Embed Size (px)
Citation preview
ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN
KURNIA CIAWI-BOGOR
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi matakuliah KKP pada program
Diploma III
1. Rizki Fahruroji (12120731)
2. Hamidi (12120986)
3. Femy Defianto (12120524)
4. Rizki Maulana (12120893)
5. Mardian Gustanto (12120314)
6. Jovi Gilbert (12120155)
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
2013
ii
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA
PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkanuntuk dinilai pada
periode : Tahun ajaran 2013/2014 semester empat
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
KELAS 12.4A.13
………………………..
iii
PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK
Kuliah Kerja Praktik ini telah dinilai pada tanggal…………………………………….
PENILAI
(……………………………………….)
Saran-saran dari penilai :
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………..
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
kami waktu untuk menyelesaikan makalah laporan KKP ini. Tujuan laporan KKP ini
adalah untuk melaksanakan tugas mata kuliah metode penelitian pada semester lima.
Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil observasi dan wawancara
langsung kepada narasumber, kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dari semua
pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktik ini tidak lancar, oleh karena itu
pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI.
2. Bapak H.Mochamad Wahyudi, S.Kom. MM selaku Pudir I Bidang Akademik
Bina Sarana Informatika.
3. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom. selaku Ketua Jurusan Manajemen
Informatika AMIK Bina Sarana Informatika.
4. Bapak Dosen Pembimbing Akademik kelas 12.4A.13
5. Staf/Karyawan/Dosen dilingkungan AMIK BSI.
6. Bapak Helmi Abdat selaku pemilik Toko Bangunan Kurnia.
7. Para Karyawan Toko Bangunan Kurnia.
8. Orang tua kami yang telah memberikan dorongan moril maupun spiritual
kepada kami.
9. serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan
v
bantuannya dalam penulisan laporan KKP ini.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk kami sebut satu persatu
sehinga terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan Kuliah
Kerja Praktik masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu kami mohon saran dan
kritiknya yang bersifat membangun demi kesempurnaan dimasa yang akan datang.
Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi kami khususnya dan bagi
para pembaca pada umumnya, amin yaa robbal alamin.Bogor,
22 November 2013
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Kuliah Kerja Praktik ........................................................................ i
Lembar persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktik .................................... ii
Lembar Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktik........................................................ iii
Kata Pengantar ........................................................................................................ iv
Daftar Isi.................................................................................................................. vi
Daftar Simbol .......................................................................................................... viii
Daftar Gambar ......................................................................................................... ix
Daftar Tabel ........................................................................................................... x
Daftar Lampiran ...................................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum ......................................................................................... 1
1.2 Maksud dan Tujuan .................................................................... 2
1.3 Metode Penelitian ....................................................................... 3
1.4 Ruang Lingkup ........................................................................... 4
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................. 5
2.2 Peralatan Pendukung (Tool System) ........................................... 12
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum ................................................................................................... 19
3.2 Tinjauan Perusahaan ................................................................... 19
3.2.1 Sejarah Perusahaan ..................................................... 19
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .................................. 21
3.3 Prosedur Sistem Berjalan ............................................................ 23
3.4 Diagram Alir Data ...................................................................... 24
3.5 Kamus Data ................................................................................ 26
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................................ 27
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .................... 27
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ..................... 28
3.7 Permasalahan Pokok ................................................................... 29
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ................................................... 29
vii
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ................................................................................. 30
4.2 Saran ........................................................................................... 30
Daftar Pustaka
Daftar Riwayat Hidup
Surat Keterangan PKL / Riset
viii
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram
External Entity
Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau
tujuan pada urusan data.
Process
Digunakan untuk menunjukkan adanya proses
transformasi dan aliran data yang meninggalkan
suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari
aliran data yang masuk.
Data Store
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat
untuk menyimpan atau mengambil data yang
diperlukan.
Data Flow
Menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik
lain.
ix
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar III.1. Gambar Toko Bangunan Kurnia .......................................... 21
2. Gambar III.2. Struktur Organisasi ............................................................... 22
3. Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................... 24
4. Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................. 25
5. Gambar III.5 Diagram Detail Proses 1.0 .................................................... 25
x
DAFTAR TABEL
1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ........................................................................ 17
2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data .................................................................. 18
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran A.1
2. Lampiran A.2
3. Lampiran A.3
4. Lampiran A.4
xii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 UMUM
Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan dan kemajuan
teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah cepat dan akurat.
Dengan demikian luasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan
komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini
pula yang dirasakan oleh perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang
berkembang.
Di dalam menghadapi perdagangan bebas maka akan muncul berbagai
masalah yang kompleks di dalam dunia usaha atau bisnis. Salah satu masalah yang
kompleks itu adalah dibutuhkannya informasi yang luas yang dapat berguna bagi
kepentingan pihak intern maupun ekstern. Pada dasarnya keberhasilan perusahaan
maupun industri dalam menghadapi tantangan berat saat ini terletak pada kemampuan
perusahaan dalam mengolah informasi tersebut. Selain itu juga memberikan dampak
ekonomi tersebut berkaitan dengan perdagangan bebas.
Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan yang akan terjadi
dalam perdagangan bebas maka perusahaan maupun industry dituntut untuk
meningkatkan sistem informasinya.
Dalam pelaksanaan system informasi dengan efetif maka dibutuhkan
teknologi komputer. Komputer merupakan alat canggih yang tepat waktu dan tepat
xiii
guna dalam membantu pelayanan proses informasi, serta untuk mempermudah atau
mempercepat proses kerja.
Apabila suatu perusahaan atau industri telah menggunakan komputer untuk
kegiatan usahanya, terutama kegiatan pengolahan data secara maksimal. Maka dapat
dikatakan perusahaan tersebut system kerjanya bersifat manual.
Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil
kegiatan usahanya atau pendapatannya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu
sistem penjualan.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan
KKP ini dengan judul “Analisa Sistem Penjualan Pada Toko Bangunan Kurnia
Bogor” dengan penulisan laporan KKP ini diharapkan dapat membantu tercapainya
perusahaan.
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah :
1. Agar penulis dapat membangun dan menambahkan suatu sistem penjualan pada
Toko Bahan Bangunan Kurnia yang selama ini masih Manual, sehingga bisa
beralih ke sistem yang terkomputerisasi.
2. Menerapkan dan mempraktikkan ilmu pengetahuan yang didapat selama
perkuliahan.
3. Lebih meningkatkan eisiensi dan efektivitas pada perusahaan.
xiv
Sedangkan tujuan kami dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk
memenuhi mata kuliah Metode Penelitian pada semester empat jurusan Manajemen
Informatika Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
KKP khususnya bagi perancangan sistem. Di dalam kegiatan penelitian kami
mengumpulkan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan KKP ini untuk mendapatkan informasi secara lengkap
dan akurat maka kami melakukan suatu metode tanya jawab dengan narasumber
terkait mengenai semua hal kegiatan sistem penjualan yang berlangsung di dalam
perusahaan.
2. Pengamatan (Observation)
Tak hanya lewat wawancara tatapmuka, kami pun melakukan metode penelitian
pengamatan atau Observation. Dengan mengamati hal-hal yang terjadi di
perusahaan tentunya kami lebih mengerti dan memahami system yang berjalan di
perusahaan tersebut.
3. Studi Pustaka
xv
Selain melakukan kegiatan-kegiatan penelitian tersebut di atas, kami pun
melakukan studi kepustakan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang
ada di perpustakaan.
1.4 Ruang Lingkup
Di dalam penulisan laporan KKP ini kami membahas tentang sistem
penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia. Mengingat pembahasan dalam system
penjualan ini cukup luas dan agar laporan KKP ini dapat mencapai sasaran, maka
ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan barang, proses pembayaran
dan proses laporan.
1.5 Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya kami menjelaskan terlebih dahulu
secara garis besar mengenai sistematika penulisan. Sehingga pembaca dapat lebih
mudah memahami isi Laporan KKP ini.
Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan masalah secara umum, maksud dan tujuan kami
menulis laporan KKP tersebut, metode penelitiannya dan ruang lingkup
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung
sistem atau Tool System.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
xvi
Bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan
menguraikan sejarah perusahaannya dan struktur organisasi dan fungsi,
serta prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data, Kamus Data,
Spesifikasi-spesifikasi.
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang
dibahas, kemudian dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu
usaha dengan hasil yang optimal dan baik.
xvii
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Konsep Dasar SistemTerdapat dua kelompok pendekatan di dalam
mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang
menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan sistem yang menekankan
pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra
F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu sistem
adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran yang tertentu”.Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari
prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur
(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai
berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis),
biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis
yang terjadi”.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem
sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu”
xviii
A. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari
unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu“.Menurut Jerry FitzGerald, Andra F.
FitzGerald dan Warrant D. Stalling dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
B. Karakteristik Sistem
Jogianto (2005: 3) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-
sifat tertentu, yakni:
1. Komponen
Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar (Enviroment)
Lingkungan Luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang
memengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
xix
Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sub
sistem dengan sub sistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna. Keluaran dapat dimasukkan subsistem yang lain atau
kepada sub apapun.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau goal atau sasaran(objective), kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada
gunanya.
C. Klasifikasi Sistem
Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang
berupa pemikiran hubungan antara Sistem Fisikmanusia dengan Tuhan. Physical
System adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem
produksi, dan lain-lain.
xx
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (Natural
System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia,
misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.
Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan
interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain
Sistem Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System)
adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya
sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program komputer Sistem Probabilistik yang dijalankan.
(Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem
probabilistik, misalnya sistem manusia.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem Terbuka (Open System) adalah
sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya
sistem kebudayaan manusia. Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang
tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.
xxi
D. Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukkan hasil dari
pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang
menerimanya. Sistem Informasi merupakan suatu sistem pada organisasi yang
memertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar oraganisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan pihak luar tertentu.
Informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada suatu
sistem sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya untuk
pengambilan keputusan.
E. Pengertian Sistem Informasi
Sistem merupakan suatu grup dari elemen-elemen baik berupa fisik maupun
bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan
berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari suatu
sistem.
Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok
bangunan yang terdiri dari:
A. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.
xxii
B. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
C. Blok Keluaran
Produk dari keluaran sistem informasi adlaah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua
tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
D. Blok Teknologi
Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi, teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga
bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware).
E. Blok Basis Data
Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan
dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras
komputer digunakan perangkat untuk memanimpulasinya. Basis
Data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak
paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
F. Blok Kendali
xxiii
Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam,
api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
F. Sistem Informasi Manajemen
sistem informasi manajemen adalah Suatu kerangka yang menjadi alat-alat
penghubung bagi sumber daya-sumber daya terkoordinasi guna mengumpulkan,
memproses, mengendalikan dan informasi yang disampaikan melalui jaringan
komunikasi ke berbagai pemakaian menuju satu tujuan atau lebih.
Pendapat yang dikemukakan oleh Barry E Cushing, menurutnya Sistem
Informasi Manajemen adalah Suatu kumpulan manusia dan sumber modal
didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
mengolah data dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat
manajemen dalam perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi.
Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan sistem
yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi
yang mempengaruhi semua operasi organisasi yang berguna untuk
menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan suatu organisasi dan
semua tingkatan manajemen.
xxiv
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)
adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data
sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup
populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan
terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.Istilah
yang digunakan dalam DAD
A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)
Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data "Merupakan
alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk
menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang
dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun
terkomputerisasi". Data Flow Diagram atau Diagram Arus data adalah suatu
gambaran gratis dan suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk
symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang
berkaitan. Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir
data yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu :
1) Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data,
menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat
berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input
xxv
atau menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol
empat persegi panjang.
2) Proses (Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi
data, menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses
untuk menghasilkan arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan
dengan simbol lingkaran.
3) Arus Data (Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang
berjalan, menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau
hasil dari proses sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan
data (data store) dan entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.
4) Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah
disimpan, menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa
suatu file di Sistem Komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lain-
lain digambarkan dengan sepasang garis horizontal.
Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan
kontruksi Diagram Alir Data yaitu :
1. Diagram Konteks
xxvi
Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan
ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail
dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram.
Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-
rambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir
data untuk membuat model sistem yaitu :
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara
eksternal entity dengan eksternal entity lain secara langsung.
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store
dengan data store yang lain secara langsung.
c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store
dengan eksternal entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
xxvii
B. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-
kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus
data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir
Data sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus
memuat hal-hal berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan
mencari arus data didalam diagram arus data.
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data,
maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang
membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang
suatu arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan
mudah di kamus data.
3. Tipe Data
xxviii
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses
yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan
serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang
mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan
komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter
dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen yang satu dengan yang lainnya.
6. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu.
Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
7. Periode
xxix
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu
dicatat di kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentanng analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga
mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol
yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan
dibagi menjdai dua macam yaitu sebagai :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input
suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
xxx
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi
yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
xxxi
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 UMUM
Dengan perkembangan pembangunan yang semakin pesat akhir-akhir ini,
sekarang banyak usaha dibidang penyedia bahan bangunan yang berkembang. salah
satu usaha yang bergerak dibidang ini adalah Toko bahan bangunan. Dengan adanya
Toko bahan bangunan ini memudahkan para konsumen untuk membeli bahan
bangunan yang dibutuhkan. Apalagi dengan sistem kekeluargaan yang artinya barang
bisa diambil dulu uang belakangan, toko ini mulai menunjukkan progress yang baik.
Walaupun dengan resiko yang cukup besar tentunya jika sistem penjualan ini
diterapkan kepada konsumen yang beru dikenal. Maka dari itu toko ini hanya
memberlakukan pada konsumen yang sudah dikenal saja dan bisa dibilang sebagai
pengikat agar mereka tidak pindah kelain toko.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan Toko bahan Bangunan Kurnia ini berisi tentang sejarah
perusahaan, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi dari masing-masing bagian yang
ada dalam perusahaan tersebut.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
xxxii
Toko Kurnia mulai berdiri pada tanggal 21 agustus 2000 sebelumnya pemilik
toko telah membuka toko serupa di daerah Cilendek – Bogor pada tahun 1991 sampai
dengan tanun 1999 alasannya ditutup dikarenakan tidak ada yang menjaga toko
tersebut. setelah out barulah pemilik membuka baru lagi di daerah Ciawi-Bogor pada
tahun 2000.
Toko ini tidak memiliki database laporan secara terkomputerisasi karena
menurut pemiliknya hal itu untuk toko-toko yang sudah besar, unutk toko seperti
kami ini rasanya tidak perlu dilakukan, jawabnya ketika sesi interview.
Visi:
Menjadi Perusahaan yang lebih maju dengan mengutamakan pelayanan yang
baik dan ramah.
Misi:
1. Memberikan kepuasan dan kenyamanan bagi pembeli yang dating.
2. Memberikan produk dagang yang berkualitas.
3. Membangun struktur organisasi bisnis yang kuat dengan didukung
oleh tenaga kerja berkualitas dalam jumlah mencukupi.
4. Menciptakan bisnis dengan hasil usaha yang optimal bagi Stakeholder.
xxxiii
Gambar III.1. PT. TB Kurnia
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama
terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang
dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting
untuk menjalankan fungsinya.
Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu
kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan
dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisai yang dimiliki oleh
Toko Bangunan Kurnia adalah sebagai berikut :
xxxiv
Gambar III.2 Struktur Organisasi Toko Bangunan Kurnia
Fungsi dari setiap bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut :
1. PEMILIK yaitu sebagai pengelola yang menerima laporan penjualan dari
kasir yang dilaporkan setiap hari, bertugas membuat laporan keuangan
sebagai keperluan setor pajak penghasilan setiap tahun. Dan yang bertugas
dalam pemesanan barang dari supplier.
2. KASIR yaitu bertugas menerima dan melayani konsumen dan mencatat
semua transaksi yang kemudian dilaporkan kepada pemilik sebagai pengelola
setiap hari. mengecek barang yang ada di gudang/toko yang kemudian
dilaporkan kepada pemilik.
3. SUPIR yaitu bertugas mengantar pesanan barang.
4. KENEK yaitu bertugas untuk bongkar muat barang dari mobil.
xxxv
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Dalam proses transaksi penjualan pada Toko Kurnia dilayani oleh seorang
Kasir yang kemudian dicatat didalam bon rangkap dua, setelah itu bon kemudian
diberikan kepada supir yang bertugas mengantarkan barang yang tercatat pada bon,
apabila belum dibayar maka bon tersebut dibawa keduanya/rangkap dua oleh supir.
Supir kemudian memerintahkan kepada keneknya untuk mengangkut barang yang
tercatat di bon/bukti transaksi.
Setelah sampai ke tempat tujuan kemudian supir memberikan bon rangkap
dua tersebut kepada konsumen yang kemudian untuk ditandatangani sebagai tanda
bukti pengiriman, apabila konsumen tersebut membayar ditempat maka bon putih
diberikan kepada konsumen dan bon merah diberikan kepada supir, apabila belum
membayar atau menghutang maka bon putih diberikan kepada supir dan bon merah
diberikan kepada konsumen.
Setelah pengiriman selesai kemudian supir melaporkan kepada kasir bahwa
barang telah dikirim dan memberikan bon putih atau bon merah. jika bon putih harus
disertai dengan uang pembelian konsumen tersebut, jika setelah dihitung kurang
maka yang bertanggung jawab mengganti kerugian adalah supir
Setelah kami lakukan riset pada sebuah Toko Kurnia sebagai penyedia bahan
bangunan ternyata sistem penjualan yang berjalan pada toko Kurnia masih manual
yaitu tidak menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, dan pencatatannya
masih menggunakan bon rangkap dua yang ditulis manual sebagai bukti transaksi.
Kasir kemudian mencatat kembali transaksi pada buku laporan harian, yang
kemudian akan dilaporkan kepada pemilik disertai dengan bon-bonnya.
xxxvi
3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dari hasil analisa kami yang dilakukan di Toko Bangunan Kurnia ini dapat
diketahui bentuk sistem secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman
berikut ini :
Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan gambar :
1. Konsumen memesan barang.
2. Kasir menerima pesanan barang dari konsumen.
3. Kasir mengecek dan memberikan barang yang diinginkan.
4. Konsumen menerima barang dari kasir.
5. Pemilik toko menerima laporan dari kasir berupa laporan transaksi harian.
6. Pemilik toko menyimpan laporan di data store.
xxxvii
7. Laporan-laporan yang disimpan.
8. Data yang diambil dari data store oleh eksternal entitiy.
Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan
xxxviii
Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Pada Kamus Data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara
kebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang
data yang dicari. yang akan dijelaskan disini adalah Dokumen Masukan dan
Dokumen Keluaran yang berhubungan dengan sistem penjualan Toko Bahan
Bangunan Kurnia.
A. Kamus Data Dokumen Masukan
a. Nota Penjualan
Nama Arus Data : Nota Penjualan
Alias : NP
Bentuk Data : Cetakan Manual Kertas Putih
Arus Data : Konsumen---Proses Pembayaran
Penjelasan : Sebagai bukti transaksi pembelian barang
Periode : Setiap kali terjadi transaksi
Volume : Setiap harinya 30 lembar puncaknya 60 lembar
Struktur Data : Header+isi
Keterangan: Header = Nama Konsumen+Alamat+No Telp
xxxix
Isi = Nama Barang Pesanan
B. Kamus Data Dokumen Keluaran
a. Nota Pengiriman (Rangkap kedua dari Nota Penjualan)
Nama Arus Data : Nota Pengiriman
Alias : NK
Bentuk Data : Cetakan Manual Kertas Merah
Arus Data : Konsumen---Proses Pengiriman
Penjelasan : Sebagai bukti barang yang dikirim sesuai dengan yang
ada di Nota Penjualan
Periode : Setiap kali terjadi transaksi
Volume : Setiap harinya 30 lembar puncaknya 60 lembar
Struktur Data : Header+isi+Footer
Keterangan: Header = Nama Toko+Alamat+No Telp+Tanggal+Nama
Pemesan+Nota
Isi = Quantity + Nama Barang + Harga Satuan + Jumlah{14}
footer = Tanda terima + Tanda tangan
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari
bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan. Bentuk
xl
dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan
dan dokumen keluaran.
3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen
yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah uraian
bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem penjualan pada Toko Bahan
Bangunan Kurnia.
1. Nama Dokumen : Form pesanan barang
Fungsi : Catatan Pesanan Barang dan pengiriman
Sumber : Konsumen
Tujuan : Kasir
Frekuensi : Setiap kali terjadi transaksi
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A1
3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang
keluar dari sebuah proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk Dokumen Keluaran yang
ada di dalam Sistem Penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia
1. Nama Dokumen : Nota Penjualan
Fungsi : Catatan transaksi Penjualan
xli
Sumber : Kasir
Tujuan : Konsumen
Frekuensi : Setiap kali terjadi transaksi
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A2
2. Nama Dokumen : Nota Pengiriman (Rangkap kedua Nota Penjualan)
Fungsi : Validasi pegiriman barang
Sumber : Kasir
Tujuan : Konsumen
Frekuensi : Setiap kali terjadi transaksi
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A3
a. Permasalahan
Proses sistem penjualan yang terjadi di Toko bangunan Kurnia ini masih
menggunakan sistem manual artinya segala pencatatan transaksi tidak
terkomputerisasi. Hal ini tentunya saja terdapat kelemahan-kelemahan antara lain:
1. Database yang belum lengkap dan belum lengkapnya item-item yang
dibutuhkan.
2. Belum adanya sistem yang mendukung proses pengolahan data yang baik.
3. Belum adanya sistem laporan penyewaan yang dibutuhkan oleh manager
4. Masih adanya data yang redundan
xlii
1.8 Alternatif Pemecahan masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibuatnya database dan item-item
yang dibutuhkan yaitu dengan sistem komputerisasi. Laporan yang
dibutuhkan oleh pemilik nantinya akan lebih cepat dan akurat dan diperjelas lagi
data-data yang tidak redudan. Dengan adanya alternative pemecahan masalah
ini diharapkan sistem penjualan pada Toko Kurnia dapat berjalan dengan baik.
xliii
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada PT. TB
Kurnia, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Proses pembelian barang pada PT. TB Kurnia belum menggunakan sistem
yang terkomputerisasi, melainkan masih menggunakan sistem manual.
b. Karena masih menggunakan sistem yang manual, sehingga dapat
menimbulkan suatu permasalahan dan mengganggu efektifitas dan efisiensi
perusahaan.
c. Dengan menggunakan sistem yang secara manual, dapat menimbulkan resiko
kesalahan pencatatan data.
4.2. Saran
Dari kesimpulan tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa saran
sebagai masukan yang mungkin berguna bagi PT. TB Kurnia yakni sebagai berikut:
a. Dalam proses pembelian barang sebaiknya menggunakan sistem yang
terkomputerisasi, agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
perusahaan. Dengan sistem yang terkomputerisasi juga dapat mengurangi
resiko kesalahan.
xliv
b. Jika ingin menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sebaiknya disesuaikan
dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
c. Semua pihak yang terlibat harus lebih aktif dalam berkoordinasi dan
berkomunikasi agar dapat memperlancar proses pembelian barang.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hannif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi ke Satu.
Yogyakarta:Andi.
HM, Jogianto. 2005. SistemTeknologiInformasi. Yogyakarta: Andi.
Sutabri, Tata. 2004. SistemInformasiAkuntansi. Yogyakarta: Andi
http://id.wikipedia.org/wiki/Perseroan_terbatas
