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Management de crise / Communication de crise
1
Guide pour les membres de SWISSCOFEL, groupe de produits 4ème gamme 1. Définition et but
Sur la base du système HACCP, des domaines de risques et de dangers ont été fixés dans les entreprises. Le processus pour reconnaître et gérer les risques sera décrit, avec pour objectif de diminuer la probabilité d’apparition d’un événement et les conséquences à un niveau acceptable. Si un événement apparaît tout de même, les conséquences doivent être atténuées, par le biais d’une communication claire, pour les autres membres du groupe de produits 4ème gamme. Une communication ciblée avec les médias, en incluant la centrale de communication de SWISSCOFEL, doit rétablir aussi vite que possible la sécurité des consommateurs. Etant donné que lors de tels événements les demandes des médias aux concurrents sont fréquentes, les membres du groupe de produits 4ème gamme doivent être informés rapidement, afin que la branche ne donne pas d’informations contradictoires à la presse. Idéalement, il faut adresser les demandes à la centrale de communication de SWISSCOFEL.
2. Buts
Le but de ce guide est de garantir la capacité d’action rapide, afin d’éliminer ou de minimiser les conséquences sur la vente des produits dues à l’événement survenu. Les questions des médias doivent être répondues par l’entreprise concernée et par l’organisation de la branche.
3. Domaine d’application
Est valable particulièrement pour les risques technologiques et liés aux sciences naturelles comme : Cause Conséquence Microbiologique Salmonelles, listériose, E. coli, etc. Physique Corps étrangers comme éclat de métal, éclat de matières plastiques,
bois, pierre, verre, etc. Chimique Produits de nettoyage, spray, graisses, additifs alimentaires, allergènes (cf. annexe 1) Pour d’autres dangers comme des dangers sociaux (par exemple grèves) ou événements provoqués par un pouvoir élevé, nous recommandons le même processus.
4. Team de crise
Un team de crise se compose de: 1. Direction 2. Le/la responsable de la sécurité des denrées alimentaires (Art. 3 ODAIOUs) 3. Direction de production 4. Spécialistes internes et externes 5. Assistants 6. Direction de communication et porte parole
Il faut s’assurer que tous les collaborateurs de l’entreprise savent qui est responsable de la communication.
Management de crise / Communication de crise
2
5. Catalogue des tâches
Le team de crise prend en charge les tâches suivantes:
5.1 Prendre connaissance de l’annonce d’un événement (cf. annexe 3)
5.2 Assurer le blocage immédiat des stocks des produits défectueux
5.3 Mettre en place l’organisation de rappel des marchandises
5.4 Informer les autorités d’exécution (OFSP, chimistes cantonaux), cf. annexe 1
(http://www.bag.admin.ch/themen/lebensmittel/04865/04896/index.html?lang=fr)
5.5 Informer les instances de certification
5.6 Informer les collaborateurs, les associations de la branche, les clients et les fournisseurs
6. Annoncer par la remise de denrées alimentaires ou d’objets usuels représentant un danger pour la santé humaine selon l’article 54 ODAIOUs
Lors d’une annonce par la remise à l’autorité d’exécution de denrées alimentaires ou d’objets usuels représentant un danger pour la santé humaine, toutes les informations nécessaires doivent si possible pouvoir être données. Le facteur déterminant est la prise de contact rapide avec l’autorité cantonale d’exécution compétente. Cf. annexe 2.
Management de crise / Communication de crise
3
7. Information au secrétariat de SWISSCOFEL
Schéma de déroulement
événement
team de crise Swisscofel
pressemembres du
groupe de produits
Informations nécessaires à SWISSCOFEL
Description de l’événement Quels produits sont concernés Quelle est l’intensité du danger pour la vie et/ou la santé des personnes ou de
l’environnement Quelles actions ont été jusqu’à présent entreprises Où se trouvent les produits concernés (consommateurs, clients, entrepôts)
8. Annexes
Annexe 1 Dangers, sources/origines, conséquences et mesures préventives Annexe 2 Formulaire pour annoncer par la remise de denrées alimentaires ou d’objets
usuels représentant un danger pour la santé humaine selon l’article 54 ODAIOUs http://www.bag.admin.ch/themen/lebensmittel/04865/04892/04946/04979/index.html?lang=fr
Annexe 3 Echantillon d’un protocole d’entretien du team de crise Annexe 4 Contact : - SWISSCOFEL
- Canton - Office fédéral de la santé publique
9. Guide et formulaire
Vous trouvez les versions actuelles du guide et des formulaires sous : www.swisscofel.ch > Interne > 4ème gamme > Informations
Vous trouvez les formulaires / les annexes actuelles du management de crise sous : ANNEXE 1 Dangers
ANNEXE 2 Formulaire de notification à compléter en cas de remise de denrées alimentaires
ou d’objets usuels présentant un danger pour la santé des consommateurs (art. 54 ODAIOUs)
- Informations générales
- Système d’alerte rapide pour les denrées alimentaires et les aliments pour animaux (RASFF)
- Liste de distribution
http://www.bag.admin.ch/themen/lebensmittel/04865/04892/04946/04979/index.html?lang=fr
ANNEXE 3 Protocole d’entretien ANNEXE 4 Contacts Berne, le 18 août 2011
ANNEXE 1 du management de crise
1
Dangers, sources/origines, conséquences et mesures préventives
Dangers Sources/origines Conséquences Mesures préventives Physique Métal Vis
Rondelles Couteaux Outils Bijoux Eclats Usure des installations
Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents Coupures (Dommages aux machines) Blessures, Dégâts aux dents Coupures et piqûres Troubles digestifs
Détection de métal
Verre Verres de lunettes Néons Fenêtres Miroirs Fenêtres en verre sur les balances et les étiqueteuses Portes en verre des installations Tiges pour contrôler le niveau d’huile Montres Eclats d’un emballage ou éclats dans la marchandise
Coupures Coupures Coupures Coupures Coupures Coupures Coupures Coupures Coupures
Eviter le verre dans les espaces de production En cas d’utilisation de verre, utilisation exclusive de verre incassable Liste des verres Appareils radiographiques
Bois Eclats Câles en bois (réparations)Outils Pinceaux de nettoyage
Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents
Plastique Emballage en plastique Courroies Couvercles de protection Joints Matériel d’emballage Joints silicones Résidus d’encre Faux-ongles et cils
Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents Blessures, Dégâts aux dents Nausées Nausées Nausées Nausées Nausées
Caoutchouc Courroies en caoutchouc Gants Profils de guidage Elastique d’un emballage Tuyaux
Nausées Nausées Nausées Nausées Nausées
Textile Habits Tabliers
Nausées Nausées
Papier/carton Emballages Etiquettes Mandats de production Instructions
Nausées Nausées Nausées Nausées
Pierre Dégâts aux dents
ANNEXE 1 du management de crise
2
Dangers Sources/origines Conséquences Mesures préventives Chimique Résidus Nitrate
Pesticide
Pas de conséquence même en cas de dose élevée a) Dépassement de la valeur limite : Empoisonnement toxique chimique. b) Dépassement de la valeur de tolérance Seulement possible en cas de x dépassements de la valeur de tolérance. Réaction immédiate après la prise.
Analyses des résidus Obligation d’annonce au canton Analyses des résidus
Lubrifiants Graisse Huile Spray de graisse Spray de silicone
Nausées Nausées Nausées Nausées
Utilisation de lubrifiants Foodsafe est indispensable
Produits de nettoyage
Produits de nettoyage Désinfectants Dégraissants Solvants Spray pour le téflon Alcool
Brûlures, nausées Brûlures, nausées Intoxication, nausées Intoxication, nausées Nausées Intoxication, nausées
Rincer avec de l’eau
Gaz Fréon Mélange gaseux Air de processus Ammoniac
Intoxication (pas de danger pour les consommations) Pas de conséquence Charge microbiologique cf. Microbiologie Irritation des yeux, système respiratoire
Allergènes Céleri-rave Soja Fruits à coque
Réaction allergique Réaction allergique Réaction allergique
Nettoyage Indication: peut contenir des traces de…
Micro-biologique
Salmonelles
Salmonelle, fièvre, diarrhées moyennes après 12 – 24 heures, mortalité en moyenne 4,1%. Contamination par un porteur chronique
Nettoyage, hygiène Instruire le personnel, bilan de santé des collaborateurs
Staphylococcus aureus
Staphylocoque-Entérotoxicose, poche de pus sur la peau. Irruption après environ 2 heures, cholérine, vertiges, collapsus circulatoire, décès rare
Nettoyage
Eschericia Coli (incl. EHEC)
Fortes diarrhées, surtout chez les enfants en bas âge. Origine dans les intestins et dans de l’eau souillée
Nettoyage, hygiène
ANNEXE 1 du management de crise
3
Dangers Sources/origines Conséquences Mesures préventives Micro-biologique
Listeria monocytogenes
Apparition après 36 heures, seulement avec des légumes crus, symptômes similaires à ceux de la grippe, nausées, frissons, fièvre, diarrhée
Nettoyage, hygiène
Levure (non pathogène) Moisissure
Sont visibles et perceptibles à l’odorat, mais aussi résistantes à la chaleur
Nettoyage
Organique Cheveux Insectes Reptiles ou parties Petits mammifères ou parties
Nausées Nausées Nausées Nausées, Contamination par des bactéries
Se couvrir la tête Contrôle régulier des ravageurs
Cette liste n’est pas exhaustive
ANNEXE 2 Formulaire de notification à compléter en cas de remise de denrées alimentaires ou d’objets usuels présentant un danger pour la santé des consommateurs (art. 54 ODAIOUs)
- Informations générales
- Système d’alerte rapide pour les denrées alimentaires et les aliments pour animaux
(RASFF)
- Liste de distribution
Vous trouvez les formulaires actuelles sur le site d’intérnet de l’OFSP sous: http://www.bag.admin.ch/themen/lebensmittel/04865/04892/04946/04979/index.html?lang=fr
Département fédéral de l'intérieur DFI
Office fédéral de la santé publique OFSP Unité de direction Protection des consommateurs
FORMULAIRE de notification à compléter en cas de remise de denrées alimentaires ou d'objets usuels présentant un danger pour la santé des consommateurs (art. 54 ODAlOUs) En cas de remise de denrées alimentaires ou d’objets usuels présentant un risque pour la santé, il faut transmettre aux autorités d'exécution compétentes les informations ci-après. Il est essentiel d’informer l’autorité d’exécution cantonale compétente dans les plus brefs dé-lais.
INFORMATIONS GÉNÉRALES :
ETABLISSEMENT
NUMÉRO D'AUTORISATION (SI DISPONIBLE) :
AUTEUR DE LA NOTIFICATION / PERSONNE RESPONSABLE
ADRESSE (RUE ET LIEU)
NUMÉRO DE TÉLÉPHONE
COURRIEL
NOTIFICATION CONFORMÉMENT À L'ART. 54 ODAIOU ET LE
Original notification form: version_FR 3.2.1 Page 1 / 7
SYSTEME D'ALERTE RAPIDE POUR LES DENREES ALIMENTAIRES ET LES ALIMENTS POUR ANIMAUX (RASFF)
Regulation (EC) No 178/2002 – Art. 50
ORDONNANCE (CE) N° 178/2002- Art. 50
Original notification / Notification originale
1 Notification type:
Type de notification:
EN:
FR:
2 Notifying country:
Pays dont émane la notification:
EN: Switzerland
FR: Suisse
3 Contact point reference n°:
Numéro de référence du point de contact:
EN: (none)
FR: (aucune)
4 Notification classification:
Classification de la notification:
EN:
FR:
5 Basis for the notification:
Base de la notification:
EN:
FR:
6 Linked RASFF notification:
Numéro de la notification RASFF apparentée:
7 Product relation to the product notified in linked notification:
Lien avec d'autres produits figurant dans une notification:
EN: other/more info:
FR:
autre/information supplémentaire:
8 Information source:
Source d'information:
EN:
FR:
9 Date of notification:
Date de la notification:
10 Countries flagged for follow-up:
Pays qui doivent prendre des mesures:
11 Countries flagged for attention:
Pays qui doivent êtres informées:
12 INFOSAN informed:
Information d'INFOSAN:
Yes/oui
no/non
Reason/motivation:
HAZARDS / DANGERS:
13 Hazard category:
Catégorie de danger:
EN: a-l m-z
FR: a-f i-z
Other/ autre:
NOTIFICATION CONFORMÉMENT À L'ART. 54 ODAIOU ET LE
Original notification form: version_FR 3.2.1 Page 2 / 7
14 Hazards found:
Dangers identifiés:
EN:
FR:
15 Results of the tests:
Résultats des analyses:
/ / / / / unité de référence
16 Counter analysis:
Contre-analyse:
EN: : / / unité de référence
FR: :
17 Sampling
Prélèvement:
dates:
Date(s):
/ / / / /
18 number of samples:
Nombre d'échantillons:
19 method:
Méthode de prélèvement:
EN:
FR:
20 place:
Lieu:
EN:
FR: choisir:
other/name: /autre, nom:
21 Analysis
Analyse
laboratory:
Laboratoire:
22 matrix/ method of analysis:
Matrice et méthode
d'analyse:
EN:
FR:
PRODUCT / PRODUIT:
23 Product category:
Catégorie du produit:
EN: a-l m-z
other:
FR: a-g h-z
autre:
24 Product :
Produit:
EN:
FR:
25 Product name (on label):
Nom du produit (étiquette):
EN:
FR:
26 Product CN-code:
Code NC du produit:
aide: TARES
27 Product description
Description du produit
brand / trade name:
Marque/dénomi-nation de fantaisie:
EN:
FR:
28 product aspect:
Aspects de produit (p.ex.
EN: temperature:
FR: temperature:
other:
autre:
Original notification form: version 3.2.1_FR Page 3 / 7
emballage): température de conservation:
29 barcode n°:
Code-barres (EAN):
30
other labelling:
Autres informations sur
l'étiquette:
EN:
FR:
31 unit weight/vol.:
Poids/volume par unité:
unité
RISK / MEASURES / RISQUES/MESURES PRISES
32 Distribution status:
Statut de distribution:
EN:
FR:
33 Serious risk:
Risque sérieux:
Yes/oui
no/non
evaluation:
Justification:
34 Number of persons affected:
Personnes concernées:
35 Type of illness/symptoms:
Maladie / symptômes:
EN:
FR:
36 Legislation
Violation du droit
37 scope:
Champ d'application:
EN: national
FR: national
38
max. permitted level:
Concentration maximale autorisée:
unité
39 Voluntary measures:
Mesures volontaires:
EN:
FR:
EN:
FR:
EN: other/more info: FR: autre/plus
d'information:
Recall/withdrawal information by:
Information concernant le rappel ou le retrait par:
internet: (hyperlink)
paper news media/ journaux
TV/ télévision
radio / radio
information at retail point / Information au point de vente
informing clients / Information des clients
Original notification form: version 3.2.1_FR Page 4 / 7
40 Compulsory measures:
Mesures officielles:
EN:
FR:
EN:
FR:
reinforced checking/contrôles intensifiés
EN: other/more info: FR: autre/plus
d'information:
Recall/withdrawal information by:
Information concernant le rappel ou le retrait par:
internet: (hyperlink)
paper news media/ journaux
TV/ télévision
radio / radio
information at retail point / Information au point de vente
informing clients / Information des clients
41 date of entry into force:
Date d'entrée en vigueur:
42
duration:
Durée:
TRACEABILITY OF THE LOT(S) / TRAÇABILITÉ DES LOTS:
43 Country of origin:
Pays de provenance:
44 Consignment(s) / lot number(s):
Indication du lot:
/ / /
45 use-by date:
Date limite de consommation
DLC:
/ / /
46 best before date:
Date de durabilité minimale:
/ / /
47
Durability dates
Date de durabilité:
sell-by date:
Date de vente recommandée:
/ / /
48 number of units:
Nombre d'unités:
/ / /
49
Description of the lot
Description du lot
total net weight/volume:
Poids ou volume total
net:
unités unités
unités / unités
50 Public number(s): / / /
Original notification form: version 3.2.1_FR Page 5 / 7
Nombre(s):
51
health certificate
Certificat sanitaire
date(s):
Date:
/ / /
52 CVED/CED number(s):
DVCE/CED nombre(s):
/ / /
53 name:
Nom:
54 street + nr:
Rue, numéro:
country:
Pays:
55
operator type
Choisir: genre
postal + city:
Code postal, lieu:
approval / reg. number:
Approbation/numéro d'enregistrement:
56 name:
Nom:
57 street + nr:
Rue, numéro:
country:
Pays:
58
operator type
Choisir: genre
postal + city:
Code postal, lieu:
approval / reg. number:
Approbation/numéro d'enregistrement:
59 name:
Nom:
60 street + nr:
Rue, numéro:
country:
Pays:
61
operator type
Choisir: genre
postal + city:
Code postal, lieu:
approval / reg. number:
Approbation/numéro d'enregistrement:
62 name:
Nom:
63 street + nr:
Rue, numéro:
country:
Pays:
64
operator type
Choisir: genre
postal + city:
Code postal, lieu:
approval / reg. number:
Approbation/numéro d'enregistrement:
65 Distribution to member countries:
Livraisons aux Etats membres de l'UE:
66 Distribution list attached:
Liste de distribution annexée:
NOTIFICATION CONFORMÉMENT À L'ART. 54 ODAIOU ET LE
Original notification form: version_FR 3.2.1 Page 6 / 7
67 Exported to third countries:
Livraisons aux Etats tiers:
68 Distribution list attached:
Liste de distribution annexée:
BORDER CONTROL / CONTRÔLE À LA FRONTIÈRE:
69 Point of departure:
Point de départ:
70 Point of entry:
Point d'entrée:
71 Point of control:
Lieu de contrôle:
72 Reason for inspection:
Raison pour l'inspection:
random / au hasard
targeted / ciblé
detail:
détails:
73 Country of destination:
Pays de destination:
74 name:
Nom:
75
Consignee
Destinataire:
address:
Adresse:
76 Container n°(s)/seal n°(s):
Conteneur n°(s)/n°(s) des scellés:
/
/
/
/
OTHER INFORMATION/AUTRES INFORMATIONS:
77 Organisation/ministry:
Organisation/ministère:
Federal Office of Public Health, Switzerland
Office fédéral de la santé publique, Suisse
78 Contact person:
Personne de contact:
79 Other information:
Autres informations:
EN:
FR:
80 Attached documents: (compressed format)
Documents annexés:
health certificate certificat de santé
CVED/CED DVCE/CED
Phytosanitary certificate certificat phytosanitaire
public warning / press release mise en garde/communiqué de
Can be made available to third parties?1 Quels documents est-il permit de fournir aux tiers?1
1 Documents should not be made available to third parties unless the corresponding box is checked in this column. Les informations ne peuvent pas être transmises aux tiers si la case n'est pas cochée.
Original notification form: version 3.2.1_FR Page 7 / 7
presse
analytical report rapport d'analyse
bills / delivery documents factures/documents de livraison
pictures photo
risk assessment évaluation du risque
Other/ autres:
numbers underlined: information that is required in all cases (should always be filled) Numéros soulignés: cette information est obligatoire (information essentielle)
2 according to article 52(1) of Regulation (EC) No 178/2002/ selon l'art. 52(1) du Reglement (CE) Nr. 178/2002
81 What information will be made public?2
Quelles informations est-il permit de fournir aux
tiers?2
only/seuelement RASFF portal
product identification
identification du produit
EN: other:
FR: autres:
82 Reason:
Explication:
EN:
FR:
NUMÉRO DE LA NOTIFICATION RASFF APPARENTÉE /NOTIFICATION REF.NOM DU PRODUIT /PRODUCT IDENTIFICATION [1]:DOCUMENTS ANNEXÉS /ACCOMPANYING DOCUMENTS[2]:NOM DU DISTRIBUTEUR /NAME OF DISPATCHER EXPORTATION VERS….(PAYS) /DISTRIBUTED/EXPORTED TO (COUNTRY)[3]:
Indication du lot/Lot n° date de livraison/Delivery date
Poids (tonne/kg)/ Quantity (Tons/Kg[*])
Destinataire: nom/Recipient name
code postal lieu/place rue + numéro/ street + n°
[*] indiquez l'unité correspondante [1] Marque/dénomination de fantaisie / nom du produit / conteneur n°(s) / date de durabilité / date limite de consommation…Si plusieurs produits/livraisons sont concernées, ajoutez une colonne à droit de la table.[2] p.ex. certificat sanitaire / facture / compte rendu de l'enquête [3] Une table particulière par pays!
Liste de distribution/List of delivery
Adresse du destinataire/Recipient address
Annexe 3 du management de crise
1
PROTOCOLE D’ENTRETIEN – Team de crise Date: Heure: Personnes présentes Noms Fonction Heure d’arrivée Signature Description précise de l’événement Quelle est l’intensité du danger pour la vie et/ou la santé des personnes ou de l’environnement ? Quelles actions ont été jusqu’à présent entreprises ?
Annexe 3 du management de crise
2
Combien de produits du produit défectueux sont concernés?
Où se trouvent les produits Encore dans l’entreprise? Livrés – aux commerçants? Livrés – aux consommateurs? En utilisation?
Comment peut-on atteindre les produits? De quelles sources proviennent les informations?
Commerce Clients Consommateurs Autorités
Sur la base des raisons nommées ci-dessus, les facteurs suivants ont été décidés:
Annexe 3 du management de crise
3
Etabli: Examiné: Approuvé: Approuvé: Approuvé:
Est-ce que des échantillons de la production sont disponibles, afin d’effectuer des analyses? Avez-vous jusqu’à présent entrepris des recherches ?
Oui Interne Non Externe
Est-ce que de propres recherches sont nécessaires?
Oui Interne Non Externe
De quel degré les produits sont dangereux?
Ecart du standard, mais pas dangereux
Pas adaptés à la consommation
Dangereux pour la santé Quelle quantité a été produite au total? Quelle quantité est concernée? Quand a eu lieu la production?
Annexe 3 du management de crise
4
Où est-ce que la marchandise concernée se trouve en ce moment? Dans son propre entrepôt Magasins/vente/commerce de détail Commerce de gros Consommateurs Transport
A qui est-ce que la marchandise a été vendue? Est-il nécessaire d’éliminer la marchandise de l’entrepôt ?
Oui Non Exécuté par: Quel autre traitement est prévu pour les produits? Qui est déjà informé? Qui doit être encore informé? Qui doit répondre/agir?
Direction Médias Offices de la santé
Annexe 3 du management de crise
5
Mesures supplémentaires qui doivent être prises? Distribution d’information interne à l’entreprise ? Rapport sur les mesures prises, afin d’éviter des événements semblables ?
ANNEXE 4 du management de crise
1
Contacts SWISSCOFEL Association suisse du commerce fruits, légumes et pommes de terre Secrétariat GP 4ème gamme (salades prêtes à l’emploi)
Belpstrasse 26, 3007 Berne
Par e-mail [email protected] Par Fax 031 380 75 76 Responsable Marc Wermelinger Tél. 031 380 75 70, Natel 079 661 44 46 [email protected]
Autorités
(Merci de remplir) Laboratoire cantonal responsable > www.kantonschemiker.ch Nom…………………………………………..
Adresse……………………………………….. e-mail………………………………………….. Tél. ……………………………………………. Office responsable……………………………..
OFSP Office fédéral de la santé publique Département Sécurité des denrées alimentaires Case postale 3003 Berne www.bag.admin.ch Tél. 031 322 21 11 et 031 322 94 78 Fax. .031 323 37 72 et 031 322 95 74
