LPSE - Standarisasi Presentation Gabung 20130906 FN 14.43

11/09/2013

1

AGENDA

• Pembukaan

• Pendahuluan

• Standarisasi

• Workgroup Pengisian

• Self Assessment

11/09/2013

2

PEMBUKAAN

Standarisasi LPSE

Apa itu Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah suatu unit yang melayani proses pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan secara elektronik.

Fungsi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)

1. Mengelola sistem e-procurement

2. Menyediakan pelatihan kepada PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa

3. Menyediakan sarana akses Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) bagi PPK/Panitia dan Penyedia barang /jasa

4. Menyediakan bantuan teknis untuk terkait kendala pengoperasian sistem e-procurement

5. Menyediakan fasilitas verifikasi bagi pengguna aplikasi

11/09/2013

3

Pertukaran Dokumen Penyampulan & Otentikasi

Urutan & Proses Kerja

Compliance Perpres

no 54, Perpres 70 dan

UU no 11 ITE

• Transparan

• Virtual

• Aman (digital signature

& encryption)

• Efisien

• Tak berbatas

Compliance Perpres no 54, Perpres no.70

Pengadaan •Efisien & Efektif

•Akuntabel •Transparan

•Adil & non Diskriminasi •Terbuka & Bersaing •Interoperabilitas •Keamanan Data

Perpres no 54, Perpres 70 dan

UU no 11 ITE Perpres no 54 & Perpres no 70

Huruf “e” dalam Procurement

Peraturan Pemerintah 82 Tahun 2012

• Pasal 20

– Ayat1: Penyelenggara Sistem Elektronik wajib memiliki dan menjalankan prosedur dan sarana untuk pengamanan Sistem Elektronik dalam menghindari gangguan, kegagalan, dan kerugian.

– Ayat2: Penyelenggara Sistem Elektronik wajib menyediakan sistem pengamanan yang mencakup prosedur dan sistem pencegahan dan penanggulangan terhadap ancaman dan serangan yang menimbulkan gangguan, kegagalan, dan kerugian.

11/09/2013

4

Panitia Penerimaan Dokumen Penyedia

Sirkulasi Dokumen (Fisik – sequential)

e_ Procurement server

Internet

Terminal Penyedia

Panitia

• Keaslian (cross check) • Kemudahan audit • Transparan

Sirkulasi Dokumen (Elektronis – parallel)

11/09/2013

5

Encryption

Decryption

Password

Password

Keamanan Transaksi Data

Metodologi Standarisasi

• Melakukan riset sendiri, contoh industri otomotif, industri makanan, dan lain sebagainya

• Mencontoh Organisasi Lain, misalnya studi banding, benchmarking, dan lain sebagainya. Contohnya mencontoh perusahaan multinasional.

• Menggunakan Standar International, menggunakan ISO, SNI, dan lain sebagainya.

11/09/2013

6

Standarisasi

• Standar International

• ISO 20000-1 – Sistem Manajemen Layanan (Service Management System)

• ISO 27001 – Sistem Manajemen Keamanan Informasi (Information Security Management System)

Best Practice ISO 20000-1:2011

1.Terdiri atas 18 Proses Manajemen

2.Standar Manajemen Layanan

11/09/2013

7

Best Practice ISO 27001:2005

Best Practice ISO 27001:2005 – Annex

11/09/2013

8

STRUKTUR ORGANISASI

Standarisasi LPSE

Manajemen Gangguan dan Permintaan Layanan

• Koordinator Help Desk: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Help Desk.

• Koordinator Manajemen Gangguan dan Permintaan Layanan (Admin System (pengelola Server) dan atau Admin PPE) : Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Manajemen Gangguan dan Permintaan Layanan.

• Petugas Help Desk / Pelaksana Teknis Manajemen Gangguan adalah Pegawai yang ditunjuk oleh Koordinator Help Desk untuk melaksanakan fungsi sebagai Petugas Help Desk dan atau untuk melaksanakan fungsi sebagai Pelaksana Teknis Manajemen Gangguan.

11/09/2013

9

Manajemen Problem / Permasalahan

• Koordinator Manajemen Problem / Permasalahan (Admin System (pengelola Server) dan atau Admin PPE) : Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Manajemen Problem / Permasalahan Layanan LPSE.

Manajemen Kapasitas

• Koordinator Manajemen Kapasitas (Admin PPE) : Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Manajemen Kapasitas Layanan LPSE.

• Pelaksana Teknis Manajemen Kapasitas (Admin sistem LPSE) : Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Pelaksana Teknis Manajemen Kapasitas Layanan LPSE.

11/09/2013

10

Manajemen Keamanan Informasi

• Ketua Tim Keamanan Informasi LPSE (Admin PPE) : Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Ketua Tim Keamanan Informasi LPSE.

Persyaratan Umum

• Memiliki pemahaman terhadap sistem SPSE

• Memiliki kemampuan manajerial untuk pengaturan sumber daya terkait dengan LPSE

• Memiliki pengetahuan dan pemahaman terkait Sistem Manajemen Layanan dan Sistem Manajemen Keamanan Informasi

11/09/2013

11

Forum Group Discussion

• Menentukan PIC fungsi-fungsi sesuai dengan kebutuhan di atas pada masing-masing LPSE

• Jika belum ada PIC untuk fungsi tersebut, mohon di informasikan

• Pelatihan yang dibutuhkan terkait dengan standarisasi , seperti: Awareness Sistem Manajemen Layanan, Awareness Sistem Keamanan Informasi, dan lain sebagainya

PEMBAHASAN STANDAR LPSE

Standarisasi LPSE

11/09/2013

12

Standar Operating Procedure

• SOP Penanganan Manajemen Gangguan dan Manajemen Problem / Permasalahan

• SOP Manajamen Kapasitas

• SOP Keamanan Informasi

Instruksi Kerja

• Instruksi Kerja Pencatatan Manajemen Gangguan

• Instruksi Kerja Pencatatan Problem / Permasalahan

• Instruksi Kerja Keamanan Informasi

11/09/2013

13


• Mengisi Form Manajemen Gangguan dan Permintaan Layanan

• Mengisi Form Manajemen Problem / Permasalahan

• Mengisi Form Monitoring Manajemen Kapasitas

PEMBAHASAN STANDAR LPSE TAHAP 2

Standarisasi LPSE

11/09/2013

14

Standar Internal Audit Layanan LPSE

Informasi minimun dari proses Internal Audit Layanan LPSE:

• Program audit internal;

• Jadwal audit;

• Daftar periksa audit;

• Formulir PTP;

• Status Log Laporan Audit;

• Laporan Pelaksaan Audit.

Standar Internal Audit Layanan LPSE (2)

Prosedur Internal Audit Layanan LPSE sekurang-kurangnya meliputi:

• Pembuatan progran Audit dan persiapan sesuai dengan Audit Program;

• Penetapan Koordinator Audit;

• Pelaksanaan audit termasuk (termasuk rapat pembukaan dan penutupan);

• Pencatatan dan distribusi hasil audit dalam formulir perbaikan;

• Memonitor dan pemantuan tindak lanjut perbaikan dalam Status Log Laporan Audit;

• Pembuatan Laporan Pelaksanaan Audit;

11/09/2013

15

Standar Internal Audit Layanan LPSE (3)

Pihak-pihak yang terlibat dalam Internal Audit Layanan LPSE:

• Wakil Manajemen: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Wakil Manajemen.

• Koordinator Audit: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Audit.

• Auditor: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai auditor.

Standar Aset dan Risk Management Layanan LPSE

Memiliki Asset Register yang terbagi menjadi:

• Asset Class : Information / Informasi cetak ataupun digital

• Asset Class : People / Sumber daya Manusia pelaksana LPSE

• Asset Class : Physical / Hardware, misalnya: Server, Router, dlsb

• Asset Class : Software / Perangkat Lunak

• Asset Class : Services / Layanan yang diterima pelaksana LPSE

• Asset Class : Intangible / Reputasi pelaksana LPSE

11/09/2013

16

Standar Aset dan Risk Management Layanan LPSE

Jenis / tipe aset Keterangan

Informasi Berupa (basis data) database dan file data, kontrak dan perjanjian,

dokumentasi sistem, penelitian informasi, buku petunjuk, bahan

pelatihan, Pedoman operasional atau pendukung, Rencana

kelangsungan bisnis, audit trail / log, dan informasi yang diarsipkan.

Software Berupa perangkat lunak aplikasi, perangkat lunak sistem, perangkat

pengembangan, dan utilitas.

Fisik Berupa peralatan komputer, peralatan komunikasi, removable media,

dan peralatan lainnya.

Jasa (service) Berupa komputasi dan layanan komunikasi, utilitas umum, misalnya

pemanas, penerangan, listrik, telepon, pipa servis, pelayanan genset,

fotokopi, dan sebagainya.

People Berupa dan kualifikasi, keterampilan, dan pengalaman.

Intengible Berupa seperti reputasi dan citra organisasi, perusahaan, instansi atau

lembaga.

Standar Aset dan Risk Management Layanan LPSE (2)

Memiliki Risk Register terhadap jenis-jenis aset sebagai berikut:

• Risiko Asset : Information / Informasi cetak ataupun digital

• Risiko Asset : People / Sumber daya Manusia pelaksana LPSE

• Risiko Asset : Physical / Hardware, misalnya: Server, Router, dlsb

• Risiko Asset : Software / Perangkat Lunak

• Risiko Asset : Services / Layanan yang diterima pelaksana LPSE

• Risiko Asset : Intangible / Reputasi pelaksana LPSE

11/09/2013

17


1. Dampak adalah pengaruh atau akibat yang muncul dari suatu risiko yang ada.

Nilai Dampak Jenis Dampak Definisi

1 Rendah Dampak yang tidak mempengaruhi atau menggangu aktivitas.

2 Sedang Dampak yang mempengaruhi atau menggangu reputasi dan aktivitas, tapi masih dapat melanjutkan aktivitas.

3 Tinggi Dampak yang mengganggu aktivitas secara signifikan, menimbulkan kerugian bisnis yang besar dan mengganggu reputasi dari organisasi.

2. Kecenderungan adalah probablilitas munculnya suatu risiko dari aktivitas yang ada.

Nilai Kecenderungan

Jenis Kecenderungan

Definisi

1 Rendah Probabilitas munculnya suatu risiko rendah

2 Sedang Probabilitas munculnya suatu risiko sedang

3 Tinggi Probabilitas munculnya suatu risiko tinggi


Prosedur Risk Management sekurang kurangnya meliputi:

• Proses penyusunan Asset Register

• Proses penyusunan Risk Register

11/09/2013

18


• Service Owner/ Pemilik LPSE: fungsi atau divisi yang bertanggung jawab dalam mengadakan Layanan LPSE perlu membuat Asset Register dan Risk Register terhadap layanan LPSE.

Standar Kebijakan Manajemen Layanan LPSE

Kebijakan Manajemen Layanan LPSE sekurang kurangnya meliputi:

• Informasi minimun dari isi Kebijakan Manajemen Layanan LPSE adalah prinsip-prinsip untuk menyelenggarakan layanan oleh LPSE.

Pihak-pihak yang terlibat dalam Pelaksanaan Layanan LPSE:

• Service Owner/Pemilik Layanan: Fungsi atau divisi yang bertanggung jawab dalam membuat kebijakan umum atas layanan LPSE.

11/09/2013

19

Standar Manajemen SDM Layanan LPSE

Standar Manajemen SDM Layanan LPSE sekurang kurangnya meliputi:

• Role (Jabatan)

• Nama

• Skill Requirement (Kebutuhan Keahlian)

• Existing Competency (Kompetensi yg sudah dimiliki)

• Training Needs Analysis (Kebutuhan Pelatihan)

• Training Program (Program Pelatihan

• Date (Tanggal)

• Job & Responsibilities (Deskripsi tugas dan Tanggung Jawab)

Standar Manajemen SDM Layanan LPSE (2)

Prosedur Manajemen SDM Layanan LPSE sekurang kurangnya meliputi:

• Pengisian Role

• Pengisian Nama

• Pengisian Skill Requirements

• Pengisian Existing Competency

• Pengisian Training Needs Analysis

• Pengisian Training Progam

• Pengisian Date

• Pengisian Job & Responsibilities

11/09/2013

20

Standar Manajemen SDM Layanan LPSE (3)

Service Owner/ Pemilik LPSE:

Fungsi atau divisi yang bertanggung jawab dalam mengadakan Layanan LPSE.

Standar Struktur Organisasi Layanan LPSE

Surat Tugas dan Struktur Organisasi Layanan LPSE

Informasi minimun dari isi Surat Tugas dan Struktur Organisasi Layanan LPSE yaitu:

• Tujuan Surat Tugas

• Rincian Tugas, Tanggung Jawab dan Peran (Role)

• Kegiatan kelompok kerja / pelaksana LPSE

11/09/2013

21

Standar Struktur Organisasi Layanan LPSE (2)

Prosedur Pembuatan Organisasi Layanan LPSE sekurang-kurangnya meliputi:

• Pengisian tujuan Surat Tugas

• Pengisian Surat Tugas, Tanggung Jawab dan Peran

Standar Struktur Organisasi Layanan LPSE (3)

Service Owner/ Pemilik LPSE:

Fungsi atau divisi yang bertanggung jawab dalam mengadakan Layanan LPSE.

Tugas dan Tanggung Jawab Service Owner / Pemilik LPSE:

Menyiapkan dan membuat Surat Tugas/Surat Perintah dan struktur organisasi yang melaksanakan layanan LPSE.

11/09/2013

22

Standar Pengendalian Akses Layanan LPSE

Daftar Akses untuk Pengendalian Akses Layanan LPSE dengan minimun berisi:

• No

• Username

• Hak Akses

• Tanggal diberikan

Standar Pengendalian Akses Layanan LPSE (2)

Standar SOP Prosedur Pengendalian Akses Layanan LPSE sekurang-kurangnya meliputi:

• Pengisian No urut

• Pengisian Username

• Pengisian Hak Akses user

• Pengisian Tanggal diberikan

11/09/2013

23

Standar Pengendalian Akses Layanan LPSE (3)

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendalian Akses Layanan LPSE

• Service Owner/ Pemilik LPSE: fungsi atau divisi yang bertanggung jawab dalam mengadakan Layanan LPSE termasuk dalam pemberian akses Layanan LPSE.

Tugas dan Tanggung Jawab Service Owner / Pemilik LPSE:

• Menyiapkan , membuat dan memelihara daftar hak akses ke layanan LPSE.


Standarisasi LPSE

11/09/2013

24

Standar Prosedur Budgeting Layanan LPSE

Informasi minimun dari proses Budgeting Layanan LPSE:

• Konsep identifikasi jenis biaya dan pembagian biaya.

Standar Prosedur Budgeting Layanan LPSE (2)

Prosedur Budgeting Layanan LPSE sekurang-kurangnya meliputi:

• Mengidentifikasi jenis biaya;

• Menganalisis konsep identifikasi biaya;

• Mendiskusikan konsep identifikasi jenis biaya dan pembagian tiap jenis biaya;

• Membuat dokumen identifikasi jenis biaya dan pembagian biaya;

• Menganalisis dokumen identifikasi dan pembagian biaya.

11/09/2013

25

Standar Prosedur Budgeting Layanan LPSE (3)

Pihak-pihak yang terlibat dalam Proses Budgeting Layanan LPSE:

• Fungsi keuangan LPSE: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Fungsi Keuangan LPSE.

• Fungsi Tata Usaha/Administrasi LPSE: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Fungsi Tata Usaha/Administrasi LPSE.

• Pemilik Layanan LPSE: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Pemilik Layanan LPSE.

Standar Manajemen Perubahan dan Manajemen Rilis Layanan LPSE

Informasi minimun dari proses Manajemen Perubahan dan Manajemen Rilis Layanan LPSE:

• Informasi perubahan yang diperlukan;

• Request For Change;

• Tingkat emergency;

• Laporan serta dokumentasi perubahan yang dilakukan;

• Jadwal untuk rilis perubahan.

11/09/2013

26

Standar Manajemen Perubahan dan Manajemen Rilis Layanan LPSE (2)

Standar SOP Manajemen Perubahan dan Manajemen Rilis Layanan LPSE,

Sekurang-kurangnya meliputi:

• Menerima informasi perubahan yang diperlukan dan RFC;

• Mengevaluasi RFC;

• Mengevaluasi tingkat emergency;

• Mengevaluasi dan menganalisa emergency change;

• Melakukan perubahan sesuai dengan RFC yang sudah diapprove;

• Melakukan test terhadap perubahan yang dilakukan dan memberikan laporan;


Standar SOP Manajemen Perubahan dan Manajemen Rilis Layanan LPSE,


• Memeriksa laporan serta dokumentasi perubahan yang dilakukan;

• Membuat jadwal untuk rilis perubahan yang akan dilakukan;

• Melakukan rilis perubahan;

• Mengevaluasi perubahan pada aset register.

11/09/2013

27


• Koordinator Change: Pejabat/pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Change;

• Koordinator Development: Pejabat/pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Development;

• Koordinator Rilis: Pejabat/pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Rilis;

Standar Design Transition of New or Change Services Layanan LPSE

Informasi minimun dari proses Design Transition of Newe or Change Services Layanan LPSE:

• Infromasi dari Pemilik Layanan;

• Executive Summary dari Layanan;

• Tujuan penyusunan dokumen DTNCS;

• Referensi yang menjadi acuan dalam perubahan layanan atau pembuatanan Layanan;

• Dokumen tim pelaksana dan tanggung jawabnya;

• Dokumen rencana/tahapan aktivitas yang akan dilaksanakan dan hasil keluarnya;

11/09/2013

28

Standar Design Transition of New or Change Services Layanan LPSE (2)

Informasi minimun dari proses Design Transition of Newe or Change Services Layanan LPSE:

• Dokumen rencana komunikasi dengan pihak-pihak terkait;

• Dokumen perencanaan sumber daya yang dibutuhkan;

• Dokumen deskripsi teknik pengujian dan acceptance criteria;

• Dokumen desain atas perubahan atau pembuatan Layanan;

• Draft update tingkat Layanan;

• Draft update katalog Layanan.


Standar SOP Pembuatan Dokumen Rencana Layanan LPSE,


• Memberikan informasi kepada Pemilik Layanan;

• Membuat Executive Summary;

• Menentukan tujuan dari penyusunan dokumen DTNCS;

• Menentukan refereni yang menjadi acuan dalam perubahan layanan atau pembuatan layanan;

• Menetapkan tim pelaksana beserta wewenang dan tanggung jawabnya;

• Membuat rencana/tahapan aktivitas beserta jangka waktu dan hasil keluarannya;

11/09/2013

29


Standar SOP Pembuatan Dokumen Rencana Layanan LPSE,


• Membuat rencana komunikasi dengan pihak-pihak terkait termasuk penjelasan mengenai aktivitas tersebut;

• Membuat perencanaan sumber daya yang dibutuhkan;

• Melakukan kajian risiko terkait layanan;

• Menyusun atau melakukan analisis kebergantungan dengan layanan lain;

• Membuat deskripsi Teknik Pengujian dan Acceptance Criteria yang dilakukan untuk pembuatan/perubahan layanan;

• Membuat draft dokumen hasil keluaran dari kegiatan penyusunan/revisi.


Standar SOP Pembuatan Desain Layanan LPSE,


• Menetapkan ringkasan eksekutif, tujuan dan referensi atas pembuatan atau perubahan layanan sesuai dengan dokumen Rencana Pembuatan/perubahan Layanan;

• Meminta pengembang untuk membuat desain atas perubahan atau pembuatan layanan;

• Menentukan recana aktifitas yang akan dijalankan dalam proses perubahan/pembuatan layanan;

• Melakukan analisis dan menentukan ada/tidaknya penambahan kapasitas dan peningkatan kompetensi sumber daya manusia;

11/09/2013

30


Standar SOP Pembuatan Desain Layanan LPSE,


• Melakukan analisa dan menentukan ada/tidaknya penambahan atau perubahan teknologi;

• Melakukan analisa dan menentukan ada/tidaknya penambahan atau perubahan atas prosedur, kebijakan dan atau dokumentasi lain;

• Melakukan analisa terhadap desain atas perubahan atau pembuatan layanan;

• Membuat draft update tingkat layanan;

• Membuat draft update katalog layanan.


Pihak-pihak yang terlibat dalam Deisgn Transition of New or Change Serivces Layanan LPSE:

• Change Manager: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Change Manager.

• Pemilik Layanan: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Pemilik Layanan.

• Bagian Kebijakan: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Bagian Kebijakan.

• Bagian Project Management: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Bagian Project Management.

11/09/2013

31


Pihak-pihak yang terlibat dalam Deisgn Transition of New or Change Serivces Layanan LPSE:

• Manajemen Risiko: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Manajemen Risiko.

• Pengembang: Pihak yang ditunjuk oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Pengembang.

Standar Identifikasi Peraturan dan Persyaratan Layanan LPSE

Informasi minimun dari proses Identifikasi Peraturan dan Persyaratan LPSE:

• Form Identifikasi Peraturan;

• Laporan hasil identifikasi dan evaluasi dari Koordinator IT Planning &Governance.

11/09/2013

32

Standar Identifikasi Peraturan dan Persyaratan Layanan LPSE (2)

Standar SOP Identifikasi Peraturan dan Persyaratan Layanan LPSE,


• Menerima Form Identifikasi Peraturan dari Pelapor;

• Mengidentifikasi dan mengevaluasi peraturan/persyaratan baru dan memberikan laporan kepada Kepala LPSE;

• Menyetujui hasil identifikasi dan evaluasi;

• Melakukan sosialisasi.

Standar Identifikasi Peraturan dan Persyaratan Layanan LPSE (3)

Pihak-pihak yang terlibat dalam Identifikasi Peraturan dan Persyaratan Layanan LPSE:

• Koordinator IT Planning & Governance: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator IT Planning & Governance.

• Kepala LPSE: Pihak yang ditunjuk oleh Kepala LKPP untuk menjalankan fungsi sebagai Kepala LPSE.

11/09/2013

33


Standarisasi LPSE

Supplier Management Layanan LPSE

Informasi minimum dari proses Supplier Management Layanan LPSE:

• Deskripsi Kebutuhan Pengguna

• Kerangka Acuan Kerja (KAK)

11/09/2013

34

Supplier Management Layanan LPSE (2)

Standar SOP Prosedur Supplier Management Layanan LPSE,


• Pembuatan dan Penyampaian “Deskripsi Kebutuhan Pengguna”;

• Pemeriksaan permintaan / kebutuhan;

• Penyusunan KAK dan pemastian anggaran;

• Pengirimanan dokumen KAK;

• Penyelenggaraan proses tender;

• Pemberian saran untuk menggunakan barang & jasa yang ada.

Supplier Management Layanan LPSE (3)

• Koordinator Supplier Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Supplier.

• Panitia Pengadaan: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Panitia Pengadaan.

11/09/2013

35

Standar Business Relation Management Layanan LPSE

Informasi minimun dari proses Business Relation Management Layanan LPSE:

• Informasi dari Pengguna;

• Form Request Improvement;

• Rekapitulasi hasil survey kepuasan pelanggan.

Standar Business Relation Management Layanan LPSE (2)

Standar SOP Request Improvement Layanan LPSE,


• Menerima laporan permintaan peningkatan layanan ataupun perubahan yang bersifat major dari pengguna;

• Mencatat permintaan dalam Form Request Improvement;

• Memeriksa permintaan tersebut apakah major atau tidak;

• Menampung permintaan dan melaporkan kepada Kepala LPSE untuk tindak lanjut.

11/09/2013

36


Standar SOP Survey Pengguna Layanan LPSE,


• Menyebarkan kuesioner kepuasan pelanggan kepada pengguna;

• Menerima kuesioner yang sudah diisi oleh pengguna;

• Melakukan rekapitulasi hasil survey dan memberikan laporan kepada Kepala LPSE untuk tindak lanjut.


Pihak-pihak yang terlibat dalam Proses Business Relation Layanan LPSE:

• Koordinator Business Relation: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Koordinator Business Relation.

• Kepala LPSE: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LKPP untuk menjalankan fungsi sebagai Kepala LPSE.

11/09/2013

37

Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis Layanan LPSE

Informasi minimum dari proses Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis Layanan LPSE:

• Proses manual penanganan kondisi darurat;

• Rencana kelangsungan bisnis terhadap layanan LPSE;

• Ruangan sementara yang dapat dipergunakan untuk mengaktifkan perangkat pendukung LPSE.

Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis Layanan LPSE (2)

Standar SOP Prosedur Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis Layanan LPSE,


• Form Asessmen terhadap kerusakan atas kondisi darurat yang terjadi;

• Instruksi kerja dalam penentuan kondisi darurat;

• Standar operating Prosedur untuk rencana kelangsungan bisnis.

11/09/2013

38

Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis Layanan LPSE (3)

• Ketua Penanganan Kondisi Darurat Layanan dan Rencana Kelangsungan Bisnis Layanan LPSE: Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai Ketua dan penanggung jawab seluruh kegiatan Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis.

• Tim Penanganan Kondisi Darurat dan Rencana Kelangsungan Bisnis: Pejabat/Pegawai yang ditetapkan oleh Kepala LPSE untuk menjalankan fungsi sebagai tim dalam penanganan kondisi darurat layanan LPSE. Tim ini terdiri dari Tim Teknis pelaksanan LPSE, maupun tim non teknis yang bertanggung jawab kepada hal-hal administrasi dan penyediaan layanan LPSE.

PENILAIAN STANDAR LPSE

Standarisasi LPSE

11/09/2013

39

Alat Bantu Penilaian

• Tujuan dari alat bantu penilaian adalah untuk memberikan gambaran kondisi terkini kesiapan LPSE akan standarisasi yang diminta

• Alat bantu penilaian, bersifat self asessment sebelum dilakukan asesmen oleh pihak lain

• Alat bantu penilaian merupakan gambaran atas kelebihan dan kekurangan suatu LPSE dan dapat dipergunakan untuk menyusun rencana perbaikan

Bentuk Alat Bantu Penilaian

• Bentuk alat bantu penilaian adalah berupa questionnaire sheet / daftar pertanyaan yang dapat di-isi dan dipergunakan untuk menilai tingkat standar LPSE. Guna mempermudah ditampilkan pula Radar Chart penilaian / asesmen.

• Penilaian tingkat

– 0 = Tidak terdefinisi / Tidak ada proses dan belum terdokumentasi

– 1 = Terdefinisi jelas / Proses sudah ada dan sudah terdokumentasi

– 0.5 = Proses terdefinsi namun belum terdokumentasi atau sebaliknya proses belum ada, namun dokumentasi sudah ada

11/09/2013

40


• Mengisi Form Penilaian Standar LPSE

Call Center: 021-71673000

mail: [email protected]

Documents

LPSE - Standarisasi Presentation Gabung 20130906 FN 14.43