Mannauðskerfi ríkisins

Helga Gunnarsdóttir sérfræðingur og

Arngrímur Angantýsson sérfræðingur

2020

• Hvað er í Orra?

• Hvað er í Mannauðskerfi?• Launakerfið (PAY)

• Starfsmannakerfið (HR)

• VinnuStund

• Ráðningarkerfið

• Sjálfsafgreiðslan

• Fræðslukerfið (OLM)

• Embla

• Markmið ríkisins

• Upplýsingar inn

• Upplýsingar út

• Nýjungar

• Forsendur launaröðunar

• Hæfni

• Nýtum okkur kerfið – sameiginlegir hagsmunir – samanburður o.fl.

• Hvaða óskir, þarfir og væntingar hefur þín stofnun?

• Hvað geta aðrir lært af ykkur?

Umfjöllunarefni

2/29

Oracle/ Orri

3/29

4/29

Launakerfið (Pay)

• Aðlagað að íslensku vinnuumhverfi

• Laun og launaforsendur

• Skattar og skyldur

• Fjársýslan (FJS) afgreiðir laun

• Stærri stofnanir vinna sjálfar grunnvinnuna í launakerfinu

• Smærri stofnanir þjónustaðar af FJS

5/29

Starfsmannakerfið (HR)

• Persónu- og starfsupplýsingar

• Einstaklingsskráning

• Netfang, prófaflokkur, menntun, símanúmer o.fl.

• Starf

• Ráðningarsamningur í viðhengi

• Skipulagseining, stéttarfélag, starfsheiti (launaheiti), launaflokkur, næsti yfirmaður, starfssamband (ótímabundið/tímabundið/tímavinna) starfshlutfall o.fl.

6/29

VinnuStund

• Tímaskráning starfsmanna

• Fjarvistir

• Fjarvistaóskir

• Óskavaktir

• Skýrslur

• Staða leyfis

• Veikindaréttur - Bradford

• Fjarvistir o.fl.

7/29

Ráðningarkerfið

• Auglýsingar um laus störf

• Umsóknir um laust starf

• Heldur utan um umsóknir og stöðu umsókna gagnvart umsækjenda

• Flokkun umsókna

• Úrvinnsla umsókna

• Gerð ráðningarsamnings

• Stöðluð bréf – send á þá sem ekki voru ráðnir

• Mikill tímasparnaður

8/29

Sjálfsafgreiðsla starfsmanna

• Launaseðlar

• Persónuupplýsingar • Símanúmer

• Netfang

• Tengiliður í neyð

• Breyting á bankareikningi

• Formleg menntun• Skólar

• Starfsleyfi

• Endur- og símenntun• Námskeið og/ eða önnur fræðsla

9/29

Sjálfsafgreiðsla stjórnenda

• Launaseðlar starfsmanna• Persónuupplýsingar starfsmanna

• Símanúmer• Netfang • Tengiliður í neyð

• Breyting á bankareikningi• Formleg menntun starfsmanna

• Skólar• Starfsleyfi

• Endur- og símenntun starfsmanna• Námskeið og/ eða önnur fræðsla

• Skýrslur um starfsmenn - heildarsýn

10/29

Fræðslukerfið (OLM)

• Heldur utan um fræðslu og þjálfun

innan stofnunar - námskrá - flokkar

• Námskeið, vefnámskeið og próf

• Fræðslusaga starfsmanns myndast í kerfinu» Aðgengileg starfsmanni, yfirmanni og mannauðsdeild

• Hægt að setja upp samþykktarferli» Eða hafa þannig að starfsmenn sækja námskeið í samráði við sinn næsta yfirmann

(bein skráning)

• Hægt að stýra skráningu, biðlistum, afrita nemendur, afrita námskeið, senda póst á skráða þátttakendur, taka út mætingalista

• Forsíða fræðslukerfis https://apex.orri.is/ords/f?p=13411/29

Embla

• Embla er greiningartól með beintengingu við Orra

• Heldur utan um greiningar tengdar innleiðingu á jafnlaunastaðli

• Ferlið sem fylgt er í Emblu er eftirfarandi: • Innskráning: greining sem á að vinna skilgreind: heiti, tímabil, útskýringar.

• 1-2. Uppsetning: Skilgreina yfir- og undirviðmið og vægi þeirra í samræmi við þær kröfur sem störfin gera til starfsfólks.

• 3. Flokkun starfa: Störf eða starfahópar eru flokkuð samkvæmt viðmiðunum.

• 4. Flokkun persónubundinna þátta.

• Niðurstöður: Embla keyrir launagreiningar byggðar á umræddum viðmiðum, flokkun/greiningu starfa og þeim upplýsingum sem eru í Orra.

• Jafnlaunavottun - greiningu lokað.

12/29

Markmið ríkisins

• Notendavænt og skilvirkt kerfi • Hægt að ná samræmdum upplýsingum út• Allar stofnanir séu notendur • Réttar upplýsingar fari inn í kerfið og sé viðhaldið til að ná réttum upplýsingum út

• Fyrir starfsmenn og stjórnendur • Stofnanir – mannauðsdeildir• Ríkið

• Vöruhús gagna• Tölfræði úr öllum kerfishlutum mannauðskerfis • Svara kalli notenda eftir fyrirfram skilgreindum skýrslum• Birta upplýsingar um fjölda starfsmanna, stöðugildi, kyn, aldursdreifingu, menntun,

starfsmannaveltu, veikindafjarvistir o.fl.

13/29

Upplýsingar inn

• Fylgja verklagi og gátlista frá FJS

• Nauðsynlegt að skrá ákveðnar upplýsingar inn og viðhalda þeim, til að ná æskilegum upplýsingum út

• Leiðbeiningar á heimasíðu Fjársýslu fjs.is

• Rétt og samræmd notkun á kerfi leiðir til:

• Mikils tímasparnaðar

• Skilvirkari verkferla

• Gagnlegra upplýsinga, sem nýtast við stefnumótun, stýringu mannauðs, greiningar, jafnlaunavottun, gerð kjarasamninga og stofnanasamninga, samskipta við stéttarfélög og samanburðar við aðrar sambærilegar einingar

14/29

Upplýsingar - hægt að taka út í dag

• Fjöldi starfsmanna og stöðugilda• Aldursdreifing• Kyn• Menntun• Viðbótarfræðsla• Starfsmannavelta• Laun og samsetning þeirra• Nýráðningar• Fjarvistir• Stjórnendur• Starfslok og ástæður þeirra o.fl.

15/29

Hvað eru margir boltar af hverjum lit?Í hvaða lit vantar einn bolta?

16/29

En núna?

17/29

Nýjungar

• Þróunarhópur

• Bradford skýrsla

• Nýtt viðmót umsækjenda í ráðningarkerfi

• Skalað fyrir snjalltæki

• Íslenska/ enska

• island.is

• Nýtt form rafrænna ráðningarsamninga

• Rafrænar breytingabeiðnir

• Rafrænar undirritanir

• Umbætur á ráðningarhluta zip skrá o.fl.

• Mat á menntun

• Uppfærsla kerfis haustið 2018

• Embla

• Forsíða fræðslukerfis

• Smástund

• Mannauðsskýrslur í Aski18/29

FORSENDUR LAUNARÖÐUNAR

19/29

Starf og viðbótarupplýsingar

20/29

Forsendur launaröðunar/Viðbótarlaun

21/29

Sýnishorn

22/29

Forsendur launaröðunar

23/29

Afstemming við útborgunarlaunaflokk

24/29

Hæfni starfsmanna

25/29

Hægt er að halda utan um hæfni starfsmanna í Orra

• Tengja við auglýst störf og umsækjendur í ráðningarkerfi

• Tengja við starfsheiti og/ eða skipulagseiningar➢Lágmarks- og hámarkskröfur

➢Nauðsynlegar eða æskilegar kröfur

• Sjá hvort starfsmenn uppfylla hæfnikröfur starfa

• Bera saman skráða hæfni og kröfur myndrænt

• Tengja við fræðslu í fræðslukerfi

• Finna sambærilega starfsmenn við þá sem eru að hætta

• Manna vaktir í VinnuStund26/29

• Mannauðsstjórnun verður faglegri

• Laðar að rétta fólkið og flýtir ráðningarferlinu

• Rétta starfsfólkið í réttum störfum á réttum tíma

• Starfsfólkið býr yfir réttri þekkingu

• Starfsfólk upplifir meiri starfsánægju

• Þekkingu starfsmanna er viðhaldið

• Haldið er í hæft starfsfólk og starfsmannavelta lækkar

• Upplýsingar um hvaða starfsmenn hafa sérhæfða færni og reynslu sem erfitt væri að missa eða gott að grípa til

Ávinningur af hæfniskráningu

27/29

28/29

Nýtum okkur kerfið

29/29