LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

TAFAKKUR ALAM

(TA)

IKATAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA

IKATAN KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA

2013

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Alloh SWT atas rahmat, petunjuk, dan kekuatan yang diberikan kepada kami dalam menjalankan amanah yang telah dipercayakan kepada kami sebagai panitia TA 2013. Selama lima bulan kami menjalankan amanah ini, menjalankan sebagaimana apa yang sudah menjadi tugas kami. Banyak sekali pengalaman dan pembelajaran yang telah kami peroleh yang semua itu menjadi sebuah wacana baru bagi hidup kami dan pendewasaan untuk menjadi lebih baik.

Tidak ada gading yang tak retak, begitupun selama kepanitiaan kami, banyak hal yang perlu kami evaluasi, pelajari, dan perbaiki untuk dapat memberikan yang terbaik. Laporan pertanggungjawaban ini memberikan gambaran umum akan amanah dan tugas yang telah kami lakukan selama dua bulan kepanitiaan. Laporan ini kami susun untuk memenuhi kewajiban kami, di sisi lain laporan ini juga dimaksudkan agar dapat menjadi bahan evaluasi kami, agar terus dapat belajar dan berusaha memberikan yang terbaik untuk Departemen Teknik Kimia dan juga sebagai bahan evaluasi dan pembelajaran bagi kepanitiaan selanjutnya.

Jakarta, Oktober 2013

Project Officer TA 2013

DAFTAR ISI

Sampul

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

PELAKSANAAN

LPJ KETUA PANITIA

LPJ BIDANG-BIDANG

1. Sekretaris2. Bendahara3. Danus4. Kepala Operasional

a. Acarab. Perlap c. K3d. Akomodasie. Konsumsi

5. Kepala HPDa. Desainb. Dokumentasi

PENCAPAIAN PARAMETER KEBERHASILAN

PENCAPAIAN SKILL

EVALUASI

PENUTUP

LAMPIRAN

A. Kesekretariatani. Struktur Kepanitiaanii. Database Panitiaiii. Timeline Kegiataniv. Notulensi dan Presensi Rapat

B. OperasionalC. Laporan KeuanganD. PublikasiE. Dokumentasi

PENDAHULUAN

A. Nama Kegiatan

Kegiatan ini diberi nama “Tafakkur Alam 2013” atau “TA 2013”.

B. Tujuan

Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai tempat pembelajaran dalam memahami segala hasil ciptaan Allah SWT dan wadah silahturahmi seluruh muslim DTK UI.

C. Bentuk

Bentuk kegiatan ini adalah serangkaian acara pre-event yang dilaksanakan dalam bentuk lomba fotografi serta puncak kegiatan menginap yang dilaksanakan 2 hari 1 malam, dimana seluruh anggota kepanitiaan adalah Mahasiswa muslim angkatan 2012. Acara tersebut diisi oleh serangkaian kegiatan yang menunjang tujuan serta sesuai dengan tema yang telah ada.

D. Perencanaan Sasaran

Sasaran dari kegiatan ini adalah seluruh warga muslim Departemen Teknik Kimia Universitas Inodnesia.

Alokasi Dana

Alokasi dana terlampir.

Alokasi Waktu

Perencanaan kegiatan pre-event TA 2013 dilaksanakan pada tanggal 13-18 September 2013 dan puncak acaranya dilaksanakan pada tanggal 20 – 21 September 2013.

Alokasi TempatKegiatan pre-event tidak membutuhkan tempat fisik serta puncak acara

dilaksanakan di Villa Jago, Bogor.

Alokasi SDMPanitia dan anggota ROKIM IMTK.

Parameter KeberhasilanTerlaksananya acara.

PELAKSANAAN

Sasaran

Sasaran dari kegiatan ini sesuai dengan perencanaan.

Dana

Rincian keuangan terlampir.

Waktu

Waktu pelaksanaan pre-event tetap l3 - 18 Mei 2103 dan puncak acaranya tetap dilaksanakan pada tanggal 20-22 September 2013.

Tempat

Kegiatan pre-event tidak membutuhkan tempat fisik serta puncak acara dilaksanakan di Villa Jago, Bogor.

SDMHanya terdapat sekitar 20 orang yang aktif berkontibusi dari seluruh total

panitia dan anggota ROKIM

Parameter KeberhasilanParamater keberhasilan sudah terlaksana seiring dengan terlaksananya TA

2013.

Lampiran Timeline Program Kerja

Rencana

Realita

LPJ KETUA PANITIA

o Pencapaian visi misi atau parameter pencapaian SC.

SC menetapkan parameter yaitu terlaksananya acara yang sudah terpenuhi TA DTK 2013 .

o Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap bidang selama kepanitiaan berjalan

Tugas utama PO adalah mengkoordinasikan seluruh bidang agar dapat bekerja dengan sinergis. PO mengadakan rapat koordinasi BPH secara kurang berkala. Frekuensi tertinggi rapat adalah H-1 bulan acara. PO juga terkadang memasuki rapat bidang dari bidang-bidang lain untuk memastikan seluruh persiapan acara mengalami progress dengan baik dan sesuai dengan tujuan acara di awal terbentuknya kepanitiaan. PO juga mengadakan rapat pleno yang diikuti oleh seluruh panitia untuk menyatukan visi dan mensosialisasikan progress setiap bidang agar seluruh panitia mengetahui progress bidang lain juga. Koordinasi antar BPH berjalan dengan cukup baik, walaupun terjadi beberapa miskomunikasi selama kepanitiaan berjalan, namun PO mengetahui dengan baik progress dari setiap bidang.

o Bagaimana kondisi koordinasi Ketua Panitia dengan setiap pihak-pihak diluar kepanitiaan selama kepanitiaan berjalan

PO kurang bersifat terbuka kepada warga DTK UI. Hal ini mengakibatkan PO kurang dikenal oleh warga DTK. Kerjasama yang dilakukan PO kepada pihak non-Panitia adalah sebatas perizinan administrasi.

LPJ BIDANG-BIDANG

A. Sekretaris

1. Deskripsi KerjaSekretaris merupakan bidang yang menaungi tugas-tugas kesekretariatan pada

kepanitiaan Tafakur Alam 2013 ini. Bidang sekretaris seperti kesekretariatan pada umumnya memiliki tugas untuk membuat surat, mencatat surat yang keluar dan masuk, membuat notulensi rapat, mencatat kehadiran saat pleno, dan membuat timeline kegiatan. Selain itu, bidang kestari juga bertanggung jawab untuk membantu Project Officer dalam pembuatan timeline keseluruhan bidang dan laporan pertanggungjawaban kegiatan Tafakur Alam 2013 ini.

2. Gambaran Umum

o Koordinasi antar BPHSekretaris memiliki Sekretaris Umum yaitu Gandhi Alamsyah dan tidak

memiliki Wakil Sekretaris Umum ataupun staff. Oleh karenanya seluruh Job Description dari bidang kesektetariatan dipegang oleh satu orang saja.

o Koordinasi antara BPH dengan BPSekretaris tidak memiliki staff.

o Analisis SWOT BidangAnalisis SWOT kestari, dimulai dari Strength, yaitu datang pada setiap rapat

dan dapat menangani seluruh kegiatan surat-menyurat di Tafakur Alam ini. Weakness-nya antara lain adalah kurangnya sumber daya manusia sehingga sempat sulit menyelesaikan tugas-tugas. Opportunitynya yaitu waktu luang yang dimiliki oleh Sekretaris Umum di awal kepanitian sehingga dapat datang di setiap rapat Pleno.. Threatnya yaitu miskomunikasi antar BPH TA sehingga ada beberapa kendala yang dihadapi menjelang hari H

3. Perencanaana) Mendata staf-staf seluruh bidang dan plotting staf bersama BPH yan lainb) Membuat notulensi tiap rapat BPH dan plenoc) Menjaga timeline utamad) Membuat surat e) Mencatat surat masuk dan keluar f) Membuat presensi untuk pleno

4. Pelaksanaan a) Mengeplot staf agar merata dan membut database stafb) Meng-upload tiap notulensi ke grup Tafakur Alamc) Membagi penjagaan timeline antara sekum dan wasekumd) Melakukan hubungan dengan Kestari IMTK terkait permohonan pembuatan surat

Kendala

1) Penjagaan timeline tidak terlalu baik 2) Terdapat kesalahpahaman dengan BPH lain terkait persiapan TA sebelum hari-

H

3) Terjadi kesalahan dalam pengiriman dan pemberitahuan kegaiatan Tafakkur Alam ini dengan pihak eksternal.

Solusi1) Memberikan arahan yang sejelas-jelasnya kepada BPH yang lain terkait

timeline yang telah disepakati dan batasan-batasan yang berlaku 2) Membangun komunikasi yang baik antara sesama BPH Tafakkur Alam agar

timbul rasa saling menghormati dan saliing menjaga acara Tafakkur Alam dari sebelum sampai sesudah acara Tafakkur Alam

3) Meningkatkan transfer wawasan dengan panitia Tafakkur Alam tahun lalu agar hal-hal yang sangat krusial tidak terjadi ke depannya.

B. Bendahara

1. Deskripsi KerjaBendahara merupakan bidang yang langsung bertanggung jawab kepada

Project Officer. Bendahara bertugas dalam merangkum dan merincikan rancangan anggaran tiap-tiap bidang untuk memberikan gambaran uang yang dibutuhkan untuk acara. Dalam pelaksanaanya bendahara mengatur aliran dana dari hasil dana usaha untuk dapat dipergunakan tiap-tiap bidang dan mencatat semua pemasukan dan pengeluaran yang dilakukan baik sebelum, sesudah maupun selama acara berlangsung.

2. Gambaran Umum

o Koordinasi antar BPHBendahara Tafakkur Alam 2013 terdiri dari satu orang. Bendahara yang

bertugas merangkum dan merincikan rancangan anggaran biaya meminta kepada tiap-tiap kepala bidang untuk merincikan apa saja yang dibutuhkan dari tiap-tiap bidang beserta perkiraan biayanya. Bendahara menerima uang langsung dari bidang dana usaha yang nantinya uang tersebut dipergunakan untuk bidang-bidang yang membutuhkan dana. Pemasukan, pengeluaran yang dilakukan akan dicatat oleh bendahara dengan menyertakan tanda-tangan penerima dan penmberi uang tersebut. Dalam pencairan dana perlunya menyertakan kwitansi/bon sehingga ada bukti dalam pengeluaran dana.

Dalam kerjanya, bendahara bertanggung jawab langsung terhadap Project Officer. Bendahara berkoordinasi dengan kepala bidang lain dalam penentuan rancangan anggaran biaya serta dalam proses pencairan dana, karena dana untuk kegiatan hanya dikeluarkan oleh bendahara.

o Koordinasi antara BPH dengan BPBendahara tidak memiliki staff.

o Analisis SWOT BidangBendahara yang memiliki peran penting dalam keuangan memiliki

strength yakni menghimpun dana-dana baik internal dan eksternal sehingga sumber dana menjadi jelas, penggunaan dana sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh setiap bidang. Weakness catatan kurang lengkap, koordinasi yang kurang dengan beberapa bidang. Sedangkan opportunity yaitu tim danus yang cekatan adapun threat bendahara adalah kwitansi yang tidak sesuai format.

3. PerencanaanBendahara melakukan pembuatan anggaran kasar untuk setiap bidang yang hasil nyatanya akan disesuaikan di akhir acara, bendahara selalu standby ketika bidang membutuhkan dana, bendahara menghimpun dana masuk dan dana keluar setelah melakukan transaksi.

4. Pelaksanaan1. Berkerjasama dengan bidang dana usaha dalam pengelolaan uang yang telah

didapatkan untuk acara.2. Berkerjasama dengan bidang dana usaha dalam mengelola keuangan yang telah

didapatkan. 3. Mencatat semua pemasukan, pengeluaran sebelum, sesudah dan selama acara.4. Merincikan pengeluaran dari tiap-tiap bidang.5. Membuat Laporan Pertanggungjawaban Keuangan.

Kendala1. Adanya ketidaksesuaian pengeluaran bidang dengan anggaran yang diberikan

sehingga menyebabkan panitia harus memikirkan kembali anggaran dana yang akan dikeluarkan.

2. Kurang tegasnya bendahara dalam mengelola rancangan anggaran sehingga ada beberapa anggaran yang tidak terperhitungkan.

3. Ada beberapa bidang yang dalam melakukan pengeluaran tidak memiliki bon/kwitansi.

Solusi1. Meningkatkan koordinasi dengan bidang-bidang lain.2. Dalam penentuan rancanggan anggaran biaya harus benar-benar di telaah

sehingga rancangan anggaran dapat berfungsi pada semestinya.3. Menyiapkan kwitansi sendiri untuk beberapa pengeluaran yang tidak

memungkinkan terdapat bon.

C. Danus

1. Deskripsi KerjaDanus atau dana usaha merupakan salah satu bidang yang bertanggung jawab

terhadap usaha pencarian dana dalam kegiatan Tafakkur Alam 2013 kali ini. Bidang danus ini dibawahi langsung oleh bendahara umum. Deskripsi tugas dari bidang danus ini ialah melaksanakan berbagai usaha dalam pencarian dana yang akan digunakan untuk keberlangsungan acara Tafakkur Alam 2013 ini.

2. Gambaran UmumBidang Danus memiliki seorang staf yaitu Nurul Azizah. Dalam pencarian

dana, bidang danus memiliki beberapa strategi, yaitu 1) Jual Makanan (terlaksana)

Strategi ini memiliki sasaran targetan waktu dan tempat, yaitu setiap harinya di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Indonesia selama bulan waktu perkuliahan dimulai. Selain secara rutin, strategi jualan makanan ini juga dilakukan secara momentual yaitu jika terdapat event tertentu yang memungkinkan untuk dilaksanakan kegiatan jualan makanan. Penanggung jawab dari strategi ini adalah Dwini Normayulisa Putri.

2) Jual Jilbab (terlaksana)Strategi ini merupakan proyek kerjasama dengan bidang keuangan Rokim, yaitu menjual jilbab sejak terbentuk kepanitiaan hingga acara Tafakkur Alam terlaksana. Penanggung Jawab dari strategi ini adalah Dwini Normayulisa Putri

3) Menonton acara TV (terlaksana)

Strategi ini memiliki sasaran targetan pada acara-acara TV yang berpeluang untuk didaftarkan. Penanggung jawab dari strategi ini adalah Nurul Azizah.

4) Kaos Tausiyah (tidak terlaksana)Strategi ini memiliki sasaran target pembeli yaitu seluruh warga muslim DTK UI. Namun, karena berbagai kendala yang terjadi sehingga strategi penjualan kaos ini tidak terlaksana. Penanggung jawab dari strategi ini adalah Nurul Azizah.

5) Donasi Alumni (terlaksana)

Strategi ini memiliki sasaran target yaitu alumni muslim DTK UI yang dahulu pernah aktif di Rokim. Dalam menjaring donasi ini, dilakukan dengan cara menghubungi alumni tersebut, baik secara pribadi maupun melalui perwakilan dari tiap angkatan. Penjaringan donasi ini dilakukan kepada alumni angkatan 2008 dan 2009. Penanggung Jawab strategi ini yaitu Dwini Normayulisa Putri

o Koordinasi antar BPH

Bidang Danus atau Dana Usaha merupakan salah satu bidang yang diharuskan untuk memiliki koordinasi yang baik dengan bidang yang lainnya. Danus secara langsung berkoordinasi dengan Project Officer (PO) dan bendahara umum serta secara tidak langsung berkoordinasi dengan bidang lainnya karena setiap bidangnya membutuhkan dana sesuai dengan anggaran yang telah dibuat oleh masing-masing bidang.

o Koordinasi BPH dengan BP

Dalam bidang danus, koordinasi dengan BP dilakukan dengan saling membagi tanggung jawab terhadap strategi pencarian dana yang telah ditentukan. Pembagian strategi ini dipegang oleh PJ dan PJ bertanggung jawab terhadap Kabid Danus. Agar terciptanya suasana yang kondusif dalam bidang ini tentunya harus dibangun koordinasi yang baik dengan staf bidang danus ini. Jika terdapat

kesulitan ataupun hambatan yang terjadi setiap PJ maupun BP dapat dengan bebas mengeluarkan pendapatnya dan dicari solusi terbaiknya bersama.

o Analisis SWOT bidang

Strength yang dimiliki bidang danus adalah memiliki PJ yang dapat bertanggung jawab terhadap joblist yang telah diberikan berdasarkan strategi pencarian dana yang telah disepakati. Weakness yang dimiliki bidang danus adalah kurangnya SDM dari bidang danus itu sendiri dan lemahnya pengontrolan perkembangan terhadap kerja bidang danus. Opportunity nya yaitu cukup banyak panitia dari bidang lain yang membantu pelaksanaan strategi danus yang telah direncanakan. Threat nya adalah waktu yang relative singkat untuk mengefektifkan seluruh strategi pencarian dana.

3. Perencanaan1) Membuat joblist untuk bidang Dana Usaha2) Membuat strategi-strategi dalam pencarian dana3) Membuat perencanaan waktu untuk bidang danus dalam menjalankan strategi-

strategi danus.4) Melakukan koordinasi dengan staff agar dapat dilihat perkembangan strategi yang

telah dilakukan.5) Melakukan evaluasi

4. Pelaksanaan1) Hampir semua strategi terlaksana dan berjalan dengan baik. Namun, ada salah

satu strategi yang tidak terlaksana yaitu Kaos Tausiyah. Hal ini dikarenakan banyak kendala yang dihadapi diantaranya tidak mendapatkan vendor yang sesuai dengan yang telah direncanakan.

2) Pada awal kepanitiaan, strategi danus yang terlaksana hanya jualan jilbab, karena strategi lain yang telah direncanakan belum dapat berjalan efektif di awal-awal kepanitiaan ini.

3) Pelaksanaan strategi jualan makanan, baru dapat dilakukan secara efektif di 3 minggu terakhir sebelum pelaksanaan Tafakkur Alam.

4) Pelaksanaan strategi donasi alumni baru dapat terlaksana di 2 pekan terakhir sebelum pelaksanaan Tafakkur Alam.

5) Total dana usaha: Rp 3.886.500,-

D. Kepala Operasional

1. Deskripsi KerjaKepala operasional bertanggung jawab terhadap Project Officer. Kepala

operasional berfungsi untuk memimpin jaalnnya acara selama hari pelaksanaan kegiatan. Kepala operasional membawahi bidang acara, perlengkapan, k3, konsumsi, akomodasi. Fungsi kepala operasional selain itu adalah sebagai kordinator lapangan yang memimpin dan menentukan kegiatan ketika acara berlangsung

2. Gambaran Umum

o Koordinasi antar BPHKepala operasional berkoordinasi langsung kepada project officer. Ketika di

hari-H operasional kepala operasional yang menetukan jalannya acara seperti kapan waktu makan, waktu pulang, waktu games dan sebagainya.

o Koordinasi BPH dengan BPKepala operasional tidak memiliki badan pengurus

o Analisis SWOT Kepala operasionalKekuatan kepala operasional adalah total melaksanakan kegiatan ketika hari-H

dan terjun langsung apabila ada setiap masalah dalam kegiatan. Kekurangan adalah kurangnya pengotrolan persiapan sehingga ada beberapa acara yang batal sehingga terjadi miskordinasi dengan pembiacara yang berefek ketidakhadiran dari pembicara dan juga masih sering tidak datang rapat. Opportunity nya ialah ketika di hari operasional bidang bidang dapat dengan mudah diajak bekerja sama sehingga acara dapat berjalan lancer dengan beberapa evaluasi. Hambatan dari kepala operasional ialah tidak bisa datang awal waktu karena harus menjemput pembicara

3. Perencanaan1) Mengikuti rapat pleno.2) Melakukan dan mengajak teman-teman yang lain untuk mengikuti kegiatan

tafakur alam3) Memastikan kematangan persiapan untuk hari-H4) Turut memfasilitasi bidang-bidang terkait jika membutuhkan bantuan, seperti

transport pembicara5) Memimpin jalannya keseluruhan acara

4. Pelaksanaan Kendala

1. Kurangnya koordinasi antara kepala operasional dan acara sehingga ada pembicara yag tidak bisa hadir

2. Kepala operasional datang terlambat dikarenakan harus menjemput pembicara dahulu.

3. Fungsi kepala operasional baru dijalanakan dengan baik ketika sudah melakukan acara tracking di sore hari. Ketika siang hari fungsi dari kepala operasional belum terlihat.

4. Banyak acara yang terlambat dan diganti ketika hari-H

Solusi1. Harus sering berkordinasi dengan segala bidang agar tidak terjadi

miskomunikasi2. Mengontrol setiap persiapan dari setiap bidang3. Menghadiri setiap rapat agar persiapan terpantau secara maksimal4. Fungsi pengontrolan harus bisa lebih ditingkatkan5. Memperkirakan setiap kegiatan dengan detail

a. Acara

i. Deskripsi KerjaBidang Acara di Tafakur Alam 2013 adalah bidang yang mengatur

seluruh jalannya Acara di kegiatan Tafakur Alam 2013. Tugas utama Bidang Acara adalah membuat, mengatur, dan menjalankan berbagai acara agar seluruh nilai-nilai yang ingin ditanamkan kepada peserta Tafakur Alam Departemen Teknik Kimia 2013 ini dapat diterapkan dengan baik.

ii. Gambaran UmumBidang Acara Tafakur Alam 2013 terdiri dari satu penanggung

jawab bidang yaitu Ramadhan Iskandar dan staf sejumlah empat orang yang terdiri dari Claudia Harfian, Haqqyana, Maylina Chandra, dan Shabrina Zahra

Acara Tafakur Alam ini mengambil tema “Perjalanan”. Penggunaan tema tersebut berkenaan dengan nilai-nilai yang ingin ditanamkan kepada peserta-peserta acara Tafakur Alam ini. Oleh karena itu, bidang acara, membuat rangkaian acara yang diharapkan dapat memuat dan menyalurkan nilai-nilai tersebut kepada para peserta.

Dalam pelaksanakannya, bidang ini membutuhkan staff yang mempunyai komitmen tinggi. Perekrutan staff dilakukan dengan sistem open recruitment. Kemudian, pengusulan ide merupakan diskusi mengenai konsep acara Tafakur Alam 2013 yang akan diadakan. Penentuan acara berarti fiksasi ide yang telah diutarakan. Penentuan tempat, penyediaan alat, dan penentuan anggaran merupakan kesatuan yang mendukung jalannya acara agar dapat berjalan dengan maksimal. Pada akhirnya, seluruh tahap persiapan dan perencanaan acara dirangkai dalam susunan acara.

o Koordinasi antar BPH

Koordinasi dengan BPH lain sudah cukup baik namun terkadang terdapat beberapa miskomunikasi seperti hari dibutuhkan perlengkapan dan list perlengkapan yang dibutuhkan oleh acara dan bidang siapa yang mempersiapkan apakah acara atau perlengkapan.

o Koordinasi BPH dengan BP

Koordinasi antar BPH dengan PJ tiap sub bidang berjalan dengan baik, namun koordinasi dengan keseluruhan BP tidak berjalan dengan baik sehingga beberapa BP tidak mengetahui perkembangan bidang acara.

o Analisis SWOT bidang

Bidang acara mempunyai strength dimana bidang ini punya banyak ide-ide kreatif untuk diaplikasikan pada Tafakur Alam 2013 sehingga rangkaian acara Tafakur Alam menjadi menarik, lalu setiap penanggung jawab sub acara memiliki loyalitas yang

cukup tinggi terhadap setiap bagian acara. Weaknessnya, koordinasi antar intern bidang baik dari pj maupun staf tidak berjalan dengan baik sehingga banyak informasi yang tidak diketahui beberapa staf acara, beberapa staf acara yang sibuk dengan kepanitiaan lain. Opportunitynya, keikutsertaan angkatan mahasiswa baru dalam acara ini dapat menambah poin kebersamaan dan pengenalan bagi mahasiswa baru tersebut. Threatnya adalah cuaca yang tidak mendukung sehingga beberapa acara harus menggunakan acara alternatif serta kejadian tidak terduga lainnya akibat miskomunikasi yang terjadi diantara para BPH Tafakur Alam.

iii. Perencanaan1) Perekrutan staff acara2) Pengusulan ide3) Penentuan acara, 4) Penentuan tempat acara, 5) Penyediaan alat acara, 6) Penentuan anggaran,7) Perangkaian acara.

iv. Pelaksanaan1) Melaksanakan perekrutan staff dengan system “open recruitment”.

Berdasarkan open recruitment ada sebanyak empat orang yang mendaftar sebagai staff acara.

2) Melaksanakan rapat bidang acara.Dalam rapat bidang acara dilakukan pembahasan mengenai seluruh komponen acara Tafakur Alam 2013. Mulai dari penentuan acara, penyusunan games, hingga penyusunan rundown. Rapat bidang acara dilaksanakan rutin setiap minggu.

3) Melakukan percobaan acara yang telah dibuat. Agar pelaksanaan acara dapat dipastikan berjalan dengan baik, perlu

dilakukan percobaan terhadap setiap komponen acara. Dalam hal ini, staff akan mencoba melaksanakan acara yang telah disusun sebelum menjalankan Tafakur Alam 2013.

4) Menentukan pengisi acara.Penentuan pengisi acara dilakukan dengan diskusi antar staff acara. Setiap pengisi acara yang terpilih akan dihubungi oleh pihak bidang acara dan diberi Term of Reference terkait materi yang akan disampaikan.

5) Menyediakan alat dan bahan penunjang acara.Dalam melaksanakan acara, dibutuhkan berbagai alat dan bahan penunjang. Untuk itu setiap keperluan yang dibutuhkan akan dibahas dan di catat. Alat dan bahan yang telah ditentukan selanjutnya diberikan kepada bidang perlengkapan untuk diadakan.

6) Memberikan informasi acara Tafakur Alam 2013 kepada seluruh mahasiswa muslim Departemen Teknik Kimia melalui berbagai media publikasi.

Agar setiap angkatan mengetahui acara Tafakur Alam 2013, bidang acara akan berkoordinasi dengan bidang publikasi agar acara yang

telah disusun dan dirangkai dipublikasikan kepada semua mahasiswa muslim DTK.

7) Menjalankan acara.Pada hari dilaksanakannya event Tafakur Alam 2013, bidang acara akan memegang kendali jalannya acara.

Kendala Ketersediaan dana yang terbatas membuat beberapa ide untuk

konsep acara tafakur alam menjadi tidak bisa direalisasikan. Kepadatan agenda beberapa staff bidang acara Tafakur Alam

DTK 2013 membuat koordinasi dan perkembangan dari bidang acara menjadi sedikit terhambat.

Ketersediaan SDM bidang acara yang kurang dari jumlah yang semestinya membuat perkembangan bidang acara menjadi terhambat.

Solusi Mempersiapkan dana untuk acara lebih awal dan lebih

maksimal. Penentuan ide konsep acara yang menggunakan dana

seminimal mungkin, tetapi tetap mencakup tujuan yang dimaksud dari acara tersebut.

Menambah SDM bidang acara guna mengurangi beban yang ditanggung oleh setiap staff bidang acara.

b. Perlengkapan

i. Deskripsi UmumTugas utama dari bidang Perlengkapan adalah untuk memastikan

segala sarana dan prasarana yang dibutuhkan tersedia saat acara berlangsung untuk setiap bidang yang terkait.

ii. Gambaran Umum

o Koordinasi antar BPHPerlengkapan berperan sebagai penyedia peralatan atau

perlengkapan setiap bidang untuk berjalannya acara. Untuk itu diperlukan koordinasi lebih dengan bidang seperti Acara dan Konsumsi. Disamping itu, PO juga mendapat laporan perkembangan dari perlengkapan yang dibutuhkan. Kebutuhan dana juga diajukan kepada bendahara.

o Koordinasi BPH dengan BPDalam bidang perlengkapan, setiap BP dibagi untuk

berkoordinasi dengan bidang tertentu agar tidak tersentralisasi kepada ketua bidang. Dalam penyediaan, pembelian, dan pencatatan barang pun juga dibagi per jenis barang untuk memudahkan pekerjaan serta lebih fokus.

o Analisis SWOT bidang

Kekuatan dari bidang perlengkapan adalah memiliki beberapa BP yang cukup mengetahui tentang tempat membeli beberapa perlengkapan dan beberapa yang cukup fleksibel sehingga membantu dalam koordinasi. Kelemahan dari bidang perlengkapan adalah manajemen waktu dari BPH dan BP bersangkutan seringkali bentrok sehingga agak menghambat kinerja bidang. Opportunity dari bidang perlengkapan adalah waktu yang dimiliki untuk mencari serta membeli atau menyediakan barang cukup banyak apabila timeline terpenuhi dengan baik. Hambatan dari bidang perlengkapan adalah ketergantungan dengan bidang lain yang terkait operasional, karena perlengkapan tidak dapat bekerja apabila belum mendapat list barang dari bidang terkait tersebut.

iii. Perencanaana. Membuat timeline mengenai deadline list barang serta alokasi

waktu pencarian barangb. Membuat list barang untuk memudahkan perbendaharaan barangc. Membagi pekerjaan dengan membuat PJ-PJ diantara BPd. Menjadwalkan belanja atau pencarian barang setelah list diketahuie. Memastikan semua barang dibawa, dipasang, dan dikembalikan

sesuai list barang dan bidang yang memintanya

iv. Pelaksanaan

Kendalaa) Waktu pengumpulan list barang tidak sesuai timeline sehingga

menghambat kinerja bidang perlengkapanb) Kurangnya rencana alternatif apabila ada beberapa masalah

mendadak.c) Kurangnya koordinasi bidang sehingga menghambat kinerja

Solusia. Selalu follow-up kepada setiap bidang terkait mengenai timeline

pengumpulan dan apabila sudah terlalu lambat, dibuat aturan mengenai konsekuensi

b. Membuat rencana dan sumber alternative lebih dari 2 untuk berjaga-jaga apabila rencana dan sumber utama mengalami kendala

c. Melakukan perencanaan dan pendekatan yang lebih baik agar semangat dan kinerja bidang dapat lebih baik dan terkoordinasi

c. K3

i. Deskripsi Kerja

Bidang K3 bertanggungjawab atas keamanan dan kesehatan para peserta dan panitia Tafakur Alam 2013, dan kebersihan tempat berlangsungnya kegiatan (villa) selama kegiatan berlangsung. Bidang K3 terbagi atas 3 subbidang, yaitu keamanan, kebersihan, dan kesehatan. Subbidang keamanan bertanggungjawab atas keamanan dari barang-barang milik peserta, maupun alat-alat dan benda-benda yang

digunakan saat kegiatan berlangsung. Subbidang kebersihan bertanggungjawab dalam menjaga kebersihan villa penginapan sebelum dan sesudah kegiatan berlangsung. Untuk mencegah peserta membuang sampah sebarangan, anggota subbidang kebersihan menyediakan trashbag di tempat-tempat yang mudah dijangkau. Subbidang kesehatan bertanggungjawab dalam hal kesehatan peserta atau pun panitia secara keselutuhan. Untuk menjalankan tugasnya tersebut, panitia kesehatan menyediakan kotak P3K berisi obat-obatan yang biasanya digunakan untuk menangani cidera ringan (prosedur). Kotak P3K juga dibawa pada saat kegiatan tracking untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.

ii. Gambaran UmumDalam kepanitiaan Tafakur Alam 2013, bidang K3 diketuai oleh

Alif Nuzulul Hidayat (TK’12). Bidang K3 memiliki 3 anggota, dimana ketiga orang tersebut berlaku sebagai penanggung jawab di tiga subbidang dalam K3. Ketiga orang tersebut adalah Lucia Purwanti (TB ’12) sebagai penanggung jawab bidang kesehatan, Uswatun Nur Khasanah (TK ’12) sebagai penanggung jawab bidang kebersihan, dan David Wibawa Aji (TK ’12) berlaku sebagai penanggung jawab bidang keamanan

o Koordinasi antar BPHDalam kepanitiaan Tafakur Alam 2013, terdapat badan

pengurus harian (BPH) yang mengurus teknis umum kepanitiaan beserta hal-hal lainnya yang menyangkut isi acara. Para BPH cukup berperan aktif dalam membantu bidang K3, terutama dalam memeberikan detail acara secara jelas sehingga bidang K3 dapat dengan lebih mudah dalam mengatur keamanan dan juga dapat lebih siaga dalam hal menyediakan pengobatan bagi para peserta yang membutuhkan.

o Koordinasi antara BPH dengan BPSebelum acara Tafakur Alam 2013 dimulai, anggota-anggota

bidang K3 aktif menjalankan komunikasi dengan PJ. Hal tersebut dilakukan untuk melaksanakan perencanaan keamanan saat kegiatan berlangsung, serta perencanaan mengenai cara-cara yang dilakukan untuk menangani masalah kebersihan tempat berlangsungnya acara. Selain itu, yang terpenting adalah mengenai penyediaan kotak P3K untuk hari H. Untuk menyediakan kotak P3K, BPH aktif melakukan komunikasi dan koordinasi dengan BP sehingga kotak P3K dapat tersedia lebih awal sebelum acara berlangsung. Secara umum, dapat dikatakan bahwa telah terjadi koordinasi yang cukup baik antara BPH dan BP, terutama dalam bidang K3.

o Analisis SWOT Bidang

Kelebihan dari bidang K3 adalah, memiliki anggota-anggota yang aktif berkomunikasi dan tanggap dalam menjalankan tugas yang diberikan. Kekurangan dari bidang ini adalah tidak adanya

anggota yang dapat hadir saat acara berlangsung, sehingga tanggung jawab K3 sepenuhnya berada pada PJ K3. Opportunity dari bidang ini adalah tersedianya banyak link untuk dapat meminjam barang, contohnya kotak P3K, sehingga dapat menghemat pengeluaran. Ancaman dalam bidang K3 adalah kurangnya keinginan dan komitmen para anggota untuk dapat hadir dalam acara, sehingga tugas-tugas yang seharusnya dijalankan oleh mereka terpaksa tanggung jawabnya dilimpahkan kepada PJ.

iii. Perencanaan1. PJ K3 berkoordinasi dengan KaOps dalam memimpin bidang K32. PJ K3 membagi anggota menjadi tiga bagian dalam subbidang, dan

menentukan Penanggungjawab masing-masingnya.3. Bidang K3 berkoordinasi dengan bidang Perlengkapan, acara, dan

konsumsi untuk memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan pada hari H.

4. Subbidang keamanan membuat tata-tertib kegiatan.5. Subbidang kebersihan menyediakan trashbag.6. Subbidang kesehatan menyiapkan obat-obatan umum dan

meminjam kotak P3K.

iv. Pelaksanaan 1. Subbidang kebersihan berkoordinasi dengan bidang perlengkapan

dalam pemenuhan kebutuhannya. Pada hari H, bidang kebersihan menyediakan trashbag yang jumlahnya cukup untuk menampung sampah yang dihasilkan selama acara.

2. Subbidang kesehatan mempersiapkan obat-obatan yang diperlukan selama kegiatan berlangsung. Anggota meminjam kotak P3K dari panitia MADK 2013, Khanza Zahrani TB ’12.

3. Ada beberapa orang yang mengalami luka ringan saat bermain games, dan mengalami gangguan pada beberapa bagian tubuhnya. Untuk mengatasi itu, orang-orang tersebut diberikan obat-obatan yang berasal kotak P3K.

4. Subbidang keamanan menjaga barang-barang peserta dan mengunci pintu-pintu kamar saat melaksanakan kegiatan tracking agar barang-barang peserta yang disimpan di dalamnya tetap terjaga

d. Akomodasi

i. Deskripsi KerjaTugas utama dari bidang Akomodasi adalah untuk mempersiapkan

tempat dan transportasi yang akan digunakan peserta agar acara dapat berlangsung dengan baik.

ii. Gambaran Umum

o Koordinasi antar BPHKoordinasi antar BPH ini sangat penting maka dari itu

diadakan rapat antar BPH agar tiap BPH mengetahui progress

dari masing-masing bidang pada acara Tafakur Alam. Pada rapat ini sering dibahas permasalahan dari masing-masing bidang serta dicari solusi bersama. Untuk akomodasi sendiri lebih sering menunggu kepastian dari panitia acara agar tempat dan transportasi yang disiapkan bisa sesuai harapan.

o Koordinasi BPH dengan BPSetiap BP dibagi tugas untuk bekerja, baik saat hari

pelaksanaan maupun saat masih pra-acara. Dalam survey tempat maupun transport hanya dialkukan oleh beberapa BP sesuai dengan tugas masing-masing. Progress dari tugas-tugas BP dialporkan pada rapat koordinasi. Rapat diadakan secara fleksibel sesuai kesepakatan BPH dan BP.

o Analisis SWOT bidangKekuatan dari bidang akomodasi adalah memiliki BP yang

tidak terlalu banyak sehingga koordinasi dapat dengan mudah dilakukan sesuai dengan informasi baru yang didapatkan. Kelemahan dari bidang ini adalah perbedaan waktu luang dari BPH dan BP bersangkutan seringkali berbeda sehingga agak menghambat kinerja bidang namun hal itu dapat diatasi dengan rapat yang fleksibel. Opportunity dari bidang akomodasi adalah ketersediaan motor untuk mobilisasi survey, juga waktu yang dimiliki untuk mencari lokasi dan menyediakan transport relative panjang sehingga BPH dan BP tidak terlalu sibuk. Hambatan dari bidang akomodasi adalah ketergantungan dengan panitia lain khususnya acara, juga dengan panitia danus mengenai dana.

iii. Perencanaana. Mencarikan tempat / lokasi acara Tafakur Alam 2013 yang sesuai

dengan rancangan panitia acara khususnya. b. Melakukan survey tempat / lokasi sebanyak 2 kali.

c. Mencari dan melakukan survey transportasi yang akan digunakan untuk acara.

d. Mendata panitia yang bersedia membawa kendaraan untuk membantu mobilitas panitia di lokasi.

e. Bersedia menyempatkan waktu untuk kepanitiaan.

f. Melakukan koordinasi dengan bidang lain dari kepanitiaan Tafakur Alam 2013

iv. Pelaksanaan Kendala

a. Terjadinya kesalahan estimasi waktu perjalanan karena adanya sedikit kemacetan.

Solusi

a. Melakukan penyesuaian estimasi waktu untuk setiap kegiatan dari rangkaian acara Tafakur Alam oleh bidang acara.

e. Konsumsi

i. Deskripsi KerjaBidang konsumsi adalah bidang yang dibawahi oleh kepala

operasional pada kepanitiaan Tafakur Alam 2013 yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan konsumsi (makanan dan minuman) selama diselenggarakan acara Tafakur Alam 2013. Selain memenuhi kebutuhan konsumsi, bidang konsumsi juga menentukan besarnya anggaran minimum yang harus dikeluarkan bidang konsumsi, membuat daftar perlengkapan yang dibutuhkan bidang konsumsi, memesan makanan dan memastikan makanan sudah siap saat agenda makan akan berlangsung.

ii. Gambaran UmumBidang konsumsi memiliki satu orang staff. Jumlah staff yang

hanya satu memang sudah direncanakan. Hal yang diharapkan dari keputusan tersebut adalah kualitas bukan hanya kuantitas. Selain itu, kedekatan antara staff dengan PJ diharapkan dapat menunjang pekerjaan bidang konsumsi menjadi lebih efektif. Hal ini dikarenakan pekerjaan bidang konsumsi untuk menentukan jenis penyediaan konsumsi (dengan cattering atau memasak sendiri) dengan memikirkan kelebihan dan kekurangan masing-masing jenis. Selanjutnya, bidang konsumsi melakukan pemesanan dan pembelian makanan kebutuhan acara.

o Koordinasi antar BPHKoordinasi antar BPH ini sangat penting maka dari itu

diadakan rapat antar BPH agar tiap BPH mengetahui progress dari masing-masing bidang pada acara Tafakur Alam. Pada rapat ini sering dibahas permasalahan dari masing-masing bidang serta dicari solusi bersama. Untuk konsumsi sendiri lebih sering menunggu kepastian dari panitia acara agar konsumsi sesuai dengan partisipan.

o Koordinasi BPH dengan BPBP diberi tugas untuk bekerja, baik saat hari pelaksanaan

maupun saat masih pra-acara. Progress dari tugas-tugas BP dialporkan pada rapat koordinasi. Rapat diadakan secara fleksibel sesuai kesepakatan BPH dan BP.

o Analisis SWOT bidangKekuatan dari bidang konsumsi adalah memiliki BP yang

tidak terlalu banyak sehingga koordinasi dapat dengan mudah dilakukan sesuai dengan informasi baru yang didapatkan. Kelemahan dari bidang ini adalah perbedaan waktu luang dari

BPH dan BP bersangkutan seringkali berbeda sehingga agak menghambat kinerja bidang namun hal itu dapat diatasi dengan rapat yang fleksibel. Opportunity dari bidang konsumsi adalah ketersediaan konsumsi dari villa. Hambatan dari bidang konsumsi adalah miskomunikasi dengan bidang acara terkait kepulangan sehingga konsumsi untuk hari kedua belum disiapkan.

iii. Perencanaan1. Persiapan dimulai 1 (satu) bulan sebelum acara Tafakur Alam

2013 dilaksanakan.2. Pada persiapan tersebut PJ dan staff melakukan rapat internal

bidang sebanyak 1-2 kali serta pleno sebanyak 3-4 kali untuk menentukan jenis penyediaan makanan, mempertimbangkan jenis penyediaan makanan dengan anggaran minimal yang diberikan, mempertimbangkan jenis penyediaan makanan dengan kelebihan dan kekurangan pada masing-masing jenis, memutuskan jenis penyediaan makanan yang akan diberlakukan pada acara Tafakur Alam 2013, pembagian tugas antara staff dengan PJ dalam hal pelaksanaan pembelian makanan, pelaksanaan pembelian konsumsi pembicara, membuat daftar perlengkapan yang dibutuhkan dan juga anggaran yang harus dikeluarkan dalam penyediaan konsumsi selama acara Tafakur Alam 2013 dilaksanakan.

3. Berdasarkan hasil kesepakatan dalam rapat internal dan pleno, langkah –langkah yang diambil dari bidang konsumsi adalah :

Menyediakan makanan berat untuk sejumlah 75 orang (peserta dan panitia) dalam tiga kali waktu makan.

Penyediaan makanan dilakukan dengan cattering yaitu memesan kepada pemilik villa untuk menyediakan konsumsi makan besar.

Menyediakan snack ringan untuk diberikan kepada peserta ketika pemberian materi oleh pembicara.

4. Berdasarkan perencanaan, anggaran yang dibutuhkan oleh bidang konsumsi adalah:

Makanan berat untuk tiga kali waktu makan: Rp. 2.100.000 Snack ringan 3 kg : Rp. 90.000 Air mineral cup (8 karton) : Rp. 120.000 Konsumsi pembicara : Rp. 20.000

Total anggaran bidang konsumsi : Rp. 2.330.000

5. Berdasarkan rapat internal kedua, daftar perlengkapan yang harus diberikan ke bidang perlengkapan yaitu : Kertas nasi 1 rim Sendok plastik 20 lusin Empat buah galon Delapan buah piring plastik

iv. Pelaksanaan

1. Candra sebagai Project Officer yang memiliki contact pemilik villa, memesan makan pada pihak villa untuk 40 peserta untuk dua kali makan dengan satu kali makan seharga Rp 10.000,- per orang.

2. Indah sebagai staff konsumsi memberitahukan bidang perlengkapan untuk membeli perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan bidang konsumsi. Dalam hal ini, terdapat salah komunikasi antara PJ dengan staff. PJ tidak memberitahukan keputusan lselanjutnya setelah rapat internal kedua bahwa konsumsi tidak memerlukan perlengkapan-perlengkapan tersebut, sehingga bidang perlengkapan membeli perlengkapan yang tidak jadi diperlukan bidang konsumsi.

3. Dita sebagai PJ konsumsi memesan sarapan untuk hari Sabtu, 21 September 2013 untuk 40 orang dan membawanya pagi hari ke MUI untuk dibagikan di bus.

4. Indah bertugas membeli snack ringan dan memerintahkan seorang panitia laki-laki untuk membeli air mineral dalam kardus sebanyak tiga kardus. Namun, snack ringan tidak jadi dibeli karena ternyata masih ada sisa snack dari acara silaturahim rokim yang diadakan bidang humas ROKIM IMTK 2013.

5. Dita membeli konsumsi pembicara pada jum’at, 20 September 2013 untuk materi pertama di MUI pada malam hari.

6. Sesampainya di tempat acara Tafakur Alam 2013, untuk penyediaan makanan berat dilaksanakan oleh pihak villa sebanyak dua kali makan untuk 40 orang yaitu makan siang hari sabtu dan makan malam hari sabtu. Namun, melihat rundown acara yang menyatakan bahwa kepulangan peserta dari villa adalah pukul 09.00 WIB hari minggu, Indah dan Dita pun memutuskan untuk memesan lagi sarapan ke pihak villa untuk hari minggu pagi.

Kendala 1. Kurangnya komunikasi antara PJ dengan staff konsumsi serta antara PJ konsumsi dengan PJ bidang lain seperti perlengkapan, sehingga terdapat kesalahan.2. PJ atau Staff konsumsi tidak memiliki contact pihak villa sehingga menyulitkan untuk bernegosiasi mengenai biaya, menu dan intensitas waktu makan besar.3. Target rencana anggaran yang diberikan dan yang harus dibuat bidang konsumsi sangat minim sehingga menyulitkan untuk membuat kemungkinan-kemungkinan jenis penyediaan konsumsi.

Saran Berdasarkan kendala yang ditemukan dalam perencanaan,

pelaksanaan dan evaluasi, saran yang dapat diberikan adalah PJ konsumsi agar lebih memasifkan komunikasi adengan staff konsumsi dan dengan PJ bidang lain. Selain itu, hal yang harus sering dilakukan adalah cross check, memastikan hal-hal yang sudah dilakukan PJ dan staff serta hal-hal yang akan dilakukan PJ dan staff. Komunikasi dengan penyedia makan di villa pun seharusnya dilakukan langsung oleh PJ dan staff konsumsi agar lebih mudah dan efektif. Berdasarkan hal tersebut, ditemukan

kendala utama adalah dalam hal komunikasi. Oleh karena itu, saran yang diberikan adalah komunikasi lebih masih, intensif dan efektif. Hal baik yang muncul adalah hubungan antara panitia di dalam kepanitiaan Tafakur Alam 2013 lebih nyaman. Berdasarkan saran-saran yang telah disebutkan sebelumnya, pelayanan dari bidang konsumsi yang dapat tercipta untuk peserta akan menjadi lebih baik.

4. Kepala HPD

1. Deskripsi KerjaBidang HPD bertanggungjawab langsung kepada Project Officer. HPD

membawahi bidang Design dan Dokumentasi yang bekerjasama dengan bidang acara untuk mempublikasikan konten acara dan mendokumentasikan acara secara keseluruhan. Tugas dari HPD adalah bertanggungjawab atas keberlangsungan bidang desain dan dokumentasi dan membantu memfasilitasi kedua bidang tersebut, serta mempublikasikan acara pada warga DTK.

2. Gambaran Umum.

o Koordinasi Antar BPHSeperti yang telah disebutkan di atas, kepala HPD bertanggungjawab langsung

kepada Project Officer, membawahi bidang desain dan dokumentassi, serta berkoordinasi dengan bidang acara. Selama kepanitian berlangsung koordinasi dengan BOH dinilai cukup baik.

o Koordinasi Antara BPH dengan BPKepala HPD tidak memiliki staff

o Analisis SWOT bidangSebagai kepala HPD, saya memiliki SWOT bagi diri sendiri. Kekuatan yang

saya miliki sebagai kepala HPD adalah berusaha untuk berkomitmen dan berusaha membantu bidang-bidang yang dibawahi. Kekurangan yang saya miliki adalah kurang melaksanakan tugas secara maksimal, terutama dalam bidang pempublikasian. Selain itu saya juga jarang mengikuti rapat karena memiliki jadwal yang bertubrukan dengan kepanitian lain. Hal ini menyebabkan saya merasa tertinggal akan progress tafakur alam secara keseluruhan. Opportunity kepada HPD afalah orang-orang terkait yang mudah diajak untuk bekerjasama. Hambatan dari kepala HPD adalah kepanitian lain-lain dari luar tafakur alam dan kurang jelasnya jobdesc yang diberikan.

3. Perencanaan1. Membantu perekrutan staff2. Mengikuti rapat BPH3. Memfasilitasi bidang-bidang terkait yang dibawahi4. Mempublikasikan acara kepada warga DTK5. Membantu perekrutan peserta tafakur alam6. Memastikan kelancaran dokumentasi pada hari-H

4. Pelaksanaan

Kendala1. Kurang jelasnya jobdesc yang diberikan sehingga kepala HPD merasa belum

maksimal dalam melaksanakan tugasnya2. Kurangnya staff pada bidang desain dan dokumentasi sehingga staffnya

dijadikan satu bidang.3. Tertinggal akan progress acara karena jarang datang rapat disebabkan oleh

bentroknya jadwal pribadi.

Solusi1. Meminta jobdesc untuk lebih diperjelas sehingga mengerti hal-hal apa yang

perlu dikerjakan dengan tepat.2. Melakukan perekrutan staff secara closerec3. Memanajemen waktu lebih baik, dan bila tidak hadir rapat seharusnya

menanyakan notulensi pada rapat tersebut.

a. Desain

i. Deskripsi KerjaDesain adalah bidang yang bertugas untuk membuat poster,

gambar, maupun desain yang membantu dalam tugas publikasi maupun tugas dari dana usaha. Tugas utama dari desain yaitu membuat poster untuk publikasi dari acara TA itu sendiri.

ii. Gambaran UmumDesain memiliki 2 staf yaitu Sylvia Amanda, dan Raftri Rusmala.

Pada dasarnya desain membantu humas untuk membuat alat pendukung untuk melakukan publikasi.

o Koordinasi Antar BPH

Koordinasi antar BPH cukup baik, namun sering terjadi miskomunikasi yang menyebabkan tidak tersampaikannya perintah dari PO maupun BPH lainnya.

o Koordinasi Antara BPH dengan BPKoordinasi antar BPH dengan BP juga terjalin cuup baik.

Namun dikarenakan tidak optimalnya perintah dari BPH lain, sering BP yang terlihat gabut dan tidak memiliki pekerjaan yang seharusnya dikerjakan.

o Analisis SWOT BidangPada strength, desain memiliki kekuatan sebagai bidang yang

penting untuk mensupport humas. Weakness nya sendiri yaitu berasal dari staf dan pj yang kurang mengerti cara mendesain yang baik dan menarik sehinggan butuh proses lebih lama. Untuk opportunity yaitu bergantung dari bidang humas dalam menjalankan proyek yang ingin dikerjakan. Untuk threat sendiri yaitu ketika kurangnya waktu untuk menyelesaikan satu karya desain yang menarik.

iii. PerencanaanSebenarnya dari desain sendiri tidak memiliki perencanaan apa-

apa, karena bidang desain bertugas hanya pada saat humas atau BPH lainnya membutuhkan.

iv. Pelaksanaan Dalam pelaksanaan tugasnya, bidang desain tidak mengalami

kesulitan tertentu, hanya saja kadang kendala seperti data yang ketinggalan ataupun belum selesainya karya setelh deadline yang menjadi kendala.

b. Dokumentasi

i. Deskripsi KerjaTugas utama dari bidang dokumetasi adalah untuk

mendokumentasikan kegiatan pada tiap rangkaian acara Tafakur Alam sebagai arsip data bagi panitia.

ii. Gambaran Umum

o Koordinasi antar BPHRapat antar BPH dilakukan agar tiap BPH mengetahui

progress dari keseluruhan bidang dalam acara Tafakur Alam dan bisa saling mencari solusi dari permsalahan yang dihadapi bidang lain. Bidang Dokumentasi lebih sering menunggu kepastian dari panitia acara agar setiap rangkaian kegiatan yang dirancang terarsipkan jalannya.

o Koordinasi BPH dengan BPRapat diadakan secara fleksibel sesuai kesepakatan BPH

dan BP. Rapat diadakan bersifat tentatif sesuai dengan informasi baru yang ada dari panitia khususnya bidang acara.

o Analisis SWOT bidangKekuatan dari bidang dokumentasi adalah memiliki BP yang

tidak terlalu banyak sehingga mudah diatur oleh penanggung jawab. Kelemahan dari bidang dokumentasi adalah perbedaan manajemen waktu dari BPH dan BP bersangkutan seringkali bentrok sehingga agak menghambat kinerja bidang namun hal itu dapat diatasi dengan rapat yang bersifat tentaif dan fleksibel. Opportunity dari bidang akomodasi adalah mudahnya koordinasi antara PJ dokumentasi dengan PJ bidang acara serta bidang-bidang lain. Hambatan dari bidang perlengkapan adalah ketergantungan dengan panitia lain khususnya acara, juga dengan panitia danus mengenai dana.

iii. Perencanaana. Mencari peralatan dokumentasi baik kamera maupun handycam. b. Mememinjamkan peralatan dokumentasi untuk panitia yang tidak

memiliki.

c. Bersedia menyempatkan waktu untuk kepanitiaan.d. Melakukan koordinasi dengan bidang lain dari kepanitiaan

Tafakur Alam 2013.e. Menyiapkan shift tugas untuk masing-masing BP dari rangkaian

acara Tafakur Alam yang dijalani.

iv. Pelaksanaan

Kendalaa. Adanya BP yang tidak bisa mengikuti hari pelaksanaan

kegiatan Tafakur Alam.

Solusia. Meminta bantuan pada panitia bidang lain yang sedang tidak

bertugas saat acara.

PENCAPAIAN PARAMETER KEBERHASILAN

Parameter keberhasilan yang ditetapkan oleh SC adalah terlaksananya kegiatan, sehingga parameter tersebut tercapai.

PENCAPAIAN SKILL

- Skill manajerial organisasi : Panitia telah mampu bekerja dengan baik dalam tim dan mulai berpartisipas aktif dalam kegiatan kelembagaan atau kepanitiaan, meskipun mayoritas pengembangan skill ini terlihat di BPH

- Skill komunikasi : Panitia telah mampu berinteraksi secara baik dengan teman seangkatan dan sedepartemen dan sudah mengetahui pentingnya budaya transfer wawasan baik dalam bidang akademis maupun non akademis. Mahasiswa tingkat 2 dan 3 telah mengetahui pentingnya budaya transfer wawasan baik dalam bidang akademis maupun non akademis. Mahasiswa tingkat 4 telah mampu berinteraksi secara baik dengan teman seangkatan dan sedepartemen.

- Skill responsif : Mahasiswa telah peka dan mampu memberikan respon yang tepat terhadap suatu permasalahan yang ada melalui pemikiran atau tindakan dalam ruang lingkup departemen

EVALUASI

1. Kurangnya koordinasi antar BPH menyebabkan kerja bidang-bidang tidak sesuai dengan timeline dan RAB beberapa bidang yang jauh dari kenyataannya.

2. Kurangnya pemahan agama yang baik, sehingga seringkali ditemukan kegiatan yang menyalahi aturan

3. PO yang belum memotivasi panitia dengan baik4. Semangat panitia yang sering turun5. Acara pre-event (lomba fotografi) yang tidak diikuti oleh satu orang pun.6. Kurangnya koordinasi dengan pemateri yang telah diplot7. Publikasi yang kurang massif, terutama pada angkatan 2010 dan 20118. Perjalanan tanpa kendaraan yang cukup panjang dari tempat turun bis sampai ke villa9. Rundown acara seringkali tidak berjalan dengan semestinya.10. Kinerja divisi danus secara kesuluruhan sudah baik

PENUTUP

Berdasarkan uraian mengenai jalannya kegiatan TA 2013, panitia menyarankan beberapa hal, diantaranya: panitia harus mempersiapkan kondisi ruhiyah, jasadiyah & fiqriyah terbaik selama menangani kegiatan ini, diperlukan koordinasi dari tiap-tiap bidang agar tidak terjadi kesalahpahaman mulai dari penyusunan timeline, RAB, penentuan lokasi acara, hingga koordinasi list perlengkapan yang dibutuhkan tiap bidang, BPH lebih menegaskan kepada panitia lainnya akan pentingnya acara ini sehingga sumber daya manusia dapat dimanfaatkan secara maksimal, panitia khusunya BPH harus transfer wawasan terlebih dahulu kepada panitia sebelumnya agar tidak mengulang kesalahan yang sama dan mempelajari strategi kepanitian, rapat sebaiknya diadakan secara periodik agar komunikasi antar BP maupun BPH tetap terjaga, BPH harus bisa memberikan arahan yang jelas kepada BP begitu pula BP harus bisa inisiatif dalam menjalankan tugasnya tanpa harus selalu dituntun oleh BPH, jadikan interaksi secara personal sebagai bentuk publikasi yang utama. Dari uraian tersebut kami panitia TA 2013 berharap agar acara TA (atau yang semakna) selanjutnya dapat lebih melihat aspek ruhiyah dan koordinasi panitia dan non-panitia.

Demikianlah kegiatan TA 2013 kami uraikan secara singkat dalam laporan pertanggungjawaban ini. Semoga manfaat dari kegiatan ini dapat berlangsung selamanya.

LAMPIRAN

A. Kesekretariatan:

i. Struktur Kepanitiaan

PO

SekretarisBendaharaDanusKepala HPD

Desain

Dokumentasi

Kepala Operasional

Acara

Perlap

K3

Konsumsi

Akomodasi

No Nama Jurusan Angkatan Jabatan TTL No. HP Email Status IKM1 Chandra Dwi Prakoso T.Biop 2012 Project Offi cer 15 Desember 1994 85716827794 chikafusaadachi@gmail.com Aktif2 Gandhi Alamsyah T. Kimia 2012 Sekretaris Umum 19 Oktober 1994 85778111725 gandhi.bells@gmail.com Aktif3 Hasanuddin Ritonga T. Kimia 2012 KaOps 2 Oktober 1994 81934150176 ritonga_hasanuddin@yahoo.co.id Aktif3 Ramadhan Iskandar T.Biop 2012 PJ Acara 24 Januari 1994 85710517303 maiyatullah@gmail.com Aktif4 Haqqyana T.Biop 2012 Staff Acara 2 Mei 1994 83849050725 haqqyana@aol.com Aktif5 Maylina Chandra Puspita T.Biop 2012 Staff Acara 1 Mei 1994 85780810112 Maylina_c@yahoo.co.id Aktif6 Claudia Harfian T. Kimia 2012 Staff Acara 2 Juli 1994 81371902900 Claudia_harfian@yahoo.co.id Aktif7 Dita Amelia Putri T. Kimia 2012 PJ Konsumsi 5 Februari 1995 8989739058 x2ditaameliaputri@gmail.com Aktif8 Indah Puspita T. Kimia 2012 Staff Konsumsi 14 Februari 1994 89601257582 indahpuspita14@gmail.com Aktif9 Alif Nuzulul Hidayat T. Kimia 2012 PJ K3 1 Maret 1994 89630858367 alif.nuzulul@gmail.com Aktif

10 Lucia Purwanti T.Biop 2012 Staff K3 6 Januari 1994 89671668665 poer.wantie94@gmail.com Aktif11 Uswatun Nur Khazanah T. Kimia 2012 Staff K3 12 September 1995 81319012790 uswatunnur_khazanah23@yahoo.com Aktif12 David Wibawa Aji T. Kimia 2012 Staff K3 3 November 1994 85641518468 david.wibawa.aji@gmail.com Aktif13 Dwini Normayulisa T.Biop 2012 PJ Danus 14 Juli 1994 85286436929 dwini_juli@yahoo.co.id Aktif14 Nurul Azizah T.Biop 2012 Staff Danus 3 September 1994 83873843509 nurulazizah14@rocketmail.com Aktif15 Sabrina Zahra Fitriani T.Biop 2012 Staff Danus 29 Maret 1994 87782636496 sabrinafzahra@gmail.com Aktif16 Firnanda Rizki Riasta T.Biop 2012 PJ HPD 29 Oktober 1994 8989978232 Firnandarizki.riasta@gmail.com Aktif17 Rafitri Rusmala T. Kimia 2012 Staff HPD 10 Maret 1994 87877665561 rafitrirusmala@ymail.com Aktif18 Khansa Zahrani T.Biop 2012 Staff HPD 21 Juli 1995 83870266121 Khansa_ra02@yahoo.com Aktif19 Sylvia Amanda T. Kimia 2012 Staff HPD 13 Januari 1994 81385584754 Satsan_25@yahoo.co.id Aktif20 M. Amirudin T. Kimia 2012 PJ Akom & Dokum 10 April 1994 85785835505 ameraniazi@yahoo.com Aktif21 Cesario Fatriantama T. Kimia 2012 Staff HPD 7 Februari 1994 8979762038 cescfatrian@live.com Aktif22 Andika Dwi Rubyantoro T. Kimia 2012 PJ Perlap 5 Oktober 1994 8886106132 hadouh@gmail.com Aktif23 Pandu Ervan T. Kimia 2012 Staff Perlap 7 Mei 1993 8562046731 ervandu@gmail.com Aktif24 Ratu Bilqis T. Kimia 2012 Staff Perlap 6 Maret 1995 8567086094 bilqischairunnisa@gmail.com Aktif25 Sandra Monica T. Kimia 2012 Staff Perlap 23 Mei 1994 89602723445 monicasandra@rocketmail.com Aktif

iii. Timeline kegiatan

iv. Notulensi dan Presensi Rapat

NOTULENSI RAPAT PLENO TA 2013Nama Rapat/Kegiatan/Acara : Rapat Pleno TA 2013Nama Lembaga/Divisi/Kepanitiaan : ROKIM IMTK 2013Waktu & Tanggal diagendakan : Pkl. 09.00 20/08/13 diberitahukan pada tanggal 19/08/13Waktu & Tanggal dimulai Rapat : Pkl. 10.03 & 28/06/13Pemimpin Rapat : Chandra Dwi PrakosoAnggota Rapat Hadir : Ramadhan, Gandhi, Alif, Dita, Dwini, Inpus, Ismail, RizkaAnggota Rapat Tidak Hadir : sisa dari yang hdirKehadiran Peserta Rapat : 9 orang dari 27 orang Sifat Rapat : Reguler Agenda Rapat : 1. Pembahasan Acara

2. Pembahasan Publikasi 3. Pembahasan Survey I

Hasil Rapat : Pembahasan tempat survey @villa JagoPembahasan waktu keberangkatan = sabtu pagi sekali (akan menginap jumat malem di MUI(tentatif))Pembahasan Acara :

1. Berangkat & beres2 (3-3,5 jam)2. Ishoma3. Persiapan Outbound4. Outbound 5. Mentoring6. Muhasabah7. Materi8. Jurit Malam (blm fix)

Tema Materi :• Berhubungan dengan karakter general dari mahasiswa DTK (akademis) (dari Mail)• Visioner, Pedoman, Ukhuwah (Sarana)

RAB• Villa = 2.000.000• Konsumsi @50.000 x 75 = 3.750.000• Transportasi 3 tronton = 3.000.000

Acara• Pembicara @200.000 x 2 ( 50.000 bingkisan, 150.000 uang) = 400.000• Tiket curug @15.000 x 75 = 1.125.000• Perlengkapan games = 200.000• Hadiah kelompok terbaik = 25.000

HPD• Poster = 35.000• Spanduk = 2 x 1 = 50.000• Baterai = 15.000• Pulsa = 25.000• Hadiah lomba fotografi = 300.000

Juara 1 (tiket TA + 100.000)Juara 2 (tiket TA + 50.000)

Juara 3 (tiket TA)K3

• Trash bag = 15.000• Obat-obatan = 85.000

Kesekretariatan = 175.000Biaya tak terduga = 300.000Total = 11.500.000

Waktu Selesainya Rapat : Pkl. (14.40) 20/08/13 Waktu Rapat Berikutnya : Pkl. 13.00 05/07/13 Agenda Rapat Berikutnya : -

NOTULENSI RAPAT PLENO TA 2013Nama Rapat/Kegiatan/Acara : Rapat Pleno TA 2013Nama Lembaga/Divisi/Kepanitiaan : ROKIM IMTK 2013Waktu & Tanggal diagendakan : Pkl. 09.00 09/09/13 diberitahukan pada tanggal 08/09/13Waktu & Tanggal dimulai Rapat : Pkl. 09.30 & 09/09/13Pemimpin Rapat : Chandra Dwi PrakosoAnggota Rapat Hadir : Amir, Gandhi, Dita, Dwini, Inpus, Nanda, Ana,

Ramadhan, Hasan, Claudia, NurulAnggota Rapat Tidak Hadir : sisa dari yang hadirKehadiran Peserta Rapat : 9 orang dari 27 orang Sifat Rapat : Reguler Agenda Rapat : 1. Pembahasan Survey II

2. Progress Tiap Bidang Hasil Rapat : 1. Survey II membahas fiksasi tempat (@villa jago) dan masalah tentang jadi tidaknya melaksanakan tracking ke curug naga.2. Progress bidang :a. Acara = deadline untuk term of reference materi adalah hari rabu (11/9), fiksasi pembicara (13/9).Masukan untuk bidang acara = tentang waktu untuk perpindahan setiap acara tolong diperhatikanb. Danus = saldo -> Rp 703.000, akan ada danus nonton di TV One senin depan (16/9)c. HPD = sudah launching lomba foto, akan ada sounding saat gathering muslim DTK, target foto acara sudah dibicarakan.d. Perlengkapan = untuk list perlengkapan umum akan selesai jumat (13/9), untuk perlengkapan yang dibutuhkan bidang acara dan konsumsi sedang menunggu list-nyae. Konsumsi = fiksasi RAB konsumsi adalah Rp 2.250.000 untuk 75 orang dengan rincian 4 kali makan.

Waktu Selesainya Rapat : Pkl. (12.00) 09/09/13 Waktu Rapat Berikutnya : Pkl. 19.30 13/09/13 Agenda Rapat Berikutnya :

B. Operasional:

i. Petunjuk Teknis

Detail Acara Tafakur Alam DTK 2013

HARI WAKTU ACARA

Jumat,

20

September

2013

20.42 – 21.15Bermalam di Masjid Ukhuwah Islamiyah, Kampus UI

Depok

Sabtu,

21 September 2013

06.00 – 10.00 Perjalanan Ke Villa + Beres-beres

10.00 – 10.45 Sarapan

10.45 – 12.00 Ice Breaking + Materi

12.00 – 13.00 ISHOMA

13.00 – 16.40 Outbound

16.40 – 19.00 Bersih-bersih + Istirahat

19.00 – 20.00 ISHOMA

20.00 – 22.00 Materi

22.00-22.13 Muhasabah

22.13-24.00 Istirahat

Minggu,

22 September 2013

24.00 – 04.20

04.20 – 05.15 Sholat Subuh + Al-Matsurat

05.15 – 05.30 Kultum

05.30 – 07.00 Outbound

07.00 - 07.30 Sarapan

07.30 – 08.15 Persiapan Pulang

08.15 – 10.00 Perjalanan Pulang

ii. Petunjuk Pelaksanaan

Tidak terdapat petunjuk pelakasaan acara.

C. Laporan Keuangan

ANGGARAN DANA

Pengeluaran

Bidang Operasional

Akomodasi Villa (1 Villa, 2 hari 1 malam) Rp 2.000.000

Transportasi (Sewa 2 Bus) Rp 2.500.000

Transportasi Pulang (sewa angkot dari villa menuju Bus) Rp 160.000,00

Bidang Konsumsi

Konsumsi Peserta (39 x Rp 30.000) Rp 1.397.000

Bidang Acara

Tiket ke Curug (39 x Rp 30.000) Rp 1.170.000

Perlengkapan Games Rp 200.000

Bidang K3 Rp -

Bidang Kesekretariatan Rp -

Biaya Tak Terduga Rp -

Total Rp 7.427.000,00

Pemasukan

Harga Tiket Masuk (39 x Rp 65.000) Rp 2.535.000

Danus Rp 1.486.500

Donasi Rp 4.020.000

Kas Rokim Rp 50.000

Total Rp 8.091.500

ALIRAN DANA

No Tanggal Pemasukan Pengeluaran Saldo Bidang 1 16-09-13 1341500 - 1341500 Dana Usaha 2 16-09-13 460000 - 1801500 Bendahara3 16-09-13 670000 - 2471500 Bendahara4 19-09-13 50000 - 2521500 Bendahara5 19-09-13 1865000 - 4386500 Bendahara6 19-09-13 144000 - 4530500 Dana Usaha7 20-09-13 2300000 - 6830500 Bendahara8 20-09-13 1000000 - 7830500 Bendahara9 20-09-13 50000 - 7880500 Bendahara

10 20-09-13 211000 - 8091500 Bendahara10 20-09-13 - 2660000 5431500 Operasional11 20-09-13 - 2000000 3431500 Operasional12 20-09-13 - 200000 3231500 Perlengkapan13 20-09-13 - 1170000 2061500 Acara14 20-09-13 - 1397000 664500 Konsumsi

Total 8091500 7427000 62506500

D. Desain

E. Dokumentasi