MANAJEMEN PENERBITAN OJS VERSI 3

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

14 Oktober 2017

Syukhri, S.T., M.CIO

Manajemen Penerbitan

A. Normal Submission

1. Author Register/Login

Pada OJS, author harus mendaftar dan memiliki akun terlebih dahulu apabila ingin

mengirim naskah. Untuk mendaftar, silahkan klik menu Register.

Lengkapi form, yang bertanda bintang merupakan isian wajib sehingga tidak boleh

kosong.

Apabila proses register berhasil, anda akan diarahkan ke laman beranda author.

2. Author Submission

Setelah login, author dapat mengirimkan naskah dengan melalui tautan Make a New

Submission. Ada 5 (Lima) tahapan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proses

pengiriman naskah, yaitu:

a. Start, berisi informasi persyaratan dan persetujuan yang harus disetujui oleh

author dengan mencentang submission checklist;

Pastikan submission language dan section sudah dipilih dengan data yang sesuai.

Semua ketentuan yang ada di submission requirements harus dicentang sebagai

bentuk persetujuan.

Lengkapi semua data, apabila sudah klik Save and continue.

b. Upload Submission, melakukan pemilihan file naskah dan menggunggah ke sistem

OJS. Pastikan naskah yang dikirim sudah sesuai dengan ketentuan dan kebijakan

pengelola jurnal.

Pilih jenis komponen artikel, kemudian klik Upload File. Pilih file naskah yang

akan diunggah.

Pastikan file naskah yang sudah diunggah sudah benar. Apabila file naskah yang

diunggah salah atau ingin diganti, silahkan klik Change File. Jika file naskah yang

diunggah sudah benar, klik Continue.

Pada bagian ini, pastikan detil file naskah sudah sesuai. Apabila sudah benar, klik

Continue.

Pada bagian Confirm, anda dapat menambahkan file pendukung naskah lainnya.

Klik Complete apabila sudah selesai.

Untuk ke tahapan selanjutnya, klik Save and continue.

c. Enter Metadata

Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan,

menemukan, atau setidaknya menjadikan suatu informasi mudah untuk

ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola.

Bagian ini terdiri dari Prefix, Title, Subtitle, Abstract, List of Contributors dan

Keyword. Title dan Abstract merupakan isian wajib, sehingga tidak boleh kosong.

Klik Save and continue.

d. Confirmation, menampilkan konfirmasi proses submission.

Pada bagian ini, pastikan semua data yang diunggah pada tahapan sebelumnya

sudah benar. Apabila sudah yakin, klik Finish Submission.

Klik OK.

e. Next Steps

Bagian ini menginformasikan kepada author bahwa proses submission sudah

selesai. Informasi dan status naskah yang diunggah akan diinformasikan melalui

email oleh pengelola jurnal.

Silahkan login ke email yang digunakan pada saat mendaftar.

3. Editor / Section Editor

Setiap naskah yang masuk ke sistem OJS, statusnya adalah unassigned (belum

ditetapkan/ diproses). Tugas editor adalah memeriksa dan memproses setiap naskah

yang masuk ke tahapan penerbitan, dan memutuskan apakah naskah tersebut

diproses lebih lanjut atau di tolak.

Untuk memproses naskah, klik tautan Submission pada bagian kanan naskah.

Unduh naskah asli dengan meng-klik tautan judul naskah. Editor harus memastikan

naskah sudah sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Jika sesuai, buka file

tersebut dan lakukan proses penghapusan identitas penulis.

Selanjutnya tambahkan editor dan atau section editor yang akan menangani naskah,

dengan cara meng-klik Add pada bagian Participants.

Tentukan section editor yang ditunjuk untuk menangani naskah ini, kemudian pilih

template pesan yang akan dikirimkan ke editor. Kemudian klik OK.

Tugas editor selanjutnya adalah mengirimkan naskah tersebut ke reviewer dengan

cara klik Send to Review.

Selanjutnya unggah naskah yang sudah dihilangkan identitas penulisnya melalui

tautan Upload File.

Pastikan naskah yang diunggah adalah naskah yang sudah dihilangkan identitas

penulisnya. Kemudian klik Continue.

Klik Continue.

Klik Complete untuk menyelesaikan proses unggah naskah.

Langkah selanjutnya, klik Send to Review.

Status naskah berubah dari Submission menjadi Review. Sampai tahap ini, naskah

siap untuk dikirimkan ke reviewer.

Tentukan reviewer untuk naskah ini dengan meng-klik tautan Add Reviewer.

Tentukan reviewer, kemudian klik Select Reviewer.

Kemudian, tentukan batas waktu yang diberikan kepada reviewer untuk merespon

kesediaan mereview naskah (Response Due Date) dan batas waktu hasil review

(Review Due Date). File naskah yang dikirim ke reviewer dapat dilihat pada Files to

Be Reviewed (klik tanda +). Selanjutnya tentukan tipe review, apakah Double-blind,

Blind atau Open. Terakhir klik Add Reviewer.

Lakukan proses yang sama untuk menambahkan reviewer ke-2 sehingga tampilan

tahap review menjadi seperti gambar dibawah ini:

4. Reviewer

Saat reviewer mengetahui ada permintaan me-review sebuah naskah (melalui email

yang masuk), reviewer harus login ke sistem OJS jurnal tersebut. Setelah login,

reviewer dapat mengetahui berapa banyak permintaan me-review naskah yang

ditujukan kepada dirinya.

Selanjutnya untuk merespon permintaan untuk me-review, klik tautan Review.

Reviewer harus merespon kesediaan me-review naskah dengan menjawab pilihan

Accept Review, Continue to Step #2 (apabila bersedia) atau Decline Review Request

(apabila tidak bersedia). Respon akan dikirim ke editor melalui email.

Apabila reviewer bersedia mereview naskah, klik Accept Review, Continue to Step

#2. Tahap selanjutnya reviewer akan diberikan panduan review (apabila ada).

Setelah memperoleh reviewer guidelines, klik Continue to Step #3.

Pada tahapan ke-3, reviewer harus mengunduh naskah yang disertakan oleh editor.

Untuk mengunduh klik judul naskah. Naskah yang sudah diunduh selanjutnya di

review, dan hasilnya diisikan ke Review Form.

Hasil review bisa dikirimkan sekaligus kepada author dan editor, atau hanya kepada

editor saja.

Selanjutnya, reviewer dapat mengunggah kembali naskah yang sudah direview

melalui tautan Upload File.

Langkah terakhir, reviewer harus memberikan rekomendasi ke editor terkait naskah

yang di review apakah di terima atau diperbaiki. Rekomendasi ini dikirim ke editor

melalui email.

Klik Submit Review untuk mengakhiri proses review.

Klik OK.

Rekomendasi reviewer akan tercatat di sistem OJS jurnal.

5. Editor

Respon reviewer dan naskah yang sudah di review oleh reviewer, statusnya dapat

dilihat oleh editor.

Selanjutnya untuk setiap reviewer yang sudah merespon dan menyelesaikan review

naskah, editor dapat melihat hasil review dengan meng-klik tautan Read Review.

Unduh file hasil review dengan meng-klik Reviewer Files. Kemudian klik Confim untuk

mencatat hasil review ke sistem.

Jangan lupa memberikan ucapan terimakasih kepada reviewer dengan meng-klik

tautan Thank Reviewer. Ucapan terimakasih kepada reviewer akan dikirim melalui

email.

Selanjutnya, berdasarkan rekomendasi dari reviewer, editor harus memutuskan

apakah naskah akan diterima dan diterbitkan atau di tolak.

Apabila naskah layak diproses untuk penerbitan, klik tautan Send to Copyediting.

Selanjutnya informasikan ke author status naskah yang bersangkutan dan klik Record

Editorial Decision.

Langkah selanjutnya naskah siap dikirimkan ke copy editor.

Tentukan copy editor yang akan memproses naskah dengan cara meng-klik tautan

Add pada bagian Participants.

Tahapan selanjutnya berada pada copy editor.

6. Copy Editor

Copy Editor bertugas untuk melakukan telaah tata bahasa terhadap naskah yang telah

lolos review. Setiap permintaan melakukan proses copy edit dapat diketahui oleh copy

editor melalui login ke sistem OJS jurnal dan atau email.

Klik tautan Copyediting untuk melihat detil naskah

Klik Copyediting Request

Copy editor dapat membalas pesan ini dengan menambahkan pesan baru melalui

tautan Add Message.

Tulis pesan yang ingin disampaikan kepada editor, kemudian klik OK.

Selanjutnya editor mengunggah naskah yang akan dilakukan proses copyediting.

Selanjutnya copy editor mengunduh file naskah tersebut.

File naskah yang diunduh kemudian diproses copyedit. Setelah selesai unggah kembali

file naskah ke bagian Copyedited (naskah yang sudah selesai proses editing).

Klik tautan Upload/Select Files.

Unggah file naskah yang sudah di copyedit, pastikan file naskah yang dikirim ke editor

adalah yang versi copyedit.

Centang file naskah yang merupakan hasil copyediting, kemudian klik OK.

Sampai tahapan ini, proses copyedit sudah selesai.

7. Editor

Setiap naskah yang telah melewati proses copyediting selanjutnya dapat diproses

oleh editor ke tahapan production.

Klik tautan Send to Production, selanjutnya akan muncul konfirmasi Record Editorial

Decision sekaligus menginformasikan kepada author bahwa naskah yang

bersangkutan sudah siap untuk dipublikasikan.

Pastikan file hasil copyediting sudah disertakan saat proses Send to Production dengan

cara mencentang kolom copyedited. File ini nantinya yang akan diproses oleh

proofreader dan layout editor.

Tentukan proofreader yang akan membaca dan memeriksa kembali naskah secara

keseluruhan dan memastikan bahwa naskah layak untuk dipublikasikan.

Klik Add pada bagian Participants, kemudian pilih user yang akan ditugasi sebagai

proofreader.

Lakukan proses yang sama untuk menentukan layout editor yang ditugasi untuk

naskah ini.

8. Proofreader

Tugas utama Proofreader adalah melakukan dummy check atau cetak coba terhadap

galley yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut:

Setelah menerima permintaan dari editor, proofreader dapat melihat naskah yang

akan dilakukan proses proofreading melalui menu submission.

Unduh dan lakukan penelaahan terhadap naskah. Apabila diperlukan, proofreader

dapat memberikan saran masukan kepada layout editor melalui tautan Add

discussion. Selanjutnya unggah hasil penelaahan naskah melalui tautan Upload File.

Unggah hasil proofreading:

Sampai tahap ini, tugas proofreader sudah selesai dan dapat memantau proses editing

selanjutnya sampai naskah dijadwalkan di edisi tertentu.

9. Layout Editor

Layout Editor bertugas melakukan telaah tata letak terhadap naskah yang telah lolos

copyediting. Layout editor akan terlibat dalam dua tahap yaitu tahap layout dan tahap

proofreading. Keluaran utama dari layout editor di tahap layout adalah initial galley.

Sedangkan keluaran utama di tahap proofreading adalah final galley.

Setelah menerima permintaan dari editor, layout editor dapat melihat naskah yang

akan dilakukan proses layout melalui menu submission.

Unduh file naskah dan lakukan penelaahan tata letak terhadap file tersebut. Sama

seperti pada proses proofreading, selama proses layout editor dapat berdiskusi

dengan proofreader dengan cara meng-klik tautan Add discussion.

Tugas layout editor selanjutnya adalah menentukan file galley. File galley dapat

berupa PDF, HTML, Postscript, atau yang lainnya sesuai kesepakatan dewan editor.

Disarankan untuk setiap jenis galley hanya terdapat satu file galley.

Buat galley dengan cara meng-klik tautan Add galley.

Lengkapi setiap tahapannya,

Unggah file,

Lanjutkan sampai proses konfirmasi.

Pastikan file galley sudah diunggah dengan baik. Apabila terdapat kesalahan, galley

bisa di ubah dengan meng-klik tautan Edit.

Sampai tahap ini, tugas layout editor sudah selesai dan dapat memantau proses

editing selanjutnya sampai naskah dijadwalkan di edisi tertentu.

10. Editor

Setiap naskah yang telah melewati proses review dan editing dapat dijadwalkan untuk

diterbitkan pada edisi tertentu. Pembuatan edisi terbitan (issue) dan jadwal

penerbitan edisi merupakan tanggung jawab editor.

Penjadwalan dapat dilakukan dengan cara meng-klik tautan Schedule for Publication.

Tentukan terbitan, kemudian simpan.

Tanggung jawab editor lainnya adalah mengatur Table of Content (ToC). Setelah

submission melewati proses reviewing dan editing, naskah akan dimasukkan kedalam

daftar isi sebuah terbitan (issue). Dalam ToC tersebut, editor dapat mengatur naskah

tersebut sebagai berikut:

a. Editor dapat mengatur urutan naskah menggunakan tanda panah keatas dan

kebawah;

b. Editor dapat memberikan nomor halaman secara manual sesuai kesepakatan

dewan editor;

c. Editor juga dapat memberikan Public ID secara manual sesuai kesepakatan dewan

editor.

Terakhir, terbitkan edisi dengan cara meng-klik menu Issues, kemudian sorot

submenu Future Issues.

Klik Tautan Publish Issue.