LA IMPORTANCIA DE LA GESTION EN UN PROYECTO

Actualmente muchos proyectos son ejecutados siguiendo unos lineamientos que le permite ser un proyecto exitoso esto se debe a que están basados en una buena planificación y la elaboración de un buen presupuesto, no desconociendo que cuentan con un personal calificado al que se les asignan roles diferentes con sus respectivas responsabilidades, todo esto con el objetivo de desarrollar esta importante tarea en la elaboración y puesta en marcha del proyecto.

La gestión de proyectos es una disciplina que administra y organiza los recursos del medio para llevar a cabo un proyecto, siguiendo una serie de pautas que ira encaminadas a la solución de un problema en beneficio a la humanidad, teniendo en cuento que debe ser terminado completamente, dentro de las restricciones del alcance, costo y tiempo planteado a su inicio. Para que un proyecto pueda elaborarse eficientemente se debe tener en cuenta el ciclo de vida de un proyecto que consiste en primera medida en la base de identificación, luego la fase de preparación, para llevarlo a la fase de ejecución y por último la fase de evaluación.

En la elaboración de un proyecto para que pueda tener una buena ejecución debe llevarse una buena planificación, en base a unas fases donde se plasmaran las actividades con sus respectivas fechas, lo que se llamaría cronograma de actividades, para ir observando el progreso de dicho proyecto; de esta manera se le hará un buen seguimiento determinando o clasificando que actividades están pendiente por elaborarse y esto así acarreará un buen desarrollo del mismo. Esto se haría en cualquier tipo de proyecto ya que no depende que clase de proyecto sea para que pueda ejecutarse, si no de la planificación que se lleve.

En la gestión de la integración es de suma importancia realizar el acta de constitución donde se autoriza formalmente la ejecución del proyecto y se otorga al gerente la autoridad para utilizar los recursos de la organización, uno de los motivos por el que surge la elaboración del acta de constitución, es documentar los motivos que dieron origen al proyecto; otro proceso importante en la integración del proyecto es la creación de un plan de gestión consolidado.

Se debe tener en cuenta que el gerente de proyecto debe tener en mente un enfoque integrador que ejecute, controle o cierre un proyecto, al igual que evalúe el impacto de cada acción sobre el todo. Al desarrollar un proyecto educativo como por ejemplo el de emplear el uso de las Tics en el aula de clases, primero que todo se debe establecer lo que se quiere llevar acabo, cual es la problemática que hay en la institución midiendo y determinando a que se le debe dar solución y

de allí organizarse para determinar si el recurso con que se cuenta se va a utilizar para ejecutar ese proyecto en beneficio de la institución.

El plan de gestión del alcance consiste en determinar qué es lo que está dentro y fuera del proyecto, es decir consiste en observar si se está trabajando en lo que es o está fuera del contexto o del objetivo que se quiere alcanzar, por tal motivo se deben recoger los requerimientos con las personas que en realidad se encuentran involucradas para que expresen que es lo que se desea obtener o lo que se busca en el desarrollo del proyecto. En un proyecto educativo este punto es muy importante porque es donde se debe recoger toda la información del proyecto, es decir, los requerimientos para luego delimitarlo, para que no queden cosas sueltas a la hora de llevar acabo su ejecución.

Para lograr que un proyecto sea exitoso se deben concretar los objetivos y llevar la ejecución en el tiempo acordado, por eso es importante controlar el tiempo, crear calendarios, cronogramas acordes al plan de estudio, para verificar los avances en el tiempo estipulado; es de allí que surge la gestión del tiempo, donde se deben tener en cuenta muchos factores, entre ellos, efectuar mediciones de desempeño, para que se puedan identificar las variaciones en forma temprana, planificar para determinar cómo serán generadas las variaciones, definir los procedimientos de control de cambios para el cronograma y establecer una línea de base para medir el desempeño del proyecto respecto al cronograma. Este cronograma debe ser revisado periódicamente para mirar el rendimiento de cada actividad ejecutada y luego no tener que sobrepasarse del tiempo y costo del proyecto.

Se deben definir en la gestión del coste, nivel de precisión de estimaciones, unidades de medida, reglas de medición para valor ganado, formato de reportes y descripción de procesos, esto con la finalidad que el proyecto se pueda concluir con el presupuesto acordado. Esta gestión está enfocada en el costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto y en el impacto de las decisiones tomadas en el costo de uso, mantenimiento y soporte de su producto final. Resulta muy factible la gestión de coste, porque es aquí donde se va a elaborar el presupuesto que determinara la buena ejecución del proyecto que se está elaborando, por eso no hay que pasar por alto esta gestión.

Para elaborar un proyecto Educativo donde se desea implementar las Tics, en las asignaturas que se dictan en el plantel educativo, antes de nada se deben pautar cada una de estas gestiones: el plan de gestión de integración, el plan de gestión del alcance, el plan de gestión del tiempo y el plan de gestión de costo, teniendo en cuenta que si se sigue cada una de ellas como debe ser, el proyecto se podrá llevar a feliz término en su ejecución, como primera medida en la gestión del

alcance determinamos lo que se quiere alcanzar en el proyecto, lo que va a estar dentro y fuera de este, para luego realizar el cronograma de actividades, donde se podrá observar los avances que se llevan en el proyecto, determinando el presupuesto y verificando que sea el acorde para su la finalización y puesta en marcha de dicho proyecto.