Embed Size (px)
DESCRIPTION
manajemen proyek
Citation preview
Project Charter
Judul Proyek : Pilatte Mart
Tanggal Mulai Proyek : 27 April 2015
Tanggal Akhir Proyek : 27 Oktober 2015
Nomor Kontrak : ...........
Informasi Anggaran : Perusahaan 1stPomade menganggarkan Rp 406.000.000,- untuk
proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama
empat bulan sebesar Rp. 200.000,- per jam, staf internal lainnya 10 jam per minggu selama empat
bulan sebesar Rp.100.000,- per jam, dan untuk instalasi software di seluruh cabang Indomart dan
Alfamart yang berjumah 50 cabang sebesar Rp.5.000.000,- per cabang.
Manajer Proyek : Ifprando Mulia
Tujuan Proyek : Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu mengelola
sistem distribusi antar distributor dan konsumen dengan metode Client-to-Server. Software akan
mencakup peningkatan pada kualitas pelayanan sehingga distribusi berjalan dengan baik. Juga
tambahan fitur penjadwalan otomatis untuk membantu customer melihat jadwal barang disaat
stok barang pada konsumen hampir habis.
Pendekatan:
Melakukan pertemuan langsung dengan pihak distributor dan konsumen (Alfamart dan
Indomart)
Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen
manajemen proyek
Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input
dari user.
Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.
1
Peranan dan Tanggung Jawab
Nama Peranan Posisi Informasi Kontak
Ifprando Mulia
Project Manager
1stPomade,
Project Manager
Iin Lesmana Putra
Anggota Tim 1stPomade,
Software Analyst
Taufiq Hidayat
Anggota tim 1stPomade,
Software Developer (progammer)
Al-Fitra Raihan
Anggota Tim 1stPomade,
Software Developer (progammer)
Dewi Novita Sari
Anggota Tim 1stPomade,
Software Developer (progammer)
Ahmad Hifzillah
Sponsorship Representatif klien [email protected]
Laura Octora User (Manajer Indomaret)
Representatif klien [email protected]
2
Pilatte mart’s Business Case
1. Introduction/Background
Selama ini kebanyakan supermarket yang kurang memperhatikan hal hal yang kecil,
misalnya stok yang tiba tiba habis dan kemudian dibiarkan berlarut larut, sehingga konsumen
yang berbelanja di supermarket tersebut kecewa apabila yang mereka inginkan tidak tersedia.
Dengan adanya sistem ini diharapkan di Indomaret atau di Alfamart bisa berkerja efektif dengan
peningkatan manajemen demi kenyamanan konsumen. Dengan aplikasi terkomputerisasi ini,
mereka bisa meningkatkan pelayanan yang baik kepada konsumen karena mereka tidak akan
pernah kehabisan stok barang yang akan dijual. Selain itu, penggunaan teknologi informasi yang
diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai sehingga dalam mengembangkan bisnis,
para pegawai tidak sulit untuk mengecek dan mengorder stok barang yang telah menipis.
2. Business Objective
Tujuan utama dari bisnis perusahaan ini adalah untuk dapat mengetahui bahwa jika
terjadinya kekurangan stok atau terjadinya kehabisan stok pada sebuah cabang dari Indomart dan
Alfamart untuk dapat mengetahui secara langsung apabila stok barang yang telah terdata di list
barang Indomart dan Alfamart telah menipis, sehingga dapat segera didistribusikan ke cabang
Indomart dan Alfamart sebelum stok barang habis. Hal ini sangat dibutuhkan oleh minimarket
seperti Indomaret dan Alfamart agar tidak terjadinya kekosongan stok barang. Oleh sebab itu
kami sebagai penyedia layanan memberikan layanan beserta kemudahan dalam aksestabilitas
serta sistem yang lebih sistematis dan handal dalam menghandle penyedian stok barang pada
Indomaret dan Alfamart
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa kebanyakan Supermarket tidak memiliki
manajemen yang baik. Mereka masih menggunakan sistem pengecekan secara manual sehingga
sangat tidak efektif. Tidak hanya itu, sistem informasi order juga masih menggunakan cara-cara
konvensional seperti menghubungi langsung ke distributornya. Ada banyak masalah seperti di
atas yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi. Sehingga
diharapkan supermarket seperti indomart dan alfamart yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih
efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.
3
4. Critical Assumption and Constraints
Sistem aplikasi layanan supermarket ini harus dapat memberikan manfaat yang signifikan
bagi supermarket dalam hal efektifitas bisnis dan konsumen dalam hal kemudahan memperoleh
akses pengecekan dan pengorderan stok barang secara otomatis.Supermarket dapat melakukan
pengecekan dan pengorderan hanya dengan via online Oleh karena itu, sistem harus mudah
diakses oleh supermarket. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang
bersifat teknis dengan kata lain sistem kami mempunyai sebuah server yang memiliki UPS
(Uninterruptible Power Suply) yang mana alat ini mampu menyimpan daya listrik jika terjadi
pemadaman listrik sebelum Generator Set atau alat yang berfungi menghasilkan daya listrik
dihidupkan.
5. Analysis of Options and Recommendation
Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Tidak adanya layanan pila mart’s tidak mempengaruhi dari bisnis perusahaan terkait,
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak yang telah ada.
6. Preliminary Project Requirements
Fitur utama dari proyek pila mart’s mencakup:
1. Pengecekan dan pengorderan melalui internet membutuhkan sebuah aplikasi dan perangkat
khusus untuk pengolahan data yang masuk lewat internet dari supermarket yang
menggunakan layanan ini.
2. Pada fitur pengecekan dan pengorderan stok barang, pihak supermarket harus mengetahui
informasi-informasi ketersediaan stok barang yang ada.
3. Adanya fitur update setiap pembelian barang di kasir. Oleh karena itu setiap kali barang telah
dibeli, maka stok barang akan secara otomatis berkurang.
4
4. Adanya link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan pihak
supermarket dalam mengakses.
5. Tersedianya layanan –layanan pembayaran yang digunakan pengguna apabila ingin
melakukan pemesanan. Pembayaran dapat dilakukan dengan melalui bank. Pembayaran
melalui bank mengharuskan adanya kebutuhan autentikasi dari distributor, pihak supermarket
dan pihak bank.
6. Keamanan dari situs yang layak menjadi faktor penting dari pengaksesan layanan ini. Selain
itu harus diperhitungkan aplikasi yang dapat secara mudah dimengerti oleh user dengan
navigasi yang sederhana namun terstruktur.
7. Tersedianya customer Services yang dapat secara interaktif diakses oleh pengguna untuk
membantu apabila pengguna merasa kesulitan menggunakan layanan ini.
8. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna.
7. Budget Estimate and Financial Analysis
Estimasi biaya proyek sebesar Rp 406.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu
yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 10 jam per
minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 200.000,-/jam (untuk project manager) dan Rp
100.000,-/jam untuk 4 staf lainnya. total 10 jam x 4 minggu x 4 bulan x (Rp 200.000,- + 4 x
@Rp 100.000,-) = Rp 96.000.000,-
Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software dan
pemasangan jaringan di seluruh cabang perusahaan (asumsi ada 50 cabang). Biaya tersebut
sebesar Rp 5.000.000,- di tiap cabang, total Rp 250.000.000,- untuk seluruh cabang.
Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance
tiap tahun sebesar Rp 35.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi ini
berupa pengecekan posisi kendaraan, maka diperlukan adanya biaya untuk komunikasi sebesar
Rp 25.000.000,- tiap tahunan. Total biaya tahunannya sebesar Rp.60.000.000,-.
Benefit yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari
berkurangnya tenaga operasional perusahaan untuk menangani pengecekan dan pengorderan. Jika
menggunakan cara konvensional (pengorderan langsung ke distributor), perusahaan
membutuhkan paling tidak 1 pegawai di tiap cabang untuk hal tersebut, sedangkan setelah
menggunakan aplikasi ini, perusahaan cukup menggunakan 2-3 orang yang mengelola
supermarket pada setiap cabang, sehingga perusahaan menghemat tenaga kerja sebanyak ± 50
5
orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya
adalah 50 orang @12 bulan x Rp 1.900.000,-/ bulan = Rp 114.000.000,-
8. Schedule Estimate
User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa
fleksibilitas dalam jadwal.
9. Potential Risks
Terdapat beberapa risiko pada proyek ini. Risiko yang terbesar adalah kesalahan dalam
perhitungan stok barang yang tersedia di Indomart dan Alfamart. Kemudian terjadinya
miskomunikasi / kesalahan komunikasi antara konsumen dan distributor, yang disebabkan oleh
adanya Network Error atau kesalahan jaringan yang mana kesalahan tersebut mengacu kepada
sistem pengecekan stok barang secara online. Risiko tersebut terdapat di sistem perhitungan
setiap cabang Indomart dan Alfamart. Terdapat beberapa risiko teknis seperti server down yang
mana nantinya akan mengganggu sistem kalkulasi dan pengecekan stok yang ada pada konsumen.
6
