MANAJEMEN

ORGANISASI

INDUSTRI

Nur Istianah,ST.,MT.,M.Eng

Pengertian Organisasi

Chester I. Barnard

• system kerjasama antara dua orang atau lebih”

James D. Mooney

• bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama

Dimock

• perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian untuk membentuk suatu kesatuan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan

Organisasi

Orang-orang

Kerjasama

Tujuan

Kepemimpinan

Unsur dasar Organisasi

Prinsip-Prinsip Organisasi

• Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit mempunyai tujuan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

• Prinsip Skala Hirarkhi.

Organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan sampai pelaksana, sehingga mempertegas pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

• Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

Prinsip-Prinsip Organisasi

• Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Mempunyai kemampuan menjalankan pekerjaannya, seperti pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi pengambilan keputusan, hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

• Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

• Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

Prinsip-Prinsip Organisasi

• Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti Palembang.

• Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

• Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi.

Bentuk-bentuk Organisasi

Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan

organisasi, ada 2 bentuk pokok :

1. Bentuk Tunggal

Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasan, pengawasan dan tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat diputuskan cepat.

2. Bentuk Komisi

Organisasi yang mempunyai pipmpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan.

7

Bentuk-bentuk Organisasi

Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi

menjadi 2 :

1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan serta interaksi perorangan dan penggolongan ke dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota organisasi itu.

2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll.

8

Bentuk-bentuk Organisasi

Berdasarkan Tujuannya:

1. Organisasi Publik: tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.

2. Organisasi Privat: organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

Perbedaan Org Publik-Privat NO Indikator Organisasi Publik Organisasi Privat

1 Tujuan Non laba laba

2 Produk yang dihasilkan Publics goods Privat goods

3 Cara pengambilan

keputusan

demokratis Strategis bisnis

4 Ukuran kinerja Social welfare efisiensi

5 Misi organisasi “melakukan

kebaikan”

“untung rugi”

6* Sumber Pendanaan ( Biasanya

)APBN/D*

Pribadi/bersama

11

Pengorganisasian

Pengorganisasian yaitu suatu proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya dan lingkungannya.

Struktur organisasi yaitu susunan dan hubungan antar komponen- komponen, bagian dan posisi

Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu pekerjaan, serta menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi dan memperlihatkan hubungan pelaporannya.

12

Proses Pengorganisasian

Perincian Pekerjaan

Pembagian Pekerjaan

Departementalisasi

Koordinasi Pekerjaan

Monotoring dan Reorganisasi

Fungsi Pengorganisasian

Kejelasan ekspektasi kerja

Menghindari overlapping kerja-tugas

Mengetahui arus aktivitas kerja

Menentukan saluran2 komunikasi

Mekanisme koordinasi

Empat Pilar Pengorganisasian

pembagian kerja (division

of work)

Pengelompokan Pekerjaan (Departmental

ization)

penentuan relasi

(hierarchy)

penentuan mekanisme

(coordination)

15

Aspek Koordinasi dan Tiga Variasi Ketergantungan

Antara Unit-unit Organisasi

Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan usaha

bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan

dalam usaha pencapaian tujuan.

Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung pada

jenis tugas yang dilakukan sub unit yang

melakukannya. Bila tugas-tugas itu membutuhkan

arus informasi antar unit, maka yang terbaik adalah

tingkat koordinasi yang tinggi.

16

Tiga Ketergantungan antar Unit-unit

Organisasi

Menurut James D. Thompson dalam Stoner

James A.F., sebagai berikut :

Ketergantungan yang dikelompokan (pooled interdependence).

2. Ketergantungan sekuensial (sequential interdependence).

3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence).

STRUKTUR Organisasi

1. Bentuk line (lurus/hierarki)

2. Bentuk staf atau fungsional

3. Bentuk gabungan staf dan line

4. Bentuk organisasi sistem panitia

17

18

Bentuk Line

Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pipmpinan sampai bawah, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi.

Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal.

Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face).

19

Bentuk Staf

Bentuk organisasi staf ini disebut juga organisasi

fungsional. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan

melalui para ahli dalam suatu fungsi yang

merupakan bidang keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli

itu mempunyai kekuasaan mengenai bidang

keahliannya terhadap setiap pejabat di kesatuan

manapun, tetapi tidak berhak memerintah secara

langsung,wewenangnya memberi saran dan nasihat.

20

Bentuk Gabungan

Staf dan Line

Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuan-kesatuan tertentu.

Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka.

21

Bentuk Organisasi

Sistem Panitia

Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas atau waktu tidak terbatas.

Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia berperan sebagai staf. Bila sebagai pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line.

22

Bentuk Line

Kepala Bagian

Produksi Kepala Bagian

Pemasaran

Kepala Bagian

Administrasi dan

Keuangan

Promosi Penjualan Anggaran Administrasi Mesin

Buruh Buruh

Bahan Pabrik

MANAGER

(Pemimpian)

23

Bentuk Staf PIMPINAN

(Direktur)

Bagian

Perdagangan

Bagian

Urusan Teknik

Bagian

Perencanaan

Bagian

Kepegawaian

Proyek A Proyek B Proyek C

24

Bentuk Staf&line MANAGER

Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Y Kepala Bagian X

G.B.

KARYAWAN

S.B.

R.C. I.C.

INS R.B.

D.C. T.C.

25

Faktor-faktor Penentu Struktur

Organisasi Faktor-faktor penentu struktur organisasi menurut Alfred

D. Chandler :

1. Teknologi

Bentuk teknologi yang digunakan suatu perusahaan akan mempengaruhi organisasi di perusahaan tersebut.

2. Manusia

Membuat keputusan para manajer dipengaruhi oleh kebutuhan mereka dan kecenderungan lingkungan kerjanya.

3. Ukuran dan Struktur

Ukuran dan organisasi secara menyeluruhan atau sub unitnya mempengaruhi organisasi bila ukurannya membesar dicapai suatu titik ketika perusahaan terpaksa melakukan desentralisasi pengambilan keputusan.

26

Lima Unsur yang Digunakan Kerangka

Menganalisis Struktur Organisasi

1. Spesialisasi aktivitas

Pembagian kerja dan departementisasi, spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi dan penyatuan tugas-tugas ke dalam unit kerja.

2. Standarisasi aktivitas

Prosedur untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitas sehingga sama dan konsisten.

3. Koordinasi aktivitas

Prosedur mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.

4. Hierarki dan struktur wewenang

Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan atau wewenang pengambilan keputusan.

5. Ukuran unit kerja mengacu pada ruang lingkup kegiatan dan jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja.

27

BENTUK PIRAMIDA

28

BENTUK HORIZONTAL

29

BENTUK VERTIKAL

30

ORGANISASI MATRIKS

GENERAL MANAGER

Riset dan

Pengembangan

Pengendalian

Kualitas

Uji dan

Jaminan Administrasi

Kontrak

Pembelian Manufaktur Rekayasa

Manajer

Proyek A

Manajer

Proyek B

Manajer

Proyek C

Kelompok Riset

dan

Pengembangan

Kelompok

Pengendalian

Kualitas

Kelompok

Tes dan

Jaminan

Kelompok

Kontrak

Administrasi

Kelompok

Pembelian Kelompok

Manufaktur

Kelompok

Rekayasa

Kelompok Riset

dan

Pengembangan

Kelompok

Pengendalian

Kualitas

Kelompok

Tes dan

Jaminan

Kelompok

Kontrak

Administrasi

Kelompok

Pembelian Kelompok

Manufaktur

Kelompok

Rekayasa

Kelompok Riset

dan

Pengembangan

Kelompok

Pengendalian

Kualitas

Kelompok

Tes dan

Jaminan

Kelompok

Kontrak

Administrasi

Kelompok

Pembelian Kelompok

Manufaktur

Kelompok

Rekayasa

THANKS FOR YOUR ATTENTION

The best person is one give something useful always