LOGO

ขอต้อนร ับ คณะอาจารยแ์ละนักศ ึกษาสาขาว ิชาสารสนเทศศาสตร ์

คณะมนุษยศาสตร ์และสงัคมศาสตร ์ มหาว ิทยาล ัยขอนแก่น

ดว้ยความยนิด ีย ิง่ส่วนจดหมายเหตุและสารสนเทศ

สำาน ักว ิทยบร ิการ มหาว ิทยาล ัยมหาสารคาม

LOGOการจ ัดการสารสนเทศและจดหมายเหตุ ดิจ ิท ัล :

สำาน ักว ิทยบร ิการ มหาว ิทยาล ัย มหาสารคาม

Information and Digital Archives Management :

Case Study of Mahasarakham University

มะล ิว ัลย ์ น ้อยบ ัวท ิพย ์ห ัวหน้าส ่วนจดหมายเหตุและ

สารสนเทศ สำาน ักว ิทยบร ิการ มหาว ิทยาล ัยมหาสารคาม

การแบ่งหน่วยงานภายในสำาน ักว ิทยบร ิการ

 สำานกัว ิทยบร ิการ 1.สำานักงานเลขานุการ 2.หอสมุด 3.ศูนย์สารนเิทศอีสานสิรินธร 4.นวัตกรรมและเทคโนโลยีสารสนเทศ 5.ส่วนจดหมายเหตุและสารสนเทศ

มหาวิทยาลัย( เริ่มดำาเนินงานจดหมายเหตุ พ.ศ. 2547 สังกัดกลุ่ม

งานเทคนิค)www.themegallery.com

การแบ่งหน่วยงานภายในสว่นจดหมายเหตุฯ

ส่วนจดหมายเหตุและสารสนเทศมหาวิทยาล ัย 1. ฝ่ายพฒันา จ ัดระบบสารสนเทศและ

จดหมายเหตุมหาวทิยาล ัย งานพฒันาทรัพยากร ได้แก่ สำารวจ/

จัดหา /ขออภนินัทนาการ/ผลิต/ คัดเลือก ประเมนิคุณค่า/ลงทะเบียน/ทำาสำาเนา/บันทึกภาพ/ทำากฤตภาค/เอกสารบรรณารักษศาสตร์/เตรียมเอกสารก่อนออกให้บริการ

งานพฒันาฐานข้อมลู วิเคราะห์ ให้หวั เรื่อง คำาสำาคัญ รหัสเอกสาร/บันทกึรายการ/ทำา

เอกสารดิจิทลั upload ไฟล์/ ตรวจสอบ แก้ไขปรับปรุงระเบียน

2. ฝ่ายบร ิการส ่งเสร ิมและเผยแพร่สารสนเทศ

งานส่งเสร ิมและเผยแพร่ ทำาเอกสาร แนะนำา คู่มอื จัดแสดงนทิรรศการ นำาชม

งานบริการ ตอบคำาถามและช่วยค้นคว้าบริการยมื-คืนเอกสารต้นฉบับ

www.themegallery.com

ว ัตถ ุประสงค์

เพื่อรวบรวมสารสนเทศและเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหาสารคาม

เพื่อพัฒนาระบบการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศและ

เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมหาสารคามเพื่อจัดสร้างฐานข้อมลูสารสนเทศและเอกสารจดหมายเหตุ

มหาวิทยาลัยมหาสารคาม (University Information and Archives Database)

เพือ่จดัให้บริการและเผยแพร่

ขอบเขตของการรวบรวม

1. เอกสารสารสนเทศและจดหมายเหตุของ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ซึ่งเปน็เอกสารที่

ผลิตโดยหน่วยงานสงักัดมหาวิทยาลัย ได้แก่ คณะ สถาบนั สำานัก โครงการจัดตั้ง และ

โรงเรียนสาธติของมหาวิทยาลัย

2. จัดเก็บเอกสารที่ผ่านการประเมินคุณคา่ ไม่จำากัดอายุของเอกสาร

ขั้นตอนการดำาเน ินงาน

1. สำารวจเอกสารจดหมายเหตุ2. จัดหาเอกสารในสำานักวิทยบริการที่เปน็

เอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม3. จัดหาเอกสารจดหมายเหตุ จากหน่วย

งานต่าง ๆ4. ประเมินคณุคา่เอกสารจดหมายเหตุ5. การวิเคราะห์และทำารายการ6. เตรียมข้อมูล การแปลงข้อมูลเปน็ดิจิทัลไฟล์7. บนัทึกข้อมูลลงในฐานข้อมลู8. ตรวจสอบข้อมลู9. เผยแพร่และให้บริการข้อมูล

กระบวนการจ ัดหาเอกสารจดหมายเหตุ

1. ว ิธกีารจ ัดหา ได้แก่ การรับมอบ การรับ บริจาค การรับฝาก การซื้อ การยืม

การทำาสำาเนาหรือจำาลองเอกสาร

2. เคร ื่องม ือ/สือ่กลาง สำาหรับการจัดหา ได้แก่ - การ

มีนโยบายการจัดหาเป็นลายลักษณ์อักษร - ตารางกำาหนดอายุเอกสาร - แบบฟอร์มต่าง ๆ

( ใบส่งมอบเอกสาร ใบรับอภินันทนาการ ใบลงทะเบียน ฯลฯ )

3. กระบวนการจัดหา ได้แก่

- กำาหนดขอบเขตของเอกสาร ที่จะจัดหา

- เสาะแสวงหาแหล่งว่าเอกสาร น้ันอยู่ที่ใด

- เจรจาตกลงขอรับมอบ

- ประเมินคุณค่าเอกสาร

- ลงทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุ

- จัดเตรียมเอกสารบรรจุกล่อง พร้อมจัดทำาบัญชี

เอกสาร

4. การลงทะเบียนควบคุม เอกสารจดหมายเหตุ มีข้อมูล

ดังน้ี

-เลขทะเบียน

- แหล่งที่มา

-คำาอธิบายคุณลักษณะของ เอกสาร

-ว.ด.ป.

- ปริมาณ

- สภาพการจัดเรียง

- เงื่อนไขการใช้

- ที่เก็บ

-หมายเหตุ

-ช่ือผู้มอบ

-หมายเลขการ จัดหา

-วดป. ที่ได้รับ

- ช่ือผู้ลง ทะเบียน

- วดป. ที่ลงทะเบียน

ระบบการจ ัดเก ็บ

การจ ัดเก ็บเอกสารจดหมายเหตุ  สถาบนัที่ดำาเนินงานเอกสาร

จดหมายเหตุโดยทั่วไปจัดเก็บเอกสาร ในสอง ลักษณะ คอื จัดเก็บตามระเบียบเดิมของเจ้าของ เอกสาร และ จัดเก็บตามแหล่งที่มา ส่วนระบบ

การจัดเก็บ เนื่องจากวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บและเอกสารของแต่ละหน่วยงานมีความแตกต่าง

กัน ดังนั้นหน่วยงานสว่นมากจึงสร้างระบบของตนเอง เชน่ การกำาหนดสัญลักษณ์ และการกำาหนดชือ่แฟ้ม เป็นต้น

www.themegallery.com

ประเภทสารสนเทศและจดหมายเหตุท ี่จ ัดเก ็บ

1. ประวัติผู้บริหาร2. บุคคลที่สร้างชือ่เสยีง3. อาคาร สถานที่4. เอกสารการบริหาร5. เอกสารการประชมุ6. เอกสารทางกฎหมาย7. หลักสตูร8. สิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง ของมหาวิทยาลัย

ได้แก่ วารสาร(Journal) จุลสาร(Pamphlet) จดหมายข่าว(Newsletter) แผ่นพับ (brochure)

9. กฤตภาคข่าวมหาวิทยาลัย10. ของที่ระลึก

สารสนเทศที่จ ัดเก ็บ(ตอ่)

11. โสตทัศนวัสดุ 1. วีดิทัศน์ 5. สไลด์

8. ภาพเขียน 2. วีซีดี 6. แผนที่

9. ภาพถ่าย รูปภาพ 3. ซีดีรอม 7. โฮมเพจหรือ

เว็บไซต์ 4. เทปบนัทึกเสียง 10. อื่น ๆ เช่น โปสเตอร์, แผ่น

โฆษณา, ใบปลิว (Poster, Advertising ) บตัรอวยพร , ส.ค.ส. , บตัรเชญิ

( Postcard , Invitation card)

ระบบการจ ัดเก ็บสารสนเทศ

การจัดเก็บสารสนเทศ จัดเก็บในรูปแบบ ฐานข้อมลูดิจิทลั เป็นหลักยกเว้นเอกสาร

บางประเภทจะจัดเกบ็ต้นฉบับจริงไว้ด้วย การจ ัดหมวดหมู่ แบ ่งเป ็น 2 ระบบ คือ

1. เอกสารประเภททัว่ไป จ ัดว ิเคราะห์ รายการดว้ยระบบทศนิยมของดวิอ ี้ ลง

รายการแบบ MARC (การลงรายการทาง บรรณานกุรมทีอ่ ่านได้โดยคอมพวิเตอร ์

Machine-Readable Cataloging) บันทกึรายการลงในฐานข้อมลูกลางของส ำานกัว ิทย

บริการ และบันทกึในฐานข้อมลู จดหมายเหตุมหาว ิทยาล ัยด ้วย

2. เอกสารหรือทร ัพยากรสารสนเทศที่ มลี ักษณะพเิศษ มกีารว ิเคราะห์รายการหรือ

จดัหมวดหมูใ่นล ักษณะหอ้งสมดุเฉพาะประกอบดว้ยสญัล ักษณ์ต ัวหนงัสอืและตัวเลขแสดงหนว่ยงานเจ ้าของและประเภทของ

เอกสารหรือทร ัพยากรสารสนเทศ บันทกึรายการในฐานข้อมลูจดหมายเหตุ

มหาวิทยาล ัยในโครงสร ้างของเมทาดาทา ( Dublin Core Metadata)

การว ิเคราะห์รายการทร ัพยากรสารสนเทศ

สำาหรับทรัพยากรสารสนเทศที่มีลักษณะพิเศษ โดยการกำาหนดตัวอักษรเพื่อจำาแนกประเภททรัพยากรสารสนเทศ

ซึ่งเทียบเคียงจาก คู่มือการลงรายการในระบบห้องสมุด อัตโนมัติ ตามด้วยเลขทะเบียนของทรัพยากร ดังตัวอย่าง

อักษรย่อของทรัพยากร   อักษรย ่อแทนประเภททร ัพยากรสารสนเทศ  ทรัพยากรสารสนเทศ อักษรย ่อ

ท ี่ใช ้ จดหมายข่าว (Newsletter) MSU

เอกสารออกเฉพาะกิจ (Pamphlet) PPA

หลักสูตร (Curricular materials) SCA

กฤตภาคข่าว (Clipping) CPA

โปสการ์ด (Postcard) PCA

หมายเหตุ ทรัพยากรสารสนเทศประเภทจดหมาย ข่าวมีจำานวนมากจึงใช้ MSU และใช้เลขกำากับเพื่อแยก

ตามหน่วยงาน

www.themegallery.com

www.themegallery.com

ช่องทางการทำางานของเจ ้าหน้าท ี่

www.themegallery.com

ช่องทางการทำางานของเจ ้าหนา้ท ี่

www.themegallery.com

ช่องทางการทำางานของเจ ้าหน้าท ี่ worksheet

www.themegallery.com

ช่องทางการทำางานของเจ ้าหน้าท ี่ worksheet

www.themegallery.com

ช่องทางการทำางานของเจ ้าหนา้ท ี่ (อัพโหลดไฟล์แนบ)

www.themegallery.com

ชอ่งทางการทำางานของเจ ้าหนา้ท ี่

www.themegallery.com

ชอ่งทางการทำางานของเจ ้าหนา้ท ี่

www.themegallery.com

การส ืบค ้น

www.themegallery.com

การแสดงผลการสืบค ้น 1

www.themegallery.com

การแสดงผลการสืบค ้น 2

www.themegallery.com

การแสดงผลการสืบค ้น 3

www.themegallery.com

การแสดงผลการสืบค ้น

www.themegallery.com

การให้บร ิการ

ระบบบร ิการ1. บริการในรูปแบบฐานข้อมูลออนไลน์ (Online) โดยให้สืบคน้ได้ไม่เสยี

คา่ใชจ้่าย อาจมีการจำากัดสิทธิในการสบืคน้ตามประเภทของเอกสารและประเภทของผูใ้ชบ้ริการ2. บริการตอบคำาถามและช่วยคน้คว้า2. บริการเอกสารต้นฉบับ แบบชัน้ปิด3. จัดนิทรรศการจดหมายเหตุ

LOGO