Materi 2

Manajemen Proyek

Adhi Yuniarto,PhD

ManPro_mgg3_2015 1

Proyek sbg sebuah sistem

Sumber daya > Kegiatan proyek > Hasil

input proses output

Bukan kegiatan RUTIN

(terus menerus, berulang, berlangsung lama)

Ciri:

- Dimulai dg awal kegiatan dan akhir kegiatan,

jangka waktu terbatas

- Tidak ada proyek yg identik, yg ada sejenis

ManPro_mgg3_2015 2

• Planning

• Organizing

• Actuating/Execution

• Controlling

FUNGSI/PROSESMANAJEMEN

POAC

• Men

• Money

• Materials

• Machines

• Method

• Space and Time

AlatManajemen

Sumber Daya

(5M)+ S + T

ManPro_mgg3_2015 4

“The art and science of coordinating

people, equipment, materials, money, and

schedules to complete a specified project

on time and within approved cost”.

(Oberlender 2000)

untuk memenuhi target waktu (schedule) yang

direncanakan, memenuhi target anggaran (budget) yang

direncanakan dan memenuhi target mutu (quality) yang

disyaratkan

…….. untuk mencapai tujuan tertentu

(objectives) ……….

Untuk memenuhi kepuasaan pelanggan (client

satisfaction) dan/atau kepuasan pemangku

kepentingan internal (internal stakeholders’ satisfaction)

dan kepuasan pemangku kepentingan eksternal

(external stake holders satisfaction)

ANGGARAN

KINERJA

BIAYA

MUTUJADWAL

WAKTU

7

Aspek Pengelolaan Biaya

Perencanaan alokasi

sumber daya

Estimasi Biaya

Pengendalian

anggaran

(Kualifikasi & kuantifikasi)

• Jumlah jam kerja, tenaga kerja,

material, dan peralatan.

(RAB dan Analisa Biaya &

penjelasannya)

(Supervisi & Controlling)

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

KONSTRUKSI

8

Aspek Pengelolaan Mutu

Program pengelolaan

mutu

Quality Control

Quality Assurance

(Dokumen policy

kualitas,organisasi pelaksanaan,

rencana kerja )

(jaminan/confidence standar mutu

- prosedur )

(kegiatan pengendalian &

acceptance/bila sesuai dengan

spesifikasi )

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

KONSTRUKSI

9

Aspek Pengelolaan Waktu

(Daftar Kegiatan Proyek)

• Work Breakdown Structure

(Network)

(Jumlah hari kerja/Durasi)

(Time Schedule)

• Bar chart/ kurva S

• CPM, PERT, PDM

• Microsoft Project, Primavera, Micro

Cyclone

Identifikasi item

pekerjaan

Penyusunan urutan

kegiatan

Estimasi waktu

Penjadwalan dan

pengendalian

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

KONSTRUKSI

10

Aspek Keselamatan & Kesehatan(Komunikasi & Sosialisasi)

• persuasion & education

•Setting realistic targets)

•Under appropriate working conditions

(Pihak Terkait)

(Penanggulangan/preventif)

Tujuan & Sasaran K3

• Pengembangan Kemampuan

• Mekanisme pendukung

Sistem Manajemen

Desain Tim

Aktivitas Beresiko

Kebijakan K3

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

KONSTRUKSI

SIKLUS MANAJEMEN

Pere

ncan

aan

dan

Des

ain

(Pla

nnin

g &

Des

ign)

Proses Pelaksanaan

(Execution)

Pengendalian

(Controlling)

Staff

Perencanaan

Penetapan

Tujuan Pengendalian

Pengarahan

(Directing)Pengawasan

PROSES MANAJEMEN

PLANNING

• PENETAPAN TUJUAN (GOAL SETTING

• PERENCANAANPLANNING

ACTUATING

• STAFFING

• DIRECTING

CONTROLLING

• SUPERVISI

• CONTROLLING

• COORDINATING

ORGANIZING• ORGANIZING

MANAJEMEN

PROYEK

Pemilik

(Owner)

BAPPENAS,Departemen terkait

Lembaga Internal

Instansi Terkait

Izin & Regulasi

Masyarakat

(Community)

Kontraktor (Contractor)

Lembaga Penyedia

Pelayanan Publik

PLN, PDAM, Telkom

Pemasok (Supplier)

Konsultan (Consultant)

Manajemen Klasik

Departementalisasi n spesialisasi

Struktur piramida

Otoritas dan rantai komando

Pengambilan keputusan dan disiplin

Pejabat lini n staff

Hubungan atasan – bawahan

Arus kegiatan vertikal

Kriteria keberhasilan dan tujuan tunggal

ManPro_mgg3_2015 14

Perilaku

Dinamis

Non rutin

Multikompleks

Beresiko tinggi

Pelaksana byk pihak

Multi sasaran berbeda

Tuntutan

Tanggap thd perubahan,

perencanaan,pemantauan

pengendalian terpadu

Perhatian khusus, pemakaian

sumberdaya efisian n efektif

Koordinasi dan integrasi dg

tanggung jawab

Perlu analisa sistem dalam

perencanaan

Arus kegiatan dan komunikasi

horisontal

Pendekatan manajemen sistem

ManPro_mgg3_2015 15

Sumber, Penyebab, dan upaya penanggulangan konflik di

lingkungan proyek

No Sumber Konflik Penyebab Jalan Keluar dan Pemecahan

1 Jadwal Perbedaan pendapat mengenai Susun jadwal paket kerja sebaik mungkin

kurun waktu dan urutan pekerjaan Ikut sertakan pihak yang bertanggung

jawab dalam pelaksanaan sepanjang

siklus proyek

2 Prioritas Berbeda pandangan antara peserta Susun perencanaan secara jelas.

proyek perihal bobot pentingnya capai keputusan bersama dengan

berbagai kegiatan pihak-pihak yang bersangkutan

3 Tenaga kerja/Staf Penempatan (kurun waktu, kualitas, Susun perkiraan keperluan tenaga

dan kuantitas) personil dari internal staf sedini mungkin dan komunikasikan

dan eksternal organisasi di kantor pusat dengan pihak yang bersangkutan

4 Masalah teknis Standar, spesifikasi, kriteria material Menjelaskan kendala biaya dan filosofi

dan peralatan. Metode uji coba dan desain yang ditetapkan proyek

inspeksi

5 administrasi dan Perbedaan mengenai prosedur operasi Susun buku petunjuk pokok-pokok

prosedur atau pelaporan, otoritas, serta tanggung prosedur kerja dan koordinasikan

jawab dan progran implementasi untuk peserta proyek

6 Personalitas Perbedaan personalitas antara pelaku Kembangkan suasana yang menunjang

dalam melihat segala sesuatu saling pengertian. Perbanyak komunikasi

7 Biaya Perbedaan anggapan mengenai jumlah Menjelaskan dasar yang menjadi

dan jadwal alokasi biaya bagi bermacam keputusan jumlah dan dasar alokasi biaya

macam paket kerja

ManPro_mgg3_2015 16

2 Manajemen Proyek Manajemen Proyek adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian,

penempatan orang, pengendalian dan pengarahan untuk mencapai

tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu

Menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal

maupun horizontal

a. Merencanakan

b. Mengorganisisi

c. Memimpin

d. Mengendalikan

e. Menggunakan pendekatan sistem

ManPro_mgg3_2015 17

a. Merencanakan

Urutan pelaksanaan dg sumberdaya yg tepat dan

waktu yg efisien, analisis jaringan kerja dan RAB

b. Mengorganisir

Memacu arus horizontal n vertikal dg baik

c. Memimpin

Pusat informasi smua masalah, koordinasi, integrator,

acountability

d. Mengendalikan

Keterpaduan perencanaan dan pengendalian yg erat

e. Pendekatan sistem

Bagian dr siklus sistem yg lengkap (totalitas yg

berfungsi scara utuh dikarenakan adanya saling

ketergantungan diantara bagian2nya_ManPro_mgg3_2015 18

Proses dan Sistematika

Perencanaan

a

Menetapkan Tujuan

b

Menentukan Sasaran

untuk mencapai tujuan

c

Mengkaji “jarak” posisi

awal terhadap sasaran

dan tujuan

d

Memilih alternatif

e

Menyusun

rangkaian langkah untuk

mencapai sasaran & tujuan

ManPro_mgg3_2015 19

Hirarki Perencanaan

Menentukan tujuan dan sasaran

Merumuskan perencanaan strategis

Menjabarkan perencanaan operasional

• Paket kerja

• Organisasi

• Anggaran

• Jadwal

• Tenaga Kerja

• Program Mutu

Jawaban atas pertanyaan

• Kegiatan apa yang akan dilakukan?

• Bagaimana kegiatan harus dikerjakan?

• Siapa yang akan melakukan pekerjaan?

• Kapan kegiatan dikerjakan?ManPro_mgg3_2015 20

Rencana Kerja

1. Rencana organisasi proyekBentuk organisasi, pimpinan dan anggota tim

2. JadwalPenjabaran perencanaan proyek mjd urutan langkah

pelaksanaan pek utk mencapai sasaran

3. AnggaranPerencanaan penggunaan Dana

4. Keperluan tenaga kerja, material n peralatan

ManPro_mgg3_2015 21

Perencanaan yg efisien

1. Perencanaan yang realistis

2. Semua pihak mengetahui dan paham

3. Penjabaran menjadi sebuah action plan

4. Parameter KUANTITATIF

5. Pengkajian ulang atau review secara

periodik

6. Memperhitungkan adanya contingency

(perubahan tiba-tiba)

ManPro_mgg3_2015 22

Pengendalian (RJ Mpckler, 1972)

Usaha yang sistematis untuk menentukan

standar yang sesuai dengan sasaran

perencanaan, merancang sistem informasi,

membandingkan pelaksanaan dengan

standar menganalisis kemungkinan adanya

penyimpang antara pelaksanaan dan

standar, kemudian mengambil tindakan

pembetulan yang diperlukan agar

sumberdaya digunakan scr efisien dalam

rangka mencapai sasaranManPro_mgg3_2015 23

Siklus perencanaan dan

pengendalian proyek

Sasaran Proyek

Membuat produk/instalasi

Dengan :

• anggaran

• jadwal

• mutu tertentu

Lingkup Kerja

Menyusun SRK :

• per hirarki

• paket kerja

• kode biaya

Standar & Kriteria

• “milestone”

• anggaran per paket

• jadwal/paket

• standar mutu

• kinerja

• produktifitas

Tindakan Pembetulan

• relokasi sumber daya

• jadwal alternatf

• prosedur dan metode

• rework (pengerjaan kembali)

Mengkaji dan Menyimpulkan

• intepretasi masukan

• biaya dan jadwal penyelesaian

• kualitas

• laporan kesimpulan

Memantau Prestasi

Pekerjaan

• mengukur hasil kerja

• mencatat pemakaian sumber daya

• memeriksa kualitas

• mencatat kinerja dan produktivitas

PERENCANAAN

PENGENDALIANManPro_mgg3_2015 24

Obyek pengendalian proyek

1. Organisasi dan personil

2. Waktu dan jadwal

3. Anggaran biaya dan jam-orang

4. Pengendalian pengadaan

5. Pengendalian lingkup kerja

6. Pengendalian mutu

7. Pengendalian kinerja

ManPro_mgg3_2015 25

Pengendalian yg efektif

1. Tepat waktu dan peka thd penyimpangan

2. Bentuk tindakan/respon tepat dan benar

3. Terpusat pada masalah/titik strategis

4. Mampu mengkomunikasikan masalah –

tindakan koreksi cepat

5. Kegiatan pengendalian tidak berlebihan

6. Merupakan petunjuk berupa perkiraan hasil

pekerjaan yg akan datang

ManPro_mgg3_2015 26

3 Organisasi Proyek

Pengertian : bersatunya kegiatan-kegiatan dari

dua individu atau lebih di bawah satu

kordinasi, dan berfungsi untuk

mempertemukan menjadi satu tujuan.

Proses:

Identifikasi dan klasifikasi pekerjaan

Pengelompokan pekerjaan

Menyiapkan pihak yg menangani pekerjaan

Mengetahui wewenang, tanggungjawab dan pek

Menyusun mekanisme koordinasi

ManPro_mgg3_2015 27

BENTUK ORGANISASI

1. Organisasi Fungsional

berdasar fungsinya, struktur piramida, hirarki

vertikal, hub horizontal dg prosedur

2. Organisasi Matriks

Dihimpun berdasar fungsi utk mengerjakan

proyek tertentu, dibentuk manajemen proyek

sendiri

3. Organisasi Khusus Proyek

ManPro_mgg3_2015 28

Perencanaan Teknik Penelitian

31 Organisasi Funsional

Direktur

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

ManPro_mgg3_2015 29

311 Keuntungan Organisasi Fungsional

Menyederhanakan koordinasi pekerjaan di antarabermacam personil dari berbagai jenjangmanajemen yg sudah berlatih.

Memperkecil upaya maupun penggunaan sumberdaya rangkap yang lebih sering mengakibatkanpemborosan

Memusatkan pd sumber daya yg sama sehinggasegenap satuan-satuan / departemen yg berbeda-beda menggunakan secara bersama-sama

Memberikan kelenturan di dlm menentukankebutuhan sumber daya

ManPro_mgg3_2015 30

312 Kekurangan Organisasi Funsional

Proses pelaksanaan proyek cenderung sering terlambat disebabkan oleh tata cara yg tdk praktis karena prioritas yg simpang siur bahkan tidak jarang saling bertentangan & berbenturan kepentingan

Para kepala satuan organisasi / departemen menjaga dg hati-hati kekuasaan mereka atas staf dlm satuan organisasi / departemen mereka & seringkali lebih bersikap harus berjuang utk mempertahankan wewenangnya dari pd bekerja ke arah tujuan proyek

Menghilangkan staf keterpaduan proyek diantara satuan-satuan organisasi/departemen fungsional.

Hanya kepala satuan organisasi / departemen bertanggungjawab langsung sepenuhnya atas pelaksanaan proyek.

ManPro_mgg3_2015 31

32 Organisasi MatriksDirektur

Proyek Gedung

Proyek Pengairan

Proyek Jembatan

Operasi Keuangan

Dan

Administrasi

Penelitian

Dan

Pengembangan

Personalia

ManPro_mgg3_2015 32

Keuntungan Organisasi Matriks

Kinerja koordinasi akan berlangsung dg baik pd jalur yg melintasi garis fungsional satuan organisasi / departemen.

Harapan-harapan proyek tampak dg jelas melalui satuan-satuan organisasi yg melakukan koordinasi proyek.

Mudah utk menghapus lembaga proyek dari organisasi / departemen setelah proyek dinyatakan selesai.

Mengimbangkan prioritas-prioritas proyek dlm keseluruhan organisasi

ManPro_mgg3_2015 33

Kekurangan Organisasi Matriks

Mudah terjadi pertentangan kepentingan diantara para koordinator proyek dg para kepala satuan organisasi / departemen oleh karena staf proyek bekerjs untuk dua atau lebih atasan.

Cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara kepentingan proyek dan satuan-satuan organisasi fungsional.

Wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil ketimbang tanggungjawab atas proyek yg dilimpahkan kepadanya.

Sumber daya pokok (personil, perlengkapan dll) sering tidak mencukupi untuk melaksanakan formasi organisasi yg demikian.

ManPro_mgg3_2015 34

Organisasi Khusus ProyekDirektur

Proyek Produksi Keuangan

Dan

Administrasi

Penelitian

Dan

Pengembangan

Personalia

Proyek

Gedung

Lab.

Proyek

Alat

Lab.

Proyek

Pelatihan

Instruktor

ManPro_mgg3_2015 35

Keuntungan Organisasi Khusus

Proyek

Tujuan merupakan sasaran tunggal yg menjadi titik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyek.

Harapan-harapan proyek dpt dinyatakan & dipahami dg jelas

Batas-batas jenjang wewenang pengambilan keputusan adalah jelas

Perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya dapat diperkecil

ManPro_mgg3_2015 36

Kekurangan Organisasi Khusus

Proyek

Harus disediakan fasilitas rangkap utk keperluan organisasi rutin & proyek

Penggunaan sumber daya cenderung boros jika tidak dikendalikan

Membengkaknya pembiayaan yg harus dikeluarkan untuk mendirikan organisasi baru yg ditambahkan pd organisasi semula

Selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi kegelisahan oleh karena proyek yang bersifat sementara yg pd saatnya akan berakhir

ManPro_mgg3_2015 37

TIM PROYEK

ManPro_mgg3_2015 38

Tim Proyek

Harus BERSINERGI, anggota merasa saling diperlukandan sadar pentingnya bekerjasama

Kualitas dan efektifitas tim, dg ciri:

1. Hubungan dengan tugas:Komitmen, berorientasi thd hasil kerja, kreatif daninovatif, peduli terhadap kualitas produk, tanggapthd perubahan, mampu memperkirakan trend

2. Hub antar anggota

Komunikasi baik, konflik terpecahkan, salingpercaya, semangat terjaga dan saling membantu

ManPro_mgg3_2015 39

1 TANGGUNG JAWAB PIMPINAN

PROYEK

Merencanakan kegiatan-kegiatan dlm proyek, tugas-tugas & hasil akhir termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran

Mengoperasikan, memilih & menempatkan orang-orang dlm tim proyek.

Memonitor status proyek

Mengidentifikasi masalah-masalah teknis

Titik temu dari para konstituen : sub kontraktor, user, konsultan, top management.

Menyelesaikan konflik yg terjadi dlm proyek

Merekomendasikan penghentian proyek / pengerahankembali sumber daya bila tujuan tidak tercapai.

ManPro_mgg3_2015 40

2 OTORITAS

Otoritas Legal

mengacu pada hal-hal yg tertulis yg

ditetapkan dlm uraian pekerjaan (job

description) seseorang.

Otoritas Karismatik

berkaitan dg kekuatan yang dipunyai karena

sifat-sifat personal seperti penampilan atau

kepribadian.

ManPro_mgg3_2015 41

3 MEMILIH MANAJER PROYEK

Kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi

seorang Manajer Proyek :

1. Karakteristik Personal

2. Ketrampilan Pelaku

3. Ketrampilan Bisnis

4. Kemampuan Teknis

ManPro_mgg3_2015 42

31 Karakteristik Personal

Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi.

Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

Punya disiplin tinggi

Luwes/fleksible dalam menangani masalah tanpa mengurangi sasaran

Bersedia mengambil resiko

Bisa menemukan masalah dam membuat keputusan

Bersikap kritis thd tatanan dan prosedur yg berlaku

Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dg waktu, biaya dan faktor manusia.

ManPro_mgg3_2015 43

Otoritas dalam proyek

Otoritas resmi – legal authority ada surat tugas,

Batas wewenang

Hirarki pelaporan

Otoritas tidak resmi expert power – diakui karena pengetahuan,

pengalaman akan disiplin ilmu bidang yg dipimpin

Referent power – kharisma, prestasi yg dimilliki

ManPro_mgg3_2015 44

32 Ketrampilan Perilaku

Yang termasuk dlm kualifikasi ini :

kemampuan mendengarkan secara aktif,

komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan

komunikasi informal

ManPro_mgg3_2015 45

33 Ketrampilan Bisnis

Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri

Pemahaman mengenai manajemen secara umum yg meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan

Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek

Punya kemampuan kuat & aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan.

ManPro_mgg3_2015 46

34 Kemampuan Teknis

Seorang pimpinan/manajer proyek perlu

mengambil keputusan tentang hal-hal yg

berhubungan dg masalah teknis. Untuk itu

perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yg

ditangani.

ManPro_mgg3_2015 47

4 ANGGOTA TIM PROYEK

Tergantung jenis dan besaran proyek

Tim inti: pimpro, manager lapangan,

manager pengadaan, proyek kontrol,

manager administrasi dan keuangan

Kriteria yang diperlukan

Pengisian personil anggota tim sesuai

dengan kriteria

ManPro_mgg3_2015 48

5 PERAN LAIN DI LUAR TIM

PROYEK

1. Manajer Program

2. Manajemen Puncak

ManPro_mgg3_2015 49

51 Manajer Program

Tugas manajer program :

1. Mengarahkan & menevaluasi kegiatan dari seluruh manajer proyek

2. Memastikan bahwa arah dari semua proyek ini tidak melenceng dari tujuan strategis perusahaan

3. Bekerjasama dg para pemimpin fungsional persh utk melakukan alokasi sumberdaya & menyelesaikan konflik pemakaian sumber daya antar proyek dg cara melakukan prioritas

4. Memastikan bahwa perubahan yg terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan performansi dari proyek-proyek yg lain.

5. Membantu dlm mengembangkan kebijakan-kebijakan perencanaan & teknik-teknik pengendalian manajemen proyek.

ManPro_mgg3_2015 50

52 Manajemen Puncak

Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mesukseskanpelaksanaan manajemen proyek.

Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajerproyek relatif terhadap manajer yang lain

Menentukan lingkup hidup dan batasan tanggung jawabpengambilan keputusan yang dimiliki manajer proyek.

Menetapkan kebijaksanaan dlm penyelesaian konflik dan penetapanprioritas.

Menjabarkan tujuan-tujuan yg akan digunakan untuk mengevaluasiperformansi manajer proyek.

Merencanakan & memberikan dukungan pd suatu sistemmanajemen proyek yg bisa menyediakan informasi yang bergunauntuk perencanaan, pengendalian, pemeriksaan dan evaluasiproyek-proyek yang dilaksanakan.

ManPro_mgg3_2015 51