Manejo del Tiempo

Síntomas de mal manejo tiempo:

• Trabajar mas horas• Sentimiento de culpa cuando se sale antes• Postergar varios asuntos• Todo parece urgente• Llevar trabajo a casa• No tienes tiempo para otras actividades

Consecuencias

• Sentirse útiles valorados y exitosos• Olvidar problemas

• Autoestima• Poder • control

Gratificaciones

• Stress• Tensión• Cansancio

• Enfermedad • Incumplimiento de metas• Descuido

• La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.• Le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. • Mantener el equilibrio entre las múltiples presiones

bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

Elementos básicos para controlar el tiempo• Conozca cómo utiliza su tiempo: Lleve una bitácora

del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías• Establezca sus objetivos: En base a lo que es

importante para usted. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.• Organice su tiempo: identifique las herramientas

correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas• Identifique y elimine los enemigos de su tiempo

TEST

Claves para un manejo efectivo del tiempo• Identifica la clase éxito que quieres lograr• Establecer prioridades, metas, plan de trabajo.• Conocete a ti y a tu equipo• Reconocer a quienes pierden tiempo y define una estrategia• Claridad en objetvos y metas• Trabaja de la mnera mas inteligente• En algunas tareas, la mejor manera de lidiar es dejarlas de

hacer

Analiza el manejo del tiempo

• ¿Cuánto trabajo puede ser delegado?• Tiempo que se gasta en reuniones, llamadas, en

encontrar y archivar documentos• Interrupciones• Iniciar un trabajo sin acabar otro• Medios efectivos de comunicación• Ordenar correos de manera mas lógica

Mejora tus habilidades gerenciales• Convicción de que el manejo de tiempo es

importante para el éxito• Trabajo se base en evaluación de prioridades y

de manera proactiva• Asignar tiempo a actividades que permitan

alcanzar resultados• Lo urgente no debe ganar a lo importante

Pasos

• Planificar y hacer una lista de prioridades• Recordar ley Pareto• Negocia recursos alrededor de prioridades• Aprende a decir NO• Entrena y delega perfectamente• Encontrar sistemas para enfrentar tareas rutinarias• Canales de comunica}ion efectivos• Manejar bien teléfono, e-mail y correspondencia• Periódicamente monitorea tu tiempo y has cambios

pertinentes

MAPA DE RESULTADOS CLAVESResultados Claves:En orden de importancia

Tiempo invertido (puntuar del 1 al 5 donde es el de mayor importancia)

ATENCION AL PERSONAL DE LAS UGELs QUE EXPONEN SUS AVANCES Y RESULTADOS ,DIFICULTADES Y NUEVAS ALTERNATIVAS

2

ATENCION A LOS REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS PARA CUMPLIMIENTO DEL TRABAJO DE LAS UGELs

5

CAPACITAR A L PERSONAL PARA MEJORAR EL TRABAJO DE LA SEDE Y UGELs

2

REUNIONES DE TRABAJO CON DIFRENTENTES OFICINAS O INSTITUCIONES PUBLICAS.

1

ATENCION AL DESPACHO Y DISTRIBUIR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO A RESPONSABLES.

2

SEGUIMIENTOS DE LOS REQUERIMIENTOS SOLICITADOS EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS

4

Identificar tare que consumen mas tiempo y evaluar cuanto ayudan al resultados:

Tiempo gastado:(empezando por la que mas consumen el tiempo)

Es un factor que contribuye a los resultados claves (Del 1 al 5 donde 1 es el que mas contribuye)

PREPARACION DE EXPEDIENTES PARA ATENCION DE LOS REQUERIMIENTOS HASTA SU OBTENCION DEL BUIEN O SERVCIO Y SU PGO.

4

ATENCION A LOS USUARIOS QUE VIENEN DE DIFERNTES LUGARES PARA SU TENCION DE SUS REQUERIMIENTOS

5

SOLUCION A LOS DIFICULTADES O NUEVOS RETOS DE RESULTADO DEL PERSONAL DE UGELS.

1

RESPUESTA A LOS DOCUMENTOS QUE REQUIERAN INFORCION DEL TRABAJO QUE REALIZA EL PROGRAMA Y RESULTADOS.

2

ASISTENCIA A LAS REUNIONES QUE SE NOS NOTIFICA PARA DIFUNDIR NUESTROS OBJETIVOS Y METAS.

3

• Evalúa cómo puedes reducir el tiempo gastados en tareas que no contribuyen al logro de los resultados. ¿Cómo puedes asegurar que el tiempo se va a gastar en proporción con la prioridad de los resultados clave esperados?

Estrategias1 Cuadrantes de la administración del tiempo

• Las actividades urgentes son acción de inmediata, mientras las importantes son para ver los resultados finales• En la matriz, mantenerse concentrado en el

cuadrante 1, este podrá ser dominado.• La gente efectiva se encuentran fuera de los

cuadrantes 3 y 4

2. Delegar

• ¿Delegar áreas o tareas?• Autoridad para decisiones y utilizar recursos de la

mano con la responsabilidad• ¿Evitar sobre supervisar o supervisar menos de lo

debidos?• Entrenar mas al quipo para aceptar cada día mas

delegación• Atacar el problema de manera sistemática• Definir los trabajos y decidir cuando deben ser

delegados• Comunicarse claramente

• Manejar el tiempo de manera mas efectiva al utilizar de manera adecuada al asistente o secretaria• El asistente de comprender las

responsabilidades, prioridades y estilo de trabajo.

3. Uso efectivo de la secretaria o asistente

• Trabajos que un asistente debe ser capas de realizar:• Arreglos de reuniones, viajes, etc.• Preparar minuta, documentos, etc.• Escribir cartas de rutina y respuesta• Realizar borradores de correspondencia• Decidir que correspondencia revisas tu y cual

pasar a otras personas del equipo

Trabajos que no debe hacer un asistente personal:• Reescribir paginas enteras. Por no organizar

información• Hacer café o té• Escribir respuesta a memorándums• Asuntos personalesTrabajos que malgastan el tiempo del asistente:• Buscar números recurrentes por no llevar un

índice de ellos• Escribir minutas de reuniones cuando una lista de

acciones es suficiente• Intentar leer borradores de escritos a mano

cuando se pueden leer en computadora

• Definición de objetivos y metas claras para el mes o semana• Filtrar nuevos objetivos• Pedir al jefe evaluar tu desempeño• Pedir que se involucre en las decisiones y

compartir la información• Sugerir actividades que se pueden delegar• Pedir gradualmente mayor autonomía

4. Gestionar las relaciones con tu jefe

5. Manejo de reuniones

Propósito

Objetivo:

Impacto Entregables