Manejo de La Consuta Flex

IMPORTACIONES Y ASESORIAS TROPI S.A.S.

Manual de políticas y procedimientos usuario del sistema Siesa Enterprise

MANEJO DE CONSULTAS FLEX

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1. CASOS DE USO Previo a este proceso se debe tener movimiento en el sistema para que el resultado de la consulta traiga información Consulta de datos en el sistema con opción de personalizar su presentación de

acuerdo con las necesidades de información del usuario. Consultar información de inventarios, compras y ventas, permitiendo armar un

informe tal y como el usuario la solicite, siempre y cuando los campos estén disponibles.

2. RESPONSABLES DEL PROCESO Todos los usuarios que requieran consultar datos del sistema relacionados con

sus funciones INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES: El acceso al sistema de consultas está restringido, de tal manera que solo se acceda a los datos relacionados con el ejercicio de sus funciones. 3. GLOSARIO DE TERMINOS

CONSULTA FLEX: La consulta flex es una herramienta con la que cuenta Siesa Enterprise para una generación de informes más autónoma y sencilla para los usuarios del sistema, se pueden personalizar según la necesidad del usuario y compartir con otros usuarios, además se puede exportar a Excel.

DRILL DOWN: Es una herramienta del sistema que permite al usuario ir al detalle de cualquier dato de un informe hasta el comprobante original.

4. POLITICAS CORPORATIVAS PARA ESTE PROCESO Tener especial cuidado al momento de compartir las consultas, con el fin de

garantizar la reserva y confidencialidad de la información al interior y hacia el exterior de la compañía.

5. EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. CONSULTA FLEX Las consultas flex las podemos encontrar tanto en el módulo comercial como en el financiero.




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Cuando el usuario se encuentra frente a una consulta flex, se muestra una pantalla con un icono en la parte superior derecha, que la identifica como una consulta flex como se muestra a continuación, señalado en un recuadro rojo:

a) EJEMPLOS DE RUTAS DE ACCESO EN SIESA ENTERPRISE

Modulo financiero / Ventas de servicios / consultas y reportes

Modulo financiero / Compras de servicio / consultas

Modulo financiero / Cuentas x pagar / consulta

Modulo financiero / Activos fijos / consulta.

Modulo comercial / Compras / consultas

Modulo comercial / Ventas / consultas y reportes

Modulo comercial / Inventarios / consultas y reportes.

Para explicar los campos de entrada tomaremos como ejemplo una consulta de existencias a la fecha, la cual se puede acceder por el modulo comercial / Inventario / Consultas y Reportes / Existencias a la fecha.

Cuando ingresamos a una consulta Flex el sistema trae una predeterminada, que incluye algunos campos que contiene la base de datos, para este caso seleccionamos el botón Consultar para ver todas las existencias a la fecha. En lo posible debe utilizarse el filtro con los datos que se quiere revisar para agilizar la carga de la información, así como vemos a continuación:




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Figura 1

a) Oculta la columna de los grupos (figura 1) Al dar clic sobre este botón el sistema habilita o deshabilita una columna en la parte izquierda de la pantalla y tiene tantos niveles como agrupaciones hayan. Ejemplo: en la figura 1 existen 2 agrupaciones: ítem y referencia y podemos ver que hay 2 niveles, los cuales tienen los símbolos “+” y “-”, el nivel 1 corresponde a Ítem y el 2 a Referencia, por lo tanto puedo dar clic en el “-” en el nivel 1 para que se oculte el detalle y quede solo el total por ítem, o “+” para desplegar nuevamente el detalle, así mismo puedo hacer con las otras agrupaciones, en este caso con la referencia. Tener presente que este icono solo funciona si existen agrupaciones en la consulta. b) Exportar (figura 1) Este botón se utiliza para generar la información en un formato o archivo de acuerdo a las opciones de tipo de archivo que el usuario seleccione. Al dar clic el sistema activa una ventana del explorador de Windows para escoger la ruta en la que se quiera guardar el archivo. c) Selector de campos (figura 1) Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla en la cual el usuario puede adicionar campos a la consulta, quitar lo que no quiere visualizar y agrupar por determinado campo




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Explicación de los recuadros del selector de campos: Titulo: se ingresa el nombre que se le desea dar a la consulta, este sale en la parte superior del papel cuando se imprime, pero no es obligatorio digitarlo Notas: se ingresa alguna característica o descripción de la consulta, el contenido de este campo se visualiza en la parte inferior del papel cuando se imprime, tampoco es un campo obligatorio Campos: como su nombre lo indica, se muestran todos los campos disponibles para esta consulta, que aún no están incluidos en el recuadro de detalle para ser visualizados en la consulta. Para pasar un dato al recuadro “detalle” se da clic izquierdo sobre dicho campo y luego se da clic derecho sobre el mismo. En la parte inferior de Campos, podemos observar dos opciones adicionales “Criterios ítem” y “Descripciones técnicas ítems”, al dar clic en cada una de ellas encontramos los campos asociados a estas, por ejemplo, si damos clic en “Criterios ítem”, encontraremos todos los planes que definimos en la parametrización, más los que cada empresa cree de manera independiente, los cuales también podrán ser incluidos en las consultas. Para volver a ver los campos normales, damos clic en “Campos”. Grupos: este recuadro permite agrupar por algunos campos, se pueden pasar tanto datos de “Detalle” como de “Campos” al recuadro grupo así: doy un clic al campo que deseo




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pasar y con clic sostenido lo arrastro hasta “Grupos”, en esta consulta se agrupará por el dato “ítem”, en caso de querer desagrupar se hace lo mismo, con clic sostenido arrastro el campo ya sea hacia “Detalle” o hacia “Campos”. Detalle: se encuentran todos los campos que se visualizan en la consulta original, además los campos que se encuentran en “Detalle” son los que efectivamente se muestran en el reporte. Para hacer la operación contraria, es decir pasar de “Detalle” a “Campos” porque no quiero que se visualice en la consulta, se da un solo clic sobre el campo que deseo pasar y luego clic derecho y así me queda en “Campos”. Salvar como: inmediatamente el sistema muestra una pantalla donde solicita que se le ingrese el Nombre de la consulta, es obligatorio porque con este nombre queda grabado en el sistema, para volver a utilizar esta consulta cuando se quiera. d) Desagrupar (figura 1) Este botón se utiliza para desagrupar el ordenamiento de títulos que el usuario haya realizado, para el ejemplo de las figuras anteriores al seleccionar esta opción ya no aparecería el ítem en la parte superior de la consulta sino en las columnas normales como aparecen los demás campos, como se muestra a continuación:

e) Desbordar (figura 1) Este botón se utiliza para ampliar una columna de valores o datos en particular, cuando en el formato de pantalla o en la ventana de trabajo se presenta incompleta por efectos de visualización. Veamos:




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f) Propiedades (figura 1): Este botón permite modificar la presentación de la consulta en cuanto al tipo de letra y el color de fondo, al dar clic en ese botón aparece la siguiente pantalla y cuando se elija la configuración deseada se selecciona el botón “Aceptar”

En la pestaña Titulo, se escoge el tipo de letra y color de fondo para el titulo, lo que podemos ver en amarillo en la figura 2




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En la pestaña Grupo, se escoge el tipo de letra y el color de fondo para los grupos, lo que podemos ver en azul en la figura 2. En la pestaña Detalle, se escoge el tipo de letra y el color de fondo para el detalle, lo que podemos ver en gris en la figura 2. En la pestaña Líneas, se puede cambiar la forma de las líneas tanto para el titulo como para los grupos y el detalle, el resultado se puede visualizar a continuación:

Figura 2

g) Filtrar (figura 2) Este botón permite realizar un filtro adicional sobre los valores o datos de la consulta. Cuando se activa, se presenta automáticamente un renglón nuevo sobre los títulos de la consulta, como el renglón blanco que vemos a continuación, que permite hacer selección de manera alfanumérica o numérica de la información.




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Figura 3

Podemos filtrar por cada uno de los campos que tiene la consulta, posicionándonos en la columna correspondiente por la cual vamos a filtrar, por ejemplo, si quiero filtrar por referencia, me posiciono en el renglón blanco que vemos encima del título “Referencia” escribo por ejemplo 03, y presiono Enter, automáticamente el sistema me actualiza la consulta, mostrándome solo la información que contenga el filtro “03” en dicho campo, para quitar el filtro selecciona nuevamente el botón

h) Imprimir (figura 3) Este botón permite imprimir los datos presentados en la consulta, en el orden, presentación y agrupamiento dados por el usuario. Al activar el botón se presenta la ventana de impresión estándar de Microsoft Windows. Adicionalmente al lado derecho del botón de impresión, se presenta una "flecha abajo" ▼ que permite ajustar los parámetros de impresión y de páginas, los cuales también son estándar de Microsoft Windows. i) Vista previa (figura 3) Este botón permite hacer una vista previa del informe antes de ser impreso, al dar clic sobre este botón aparece la siguiente ventana:




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Esta ventana contiene los iconos exportar e imprimir que ya fueron explicados anteriormente, pero además se pueden manejar las siguientes opciones:

Este icono se utiliza para volver atrás, es decir a la consulta.

Este se utiliza para buscar dentro del formato una palabra.

Las flechas se utilizan para pasar páginas en caso que la consulta tenga varias, y la lupa se utiliza como Zoom, para agrandar y disminuir la imagen.

j) Zoom (Figura 3) Permite visualizar todos los registros de una fila en forma vertical como se muestra a continuación:




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k) Selector de decimales (figura 3) Este botón permite configurar el número de decimales a presentar en la consulta. Al dar clic en este icono el sistema trae una pantalla donde se indican las columnas y el número de decimales que se quiere manejar, incluye los botones Aceptar, Aplicar y cerrar. l) Gran total (figura 3) Este botón es utilizado para realizar la sumatoria de las columnas.

m) Posición de los totales (figura 3) Este botón es utilizado para cambiar la posición de los totales, es decir, si se desea ver en la parte superior o inferior de la consulta. n) Abrir (Figura 3) Este botón se utiliza para llamar una consulta previamente creada. El usuario deberá seleccionar el nombre de la consulta que desea. o) Ver todos los informes (figura 3) Al dar clic en este icono permite al usuario filtrar las consultas creadas en el sistema, de tal manera que si aparece una cara se visualizan solo las consultas diseñadas por el usuario, pero si salen dos caras se podrán visualizar tanto las consultas propias como las de los otros usuarios del sistema, siempre y cuando tengan permiso para verlas. p) Salvar (Figura 3) Este botón se utiliza para guardar un informe personalizado y pueden volver a visualizarse solamente invocando el nombre del reporte. Este icono se complementa con el anterior de tal forma que si hay activa una sola cara el informe se guardara solo para el usuario que la creo, pero si hay dos caras la consulta queda disponible para los demás usuarios.

q) Eliminar (Figura 3) Cuando una consulta diseñada por el usuario ya no se utiliza, se tiene el botón de eliminar con el fin de removerla del sistema, esto solo lo puede hacer el administrador del sistema o el propietario de la consulta, es decir quien la creo.




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5.2 CONSULTA DRILL DOWN En algunas consultas flex también se puede manejar el drill down, Veamos un ejemplo: Me posiciono en el detalle al que le quiera hacer este tipo de consulta, clic derecho y se despliega un menú contextual el cual tiene la opción movimiento como se observa a continuación:

Figura 4

Aparece una pantalla como la siguiente:




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Sobre el movimiento también se puede dar clic derecho y llegar aún a más detalle

En la parte inferior de la pantalla, existen unos filtros, como podemos ver en la Figura 4 de la página anterior, Tipo de inventario, Instalación, ítem, etc. También se puede seleccionar en este caso, si deseo ver existencias diferentes a cero. Dichos filtros se utilizan para hacer más exacta mi consulta y así facilitar la visualización y revisión de la misma, cabe anotar que dependiendo de cada consulta flex, los filtros varían. Para el caso específico de consultas de inventarios, existe un campo llamado “Cantidades en unidades de empaque”, es indispensable seleccionar este campo si se quiere que las cantidades se muestren en fracción de caja y no solo en unidades. Consultar (Figura 3) Como su nombre lo indica este botón se utiliza para consultar el informe cada vez que actualizo un filtro. Limpiar (Figura 3) Este botón es utilizado para limpiar los filtros que haya ingresado, al dar clic allí, los campos de los filtros quedan en blanco. 6. OBSERVACIONES El sistema traerá unas consultas flex predefinidas en el programa para la puesta en marcha, las cuales corresponden a los informes más comunes usados por las empresas.

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