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MMaannuuaall ddee uussoo
JJuunniioo 22001122
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G E S T I O N D O C U M E N T A L – M A N U A L D E U S O
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INDICE
1 Introducción .......................................................................................................... 3
2 Novedades del nuevo visor ................................................................................. 3
3 Protección de Datos ............................................................................................. 3
4 Tipos de Documentos .......................................................................................... 4
5 Acceso a documentos desde AIRE .................................................................... 8
5.1 Pólizas ......................................................................................................................... 8
5.2 Siniestros ................................................................................................................... 10
5.3 Administración de cartera .......................................................................................... 11
6 Consulta de documentos - Visor ...................................................................... 13
6.1 Árbol de documentos ................................................................................................. 13
6.2 Propiedades del documento ...................................................................................... 14
6.3 Zona de visualización ................................................................................................ 15
7 Inserción de documentos desde el Visor ........................................................ 16
8 Nuevas funcionalidades del Visor .................................................................... 18
8.1 Posibilidad de insertar varios documentos de forma simultánea. .............................. 18
8.2 Posibilidad de insertar documentos arrastrando........................................................ 19
8.3 Posibilidad de expandir y reducir el árbol de documentos ......................................... 19
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1 Introducción
En el presente manual se explica el uso del nuevo visor de la Gestión Documental en los Sistemas de Información de Reale Seguros, su integración con AIRE, así como las nuevas funcionalidades del nuevo visor de documentos con respecto al visor del gestor documental implantado en 2008.
Entendemos por Gestión Documental al tratamiento informatizado de documentos de cualquier tipo, ya sean imágenes escaneadas de documentos en papel, como archivos incluidos en el sistema en su formato original (pdf, e-mails, Word, Excel, fotografías, vídeos, etc).
En esta primera fase, todos los documentos podrán visualizarse e insertarse a través de los propios Sistemas de Información (AIRE, Airper, Realemed, etc), por todos los usuarios con acceso a los mismos (empleados, mediadores, peritos y médicos).
En posteriores fases se implementarán métodos alternativos para la inserción de documentos desde el correo electrónico, así como la digitalización masiva de papel.
2 Novedades del nuevo visor
El nuevo visor documental incorpora nuevas funcionalidades, de las cuales las más significativas son las siguientes:
Indexar varios documentos de forma simultánea.
Indexar documentación arrastrando archivos desde el explorador.
Posibilidad de expandir y reducir el árbol de documentos.
La explicación de estas nuevas funcionalidades se detalla en el punto 8 Nuevas funcionalidades del visor de este documento.
3 Protección de Datos
En cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de desarrollo de la ley anterior, le recordamos los siguientes aspectos:
Los documentos incluidos en el sistema de Gestión Documental están sometidos a la misma regulación de seguridad que los datos que figuran en los Sistemas de Información (AIRE, Airper, etc), y por lo tanto deberán observarse las mismas precauciones y restricciones que para dichos datos.
Todos los accesos a documentos incluidos en este sistema de Gestión Documental quedarán registrados con la fecha, hora, documento y usuario que ha consultado o insertado el documento. Esta información podrá ser auditada por la propia entidad u organismo externo autorizado.
Los documentos que requieran extraerse del sistema de Gestión Documental mediante impresión, copia temporal a disco o envío por correo electrónico, deberán ser borrados o destruidos una vez que hayan dejado de ser necesarios para los fines que motivaron su extracción del sistema.
Algunos tipos de documentos no podrán ser consultados dependiendo del perfil de acceso del usuario.
Los documentos incluidos en el sistema de Gestión Documental sólo podrán ser borrados o reindexados por usuarios debidamente autorizados. Incluso en estos casos, el sistema guardará el registro de la ubicación original del documento, así como una copia de seguridad de dicho documento.
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4 Tipos de Documentos
Los documentos que pueden asociarse en AIRE, se subdividen en las siguientes clases documentales:
Pólizas.
o Documentos asociados a pólizas y suplementos, relacionados con la emisión, anulación, etc. Los documentos pueden adjuntarse a la póliza completa, o a alguno de sus suplementos.
Siniestros
o Documentos asociados a siniestros y expedientes, relacionados con la tramitación de dicho siniestro. Los documentos pueden asociarse al siniestro completo, o a alguno de sus expedientes.
Recibo
o Documentos asociados al mediador, relacionados con la gestión de recibos, anulaciones, comisiones, etc
Asiento
o Documentos de soporte asociados a asientos contables.
Ficha mediador
o Documentos asociados a mediadores (contratos, etc).
Persona
o Documentos asociados a una persona dada de alta en AIRE (proveedor, empleado, perito, etc).
Proyecto
o Documentos asociados a proyectos, relacionados con la emisión, anulación, etc.
SAC
o Documentos asociados a reclamaciones
Tarificación
o Documentos asociados a tarificaciones.
Recibos
o Documentos de recibos
Protocolo
Submediador
o Documentos asociados a submediadores
En el siguiente cuadro se muestran los tipos documentales para cada una de las clases, así como el tipo de acceso permitido:
Clase documental Tipo documento Tipo acceso mediador
Póliza Proyectos/Propuestas/Solicitudes/Suplementos Consultar
Póliza Informe Verificación Riesgo Consultar
Póliza Permiso de Circulación Total
Póliza Ficha Técnica del Vehículo Total
Póliza Carné de conducir Total
Póliza ITV Total
Póliza Tarjeta Transportes Total
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Póliza DNI Total
Póliza Justificante de Bonificación Total
Póliza Acreditación Objetos Valor/Joyas Total
Póliza Acreditación Reformas Edificio/Viviendas Total
Póliza Anulación/Baja/Suspension garantías Consultar
Póliza Carta certificada/Burofax/Acuse recibo Consultar
Póliza Devuelto Comunicación Asegurado/Mediador Consultar
Póliza Contestación carta Regularización Total
Póliza Reclamaciones asegurado Consultar
Póliza Justificante agrícola Total
Póliza TC2 Total
Póliza Declaración Patrimonial Total
Póliza Justificante comisión Total
Póliza Oferta Competencia / Traspaso Cartera Total
Póliza Documentacion Detector Total
Póliza Traspaso de Cartera (Cambio de Mediador) Consultar
Póliza Declaración de Salud Insertar
Póliza Parte asistencia hospitalaria Insertar
Siniestro Declaración siniestro Total
Siniestro Atestado / Actuaciones Total
Siniestro Denuncia Robo Total
Siniestro Facturas Total
Siniestro Minutas Total
Siniestro Doc. Asegurado / Vehículo Total
Siniestro Doc. Compañías / Contrario Total
Siniestro Doc. Judicial Insertar
Siniestro Doc. Póliza Total
Siniestro Informe Técnico Consultar
Siniestro Doc. Organismos oficiales Insertar
Siniestro Fotografías Total
Siniestro Doc. TIREA (CICOS, SDM, CAS) Consultar
Siniestro Otros Consultar
Siniestro Inexistencia de siniestro Total
Siniestro Titularidad Vehículo Tráfico Total
Siniestro Documentación SAS Insertar
Recibo Relación de pólizas a anular Total
Recibo Solicitud de rehabilitación Total
Recibo Relación de polizas/recibos a abonar Total
Recibo Solicitud de pagos Total
Recibo Regularizaciones/Pagos de Comisiones Total
Recibo Solicitud de modificaciones Total
Recibo Otros Total
Ficha mediador Contrato de agencia Consultar
Ficha mediador Contrato de airnet Consultar
Ficha mediador Contrato de alquiler Consultar
Ficha mediador Contrato de mediación Consultar
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Ficha mediador Anexos de comisiones Consultar
Ficha mediador Autorización DGS Consultar
Ficha mediador Escrituras de sociedad Consultar
Ficha mediador Incentivos Consultar
Persona Documentación proveedores Consultar
Persona Contrato Consultar
Persona Comunicación enviada Consultar
Persona Comunicación recibida Consultar
Persona Documentación personal Consultar
Persona Otros Consultar
Proyecto Proyectos/Propuestas/Solicitudes/Suplementos Consultar
Proyecto Informe Verificación Riesgo Consultar
Proyecto Permiso de Circulación Total
Proyecto Ficha Técnica del Vehículo Total
Proyecto Carné de conducir Total
Proyecto ITV Total
Proyecto Tarjeta Transportes Total
Proyecto DNI Total
Proyecto Justificante de Bonificación Total
Proyecto Acreditación Objetos Valor/Joyas Total
Proyecto Acreditación Reformas Edificio/Viviendas Total
Proyecto Anulación/Baja/Suspension garantías Consultar
Proyecto Carta certificada/Burofax/Acuse recibo Consultar
Proyecto Devuelto Comunicación Asegurado/Mediador Consultar
Proyecto Contestación carta Regularización Total
Proyecto Reclamaciones asegurado Consultar
Proyecto Justificante agrícola Total
Proyecto TC2 Total
Proyecto Declaración Patrimonial Total
Proyecto Justificante comisión Total
Proyecto Oferta Competencia / Traspaso Cartera Total
Proyecto Documentacion Detector Total
Proyecto Traspaso de Cartera (Cambio de Mediador) Consultar
Proyecto Declaración de Salud Insertar
SAC Reclamaciones SAC Consultar
SAC Reclamaciones DA Total
SAC Reclamaciones DGS Insertar
SAC Reclamaciones Segundas Reclamaciones SAC Total
SAC Peticion de Datos Total
SAC Acuses de Recibo SAC Insertar
SAC Acuses de Recibos OMICS Consultar
SAC Alegaciones de Centros de Siniestros Consultar
SAC Alegaciones Sucursales Consultar
SAC Alegaciones del SAC a DA Consultar
SAC Alegaciones del SAC a DGS Consultar
SAC Resoluciones DGS Total
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SAC Resoluciones Segundas Reclamaciones SAC Total
SAC Carta Agradecimiento Total
SAC Otros documentos Total
SAC Correos Electronicos Total
Tarificación Proyectos/Propuestas/Solicitudes/Suplementos Consultar
Tarificación Informe Verificación Riesgo Consultar
Tarificación Permiso de Circulación Total
Tarificación Ficha Técnica del Vehículo Total
Tarificación Carné de conducir Total
Tarificación ITV Total
Tarificación Tarjeta Transportes Total
Tarificación DNI Total
Tarificación Justificante de Bonificación Total
Tarificación Acreditación Objetos Valor/Joyas Total
Tarificación Acreditación Reformas Edificio/Viviendas Total
Tarificación Anulación/Baja/Suspension garantías Consultar
Tarificación Carta certificada/Burofax/Acuse recibo Consultar
Tarificación Devuelto Comunicación Asegurado/Mediador Consultar
Tarificación Contestación carta Regularización Total
Tarificación Reclamaciones asegurado Consultar
Tarificación Justificante agrícola Total
Tarificación TC2 Total
Tarificación Declaración Patrimonial Total
Tarificación Oferta Competencia / Traspaso Cartera Total
Tarificación Documentacion Detector Total
Tarificación Traspaso de Cartera Consultar
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5 Acceso a documentos desde AIRE
Se han modificado varias pantallas de AIRE para permitir el acceso a los documentos asociados e insertar nuevos.
De forma general, el acceso a la gestión documental de cualquier elemento se realiza pulsando en los
botones ó , tanto para consultar como para insertar un nuevo documento. El color verde indica que ya existe algún documento asociado.
5.1 Pólizas
5.1.1 Consulta de pólizas
Desde la pantalla de consulta de pólizas se realiza tanto la consulta de documentos asociados, como la inserción de nuevos documentos.
5.1.2 Emisión de pólizas o suplementos
Al finalizar la emisión de una póliza o suplemento se ha incluido un acceso para incorporar documentos.
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5.1.3 Controles Técnicos
Desde la pantalla de mensajes de autorización de un Control Técnico, se puede acceder a los documentos del suplemento retenido, así como adjuntar un documento nuevo.
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5.2 Siniestros
INDEXACIÓN.- Se puede realizar desde consultas, modificación de expedientes, o después de la apertura rápida.
Cualquier documento indexado a nivel de expediente, sólo podrá verse desde ese expediente.
5.2.1 Consulta de siniestros
Desde la pantalla de consulta de siniestros se realiza tanto la consulta de documentos asociados, como la inserción de nuevos documentos.
5.2.2 Apertura y modificación de expedientes
Desde cada pantalla de modificación de expedientes, se puede acceder a los documentos de dicho expediente, así como a los del siniestro en general.
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5.2.3 Apertura rápida
Tras la apertura del siniestro por la opción “Apertura rápida”, pueden insertarse documentos desde el acceso de la pantalla siguiente.
Posteriormente, también insertarse nuevos documentos desde la pantalla de consulta general de siniestros.
5.2.4 Inserción en función del Documento
TIPO DOCUMENTAL A NIVEL DE SINIESTRO
A NIVEL DE EXPEDIENTE
Informe Médico X
Parte Asistencia Hospitalaria X
Declaración Siniestro X
Atestado / Actuaciones X
Denuncia Robo X
Facturas X
Minutas X
Doc. Asegurado/Vehiculo X
Doc. Cias / Contrario X
Doc. Judicial X
Doc. Póliza X
Informe Tecnico X
Doc. Organismos Oficiales X
Justificantes de Pago/Consignaciones X
Documentación interna X
Fotografias X
Doc. Tirea (CICOS-SDM, etc) X
Otros X
Informe Técnico Interno X
5.3 Administración de cartera
5.3.1 Ficha del Mediador
Los documentos correspondientes a “liquidaciones de recibos”, “listados de anulaciones”, etc, pueden consultarse e insertarse desde la propia ficha del mediador, en la opción “Comercial Consulta Mediadores”.
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5.3.2 Cobro de recibos en bloque
Desde el módulo “Cartera Gestión Recibos Cobro Bloque Recibos” se puede también acceder a los documentos del mediador, así como insertar nuevos documentos utilizados en la liquidación de recibos.
Al pulsar sobre el acceso a la Gestión Documental se obtienen los documentos del mediador al que pertenece el recibo seleccionado.
Si el usuario es el propio mediador, accederá exclusivamente a sus propios documentos, sin necesidad de seleccionar previamente un recibo.
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6 Consulta de documentos - Visor
La consulta de documentos se realiza desde un Visor común a todas las clases documentales.
Este visor está dividido en tres apartados:
6.1 Árbol de documentos
En esta zona se muestra la lista de documentos que contiene el elemento seleccionado (póliza y suplemento, siniestro y expediente, código de mediador, etc).
Los documentos se encuentran agrupados por Tipos, y en el caso de que sean muy numerosos, se agrupan a su vez por años.
En cada documento, además de su fecha de entrada, figuran dos iconos que informan visualmente del usuario que ha insertado el documento, y del origen por el que se ha insertado.
Usuarios Origen
Empleado Fichero
Mediador e-mail
Colaborador externo (perito, médico, proveedor, etc) Escáner
Al pasar el cursor sobre cada documento, se muestra una ventana que explica éstos y otros datos adicionales del documento, tal y como se muestra en la siguiente figura:
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6.2 Propiedades del documento
Pulse en el botón para desplegar las propiedades del documento:
Tipo Documento: depende de la clase documental (pólizas, siniestros, etc) y es seleccionado por el usuario que ha inserta el documento.
Medio de entrada: indica el medio por el que ha sido insertado el documento, pudiendo ser:
o Fichero: el documento ha sido insertado directamente en AIRE, Airper, etc por un usuario que previamente ha creado o digitalizado el documento.
o e-mail: el documento se envió por correo electrónico al Sistema de Gestión Documental, y ha sido insertado por dicho sistema de forma automática. Esta funcionalidad está en desarrollo y por el momento no está operativa.
o Escáner: el documento existía originariamente en papel y se envió al Centro de Digitalización para su escaneo. Esta funcionalidad está en desarrollo y por el momento no está operativa.
Formato (Tamaño): descripción del formato del archivo (pdf, tif, Word, etc) y tamaño.
Original archivado: se informa si existe el documento físico archivado correspondiente a la imagen, o si ha sido retirado por otro usuario
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Notificar entrada: este valor indica si cuando se insertó el documento, se generó un aviso para que fuera tratado por un usuario. Esta opción sólo se utiliza para pólizas, siniestros y documentos de cartera. Además de la marca de aviso, se informará si es Manual (el usuario decidió avisar o no), o Automática (el sistema selecciono el aviso sin permitir decidir al usuario).
Datos de entrada: podrá aparecer la dirección de correo electrónico del remitente, o información de la ubicación del documento físico archivado.
Fecha: fecha de inserción del documento.
Usuario: código de usuario de AIRE de la persona que insertó el documento.
Actividad: actividad con la que está dado de alta en AIRE.
Baja: Indica si el documento está dado de baja
Observaciones: esta es la información que el remitente rellena cuando inserta el documento.
6.3 Zona de visualización
En esta zona se muestra el documento seleccionado. Dependiendo del formato del documento, puede visualizarse de diferente forma:
Con los siguientes formatos de documentos (Pdf, richtext, plain, html, xml, bmp, gif, jpg, jpeg, pjpeg y tiff) aparecerá un visor con la siguiente barra de botones.
Documentos en otros formatos (Excel, Word, email Outlook (msg), vídeo (avi), mp3, etc). Estos documentos no se mostrarán directamente, sino que aparecerá un link sobre el que se deberá pulsar para abrirlo:
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7 Inserción de documentos desde el Visor
En la opción “Insertar documentos en:” pulse la opción “Ir…” tras seleccionar el elemento o subelemento donde quiere indexar el documento.
Si no aparecen estos botones, significa que no pueden insertarse documentos desde esta pantalla, ya sea porque el acceso sólo permite la consulta, o porque el elemento no lo permite (siniestros terminados, etc).
Al pulsar el botón “Ir…”, se desplegara la columna que se muestra en la siguiente pantalla:
Pulsando en el botón “Agregar documentos” se abre el explorador para seleccionar los documentos a insertar en el gestor documental
Una vez se seleccionado el documento, al darle a “abrir” aparecerá en la columna de inserción de documentos donde se seleccionara el “tipo de documento”, si ha de generar “Aviso de entrada” y observaciones. Para finalizar con la indexación se debe pulsar el botón “Confirmar 1 documento”.
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Tipo documento. Seleccione un tipo de documento.
Observaciones: Escriba una breve descripción del documento, si lo considera necesario.
Avisar entrada de documento: Si marca esta casilla, se avisará al gestor correspondiente de la inserción del documento. En caso contrario, el documento quedará insertado pero no se avisará a nadie. Dependiendo del usuario, y del tipo de documento, el sistema determinará de forma automática si debe notificarse la entrada, en cuyo caso este campo aparecerá desactivado y no podrá modificarse.
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8 Nuevas funcionalidades del Visor
8.1 Posibilidad de insertar varios documentos de forma simultánea.
Como nueva funcionalidad se da la posibilidad de insertar de forma simultánea varios documentos (max. 5 documentos).
Los pasos a seguir en la indexación son exactamente los mismos que si indexamos un solo documento, salvo cuando hay que seleccionar los archivos a través del explorador.
Marcamos dichos archivos y en la pantalla se abrirán tantas ventanas como archivos seleccionados tengamos. Después se clasifica cada uno de ellos por el tipo que le corresponda y se presiona “Confirmar Documentos”.
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8.2 Posibilidad de insertar documentos arrastrando
Existe la posibilidad de indexar arrastrando archivos. Esta nueva funcionalidad consiste en seleccionar del explorador de Windows un documento y depositarlo en la zona de inserción (espacio debajo de agregar documentos).
Al depositarlo en esa zona, automáticamente quedara agregado para su posterior indexación (como se muestra en la siguiente figura) seleccionando previamente el tipo de documento y pulsando el botón de “Confirmar documentos”.
8.3 Posibilidad de expandir y reducir el árbol de documentos
Como nueva funcionalidad, se va a poder expandir el árbol pulsando el botón “Ver árbol extendido” (siempre y cuando existan subelementos con documentos insertados) y reducir el árbol pulsando el botón “Ver árbol reducido”.
Por ejemplo, si se accede al gestor documental a los documentos insertados a nivel de póliza y se quieren ver todos los documentos que hay indexados en todos los suplementos, pulsando en el botón “Ver árbol extendido” de la siguiente figura, se extiende el árbol.
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En la siguiente figura se puede ver el árbol extendido tras pulsar en el botón “Ver árbol extendido”