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Tema: ”MANEJO DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS”
Nombre: Flor María Ruiz
Filtrar datos de un rango o una tabla
El filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un
rango de celdas o una tabla y trabajar en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver
únicamente los valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor
mínimo o filtrar los datos para ver rápidamente valores duplicados.
Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro
para obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.
Obtener más información sobre el filtrado
Para comenzar rápidamente con el filtrado, seleccione por lo menos una celda en un rango o
en una tabla de Excel y, a continuación, haga clic en el botón Filtro (grupo Ordenar y filtrar de la
ficha Datos).
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya
especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar,
modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos
filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que
cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos
mostrados.
Nota Cuando se usa el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, solo se busca
en los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en
todos los datos, se deben borrar todos los filtros.
Los tres tipos de filtros
Con el filtro automático puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato
o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla
de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no
por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.
Volver a aplicar un filtro
Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:
Una flecha desplegable significa que el filtrado está habilitado pero no aplicado.
Sugerencia Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna con el
filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla (Mostrar todo).
Un botón Filtro significa que se ha aplicado un filtro.
Sugerencia Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna filtrada, una
información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual
que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".
Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:
Se han agregado datos, se han eliminado o se han modificado en el rango de celdas en la columna de tabla.
El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha.
Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.
No mezcle formatos de almacenamiento
Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y
números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente
hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento
en una columna, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite
más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro
como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.
Para obtener más información, vea los temas sobre cómo convertir números almacenados
como texto en númerosy cómo convertir fechas almacenadas como texto en fechas.
Filtrar texto
Los métodos más rápidos para filtrar consisten en seleccionar valores en una lista y realizar
búsquedas. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos
los valores de esa columna aparecen en una lista. La ilustración siguiente muestra tres
métodos para filtrar datos rápidamente.
Use el cuadro Buscar para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la
búsqueda.
Active y desactive las casillas para mostrar los valores que se encuentran en la columna de
datos.
Use criterios avanzados para buscar los valores que reúnen condiciones específicas.
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
Siga uno de estos procedimientos:
Seleccionar de una lista de valores de texto
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.
La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista
es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los
valores de texto concretos por los que desea filtrar.
Sugerencia Para que el menú de filtro automático sea más amplio o más largo, haga clic y
arrastre el controlador de la parte inferior.
Escribir los criterios en el cuadro de búsqueda
En el menú de filtro automático hay disponible un cuadro Buscar. En este cuadro puede escribir
los caracteres a partir de los que desea aplicar el filtro. Tenga en cuenta que todas las
operaciones de búsqueda de este cuadro no distingue entre mayúsculas y minúsculas en las
letras que escribe. Por ejemplo, si escribe "T", se devolverán valores que contengan "T" o "t".
La siguiente lista muestra algunos ejemplos de los valores que se devuelven cuando escribe
una combinación específica de caracteres.
T devuelve valores que contienen la letra "t" en cualquier posición.
M* devuelve los valores que contienen la letra "m" en la primera posición (como por ejemplo, "Mara").
Cuatro signos de interrogación (????) devuelven valores que contienen exactamente cuatro caracteres, como por ejemplo "Mara" o "Iván".
Jo* devuelve valores que comienzan con "Jo", como por ejemplo, "José", "Jorge" o "Joaquín".
*er devuelve valores que terminan en "er", como por ejemplo "Ester" o "Clover."
Crear criterios
1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparación o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico,
seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en
cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o
seleccione el valor de texto de la lista.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto
que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.
Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter
comodín.
Cómo utilizar los caracteres comodín
3. También puede filtrar por más de un criterio.
Cómo agregar más criterios
4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango
o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
Filtrar números
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Seleccionar de una lista de números
En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.
La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es
grande, desactive(Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los
números concretos por los que desea filtrar.
Sugerencia Para que el menú de filtro automático sea más amplio o más largo, haga clic y
arrastre el controlador de la parte inferior.
Crear criterios
1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparación o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.
2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha,
escriba los números o selecciónelos de la lista.
Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.
3. También puede filtrar por más de un criterio.
Cómo agregar otro criterio
4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o
de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
Filtrar fechas u horas
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Seleccionar de una lista de fechas u horas
En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.
De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de cada mes.
La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar. Sugerencia Para que el menú de filtro automático sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.
Crear criterios
1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtro común
Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación.
1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual
a, Antes, Después oEntre) o haga clic en Filtro personalizado.
2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba
una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el
botón Calendario para buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha,
escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el
botón Calendariopara buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006",
escriba 3/1/2006 y6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y
posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.
Filtro dinámico
Un filtro dinámico es un filtro cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.
1. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.
Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy o para filtrar por el
mes siguiente, seleccione Mes siguiente.
2. Haga clic en Aceptar.
Notas
Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Filtrar de esta forma puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años.
Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que respecta al modo de tratar fechas futuras.Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fechaúnicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida.
1. También puede filtrar por más de un criterio.
Cómo agregar otro criterio
4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
Notas
Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.
Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.
Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto usando la funciónTEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha.
Para obtener más información, vea el tema sobre cómo mostrar las fechas como días de la
semana.
Para la lista de fechas de la parte inferior del menú de filtro automático de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica.
1. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y, a continuación, en la
categoría Avanzadas.
2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro.
3. Desactive la casilla de Agrupar fechas en el menú Autofiltro.
Filtrar por números superiores o inferiores
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
3. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.
4. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.
1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.
2. En el cuadro del medio, escriba un número.
3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:
Para filtrar por número, seleccione Elementos.
Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.
5. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de
tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.
Filtrar por encima del promedio de números o por debajo
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtrar.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
3. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por números que están por encima del promedio, haga clic en Por encima del promedio.
Para filtrar por números que están por debajo del promedio, haga clic en Por debajo del promedio.
4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
NOTA Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de
celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.
Filtrar por vacías y por no vacías
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.
2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por no vacías, en el menú de filtro automático en la parte superior de la lista de valores, active la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive la casilla(Vacías).
Para filtrar por vacías, en el menú de filtro automático en la parte superior de la lista de valores, desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active la casilla(Vacías).
NOTA La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la
columna de tabla contiene al menos una celda vacía.
4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o
de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o
color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto
de iconos creado mediante un formato condicional.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtrar un rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un
conjunto de iconos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.
Filtrar una tabla
Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).
3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
4. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de
celda,Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.
5. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente o un icono de celda.
6. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
Filtrar por selección
Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.
1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario en la celda
que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.
2. Haga clic en Filtro y siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por el texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por el color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.
Para filtrar por el color de la fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.
Para filtrar por el icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.
3. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a
aplicar.
Borrar un filtro
Puede borrar un filtro de una columna específica o borrar todos los filtros.
Borrar un filtro de una columna
Para borrar un filtro de una columna en un rango de celdas de varias columnas o en una tabla,
haga clic en el botón de filtro en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de <"nombre de la columna">.
Borrar todos los filtros en una hoja de cálculo y volver a mostrar todas las filas
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar.
Ordenar datos en un rango o tabla
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista
de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de
mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar
decisiones más eficaces.
NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por
ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use filtro automático o
el formato condicional.
Para obtener más información, vea los temas sobre cómo filtrar datos de un rango o una tabla y
cómo agregar, cambiar, buscar o borrar formatos condicionales.
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a
menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos)
en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande,
Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto
de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero
también es posible ordenar por filas.
Los criterios de ordenación de las tablas de Excel se guardan en el libro para que pueda volver
a aplicarlos a esa tabla cada vez que abra el libro, pero no se guardan para un rango de
celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente
una ordenación al abrir un libro, se recomienda usar una tabla. Esto es especialmente
importante para ordenaciones de varias columnas o para las que se tarda mucho tiempo en
crear.
Cuando se vuelve a aplicar una ordenación, pueden aparecer resultados distintos por las
razones siguientes:
Se han agregado datos, se han modificado o se han eliminado del rango de celdas o de la columna de tabla.
Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.
Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la
celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, siga uno de estos procedimientos.
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas:
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de ordenación.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de
minúsculas.
4. Haga clic en Aceptar dos veces.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que
desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como
texto, será necesario que les aplique formato de texto a todos. Si no lo hace, los números
almacenados como números se ordenarán antes que los almacenados como texto. Para
aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en el grupoFuente de la ficha Inicio,
haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la pestaña Númeroy,
en Categoría, haga clic en Texto.
Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan
importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios delante de los mismos. Antes
de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o puede usar la
función RECORTAR.
Ordenar números
1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Problema: comprobar que todos los números estén almacenados como números Si los
resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números
almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados
de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan
como texto.
Para obtener más información, vea el tema sobre cómo
Ordenar fechas u horas
1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
Problema: comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas Si
los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas
u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene
correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como
números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora,
significa que la fecha o la hora está almacenada como texto.
Para obtener más información, vea el tema sobre cómo convertir fechas almacenadas como
texto en fechas.
NOTA Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el
día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha
que sea, conviértalo en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO
devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos
alfanuméricos
Para obtener más información, vea el tema sobre cómo mostrar las fechas como días de la
semana.
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de
tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además,
puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante la aplicación de un formato
condicional.
1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está
en una columna de tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación,
dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de
celda.
6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda,
seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación
de filas.
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha,
seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación
de filas.
NOTA No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos
predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.
7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga
clic enAgregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.
Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la
misma selección enOrdenar.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea
incluir en la ordenación.
8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
Ordenar por una lista personalizada
Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por
ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano
y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen Alto aparezcan primero,
seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación “A a
Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”,
Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre
desea “Mediano” en el medio. Al crear su propia lista personalizada, puede evitar este
problema.
Además de las listas personalizadas, Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de
la semana y de meses del año.
1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:
1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba
abajo. Por ejemplo:
2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas
A1:A3.
3. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y a continuación en la
categoría Avanzadas.
4. En General, haga clic en Modificar listas personalizadas.
5. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuación,
en Aceptardos veces.
NOTAS
Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente o icono).
La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.
2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está
en una columna de tabla.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar
mediante una lista personalizada.
5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Con la lista
personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
Ordenar filas
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una
columna de tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de
izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.
6. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Ordenar por valor
1. En Ordenar según, seleccione Valores.
2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes
a más antiguos.
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda
1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
2. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda,
un color de fuente o un icono de celda.
3. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.
2. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará
los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle
permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
Ordenar por más de una columna o fila
Si lo desea, puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea
agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar a continuación otra columna o fila
dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y una
columna Empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los
empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para colocar los
nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta 64
columnas.
NOTA Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener
encabezados de columna.
1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda
activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.
Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a
más antiguos.
Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.
6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita
los pasos del tres al cinco.
7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic
en Copiar nivel.
8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic
en Eliminar nivel.
NOTA Debe conservar al menos una entrada en la lista.
9. Para cambiar el orden en el que se clasifican las columnas, seleccione una entrada y, a
continuación, haga clic en la flecha arriba o abajo para cambiarlo.
Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.
10. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic
en Volver a aplicar.
Ordenar por un valor parcial en una columna
Para ordenar por una parte de un valor de una columna, por ejemplo por códigos de número de
pieza (789-WDG-34), apellidos (Cecilia Cornejo), o nombres (Cornejo, Cecilia), primero debe
dividir la columna en dos o más columnas, de modo que el valor por el que desea ordenar esté
en una columna aparte. Para ello, puede separar las partes de las celdas mediante funciones
de texto o usar el Asistente para convertir texto en columnas.
Para obtener ejemplos y más información, vea los temas sobre cómo dividir nombres con el
Asistente para convertir texto en columnas y cómo dividir texto entre columnas mediante
funciones.
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás
ADVERTENCIA Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna
en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha
columna lejos de las otras celdas de la misma fila.
NOTA El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.
1. Seleccione una columna en un rango de celdas que contenga dos o varias columnas.
2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.
3. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en
uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.
Aparece el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.
4. Seleccione Continuar con la selección actual.
5. Haga clic en Ordenar.
6. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .
Más información sobre problemas generales de ordenación
Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, haga lo siguiente:
Compruebe si los valores que devuelve una fórmula han cambiado Si los datos que ha
ordenado contienen una o más fórmulas, los valores devueltos de dichas fórmulas pueden
cambiar cuando se actualiza la hoja de cálculo. En este caso, asegúrese de que vuelva a
aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.
Muestre las filas y las columnas ocultas antes de ordenar Las columnas ocultas no se
mueven cuando se ordenan columnas y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan
filas. Antes de ordenar los datos, resulta conveniente mostrar las columnas o filas ocultas.
Compruebe la configuración local Los criterios de ordenación varían según la configuración
local. Asegúrese de que la configuración local de la Configuración regional o de
la Configuración regional y de idioma delPanel de control del equipo sea correcta. Para obtener
información sobre cómo cambiar la configuración local, vea el sistema de Ayuda de Windows.
Especifique encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que usar etiquetas de
varias líneas, ajuste el texto dentro de la celda.
Active o desactive la fila de título Normalmente, lo mejor es tener una fila de título cuando se
ordena una columna para que sea más fácil entender el significado de los datos. De manera
predeterminada, el valor del título no se incluye en la operación de ordenación. A veces, es
posible que tenga que activar o desactivar el título para que el valor del mismo se incluya o no
se incluya en la operación de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque se trata de un encabezado de columna, en el grupoModificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, active Mis datos tienen encabezados.
Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no se trata de un encabezado de columna, en el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, desactive Mis datos tienen encabezados.
Bibliografía:
Tabs versus Spaces: An Eternal Holy War por Jamie Zawinski (en inglés)
Why I prefer no tabs in source code por Adam Spiers (en inglés)
Why I love having tabs in source code (en inglés)
Elastic tabstops - the solution to the tabs-versus-spaces issue (en inglés)
