Siklus Manajemen Obat

Seleksi

Penunjang Manajemen

Organisasi

Keuangan

Manajemen Informasi

Sumber Daya Manusia

Penggunaan Pengadaan

Distribusi

Topik Pembahasan

• Penghitungan Kuantitas Kebutuhan dengan metode : konsumsi, morbiditas, konsumsi dengan penyesuaian, budget

• Model Persediaan• Metode Pengadaan• Biaya Persediaan• Sistem Pengawasan

Persediaan

• Analisis ABC (Pareto Law) dan VEN

• Perencanaan dengan Forecasting

• Economic Order Quantity

• Economic Order Interval

• Material Requirement Planning (MRP)

• Minimum-maximum Inventory

Manajemen Persediaan

• Untuk mengantisipasi kebutuhan permintaan• Mempunyai persediaan dalam jenis dan jumlah

yang cukup• Menghindari kekosongan dan menumpuknya

persediaan• Upaya mempertahankan tingkat persediaan

pada suatu tingkat tertentu • Dilakukan dengan mengendalikan arus barang

yang masuk.

4 faktor sebagai dasar perlunya persediaan Faktor waktu.• Menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi

sampai kepada konsumen. Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu (lead time).

Faktor ketidakpastian waktu datang• Ketidakpastian waktu datang dari supplier menyebabkan perusahaan

memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen.

Faktor ketidakpastian penggunaan• Disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan

mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai kondisi lainnya.

• Persediaan dilakukan untuk mengantisipasi ketidaktepatan peramalan maupun akibat lainnya.

Faktor ekonomis• Adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya

rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis.

3 hal utk melakukan pengendalian persediaan Sistem informasi• Untuk menunjang instalasi farmasi rumah sakit diperlukan sistem

informasi yang memadai, baik mencakup pemakaian, sisa stok, maupun permintaan obat oleh masing-masing unit pelayanan tiap bulan dengan memanfaatkan data Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat.

Mekanisme Pipeline• Adalah jumlah safety stock pada pengelola obat diperhitungkan semakin

ke bawah semakin kecil. Yang perlu dipertimbangkan bahwa antisipasi terhadap mekanisme ini adalah tidak selalu sesuai, karena jika dipakai stok maksimal untuk mengisi akan terjadi stagnant, tetapi jika diambil stok minimal bisa terjadi stock out obat.

Lead Time• Pada saat dilakukan perencanaan kebutuhan obat harus memperhatikan

jumlah obat yang diperlukan untuk menjamin • ketersediaan obat hingga periode dropping berikutnya. Jika lead time

terlalu panjang akan berakibat pada penumpukan obat secara berlebih, terutama jika kedatangan obat datang jauh lebih awal dari yang diperkirakan.

Keuntungan Pengelolaan persediaan yang baik • Mencegah ketidakpastian terhadap

kebutuhan obat

• Memungkinkan pembelian dalam jumlah besar

• Meningkatkan efisiensi transportasi

• Mengantisipasi fluktuasi kebutuhan musiman.

Model Persediaan

• Tiga model persediaan yang biasa digunakan, dan tergantung frekwensi order terhadap supplier adalah :– Annual purchasing– Scheduled purchasing– Perpetual purchasing.

Aktifitas Bagian Logistik

• Perencanaan (misal : RS butuh apa saja, kualitas bagaimana, kapan, jumlahnya?)

• Purchasing-Inventory (membeli dan menyimpan), kalau bisa yang menyimpan pemasok, walaupun itu barang saya

• Distributing-Evaluating (termasuk quality control)

Beberapa Terminologi

• Berdasarkan sifat barangnya Inventory(Persediaan) dibagi dua (2):–Independent Demand Inventory

–Dependent Demand Inventory

Dependent Demand Inventory• Pabrik sepeda produksi 100 sepeda,– Perlu besi berapa– Karet berapa– Jeruji berapa– Ban berapa

(Barang yang dipakai sangat tergantung volume produksi)

Di rumah sakit ?

Beberapa Terminologi• Lot Size (Inventory):

– Sejumlah bahan yang kita pesan untuk memenuhi kebutuhan logistik organisasi pada tingkat harga tertentu

– Lot size sangat menentukan:• berapa % discount yang dapat diberikan

distributor• Tingkat Resiko kerusakan (makin besar lot size,

discount makin besar, resiko juga meningkat)• Menentukan biaya angkut dan biaya

penyimpanan

• Kita harus punya titik di mana discount rate paling besar, tingkat resiko terkecil.

Metode Pengukuran dan Pengawasan Persediaan

• Periodic System

• Perpetual System

Metode dalam Penyimpanan dan Distribusi

• FIFO = First In First Out• LIFO = Last In First Out

FIFO, menghindari expired, mengurangi kerusakan, penyimpanan susah, perhitungan keuangan sukar, cocok untuk barang-barang kecil

LIFO, expired dan kerusakan tinggi, penyimpanan mudah, cocok untuk barang yang tidak mudah rusak, perputaran tinggi, barang-barang besar.

MODEL PERSEDIAAN

t = LEAD TIME

REORDERPOINT

ROP ROP ROP

t t tWAKTU

Q

PERSEDIAAN

0

TEKNIK PENGENDALIAN PERSEDIAAN

• Metode Analisis ABC

• Metode Economic Order Quantity (EOQ) EOQ dengan kebutuhan tetapEOQ dengan masa tenggangEOQ dengan kebijakan Safety StockEOQ dengan potongan hargaEOQ dengan kebutuhan tidak tetap

• Metode Master Production Schedulle (MPS)

• Metode Material Requirement Planning (MRP)

• Metode Just-In-Time

PERAMALAN PERSEDIAAN

MODELPERAMALAN

INPUT

1. Riset Pemasaran2. Data Permintaan3. Advertensi4. Promosi5. Opini

LINGKUNGAN

1. Ekonomi2. Sosial3. Politik4. Budaya

KENDALA

1. Kebijakan2. Ketersediaan

Resources3. Kondisi Pasar4. Teknologi

OUTPUT

1. Perkiraan Permintaan

2. Produk3. Pelanggan4. Wilayah / Unit

TEKNIK PENGENDALIAN ABC

• Tentukan kriteria pengelompokan yang akan dipergunakan - Nilai uang

- Kuantitas penggunaan

• Tentukan nilai batas pengelompokan kriteri

(50%-30%-20% atau yang lain)

• Buatlah daftar persediaan sesuai jenis

persediaan sesuai urutan berdasarkan kriteria

• Kelompokkanlah persediaan dalam 3(tiga)

kategori A, B, dan C

TEKNIK PENGENDALIAN ABCPENGELOMPOKAN PERSEDIAAN

(INVENTORY) BERDASARKAN NILAI BARANG

ATAUPUN KUANTITAS PENGGUNAAN

ITEMNILAI UANG

KONTROLSAFETY STOCK

Obat-a

Obat-b

Obat-c

70%Sangat

KetatKecil

Obat-d

Obat-e

Obat-f

20% Ketat Menengah

Obat-g

Obat-h

Obat-i

10% Normal Besar

KOMPONEN BIAYA DALAM M. LOGISTIK

• PURCHASING COST (BIAYA PEMBELIAN - PC)

(Rp / Unit X Volume 1 TH)

• HOLDING COST (BIAYA PENYIMPANAN - HC)

[Rp / Unit X (Volume 1 TH / 2)]

• ORDERING COST (BIAYA PEMESANAN - OC)

[Rp / Pesan X (Volume 1 TH / Volume per Order)]

• SET-UP COST (BIAYA PERSIAPAN - SC)

[Rp / Set-Up X (Volume 1 TH / Volume per Set-Up)]

KOMPONEN BIAYA DALAM M. LOGISTIK

Cos

t

Volume

OC

HC

TC

TC = OC + PC + HC