никацијата.

Гледајте да комуницирате лице во лице. Подо-бро е конструктивната критика доколку разго-варате лично. Соговорникот може да постави прашања и објаснувања, а Вие можете да ги доаргументирате своите ставови.

Концентрирајте се на подобрувањето ( рела-ксирањето) на атмосферата.

Планирање и учество на продуктивни

деловни и професионални состаноци

На состаноците се разменуваат инфор-мации, се слуша туѓото мислење, се разјаснува определена политика, се ба-ра согласност, се решаваат проблеми и сл.

Во текот на Вашата кариера ќе учеству-вате на бројни состаноци, затоа треба да научите како да ги направите ефек-тивни, ефикасни, успешни и продуктив-ни.

Подготвувањето на состанокот во себе

ги вклучува следниве содржини:

планирање агенда ( датум и место на соста-нување); времето на почетокот и крајот на состанокот; краток опис на секоја тема, по редослед на приоритет, вклучително ими-њата на одговорните лица, односно лица-та кои имаат некакви активности поврзани со темата; предлог за потребно време за дис-кутирање според определена тема; подготов-ка на учесниците за состанокот; резиме од претседателот и завршување на соста-нокот.) ( Приказ 11.1 стр. 324); и

подготовка на местото и материјалот за состанок.

Пред состанокот

Бенџамин Френклин рекол: Неуспешна подго-товка е подготовка за неуспех.

Свикувајте состаноци само за неопходни ситу-ации и поканетеги само клучните луѓе.

Подготвувањето на состанокот во себе ги вклу-чува следниве содржини:

определување на целта;

како и кога да се состанете;

За време на состанокот

Секој состанок започнетего навреме и дадете краток вовед.

Водачите и учесниците на состанокот треба по-стојано да се придржуваат до професионални-от бонтон. Имено, состаноците би биле помал-ку досадни, односно би биле поефикасни и по-продуктивни доколку организаторот и учесни-ците изнајдат соодветен начин за отворање и работа на состанокот.

Отворање на состанокот

Во првите три до пет минути од состанокот да-дете вовед, во кој ќе го опфатите следново:

Цел и времетраење на состанокот

Основни податоци за темите и проблемите

Предлог агенда

Основни правила што мора да се почитуваат

Цел на состанокот и број на учесници

Цел Идеален број

Интензивно решавање проблеми пет или помалку

Препознавање проблеми десет или помалку

Презентација на информации триесет или помалку

Мотивациска неограничен

Совети за бонтон за водачите на

состанокот

Започнете го и завршете го состанокот на вре-ме.

Претставетесе и поттикнете ги учесниците да се претстават.

Создадете атмосфера кадешто сите ќе се чус-твуваат ценети и добредојдени.

Одржете контрола брз членовите на групата и дискусиите.

Совети за бонтон за водачите на

состанокот

Уверетесе дека сите членови активно учеству-

ваат.

Држетесе до агендата.

Охрабретеги учесниците да ги почитуваат ос-новните правила.

Ако се работи за подолг состанок испланирајте паузи.

Совети за бонтон за учесниците на

состанокот

Пристигнете на време и останете до крај на состанокот.

Дојдете подготвен на состанок.

Исклучетеги мобилните телефони.

Почитувајте ги основните правила.

Не пречекорувајте го даденото време за дис-кусија.

Не покажувајте преку невербалното однесу-вање дека ви е досадно, дека сте лути, фрус-трирани или дека имате какви било негативни емоции.

Совети за бонтон за учесниците на

состанокот

Не прекинувајтеги другите во дискусиите.

Внимавајте при коментирањето ( коментираат идеи, а не луѓе).

Внимателно случајте.

Земете целосно учество

Не се расплинувајте ( држете се до темата што се дискутира).

Не учествувајте во неповрзани разговори.

Кога ќе заврши состанокот не оставајте неред зад себе.

Активности по завршувањето на состанокот из-

вршете ги на време.

Водење на состанокот

Одржете го темпото на состанокот со тоа што ќе избегнувате прашања што би можеле да го одалечат вниманието на групата.

Не дозволувајте некој од учесниците на група-та да го монополизира состанакот.

Справување со конфликт

Конфликтот е нормална појава на секое ра-ботно место. Притоа, конфликтот треба да биде решен на вистински начин. Имено, ако дојде до недоразбирање меѓу два члена, до-зволете секој од нив да се изјасни пред гру-пата.

Справување со дисфункционални

членови на групата

За да го контролираат дисфункционалното однесување, водачите на тимот треба да по-стават правила на однесување, како и стра-тешки да ги разместат проблематичните луѓе. Исто така треба:

да се избегнуваат директни визуелни контак-ти;

да им се дадат на нефункционалните членови посебни задолженија;

Справување со дисфункционални

членови на групата

членовите да зборуваат според определен редослед;

да се прекинуваат долгите монолози;

да се потикнуваат повлечените членови да дискутираат; и

давајте пофалби.

Завршување на состанокот и

понатамошни активности

Состанокот се смета за завршен:

- штом се исполнат планираните цели;

- кога групата е заглавена во ќорсокак; и

- кога ќе истече планираното време.

Затворање на состанокот

Состанокот завршете го со резиме на сра-

ботеното и преглед на планираните активно-сти.

После состанокот испратете записник од сос-танокот до учесниците и потсететеги за нив-ните обврски и задолженија. ( Изработка на записникот глава 9; стр 254)