Förfrågningsunderlag
2012-06-15
LiU-2012-00807
1(27)
Förfrågningsunderlag
LiU-2012-00807
22(27)
Förfrågningsunderlag
Linköpings universitet genomför en öppen upphandling av ett
Alumni- och fundraising-system.
Ni inbjudes härmed att lämna anbud i enlighet med
förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive
bilagor.
Sista anbudsdag:2012-08-22
Anbudets giltighet:2012-11-30
Diarienr:LiU-2012-00807
Detta förfrågningsunderlag består av:
· Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren
· Kravspecifikation
· Kommersiella villkor
Bilagor:
· Bilaga 1: Blankett ”Uppgifter om anbudsgivaren och
sanningsförsäkran”
· Bilaga 2: Användarreferenser
· Bilaga 3: Prisbilaga
· Bilaga 4: Förteckning Underleverantörer
Detta förfrågningsunderlag består av:1
Upphandlingsföreskrifter4
1.1Inledning – bakgrund4
1.2Omfattning5
1.3Upphandlande enhet5
1.4Upphandlingsform5
1.5Förfrågningsunderlaget5
1.6Formella krav på anbudet6
1.7Upphandlingsprocessen7
1.8Beslut9
1.9Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden9
2Kravspecifikation10
2.1Obligatoriska krav12
2.2Krav som utvärderas21
2.3Kommersiella villkor22
3Kommersiella villkor23
3.1Avtalshandlingar/Rangordning23
3.2Avtalstid23
3.3Avtalets omfattning23
3.4Servicenivåavtal – Service Level Agreement (SLA)23
3.5Underleverantörer24
3.6Leveranstid24
3.7Leveransgodkännade24
3.8Pris24
3.9Prisjustering24
3.10Fakturering/följesedel & betalning24
3.11Försäkring25
3.12Överlåtelse av avtal25
3.13Ändringar och tillägg25
3.14Information25
3.15Kontaktpersoner26
3.16Force majeure26
3.17Ansvar vid fel eller brist26
3.18Rätten till resultat, intrång26
3.19Säkerhet, sekretess26
3.20Uppsägning och hävning27
3.21Marknadsföring27
3.22Tvist27
UpphandlingsföreskrifterInledning – bakgrund
Linköpings universitet (LiU) har idag ca 3 800 anställda, 1250
forskarstuderande och 27 000 studenter inom grundutbildningen samt
en ekonomisk omslutning på ca 3,2 mdr kr. Utbildning och forskning
bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska
fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten
av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även
verksamhet i Norrköping.
För mer info hänvisas till www.liu.se
Linköpings universitet bedriver sedan år 2000 en
alumniverksamhet som idag innefattar drygt 80 000 alumner,
varav drygt 18 000 är medlemmar i det webbaserade
alumninätverket. Syftet med verksamheten är att stärka och utveckla
relationen mellan fd studenter, universitetet och omvärlden för att
ge möjlighet till ömsesidig utveckling av kunskap, kompetens och
kontakter. Alumniverksamheten är ett sätt att profilera LiU och ett
verktyg i arbetet att stärka dess varumärke.
2003 startades även ett strukturerat arbete med fundraising i
syfte att stötta forskningen på Campus Norrköping. Denna första
lokala kampanj var oerhört framgångsrik och följdes 2007 av en
nationell kampanj för att stärka forskning över hela LiU.
Upphandlingen avser ett webbaserat administrativt system för
hantering av alumni- och fundraisingrelationer inklusive drifts-
och serviceavtal samt utbildning. Syftet är att hantera dels
kontakter mellan alumnerna och dels kontakter i båda riktningarna
mellan universitetet och alumner. Syftet är också att hantera våra
fundraisingkontakter som huvudsakligen består av organisationer och
företag, men till viss del också av privatpersoner, samt att
hantera fundraisingprocessen från identifierad potentiell givare
till givarrelationen.
Systemet ska alltså kunna hantera personer, organisationer och
företag samt kopplingar mellan dessa. En person måste kunna
existera i databasen både som enskild individ och som tillhörande
en organisation. Det är också viktigt att man kan notera relationer
mellan både personer och organisationer.
Användare av systemet är dels LiUs olika verksamheter som
alumniverksamheten, fundraisingverksamheten och andra personer som
arbetar med samverkan med omgivande samhället (kan vara
utbildningsprogram, fakulteter, studentorganisationer etc), och
dels alumner som interagerar via portalen.
Systemet ska både fungera som databas för användning internt vid
LiU och som en interaktiv portal där LiUs alumner kan hålla kontakt
med varandra och där LiU och alumner kan interagera. Det är viktigt
att det i systemet finns både en gemensam del och specifika
delnätverk för t ex olika utbildningsprogram i portalen.
Omfattning
Avtal kommer att tecknas för fyra (4) år med möjlighet till två
(2) + två (2) års förlängning.
Upphandlande enhet
Linköpings universitetAvdelningen för Forskningsfinansiering och
Alumni (FFA)581 83 Linköping
Upphandlingsform
Denna upphandling är en öppen upphandling enligt Lagen om
offentlig upphandling (LOU 2007:1091 kap 4)
Förfrågningsunderlaget
Ingående dokument
Detta förfrågningsunderlag består av:
· Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren,
kravspecifikation samt kommersiella villkor.
· Bilaga 1) Blankett ”Uppgifter om anbudsgivaren och
sanningsförsäkran”
· Bilaga 2) Användarreferenser
· Bilaga 3) Prisbilaga
· Bilaga 4) Förteckning Underleverantörer
Frågor avseende förfrågningsunderlaget
Om anbudsgivaren har frågor om upphandlingens innehåll eller
önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall
förtydligas eller kompletteras skall detta ske skriftligt per
e-post till:
[email protected].
Frågor skall ställas i god tid, senast 2012-08-09. Frågor
ställda senare kommer inte att kunna besvaras.
Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att
presenteras på www.liu.se/upphandlingar.
Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om
information på denna sida och är vidare själv skyldig att
kontrollera att denne har erhållit fullständigt material.
Formella krav på anbudet
Disposition av anbudet
Anbudsgivaren ombeds att i sitt anbud lämna svar på varje punkt
i underlaget samt följa förfrågningsunderlagets struktur och
hänvisa till relevant punkt i förfrågningsunderlaget.
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som obligatoriska
krav och utvärderings-krav. De obligatoriska kraven måste vara
uppfyllda för att anbudet över huvud taget skall behandlas.
Observera att ofullständiga anbud medför att anbudet inte tas upp
till prövning.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Anbudets giltighet
Anbudet är giltigt såvida:
· det är undertecknat av behörig företrädare för företaget
· det är inkommet till Registrator, Linköping universitet senast
2012-08-22. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid.
Anbud som kommer in för sent tas ej upp till prövning.
· anbud skall vara bindande till och med 2012-11-30 vilket
skriftligen skall bekräftas i anbudet (se blanketten ”Uppgifter om
anbudsgivaren/sanningsförsäkran”)
Anbudets form
Anbud skall:
· vara inkommet i slutet kuvert/paket
· vara skrivet på svenska
· åtföljas av fullständigt ifylld och underskriven blankett:
”Uppgifter om anbudsgivaren/Sanningsförsäkran”
· kuvertet skall vara märkt ”Anbud Dnr LiU-2012-00807”
· inges i original och två (2) kopior samt en elektronisk
version på (CD-ROM, USB-minne)
Anbud via e-post, telegram eller telefax accepteras inte
eftersom sekretessen inte kan garanteras.
Anbudsinlämnande
Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas
personligen eller genom bud.Postadress:Besöksadress:Linköpings
UniversitetLinköpings UniversitetRegistratorRegistrator, Hus Origo,
Campus Valla581 83 Linköping581 83 Linköping
Universitetets registratorsexpedition är öppen måndag-fredag kl
09.00-15.00. Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men
denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är
smalt och för litet för t.ex. en pärm.
Observera att anbud levereras på egen risk och för att försäkra
att leverans sker korrekt är det viktigt att tänka på
öppettiderna.
Bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas efter
anbudsöppning.
Upphandlingsprocessen
Innan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de
formella kraven enligt punkt 1.6 är uppfyllda. Anbud som inte
uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingen.
Därefter kommer processen att ske enligt nedan:
Prövning av anbud: Först kontrolleras om alla ovillkorliga krav,
skall-kraven, i kravspecifikationen i avsnitt tre är uppfyllda. Om
så inte är fallet kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare
prövning. Är skall-kraven uppfyllda tar utvärderingen av bör-kraven
vid vilket beskrivs i detalj under punkt 1.7.1.
Leverantörskvalificering: Utvärdering av krav som ställs på
Leverantören sker i utvärderingsprocessens sista del. Om något av
de ställda kraven under punkt 1.7.2 ej uppfylls, upplysningar
saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas.
Utvärdering av anbud
Om anbuden uppfyller ställda skall-krav sker utvärdering enligt
följande utvärderingskriterier med angiven viktning nedan. Det
ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas.
UtvärderingskriterierViktfaktor (V)
1. Pris 30 – 40 %
2. Funktionalitet20 – 30 %
3. Användarvänlighet20 – 30 %
4. Anpassning och referenser15 – 25 %
Pris utvärderas genom att lägsta totalpris för år 1 – 4 enligt
bilaga 3) Prisbilaga erhåller 100 poäng medan övriga anbud
poängsätts relativt enligt formeln:
För kriterium 2 – 4 beräknas slutgiltig poäng genom att erhållen
poäng divideras med maximal poäng per kriterium och sedan
multipliceras med en faktor 100 enligt nedan:
När ovanstående kriterier är poängsatta viktas dessa och
summeras och ger den slutliga totalpoängen som är grunden för
urvalet:
PTOT = P1 x V1 + P2 x V2 + P3 x V3 + P4 x V4
Leverantörskvalificering
Juridisk ställning
Följande krav skall uppfyllas:
· anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och
sociala avgifter
· anbudsgivare skall inneha registreringsbevis från Bolagsverket
(motsvarande)
Anbudsgivare från Sverige:Registreringsbevis från Bolagsverket
skall bifogas ansökan. I övrigt kommer Linköpings universitet att
från Skatteverket inhämta uppgifter för att kontrollera ovanstående
uppgifter.
Anbudsgivare från utlandet:Följande officiella dokument skall
bifogas anbudet:
· intyg på att anbudsgivaren tillhör ett officiellt
handelsregister
· intyg att anbudsgivaren har uppfyllt sina förpliktelser
gällande betalning av sociala avgifter
· intyg att anbudsgivaren har uppfyllt sina förpliktelser
gällande betalning av skatter
Alla anbudsgivare:Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga,
fullständigt ifylld, blankett ”Uppgifter om
anbudsgivaren/Sanningsförsäkran” (se bilaga 1).
Informationen får inte vara äldre än två månader från sista dag
för inlämnande av anbud.
Ekonomisk och finansiell ställning
Anbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk
kapacitet för att kunna utföra uppdraget. Anbudsgivaren visar detta
genom att uppfylla kravet i nedanstående punkt.
Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället
motsvarande lägst A enligt Soliditets kreditratingskala. LiU
förbehåller sig rätten att inhämta information om anbudsgivaren hos
kreditupplysningsföretaget Soliditet.
Beslut
Beslut i ärendet, tilldelningsbeslut, kommer att meddelas
samtliga anbudsgivare via e-post innan avtal tecknas med antagen
leverantör.
Under avtalsfristen, 10 dagar, kan en begäran om överprövning av
tilldelningsbeslutet lämnas till:Förvaltningsrätten i Linköping,
Box 406, 581 04 Linköping.E-post:
[email protected].
Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande
avtal.
Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden
Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av
den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att
alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av
dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd
med att denna aspekt ingår som en förutsättning.
Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i
handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade.
Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av
Offentlighets- och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För
kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter
krävs att uppgifter avser affärs- eller driftförhållanden samt att
det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada
om uppgifterna röjs.
Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i
upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör
anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell
sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt
vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs.
Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess
kan anses föreligga.
Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets- och
sekretesslagen kan överklagas – i första hand till
Kammarrätten.
Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför
aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när
någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan
aldrig göras i förväg.
Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess
beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts,
det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när
tilldelningsbeslut har fattats.
Kravspecifikation
Upphandlingen avser ett webbaserat administrativt system för
hantering av alumni- och fundraisingrelationer inklusive drifts-
och serviceavtal samt utbildning. Syftet är dels att hantera
kontakter mellan alumnerna och dels kontakter i båda riktningarna
mellan universitetet och alumner. Syftet är också att hantera våra
fundraisingkontakter som huvudsakligen består av organisationer och
företag, men till viss del också av privatpersoner, samt att
hantera fundraisingprocessen från identifierad potentiell givare
till givarrelationen.
Systemet ska alltså kunna hantera personer, organisationer och
företag samt kopplingar mellan dessa. En person måste kunna
existera i databasen både som enskild individ och som tillhörande
en organisation. Det är också viktigt att man kan notera relationer
mellan både personer och organisationer.
Användare av systemet är dels LiUs olika verksamheter som
alumniverksamheten, fundraisingverksamheten och andra personer som
arbetar med samverkan med omgivande samhället (t ex
utbildningsprogram, fakulteter, studentorganisationer etc), och
dels alumner som interagerar via portalen.
Systemet ska både fungera som databas för användning internt vid
LiU och som en interaktiv portal där LiUs alumner kan hålla kontakt
med varandra och där LiU och alumner kan interagera. Det är viktigt
att det i systemet finns både en gemensam del och specifika
delnätverk för t ex olika utbildningsprogram i portalen.
Fundraising
Alumniverksamhet
Samverkan
Ladok
Externa system
Spar
Excel
Rapporter
Excel
Fakulteter/program etc
Studentorganisationer
Alumner
Databas
Personer
Organisationer/företag
Relationer
Kommunikation
Kontaktnoteringar
Fundraisingprocessen
Evenemangshantering
Prenumerationer
Statistik/uppföljning
Administratörer/behörighet
Interaktiv portal
Bild: Skiss över önskade funktioner
0. Obligatoriska krav
Systemet
Ställda krav uppfylls
Ja
Nej
1) skall vara webbaserat och innehålla såväl en databas/register
(alla alumner, vänner och företag/organisationer) som en interaktiv
portal (medlemmar, delmängd av alumnerna).
|_|
|_|
2) skall vara ett färdigutvecklat standardsystem för
universitetsdriven alumni- och fundraisingverksamhet med möjlighet
till lokal anpassning.
|_|
|_|
3) skall vara tvåspråkigt; svenska och engelska.
|_|
|_|
4) skall utöver ett centralt system erbjuda lösning för
decentraliserat upplägg med delnätverk baserat på utbildningsdata
och sociala grupper både för portal och för administration av
portal.
|_|
|_|
5) skall stödja att sociala grupper kan kopplas till ett eller
flera delnätverk.
|_|
|_|
6) skall stödja att en alumn tillhör såväl det centrala
nätverket som ett eller flera delnätverk samt en eller flera
sociala grupper.
|_|
|_|
7) skall innehålla decentraliserade rättigheter där olika
delnätverk kan göras tillgängligt för olika typer av
användargrupper i portalen och vid administration av portalen.
Systemansvarig vid LiU ska hantera rättigheterna för
användarna.
|_|
|_|
8) skall innehålla decentraliserade rättigheter där olika delar
av den interna databasen kan göras tillgängligt för olika typer av
användargrupper. Systemansvarig vid LiU ska hantera rättigheterna
för användarna.
|_|
|_|
9) skall innehålla en databas med alla LiUs alumner med minst
uppgift om: namn, personnummer, adressuppgifter, arbetsuppgifter,
utbildningsuppgifter, kontaktuppgifter, typ av engagemang,
engagemang i sociala medier, givarinformation, historik kring
kommunikation, deltagande i evenemang, prenumerationer.
|_|
|_|
10) skall vara direktintegrerat med Ladok eller motsvarande
för:
a) kontroll/verifikation av alumner.
|_|
|_|
b) hämtning och uppdatering av grundutbildningsdata.
|_|
|_|
c) hämtning och uppdatering av forskarutbildningsdata.
|_|
|_|
Leverantören skall ge exempel på kunder med installationer i
drift:
|_|
|_|
11) skall hantera import från SPAR, NAVET eller motsvarande för
uppdatering av folkbokföringsadresser samt markering av avlidna
personer baserat på personnummer.
|_|
|_|
12) skall stödja att en alumn som ansöker om medlemskap matchas
mot sina uppgifter i databasen och Ladok. Om uppgifter saknas ska
möjlighet ges till administratör att göra en manuell
verifiering.
Beskriv lösning:
|_|
|_|
13) skall vara lösenordskyddat med kryptering.
|_|
|_|
14) skall kunna integreras med befintligt LiU-ID, dvs alumnen
skall kunna logga in med samma inloggningsuppgifter som i LiUs
studentsystem.
|_|
|_|
15) skall generera inloggningsuppgifter för de alumner som inte
har ett LiU-ID.
|_|
|_|
16) skall hantera olika kategorier av personer och
organisationer med tydlig flaggning. Kategorisering av personer som
alumn, anställd, givare, med mera och möjlighet att tillhöra flera
kategorier.
Beskriv lösning:
|_|
|_|
17) skall tillhandahålla dubblettkoll på personnummer.
|_|
|_|
18) skall kunna hantera import och export till externa
systemstöd i följande format:
a) Excel, version 2003 och 2010 dvs xls och xlsx
|_|
|_|
b) Xml
|_|
|_|
c) Tabb-separerad text
|_|
|_|
d) Semikolon-separerad text
|_|
|_|
19) skall hantera att en person kan förekomma både som enskild
individ och som en person tillhörande en organisation.
|_|
|_|
20) skall fungera i den senaste versionen och i minst två
generationer bakåt i tiden i följande webbklienter:
a) Internet explorer
|_|
|_|
b) Google Chrome
|_|
|_|
c) Mozilla Firefox
|_|
|_|
d) Safari
|_|
|_|
e) Android och IOS
|_|
|_|
f) Windows för smarta mobiltelefoner
|_|
|_|
21) skall ha funktioner för utskick av nyheter/nyhetsbrev och
e-post med möjlighet till olika avsändare och mallar.
|_|
|_|
22) skall kunna integrera valfri personlig information från
databasen i både e-postutskick och nyhetsbrev.
|_|
|_|
23) skall hantera saknade domäner och bounceadresser per
automatik, dvs om ett mejl från systemet studsar pga av saknad
domän eller permanent felaktig adress ska systemet kunna markera
detta och inaktivera e-postadressen.
|_|
|_|
24) skall erbjuda lösning för att kopiera in urval av
personnummer, e-post och personers system-id-nummer och göra en
sökning baserad på detta.
|_|
|_|
25) skall stödja att samtliga uppgiftsfält i databasen är
sökbara och samtliga eller valda uppgifter ska kunna sparas som ett
dynamiskt eller statiskt urval/sökning. Samtliga eller valda
uppgifter i urvalet/sökningen ska kunna exporteras i rapportform
till excel och personer i ett urval/sökning ska kunna kontaktas via
e-post via systemet. Urvalen/sparade sökningen ska kunna sorteras
och filtreras i grupper.
|_|
|_|
26) Systemet inklusive portalen skall innehålla sökfunktioner
utifrån olika kombinerbara sökkriterier. Alumnen ska via
sökfunktion och geografisk karta, t ex Google maps, kunna söka
efter andra alumner (enskilda eller grupp av alumner) och kunna ta
del av hela resultatet.
|_|
|_|
27) skall tillhandahålla en sökbar geografisk karta över alumner
inom nätverket och en enklare version av kartan som är publik
utanför nätverket.
|_|
|_|
28) skall generera färdiga rapporter och rapportmallar.
|_|
|_|
29) skall erbjuda en rapportgenerator.
|_|
|_|
30) skall tillhandahålla statistik över systemanvändning.
|_|
|_|
31) skall möjliggöra att statistik från nätverket publiceras
automatiskt på publik hemsida.
|_|
|_|
32) skall hantera evenemang med anmälan, administration av
evenemang, uppföljning, registrering i databas. En administratör
skall:
a) kunna skapa och redigera evenemang.
|_|
|_|
b) kunna skapa anmälningsformulär.
|_|
|_|
c) kunna se översikt över ett evenemang.
|_|
|_|
d) kunna redigera inställningar för en anmälningssida.
|_|
|_|
e) kunna visa en automatisk lista över bekräftade deltagare fram
till avslutat evenemang.
|_|
|_|
f) kunna aktivera automatisk bekräftelse via e-post till
anmälda.
|_|
|_|
g) kunna aktivera automatisk stängning av anmälningsformulär när
evenemanget är fulltecknat eller anmälningstiden gått ut.
|_|
|_|
h) kunna synkronisera uppgifter från anmälningar med uppgifter i
personprofil.
|_|
|_|
i) kunna hantera enkel manuell registrering av anmälningar.
|_|
|_|
j) kunna se översikt över vilka evenemang en person är kopplad
till.
|_|
|_|
k) kunna se evenemangsöversikt över kommande och tidigare
evenemang.
|_|
|_|
l) kunna anpassas till flera olika grafiska profiler.
|_|
|_|
33) skall innehålla en för alumnerna användarvänlig portal.
|_|
|_|
34) skall erbjuda interaktivitet mellan alumnerna.
Beskriv på vilket sätt systemet erbjuder interaktivitet:
|_|
|_|
35) skall innehålla en jobbanslagstavla på såväl central nivå
som i valda delnätverk där lediga tjänster kan annonseras ut.
|_|
|_|
36) skall registrera tidpunkt för när enskilda uppgifter
uppdateras och av vem (ex alumnen, administratör, systemgenererat)
och vara sökbart för LiUs interna användare. Man ska alltså kunna
söka på när t ex arbetsplats eller e-post uppdaterats och av
vem.
|_|
|_|
37) skall varna när användare lämnar en vy utan att spara
senaste ändring.
|_|
|_|
38) skall hantera fundraisingkampanjer med underkampanjer.
|_|
|_|
39) skall erbjuda kampanjöversikt över samtliga kampanjer och
underkampanjer inklusive möjlighet att ladda ner rapport till
Excel.
|_|
|_|
40) skall kunna registrera gåvor och löften på personer och
organisationer.
|_|
|_|
41) skall hantera gåvor med flera givare och flera ”soft
credits” (dvs man ska kunna ange vilka personer som medverkat till
att gåvan kommit till utan att själva vara givare).
|_|
|_|
42) skall hantera fundraisingprocessens olika steg där en
potentiell givare stegas genom processen. En potentiell givare (kan
vara både person och organisation/företag) skall kunna finnas på
flera steg i processen samtidigt (t ex om den redan är en befintlig
givare).
|_|
|_|
43) skall generera rapporter, sammanställningar och statistik
gällande kampanjerna på de olika nivåerna och få ut information om
givare i form av personer och organisationer i samma rapport.
|_|
|_|
44) skall tillhandahålla översikt över potentiella givare direkt
i systemet (utan att ta ut data i annat format) med möjlighet att
separera på kampanjnivå om man så önskar.
|_|
|_|
45) skall hantera gåvor, fakturaunderlag, betalningsplaner,
påminnelser, uppföljning etc.
Beskriv på vilket sätt systemet hanterar detta:
|_|
|_|
46) skall erbjuda stöd för stewardship-processen.
|_|
|_|
Leverantörskrav
Leverantören skall:
Ställda krav uppfylls
Ja
Nej
47) tillhandahålla uppföljningsrapporter minst två gånger per år
med statistik och benchmarking mot jämförbara organisationer i
Norden.
Beskriv hur:
|_|
|_|
48) lämna referenser från minst två universitet där systemet är
i drift enligt bilaga 2) Användarreferenser.
|_|
|_|
49) ange pris/timme för vidareutveckling av system enligt bilaga
3) Prisbilaga.
|_|
|_|
50) leverera ett driftsatt standardsystem senast 2 veckor efter
tilldelningsbeslut.
|_|
|_|
51) tillsammans med anbudet leverera en trovärdig projektplan
för införandeprojekt inklusive migrering av uppgifter från
befintligt system (Mira Network NE/4), uppsättning och
konfiguration. Projektplanen skall bl a innehålla:
· Resursplan
· Tidplan med tidssatta aktiviteter
· Vilka åtaganden som förväntas av LiU
Migrering av följande uppgifter ska ske:
|_|
|_|
a) Person
|_|
|_|
b) Organisationer
|_|
|_|
c) relationer mellan personer och organisationer som
anställningar, styrelsemedlemskap, m.fl typer av relationer.
|_|
|_|
d) gjorda kontaktnoteringar inklusive nästa kontakt
|_|
|_|
e) evenemang inklusive anmälningar och deltagande på
evenemang
|_|
|_|
f) fundraisingkampanjer med gåvor, löften och
gåvomöjligheter
|_|
|_|
g) portalanvändare med profiler, inloggningsinformation,
kontakter
|_|
|_|
h) innehåll i portal: nyheter, diskussioner,
informationssidor
|_|
|_|
i) innehåll i delnätverk: medlemmar, nyheter, diskussioner och
dokument
|_|
|_|
j) innehåll i portalens sociala grupper: medlemmar, nyheter,
diskussioner och dokument
|_|
|_|
k) sparade rapporter
|_|
|_|
l) sparade urval från relationshanteringssystem
|_|
|_|
52) stå för förvaltning och drift av system samt ange kostnad
för detta i bilaga 3) Prisbilaga. I förvaltning och drift skall
följande ingå:
a) systemförvaltning
|_|
|_|
b) licens under avtalsperioden. Leverantör ska beskriva vad som
ingår.
Beskriv:
|_|
|_|
c) systemövervakning, 24/7
|_|
|_|
d) erbjuda godtagbara svarstider (genomsnittlig svarstid max ca
1 sek), undantaget sökningar.
Beskriv hur detta löses:
|_|
|_|
e) statistik över hur systemet fungerar; upptid, felmeddelanden
etc.
|_|
|_|
f) systemet ska vara tillgängligt 24/7 med 99 %
tillgänglighet
|_|
|_|
g) löpande systemunderhåll på alla delar av systemet såsom
databaser, webservrar och hårdvara, säkerhetspatchar för
operativsystem och databaser ska kontinuerligt vara pålagda.
Leverantör ska specificera servicefönster som LiU kan vara med och
påverka när de ska läggas in.
|_|
|_|
h) eventuella oplanerade driftsavbrott ska meddelas till
ansvariga vid LiU och information läggas ut till systemets
användare. Problemet skall åtgärdas inom rimlig tid.
|_|
|_|
i) support och rådgivning på svenska, helgfria vardagar kl 8-17
CET
|_|
|_|
j) systemförbättringar
|_|
|_|
k) backupphantering. Leverantören skall specificera intervall
och antal kopior och hur länge de sparas. Det skall alltid vara
möjligt att gå tillbaka till den transaktion som skedde innan felet
inträffade.
Beskriv lösningen för detta:
|_|
|_|
l) ett testsystem för återläsning av backuper
|_|
|_|
m) ansvara för att eventuella underleverantörer uppfyller
ställda krav.
Ange eventuellt anlitade underleverantörer i bilaga 4)
Förteckning Underleverantörer.
|_|
|_|
n) skall kunna installera de certifikat som LiU tillhandahåller.
Se www.liu.se/insidan/it/irt/certifikat för mer information om
certifikat.
|_|
|_|
o) regelbundna avstämningsmöten, sex-tio gånger per år
|_|
|_|
p) fast pris på mindre justeringar av systemets funktionalitet
fyra ggr/år.
Ange pris i bilaga 3) Prisbilaga.
|_|
|_|
q) kompetensutveckling av LiUs personal, minst två gånger per
år, fyra till sex personer.
|_|
|_|
r) manualer för de olika större behörighetsgrupperna (huvudadmin
fundraising/alumni, admin för delnätverk, admin för sociala
grupper)
|_|
|_|
Krav på anbudets innehåll
Anbudet skall:
Ställda krav uppfylls
Ja
Nej
53) innefatta tre till sex workshops i samband med
implementering och konfigurering
|_|
|_|
54) innefatta utbildning av ca tio användare i samband med
leverans.
|_|
|_|
55) innefatta utbildning av ca fem användare i samband med
större förändringar/uppdateringar av systemet.
|_|
|_|
56) innefatta pris för komplett system enligt bilaga 3)
Prisbilaga.
|_|
|_|
Krav som utvärderasAnpassning och referenser
57) Systemet bör vara anpassat till och utprovat på svenska
universitet. Leverantören skall ange hur många universitet som har
systemet idag.
Ange antal:
0 – 100 poäng
58) Leverantören bör lämna referenser från fler än två
universitet där systemet är i drift. Ange namn på lärosäte och
kontaktperson enligt bilaga 2) Användarreferenser.
0 – 100 poäng
Funktionalitet
59) Leverantören bör beskriva hur krav 4) gällande delnätverk
uppfylls.
Beskriv lösning:
0 – 100 poäng
60) Systemet bör hantera uppladdning av foton.
Beskriv hur systemet hanterar detta:
0 – 20 poäng
61) Leverantören bör beskriva vilket stöd som systemet enligt
krav 46) erbjuder för stewardship-processen.
Beskriv:
0 – 60 poäng
Användarvänlighet
62) Leverantören bör beskriva hur krav 33) gällande
användarvänlighet uppfylls.
Beskriv:
0 – 100 poäng
63) Leverantören bör beskriva hur en hög aktivitetsnivå erhålls
i nätverket samt hur en ökning av aktivitet kan stimuleras.
Beskriv:
0 – 60 poäng
64) Leverantören bör kunna presentera hur systemet ska kunna
integreras med sociala medier, främst Facebook, LinkedIn och
Twitter.
Beskriv:
0 – 20 poäng
Kommersiella villkor
Ställda krav uppfylls
Ja
Nej
65) Anbudsgivare ombedes att kommentera föreslagna kommersiella
villkor i avsnitt 3, dessa kommer att vara en grund till kommande
avtal.
|_|
|_|
66) Anbudsgivare bör lämna förslag på SLA – Service Level
Agreement utgående från krav 52).
|_|
|_|
Kommersiella villkorAvtalshandlingar/Rangordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna
skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de
sinsemellan i följande ordning:
· Eventuella tillägg till avtalet
· Avtalet
· Eventuella bilagor till avtalet
· Förfrågningsunderlaget, daterat 2012-06-13
· Leverantörens anbud
Avtalstid
Avtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från
båda parters sida och fyra (4) år framåt. LiU har därefter
möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare två (2) + två (2)
år. Eventuell förlängning skall meddelas senast tre (3) månader
före avtalstidens utgång. Sådan förlängning skall ske
skriftligen.
Avtalets omfattning
Avtalet avser ett webbaserat system för hantering av alumni- och
fundraisingverksamhet vid Linköpings universitet.
Syftet är att hantera dels kontakter mellan alumnerna och dels
kontakter i båda riktningarna mellan universitetet och alumner.
Systemet skall också kunna hantera fundraisingkontakter som
huvudsakligen består av organisationer och företag, men till viss
del privatpersoner, samt hantera fundraisingprocessen från
identifierad potentiell givare till givarrelation.
Leverantören äger rätt att anlita underleverantör i enlighet med
bilaga 4) Förteckning Underleverantörer. Underleverantör skall
uppfylla de krav som LiU har ställt på leverantören samt ha
möjlighet att uppfylla sina åtaganden, såväl praktiskt som
ekonomiskt. Leverantören ansvarar för underleverantörs arbete så
som för sitt eget arbete.
Servicenivåavtal – Service Level Agreement (SLA)
Ett separat servicenivåavtal skall tas fram baserat på kraven i
förfrågningsunderlaget. Servicenivåavtalet läggs som bilaga till
detta avtal.
Underleverantörer
Mellan leverantören och underleverantör skall ett giltigt
samarbetsavtal finnas. Leverantör som anlitar underleverantörer
skall på LiU:s begäran kunna uppvisa ett giltigt
samarbetsavtal.
Leveranstid
Leveransdatum och leveranstidplan i enlighet med av LiU godkänd
projektplan.
Leveransgodkännande
För leveransgodkännande skall LiU utföra leveranskontroll.
Leveranskontrollperioden omfattar de 15 arbetsdagar som föregår
avtalad leveransdag. LiU ska godkänna systemet när det uppfyller
avtalad specifikation. Då inträffar effektiv leveransdag.
Om systemet under leveranskontrollperioden i något hänseende
avviker från avtalad specifikation, ska leverantören omgående rätta
avvikelsen. Därefter ska ny leveranskontrollperiod genomföras.
Pris
I enlighet med lämnat anbud.
Prisjustering
Leverantören har rätt att justera priserna högst en (1) gång per
år med början för år 2014. Prishöjning skall ske enligt förändring
av SCB:s konsumentprisindex (KPI) som redovisas månadsvis.
Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för apr
2012 = 315,49 med vilken jämförelse görs med indextalet för
april månad närmast före aktuell prisperiod. Den årliga
prisjusteringen beräknas efter förändringar i ovanstående index.
Prisförändringar mindre än +/- 2 % justeras ej. Eventuell begäran
om prisjusteringar skall vara LiU tillhanda senast en (1) månad
innan de förväntas träda ikraft.
Fakturering/följesedel & betalning
Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Expeditions‐
och/eller faktureringsavgift får ej tas ut.
Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen ostridig faktura
och godkänd leverans. Skulle tvist uppstå angående del av
fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven
tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå
dröjsmålsränta enligt räntelagen.
Vid LiU inkommer samtliga pappersfakturor till en central
adress, skannas in för att sedan distribueras ut i ett elektroniskt
flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är
tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot
skuggad/färgad bakgrund. Beställarreferens måste anges tydligt för
att fakturan skall kunna hanteras i det elektroniska flödet.
Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress,
märkt med referensnummer och beställarens namn.
Faktureringsadress:Linköpings universitetFakturasupport581 83
LinköpingExempel på referensens format: 1234 Nils Nilsson
Försäkring
Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och
vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring med betryggande
ansvarsbelopp med hänsyn till tjänstens art och omfattning. På
begäran av LiU skall leverantören förete kopia av gällande
försäkringsbrev.
Överlåtelse av avtal
Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan
skriftligt godkännande av motparten.
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig
handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda
parterna.
Information
Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana
förändringar som kan påverka verksamheten.
Kontaktpersoner
Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser
uppdraget under avtalsperioden.
KundLeverantör
Linköpings universitetLeverantör
Avdelningen för Forskningsfinansiering
och Alumni (FFA)
581 83 Linköping
Namn:Namn:
Telefon:Telefon:
e-post:e-post:
Force majeure
Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på
omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller
utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad,
bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om
strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören
själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd.
Ansvar vid fel eller brist
Om Leverantören brister i att utföra tjänsten enligt dessa
villkor, avtalad specifikation och tidsplan är Leverantören skyldig
att, efter reklamation från LiU, utan oskäligt uppehåll vidta
rättelse. Rättelse skall ske genom att Leverantören fullgör
tjänsten eller rättar felet/bristen, såsom tillämpligt. Sker inte
rättelse utan oskäligt uppehåll har LiU rätt till nedsättning av
den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses
motsvara felet/bristen.
Är bristen av väsentlig betydelse för LiU och har rättelse inte
skett inom trettio (30) dagar från det att LiU reklamerade
felet/bristen har LiU rätt att med omedelbar verkan säga upp
avtalet.
Rätten till resultat, intrång
LiU har samtliga rättigheter gentemot leverantören till den
information som lagras i systemet.
Säkerhet, sekretess
Part får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på annat
sätt återge uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att
betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller som i övrigt rör
motpartens interna förhållanden, i annan utsträckning än som
erfordras för tjänstens genomförande. Sekretesskyldigheten gäller
inte för sådan information som part kan visa har blivit känd för
honom på annat sätt än genom tillhandahållandet av tjänsten eller
som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller inte heller när
part är skyldig enligt lag att lämna ut uppgifter.
I de fall Leverantören ges tillgång till enligt Offentlighets-
och sekretesslagen (2009:400) skyddad information skall tillämpliga
bestämmelser i nämnda lag beaktas.
Leverantören skall följa LiU:s instruktioner angående behandling
av personuppgifter i enlighet med det ansvar lagen åligger företag
som hanterar annans personuppgifter i egenskap av
personuppgiftsbiträde. Ett separat Personuppgiftsbiträdesavtal
kommer att tecknas i samband med detta avtals tecknande.
Uppsägning och hävning
Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i
väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden
enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse.
Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter
att motparten har emottagit denna.
Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders
uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt
avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på
service och kvalitet.
LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om
Leverantören:
· är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning
eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina
betalningar eller är underkastad näringsförbud,
· är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation,
tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
· är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt
lagakraftvunnen dom,
· har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen
och den upphandlande enheten kan visa detta,
· inte har fullgjort sina åligganden avseende
socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det
land där upphandlingen sker.
Marknadsföring
Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i
marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i
reklam.
Tvist
Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i
första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av
svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de
prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande
inletts eller pågår.
