Upload
opick-raffy
View
2.359
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Tutorial Management Pertemuan ke-503-04-2011
Universitas Terbuka Korea
PENDELEGASIAN DAN PEMBERDAYAAN,
PENGAWASAN
PENDELEGASIANApa itu pendelegasian?Memercayakan tugas kepada orang lain namun
tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)
Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)
Manfaat PendelegasianKemampuan membebaskan diri demi
tugas-tugas lainnyaPemanfaatan keterampilan khusus
karyawanPemberian pelatihan dan pengalamanTerampil memecahkan masalahAwal tepat mempersiapkan pengganti
sementaradsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)
Cara Efektif Pendelagasian Tugas
Delegasikan Pekerjaan yang disukaiDelegasikan tugas secara bertanggung
jawabJangan selalu mendelegasikan tugas
kepada karyawan yang paling mampuPercayalah kepada karyawanTekankan pada sasaran bukan prosedur.
Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)
Sisi Atasan:• Belum ada waktu untuk melatih• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa
bantuan orang lain• Meragukan Kemampuan Karyawan• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan
maka sama tidak punya pekerjaan• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14
Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)
Sisi Karyawan:Karyawan takun memikul tanggung jawab
memutuskan sesuatuKaryawan takut di kritik jika membuat
kesalahanKetidaktersedian waktuKurangnya motivasiKurang percaya diri
Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian
Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan didelegasikan
Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi
Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi
Membuat persetujauan dan mendelegasikan
Memantau pekerjaan yang didelegasikan
Kapan Atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?
• Ketika waktunya banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah jangka panjang
• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan
• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul
• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target
• Persolaan sepele menghabatnya untuk memecahkan masalah besar
Proses Pelaksanaan Delegasi
1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut
2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan3. Pembinaan dan pelatihan4. Monitoring dan evaluasi
Peranan Pendelegasiaan (1)
1. Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.
5 Peranan karyawan (Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)
Peranan Pendelegasiaan (2)
2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang.- Pelatihan yang unik- memperluas keterampilan karyawan- Kekuatan pendorong partisipasi- Pencetus tumbuhnya inisiatif- meningkatan kepuasan kerja- Mengidentifikan berbagai kebutuhan pelatihan- Sebagai Reward
Profil Karakteristik Pendelegasi (1)
OtoriterWewenang karyawan dibatasi hanya pada
pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan
Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya
untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.
Profil Karakteristik Pendelegasi (2)Bebas Memberikan kebebasan yang besar
kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja
Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian
Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap
Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan
Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan
dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)
Pemberdayaan
Definisimemaksimalkan pemberian wewenan
kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)
Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan
Prinsip Susidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah
Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan.
Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan
Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan
Karyawan yang “berdaya” memiliki nilai tambah:
Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan
Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas
Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan manajemen
Kiat mewujudkan Pemberdayaan
Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas.
Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?
Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)
Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan karyawan
Terdapat komitment karyawan terhadap visi, core belief, dan core value suatu perusahaan
Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb.
Kiat mewujudkan Pemberdayaan (3)
Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi
Sistem penghargaan harus berbasisi kinerja (performance-based reward)
Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi
Organisasi lebih datarArus informasi bergerak dari arah vertikal
ke arah horizontalTingkat kecepatan pemgambiln keputusanMeminimalisasi distorsi InformasiMeningkatnya komitment karyawan untuk
melakukan perbaikan kinerjadsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)
Proses Pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang
Mengidentifikasi kompetensi bawahan
Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan
Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga
Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:
- Penghormatan
- Mengakui keberadaan karyawan
- Penghargaan
Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan
Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk mencapai kinerja yang terbaik
Dengarkanlah merekaUbah tindakan mereka, bukan orangnyaTunjukan keteladanan kepada KaryawanPerlakukan setiap orang berbedadsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)
PENGAWASAN
DefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para
manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dikaukan oleh karyawan sesuai dengna rencana yang telah ditetapkan oleh oraganisais. Handoko (1996)
Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut suda sesuai dengna yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)
PENGAWASANSuatu tindakan manajemen dalam
memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)
Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk menapai tujuan organisasi. Mockler
Key Point:- Adanya standar kinerja- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Mempelancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi
Mengapa Pengawasan penting?PerubahanKompleksitasKebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenangKesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control) di design untuk mendeteksi penyimpangan dari standard tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan
Cukup Agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi
3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas
Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.
dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.
Proses PengawasanMenetapkan standard
prestasi & Metode pengukuran prestasi
Mengukur Prestasi
Apakah prestasi sesuai dengan
standar
Tidak ada Perubahan
Melakukan perbaikan-
perbaikan atau mengevaluasi
kembali standard prestasi dan
pengukurannya
TIDAK
YA
Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen
Fokus PengawasanFOKUS PENGAWASAN
DESKRIPSI CONTOH
1. Kuantitas (Quantity)
Jumlah produk yang dihasilkan
Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja
2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas
Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard
3. Ketepatan waktu (Timeliness)
Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa
Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu
4. Anggaran (Budget)
Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran
Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan
Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Lingkungan Organisasi
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi
Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan
Posis dan Tingkat
Tinggi Banyak Kriteria
Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat Desentralisasi
Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Rendah Pengurangan jumlah kendali
Budaya Organisasi
Terbuka dan mendukung
Informal, pengendalian mandiri
Mengancam
Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya suatu kegiatan
Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
StandarDefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai
titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai.
1. Standar yang bersifat nyata(tangible standard)cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata(intangible standard)cth. Sikap, Moral, Etika
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area) aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.
2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-KuantitatifBersifat “menyeluruh terhadap semua
aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan
- Melakukan obervasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara Lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bahawan secara berkala, melakukan evaluasi
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
1. Managemen by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawaan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.
Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
2. Managemen by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah
3. Managemen Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu)Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai
informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat
Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan
Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu;Manajemen Kualitas secara Total (TQM)Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan
Morale
10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode in memerlukan data-data khusu dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan
Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio
Metode Pengawasan KuantitaifAnggaran:Informasi atau laporan kuantitaif resmi
tentang sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu
Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independent dari luar
organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana
perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi
Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan
Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja
keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis Intern
- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll
4 Pembelajaran dan Pertumbuhan
- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dllModul 6 Hal 6.28
Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat2. Tepat waktu3. Ekonomis4. Fleksibel5. Objektif dan bisa dipahami6. Kriteria yang masuk akal7. Penempatan yang Strategis8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur
organisasi9. Disesuaikan dengan Manajer10. Tindakan perbaikan