A. MENYELESAIKAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Penyelesaian laporan dan proposal melibatkan empat tugas, yaitu : merevisi, memproduksi,

mengoreksi, dan mendistribusikan.

Ketika Anda siap menyelesaikan laporan atau proposal jumlah pekerjaan yang Anda

tinggalkan bergantung pada formalitas, panjang, dan kerumitan proyek. Dokumen yang

membutuhkan ukuran serta ekstra untuk perbaikan dan profesionalisme karena adanya harapan

penerima, tradisi perusahaan, atau bahkan kebutuhan pemasaran. Sekalipun demikian, tidak banyak

laporan dan proposal yang membutuhkan setiap komponen yang akan dibahas lebih lanjut, tetapi

pastikan untuk tetap berhati-hati dalam menyeleksi elemen yang ingin Anda masukkan dalam setiap

dokumen.

Meskipun laporan dan proposal tidak mengharuskan adanya perbaikan yang sangat besar

pada dokumen bersifat formal, tetapi banyak yang menuntutnya begitu, sehingga baik untuk

mengetahui setiap hal yang harus dimasukkan dan bagaimana cara memepersiapkannya.

B. MEREVISI LAPORAN DAN PROPOSAL

Proses merevisi laporan pada intinya sama dengan pesan bisnis apapun, meskipun revisi ini

membutuhkan waktu lebih panjang, bergantung pada panjang dokumen. Lakukan evaluasi dalam

hal pengorganisasian, gaya, dan nada tulisan, untuk memastikan bahwa Anda telah mengatakan apa

yang ingin dikatakan dan mengatakannya dengan urutan yang paling logis dan dengan cara yang

merespons pada kebutuhan penerima. Kemudian, berusahalah untuk memperbaiki keterbacaan

laporan itu dengan membuat variasi panjang kalimat, menjaga paragraf agar tetap pendek,

menggunakan daftar dan simbol titk, serta menambahkan judul dan subjudul. Teruslah merevisi isi

laporan hingga menjadi jelas, ringkas, dan bersifat mendesak.

C. MEMPRODUKSI LAPORAN DAN PROPOSAL

Setelah merasa puas dengan teks, Anda sudah siap untuk memproduksi laporan dengan

memasukkan elemen desain. Judul, keterangan gambar, peralatan, tipografi (seperti huruf besar,

huruf miring, dan cetak tebal), margin, pengaturan baris, dan spasi hanya merupakan teknik dan alat

yang dapat digunakan untuk menyajikan materi dengan efektif. Pada tahap ini juga, Anda dapat

mulai menambahkan diagram, grafik, dan alat bantu visual lainnya, serta elemen teks apapun.

Dalam pembuatan laporan dan proposal, Anda dapat mengandalkan bantuan tenaga ahli desain dan

produksi.

Perangkat komputer masa kini umumnya cukup mudah untuk digunakan secara produktif

oleh para pelaku bisnis. Rangkaian perangkat lunak seperti Microsoft Office atau Sun StarOffice

membuat Anda dapat memproduksi laporan yang memasukkan grafik, tabel, data spreadsheet, dan

catatan database. Bahkan, sekarang ini, fitur laporan canggih seperti foto relatif mudah dengan

hadirnya kamera digital berbiaya rendah, scanner desktop warna, dan printer warna yang murah

dengan kualitas yang hampir setara dengan foto.

Namun, perangkat komputer yang selalu canggih juga meningkatkan harapan penerima.

Orang terpengaruh dengan kemasan, karena itu laporan yang dikemas cantik dengan grafik

berwarna akan membuat penerima terkesan dibandingkan laporan yang polos dan hanya diketik

biasa, meskipun kedua dokumen tersebut mengandung informasi yang sama.

Komponen Laporan Formal

Dibagi menjadi tiga kategori, yaitu:

1. Bagian Pembukaan Sampul Halaman judul khusus Halaman judul Surat otorisasi Surat penerimaan Surat pengiriman Daftar isi Daftar ilustrasi Sinopsis atau ringkasan eksekutif

2. Bagian Teks Laporan Pendahuluan Isi Ringkasan Kesimpulan Rekomendasi Catatan

3. Bagian Pelengkap Lampiran Daftar pustaka Indeks

Bagian Pembukaan

Bagian pembukaan merupakan materi bagian depan yang memberikan informasi awal kunci

sehingga pembaca dapat memutuskan apakah akan membaca laporan dan dengan cara apa.

1. Sampul

Banyak perusahaan memiliki sampul standar untuk laporan, dari kertas yang tebal dengan

cetakan nama dan logo perusahaan. Judul laporan dapat dicetak di sampul atau dilampirkan

dengan label yang ditempelkan. Carilah sampul yang menarik, nyaman dan sesuai dengan

masalah subjek. Juga pastikan sampul ini dapat diberi label dengan judul laporan, nama penulis

(tidak harus), dan tanggal penyerahan (juga tidak harus).

Pikirkan dengan saksama judul yang akan Anda cantumkan di sampul. Berilah para

pembaca semua informasi yang mereka butuhkan : siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan

bagaimana dari pokok pembicaraan. Usahakan agar meringkas (dapat mengurangi panjang judul

dengan menghilangkan frase seperti laporan tentang, studi tentang atau survei tentang….).

2. Halaman judul khusus (title fly) adalah lembar kertas polos yang hanya berisi judul laporan.

Halaman judul (title page), mencakup empat blok informasi yaitu:

Judul halaman

Nama, jabatan, alamat orang/ kelompok atau organisasi yang mengotorisasi laporan (jika

ada)

Nama, jabatan, alamat orang/kelompok atau organisasi yang menyiapkan laporan

Tanggal penyampaian laporan

Halaman judul berfungsi sebagai sampul laporan, terutama jika laporan relatif singkat dan

hanya dimasudkan untuk pengguna internal.

3. Surat otorisasi (memo otorisasi) adalah dokumen yang Anda terima yang meminta atau

mengarahkan Anda untuk menyiapkan laporan.

4. Surat penerimaan (memo penerimaan) sebagai respons terhadap penyampaian itu, menerima

penugasan itu, dan memerjelas persyaratan atau batasan apapun. Surat penerimaan dapat

memperlihatkan pada pembaca apa yang Anda setujui untuk dilakukan dan mengapa.

5. Surat pengiriman atau letter of transmittal (memo pengiriman) yaitu sebuah bentuk khusus

yang bersampul, yang memperkenalkan laporan pada penerima. Surat pengiriman menyatakan

apa yang ingin Anda katakan jika Anda menyerahkan laporan ini langsung pada orang yang

mengotorisasikannya sehingga gayanya tidak terlalu formal.

6. Daftar isi (Table of Content), menunjukkan bentuk garis besar liputan, urutan, dan kepentingan

relatif akan informasi dalam laporan. Judul yang digunakan di teks laporan merupakan dasar

dari daftar isi ini.

Putuskan berapa banyak tingkatan judul yang diperlukan untuk memperlihatkan isi.

Daftar isi yang mendetail dapat berisi lusinan bahkan ratusan catatan

pertimbangkan untuk memasukan dua table (table tingkat tinggi yang hanya menunjukkan

judul utama, diikuti dengan table yang mendetail yang mencakup segala sesuatu).

Pastikan pembaca dapat dengan mudah membedakan diantara tingkatan tersebut.

Berilah perhatian ekstra untuk memastikan bahwa daftar isi akurat, konsisten, dan lengkap.

Susunlah daftar isi setelah laporan Anda lengkap, diedit dengan teliti, dan dikoreksi.

Gunakan fitur otomatis di word processor untuk membuat daftar isi, membantu

meningkatkan keakuratan, menghilangkan kesalahan pengetikan, dan menjaga kekinian

table.

Pastikan untuk mengoreksinya sekalipu dibuat secara otomatis.

7. Daftar ilustrasi (list of illustrations)

Masukkan daftar ilustrasi setelah daftar isi

Pastikan untuk memasukkan judul dan nomor halaman

Jika Anda mempunyai cukup ruang dalam satu halaman, masukkan daftar ilustrasi langsung

di bawah daftar isi. Jika tidak, letakkan daftar dihalaman setelah halaman isi.

8. Sinopsis atau ringkasan eksekutif, merupakan gambaran ikhtisar singkat (satu halaman atau

kurang) dari point terpenting dalam laporan, yang dirancang untuk memberikan para pembaca

tinjauan awal yang cepat. Sinopsis ini seringkali ada di laporan informasional panjang yang

berhubungan dengan subjek teknis, profesioanal, atau akademis dan juga dapat disebut sebagai

abstrak.

Pikirkan dengan saksama kata-kata untuk sinopsis atau abstrak. Penyusunan kata-kata dalam

sinopsis dapat bersifat:

a. Informatif yaitu menyajikan point utama dalam laporan dengan urutan seperti yang ada

diteks. Contoh : penjualan es krim superpremium mencapai 11 persen dari total penjualn es

krim.

b. Deskriptif yaitu memberitahukan perihal laporan, hanya menggunakan detail yang lebih

besar dari pada daftar isi. Contoh : laporan ini berisi informasi tentang es krim

superpremium dan pangsa pasarnya.

Ringkasan eksekutif (executive summary) lebih luas dari pada sinopsis karena banyak

memuat judul, transisi yang dikembangkan dengan baik dan bahkan elemen visual.

Perbedaannya, sinopsis merupakan prosa daftar isi yang menggarisbesarkan poin utama

laporan. Sedangkan, Ringkasan eksekutif merupakan versi “mini” yang dikembangkan secara

lengkap dari laporan.

Teks Laporan

Inti dari laporan selalu tersusun dari tiga bagian utama, yaitu : pendahuluan, isi dan penutup.

Pendahuluan Pendahuluan yang baik menyiapkan pembaca untuk mengikuti dan

memahami informasi selanjutnya. Bagian ini mengundang para pembaca untuk melanjutkan bacaan

dengan memberi tahu mereka tentang laporan tersebut.

Isi Bagian ini berisi informasi yang mendukung kesimpulan dan rekomendasi, serta analisis,

logika dan interprestasi Anda terhadap informasi.

Penutup Penutup laporan harus meringkas gagasan utama, menyoroti kesimpulan atau

rekomendasi (jika ada), dan menyusun daftar setiap tindakan yang Anda harapkan dilakukan oleh

pembaca yang akan Anda lakukan sendiri.

Bagian Pelengkap

Bagian pelengkap muncul setelah teks laporan dan memberikan informasi bagi pembaca

yang mencari pembahasan yang lebih mendetail. Pelengkap lebih umum pada laporan panjang

daripada laporan pendek, dan lazimnya memasukkan lampiran, daftar pustaka dan indeks.

Lampiran (appendix) Lampiran berisi materi yang berhubungan dengan laporan, tetapi

tidak tercakup dalam teks karena terlalu panjang, memakan tempat, atau tidak terlalu relevan.

Daftar Pustaka Untuk memenuhi kewajiban etika dan hukum untuk memberikan

penghargaan bagi orang-orang atas pekerjaan mereka, dan untuk membantu para pembaca yang

mungkin berkeinginan untuk meneliti topik lebih lanjut, masukkan daftar pustaka (bibliography),

yaitu daftar sumber sekunder yang Anda pelajari ketika menyiapkan laporan.

Indeks merupakan daftar nama menurut abjad, tempat dan subjek yang disebutkan

dilaporan, beserta halaman tempat kemunculannya.

Komponen Proposal Formal

Tujuan proposal adalah membuat pembaca terkesan pada profesionalisme Anda dan

membuat penawaran dan perusahaan Anda menonjol.

Proposal formal berisi banyak komponen yang sama sengan laporan formal lain.

Kebanyakan perbedaannya adalah pada teks, meskipun beberapa bagian yang berhubungan dengan

pendahuluan juga berbeda.

Bagian proposal formal :

1. Bagian Pembukaan

o Sampul

o Halaman judul khusus

o Halaman judul

o Permohonan proposal

o Surat pengiriman

o Daftar isi

o Daftar ilustrasi

o Sinopsis atau ringkasan eksekutif

2. Bagian Teks Laporan

o Pendahuluan

o Isi

o Ringkasan

3. Bagian Pelengkap

o Lampiran

Bagian yang berhubungan dengan pendahuluan Sampul, halaman judul khusus, halaman

judul, daftar isi, dan daftar ilustrasi ditangani dengan cara yang sama dengan laporan formal lain.

Salinan RFP Daripada memakai surat otorisasi, proposal yang formal mempunyai salinan

permohonan untuk proposal (RFP), yang merupakan surat atau memo yang meminta pembuatan

proposal atau penawaran untuk proyek tertentu.

Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif Meskipun Anda memasukkan sinopsis atau ringkasan

eksekutif untuk kenyaman pembaca ketika proposal Anda terlalu panjang, komponen ini seringkali

tidak terlalu berguna dalam proposal formal daripada ketika komponen tersebut dalam laporan

formal.

Surat Pengiriman Cara Anda menangani surat pengiriman bergantung pada apakah

proposal dibuat berdasarkan permintaan atau tidak. Surat ini harus bersifat membujuk pembaca

untuk meyakinkan bahwa Anda memiliki sesuatu yang berharga untuk ditawarkan, membuat

mereka merasa tidak sia-sia meluangkan waktu untuk membaca seluruh proposal. Karena mungkin

surat pengiriman merupakan satu-satunya yang dibaca klien, isi surat itu harus benar-benar

meyakinkan.

Teks Proposal

Sebagaimana halnya laporan, teks proposal disusun atas tiga bagian utama, yaitu :

pendahuluan, isi, dan penutup.

Pendahuluan : Bagian ini menyajikan dan meringkas masalah yang Anda maksudkan untuk

diselesaikan dan solusi Anda pada masalah itu, termasuk manfaat yang akan diterima oleh pembaca.

Isi : Bagian ini menjelaskan detail solusi yang lengkap; bagaimana pekerjaan akan

diselesaikan, bagaimana pekerjaan itu dipecah menjadi tugas, metode apa yang akan digunakan

untuk melakukannya, ketika pekerjaan akan dimulai dan berakhir, berapa banyak biaya untuk

seluruh pekerjaan, dan mengapa perusahaan Anda memenuhi persyaratan

Penutup : Bagian ini menekankan manfaat yang akan diketahui oleh para pembaca dari

solusi Anda, dan mendesak mereka untuk bertindak.

D. PROOFREAD TERHADAP LAPORAN DAN PROPOSAL

Setelah selesai merangkai berbagai komponen laporan atau proposal, merevisi seluruh isi

dokumen agar jelas dan ringkas, dan mendesain dokumen untuk menjamin pembaca Anda mudah

memahami dan mendapat kesan yang positif, maka berarti Anda telah menghasilkan bentuk akhir

dokumen. Sekarang Anda perlu mengkaji ulang dokumen itu secara menyeluruh untuk terakhir

kalinya, dengan melihat konsistensi, kesalahan, dan komponen yang hilang. Proofread terhadap

bagian teks laporan pada dasarnya sama dengan proofread terhadap pesan bisnis mana saja-anda

mengecek pengetikan, kesalahan ejaan, dan kesalahan tanda baca. Pastikan unsur-unsur laporan

ditempatkan dengan benar. Mintalah orang agar membatu melakukan proofread. Carilah yang

belum terlibat pada penyusunan proposal Anda, sehingga ia mampu melihat kesalahan yang

terlewat oleh Anda.

E. MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Untuk distribusi fisik, pertimbangkan untuk mengalokasikan sedikit anggaran untuk

membayar kurir professional atau jasa pengiriman paket, jika hal itu dapat membantu memisahkan

dokumen dari kiriman lain. Sebaliknya, jika Anda telah menyiapkan dokumen untuk satu orang atau

kelompok kecil, mengantarkannya secara pribadi akan memberikan kesan yang baik dan juga dapat

mempromosikan hasilnya secara pribadi.

Untuk distribusi elektronik, berikan dokumen dalam format PDF. Terlebih lagi, dengan

format PDF dapat mengontrol tampilan dokumen di komputer penerima, memastikan bahwa para

pembaca melihat dokumen tersebut sesuai dengan yang diharapkan. PDF menampilkan dokumen

persis seperti yang diformatkan komputer. Selain itu, membuat dokumen dalam bentuk PDF yang

dapat di-download dapat dilakukan secara universal saat ini, jika hanya demi kenyamanan.

Jika perusahaan atau klien menginginkan untuk mendistribusikan laporan melalui system

manajemen berbasis web, internet, atau ekstranet, pastikan untuk meng-upload file yang tepat ke

lokasi online yang tepat. Verifikasi juga tampilan laporan tersebut di layar setelah di pasang;

pastikan bahwa grafik, diagram, link, dan elemen lain sudah pada tempatnya dan dioperasikan

dengan benar.

Jika tidak mendengarkan apapun dari para pembaca dalam seminggu atau dua minggu,

mungkin dapat dengan sopan menanyakan apakah laporan sudah diterima.

F. MENULIS PERMOHONAN UNTUK PROPOSAL

RFP bukan sekedar sebuah permohonan melainkan laporan informasional yang

memberikan kepada para calon pengaju tawaran sebuah permohonan , melainkan laporan

informasional yang memberikan kepadapara calon pengaju tawaran, informasi yang mereka

perlukan untuk membuat proposal yang efektif.

Menulis RFP menuntut adanya pertimbangan yang saksama karena merupakan awal dari

sebuah proses yang mengarah kepada proposal, kontrak, dan pada akhirnya penyampaian produk

atau kinerja jasa.

Isi yang spesifik dari RFP ini sangat bervariasi antaara industry yang satu dengan industri

yang lain, beberapa kombinasi elemen berikut ini :

Latar Belakang Perusahaan. Berikan para calon pengaju tawaran beberapa

informasi latar belakang tentang organisasi Anda, prioritas bisnis Anda, dan informasi lain

yang mungkin mereka perlukan untuk memberi respons berdasarkan informasi itu.

Deskripsi Proyek. Sebutkan permohonan Anda dalam konteks; apakah Anda

mencari penawaran untuk pasokan atau jasa rutin, ataukah Anda membutuhkan sistem

komputer utama?

Kebutuhan Proyek. Bagian kebutuhan proyek harus menyatakan semua yang Anda

harapkan dari calon vendor; jangan menyisakan apapun termasuk asumsi yang tidak

dinyatakan. Akankah calon vendor yang menyediakan peralatan penting, ataukah Anda?

Kriteria Keputusan. Biarkan para pengaju tawaran mengetahui cara Anda

mengambil keputusan. Apakah kualitas lebih penting daripada biaya? Apakah Anda hanya

memertimbangkan jasa vendor tertentu ataukah hanya mereka yang menggunakan proses

atau teknologi tertentu? Jawaban dari pertanyaan seperti itu tidak hanya membantu para

pengaju dalam menetukan apakah mereka memang tepat untuk proyek Anda, tetapi juga

membantu mereka dalam membuat proposal yang sesuai dengan kebutuhan.

Kebutuhan Proposal. Jelakan dengan tepat apa yang ingin Anda lihat pada proposal

itu sendiri-bagian-bagian apa,media apa, berapa banyak salinan, dan sebagainya.

Penyerahan dan informasi orang yang dapat dihubungi. RFP yang ditulis dengan

baik menjawab sebagian besar pertanyaan potensial, dan juga memberi tahu orang-orang

kapan, di mana, dan bagaiman untuk merespons. RFP yang efektif selalu memberikan

kepada calon pengaju tawaran, nama orang dalam organisasi yang dapat dihubungi yang

dapat menjawab pertanyaan secara rinci.

Pendekatan yang cerdik dalam mengelola RFP dapat meminimalkan pekerjaan yang harus

dilakukan untuk setiap orang dan memaksimalkan keefektifan RFP. Pertama, identifikasikan

kriteria keputusan, kemudian carilah informasi yang Anda butuhkan untuk mengukur kriteria itu.

Kedua, untuk mendapatkan proses berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan bisnis unik Anda,

berikan banyak waktu bagi para pengaju tawaran untuk memberikan respons. Ketiga, jika

perusahaan menghasilkan banyak RFP, menelusuri proposal dapat menjadi pekerjaan penuh waktu.