Manajemen perbekalan BAB I Pendahuluan 1. Pengertian dan istilah manajemen Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah. 2. Perbekalan perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan 3. Fungsi manajer perbekalan fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu : 1. Menyusun rencana kebutuhan perbekalan 2. Mengadakan kebutuhan perbekalan 3. Menyimpan perbekalan 4. Memelihara perbekalan 5. Menyalurkan perbekalan 6. Menginventarisasikan perbekalan 7. Menghapuskan perbekalan 8. Mengendalikan perbekalan

BAB IIFungsi dan organisasi perbekalan

1. Fungsi fungsi perbekalan Dalam suatu organisasi atau instansi, pada umumnya ada suatu unit perbekalan didalam organisasi atau instansi yersangkutan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit perbekalan mempunyai fungsi sebagai berikut : a. menganalisa dan menyusun rencana kebutuhan perbekalan b. melaksanakan pengadaan perbekalan c. melaksanakan penyimpanan perbekalan d. merumuskan kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan e. melaksanakan penyaluran perbekalan f. melaksanakan inventarisasi perbekalan

g. merumuskan kebijaksanaan penghapusan perbekalan h. melaksanakan pengendalian perbekalan 2. Organisasi unit perbekalan Unit perbekalan dapat terdiri dari satuan-satuan sebagai berikut : 1. Satuan analisa kebutuhan perbekalan 2. Satuan pengadaan perbekalan 3. Satuan penyimpanan dan pemeliharaan 4. Satuan penyaluran 5. Satuan inventarisasi dan penghapusan 6. Satuan pengendalian

BAB IIIPERENCANAAN PENGADAAN PERBEKALAN 1. Pengertian dan peranan perencanaan Perencanaan merupakan suatu fungsi penganalisaan, tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu menjadi urutan tindakan yang sistematis

Perencanaan merupakan suatu organisasi adalah suatu proses yang berkesinambungan, tidak akan pernah berhenti, karena organisasi akan terus menghasilkan tujuan-tujuan yang perlu dicapai oleh unit-unit pelaksananya 2. proses perencanaan pengadaan perbekalan yang dimaksud dengan perbekalan adalah semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak. a. barang bergerak dibagi menjadi dua yaitu : 1. barang habis dipakai 2. barang tak habis dipakai b. barang yang tak bergerak yaitu perbekalan yang tidak berpindah pindah. 3. perencanaan barang bergerak a. barang habis pakai 1. menganalisa dan menyusun keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi tiap bulan

2. menyusun perkiraan biaya yang dipelukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan 3. menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan b. barang yang tidak habis pakai 1. menganalisa dan menyisin keparluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing masing satuan organisasi serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dapat dipakai 2. memperhatikan biaya perbekalan yang direncanakan dengan memperhatikan standard yang telah ditentukan. 3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia :urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan. BAB IV

PENGADAAN1. Pendahuluan

Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi perbekalan maka tahap pertama fungsi perbekalan adalah rencana kebutuhan perbekalan. Tahap berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan barang-batang perbekalan untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi. Pengadaan perbekalan meliputi semua barangbarang suatu organisasi dan itu mencakup barang-0barang bergerak terdiri dari barang barang habis pakai dan barang barang tidak habis pakai. Barang habis pakai misalnya kertas, tinta dan lain-lain, sedankan barang tidak habis pakai bergerak meliputi tanah dan gedung. 2. Pengadaan tanah 3. Pengadaan bangunan 4. Pengadaan Perabot 5. Pengadaan Kendaraan 6. Pengadaan Alat-alat Kantor 7. Pengadaan buku 8. Pengadaan barang melalui bantuan BAB V PENYIMPANAN 1. Pendahuluan Tiga hal penting yang pelru mendapat perhatian dalan rangka penyimpanan barang adalah : tempat keadaan, keamanan dan pemeliharaan. Tempat penyimpanan atau gudang harus memenuhi persyarataan-persyaratan tertentu, demikian pula keamanan barang, baik dari pencurian maupun dari cuaca harus mendapat perhatian. Demikian pula pemeliharaan yang memerlukan alat, biaya dan tenaga pelaksanaan tidak boleh dilupakan. Sekarang yang dimaksud dengan penyimipanan ialah kegiatam yang dilakukan untuk menapung hasil pengadaan barang barang yang belum atau akan didistribusikan dan disimpan didalan gudang 2. Gudang Faktor faktor yang perlu diperhatikan dalam merancang atau menentukan gudang ialah : a. lokasi Gudang b. Jenis-jenis Gudang

c. Konstruksi Gudang d. Bentuk Gudang e. Keamanan Gudang f. 3. Pelaksanaan penyimpanan 4. Aliran di Gudang 5. Pengelola Gudang

7. PENGHAPUSAN PERBEKALAN Penghapusan perbekalan merupakan Kegiatan pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi ter tentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam kegiatan penghapusan perbekalan harus mempertimbangkan alasan -alasan normatif tertentu. Muara berbagai pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan organisasi. A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa m e nyingkirkan atau menghapus perbekalan, dan beberapa alasan ter sebut adalah sebagai berikut. 1. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak Perbekalan ini perlu disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan terns dapat membahaya kan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organi sasi. 2. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date) Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman me rupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru. 3. Perbekalan

yang berlebihan Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa alasan. Bab 7 Penghapusan Perbekalan 92

Pertama, snafu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang. Ketiga, perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan d i gunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date). 4. Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus disingkir kan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk per tanggung jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja. B. Cara-Cara Penghapusan Perbekalan Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa alternatif tersebut adalah sebagai berikut: 1. Dijual atau dilelang Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan. 2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan, antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benarbenar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling menguntungkan kedua belah pihak. Bab 7 Penghapusan Perbekalan 93

3. Dipindahkan Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor/institusi cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup organisasi inter nal. 4. Dihibahkan Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organi sasi memberikan secara cuma-cwna kepada pihak/organisasi lain yang membutuhkan perbekalan yang dihapuskan tersebut. 5 . Pemanfaatan kembali (recycle) Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula. 6. Dimusnahkan Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benarbenar dihilangkan/dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan. Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek ke benaran alasan penghapusan perbekalan, dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan (bila ada). Adapun contoh Berita Acara Penghapusan Perbekalan dapat dilihat pada Contoh Formulir 7.1. Bab 7 Penghapusan Perbekalan 94

BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG Nomor:... Pada hari ini tanggal ..bulan.. tahun. Kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. ........................ sebagai Ketua 2. ........................ sebagai Sekretaris 3. ........................ sebagai Anggota 4. ........................ sebagai Anggota 5. ........................ sebagai Anggota Bertindak selaku Panitia Penghapusan Barang yang dibentuk dengan Surat Keputusan ........... No tanggal telah mengadakan pemeriksaan barangbarang sebagaimana terlampir pada tanggal bulan .... tahun.. Berdasarkan hasil pemeriksaan, barang-barang tersebut dalam keadaan .... (rusak / ketinggalan zaman/ berlebihan/ hilang). Selanjutnya, kami memutuskan barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara .... (dijual/ dilelang/ dihibahkan/ dipindahkan/ ditukarkan/ dimusnahkan). Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap ... untuk dapat dipergunakan seperlunya. Dibuat di :................................................ Tanggal : ............................................... Panitia Penghapusan Barang 1. ...................................sebagai Ketua (tanda tangan) 2. ...................................sebagai Sekretaris 3. ...................................sebagai Anggota 4. ...................................sebagai Anggota 5. ...................................sebagai Anggota Mengetahui .......................................... ..................................... Contoh Formulir 7.1 Berita Acara Penghapusan Barang (Perbekalan) Bab 7 Penghapusan Perbekalan 95

LAMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG No. Urut Nama Barang Kode Spesifikasi Barang Keterangan Tanggal ........................ Panitia Penghapusan Barang ............................ Ketua ................................ Sekretaris Contoh Formulir 7.2 Lampiran Berita Acara Penghapusan Barang Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan/penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara Serah Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang. Bab 7 Penghapusan Perbekalan 96

C. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh, yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan, baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan pada pimpinan ter tinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik" perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model Kartu Barang, unit kerja harus mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang dilakukan. Bab 7 Penghapusan Perbekalan 97