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Copyright CIPE (Centre International de la Pédagogie d’Entreprise) 40, Boulevard Edgar Quinet 75014 Paris (France)
Tél. +33 (0) 1 40 64 59 18 - Fax +33 (0) 1 40 47 05 75 - www.cipe.fr - [email protected]
1
NOTICE TECHNIQUE DE
Une simulation pour apprendre
MANAGEMENT & GESTION DE PROJETS
Sommaire OBJECTIFS.............................................................................................................................. 2
INFORMATIONS GENERALES .......................................................................................... 2
PUBLIC CONCERNE : ................................................................................................................ 2 DUREE :................................................................................................................................... 2 FRACTIONNEMENT DES SEANCES :........................................................................................... 2 NOMBRE DE PARTICIPANTS PAR SESSION :............................................................................... 3 ANIMATION :........................................................................................................................... 3
SCENARIO D’UNE FORMATION TYPE ........................................................................... 4
1ERE PARTIE : PREPARATION ............................................................................................... 4 2EME PARTIE : SIMULATION ............................................................................................... 5 3EME PARTIE : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE ........................................ 5
SUPPORTS PEDAGOGIQUES ............................................................................................. 6
CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE................................................................................ 7
PERSONNALISATION :.............................................................................................................. 7 PRESTATIONS DU CIPE : ......................................................................................................... 7
ANNEXE 1 - THEMES ABORDES DANS HORIZON ....................................................... 8
ANNEXE 2 - LISTE DES TACHES DE LA SIMULATION ............................................ 11
ANNEXE 3 – AFFICHE DE LA SIMULATION ET LISTE DES PROGRES ............... 12
ANNEXE 4 – EXEMPLES D’ALEA ET DE QUESTIONS .............................................. 13
ANNEXE 5 – EXEMPLES DE TRANSPARENTS METHODOLOGIQUES ................ 15
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Objectifs Le CIPE a conçu Horizon, le jeu des projets, pour permettre au plus grand nombre
d’apprendre les techniques qui constituent le Management de projet : la planification,
la maîtrise des risques, l’optimisation des coûts, le management d’équipe, etc.
Informations générales
Public concerné : Il peut être utilisé pour différents niveaux de public :
• Des participants qui n'ont jamais entendu parler de gestion de projet.
• Des participants qui connaissent les principes du PERT mais qui doivent
approfondir certaines aspects du management de projet.
Durée : Le package de formation est constitué de deux modules distincts :
• Un jeu de simulation qui met en compétition plusieurs équipes (une demi-
journée à une journée, selon le niveau du public).
• Une série de transparents d’animation et d’exercices qui permettent
d’approfondir les outils de gestion et les concepts fondamentaux du
Management de projet (une demi-journée à une journée, selon le niveau
d’approfondissement).
Fractionnement des séances : L’animation peut être fractionnée sans inconvénient en séances de 1h30.
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Nombre de participants par session : Le jeu fonctionne bien avec un effectif allant de 8 à 16 personnes. Toutefois, il est
possible de jouer sans inconvénient technique en dessous de 8 (on peut faire par
exemple 3 équipes de 2) comme au-dessus de 16 (on fera 5 équipes au lieu de 4).
Animation : Le jeu est généralement animé par des formateurs professionnels, mais il est conçu
de façon à pouvoir être utilisé également par des formateurs occasionnels internes
des entreprises. Dans ce dernier cas, le CIPE peut assurer la formation de mise en
main de l’outil.
(Le descriptif de la simulation, fourni dans le guide de l'animateur, présente le
déroulement de la formation de façon linéaire et détaillée).
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Scénario d’une formation type
Une entreprise décide de lancer sur le marché un nouveau plat cuisiné destiné aux
enfants.
Son objectif est de prendre le maximum de parts de marché.
Les parts de marché dépendent :
- Du délai de sortie du nouveau produit
- De l'argent qui reste en fin de partie et peut être affecté à la publicité.
Chaque équipe prend en charge une entreprise. L'équipe gagnante est celle dont la
part de marché est la plus importante à la fin du jeu.
1ère partie : PREPARATION
Cette partie comprend quatre sous-phases :
Présentation du projet
Les participants prennent connaissance de l’entreprise et de son projet.
Construction du réseau
Les équipes construisent le réseau, et calculent les délais et chemins critiques.
Réduction de la durée
Les équipes modifient le réseau, mettent en parallèle les étapes afin de raccourcir le
délai global, puis recalculent les délais et chemins critiques.
Choix des progrès
Chaque équipe doit gérer les risques du projet. Elle doit acheter des progrès qui vont
protéger le projet de certains aléas.
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2ème partie : SIMULATION
Simulation du déroulement du projet
La simulation dure au total 20 semaines.
Sur les 20 semaines, 12 ont un incident (il y a 12 incidents dans le jeu, et 12
progrès). Les 8 autres semaines sont consacrées à des questions de connaissance
posées aux équipes, qui rapportent de l’argent en cas de bonne réponse.
Durant la simulation les participants mettent à jour eux-mêmes leurs affiches, notent
l’impact des incidents, calculent les délais, etc.
Débriefing de la simulation
Une fois la simulation terminée, l’animateur échange avec les participants sur ce qui
vient de se jouer.
3ème partie : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE
L’animation de cette partie est assurée grâce à un ensemble de diapositives
regroupées en 12 chapitres, qui correspondent aux 12 progrès qui interviennent dans
le jeu.
Nous conseillons à l’animateur de préparer sa séance en sélectionnant les
diapositives qui lui conviennent, en ajoutant les siennes, etc.
Attention au temps : il faut compter en moyenne 3 minutes par diapositive !
Autant dire que pour une séance de 3 heures il faut réduire l’exposé d’un bon tiers,
surtout si l’on conserve quelques exercices.
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Supports pédagogiques
Le package de formation Horizon comprend :
• Dossiers du participant
• Dossier de l'animateur
• Planches murales "réseau PERT"
• Eléments divers (feutres, billets de banque, dés, …)
• Un CD rom contenant :
- Diaporama avec 45 transparents pour la préparation du jeu
- Diaporama avec 45 transparents pour l’animation du jeu de simulation
- Diaporama avec 95 transparents pour l’animation de la partie méthodologique
- Originaux des dossiers des participants (pour impression en couleurs)
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Conditions de Mise en Oeuvre Personnalisation :
Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est fortement conseillé de
personnaliser un certain nombre d'éléments tels que :
• Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise. • La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs
pédagogiques et de la durée de la formation. • Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, … pris dans
le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs internes.
Prestations du CIPE :
le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil.
L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous
propose :
• de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, • de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs, • d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions, • d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à
disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, • d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées.
L'entreprise peut également confier la formation à des formateurs externes : dans ce cas le
CIPE peut vous proposer :
• de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, • de réaliser les animations dans votre entreprise auprès du public à former, • d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à
disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, • d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées.
Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin.
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Annexe 1 - Thèmes abordés dans Horizon
La simulation du cas d’école HORIZON permet de découvrir, à partir d’éléments concrets, les
concepts qui doivent être maîtrisés pour la conduite efficace d’un projet.
Connaissance des besoins du client
• L'étude d'opportunité
• Le cahier des charges fonctionnel
• Le choix de la solution
• Définition des objectifs chiffrés
Contenu du projet
• Les grandes phases d'un projet
• Structure de Découpage du Projet
• Construction de la structure de découpage
• Les livrables
• Les modifications en cours de projet
Gestion des délais et des coûts
• Calcul de la durée du projet
• Construction du réseau PERT
• Les dates de début / fin au plus tôt (DTO/FTO) et au plus tard (DTA/FTA)
• Le chemin critique
• La marge
• Les jalons
• Comment réduire les délais ?
• Les analyses probabilistes
• Le planning de Gantt (exercice)
• La planification des ressources
• La prévision du coût du projet
• La relation coûts – délais
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Management des risques
• Comment identifier les risques ?
• Quantification des risques
• La matrice de criticité
• La classification des risques
• Dossier d'évaluation des risques
Soutien de l'ensemble de l'entreprise
• Les parties prenantes
• Tracer le diagramme des relations
• Le projet dans l'organisation de l'entreprise
• Choix de la structure
• Planifier les échanges d'information
• Le comité de pilotage
• Comment obtenir le soutien de l'entreprise ?
• Définir un plan de communication générale
Partenaires associés au projet
• Le schéma traditionnel
• Comment travailler avec les partenaires ?
Le Chef de Projet
• Le rôle du chef de projet
• Les qualités du chef de projet
• Les styles de management
L’Equipe Projet
• La dimension de l'équipe projet
• La composition de l'équipe projet
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• Les Membres du groupe comme l’Animateur les voit
• Le plateau projet
• Comment motiver l'équipe ?
• Les théories classiques de la motivation
• Les conditions d'une réunion efficace
Suivi du projet
• Les rapports d'avancement
• Le tableau de bord
• Suivi des délais
• La courbe en S
• Suivi des coûts et des délais
• Les autres indicateurs (productivité des ressources, qualité, délai, …)
Disponibilité des ressources
• Les causes d'indisponibilité
• La disponibilité des ressources
Résolution de problèmes
• Les phases : Poser le problème
• Analyser le problème
• Trouver des solutions
• Décider
• Mettre en œuvre
• Les outils : Pareto, QQOQCP, Diagramme Causes-Effets, 5M, …..)
Capitalisation des connaissances
• Le Manuel Projet
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Annexe 2 - Liste des taches de la simulation
1Sélectionner des idées de produit
C'est le début du projet : Il faut choisir une bonne idée de produit.
2 semaines
2Calculer la rentabilité
On peut calculer la rentabilité dès que l'idée du nouveau produit est arrêtée.
3 semaines
3Réaliser des prototypes
Dès que l'idée du produit est choisie, nous réalisons des prototypes pour tester sa qualité.
4 semaines
4Mettre au point le
produit
Il faut d'abord choisir les matières et leur dosage. Ensuite définir les conditions de cuisson et de stérilisation. On peut commencer quand le prototype est prêt et la rentabilité connue.
7 semaines
5Concevoir
l'emballage
Pour concevoir l'emballage, il n'est pas nécessaire de connaître la recette exacte du produit. On peut commencer dès que le prototype est prêt et la rentabilité connue.
5 semaines
6Protéger le
produit
Il faut protéger le produit, son emballage, ainsi que s marque commerciale. cela peut se faire quand le produit et son emballage ont été finalisés.
5 semaines
7Qualifier le procédé de fabrication
Il faut vérifier que les équipements sont parfaitement adaptés. Cette phase peut commencer dès que le produit et son emballage sont définis.
5 semaines
8Approvisionner
les matières premières
Pour approvisionner, il faut connaître la composition du produit.
11 semaines
9Préparer la promotion
On peut commencer à préparer la promotion dès que la décision de lancer le produit est prise (prototype et rentabilité OK)
7 semaines
10Réaliser la promotion
Il est très risqué de faire de la publicité avant d'avoir protégé son produit. La promotion se poursuit jusqu'à ce que le produit soit sur le marché.
6 semaines
11Préparer l'outil
industriel
Suivant le cas, nous construisons une nouvelle ligne ou nous réimplantons des machines existantes. Cela peut se faire que quand le procédé de fabrication est qualifié.
4 semaines
12Fabriquer et distribuer le
produit
Quand les matières premières sont arrivées et que l'outil industriel est prêt, on peut produire et expédier.
4 semaines
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Annexe 3 – Affiche de la simulation et liste des progrès
1. PLANIFICATION
2. ORGANISATION
3. REALISATION
DisponibilitéDisponibilitédes ressourcesdes ressources
Suivi du projetSuivi du projet
Résolution de Résolution de problèmesproblèmes
Capitalisation Capitalisation desdes
connaissancesconnaissances
Connaissance Connaissance des besoins du des besoins du
clientclientContenu du Contenu du
projetprojet
Gestion des Gestion des délais et des délais et des
coûts coûts
Management Management des risquesdes risques
Équipe projet Équipe projet efficaceefficace Chef de projet Chef de projet
compétentcompétentPartenaires Partenaires associés au associés au
projetprojet
Soutien deSoutien del'ensemble de l'ensemble de l'entreprisel'entreprise
1. PLANIFICATION
2. ORGANISATION
3. REALISATION
DisponibilitéDisponibilitédes ressourcesdes ressources
DisponibilitéDisponibilitédes ressourcesdes ressources
DisponibilitéDisponibilitédes ressourcesdes ressources
Suivi du projetSuivi du projetSuivi du projetSuivi du projetSuivi du projetSuivi du projet
Résolution de Résolution de problèmesproblèmes
Résolution de Résolution de problèmesproblèmes
Résolution de Résolution de problèmesproblèmes
Capitalisation Capitalisation desdes
connaissancesconnaissances
Capitalisation Capitalisation desdes
connaissancesconnaissances
Capitalisation Capitalisation desdes
connaissancesconnaissances
Connaissance Connaissance des besoins du des besoins du
clientclient
Connaissance Connaissance des besoins du des besoins du
clientclient
Connaissance Connaissance des besoins du des besoins du
clientclientContenu du Contenu du
projetprojetContenu du Contenu du
projetprojetContenu du Contenu du
projetprojet
Gestion des Gestion des délais et des délais et des
coûts coûts
Gestion des Gestion des délais et des délais et des
coûts coûts
Gestion des Gestion des délais et des délais et des
coûts coûts
Management Management des risquesdes risquesManagement Management des risquesdes risquesManagement Management des risquesdes risques
Équipe projet Équipe projet efficaceefficace
Équipe projet Équipe projet efficaceefficace
Équipe projet Équipe projet efficaceefficace Chef de projet Chef de projet
compétentcompétentChef de projet Chef de projet
compétentcompétentChef de projet Chef de projet
compétentcompétentPartenaires Partenaires associés au associés au
projetprojet
Partenaires Partenaires associés au associés au
projetprojet
Partenaires Partenaires associés au associés au
projetprojet
Soutien deSoutien del'ensemble de l'ensemble de l'entreprisel'entreprise
Soutien deSoutien del'ensemble de l'ensemble de l'entreprisel'entreprise
Soutien deSoutien del'ensemble de l'ensemble de l'entreprisel'entreprise
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Annexe 4 – Exemples d’aléa et de questions
LOCALISATION
7 11 124b4a31
52 6 10
8
9
Pendant la préparation du projet, on a oublié qu'on ne pouvait pas engager les dépenses sans la signature du Directeur financier aux USA.
Pendant la préparation du projet, on a oublié qu'on ne pouvait pas engager les dépenses sans la signature du Directeur financier aux USA.
62
8
Contenu du Contenu du projetprojet
2
description de l'aléa
n° de semaine
Localisation de l'aléa et des impacts
progrès associé
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14
Vous disposez pour cette question
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En gestion de projet la " marge libre " définit :
1) L'autonomie donnée au Chef de projet pour gérer ses
ressources.
2) La différence entre le début au plus tôt et le début au plus
tard d'une tâche.
3) L'incertitude sur la marge bénéficiaire que peut rapporter le
projet.
Bonne réponse : 10 euros
En gestion de projet la " marge libre " définit :
1) L'autonomie donnée au Chef de projet pour gérer ses
ressources.
2) La différence entre le début au plus tôt et le début au plus
tard d'une tâche.
3) L'incertitude sur la marge bénéficiaire que peut rapporter le
projet.
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Etes-vous un expert ?
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En management de projet le terme " courbe en S " désigne :
1) La courbe du budget cumulé pendant le déroulement du
projet.
2) Une courbe qui présente dans un même système
orthonormé la diminution de l'incertitude et la diminution de la
liberté de choix.
3) La courbe des risques de retard (Scheduled variance).
Bonne réponse : 10 euros
En management de projet le terme " courbe en S " désigne :
1) La courbe du budget cumulé pendant le déroulement du
projet.
2) Une courbe qui présente dans un même système
orthonormé la diminution de l'incertitude et la diminution de la
liberté de choix.
3) La courbe des risques de retard (Scheduled variance).
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Annexe 5 – Exemples de Transparents Méthodologiques
Comment identifier les risques ?Comment identifier les risques ?
Identification des risques
Quantification des risques
Décisions
• A partir de listes établies lors des projets précédents.• Par des entretiens avec les spécialistes.• Dans une séance de travail en groupe.
RisquesRisques
MatièresMatières
Main d'œuvreMain d'œuvre
MilieuMilieu
MéthodeMéthode
MachinesMachines
Management Management des risquesdes risques
Exercice (corrigé graphique)Exercice (corrigé graphique)
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Valeur acquise
Budget
Coût réel
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16
2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26
T1T2
T3T4a
T4b
T5T6
T7T8
T9
T10T11
T12
Le planning de GanttLe planning de Gantt
Planning GANTT Marge libre
1
2
3
5
4b 7 11 12
8
6 10
9
2
6
13
18
22180 264a 9
0 2 0 2
2 5 3 6
2 6 2 6 6 9 6 9
9 13 9 13 9 20 11 22
13 18 13 18
22 26 22 26
18 24 20 26
6 13 11 186 11 8 13 13 18 15 20
18 22 18 22
Gestion des Gestion des délais et des délais et des
coûts coûts
Tracer le diagramme des relationsTracer le diagramme des relations
Utilisateurs
Equipe projet
Chef de projet
Direction* Comité de pilotage *
Service informatique
Prestataire informatique
Fournisseurs de matériel
Consultant
Service qualité
Contrôle de gestion
Service communication
Service formation
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La disponibilité des ressourcesLa disponibilité des ressources
Ressources externesRessources externes
Assurance qualité
Deuxième fournisseur
Ressources internesRessources internes
Heures supp.Sous-traitanceet intérimaires
- Transfert entre services- Polyvalence
Fiabilité deséquipements
Conflit de prioritéConflit de priorité
Planificationdes ressources
Surveillance du Comité de Pilotage
DisponibilitéDisponibilitédes ressourcesdes ressources
Date de fin(contrat)
Jour de lamesure
Budget
Coût budgété destravaux prévus CBTP
Coût réel des travauxeffectués CRTE
Valeur acquiseCoût budgété des
travaux effectués CBTE
Ecartde coût
Suivi des coûts et des délaisSuivi des coûts et des délais
Coût
Temps
Retard
Suivi du projetSuivi du projet