LINEAMIENTOS DE MANUAL DE ORGANIZACION...El Manual de Organización es un instrumen-to de apoyo administrativo y de carácter normativo, que contribuye al proceso de modernización

LINEAMIENTOS PARA LAELABORACIÓN DE MANUALES

DE ORGANIZACIÓN

Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos - Dirección de

Modernización Administrativa

PRIMERA VERSIÓNOaxaca - Septiembre 2014

Lineamientos para la Elaboración de los Manuales de Organización de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal

Secretaría de Administración

Subsecretaría de Desarrollo, Control de la Gestión Pública y Recursos Humanos Dirección de Modernización Administrativa

Fecha de actualización: 11 de Septiembre de 2014

1PRIMERA VERSIÓN, Septiembre 2014

Í N D I C E

Introducción CAPÍTULOS

I.

3

34455

55

667

7788

8

899999101010

1011

Objetivo de los lineamientosII. GlosarioIII. Manual de Organización

IV. Proceso de elaboración del Manual de Organización

V. Del formato general

VI. Integración del Manual de Organización

Pág.

1) Objetivo general2) Objetivos específicos

1) Envío y Recepción del Proyecto del Manual de Organización

2) De su revisión 3) Autorización

1) De las páginas2) Tipografía3) De los apartados

1) Portada2) Índice3) Introducción 4) Objetivo del Manual de Organización5) Antecedentes históricos6) Marco Jurídico7) Misión y Visión8) Estructura orgánica9) Organigramas

a) Organigrama Generalb) Organigrama Específico

4) Publicación y Difusión

Página

11

13131313

15

15161718

2119

21

VII.ANEXOS

22VIII. RECOMENDACIONES Y DISPOSICIONES GENERALES

Pág.

10) Cédula de funciones y responsabilidades (descripción de puestos)

11) Directorio12) Exhorto13) Foja de firmas14) Control de cambios

1) Anexo 1. Formato de fojas de registro2) Anexo 2. Ejemplo de Portada3) Anexo 3. Ejemplo de Índice 4) Anexo 4. Organigrama Específico5) Anexo 5. Cédula de funciones y responsabilidades6) Anexo 6. Verbos comunes 7) Anexo 7. Control de cambios

2PRIMERA VERSIÓN, Septiembre 2014 Página

INTRODUCCIÓN

I. OBJETIVO DE LOS LINEAMIENTOS

“Será obligación de los titulares de las Dependencias y Entidades, la emisión de sus Manuales: de Organización, de Procedi-mientos, de Trámites y Servicios al Público, necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con su Reglamento Interno y los lineamientos que establezca la Secretaría de Administración”.La Secretaría de Administración a través de la Dirección de Modernización Administrati-va, han elaborado los presentes Lineamien-tos para la Elaboración de Manuales de Organización de las Dependencias y Entida-des de la Administración Pública Estatal, con el objetivo de unificar, homogenizar y facilitar este proceso.

Las disposiciones de los presentes Linea-mientos, serán de observancia general y obligatoria para todas las Dependencias y Entidades y para los servidores públicos que participen en la elaboración de sus respectivos Manuales de Organización. Corresponderá a los titulares de las Depen-dencias y Entidades, implementar y dar cumplimiento al presente, en sus respecti-vas áreas de adscripción.

La modernización administrativa, es un instru-mento de mejoramiento organizacional que

Los Lineamientos para la Elaboración de los Manuales de Organización, tienen como objetivo proporcionar a los servidores públi-cos del Gobierno del Estado, la metodolo-gía necesaria para facilitar el proceso de elaboración, revisión y actualización de los Manuales de Organización de las Depen-dencias y Entidades.

Establecer los criterios específicos de coordi-nación institucional entre la Secretaría de Administración, a través de la Dirección de Modernización Administrativa, con los enlaces encargados de coordinar e integrar la elaboración del Manual de Organización.

Contribuir al proceso de modernización organizacional de la Administración Pública Estatal, orientando el ejercicio de los servi-dores públicos, hacia un gobierno de calidad, servicio y de resultados.


busca a partir de los Manuales de Organiza-ción, proporcionar información sobre la conformación y funcionamiento de las diver-sas áreas en las que se compone la Admi-nistración Pública Estatal, considerando sus antecedentes históricos, marco jurídico, objetivos, estructura orgánica, organigra-mas, atribuciones y funciones, que les permita a los servidores públicos llevar a cabo sus funciones de manera sencilla y eficiente, brindando certidumbre, transpa-rencia y un mejor servicio a los ciudadanos.

Página

on fundamento en el artículo 30 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, que establece:

El Manual de Organización es un instrumen-to de apoyo administrativo y de carácter normativo, que contribuye al proceso de modernización organizacional al describir de manera clara, ordenada y sistemática, la

III. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

II. GLOSARIO

Actividad: Es el conjunto de acciones o tareas afines ejecutadas por una persona como parte de una función asignada, que contribuyen al logro de las metas.Decisión: Consiste en concretar la elección de un tema o curso de acción, entre varias alternativas.Dependencias:

Dirección: La Dirección de Modernización Administrativa.Enlace: La persona designada por el titularde la Dependencia o Entidad, encargada decoordinar e integrar la elaboración del Manual de Organización. Entidades: Los Organismos Descentraliza-dos, Empresas de Participación Estatal, Fideicomisos Públicos, Consejos, Comisio-nes, Comités, Juntas, Patronatos y aquellas entidades que por su naturaleza no estén comprendidas dentro de la Administración Pública Centralizada.Función: Conjunto de actividades afines dirigidas a alcanzar los objetivos de una institución de cuyo ejercicio generalmente es responsable un área de la Dependencia o Entidad de acuerdo a las disposiciones jurídico administrativas.Estructura Orgánica: Es la descripción

dencia o Entidad, establece el nombre y rango de los puestos. Lineamientos: Lineamientos para la elabo-ración de Manuales de Organización.Nivel Jerárquico: La división de la estructuraorgánica que comprende todos los puestos con un rango, autoridad y responsabilidadsimilares e independientes.Puesto: La unidad de trabajo específica e impersonal, al que se le asigna cierto grado de responsabilidad, implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia.Rango: La jerarquía de los puestos compren-didos en la estructura orgánica.Reglamento: Reglamento Interno de la Dependencia o Entidad.Revisor: Personal de la Dirección encargadode revisar la versión preliminar del Manual. Versión preliminar: Redacción o disposi-ción provisional del Manual que se presenta a manera de Proyecto. Versión definitiva: es el Manual de Organi-zación que ya ha pasado por el proceso de revisión y que está listo para la autorización del Secretario de Administración.


ordenada por nivel jerárquico de la Depen-

La Gubernatura, Secreta-rías de Despacho, Procuraduría General de Justicia, Consejería Jurídica del Gobierno delEstado, Coordinación General del COPLADE,los Órganos Auxiliares, Unidades Adminis-trativas que dependan directamente del Go-bernador y los Órganos Desconcentrados comprendidos dentro de la Administración Pública Centralizada.

información referente a los antecedentes históricos, marco jurídico, misión, visión, es-tructura orgánica, organigramas y funcionesespecíficas asignadas a cada elemento de una organización.

En el contexto de la Administración Pública Estatal, un Manual de Organización repre-senta la estructura orgánica con la que se compone una Dependencia o Entidad, las funciones de los servidores públicos que la integran, así como los puestos, niveles jerár-quicos, grados de autoridad, toma de decisiones, responsabilidades, perfiles básicos, líneas de comunicación y coordina-ción interinstitucional.

Es obligación de los titulares de las Depen-dencias y Entidades elaborar y emitir sus Manuales de Organización en concordancia con su respectiva estructura orgánica y reglamento interno.

Los Enlaces serán de preferencia los servi-dores públicos de la Dirección Administrativa, Unidad Administrativa, Departamento Adminis-trativo o su equivalente, de la Dependencia oEntidad, o en su caso la persona designada por el Titular, notificando por oficio su desig-nación a la Secretaría de Administración; elEnlace tendrá la responsabilidad de coordinar e integrar la versión preliminar del Manual de Organización de su Dependencia o Entidadcon base a los presentes lineamientos, de-biendo contar con disposición para asistir alas capacitaciones y reuniones.

Proporcionar en forma clara, ordenada y sistemática, la información acerca de la organización y funcionamiento de la Depen-dencia o Entidad, estableciendo a partir de la estructura orgánica los espacios de control, responsabilidad y comunicación entre los servidores públicos, permitiendo una correcta funcionalidad administrativa, un mejor aprovechamiento de los recursos y en general mejores resultados.

Delimitar claramente las responsabilida-des, logrando la correspondencia funcio-nal entre estructura, puesto y función.

Definir las funciones y objetivos de cada puesto, a fin de evitar sobrecar-gas de trabajo, duplicidad de funcio-nes y omisiones.Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.Facilitar el manejo y control de la información, para que la ciudadanía pueda consultar la estructura y funcio-nes establecidas.

1) Objetivo General

1) Envío y Recepción del Proyecto del Manual de Organización

2) Objetivos Específicos

IV. PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN


oficio firmado por su titular, a la Secretaría de Administración, con atención a la Direc-ción de Modernización Administrativa, de manera impresa en blanco y negro, así como de manera electrónica a la siguiente dirección: [email protected].

La Dirección le asignará un número de control, el cual le ayudará durante el proce-so de elaboración del Manual de Organiza-ción.

La Dirección de Modernización Administrati-va será la encargada de revisar la versión preliminar del Manual de Organización, designando a un Revisor para tal efecto, quien en un plazo no mayor de diez días hábiles siguientes a la recepción de la misma, realizará el análisis correspondiente.

El Revisor, se coordinará con el Enlace para programar reuniones de trabajo en las que dará a conocer las observaciones necesarias, en un término no mayor a cuatro días hábiles después del proceso de revisión; los Enlaces se encargarán de hacer las correcciones señaladas. Este proceso se llevará a cabo de manera consecutiva hasta llegar a la Versión Definitiva. Todas las revisiones se trabajarán de manera presencial y electrónica, con la finalidad de agilizar este proceso.

El Manual de Organización deberá actualizarse en el momento en que se presenten cambios en la estructura orgánica, en las atribuciones o funciones, siguiendo el mismo proceso establecido en estos lineamientos.

Serán los Titulares de las Dependen-cias y los Órganos Auxiliares quienes aprueben su manual y la autorización será suscrita por el Secretario de Administración.Serán los Titulares de los Órganos Desconcentrados quienes darán el Vo.Bo., el Titular de la Dependencia a la que pertenece otorgará la aprobación y la autorización será sus-crita por el Secretario de Adminis- ción.Serán los Titulares de las Entidades quienes darán el Vo.Bo., la aprobación la hará el Órgano de Gobierno, y la autorización será sus-crita por el Secretario de Administración.

2) De su revisión

Una vez solventadas todas las observacio-nes por parte de la Dependencia o Entidad, el Revisor solicitará al Enlace las firmas de aprobación de los Manuales de Organiza-ción, de la siguiente manera:

La Dependencia o Entidad se encargará de enviar mediante oficio dirigido, al Secretario de Administración, la versión definitiva del

3) Autorización

*Ver Anexo 1


Los Enlaces enviarán la versión preliminar del Manual de Organización por medio de

Manual de Organización impresa a color y en disco, así como la foja de firmas corres-pondiente para su autorización y publicación.

La Dependencia o Entidad, con asesoría dela Dirección enviará la versión definitiva del Manual de Organización a la Consejería Ju-rídica del Gobierno del Estado para su pu-blicación en el Periódico Oficial.

De acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estadode Oaxaca, será obligación de la Dependenciao Entidad poner a disposición del público las modificaciones o licen al Manual,

actualizaciones que se rea-

página electrónica oficial y en la página elec- difundiéndose a través de la

trónica de transparencia gubernamental.

Una vez publicado el Manual de Organización, será obligación de los titulares dar la correspondiente difusión del mismo al interior de la Dependencia o Entidad a su cargo.

Con el propósito de unificar el contenido de los Manuales de Organización, así como su forma de interpretación, se deberá conside-rar la estructura orgánica y el reglamento interno correspondiente, así como los siguientes elementos:

En el encabezado del lado izquierdo lleva-rá el escudo oficial acompañado del nombre de la Dependencia o Entidad con el color oficial.

Ejemplo:

4) Publicación y Difusión

1) De las páginas:

V. DEL FORMATO GENERAL


En el encabezado del lado derecho llevará el logotipo y slogan del Gobierno del Estado.

Ejemplo:

En la parte inferior izquierda, deberá poner el mes y año de elaboración, así como la versión correspondiente, en fuente Arial, tamaño 10 y con mayúsculas.

Ejemplo:

AGOSTO - 2014

Página

El texto general del documento deberá ser en fuente Arial, tamaño 11, color negro, sin negritas, cursivas o subrayados, párrafos justificados, interlineado 1.15, margen de 2.5 cm a la izquierda, 2.0 cm a la derecha, 4.5 cm superior y 2.0 cm inferior, que es el establecido por el procesador de textos.

La numeración deberá anotarse en la parte inferior derecha, en números arábi-gos y en orden progresivo, fuente Arial, tamaño 10, en mayúsculas y minúsculas; sin paginar portada.

Ejemplo:

2) Tipografía

1) Portada

*Ver Anexo 2

Los capítulos se numerarán mediante núme-ros romanos (I, II, III), en el índice irá alinea-do al lado izquierdo, fuente Arial, tamaño 11, en mayúsculas y minúsculas, con negri-ta. En el texto el capítulo irá igual del lado izquierdo, en fuente Arial, tamaño 12, en mayúsculas, con negrita.

Cada punto del capítulo será descrito mediante números arábigos (1, 2, 3), en el índice irá con sangría de 1 cm, en fuente Arial tamaño 11, en mayúsculas y minúscu-las. En el texto se representará de la misma manera en color negro.

Contiene los datos de identificación del Manual, en la parte central de una hoja en blanco se anotará el nombre “Manual de Organización” con fuente Constantia, tamaño 28 y color institucional, y abajo el nombre de la Dependencia o Entidad, misma fuente, tamaño 20. En la parte supe-rior izquierda deberá ir el escudo del Gobier-no del Estado y en la parte superior derecha el logotipo y slogan. Centrado a pie de página se integrará la fecha de elaboración así como la versión correspondiente, en fuente Arial, tamaño 11, en minúsculas.

Cada punto será desagregado en letras minúsculas (a, b, c), en el índice irá con sangría de 2 cm, en fuente Arial tamaño 11, en mayúsculas y minúsculas. En el texto se representará de la misma manera en color negro.

En caso de una mayor desagregación se indicará en letras minúsculas y números arábigos (a.1, a.2, a.3), en el índice irá con sangría de 3 cm, con fuente Arial 11, en mayúsculas y minúsculas. En el texto se representará de la misma manera en color negro.

3) De los apartados

VI. INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN


Página 1

Página

Es la lista ordenada del contenido del Manual, integrando en la primera columna del lado izquierdo los apartados correspon-dientes, identificando el número arábigo de la página del lado derecho. El formato de los apartados irá dividido según lo estableci-do en el capítulo V, punto 3 de estos lineamientos.

2) Índice

*Ver Anexo 3

Da a conocer al lector un panorama general del contenido y utilidad de la elaboración y difusión del Manual, incluye información sobrecómo se usará, quién, cómo y forma en que se lleva a cabo su revisión y actualización, la redacción deberá ser concisa, clara y comprensible, a efecto de facilitar su entendimiento, máximo 2 cuartillas.

3) Introducción

Es una relación de los ordenamientos jurídi-cos administrativos vigentes, enlistados de manera jerárquica, regulan las atribuciones, operaciones y funcionamiento de la Depen-dencia o Entidad. Deberá ir en el siguiente orden: Nombre del ordenamiento jurídico, fecha de publicación o expedición en el Periódico Oficial, así como su última refor-ma, siempre que estén vigentes, (evitando considerar el articulado particular de cada ley) tomando en cuenta el siguiente orden.

Nivel Federal: Constitución, Tratados, Leyes, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos y Circulares.

Nivel Estatal: Constitución política local, Leyes locales, Códigos, Leyes ordinarias, Decretos, Reglamentos, Acuerdos y Circulares.

Ejemplo: LEYES

6) Marco Jurídico

Expresará el propósito y fin último que se pretende alcanzar con la implementación del Manual. Este deberá ser conciso, claro y comprensible, comenzará en verbo infinitivo y sin exceder un párrafo de diez renglones.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de OaxacaPublicada el 1 de diciembre de 2010 en el POGEÚltima reforma 8 de noviembre de 2013

4) Objetivo del Manual de Organización

Describe de manera breve el origen y aspectos relevantes de los cambios que han presentado en su organización y

funcionamiento las Dependencias o Entidades, su proceso a través de las diferentes administraciones, hasta la actual. Se deberán mencionar las disposiciones legales o administrativas que sustentaron estos cambios, sin exceder de cinco cuartillas.

5) Antecedentes históricos


1. Secretaría1.1. Subsecretaría1.1.1. Dirección 1.1.1.1. Jefatura de Unidad1.1.1.1.1. Jefatura de Departamento

La misión es la razón de ser de la Dependencia o Entidad, la cual explica su existencia, hacia donde enfoca los esfuerzos para conseguir los propósitos para la cual fue creada, contestando a las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos? ¿Qué buscamos? ¿Por qué lo hacemos? ¿Para qué lo hacemos? y ¿Para quienes trabajamos?

La visión es el escenario deseado por la Dependencia o Entidad, a dónde quiere llegar a futuro, son los objetivos que se quieren alcanzar en un tiempo determinado. Debe ser realista y posible de alcanzar, consistente con la misión y contextualizada a la realidad social, política, económica y cultural del Estado de Oaxaca, contestará a las siguientes preguntas: ¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo lo vamos a lograr? ¿Cuándo lo vamos a lograr? ¿Por qué lo queremos lograr?

7) Misión y Visión

Es la descripción ordenada por nivel jerárquico de la Dependencia o Entidad, establece el nombre y rango de los puestos, los cuales deberán corresponder a la repre-sentación gráfica del organigrama vigente,

como lo establecido en el reglamento interno.

La codificación vendrá enlistada de acuerdo al reglamento interno, (es importante aclarar que la utilización del cero en la codifi-cación, es para sustituir un nivel jerárquico que existe en la estructura orgánica y que no se tiene en el área) a continuación se anotará la nomenclatura oficial de los pues-tos que integran la Dependencia o Entidad, señalando primero las áreas sustantivas y luego las de apoyo, estas no deberán conte-ner abreviaturas.

Ejemplo:

8) Estructura orgánica

Es la representación gráfica de la estructura orgánica autorizada, muestra de forma esquemática las relaciones jerárquicas, canales de comunicación y líneas de autoridad o responsabilidad entre los

9) Organigramas

a) Organigrama General


considerando mandos medios y superiores,

Se registrarán los puestos en orden jerárquico, según sus funciones sustantivas y funciones de apoyo, en correspondencia con el organigrama autorizado, en forma descendente y de izquierda a derecha.Cada puesto debe alinearse a la misión y los objetivos generales.Cada función debe ser congruente, desde el nombre, nivel jerárquico, responsabilidad y competencia.La redacción del objetivo y las funciones deberá iniciar en verbo infinitivo. *Ver Anexo 4

*Ver Anexo 5

La cédula de funciones y responsabilidades es la parte medular del Manual de Organización, consta de dos partes, la primera describe el puesto, respecto a su

ámbito de operación; la segunda establece el perfil, es decir, las especificaciones académicas y laborales deseadas para el ejercicio de las funciones adscritas al puesto. A continuación se describen los aspectos generales de la cédula, en el anexo 5 se describe de manera específica su llenado.

El objetivo describe la finalidad hacia el cual se orientan los recursos y los esfuerzos, así como el propósito que pretende alcanzar cada área establecida en la estructura orgánica, para contribuir al objetivo general de la Dependencia o Entidad.

.daditnE o aicnednepeD adac ed sotseupOfrece una visión simplificada de la organización, ya que sólo exhibe la información más importante.

Se insertará el organigrama según la estructura orgánica autorizada más reciente, que contenga las firmas de autorización y el el sello de la Secretaría de Administración.

10) Cédula de funciones y responsabilidades (descripción de puestos)

b) Organigrama Específico

a) Reglas de Redacción

b) Objetivo


Es la representación gráfica de la estructura orgánica, con el desglose detallado y específico del personal de mandos medios y superiores que la integran, indicando para cada uno su nivel laboral.

Funciones sustantivas: son las más importes, ya que se relacionan con el objetivo de la Dependencia o Entidad, Funciones de apoyo: son las que sirven de soporte a las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo (planeación, organización, integración, dirección y control). Funciones inherentes: Son aquellas que están vinculadas a los servidores

públicos, no se puede renunciar a el las ni transfer ir las, por lo que adquieren carácter obligatorio en su ejecución, es la responsabilidad que tiene el servidor público, son indivisibles y permanentes con el propósito de que el servicio público funcione correctamente.

La descripción de funciones deberá comenzar por el titular del ente público y seguir una secuencia hacia abajo y de izquierda a derecha de acuerdo con el organigrama.Describir las funciones para cada uno de los puestos, hasta el nivel de jefatura de departamento, las funciones descritas deberán contribuir al cumplimiento de los objetivos y corresponder a las atribuciones conferidas en el reglamento interno.Especificar el ámbito de competencia, nivel de responsabilidad de cada puesto y evitar duplicidad de funciones.Describir las funciones de los puestos, de manera subordinada a las funciones de su jefe inmediato superior.

Las funciones constituyen el conjunto de actividades a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y del objetivo. Las funciones deben vincularse con las atribuciones establecidas en el reglamento interno, describiendo las más relevantes con relación al ámbito de su competencia, ordenándose de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate. Todas las funciones deberán iniciar con verbo en infinitivo.

Las funciones pueden ser:

Responde con claridad a las preguntas ¿qué se hace?, ¿cómo se hace? y ¿para qué se hace?, en relación con la denomina- ción y nivel jerárquico del puesto. Deberá ser claro y sencillo en su redacción, iniciando con verbo en infinitivo, evitando el uso de adjetivos calificativos y de conceptos. Como máximo cinco renglones.

c) Funciones

Describe las funciones de un puesto específico en la estructura orgánica. Las funciones deberán seguir el siguiente orden:

d) Descripción de funciones


No incluir atribuciones generales, pro- pias de la administración interna de laDependencia o Entidad como funciones.La descripción de la función se iniciará con un verbo en infinitivo de acuerdo al puesto que desempeñe y de las atribuciones que el reglamento interno le confiere. Evitando la duplicidad de un mismo verbo en la descripción de las funciones del puesto, se sugiere considerar la lista de verbos integrada en anexos.

*Ver Anexo 6En este apartado, se plasmarán las firmas correspondientes a lo establecido en el capítulo IV, punto 3, de los presentes linea-mientos. La foja de firmas deberá contener el nombre completo, cargo y firma del titular de la Dependencia, el Vo.Bo. del titular del Órgano Desconcentrado, o del Órgano de Gobierno de la Entidad, según sea el caso, así como la firma de autoriza-ción del Secretario de Administración. En la parte inferior se establecerá el número de revisión, unidad responsable de elaboración,así como la cantidad de ejemplares impresos.

11) Directorio

13) Foja de firmas

En el exhorto deberá escribirse la leyenda: “Es responsabilidad de los Servidores Públicos de la Dependencia o Entidad, apegarse a lo establecido en el Manual, lo

Es una relación de funcionarios con nivel de mandos medios y superiores, involucrados en el Manual de Organización, se deberá ordenar la información de la siguiente manera: Nombre, cargo, dirección de oficina, municipio, entidad, código postal, número telefónico de oficina y extensión. En caso de las entidades paraestatales, se incluirán los miembros del Órgano de Gobierno.

que permitirá el buen desempeño de sus actividades y el cumplimiento de sus metas, cualquier modificación a este documento sin autorización correspondiente constituye responsabilidad administrativa en términos de los artículos 3, 55 y 56 de la “Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Oaxaca”.

Se registrarán el número de las revisiones, las fechas y la descripción clara y breve de los cambios que se hayan realizado al Manual. Los documentos para publicación no deberán incluir este apartado. El respon-sable de los cambios será el Enlace.

12) Exhorto

14) Control de cambios


Número de revisión.- se anotará el número de veces revisado.Fecha de actualización.- es la fecha en la cual se aprueban las modificacio-nes del Manual.Descripción del cambio.- se menciona-rán de manera breve la razón y justifi-cante que motivaron el cambio o la mejora del Manual de Organización. Este puede darse cuando haya modifi-cación a las atribuciones, estructura orgánica o funciones.

*Ver Anexo 7

El Control de Cambios se presentará en una tabla de la siguiente manera:


Anexo 1: Formato de foja de firmas

VII. ANEXOS


Dependencias y Órganos Auxiliares

Firma de aprobación

____________Titular de la

Dependencia u Órgano Auxiliar

Firma de autorización

_____________Secretario de

Administración

Entidades


________________________Secretario de Administración

Órganosdesconcentrados


_____________Secretario de Administración

Firma de Vo.Bo

____________Titular del Órgano Desconcentrado

Firma de aprobación

____________Titular de la

Dependencia a la que pertenece

Página

____________

Presidente

_______________

_______________

____________________

Comisario

Vocal

_______________Vocal

_______________Vocal

Secretario Técnico yTitular de la Entidad

Unidad Responsable de Elaboración

Número de Revisión Ejemplares Impresos Día / /Mes Año

Unidad Responsable de Elaboración

Número de Revisión Ejemplares Impresos Día / /Mes Año Unidad Responsable de Elaboración

Número de Revisión Ejemplares Impresos Día / /Mes Año

Anexo 2: Ejemplo de Portada


MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Secretaría de Administración

SEPTIEMBRE - 2014 PRIMERA VERSIÓN

Página


Anexo 3: Ejemplo de Índice

Página

ÍNDICE

Página

Introducción

CAPÍTULOS 2

I. Objetivo del Manual de Organización 2 1) Objetivo general 2) Objetivo específico

II. Antecedentes históricos 3 III. Marco Jurídico 4

1) Leyes Federales 2) Leyes Estatales

IV. Misión y visión 5 V. Estructura Orgánica 6 VI. Organigramas 7

1) Organigrama general 2) Organigrama específico

a) Puestos b) Atribuciones c) Funciones

a.1) funciones generales a.2) funciones específicas

(…)


Anexo 4: Organigrama Específico

Ejemplo:

Página

Secretario

Secretario

N24A

Subsecretaría deNormatividad yDesarrolloAdministrativo

N

23A

UnidadAdministrativa

N20A

UnidadJurídica

N18A

Unidad deProgramasEspeciales

N

18A

Coordinación parael Mejoramiento deGestión Pública

N

22A

Unidad Central deMantenimiento

N18A

Departamentode Informática

N17A

Secretario

Unidad JurídicaUnidad Administrativa

UnidadAdministrativa

N20A

Departamentode RecursosHumanos

Departamentode RecursosFinancieros

Departamentode RecursosMateriales

Departamentode ServiciosGenerales17A 17B 17A

NNNN

16A

Secretario

UnidadJurídica

N18A

Departamentode Asuntos Contenciosos yAdministrativos16A

N Departamentode Contratos y ActosPatrimoniales16B

N


Anexo 5: Cédula de funciones y responsabilidades

Cédula de funciones y responsabilidades

Identificación: Fecha de elaboración:Fecha de actualización:Puesto:Superior inmediato:

1. Objetivo general:

6. Perfil deseado del puestoPreparación académica

Conocimientos generales

Conocimientos específicos

7. Experiencia laboral Puesto o área Tiempo mínimo de experiencia

2. Funciones específicas:

3. Campo decisional:

4. Puestos subordinados:Directos Indirectos Total

5.Relaciones interinstitucionalesPuesto y/o área de trabajo Con el objeto de: Frecuencia

Eventual Internas

Externas

Periódica Permanente

Eventual Periódica Permanente

Área de adscripción: Tipo de plaza – Relación laboral

Página


Nombre del campo Se anotará

Título Cédula de Funciones y Responsabilidad

Identificación El nombre oficial de la Dependencia o Entidad

Fecha de Elaboración Corresponde a la fecha en que se elabora el presente Manual de Organización.

Puesto El nombre correcto y oficial del puesto del que se describirán el objetivo y funciones.

Superior inmediato El nombre correcto y oficial del puesto al que depende jerárquicamente.

Área de adscripción El nombre correcto y oficial del área adscrita en el que se encuentra el superior inmediato (Subsecretaría, Dirección General, etc.)

Tipo de plaza-relación laboral

La relación laboral que tiene el servidor público.

Objetivo generalLa finalidad y propósito que pretende alcanzar, respondiendo con claridad a las preguntas ¿qué se hace?, ¿cómo se hace? y ¿para qué se hace? Consultar el capítulo VI, punto 10, letra b.

Funciones específicas Las actividades a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y del objetivo. Consultar el capítulo V, punto 10, la letra d.

Campo decisional Las funciones sobre las que se toman decisiones, para cumplir con el objetivo, según la facultad que el puesto otorga.

Puestos subordinadosSon los números de puestos que dependen de las áreas inmediatas.Directos: número de puestos subordinados directos al puesto.Indirectos: número de puestos subordinados indirectos al puesto.Totales: suma de los puestos subordinados directos e indirectos.

Relaciones interinstitucional

Se enuncian de manera general las relaciones de trabajo internas y externas. Internas: Nombre del puesto adscrito a la dependencia o entidad, con las que se tienen relaciones de trabajo.

Externas: Nombre de la institución con la que exista relación laboral, ya sea del sector federal, estatal o municipal.

Perfil deseado del puesto Consiste en establecer los requerimientos adecuados que debe reunir el ocupante de un puesto: preparación académica, conocimientos generales, conocimientos específicos, habilidades y aptitudes.

Fecha de actualización Se plasma la fecha en que el puesto sufra modificaciones por cambios en laestructura y normatividad aplicable, en caso de no ser una actualización se dejará la leyenda “no aplica”.

Experiencia laboral La experiencia en puestos y áreas similares que debe cubrir el titular del puesto, así como el tiempo mínimo de experiencia.

Página


SECRETARIA/SUBSECRETARIA

DIRECCIONDE ÁREA

UNIDAD DEPARTAMENTO

OrganizarPlanearCoordinarEmitirInstituirEstablecerDictarPromoverAutorizarEvaluar

CoordinarParticiparPromoverSupervisarEmitirRegularArticularAutorizarRatificarProponer

SupervisarAsesorarOrientarActivarInvestigarParticiparProponerRecabarReportarTramitarAjustarReglamentarControlarSancionarAprobar

AnalizarAuxiliarActualizarConservarClasificarDeterminarDesarrollarDifundirElaborarIntegrarInvestigarProponerInformarRecopilarGestionarImplantarAtenderVigilarPreparar

Número de revisión Fecha de la actualización

Descripción del cambio

Rev. 001 Agosto 2014 Una vez realizada la revisión integral del documento, adecuando la redacción de varios apartados que han resultado afectados derivado de la aplicación de lo establecido en el Reglamento Interior vigente, en lo que se refiere a la aprobación de manuales.

Anexo 6:Verbos comunes

Anexo 7: Control de cambios

Ejemplo:

Página

Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas Es conveniente que los manuales de organi-zación sean elaborados con la participación del Director Administrativo, Unidad Administra-tiva, Departamento Administrativo o su equi-valente, de la Dependencia o Entidad.La utilidad del Manual de Organización radica en la actualización de la información que contiene, por lo que se le solicitarán a las Dependencias y Entidades reportes periódicos para darles seguimiento

Tlalixtac de Cabrera, Oax., 11 de septiembre de 2014.

Los Lineamientos serán vigentes a partir de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca.

Los presentes Lineamientos de Elaboración del Manual de Organización Primera Versión – Septiembre 2014, dejan sin vigen-cia los Lineamientos de esta naturaleza emi-tidos con anterioridad.

22PáginaPRIMERA VERSIÓN, Septiembre 2014

RECOMENDACIONES DISPOSICIONES GENERALES

2.

1.

3.

La interpretación y aplicación de los presen-tes Lineamientos, corresponde a la Direc-ción de Modernización Administrativa, quien tendrá dicha facultad. Para el caso en que algún elemento por sus características particulares no sea viable su aplicación, tam-bién la Dirección de Modernización Adminis-trativa será la facultada para autorizar lo queproceda.

VIII. RECOMENDACIONES Y DISPOSICIONES GENERALES

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LINEAMIENTOS DE MANUAL DE ORGANIZACION...El Manual de Organización es un instrumen-to de apoyo administrativo y de carácter normativo, que contribuye al proceso de modernización