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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE

01. OBJETIVO

Establecer políticas y lineamientos para el procedimiento “Manejo y control de documentos de archivo detrámite” así como el modelo de actividades destinado diseñar, instrumentar y mantener un esquema quefacilite el control de archivos a través de las actividades destinadas a la creación o recepción, mantenimiento,uso y transferencia de los mismos, con el propósito de orientar acciones conducentes a garantizar suintegridad, confiabilidad y acceso.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Establecer las actividades básicas de un procedimieno de archivos de trámite desde que se genera orecibe el documento de archivo hasta su disposición final

• Determinar formatos homologados para las diferentes actividades que faciliten el intercambio deinformación y la automatización de archivos en diferentes formatos

0.2 MARCO JURIDICO

• Ley General de Bienes Nacionales. Art. 6, fracción XVIII (DOF 20/05/2004)• Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. Art.

36, fracciones II, III y IV(DOF 06/05/1972)• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículos 20 y 37 fracción XXV (DOF

29 / 12/1976)• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Art. 8

fracción V (DOF 13/03/2002)• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Art.

3, fracción III, Art. V, fracción V, Art. 32 (DOF 11/06/02) • Ley de Fiscalización Superior de la Federación. Arts. 12 y 74 (DOF 29/12/2000)• Código Penal para el D. F. en materia de fuero común y para toda la República en

materia de fuero Federal. Art. 214• Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. Art. 48, fracción II• Reglamento Interior del Archivo General de la Nación. Art. 3º.• Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad

central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivosadministrativos e históricos de la Administración Pública Federal. (DOF. 14/07/1980)

• Reglamento Interior de la Secretaría de Salud (DOF. • Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal y servidores públicos...Arts. 1º.y 6º. (DOF 02/09/1988).• Lineamientos Generales para la organización, descripción y conservación de

archivos de la s Dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.(DOF. 2/02/04)

0.3 DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN ARCHIVOS DE TRÁMITE

0.4 ALCANCE

El procedimiento aplica para todos los archivos de trámite que se localizan a las unidades administrativas yórganos desconcentrados del nivel central, sin importar el formato (papel o electrónico)

0.5 TERMINOS Y DEFINCIONES

Acceso.

1. Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental de acuerdo con normasvigentes

2. En el procesamiento de datos, se refiere al método utilizado de una memoria para la entraday salida de datos, en un orden independiente de su posición en el soporte

3. Derecho, oportunidad, instrumentos de acceso, uso o recuperación de la información.

Activo fijo. Las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no estándestinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia oentidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo permanente o semi-permanente, en laproducción o en la fabricación de artículos para la venta o prestación de servicios de la propia entidad a suclientela o al público en general. Administración de documentos.

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograreficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

Archivística. Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración dedocumentos.

Archivo.

1. Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte que son producidos y/o recibidos en elejercicio de, atribuciones, funciones o actividades por personas físicas o morales, públicas o privadas.

2. Institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentospara la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

3. Local donde se conservan y consultan archivos.

Archivo de concentración. Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo dearchivos semiactivos de uso esporádico. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los conserva demanera precautoria hasta que cumplen su vigencia.

Archivo de trámite. Unidad archivística responsable de procesos y técnicas destinadas a los archivosque se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de uso constante. Conservaarchivos en forma temporal, posteriormente los transfiere a un archivo de concentración.

Archivo electrónico. Cualquier información registrada de tal forma que solo puede ser procesada por lacomputadora y que tiene calidad de documento de archivo (ver documento electrónico de archivo).

Archivo histórico. Unidad archivística responsable de la conservación y divulgación de archivos convalor permanente que previamente han sido valorados y transferidos por el archivo de concentración.También puede recibir donaciones, depósitos o adquirir por compra archivos.

Asunto.

1. Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo,expediente) de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de característicashomogéneas al que están integrados.

2. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente odocumento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa.

Autentificación. Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurídico para que puedasustituir al documento original, que según las políticas y fórmulas que se adopten y que sean validadas por laautoridad correspondiente.

Baja documental. Eliminación de aquellos archivos cuyos valores administrativos, legales o contables hayanprescrito y que no contengan valor histórico.

Bienes nacionales. Son aquellos cuyo dominio pertenece a la nación, es decir, aquellos que estandosituados dentro del territorio nacional, pertenecen a todos sus habitantes.

Bienes muebles. Conjunto de activo fijo de una entidad o dependencia. Su importe queda consignado en elcapítulo presupuestario del mismo nombre.

Carátula. Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido.

Carpeta. Contenedor formado por dos tapas de papel de material flexible que sirve para integrar documentosde archivo. Se le conoce como “folder”.

Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático que establece los periodos durantelos cuales un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios

Certificación. Acción por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho y queda reflejada en eldocumento de archivo.

Ciclo vital de archivos electrónicos. Etapas por las que cursan los archivos en medios electrónicos: diseñodel sistema que conservará los archivos, creación y mantenimiento del sistema que incluye preservación yuso.

Ciclo vital de los documentos. Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso,valor y ubicación: etapa activa: uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite;etapa semiactiva: uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración;etapa histórica: valores permanentes, uso público, archivo histórico.

Clasificación. Proceso de identificar y organizar archivos en categorías de acuerdo con esquemaspreviamente establecidos, métodos y reglas determinados en un sistema de clasificación.

Compulsa. Comprobación de la fidelidad de la copia respecto del original.

Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación yla prevención de alteraciones físicas de los documentos de archivo.

Conservación precautoria. Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en elarchivo de concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservaciónpermanente o baja definitiva.

Consulta.

1. Revisión de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a normas políticasestablecidas para ello.

2. Función básica del archivo que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sususuarios, dentro de las normas establecidas.

3. Acceso a archivos a fin de conocer su contenido.

Copia. Reproducción simultánea o no del texto de un documento.

Copia dirigida. Es la copia de una comunicación que se envía una persona o institución diferente aldestinatario y que tiene también competencia en el asunto determinado.

Cuadro de clasificación. Instrumento técnico y de consulta que refleja la estructuración de los gruposdocumentales de un archivo (fondo, sección, serie, en su caso subserie y expediente) y aporta datosesenciales sobre dicha estructura como claves y niveles que apoyan a la organización de los archivos.

Derecho a la información. Reconocimiento por el que se autoriza a acceder a la información y archivosque no se encuentre sujetos a restricción alguna.

Descripción. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimientode los archivos.

Disposición. Producto final de la valoración y vigencia de los documentos: transferencia primaria osecundaria, conservación precautoria o permanente o baja documental.

Documento. Unidad de información registrada en un soporte, sirve de consulta.

Documento de apoyo informativo. Documentación que se genera o conserva en oficina y que se constituyepor ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en la información que contiene paraapoyar como referencia ciertas tareas administrativas. Dentro de sus características se encuentran lassiguientes:

1. No forma parte de un archivo ni se encuentra registrado como tal.

2. Tiene uso temporal

3. Carece de valores primarios (administrativo, contable o legal)

4. La mayoría tiene pronta obsolescencia

5. No refleja, ni sustenta funciones, acciones o trámites de la dependencia

6. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (llamadas telefónicas, agendas, faxes,asistencia, control de correspondencia, etc.)

Documento de archivo.

1. Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por unindividuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad ofunción.

2. Aquel que tiene carácter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o función,son exclusivos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelaciona con otros.

Documento electrónico de archivo. Pieza específica de información producida o recibida en el inicio,desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto yestructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad.

Expediente.

1. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o recibidos en una oficina,por una persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite.

2. Pieza documental constituida por un conjunto de piezas que se interrelacionan y acumulan en formanatural a lo largo del desarrollo de un asunto.

Facsímil. Reproducción fidedigna de un original (firma, escrito o dibujo) generalmente elaborada através de medios mecánicos y, en la actualidad, electrónicos.

Foliación. Numeración que se da a las fojas de una unidad documental o expediente.

Folio. Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.

Función. Conjunto de actividades homogéneas relacionadas entre si que delimitan cada una de lasetapas del proceso administrativo o de las administraciones públicas o privadas.

Guía simple de archivo. Esquema general de descripción de las series documentales de una dependencia;indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datosgenerales.

Sección. Cada una de las divisiones primarias de un cuadro de clasificación de archivos.

Indización. Proceso técnico destinado a la representación del contenido de un documento mediante unapalabra clave o término que se expresa en un lenguaje de búsqueda de la información.

Organización Conjunto de actividades destinadas a ordenar y clasificar grupos o secciones, subgrupos oseries documentales.

Período de tramitación. Fechas extremas que indican el año en que se abre y cierra un expediente, sinimportar las fechas que contienen los documentos.

Principio de procedencia.

1. Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por unainstitución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

2. Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturalezarecibidos y o generados por un organismo público o privado determinado, sin mezclarlos con otros.

Principio de respeto al orden original. Principio básico de la archivonomía que establece que losdocumentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de losmismos.

Procesamiento automatizado de datos. Operaciones informáticas ejecutadas por computadoras quepermiten la rápida utilización de grandes cantidades de información para agilizar la gestión y tratamiento deinformación de diversa índole y de los archivos en particular.

Publicación

1. Escrito impreso ya sea como libro, revista, periódico etc. que ha sido publicado.

2. Para su aplicación en esta Guía, las publicaciones deberán, además, reunir las siguientescaracterísticas.

a. Ser publicadas por la Secretaría de Salud y no estar registradas en el Acervo MemoriaTécnica a cargo del Centro de Documentación Institucional

b. Las entregadas a la Secretaría de Salud por otros organismos gubernamentales, nogubernamentales, empresariales o académicos sin ningún cargo o costo.

c. No estar registradas como activo fijo de la dependencia o en las bases de datos y catálogosde los acervos a cargo del Centro de Documentación Institucional

d. Las revistas, periódicos, el Diario Oficial de la Federación y otro material no registrado como:bien mueble dentro del activo fijo de la dependencia, bien nacional del dominio público omonumento histórico.

e. Otros impresos como folletería, papelería obsoleta, formas continuas, formatos, carteles, etc.

3. También, aunque no se les define necesariamente como publicaciones, se incluyen a las fotografías,películas, videos o documentos en soporte electrónico que no fueron registrados como un bienmueble, que tampoco son considerados un bien nacional del dominio público o monumento histórico,ni fueron clasificados y conservados como archivo.

4. En general, se incorporan en este rubro todos aquellos materiales con valor de desecho de loscuales no hay constancia en los registros contables de la unidad administrativa de los últimos 6 añosy que no se encuentran en el inventario de bienes muebles de la Dependencia, ni reúnen lascaracterísticas arriba señaladas. .

Publicar. Difundir por medio de la imprenta o de otro procedimiento cualquiera un escrito, una estampa, etc.

Registro. Conjunto de actividades destinadas identificación y organización de un documento de archivodentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de clasificación.

Soporte. Material en que se registra la información.

Tramitación. Paso de un asunto oficial por los procedimientos o actividades que requiere su resolución.

Trámite.

1. Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.

2. Cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales hacen ante unadependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener unbeneficio o servicio o, en general a fin de que se emita una resolución

Transferencia. Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos dearchivo son transferidos de un archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria) y, ensu caso de éste a un archivo histórico (transferencia secundaria), según las políticas y criterios de vigencia.

Unidad de correspondencia. Área que coordina y desarrolla funciones de recepción y despacho decorrespondencia.

Unidad documental. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios yque forman un documento de archivo o expediente como unidad documental mínima (ver expediente).

Valor administrativo. Es aquel que posee un documento, serie o sección documental para el áreaproductora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos losdocumentos producidos y recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividadesadministrativas.

Valor contable. Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación comprobación de lasoperaciones contables y financieras.

Valor histórico. Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.

Valor jurídico. Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales ojurídicas.

Valor legal. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley.

Valor primario. Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico,administrativo y contable.

Valor secundario. Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tieneutilidad histórica y social.

Vigencia. Período durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios.

0.6 POLITICAS GENERALES

• Las unidades administrativas y órganos desconcentrados son responsables del control ymantenimiento de sus documentos de archivo, a partir de su recepción o creación, hasta sutransferencia al Archivo de Concentración.

• Los archivos de las unidades administrativas y órganos desconcentrados forman parte delprocedimiento administrativo o de un acto jurídico, estarán relacionados y sustentarán funciones oatribuciones delegadas conforme al Reglamento Interior vigente, el manual de organización y elmanual de procedimientos.

• Los archivos de las unidades administrativas y órganos desconcentrados son instrumento para eltrámite y gestión de actividades o acciones, sirven como medio para la rendición de cuentas ytransparencia de acciones y, con las excepciones que corresponden, como elemento básico en elacceso a la información pública que permita atender a las demandas de información de la sociedad.

• Para el manejo y control de los archivos, las unidades administrativas y órganos desconcentradosdeberán incorporar en su manual de procedimientos el presente procedimiento para manejo y controlde archivos dentro de las funciones del área o áreas responsables de instrumentarlo.

• Las unidades administrativas y órganos desconcentrados establecerán las actividades a que hacemención el procedimiento el cual está destinado a crear o recibir, mantener documentos de archivoconfiables que pueden ser usados, así como a proteger su integridad durante el tiempo que seanecesario, sin importar el formato en que se encuentran (papel, otro u electrónico)

• La instrumentación del procedimiento implica el registro de cada actividad para lo cual cada unidadadministrativa y órgano desconcentrado, ésta deberá contar al menos con los siguientes

instrumentos técnicos y formatos, mismos que tienen como propósito la estandarización que faciliteel control, manejo y acceso a los archivos y que se establecen más adelante:

• Formato de recepción y despacho de correspondencia el cual contará con los elementos dedescripción que se establecen en los Lineamientos para la organización y conservación dearchivos (DOF 20 de febrero de 2004)

• Formato (registro electrónico, volante de trámite o libreta) para seguimiento del documentodurante el transcurso de la actividad que se deriva del mismo. Los elementos de descripción deéste podrán estar incorporados al registro de la recepción de correspondencia (DOF 20 defebrero de 2004).

• Registro de funcionarios autorizados para firmar, recibir y enviar correspondencia

• Cuadro de Clasificación de Archivos específico de la unidad administrativa u órganodesconcentrado, elaborado con base en el Cuadro de Clasificación Archivística de la Secretaríade Salud vigente (DOF 20 de febrero de 2004).

• Formatos obligatorios para el registro de información reservada o confidencial, segúncorresponda conforme a lo establecido por los Lineamientos generales para la clasificación ydesclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración PúblicaFederal, (DOF 18 de agosto de 2003).

• Catálogo de disposición documental conforme al Cuadro de Clasificación de Archivos específico(DOF 20 de febrero de 2004)

• Carpetas impresas para integrar expedientes de archivos con los elementos de descripciónobligatorios que se establecen en el Manual de Operación de Archivos Administrativos, basadosen los lineamientos para la organización y conservación de archivos y en los correspondientespara la clasificación y desclasificación de información confidencial o reservada ya citados. (DOF20 de febrero de 2004)

• Formato para el control de préstamos de archivos.

• Registro de funcionarios autorizados para consultar archivos

• Formatos para inventarios específicos y generales de sus archivos

• Formato de datos técnicos de conservación y almacenamiento de los archivos en ambienteelectrónico o en papel

• Los elementos de descripción que se incluyen en formatos son obligatorios, sin embargo, lasunidades administrativas y órganos desconcentrados podrán incorporar otros elementos o metadatosútiles en la operación y flujo documental específicos.

• En tanto no se publiquen los requerimientos para el desarrollo de un sistema de conservación dearchivos en ambiente electrónico, las unidades administrativas, si así lo consideran, desarrollarán lao la bases de datos necesarias que faciliten el manejo y control de archivos, mediante procesosautomatizados.

• Las bases de datos a desarrollar para el manejo y control de archivos obligatoriamente incluirán loselementos de descripción de los formatos que se mencionan en estos lineamientos, sin menoscabode incorporar otras que requiera la unidad administrativa.

• Los documentos de archivo que se generen, reciban o transformen en ambiente electrónico o seanescaneados formarán parte de un expediente de archivo o serie, por tanto están sujetos a sudescripción a su recepción o despacho, de igual manera, incluirán los metadatos que lecorresponden cuando pasen a formar parte de un expediente o de una serie, de la misma formaque los documentos de archivo en papel.

• Los formatos en ambiente tradicional (papel) no necesariamente estarán vinculados al documento,salvo en el caso del expediente cuya carátula estará impresa con los elementos de descripción quecorresponden, en otros casos los formatos formarán parte de los controles del responsable de losarchivos o del coordinador de archivo de trámite, según el caso.

• Los llamados sistemas de control de gestión se actualizarán a fin de incluir, al menos, los elementosde descripción (metadatos) obligatorios en la actividad de registro de correspondencia y en lo quecorresponde a la clasificación de información (reservada o confidencial), clasificación archivística,vigencias documentales y, en su caso plazos de reserva.

• Cada unidad administrativa u órgano desconcentrado designará al o los responsables de lasactividades que se establecen en el procedimiento

• Cada unidad administrativa u órgano desconcentrado establecerá los mecanismos de acceso ycontrol de sus archivos.

• Cuando el uso de los archivos es esporádico, es obligación de las unidades administrativas u órganodesconcentrado transferirlo al Archivo de Concentración, por lo que las autoridades administrativasno tienen funciones o atribuciones para la disposición final de archivos.

• La instrumentación del procedimiento cada unidad adminstrativa establecerá el plazo para cumplircada una de las actividades y de los formatos, siendo obligtorios para su instrumentación en un plazono mayor de un año, los que se establecen en los Lineamientos para la conservación y organizaciónde archivos, asi como los que se refieren a la clasificación y desclasificación de la informaciónconfidencail o reservada. Las demás actividades podrán instrumentarse en un plazo no mayor a dosaños, con la excepción de aquellas unidades administrativas por escrito manifiesten y justifiquen lanecesidad de un período mayor, conforme al formato que para ello se emita. La soliciutd deampliación de plazo será sometida a la consideración del Comité de Información.

0.7 POLITICAS DE OPERACIÓN

• Las actividades a que hace mención el procedimiento tienen cierta secuencia, pero es posible quevarias actividades se puedan llevar a cabo y describir en forma simultánea, sobretodo cuando sucontrol se lleva a cabo a través de sistemas automatizados de gestión documental o en bases dedatos.

• Conforme al esquema de organización y flujo documental de la unidad administrativa u órganodesconcentrado, una parte de las actividades o el procedimiento en su conjunto, podrán establecerseen diferentes áreas. Así, podrá existir

o Una sola área destinada a la captura, registro y seguimiento de correspondencia y varias

destinadas al resto de las actividades,

o Diferentes áreas de la unidad administrativa donde se manejen todas las actividades del

procedimiento,

o Un solo procedimiento para toda la unidad administrativa u órgano desconcentrado

• La secuencia de actividades puede modificarse, pero no eliminarse. También conforme anecesidades los responsables de la actividad podrán ser diferentes de una actividad a otra.

• Las bases de datos o sistemas automatizados que generan, transforman o reciben informaciónrelacionada con las funciones de la unidad administrativa serán consideradas como documento dearchivo y tendrán el nivel de serie, conforme al cuadro de clasificación archivística vigente, para locual cada base deberá estar vinculada a los elementos de descripción que le correspondan en unabase de datos de control de archivos o mediante ficha técnica que esté vinculada al sistema encuestión.

0.8 MODELO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS DE TRÁMITE

Secuencia Actividad

01. Recepción y despacho decorrespondencia

Imprime, según el caso,

sello con número de folio y fecha de recepción, o

sello con número de folio y fecha de salida

02. Identificación Determina si el documento recibido o enviado reúne las característicasde un documento de archivo

03. Registro Describe al documento en formato de entrada o despacho conformeelementos de descripción establecidos

• si fue identificado como documento de archivo continúa• si se trata de otros documentos pasa a actividad 12

04. Clasificación de lainformación

Determina la clasificación de la información del documento de archivo

• Es pública, la indexa o marca como tal y continúa actividad

• Es información reservada o confidencial, lo describe en elregistro correspondiente, en su caso, llena formato, establece elplazo de reserva y continúa.

05. Uso y seguimiento Identifica y describe en el formato de seguimiento

• A usuarios del documento para su trámite.

• Los criterios de acceso y seguridad del documento

• Las acciones o actividades a realizar

• El plazo de resolución

• El movimiento del documento durante el transcurso de lasacciones que se derivan del mismo hasta su turno para serarchivado.

06. Clasificación archivística Clasifica y describe al documento de archivo conforme a cuadro declasificación específico de la unidad administrativa

07. Integración y/o aperturade expediente

Recupera documento inicial así como aquellos que se derivaron delmismo (oficios de respuesta, informes, anexos, etc) al concluir el trámitedel asunto y revisa inventario de expedientes, en su caso,

• Integra el o los documentos a expediente ya abierto, o

• Abre nuevo expediente y actualiza inventario de expedientes

08. Disposición documental Analiza el Catálogo de Disposición Documental vigente y conforme a laserie documental y

• Describe en el formato que corresponda la vigencia quecorresponda a la serie a la cual pertenece el documento oexpediente y,

• Lleva a cabo los ajustes a vigencia completa cuando además elexpediente contiene información reservada

09. Transferencia de archivos Revisa inventario para detectar aquellos expedientes de uso esporádicoy procede a transferirlos al archivo de concentración

10. Préstamo de expedientes Establece formato de control de préstamo de expedientes y registro deusuarios de archivo

11. Conservación de archivos Establece y registra en formato correspondiente las condiciones en lascuales se conservan los archivos.

12. Control de otros materialesdocumentales

Establece control independiente a archivos y tiempo de conservación útilpara la unidad administrativa

13. Disposición de otrosmateriales documentales

Solicita opinión del Centro de Documentación Institucional para sudisposición final.

0.9 POLITICAS Y FORMATOS DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

01. RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

POLÍTICAS DE OPERACIÓN EN LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Cada unidad administrativa determinará si existe una o más áreas destinadas al despacho y recepción decorrespondencia.

Recepción de correspondencia

• La correspondencia que se recibe contará con un número de folio de entrada el cual iniciaráanualmente.

• Existirán tantos números de folio de entrada, como áreas de receptoras de correspondencia oficialen una unidad administrativa

• En la correspondencia que se recibe se revisará que esté sea dirigido a un funcionario o a la unidadadministrativa donde se entrega, en caso de venir sin envase o sobre, su contenido deberá sercompetencia de la unidad administrativa que lo recibe.

• Cuando un documento se recibe sin sobre o envase, deberá contar con: firma autógrafa o facsimilaren caso de copias dirigidas, así como contar con los anexos a que, en su caso, hace mención

• La correspondencia que se reciba en unidades administrativas solo podrá ser abierta cuando elresponsable de su recepción cuenta la autorización para ello

• Al recibir correspondencia se imprimirá sello de la unidad administrativa, nombre, firma, fecha y horade recepción, tanto en la copia de acuse para remitente y como en el original que se recibe

• En el caso de recepción de oficios escaneados que se reciben a través correo electrónico, si ya secuenta con la base de datos que permita su control en ambiente electrónico, se registrará y manejarácomo tal, en caso contrario se imprimirá y se le dará el mismo tratamiento que a un documento enpapel.

Despacho de correspondencia

• La correspondencia de salida siempre deberá contar con número de folio de salida, cuya numeraciónse inicia anualmente, este número se imprimirá en el documento de salida.

• Existirán tantos números de folio de salida, como funcionarios autorizados para firmarcorrespondencia oficial en una unidad administrativa

• Toda correspondencia de salida, sea en el documento o en el sobre deberá contar con los datoscompletos del remitente y el destinatario y llevará los anexos a que, en su caso, hace mención elcontenido

• Las unidades administrativas establecerán las modalidades de despacho de correspondencia

• La correspondencia que despacha en ambiente electrónico se mantendrá como tal e ingresará a labase de datos o sistema de control de gestión o de archivos, para lo cual estará siempre vinculada alos elementos de descripción obligatorios que le correspondan. De no contarse con el sistema quepermita lo anterior el documento se imprimirá y tratará como documento en papel.

Correo electrónico

• Solo ingresarán a un archivo aquellos documentos que se reciban a través de correo electrónico queal momento de su identificación reúnan las características señaladas en la actividad correspondiente.

02. IDENTIFICACIÓNA través de este proceso se establecerán las actividades destinadas a determinar si el documento que serecibe, genera o transforma compete a las funciones de la unidad administrativa y pasa a formar parte delsistema de archivos de la unidad administrativa u órgano desconcentrado.En la identificación de documentos no identificados como documentos de archivo se deberá considerar que:

• No comprometen a la institución en una acción determinada

• No documentan una obligación o responsabilidad, o

• No contienen información relacionada con la rendición de cuentas y transparencia de la

Con base en lo anterior se llevará a cabo un análisis del documento para determinar si éste:

• Tiene que ver con el proceso administrativo, atribución, función o actividad delegada a la unidadadministrativa

• Forma parte de un acto jurídico de la unidad administrativa u órgano desconcentrados

• Tiene que ver con un trámite que corresponde al área que lo recibe

• Está relacionado con un servicio que brinda el área que lo recibe

• Solicita el cumplimiento de alguna acción al área que lo recibe

• Forma parte de los documentos técnicos, informes, reportes, acuerdos, estudios, etc.relacionados con las funciones o atribuciones delegadas a la unidad administrativa u órganodesconcentrado.

• Sirve de comprobación de uso de recursos e insumos, gastos, pasajes y viáticos o para el controlde inventarios*

* Por lo general este tipo de documentos de archivo existen, tanto en la coordinación administrativa de la unidad administrativa o delórgano desconcentrado como de las áreas que realizan trámites con ésta. En este caso los archivos que se conservan en las áreasserán consideradas copias y su conservación, conforme al catálogo de disposición documental sólo será de tres años. Si losdocumentos de archivo de la coordinación administrativa también son copias éstas tendrán la misma vigencia.

De reunir alguna de éstas características califica como documento de archivo y será registrado como tal. Encaso contrario, se registra como “otro material documental” y se le dará el trámite que se juzgueconveniente pero no pasará a integrarse como archivo y podrá conservarse por el tiempo que el área lorequiera y en su destino final se atenderá a lo establecido en la Actividad 12.

Ejemplo 1:La Dirección General de Recursos Humanos recibe invitación que en forma general se hace al Congreso deMedicina Genómica

Tiene que ver con el proceso administrativo, atribución, función o actividaddelegada a la unidad administrativa

No

Forma parte de un acto jurídico de la unidad administrativa u órganodesconcentrados

No

Tiene que ver con un trámite que corresponde al área que lo recibe no

Está relacionado con un servicio que brinda el área que lo recibe no

Solicita el cumplimiento de alguna acción al área que lo recibe no

Forma parte de informes y reportes de actividades de la unidad administrativa no

Sirve de comprobación de uso de recursos e insumos, gastos, pasajes y viáticoso para el control de inventarios

No

Ejemplo 2. La Dirección de Calidad y Educación en Salud recibe el informe de labores de los institutos nacionales desalud

Tiene que ver con el proceso administrativo, atribución, función o actividad delegada a launidad administrativa

no

Forma parte de un acto jurídico de la unidad administrativa u órgano desconcentrados no

Tiene que ver con un trámite que corresponde al área que lo recibe no

Está relacionado con un servicio que brinda el área que lo recibe no

Solicita el cumplimiento de alguna acción al área que lo recibe no

Forma parte de informes y reportes de actividades del área no

Sirve de comprobación de uso de recursos e insumos, gastos, pasajes y viáticos o para elcontrol de inventarios

No

Ejemplo 3La Dirección General de Evaluación del Desempeño elabora el Informe de Labores de la dependencia

Tiene que ver con el proceso administrativo, atribución, función o actividad delegada a launidad administrativa Si

Forma parte de un acto jurídico de la unidad administrativa u órgano desconcentrados No

Tiene que ver con un trámite que corresponde al área que lo recibe No

Está relacionado con un servicio que brinda el área que lo recibe No

Solicita el cumplimiento de alguna acción al área que lo recibe No

Forma parte de informes y reportes de actividades del área No

Sirve de comprobación de uso de recursos e insumos, gastos, pasajes y viáticos o para elcontrol de inventarios

No

El documento “Informe de Labores” sea publicación o formato electrónico, junto con todos aquellosdocumentos elaborados y recibidos para la integración del mismo si forma parte de los archivos de laDirección General de Evaluación del Desempeño.

Para otras unidades administrativas el documento “Informe de Labores” no se considera como documentode archivo toda vez que no es su función integrarlo, se le maneja como publicación oficial de conocimiento yreferencia y se conservará temporalmente para su consulta. Esta publicación será conservada de manerapermanente para su consulta pública por el Centro de Documentación Institucional en el Acervo MemoriaTécnica. Por otra parte, las unidades administrativas preparan informes que reportan sus actividades, éstos seránconsiderados como documentos de archivo, en el entendido de que se refieren a los informes específicos dela unidad administrativa, mismos que pueden integrarse al Informe de Labores de la Dependencia, a otrosinformes o ser exclusivos pero, que deben ser elaborados conforme a funciones y atribuciones de la unidadadministrativa que lo genera.

OTROS EJEMPLOS

Otros documentos que no califican como documento de archivo

• Invitaciones a un funcionario a un evento académico relacionado con su profesión. En este caso nose trata de un documento de archivo pues no tiene que ver con las funciones de la dependencia,aunque podría ser un documento de archivo para los archivos del profesional. A diferencia, si setrata de una invitación para participar en eventos relacionados con las funciones de la unidadadministrativa (seminarios y congresos de calidad en salud que recibe la Dirección General deCalidad y Educación en Salud)entonces si pasa a ser documento de archivo

• Correo electrónico para concertar reunión, sin incluir documentación de la reunión

• Carpetas o expedientes de llamadas telefónicas,

• Copias oficios o comunicaciones cuyo contenido no tiene relación alguna con los asuntos delegadosal área, tales como:

• Avisos de cambio de domicilio o de funcionarios (de ser necesario solamente registra endirectorio interno)

• Promociones o ventas de proveedores

• Invitaciones a cursos o eventos sin relación alguna con la función o atribución del área

• Publicaciones, revistas, folletos, trípticos, cdroms, disquetes con información que no tiene relacióncon las funciones de la unidad administrativa. En este caso se conservan como referenciatemporalmente. En su destino final se consulta al Centro de Documentación Institucional.

• Copias de los oficios que se turnan a áreas mayores en asuntos que no le instruidos por éstas áreaso que no tienen relación con actividades la misma.

• Documentos que no incluyen información relacionada con la transparencia de la organización como:

o Informes de actividades de instituciones o áreas ajenas a las atribuciones de la unidad

administrativa

EJERCICIO PARA EL ANALISIS DE DOCUMENTOS QUE SE IDENTIFICAN COMO DOCUMENTOS DEARCHIVO EN UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

UnidadAdministrativa

Atribución Documentos quecalifican comodocumentos dearchivo

Sección y serie a laque pertenece ladocumentación yvigencia

Clasificación de laInformación

DirecciónGeneral deTecnologíasde laInformación

Fungir comoUnidad de Enlaceconforme a lasatribuciones que leseñala la LeyFederal deTransparencia yAcceso a laInformación PúblicaGubernamental(Art. 28, fracción II).

• Solicitudes deinformación

• Documentación ycorrespondenciarelacionada conel Portal deTransparencia dela Secretaría deSalud

• Documentaciónlineamientos ycorrespondenciarelacionadareportes deíndices deinformaciónreservada,

12C.6. Solicitudes deacceso a laInformaciónVigencia completa: 8años

12C. 7 Portal detransparenciaVigencia completa 6años

12.C.8. Clasificaciónde InformaciónreservadaVigencia completa 6años

Confidencial, datospersonalesArt. 18, Fracción 2

Pública

Pública

Fungir como áreacoordinadora dearchivos de ladependencia

• Documentaciónrelacionada conla elaboración deinstrumentostécnicos para laorganización dearchivos.

• Documentaciónrelacionada conprogramas decapacitación yasesoría

8C.16 administracióny servicios de archivoVigencia completa 6años

4C.22 Capacitacióncontinua y desarrolloprofesional delpersonal del áreaadministrativa

Pública

Pública

3. REGISTRO. Metadatos obligatorios en el registro y despacho de la correspondencia

METADATOS OBLIGATORIOS

Número identificador Ø Folio o número de recepción o despacho que se

asienta en el formato de registro o quecorresponde al que asigna el sistemaautomatizado.

Ø En número se puede elaborar en dos seriesrenovables anualmente (recepción y despacho)o uno solo para ambas actividades.

Ø Existirá un número identificador único por cadaárea o áreas que se establezcan para recepcióny despacho de correspondencia.

Asunto Ø Breve descripción del contenido del documento

Fecha y hora de recepción Ø Corresponde a la fecha y hora que se recibe odespacha la correspondencia, no a la fecha deloficio.

Generador del documento Ø Nombre completo del remitente del documento,en su caso puesto o cargo

Receptor del documento Ø Nombre completo del destinatario deldocumento, en su caso puesto o cargo

DOF. 20 de febrero de 2004

Elementos recomendados no obligatorios Ø Otros destinatarios (nombre, cargo o puesto)Ø Fecha de creación del documento. El que aparece impreso en el documentoØ Número de folio de creación del documento. El que corresponde a oficios Ø Medio. material o ambiente: papel, electrónico, etc.Ø Para ambiente electrónico, el nombre del sistema en que se capturaØ Formato. Aplica a documentos electrónicos, (word, excell, u otros, proporcionar versiones )*Ø Estándares que cumple el documento en ambiente electrónico (SGML, XML)Ø Par ambiente electrónico las plantillas (templates) requeridas para interpretar la estructura del documentoØ Área generadora. Aplica cuando el generador es diferente al funcionario que firma el documentoØ Identificación del tipo de documento: documento de archivo SI ____ NO____*Ø Clasificación del documento clave y nombre del expediente o expedientes donde se archivará el

documento de acuerdo con el cuadro de clasificación de archivos*.Ø Tipo de repositorio donde se ubicará el documento: archivero o repositorio electrónico, en este caso

proporcionar ruta de acceso • Muy recomendables

POLITICAS DE OPERACIÓN EN EL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

• La correspondencia de entrada y de salida se registrará a través de un sistema de controldocumental o de gestión, a través de registro automatizado, ficha o libreta específica.

• Se contará con un registro de entrada de correspondencia y uno de salida con los mismos elementosde descripción que ya se indican

• Toda la correspondencia será registrada sin importar si se trata de documentos de archivo o no.

04. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Metadatos obligatorios

ELEMENTOS DE DESCRIPCION OBLIGATORIOS

Ø Carácter de la información*§ Pública ___ reservado ___ confidencial___

Si se trata de información pública no esnecesario llenar la información que sesolicita en el formato

Ø Fecha de la clasificación ________________Ø Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales

________________________________________________________________

Ø Fundamento legal. Nombre del o los ordenamientos jurídicos,fracción y párrafos con base en los cuales se sustenta lareserva__________________________________________________.Ø Período de reserva. _____

Ø Ampliación del período de reserva si___ No. de años ____,no ___.

Ø Rúbrica del titular de la unidadadministrativa._________________________________

Fecha de desclasificación ___________________________

Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificación________________________________________________

Indicar si hay partes o se reserva todo eldocumento

En primer término se hará mención a lasdisposiciones de la Ley Federal deTransparencia y Acceso a la Información

Número de años por los que se mantendráel documento reservado No más de 12años En caso de haber solicitado ampliación dereserva se anotará el número de años porel que ésta se amplia.

Se anotará la fecha en que la informaciónse desclasifica

POLITICAS PARA CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACION

• En la clasificación y desclasificación de la información se atenderá a los Lineamientos Generalespara la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal. DOF del 18 de agosto de 2003

• El responsable de clasificar y desclasificar la información será designado por el titular de la unidadadministrativa, éste último es el responsable de firmar el acto de clasificación de informaciónreservada o confidencial en el sello que se imprima en el documento de archivo.

• El formato de clasificación de la información para documentos que se reciben o despachan seincorporarán al propio documento mediante sello que contenga los elementos de descripción,también podrán incorporar dentro de la base de datos o sistema de control de archivos en ambienteelectrónico.

05. USO Y SEGUIMIENTO.


Ø Se turna a _______________________Ø para

Ø Preparar respuestaØ Contestar directamenteØ Asistir a reunión en representación

Ø Dar seguimiento e informar en Ø Próxima reuniónØ Por escrito

Ø Movimientos del documento durante su atención Fecha de envío ___________________

Turnado a ___________________Fecha de devolución _______________

Ø _____ Información reservada o confidencial

Ø Fecha límite para su resolución _____________

Ø Fecha de envío a archivo ________________ _

Ø Fecha y nombres de los responsables deentregar y recibir la documentación para suarchivo ___________________________________________________________________________

Nombre completo

Marcar con x el trámite que se dará

Se repetirá tantas veces como sea turnado

Marcar con x cuando el documento contiene estetipo de información, en este caso se extremancuidados en su manejo

La establece el receptor del documento

Se entregarán además aquellos documentosgenerados y que se derivaron del trámite (informes,anexos, copias de oficios de respuestas, etc.)

Registro de funcionarios autorizados para recibir y enviar correspondencia.

Elementos básicos de contenido del registro.

• Nombre completo del funcionario autorizado

• Puesto que ocupa el funcionario autorizado

• Fecha de autorización

• Nombre del funcionario que autoriza

• Puesto del funcionario que autoriza

• Fecha en la que se cancela la autorización

• Nombre del funcionario que cancela la autorización

• Puesto del funcionario que cancela la autorización

Nota. En su caso, el registro de deberá atender a lo establecido en el artículo 55 del Reglamento Interior Vigente relacionadocon suplencias

POLITICAS DE OPERACIÓN EN EL SEGUIMIENTO Y TRÂMITE DE ASUNTOS

➢ Cada unidad administrativa, según las funciones y atribuciones contará con uno o mas responsables del

seguimiento de asuntos (áreas de correspondencia, secretarías particulares o direcciones de área, etc.)

Ø Toda correspondencia que se reciba en las unidades administrativas sea o no identificada comodocumento de archivo, será registrada y descrita en fichas de documentación en trámite(mecanizadas o en medios electrónicos)

Ø La autoridad competente o el destinatario son responsables para determinar las modalidades deltrámite que corresponde a los asuntos

Ø Toda correspondencia será atendida por el receptor o por quien designe para ello, el cual deberáestar autorizado para ello y registrado en el Registro de Firmas

Ø El o los responsables del seguimiento de asuntos informarán semanalmente a la autoridad sobre elestado que guardan los asuntos en trámite

Ø Concluido el trámite el documento, junto con su respuesta y otros documentos serán turnados alresponsable de archivo para su integración en expedientes de archivo cuando se trate dedocumentos de archivo, en caso contrario, se procederá con base en señalado en la actividad 12.

Ø Para acceso y trámite en ambiente electrónico el sistema contará con los metadatos arribaseñalados y otorgará acceso a los funcionarios autorizados para recibir y dar trámite a solicitudessegún el Registro de autorización.

06 CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.


Clave y nombre de la sección _______Clave y nombre de la serie _______Clave y nombre de la subserie* _______Clave y nombre del expediente* _______

* Opcional

La clasificación del documento de archivo conformeal cuadro de clasificación archivística vigenteinvariablemente se describirá en el formato ocarátula del expediente, aunque como ya semenciono es recomendable que se lleve a cabo alingreso del documento.

Es obligatoria la clasificación por sección y serie.

POLÍTICAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

• La clasificación del documento de archivo (a nivel de documento simple) se podrá llevar a cabo a almomento de su recepción o despacho en la actividad de 02, donde podrá asignarse el código o claveque le correspondera cuando se integre al expediente mismo o posteriormente, durante la actividad07, donde se describe e integra el expediente.

• La clasificación del documento de archivo (a nivel de documento compuesto o expediente) seráobligatorio a la apertura o integración de un expediente o documento compuesto el cual se integrapor los documentos de archivo que dan cuenta del inicio, desarrollo y conclusión de un asunto temao materia

• No se abrirán expedientes por sección

• Si la unidad administrativa considera conveniente establecerá hasta dos niveles más de clasificación(subserie o expediente) en cuyo caso las incluirá en su cuadro de clasificación específico.

07. INTEGRACIÓN Y APERTURA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO. Metadatos obligatorios

1. NOMBRE DE LA UNIDADADMINISTRATIVARESPONSABLE*

Se indicará el nombre oficial de la unidad administrativa, conforme aReglamento Interior vigente (En registro automatizado elemento paradescripción de expediente e inventario)

2. NOMBRE YCLASIFICACIÓN DELEXPEDIENTE (Verclasificación de archivos)

Obligatoriamente se anotará

Clave y nombre de la sección.

Clave y nombre de la serie

De ser el caso, clave y nombre de clasificación de la subserie

Clave y nombre de clasificación del expediente y , en su caso, númerosecuencial dentro de la serie

Con excepción de la clave y nombre de sección y serie que correspondenal Cuadro de Clasificación de Archivos de la Secretaría de Salud, lasdemás desagregaciones podrán determinarse por el área productora.

(En registro automatizado elemento para descripción de expedIente einventario)

3. RESUMEN ODESCRIPCIÓN DELCONTENIDO

En un máximo de tres líneas se escribirá el asunto o tema del expedienteconsiderando: personas morales o físicas, lugares (ubicaciones), fechas,asuntos o materias.

(En registro automatizado elemento para descripción de expdiente einventario)

4. FECHAS EXTREMAS* Año de apertura del expediente, cuando corresponda, año en el que secierra el expediente.

Existen expedientes que por el asunto que tratan solo tendrán la duracióndel año en el que se gestionó el trámite.

(En registro automatizado elemento para descripción de expdiente einventario)

5. DATOS TECNICOS, Repositorio: físico ____ electrónico ___ ambos electrónico ruta de acceso ___________________________ Medio: físico ____

electrónico ____ formato y versión _______ (excell, word, etc.) Fecha última actualización del formaro mes/año ____Se describen por serie, serán los mismos por cada expediente de la serie

6. . VALOR DOCUMENTAL* Administrativo ___, legal ___ o contable ___

Marcar con “X” el o los valores. (En registro automatizado elemento paradescripción de expdiente e inventario)

7. PLAZOS DECONSERVACIÓN (vigenciasdocumentales)

Conforme al Catálogo de Disposición Documental vigente en la Secretaríade Salud se anotará el número de años que se conservará en:

Vigencia completa (Cuando se trate de expedientes que contieneninformación reservada incluirá un periodo adicional igual al del plazo dereserva o a la vigencia documental, si éste fuera mayor al período dereserva) _____

Ø Oficina o archivo de trámite (número de años que el expediente permaneció en la unidad administrativa) ______

Ø Archivo de Concentración (número deaños restantes para cumplir vigencia completa) ______

8 . NÚMERO DE FOJAS Este dato se anotará al cerrar el expediente.

9. NIVEL DE SEGURIDAD DELA INFORMACIÓNCONTENIDA EN ELEXPEDIENTE.*

• Carácter de la informacióno Pública ___ reservada ___ confidencial ___ (cuando la

información que contiene el expediente es pública norequiere llenado de los siguientes metadatos)

• Fecha de la clasificación

• Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales

• Fundamento legal

• Período de reserva

• Ampliación del período de reserva si___ No. de años___ no ___

• Rúbrica del titular de la unidad administrativa o funcionarioautorizado

• Fecha de desclasificación

• Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificación

Otros elementos de descripción recomendados ➢ Estándares que cumple el documento en ambiente electrónico (SGML, XML)

Ø Para ambiente electrónico las plantillas (templates) requeridas para interpretar la estructura deldocumentoCarácter funcional del expediente: Técnico sustantivo ______, De gestión Interna _____

Ø Términos relacionados. Términos y conceptos relacionados con la temática del expediente (ejem.Planificación familiar, salud reproductiva, métodos anticonceptivos)

Ø Base legal (Ley, reglamento, manual de organización o procedimientos) que fundamenta la apertura de laserie.

POLITICAS EN LA APERTURA, INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

Los documentos que se integran a un expediente de archivo➢ Deberán referirse a una acción, trámite o gestión delegada o turnada a la unidad administrativa.

Ø Documentar cualquier obligación o responsabilidadØ Integrar información relacionada con la transparencia y la rendición de cuentas dentro de la

dependencia

Un expediente de archivo se abrirá cuando:➢ No existan antecedentes del asunto en los archivos del área, unidad de documentación en trámite o

archivo centralØ Cuando se trate de un nuevo asunto o materia debido a que la unidad administrativa por disposición

adquiere nuevas funciones o atribuciones. Ø Cuando la materia o asunto de que se trate el documento exista en el archivo pero no corresponda a

la gestión gubernamental actual. Es decir, cuando se trate de temas o materias que corresponden aperíodos gubernamentales diferentes, salvo en casos asuntos en trámite

Los expedientes de archivo se integrarán:Ø Por asunto Ø Por materia (ejemplo: leyes, reglamentos, relaciones laborales, etc.)Ø Por tipo de documentos (acuerdos, actas, informes, reportes, etc.) siempre y cuando sean seriados y

correspondan a un mismo tema o materiaØ Por el carácter técnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas. Es decir se

abrirán expedientes con documentación sobre temas sustantivos y también sobre tópicos deadministración interna

La unidad de descripción básica de los archivos será la serie, es decir podrán abrirse expedientes conclasificación de serie cuando se trate de expedientes con contenidos básicos similares pero quecorresponden a diferentes peticionarios, i.e. Juicios, licencias, permisos, etc. En este caso el expeidente seindentificará dentro de la serie con un número y con datos específicos del mismo en el resumen odescripción de contenido del expediente.

La vigencia completa correspdonde al plazo establecido en el catálogo de disposición documental, perocuando se trate de expedientes que contienen información reservada incluirá, además, un periodo adicionaligual al del plazo de reserva o a la vigencia documental, si éste fuera mayor al período de reserva. Ejemplos:si la vigencia administrativa es por 6 años y el plazo de reserva es de tres años, entonces la vigenciacompleta es de 12 años, en otro caso si la vigencia es por 3 años y el plazo de reserva 4 años entonces lavigencia completa será de 8 años.

0.8. DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIAS. Elementos de descripción obligatorios

7. FECHAS EXTREMAS* Año de apertura del expediente, cuando corresponda, año en el que secierra el expediente.

Existen expedientes que por el asunto que tratan solo tendrán la duracióndel año en el que se gestionó el trámite.

9. VALOR DOCUMENTAL* Administrativo ___, legal ___ o contable ___ Marcar con “X” el o los valores.

10. PLAZOS DECONSERVACIÓN (vigenciasdocumentales)

Conforme al Catálogo de Disposición Documental vigente en la Secretaríade Salud se anotará el número de años que se conservará en:

Ø Vigencia completa (Vigencia completa (Cuando se trate deexpedientes que contienen información reservada incluirá unperiodo adicional igual al del plazo de reserva o a la vigenciadocumental, si éste fuera mayor al período de reserva) _____

Ø Oficina o archivo de trámite (número de años que el expediente permaneció en la unidad administrativa) ______

Ø Archivo de Concentración (número deaños restantes para cumplir vigencia completa) ______

11. NÚMERO DE FOJAS Este dato se anotará al cerrar el expediente.Nota. Las vigencias documentales y los elementos de descripción requeridos para la disposición documental obligatoriamente

formarán parte de los metadatos que describen al expediente, por lo cual esta actividad es conjunta con la actividad de apertura e

integración del expediente

POLIITCAS EN LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

• Los archivos durante su uso, vigencia y, en su caso plazo de reserva, serán conservados por eltiempo o plazo de reserva que se establece en el Catálogo de Disposición Documental vigente de laSecretaría de Salud. Posteriormente se procederá a su valoración para su conservación definitiva obaja.

• Se entiende por vigencia completa aquella que aparece en el Catálogo de Disposción Documental,

además, cuando se trate de expedientes que contienen información reservada, incluirá un periodoadicional igual al del plazo de reserva o a la vigencia documental, si éste fuera mayor al período dereserva

• Cuando las vigencias establecidas en el Catálogo de Disposición Documental requieran ser

modificadas la unidad administrativa hará la solicitud por escrito a la Coordinación de Archivos dondemotivará las razones para la modificación y entregará la ficha que se encuentra en el anexo 1.

• El Catálogo de Disposición Documental está basado en el Cuadro de Clasificación Archivística yconforme a los valores primarios de los documentos de archivo (administrativo, contable o jurídico) .

• Las vigencias documentales aplicarán a nivel de serie. Es decir, las subseries o expedientes queformen parte de la misma tendrán la misma vigencia.

• Solo se permitirán vigencias a nivel de subserie o expediente cuando en específico contengainformación reservada o haya sido objeto de una solicitud de información para lo cual se atenderá alo dispuesto en el Lineamiento decimoctavo de los Lineamientos Generales para lo organización yconservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública FederalDOF febrero 20, 2004

• Cuando se considere necesario establecer diferentes vigencias dentro de la serie se consultará a laCoordinación de Archivos sobre la posibilidad de abrir una nueva serie.

09. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


Nombre de la unidad administrativa En caso de elaboración de inventario manual, seanotarán la clave y código que aparece en la carátula,en registro automatizado este elemento dedescripción es automático después de habersedescrito en el expediente

Cuando los expedientes aún carecen de descripciónen carátula de expediente el inv

Nombre del área donde se localiza el archivo Dirección general, dirección de área, subdirección,departamento o equivalente

Nombre del responsable del archivo

Número secuencial del expediente o caja dentrodel inventario

Se describirá el expediente cuando se trateexpedientes que correspndan a de diferentesseries o diferentes contenidos

Se describirá por caja cuando el inventario registrela misma serie o contenido homogenos (ejemplo:jucios contra la dependencia, expedientes clínicos,etc.)


Resumen de contenido o descripción delexpediente

En expediente en papel, se anotará el nombre quecorresponde al código o clave de clasificación asícomo la descripción que aparece en la carátula delmismo, en registro automatizado este elemento dedescripción es automático después de habersedescrito en el expediente

Cuando los expedientes aún carecen de código oclave de clasificación y nombre, se describira elcontenido del mismo

Clave o código de clasificación del expediente En caso de elaboración de inventario manual, seanotarán la clave o código que aparece en lacarátula, en registro automatizado este elemento dedescripción es automático después de habersedescrito en el expediente En expedientes sin código se anotara s/c

Caracter de la información Pública si no Reservada si noConfidencial si no

En el caso de inventarios que se elaboran en formamanual se anotará la información que aparece en lacarátula, en registro automatizado este elemento dedescripción es automático después de habersedescrito en el expediente

Fechas extremas Año de apertura del expediente, cuando corresponda,año en el que se cierra el expediente.

Existen expedientes que por el asunto que tratan solotendrán la duración del año en el que se gestionó eltrámite.


Valor documental Administrativo, jurídico o contable



Vigencia completa Se anotará el número de años que corresponde a laserie según el catálogo de disposición documental,cuando se trate de expedientes o series coninformación reservada se la vigencia se acumulará alnúmero mayor de años, i.e. Si la vigencia documentales por 6 años y el plazo de reserva de tres años,entonces la vigencia completa es por 12 años, 6 quecorresponden a su vigencia

Años de conservación en archivo de trámite En el caso de inventarios que se elaboran en formamanual se anotará la información que aparece en lacarátula, en registro automatizado este elemento dedescripción es automático después de habersedescrito en el expediente

Años de conservación en archivo deconcentración


Baja Se indicará si procede baja de los archivos si lavigencia ya concluyó o cuando concluya esta

Procede ____ No procede posible valorhistórico_____

Nombre del funcionario de la Unidadadministrativa que autoriza transferencia alarchivo de concentración

Nombre del funcionario del Centro deDocumentación que reivsa y autoriza latransferencia al Archivo de Concentración

Nombre del funcionaro que recibe la transferenciaen el Archivo de Concentración

Fecha en la que se entrega la transferencia Dia/mes/año

Nota. Cuando los expedientes que se transfieren aún carecen de descripción en carátula de expediente elinventario se hace de forma manual clasificación, la elaboración del inventario será de forma manual, entodos

POLITICAS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

• Las unidades administrativas llevarán a cabo anualmente al menos, una transferencia de archivos alArchivo de Concentración

• Los archivos de unidades administrativas por lo general, serán transferidos al Archivo deConcentración cuando su uso es esporádico, aunque habrán de considerarse a las siguientesexcepciones:

• Los archivos que contienen información reservada, por su control y seguridad, permaneceránen la unidad administrativa u órgano desconcentrado durante su plazo de reserva y podránser transferidos al Archivo de Concentración cuando éste concluya para su consevación porla vigencia documental que le corresponda.

• Para mayor eficiencia de espacios en el Archivo de Concentración, todos los expedientes dearchivo que solo contengan copias tendrán un plazo de vigencia de hasta 3 años, pudiendoser menor, por lo que serán transferidos al Archivo de Concentración estrictamente parapromoción de baja, es decir, permanecerán en las unidades administrativas hasta por tresaños o menos y a su transferencia procederá su baja.

• Las unidades administrativas y órganos desconcentrados conservarán los archivos devigencia es indeterminada y de uso regular

• Todo archivo que se transfiere se encontrará respaldado en un inventario de uso múltiple

• El inventario será revisado y autorizado por el Centro de Documentación Institucional antes dellevarse a cabo la transferencia física.

• El Archivo de Concentración no recibirá archivos si los inventarios no han sido revisados yautorizados previamente.

• Es responsabilidad de cada unidad administrativa llevar a cabo la transferencia física de los archivosal Archivo de Concentración.

• Una vez a autorizada la transferencia ésta se llevará a cabo mediante oficio (anexo 1)

• El Archivo de Concentración recibirá transferencias a partir del 1º. de febrero y hasta el 15 de octubrede cada año, con excepción del año de transición gubernamental cuando se harán los ajustes que seconsideren necesarios.

• Los archivos en soporte electrónico no están sujetos a transferencia al Archivo de Concentración, porlo que una vez concluida la vigencia de los mismos se elaborará el inventario de usos múltiples a finde que éste sea valorado para su conservación permanente o trámite de baja.

10. CONTROL Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES. Metadatos obligatorios

Nombre de la unidad administrativa Nombre del área que conserva los archivos

Nombre del expediente Denominación del expediente que se solicita parapréstamo

Clave de clasificaciónNo. de legajos

Clave o código que le corresponde al expediente,según se anota en el mismo y en el inventario deusos múltiples

Nombre del área que solicita el expediente Denominación, en su caso de la Dirección de área,subdirección, departamento, oficina o equivalente.

Nombre y puesto del funcionario solicitante conautorización para consulta del expediente

Datos del funcionario

Teléfono, fax o correo electrónico del funcionariosolicitante

Fecha de préstamo

Nombre de quien autoriza el préstamo Nombre, firma y puesto del servidor público quecuenta con autorización para efectuar préstamo

Fecha de devolución y cancelación de control

Registro de funcionarios autorizados consultar archivos

Elementos básicos de contenido del registro.

• Nombre completo del funcionario autorizado

• Puesto que ocupa el funcionario autorizado

• Fecha de autorización

• Nombre del funcionario que autoriza

• Puesto del funcionario que autoriza

• Restricción de acceso a archivos con información reservada Si_ No __

• Fecha en la que se cancela la autorización

• Nombre del funcionario que cancela la autorización

• Puesto del funcionario que cancela la autorización

POLITICAS PARA PRESTAMO DE EXPEDIENTES.

• Todos los archivos ubicados en las unidades administrativas y órganos desconcentrados, contaránpara su control con un inventario de los expedientes que se encuentran a su cargo (formato“inventario de usos múltiples”).

• Solo tendrán acceso a los archivos quienes están designados por la autoridad competente comoencargados para su manejo y control.

• El préstamo de expedientes siempre será registrado mediante volante de préstamo, libreta o formatoelectrónico.

• La autoridad competente establecerá quienes son los funcionarios autorizados al uso y consulta delos expedientes y entregará lista de los mismos al encargado de archivo.

• Excepcionalmente y con la autorización de la autoridad inmediata superior los expedientes de archivopodrán ser trasladados fuera de su ubicación física.

• Para consulta de archivos en ambiente electrónico el sistema contará con los metadatos arribaseñalados y otorgará acceso a los funcionarios en las siguientes modalidades: consulta a todos losarchivos o series que se encuentran en ambiente electrónico o consulta a archivos con restricción daa archivos que contienen información reservada o confidencial y solo permitiendo la lectura de losmismos y evitando que éste pueda ser modificado.

13. CONSERVACION Y ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOSEN FORMATO TRADICIONAL O PAPEL

Nombre de la unidad administrativa

Nombre del área donde se localiza el archivo

Mobiliario Tipo de mobiliario

Espacio disponible para almacenamiento

Ocupado

Desocupado

Describir tipo: anaqueles, archiveros u otros

Especificar los metros lineales que logitudinalmentemide el mobiliario disponible (Ejm. Largo de cajónde archivo por numero de cajones. Largo deanaquel por número de estantes

Especificar los metros lineales que se encuentranocupadosEspecificar los metros lineales que se encuentrandesocupados

Ubicación física

• El archivo se encuentra en

Espacio físico destinado para éste

• Numero de metros cuadrados paraarchiveros o estantes

• Número de metros cuadrados para área detrabajo

• Total de metros cuadrados

Identificar el área de la unidad administrativa dondese localiza el archivo.

En caso de que el archivo se encuentre dentro delárea de oficinas se indicará de todas formas elespacio que ocupan los archivos y el personal quelos tiene a cargo

De acuerdo con la ubicación física del archivo. Ésterequiere o cuenta con Sistemas contra incendiosRequiere si___ no___ Cuenta ___Sistemas de control de humedad y temperaturaRequiere si___ no___ Cuenta ___ POLITICAS DE LA CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE ARCHIVO EN PAPEL

• Cada unidad administrativa determinará el volumen promedio de crecimiento de sus archivos por lomenos una vez al año. Número aproximado de expedientes que se abren al año menos númeroaproximado de expedientes que se transfieren al año esto a fin contar con elementos que le permitanplanear espacios y mobiliario cuando sea necesario.

• Cada unidad administra dentro del Proyecto Anual de Trabajo establecerá los requerimientospresupuestales para dotación de recursos humanos, mobiliario y equipo destinado a la conservaciónde archivos.

EN FORMATO ELECTRONICO.

Nombre del sistema de información o base de datos

Nombre y características del sistema Características específicas del sistema y uso que sele da conforme a las atribuciones o funciones de launidad administrativa.

Correo Electrónico Especificar si el sistema contiene aplicaciones paraarchivar correos electrónicos

Sistema operativo Nombre del sistema operativo en el que corre elsistema o la base de datos

Software Nombre, versión y aplicaciones del software que seutiliza

Hardware Nombre y características básicas del equipo dondereside el archivo electrónico o base de datos,

Estándares con los que cumple el sistema Ejemplo XML, SGML

Plantillas (templates) Especificar las plantillas requeridas para interpretarla estructura del sistema

Protección Especificar si la base de datos o sistema seencuentra respaldado y las características delrespaldo o reside en otro servidor para su proteccióny sus características

Actualización Especificar la periodicidad con la que se actualiza lainformación del sistema o base de datos

Exportación Indicar si los datos del sistema son exportados aotro sistema o base de datos y explicar los motivos

Migración Especificar la periodicidad con la que el sistemamigra a una nueva versión del software y losmecanismos que garantizan la integridad de losdatos originales

Emulación Especificar los procesos para emular los datos asícomo las causas o motivos por los cuales se lleva acabo una emulación de la información

Autentificación Especificar si existen sistemas que autentifiquen quela información que contiene es confiable e íntegra yseñalar cuales.

POLITICAS DE ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS EN AMBIENTE ELECTRÓNICO

• Todas las bases de datos o sistemas a través de los cuales se recibe, genera o transforma datos einformación relacionada con una función o atribución obligatoriamente forma parte de los archivos dela unidad administrativa por lo que está sujeta a su almacenamiento óptimo.

• El almacenamiento en ambiente electrónico tendrá prioridad en datos e información en grandesvolúmenes

12. CONTROL DE OTROS MATERIALES DOCUMENTALES

Número y nombre del Documento Número secuencial que ocupará el documento en ellistado

Fecha de emisión del documento Se indicará al menos el año de publicación oemision

Procedencia del documento

POLITICAS PARA EL CONTROL DE OTROS MATERIALES DOCUMENTALES

• Los documentos que no sean identificados como documentos de archivo y que sirvan para consultatemporal serán registrados en listado donde se describa la información señalada en el formato.

• Se elaborará un listado por cada uno de los formatos o tipo de documentos así por ejemplo, seelaborará una lista para cada uno de los siguientes formatos o tipos: publicaciones, revistas, videos,fotografías, material de divulgación, cdroms, disquetes, etc.

• El material documental que no se ha identificado como documentos de archivo serán conservados ymanejados en espacios diferentes a aquellos donde se conservan archivos

• El tiempo de conservación de estos materiales documentales será establecida por el área que hadecidido conservarlos para consulta o referencia, sin superar 6 años, a excepción de documentos omateriales que son de consulta permanente para la unidad administrativa.

13. DISPOSICIÓN DE OTROS MATERIALES DOCUMENTALESLa disposición final de los documentos de apoyo informativo y de control interno temporal, al igual que deotros no considerados como documentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento que se da a losarchivos en cuanto al levantamiento de inventario, transferencia al Archivo de Concentración y autorizacionesde baja por parte del Archivo General de la Nación aunque para su descarte o enajenación deberánobservarse las siguientes políticas de operación:

• Ningún material documental de apoyo informativo o publicación podrá desecharse sin la opinióntécnica del Centro de Documentación Institucional.

• Cuando en la unidad administrativa se decida prescindir de este tipo de material debido a que ya no

es requerido o ya no es de uso en el área, el responsable de archivos enviará al Centro deDocumentación Institucional el listado del material y solicitará la opinión técnica para disponer delmismo.

• El CDI revisará y valorará el material documental de apoyo informativo y publicaciones, en su caso,

solicitará asesoría externa y seleccionará aquél que reúna las características para incorporarse alAcervo Memoria Técnica, de lo contrario emitirá mediante oficio la opinión técnica para que éstepueda ser enajenado.

• La unidad administrativa responsable del material documental, según el caso, enviará al CDI elmaterial seleccionado para su incorporación al Acervo Memoria Técnica, o solicitará su enajenación,conforme a las disposiciones vigentes, a la Dirección de Suministros de la Dirección General deRecursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Salud, anexando para ello la opinióntécnica del Centro

ANEXO

INCLUSIÓN DE NUEVAS SERIES AL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y ACTUALIZACIONDE PLAZOS DE CONSERVACIÓN

Inclusión de nuevas series _____Cancelación de serie _____Modificación de plazo de conservación _____

Nombre de la Unidad Administrativa ______________________________________________________Nombre del titular de la unidad administrativa ______________________________________________Nombre del responsable de archivo de trámite _____________________________________________

1. Clave de la serie _______ Nombre de la serie _____________________________

2. Clave de la subserie _______ Nombre de la Subserie _________________________Clave de la subserie _______ Nombre de la Subserie _________________________Clave de la subserie _______ Nombre de la Subserie _________________________

3. Función por la cual se genera la serie____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.. Áreas de la unidad administrativa u órgano desconcentrado que intervienen en la generación,recepción, trámite y conclusión de los asuntos o temas a los que se refiere la Serie

• _____________________________________________________________________• _____________________________________________________________________• _____________________________________________________________________

5. Áreas de otras unidades administrativas relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos otemas a los que se refiere la Serie

• _____________________________________________________________________• _____________________________________________________________________• _____________________________________________________________________

6. Términos relacionados de la serie______________________________________________________________________________________________________________________

7.. Breve descripción del contenido de la serie ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Condiciones de acceso a la información de la Serie

Información pública ____ Información reservada ____ Información Confidencial ________

9. Valores documentales de la serie

Administrativo _______ Jurídico o Legal _______ Contable _________

10. Vigencia documental actual de la serie

• Plazo de reserva (cuando aplica) No. de años _______• Vigencia Documental No. de años _______• Vigencia completa _______

11. La serie tiene valor histórico? Si ____ No _____

12.Nombre del área responsable donde se localiza la serie__________________________________

13.Nombre del encargado del manejo de la serie _____________________________________________

14.Nueva vigencia documental (número de años)

16. Fundamentación legal por la cual se solicita cambio de vigencia documental (proporcionar nombre de laLey, Reglamento, Norma u otro instrumento jurídico, citar completo artículo, fracción o párrafo donde se hacemención a la fundamentación..

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

17. Exponer otros motivos por los cuales se requiere que el plazo de conservación o vigencia seanmodificados.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

18.Motivos por los cuales se cancela la serie

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

19.Fecha de modificación o actualización20.Firma del titular de la Unidad Administrativa u

órgano desconcentrado.

Notas:

En cualquiera de los casos se llena toda la información de la ficha, corresponde modificación deplazo de conservación cuando se trate de un plazo diferente al que se encuentra vigente, por lo que sila inclusión de nuevas series no requiere un plazo de conservación diferente a los que se encuentranen el catálogo se llenará la ficha con la vigencia documental ya establecida para archivosadministrativos, contables o jurídicos.

Cuando se trate de nuevas series éstas solo podrán ser actualizadas por la unidad administrativa uórgano desconcentrado que tiene directamente a su cargo la función o atribución de la misma, sinmenoscabo de que esta serie pueda ser compartida por otras unidades administrativas

La clave o código corresponderá a la siguiente en órden ascendente que aparece en la seccióncorrespondiente.

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Lineamientos para el desarrollo de sistemas de conservación de · trámite” así como el modelo de actividades ... la prevención de alteraciones físicas de los ... Numeración