mag. Zdenko Irena , mag. ekon. in posl. ved z delavnice MS...29.9.2016 6 Microsoft Office Powerpoint 2016 DELOVNA POVRŠINA 11 DIAPOZITIVI HITRI DOSTOP …

29.9.2016

1

https://www.facebook.com/eposlovanje

Predlogi za učinkovito pripravo predstavitev s

pripomočkom Microsoft PowerPoint 2016

dr. Simona Sternad Zabukovšek

mag. Zdenko Deželak

Irena Šišovska, mag. ekon. in posl. ved


Agenda

1. SKLOP

O predstavitvah

– Namen

– Prednosti in slabosti

– Predstavniki

PowerPoint 2016

– Kako do pripomočka?

– Uporabniški vmesnik

– Prilagajanje delovnega okolja

2

29.9.2016

2


Agenda2. SKLOP – Koraki izdelave predstavitve

Priprava osnove

- Nova prazna, template (različni viri) + demo

Matrica

• Postavitve diapozitiva

• Teme, ozadja, slogi pisav, vstavljanje skupnih elementov, glava in noga

• Vstavljanje povezav, dejanj

Vnos vsebine

– Pisanje

– Vstavljanje iz Word-a, iz drugih predstavitev

Vnos vsebine posameznih diapozitivov

– Vstavljanje tabel

– Vstavljanje Ilustracije (Oblike, SmartArt, grafikoni)

– Vstavljanje predstavnosti (video, zvok)

– Vstavljanje dodatkov

Animacije– Prehodi med diapozitivi

– Učinki (časovne nastavitve, različni učinki)

– Skupna raba in sodelovanje pri ustvarjanju predstavitev

Priprava na predstavitev– Dodajanje opomb

– Vadi čas predstavitve

– Posnemi diaprojekcijo

– Diaprojekcija po meri

– Stisni slike

– Shranjevanje in tiskanje

Diaprojekcija– Pogled predstavitelja

– Predstavi v spletu (Skype za podjetja, storitev za predstavitve Office)

3


Agenda

3. SKLOP – Triki in nasveti

4

29.9.2016

3


Predstavitve

Predstavitve so govori v poslovnem, tehničnem, ekspertnem, znanstvenem in

drugem okolju, ki so namenjene specializiranemu občinstvu.

Pojavljajo se v obliki informativnih predstavitev, predavanj, delavnic, predstavitev

izdelkov in projektov.

Predstavitev vključuje dva vidika:

– predstavitvene spretnosti in

– samo izvedbo predstavitve

Ta dva vidika se med sabo prepletata in vključujeta:

– Pripravo

– Predstavitev

– Verbalno in neverbalno komunikacijo

Javno nastopanje

5


Prednosti in slabosti

Prednosti:

– Predstavitev omogoča strukturiran potek govora brez improvizacije in

papirnih pripomočkov

– Enostavna priprava

– Uporaba predstavitev omogoča ohraniti očesni stik z občinstvom

– …

Slabosti:

– Za predstavitev potrebujemo tehnično opremo

– Osredotočanje na obliko namesto na vsebino predstavitve

– Poudarki in velika količina poglobljenih informacij je zreducirana na

alineje

– …

6

29.9.2016

4


Predstavniki

Microsoft PowerPoint (v okviru Microsoft Office paketa)

– 95 % predstavitev je narejenih s pomočjo PowerPoint

Prezi

Apple Keynote

OpenOffice Impress

Google Slides

SlideRocket

Zoho show

7


Kako do MS Office 2016?

Informacije o IT storitvah UM na naslovu https://it.um.si/

Portal UM: Zaposleni/študenti IT storitve

8

https://it.um.si/

29.9.2016

5


Kako do MS Office 2016?

Portal UM: Zaposleni/študenti IT storitve

9


Priročnik Microsoft PowerPoint 2013

10

Dostopno na:http://www.epf.um.si/izpitni-center-epf/microsoft-student-partner-msp/

http://www.epf.um.si/izpitni-center-epf/microsoft-student-partner-msp/

29.9.2016

6


Microsoft Office Powerpoint 2016

DELOVNA POVRŠINA

11

DIAPOZITIVI

HITRI DOSTOP

ZAVIHEK DATOTEKA

RAVNILO

VRSTICA STANJA

NASLOVNA VRSTICA

TRAKUKAZNE KARTICE

HITRA POVEČAVARAZLIČNI POGLEDI NA PREDSTAVITEV

DRSNI TRAK


Prilagajanje delovnega okolja

Ukaz Informacije

– Zaščiti predstavitev

– Preglej predstavitev

– Upravljaj različice

– Lastnosti predstavitve

12

29.9.2016

7


Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop

Možnosti v PowerPoint

13


Ukazna kartica – OGLED

– Pogledi predstavitve

– Pogledi matrice

– Pokaži

– Povečava

– Barvno/Sivine

Minimiraj trak - dvoklik

14

29.9.2016

8


Priprava osnove predstavitve

Ukaz Novo

– Prazna predstavitev

– Predloge (moje, lokalne, s spleta)

CGP UM:

– http://www.um.si/CGP/Splosno/Strani/default.aspx

Viri predlog

– https://templates.office.com/en-us/templates-for-PowerPoint

– https://www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_template.htm

– http://www.smiletemplates.com/free/powerpoint-templates/0.html

– http://www.free-power-point-templates.com/

15


DEMO 1

Možnosti Shranjevanje, Avtorstvo

Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop

Dodajanje predloge UM med moje predloge

Preglej dokument

16

http://www.um.si/CGP/Splosno/Strani/default.aspx

https://templates.office.com/en-us/templates-for-PowerPoint

https://www.presentationmagazine.com/free_powerpoint_template.htm

http://www.smiletemplates.com/free/powerpoint-templates/0.html

http://www.free-power-point-templates.com/

29.9.2016

9

https://www.facebook.com/eposlovanje 17

Matrica

Ogled (Pogledi matrice)

– Matrica diapozitiva

– Matrica izročka

– Matrica opomb

Postavitve diapozitivov

v matrici

17


Teme in ozadje

Teme (Načrt)

– Iskanje tem

– Shrani temo

Ozadje (Načrt)

18

29.9.2016

10


Velikost diapozitiva

19

Nastavitev velikosti diapozitiva – Načrt (Design)

– Standardno 4:3 (Standard)

– Širokozaslonsko 16:9 (Widescreen)


Urejanje in oblikovanje besedila

Pisava (Osnovno)

20

29.9.2016

11


Urejanje in oblikovanje besedila

Odstavek (Osnovno)

21


Slike

– Iz datoteke

– Spletne slike

– Posnetek zaslona

– Fotoalbum

Povezave

– Povečava

– Hiperpovezava

– Dejanja

22

29.9.2016

12


Glava in noga

Vstavljanje (Glava in noga)

– Datum in čas

– Številka diapozitiva

– Noga

23


DEMO 2

Urejanje matrice:

– Tema

– Ozadje

– Pisava

– Odstavek (vrstične oznake, razmik za)

– Vstavljanje slike in hiperpovezava

– Glava in noga

– Vstavi matrico diapozitiva vs. Vstavi postavitev

Izdelava fotoalbuma

Shranjevanje predstavitev

24

29.9.2016

13


Vnos osnove vsebine

Jezik – Pregled (Review)

Vstavljanje novega diapozitiva – Osnovno (Home)

– Postavitev (Layout)

Vstavljanje besedila iz MS Office Word

– Diapozitivi iz orisa (Slides from Outline)

Vnovična uporaba diapozitivov

– Kopiraj/prilepi

– Znova uporabi diapozitive…

25


DEMO 3

Vstavljanje besedila iz Wordovega dokumenta

Vstavljanje iz PowerPoint predstavitve

Vstavljanje novega diapozitiva (postavitev po meri)

Sprememba postavitve 1. diapozitiva

Brisanje diapozitiva

Dvojnik diapozitiva

Skrij diapozitiv

26

29.9.2016

14


Vstavljanje elementov

27

Tabele (Tables)

– Vstavi tabelo (Insert table)

– Nariši tabelo (Draw table)

– Excelova preglednica (Excel Spreadsheet)

Oblikovanje tabel

– Načrt (Design)

– Postavitev (Layout)

Pametna vodila pri vstavljanju tabel (Smart Guides)



28

Ilustracije (Ilustrations)

– Oblike (Shapes)

– Grafika SmartArt

– Grafikoni (Charts)

Novi slogi za oblikovanje vstavljenih oblik – Prednastavitve (Preset)

29.9.2016

15



29

Predstavnost (Media)

– Video - iz računalnika in spletni videoposnetek (Video)

– Zvok - iz računalnika ali posnemi zvok (Audio)

– Snemanje vsebine na zaslonu (Screen recording)



30

Dodatki (Add-ins)

– Trgovina (Store)

– Moji dodatki (My Add-ins)

29.9.2016

16


Vstavljanje pripomb

Pripombe s črnilom (zavihek Risanje) – Ink

Annotation

Na voljo samo pri napravah na dotik

31

Pripombe (Comments)


Napredno oblikovanje vstavljenih elementov

Pomoč pri poravnavanju in razporejanju vstavljenih elementov - Pametna vodila (Smart Guides)

Združevanje oblik za ustvarjanje oblike po meri (Oblika -> Spoji oblike)

(Shape -> Merge shapes)

33

Drobec

29.9.2016

17


Kapalka za usklajevanje barv (Eyedropper)

Vstavi obliko (Insert Shape)

Oblika -> Polnilo oblike -> Kapalka (Shape -> Shape fill -> Eyedropper)

34


DEMO 4

Vstavljanje in oblikovanje tabele

Vstavljanje oblike (polnilo, rob)

Združevanje oblik

Vstavljanje polje za besedilo Pretvori v SmartArt

Snemanje vsebine na zaslonu

35

29.9.2016

18


Animacije

Prehodi

– Prehod na diapozitiv

– Možnosti učinka

– Časovna izbira

36


Animacije

Animacije

– Učinki

– Časovna izbira

– Animacija po meri

37

29.9.2016

19


DEMO 5

Nastavitev prehoda

Nastavitev animacije (matrica)

38


Ukaz Skupna raba / Share

– Dajte v skupno rabo z osebami -shrani v oblak (Share with people)

– E-pošta - kot prilogo, kot PDF/XPS, kot internetni faks (Email)

– Predstavi v spletu - predstavitev diaprojekcije v Skypu ali preko brskalnika

(Present Online)

– Objavi diapozitive v knjižici diapozitivov ali v SharePoint (Publish Slides)

39

29.9.2016

20

https://www.facebook.com/eposlovanjehttps://www.facebook.com/eposlovanje 40

Skupna raba preko povezave

Datoteka -> Skupna raba -> Dajte v skupno rabo z osebami

(File -> Share -> Share with people)


Sodelovanje pri ustvarjanju PowerPointovih

predstavitev (Real Time Presence)Ko je predstavitev v skupni rabi lahko sodeluje več ljudi

Vidimo tisto kaj drugi urejajo (indikator, ki prikazuje katere diapozitive urejajo druge osebe)

29.9.2016

21


Reševanje sporov (Resolve Conflict)

Če so narejene spremembe v predstavitvi v sporu, se prikaže vizualna primerjava med spremembami

Izberemo tiste spremembe, ki jih želimo obdržati


DEMO 6

Skupna raba preko povezave

43

29.9.2016

22


Priprava na predstavitev

Vadi čas

Posnemi diaprojekcijo

Skrij diapozitiv

Diaprojekcija po meri

Vstavljanje opomb govornika

Stisni slike


Shranjevanje (Save and Save As)

Datoteka - Shrani kot (File- Save As)

– .ppt; .pptx; .pps; .ppsx; .pdf; .xps …

Videoposnetek (Video)

– Datoteka -> Izvozi -> Ustvari videoposnetek

– File -> Export -> Create a Video

29.9.2016

23


Tiskanje

Datoteka (Natisni)

– Lastnosti tiskalnika

– Tiskanje izročkov

– Urejanje glave in noge strani


Izvoz v Word

Datoteka Izvozi Ustvari izročke

29.9.2016

24


Diaprojekcija

Pripravi diaprojekcijo

Diaprojekcija (Začni diaprojekcijo)

– Od začetka (F5)

– Od trenutnega diapozitiva (Shift + F5)

– Upravljanje predstavitve

– Predstavi v splet



Pogled predstavitelja (Presenter View)

Omogoča ogled opomb na zaslonu (Notes)

Trenutni diapozitiv (Current Slide)

Naslednji diapozitiv (Next Slide)

Trajanje predstavitve (Timer)

Dodatna orodja (Tools)

29.9.2016

25


Začetek spletnega srečanja iz PowerPoint-a

(Online Meeting)Diaprojekcija -> Predstavi v spletu -> Skype za podjetja

Slide Show -> Present online -> Skype for business


Začetek spletnega srečanja iz PowerPoint-a

(Online Meeting)Diaprojekcija -> Predstavi v spletu -> Storitev za predstavitve Office

Slide Show -> Present online -> Office Presentation Service

29.9.2016

26


DEMO 7

Priprava na predstavitev

– Vadi čas

– Posnemi diaprojekcijo


– Vstavljanje opomb govornika

– Stisni slike

Diaprojekcija (upravljanje diaprojekcije)

Ogled diaprojekcije preko spleta

52

Uporabni triki in nasveti v PowerPointu8 namigov za preprostejši način dela

29.9.2016

27

1 2 3Ne uporabljajte in ne oblikujte

takih predstavitev.

Uporabljanje različne

kombinacije in ustvarite svoje

zanimive in privlačne zasnove.

Bodite kreativni!

Izogibajte se uporabe formalnih diapozitivov

Če je vaša predstavitev preveč formalna in enolična lahko povzroči dolgočasnost pri občinstvu

(Feloni 2015).

1

Uporabljajte primerne grafike

1 Preizkusite različne kombinacije barv.

2 Izberite tisto kombinacijo, ki vam je všeč.

3Priporočena je uporaba kontrastnih barv.

Uporabite velik kontrast med barvo ozadja in barvo besedila.

2

29.9.2016

28

Uporabljajte primerni slog pisave

1 Z izbiro pravega sloga pisave, kot je Helvetica ali Arial, boste učinkoviteje posredovali svoje sporočilo.

2 Uporaba pisave Times New Roman je dolgočasna.

3

Izberite tak slog in velikost pisave, da bo občinstvo pisavo lahko videlo iz razdalje.

3

Z izbiro prave velikosti pisave boste učinkoviteje posredovali svoje sporočilo.

Times New

RomanHelvetica

Calibri

Arial

Comic Sans

1 2 3Besedilo naj bo preprosto,

zato uporabljajte vrstične

oznake in kratke stavke.

Določeni projektorji na robovih

odrežejo diapozitive , zato bodo

dolgi stavki morda odrezani.

Uporabite oznake in kratke

stavke.

Izogibajte se uporabi veliko besedila

Če želite ohraniti jasno sporočilo in če želite, da bo občinstvo ostalo pozorno in zainteresirano

ne uporabljate preveč besedila na posameznem diapozitivu (Sieber 2009).

4

29.9.2016

29

1 2 3Slike običajno pritegnejo

pozornost poslušalca …

… in povečajo pomen ter

učinkovitost sporočila.

Uporabite oznake in kratke

stavke.

Slike povedo več kot tisoč besed

Povejte vašo zgodbo z uporabo različnih slik, vendar bodite pozorni, da ne preobremenjujte

občinstvo (Reynolds 2016).

5

Uporabljate infografike

1 Izberite in vstavite privlačne grafikone

in SmartArt oblike.

2 Vstavite zvoke in videoposnetke.

3 Uporabljajte rezultate poročil in analiz, ter

vstavite različnih tabel.

Informacijska grafika nam omogoča, da podatke, ki niso atraktivni, s pomočjo grafičnih elementov naredimo

zanimive za poslušalce. Prav tako lahko s pomočjo infografik dobimo vsebine, ki jih uporabniki družbenih

omrežij radi med seboj delijo (ENKI 2016).

6

29.9.2016

30

1 2 3Preverite morebitne slovnične

napake.

Izberite Črkovanje na zavihku Pregled. S pomočjo orodja popravite

morebitne napake.

Preverite črkovanje in slovnico

Povejte vašo zgodbo z uporabo različnih slik, vendar bodite pozorni, da ne preobremenjujte

občinstvo (Microsoft 2016).

7

Namigi za izvedbo predstavitve (Microsoft 2016)

Pred začetkom predstavitve se prepričajte, da je vsa oprema priključena in pravilno

deluje.

Izklopite ohranjevalnik zaslona in se prepričajte, da imate ustrezne datoteke in

programsko opremo.

Preverite, ali je ločljivost projektorja enaka ločljivosti računalnika, v katerem ste

ustvarili predstavitev.

Pred podajanjem predstavitve preverite vse barve na zaslonu projekcije.

Izogibajte se nenehnemu premikanju kazalca miške.

Predstavitve ne berite (Feloni 2014)!

8

29.9.2016

31

Literatura in viri

ENKI 2016. Kaj je infografika? [online] Dostopno na: http://www.enki.si/blog/kaj-je-infografika.

Feloni, R. 2014. The 10 Worst Body Language Mistakes People Make While Giving Presentations. [online]

Dostopno na: http://www.businessinsider.com/worst-body-language-presentation-mistakes-2014-9?op=1.

Feloni, R. 2015. 8 insights that will change the way you give PowerPoint presentations. [online] Dostopno na:

http://www.businessinsider.com/8-tips-for-great-powerpoint-presentations-2015-1?op=1/#.

Microsoft 2016. Namigi za ustvarjanje in podajanje učinkovitih predstavitev. [online] Dostopno na:

https://support.office.com/sl-si/article/Namigi-za-ustvarjanje-in-podajanje-u%C4%8Dinkovitih-predstavitev-

f43156b0-20d2-4c51-8345-0c337cefb88b.

Reynolds, G. 2016. Top Ten Slide Tips. [online] Dostopno na: http://www.garrreynolds.com/preso-tips/design/

Sieber, T. 2009. 10 Powerpoint Tips for Preparing a Professional Presentation. [online] Dostopno na:

http://www.makeuseof.com/tag/10-tips-for-preparing-a-professional-presentation/.


Novo v PowerPoint 2013

Več možnosti za začetek predstavitve (predloge, nedavno in prazna predstavitev)

Izboljšan pogled predstavitelja (Presenter View)

Nov zavihek Kombinacija – omogoča ustvarjanje in skupna raba spletnih interaktivnih predstavitev - (Office Mix) –

(potrebna je namestitev dodatka)

širokozaslonska postavitev diapozitivov 16:9 (Widescreen)

Ustvarjanje spletnega srečanja iz PowerPoint-a (Online Meeting)

Izboljšana orodja za načrtovanje predstavitve (Theme variations)

Pomoč pri poravnavanju in razporejanju predmetov (Smart Guides)

Izboljšane poti gibanja za vstavljene predmete (Motion path)

Izboljšano združevanje oblik (Merge common shapes)

Izboljšana podpora za video in zvok (več oblik zapisa večpredstavnosti: .mp4 in .mov z videom H.264 in zvokom AAC

(Advanced Audio Coding)

Nova kapalka za ujemanje barv (Eyedropper for color matching)

Prilagojen za naprave na dotik (PowerPoint on touch devices)

Skupna raba in shranjevanje v oblaku (Share and save in cloud)

Vstavljanje komentarjev (opomb) in odgovarjanje (Insert comment)

http://www.enki.si/blog/kaj-je-infografika

http://www.businessinsider.com/worst-body-language-presentation-mistakes-2014-9?op=1

http://www.businessinsider.com/8-tips-for-great-powerpoint-presentations-2015-1?op=1/

https://support.office.com/sl-si/article/Namigi-za-ustvarjanje-in-podajanje-u%C4%8Dinkovitih-predstavitev-f43156b0-20d2-4c51-8345-0c337cefb88b

http://www.garrreynolds.com/preso-tips/design/

http://www.makeuseof.com/tag/10-tips-for-preparing-a-professional-presentation/

https://mix.office.com/Gallery

29.9.2016

32


Novo v PowerPoint 2016

Sodelovanje in ustvarjanje predstavitev v realnem času (Real Time Presence)

Vstavljanje pripomb s črnilom (nov zavihek Risanje) – na voljo pri napravah na dotik (Ink Annotation)

Novi prehodi na diapozitive (Morph)

Oblikovalnik PowerPointovih predstavitev (PowerPoint Designer)

Šest novih vrst grafikonov

Snemanje vsebine na zaslonu (Screen Recording)

Boljše razreševanje sporov pri skupni rabi predstavitev (Resolve Conflict)

Boljša ločljivost ustvarjenih videoposnetkov (ločljivost 1920 x 1080)

Izboljšana pametna vodila pri vstavljanju tabel (Smart Guides)

Novi slogi za oblikovanje vstavljenih oblik – Prednastavitve (Preset)

Documents

mag. Zdenko Irena , mag. ekon. in posl. ved z delavnice MS...29.9.2016 6 Microsoft Office Powerpoint 2016 DELOVNA POVRŠINA 11 DIAPOZITIVI HITRI DOSTOP …