PENGERTIAN & MANFAAT PENGUKURAN KINERJA

(performance) adalah suatu pokok bahasan yang saat ini menjadi isu dunia. Hal tersebut terjadi sebagai konsekuensi tuntutan masyarakat terhadap kebutuhan akan pelayanan prima atau pelayanan yang bermutu tinggi. Dimana mutu tidak terpisahkan dari standar, karena kinerja diukur berdasarkan standar.

Lalu apa itu kinerja ?

DEFINISI KINERJA

Pengertian   kinerja   menurut  Kamus   Besar   Bahasa   Indonesia  adalah   merupakan kata benda (noun) yang artinya:

1. Sesuatu yang dicapai,

2. Prestasi yang diperlihatkan,

3. Kemampuan kerja (tt peralatan)

Penilaian kinerja      adalah   penentuan     secara   periodik efektifitas operasional    suatu   organisasi,    bagian   organisasi    dankaryawannya berdasarkan     sasaran,   standar   dan   kriteria  yang  ditetapkan    sebelumnya.    Karena organisasi     pada   dasarnya     dijalankan    oleh   manusia    maka     penilaian   kinerja sesungguhnya merupakan penilaian atas prilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan dalam organisasi.

Sedangkan tujuan penilaian kinerja adalah:

“Untuk   memotivasi     karyawan    dalam    mencapai    sasaran    organisasi  dan   dalam mematuhi   standar   prilaku   yang   telah   ditetapkan   sebelumnya   agar   membuahkan tindakan     dan   hasil  yang   diinginkan.   Standar    prilaku  dapat    berupa   kebijakan manajemen atau rencana formal yang dituangkan dalam anggaran.”

Penilaian kinerja dilakukan untuk menekan prilaku yang tidak semestinya dan untuk   merangsang   dan   menegakkan   prilaku   yang   semestinya   diinginkan   melalui umpan balik hasil kinerja dan waktu serta penghargaan baik yang bersifat instrinsik maupun ekstrinsik.

MANFAAT PENILAIAN KINERJA

Salah   satu   sarana   manajemen   paling   panting   yang   harus   dibebankan   agar tujuan    organisasi   dapat  tercapai   adalah   faktor  man   usia.  Tanpa   manusia    yang berkualitas,    betapapun     canggihnya     sistem   yang    dirancang,   tujuan    organisasi mungkin      hanya    sekedar   angan-angan      saja.  Disamping     sarana,   prinsip-prinsip organisasi    harus    pula   dipenuhi   seperti   adanya    pembagian     tugas    yang   adil,

pendelegasian tugas. rentang kekuasaan, tingkat pengawsan yang cukup, kesatuan perintah dan tanggung jawab serta koordinasi masing-masing unit merupakan suatu hal yang harus terus menerus disempurnakan.

Untuk    itu  penilaian  kinerja   dimanfaatkan    oleh   manajemen     untuk   hal-hal sebagai berikut :

1.       Mengelola    operasi   organisasi  secara   efektif  dan  efisian  melalui   pemotivasian karyawan secara maksimum.

2.       Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti promosi, transfer dan pemberhentian.

3.       Mengidentifikasi   kebutuhan   pelatihan   dan   pengembangan   karyawan   dan   untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan.

4.       Menyediakan   umpan   balik   bagi   karyawan   mengenai   bagaimana   atasan   mereka menilai kinerja mereka.

5.       Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.

Salah satu diantara      teori  motivasi     yang    dikembangkan       oleh    para   peneliti   untuk memprediksi motivasi dan kinerja adalah expectary theory dimana menurut teori   ini   perilaku   seseorang   dipengaruhi   oleh   probabilitas   yang   dilekatkan terhadap hubungan individu sebagai berikut :

1.       Usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan

Motivasi seseorang yang telah ditetapkan ditentukan oleh persepsi orang tersebut   terhadap   hubungan   antara   usaha   dengan   tujuan   yang   hendak dicapai.   Jika   untuk   mencapai   sasaran   yang   telah   ditetapkan   diperlukan usaha   yang   besar,   sasaran   yang   memberikan   tantangan   akan   motivasi seseorang.   Dengan   demikian   sasaran   yang  memberikan   tantangan   akan  memotivasi      orang    selama    sasaran    tersebut    telah  dirasakan     adil  dan realistis.

2.       Kinerja dan penghargaan

Jika   seseorang     merasakan     barjwa    terdapat    kemungkinan       yang   tinggi suatu     kinerja    yang     baik    akan    mendapatkan        penghargaan   atau penghargaan   yang   diterima   didasarkan   atas   kinerja   yang   baik,   motivasi orang akan berusaha mencapai sasaran yang telah ditetapkan akan tinggi. Sebaliknya      jika   terdapat    kemungkinan       yang    rendah     suatu    kinerja memperoleh penghargaan, motivasi orang untuk mencapai sasararl yang telah ditetapkan rendah pula.

3.       Penghargaan yang memuaskan tujuan pribadi

Untuk dapat memotivasi individu, penghargaan harus dirasakan adil oleh individu    tersebut.    Jika   penghargaan       yang    diterima    oleh   seseorang dirasakan   adil,   maka   penghargaan   ini   akan   memberikan   kepuasan   bagi orang tersebut. Kepuasan yang tinggi berarti bahwa tujuan individu dapat dipuaskan      melalui    usaha     pencapaian     sasaran     perusahaan.      Dengan demikian     penghargaan       harus    dirancang    untuk    memenuhi      kebutuhan setiap   individu   agar   memotivasi   individu   dalam   mencapai   sasaran   yang ditetapkan oleh perusahaan.

SDM ( Sumber Daya Manusia )

Karyawan bagian/unit SDM pada umumnya seringkali bekerja dalam pola terpisah dan tersendiri. Orang yang mengelola perekrutan fokus pada menyediakan karyawan baru yang berkualitas. Grup maupun tim kompensasi berupaya memberikan keadilan dalam salary dan benefit untuk karyawan. Tim pelatihan & pengembangan berusaha melatih ketrampilan dan pengetahuan baru untuk semua karyawan. Sasaran yang dicapai adalah keberhasilan individu masing-masing. Tentu saja hal ini tidak efisien, karena tidak menyentuh maupun mencapai kinerja organisasi yang optimal. Sebab, setiap unit sebenarnya merupakan bagian dari unit lebih besar sehingga sasaran yang dicapai harusnya mendukung sasaran yang lebih besar yakni keseluruhan tim. 

Perubahan yang paling signifikan dalam manajemen SDM selama 40 tahun di dunia bisnis adalah kolaborasi (bahkan dengan kompetitor sekalipun). Berupaya berjalan sendirian dalam suasana pasar industri saat ini adalah tidak mungkin. Hal yang sama juga terjadi pada SDM. Dengan adanya pemahaman yang lebih luas terhadap tujuan SDM di perusahaan, setiap fungsi di dalam SDM dapat mengembangkan kontribusinya secara maksimal dalam sasaran unit/departemen maupun tujuan umum perusahaan. 

Karena itu, perlu adanya perubahan visi dalam bagian SDM itu sendiri. Ini dilakukan agar para staff SDM lebih fokus dalam bekerja, dengan memperhatikan tujuan yang lebih besar. Visi adalah fondasi esensial dalam membentuk arahan baru dari setiap fungsi organisasi, termasuk fungsi SDM. Dengan demikian visi SDM hendaknya memiliki karakter sebagai berikut: 

1. Bagian SDM hadir di dalam organisasi karena ia menambahkan nilai yang nyata untuk perusahaan. SDM harus mampu memberikan jasa yang diperlukan perusahaan dengan biaya kompetitif.

2. Tanggung jawab bagian SDM adalah mengembangkan produktivitas dan efektivitas organisasi dari segi manusia, bakat (talent) dan human capital.

3. Bagian SDM seharusnya melibatkan isu sumber daya manusia dalam setiap aktifitas manajemen organisasi

4. Bagian SDM adalah fungsi yang diisi oleh para profesional yang berdedikasi dalam pengembangan manusia dengan tujuan meningkatkan keterlibatan individu-individu di dalam organisasi baik dari segi komitmen maupun kompetensi dan juga memberikan manfaat untuk organisasi secara optimal.

 Salah satu hal terpenting untuk mengetahui peran dan fungsi SDM adalah adanya

pengukuran kinerja SDM itu sendiri. Tidak diragukan bahwa pengukuran kinerja dibutuhkan untuk semua orang yang memilih untuk memiliki peran dalam organisasinya. Para pakar manajemen setuju bahwa pengukuran kuantitatif diperlukan dalam SDM. Data kuantitatif adalah bagian dari setiap kegiatan operasional organisasi. Sistem pengukuran SDM ini tentunya memberikan kerangka referensi yang membantu manajemen untuk memenuhi sejumlah tanggung jawab terutama yang terkait SDM antara lain : 

a. Mengkomunikasikan harapan tentang kinerja: Diskusi tentang sasaran kerja dalam definisi kuantitatif mengurangi ambiguitas. Saat sasaran dibuat berdasarkan aspek biaya,

waktu, kualitas, kuantitas, dan kepuasan customer, orang-orang SDM memahami apa yang diharapkan dari dirinya.

b. Melihat, merasakan, dan memahami suatu dampak atau outcomes : Sistem pengukuran SDM meliputi, memotivasi, dan menguasai kreativitas. Umumnya, para staf berespon terhadap sasaran yang telah dibuat dan mencari jalan yang kreatif untuk mencapainya. Data dari sistem membuat para staf jelas tentang outcome apa dan seberapa besar yang telah diperoleh.

c. Membandingkan dengan standar dan/atau benchmark yang ada: data dapat mengindikasikan posisi relatif perusahaan atau departemen bila dibandingkan dengan sasaran internal organisasi dan kompetitor eksternal.

d. Mengidentifikasi gap atau selisih kinerja: bisa diketahui pada bagian mana perlu membuat pengembangan dan seberapa jauh tertinggal atau lebih maju dari goal yang kita miliki. Juga dapat belajar seberapa cepat pergerakan bila dibandingkan dengan pertumbuhan industri sejenis.

e. Mendukung keputusan alokasi sumber daya: Data dapat menunjukkan tugas yang memiliki prioritas  lebih tinggi atau lebih rendah untuk para staf. Alokasi sumber daya dapat diberikan pada isu yang paling penting dan pada area yang memberikan pengembalian investasi (return of investment) terbaik.

f. Memberikan pengakuan dan penghargaan pada kinerja: karyawan dengan kinerja di atas rata-rata seringkali demotivasi dengan sasaran yang bersifat kualitatif. Bukti kuantitatif pada kinerja memberikan perusahaan kesempatan untuk menunjukkan apresiasi terhadap pekerjaan yang luar biasa.

ANALISA KUANTITAS ( KUANTITATIF )

  Penggunaan matematika untuk pemecahan masalah telah dipergunakan manusia sejak ribuantahun yang lalu. Namun demikian, studi formal dan pemakaian aplikasi dari teknik kuantitatif dalam pengambilan keputusan praktis baru berkembang di abad ke dua puluh. Dewasa ini,keberadaan komputer telah menjadikan penggunaan analisa kuantitatif menjadi sangatberkembang. Analisa kuantitatif adalah pendekatan sains untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan.Pendekatan ini menggunakan data, misalnya barang mentah yang dipergunakan dalam suatu pabrik, data tersebut diolah untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan. Proses Input-Output yang dilakukan pada data mentah untuk diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagipengambilan keputusan inilah yang menjadi jantung dari analisa kuantitatif. Proses Masukan Keluaran[saat ini belum tersedia]Proses Masukan keluaran adalah suatu penggambaran dari suatu sistim fisik (sistem operasional)yang mencerminkan proses transformasi dari masukan menjadi keluran melalui serangkaianmekanisme/proses dengan melibatkan sumber daya manusia dan bukan manusia (mesin, uang,baan baku, energi. Informasi, dan lain-lain). Semakin besar aktivitas sistem fisik, maka semakinkompleks permasalahan yang dihadapi. Dalam memecahkan masalah, manajer harus mempertimbangkan faktor-faktor kualitatif maupunkuantitatif. Misalnya, kita mungkin mempertimbangkan berbagai alternatif investasi, termasuk investasi dalam bentuk deposito di bank, investasi dalam pasar modal, dan investasi dalam realestate. Kita dapat mempergunakan analisa kuantitatif untuk menghitung tingkat keuntungan yangakan kita terima di kemudian hari dari investasi yang kita lakukan tersebut. Analisa kuantitatif juga dipergunakan dalam perhitungan rasio keuangan dari balance sheet dariberbagai saham dari berbagai perusahaan. Berbagai perusahaan real estate juga telahmengembangkan program komputer yang menggunakan analisa kuantitatif untuk menganalisaarus kas dan tingkat pengembalian dari investasi dalam bidang properti. Sebagai tambahan dalam analisa kuantitatif, faktor-faktor kualitatif harus juga dipertimbangkan.Masalah iklim, hukum dan perundangan, perkembangan teknologi, hasil pemilihan umum, danlain sebagainya, yang merupakan faktor-faktor yang sulit untuk dikuantitatifkan.

Mengingat pentingnya faktor kualitatif, peran dari analisa kuantitatif dalam pengambilankeputusan menjadi sangat beragam. Ketika terdapat kesenjangan dalam faktor-faktor kualitatif,ketika masalah, model dan data masukan tetap sama, hasil dari analisa kuantitatif tetap dapatdipertanggungjawabkan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh, berbagaiperusahaan menggunakan model kuantitatif inventory untuk menetapkan dengan pasti kapanharus memesan bahan mentah. Dalam berbagai kasus, analisa kuantitatif merupakan alat bantuyang berguna dalam proses pengambilan keputusan. Hasil dari analisa kuantitatif akandigabungkan dengan berbagai informasi kualitatif lainnya untuk pengambilan keputusan.

PENDEKATAN ANALISA KUANTITATIF

  Pendekatan analisa kuantitatif terdiri atas pendefinisian masalah, pengembangan model,pengambilan data masukan, pengembangan solusi, pengujian solusi, analisa hasil, danimplementasi dari hasil. Setiap langkah tidaklah harus dilakukan sampai selesaiuntuk memulai langkah berikutnya, dalam banyak kasus, satu atau beberapa langkah perludisempurnakan atau diulang sebelum diambil kesimpulan akhir.

Pendekatan Analisa Kuantitatif  

1. Pendefinisian Masalah

  Langkah pertama dalam analisa kuantitatif adalah membangun pernyataan yang jelas tentangmasalah yang ada. Pernyataan ini akan memberikan arah dari langkah-langkah berikutnya. Dalam banyak kasus, mendefinisikan masalah adalah langkah yang paling sulit tetapi juga palingpenting. Adalah penting untuk mencari tahu akar dari masalah yang ada. Satu masalah dapat sajaterkait dengan masalah lainnya; menyelesaikan satu masalah tanpa mempertimbangkan masalahlainnya dapat saja menjadikan persoalannya menjadi tambah runyam. Jadi, adalah penting untuk menganalisa bagaimana solusi terhadap satu masalah akan mempengaruhi masalah lainnya atauterhadap situasi umum secara keseluruhan.

2. Membangun Model

  Setelah kita dapat mengidentifikasi masalah, langkah selanjutnya adalah membangun sebuahmodel. Secara sederhana, sebuah model adalah penampakan matematis dari suatu situasi.Sekalipun kita mungkin tidak sadar, tetapi sebenarnya kita menggunakan model-modelsepanjang kehidupan kita. Kita telah, barangkali, membangun model tentang perilaku manusia. Model yang kita bangun bisa dalam bentuk persahabatan didasarkan pada pertukaran kesamaansikap akan hidup. Seorang arsitek kadang membuat model dari bangunan yang akan dibangun. Seorang insinyur mesin membangun model dari suatu pesawat terbang dengan gambar yang menggambarkanbagaimana pesawat tersebut akan dibangun. 

Perbedaan model dalam analisa kuantitatif adalah bahwa model dibangun dengan pernyataanmatematis. Suatu model matematis adalah suatu set dari hubungan matematika. Setiap modelmatematis akan terdiri atas variabel dan parameter. Suatu variabel adalah kuantitas terukur yangdapat beragam atau tergantung pada perubahan. Variabel dapat dikontrol atau tak dapatdikontrol. Suatu variabel yang dapat dikontrol dinamakan variabel keputusan. Contoh darivariabel yang dapat diukur adalah berapa jenis inventory yang harus di-order.Suatu parameter adalah kuantitas terukur yang inheren dalam suatu masalah. Biaya daritambahan order terhadap permintaan adalah contoh dari suatu parameter. Dalam kebanyakankasus, variabel adalah kuantitas yang tidak diketahui, sementara parameter adalah kuantitas yangdiketahui. Setiap model haruslah dibangun dengan hati-hati. Model haruslah realistis, mudahdipahami dan dimodifikasi, dan data yang diperlukan dapat diperoleh.

3. Pengumpulan Data Masukan

  Setelah model dibangun, kita harus mengumpulkan data yang dapat digunakan dalam model(data masukan). Memperoleh data yang akurat untuk digunakan di dalam model sangatlahpenting, apalagi jika model tersebut menggambarkan suatu kenyataan, data yang salah akanmembuat hasil yang salah pula. Situasi seperti ini dikenal dengan istilah garbage in garbage out(GIGO). Untuk suatu persoalan yang lebih besar, mengumpulkan data yang akurat merupakansalah satu langkah yang paling sulit dalam analisa kuantitatif.Ada berbagai sumber yang dapat dipergunakan dalam pengumpulan data. Laporan perusahaanadalah salah satunya. Sumber lainnya adalah dengan melakukan wawancara dengan karyawanperusahaan atau dengan orang yang terkait dengan perusahaan.

4. Membangun Solusi  Membangun suatu solusi adalah dengan mendayakan model untuk sampai pada solusi masalahyang terbaik atau yang paling optimal. Dalam banyak kasus, hal ini membutuhkan suatupersamaan untuk suatu keputusan terbaik. Akurasi dari solusi akan sangat tergantung dari akurasidata masukan yang dipergunakan.

5. Menguji Solusi Sebelum suatu solusi dapat dianalisa dan diimplementasikan, solusi tersebut perlu diuji

secaramenyeluruh. Hal ini dikarenakan solusi akan sangat tergantung dari data masukan dan modelyang digunakan, baik data masukan maupun modelnya perlu diuji.Pengujian terhadap data masukan dan model yang digunakan terdiri atas keakurasian dankelengkapan dari data yang dipergunakan dalam model. Data yang tidak akurat akanmenghasilkan solusi yang tidak akurat pula. Salah satu cara untuk menguji data masukan adalahdengan membandingkannya dengan data yang diperoleh dari sumber slain.