AME - Fjársýsla ríkisins · 2013-11-25 · AME Samþykktarferli, Leiðbeiningar fyrir samþykkjendur 20.9.2012 Fjársýsla Ríksins Bls. 3 Þorkell Pétursson Yfirlit yfir rafrænt

AME

Samþykktarferill í ORRA

Leiðbeiningar September 2013

Efnisyfirlit: 1. Um samþykktir reikninga ................................................................................................ 2

Hvaða breytingar eiga sér stað á verklagi samhliða innleiðingu ................................................... 2 Aðgangur notenda ........................................................................................................................ 2 Tími til samþykktar ........................................................................................................................ 2 Yfirlit yfir rafrænt samþykktaferli.................................................................................................. 3

2. Hvar finn ég tilkynningar? ............................................................................................... 4 Skoða allar tilkynningar ................................................................................................................. 4

3. Hvernig á að samþykkja reikninga ................................................................................... 5 Skoða reikning ............................................................................................................................... 6 Reikningi hafnað ........................................................................................................................... 7 Samþykkja fleiri en einn reikning .................................................................................................. 7

4. Ítrekanir reikninga og tímamörk...................................................................................... 8 Stigmögnun (Ítrekun) til yfirmanns ............................................................................................... 8 Endurúthlutun reikninga ............................................................................................................... 9

5. Viðhald á samþykktarreglum ......................................................................................... 10 6. Orlofsreglur ................................................................................................................... 11

AME Samþykktarferli, Leiðbeiningar fyrir samþykkjendur 20.9.2012

Fjársýsla Ríksins Bls. 2 Þorkell Pétursson

1. Um samþykktir reikninga Fjársýslan vinnur að því að koma öllum reikningum frá birgjum á rafrænt form og setja upp rafræna samþykktarferla sem stýra samþykkt reikninganna. Bæði er hægt að setja skannaða reikninga og rafræna reikninga til samþykktar í samþykktarferli.

Samþykkt er yfirleitt skipt milli tveggja aðila. Í grófum dráttum á segja að hlutverk samþykkjanda er að:

staðfesta móttöku vöru eða þjónustu staðfesta verð og önnur ákvæði samnings staðfesta bókun heimila greiðslu

Mikilvægt er að hlutverk og ábyrgð allra aðila sem koma að ferlinu sé skýrt og hugað sé að öllum ofangreindum atriðum. Hægt er að hafa fleiri samþykkjendur í ferlinu en tvo, en hafa ber í huga að það eykur þann tíma sem reikningur er í ferli og gerir allt viðhald ferlanna þyngra. Því er mælt með því að samþykktaraliðar séu ekki fleiri en nauðsyn ber til.

Bent skal á að aðilar sem eingöngu vilja fylgjast með útgjöldum og stöðu einstakra reikningsliða er bent á að nýta sér stöðuskýrslur og hreyfingayfirlit frekar en að vera hluti af samþykktarferli.

Starfsmenn sem gegna hlutverki í samþykktarferli, skulu fara reglulega inn í sjálfsafgreiðslu Orra og afgreiða allar tilkynningar sem bíða.

Hvaða breytingar eiga sér stað á verklagi samhliða innleiðingu Það sem helst má nefna er:

Þess er krafist að birgjar hætti að senda reikninga á pappír þegar þeir hefja sendingar með rafrænum hætti. Það er nokkuð mismunandi enn hvernig er staðið að því og því nauðsynlegt að hafa auga með því að reikningar séu ekki tvíbókaðir, bæði pappír og rafrænt.

Reikningar sem koma inn með rafrænum hætti fara í rafrænt samþykktarferli Reikningar eru sýnilegir í GL strax þegar þeir fara til samþykktar AP kerfið sér um að greiða reikninga sem berast með rafrænum hætti. Til að koma í veg fyrir

mögulegar tvígreiðslur skal því gæta þess að: o ekki er heimilt að greiða reikninga í heimabanka o ef reikningar hafa verið gjaldfærðir á innkaupakort þarf að tékka sérstaklega á því að birginn

hætti þeirri gjaldfærslu, annar eru þeir tvígreiddir. Reikninga skal greiða með millifærslum í stað greiðsluseðla. Reikninga skal greiða í Orra, ekki í heimabanka.

Aðgangur notenda

Notendur sem gegna hlutverki í samþykktarferli þurfa einungis ábyrgðarsviðið „Sjálfsafgreiðsla

starfsmanna“ sem allir notendur eiga að hafa sjálfkrafa.

Tími til samþykktar Notandi sem gegnir hlutverki samþykkjanda hefur samtals 7 daga til að bregðast við og samþykkja reikninginn, honum er send ítrekun eftir fjóra daga sem gildir í 3 daga. Sé ekki brugðist við reikninginum innan 7 daga er hann sendur til yfirmanns (sem er tilgreindur í Starfsmannakerfi Orra).



Yfirlit yfir rafrænt samþykktaferli

1. Móttaka: reikningur berst á rafrænan hátt til Orra.

2. Bókun: Bókunarvél Orra setur á reikning bókunarstreng (um það við 30-50% reikning).

a. Ef reikningur vísar til pöntunar er bókun byggð á henni.

3. Bókari staðfestir að reikningurinn sé réttur og eigi erindi til stofnunar. Þá hefst samþykkt.

4. Samþykkjandi fær póst frá Orra um að reikningur bíði samþykktar.

5. Notandi skráir sig inn í Orra og samþykkið reikninginn þar. Nánari upplýsingar um það eru í meðfylgjandi leiðbeiningum.

6. samþykktur reikningur þá fer hann til Ríkisféhirðis sem í kjölfarið greiðir reikninginn á tilsettum tíma.

7. Sé reikninginum hafnað þá fer hann aftur til bókarans. Því er mikilvægt að skrifa góða ástæðu/athugasemd hvers vegna reikninginum sé hafnað svo bókari geti þá tekið tillit til þeirra athugasemda og komið reikninginum aftur í samþykkt sem fyrst.

Bókari bókar reikning. Staðfestir og hefur

samþykkt.

Samþykkjandi 1 fær

reikninginn í hendurnar

Samþykktur?

Hafnað

Já

Samþykkjandi 2 fær

reikninginn í hendurnar

Samþykktur?

Hafnað

Já

Gjaldkeri fær reikninginn

til greiðslu.

Yfirmaður samþykkjanda

2 fær reikninginn til sín

Yfirmaður samþykkjanda

1 fær reikninginn til sín Ekki

sinnt

Sendur til baka

Sendur til baka

Bókari endurskoðar

reikning

Ferlið byrjar hér:

Ekki

sinnt



2. Hvar finn ég tilkynningar? Til þess að samþykkja reikninga er valið ábyrgðarsviðið Sjálfsafgreiðsla starfsmanna. Þegar smellt er á krækjuna Tilkynningar opnast listi sem sýnir tilkynningar um það sem bíður samþykktar.

Þegar tilkynningaglugginn er opnaður sýnir hann lista yfir Opnar tilkynningar. Til þess að opna tilkynningu er smellt á viðkomandi krækju.

Skoða allar tilkynningar Notandi getur breytt einnig valið Allar tilkynningar í flipanum View og birtast þá allar tilkynningar sem viðkomandi hafa borist og enn eru geymdar í kerfinu.

Þegar skoðaðar eru allar tilkynningar, geta þær haft þrenns konar stöðu (sjá dálk lengst til hægri): Opna Tilkynning er óafgreidd. Lokað Tilkynning hefur verið afgreidd, samþykkt eða hafnað af samþykkjanda. Afturkallað Tilkynningu hefur ekki verið sinnt og er afturkölluð af kerfinu. Í því tilfelli hefur

kerfið sent upplýsingar um það til næsta yfirmanns eða eftirlitsaðila.



3. Hvernig á að samþykkja reikninga Þegar notandi hefur valið tilkynningu (sjá hér að ofan) birtist hún notanda (sjá hér að neðan). Tilkynningin sjálf skiptist í nokkra hluta og samþykkjandi getur smellt á Samþykkja, Hafna eða Endurúthluta. Hnappar til þess að samþykkja og hafna eru bæði efst og neðst á skjámyndinni.

Samþykkja reikning – Notandi staðfestir viðkomandi reikning

Hafna reikningi – Reikningur ekki samþykktur eða breyting á bókun reiknings

Endurúthluta – Notandi framsendir tilkynningu til annars aðila

Samþykkjandi, Dagsetning og tími

Uppl. um reikninginn

Bókun á reikningi

Krækja í mynd af reikningi, geta verið fleiri en ein.

Samþykktarsaga og

athugasemdir

samþykkjenda

Athugasemdir samþ.

Sé reikningi hafnað þarf

að skrá skýringu.

Sé hakað hér þá birtist

tilkynningin aftur eftir

að hún er samþykkt

Smellt hér til að

samþykkja reikning

Smellt hér til að hafna

reikning

Endurúthluta reikningi.

Sjá nánar í kafla X.X



Skoða reikning

Hægt er að skoða reikning sem er í samþykktarferli með því að smella á krækju í mynd hér að

ofan. Þá birtist reikningurinn eins og hann berst frá birgja. Flestir reikningar eru sýndir í sama

útliti til einföldunar fyrir notendur. Kosturinn er að þá er framsetning gagna fyrir notenda alltaf

með sama hætti óháð birgja. Hér að neðan má sjá dæmigerðan reikning með framsetningu Orra.

Athugið, upplýsingar og tölur í þessu dæmi eru ekki endilega réttar.



Reikningi hafnað Helstu ástæður þess að reikningi er hafnað eru:

Bókun reiknings. Notandi skráir athugasemd til bókara sem breytir bókun. Reikningi er alltaf hafnað þegar koma þarf einhverjum breytingum eða leiðréttingum til bókhaldsins.

Reikninginn sjálfur. Notandi hafnar reikningi vegna viðskiptaskjara s.s. einingaverð. Notandi er sjálfur ábyrgur fyrir að hafa samband við birgja og fá reikning leiðréttan eða gera grein fyrir hvers vegna honum hefur verið hafnað.

Ef reikning er hafnað þarf alltaf að skrá ástæðu höfnunar í svæðið Athugasemdir samþykktaraðila. Samþykkjandi getur sett inn athugasemd hvort sem reikningi er hafnað eða hann samþykktur. Athugasemdin hangir þá við færslu reikningsins í bókhaldinu þaðan í frá.

Athugið, að ef reikningi er hafnað og ástæða er ekki skráð í svæðið Athugasemdir samþykktaraðila breytist staða tilkynningarinnar ekki í Lokað og tilkynningin er áfram óafgreidd.

Samþykkja fleiri en einn reikning Þegar starfsmaður þarf að samþykkja fleiri en einn reikning þá er hægt að haka við „Velja“ við hvern reikning og smella á „Opna“. Þegar það er gert þá opnast tilkynningarnar hver á fætur annari eftir að búið er að afgreiða.

Athugasemdir



4. Ítrekanir reikninga og tímamörk Þegar samþykktaraðili færi tilkynningu í pósti um reikning sem bíður samþykktar hefur hann samtals sjö daga til að afgreiða hann. Að liðnum fjórum dögum er honum send ítrekun. Sé reikningi ekki sinnt innan sjö daga (samtals) er tilkynning send á yfirmann viðkomandi starfsmanns. Yfirmaðurinn hefur þá kost á því að samþykkja, hafna eða senda reikninginn aftur til undirmanns síns. Nánar er farið í eftirlitshlutverk yfirmanns á blaðsíðu 7.

Athugið, að þessi tímamörk taka ekki tillit til eindaga eða gjalddaga reiknings.

Stigmögnun (Ítrekun) til yfirmanns Ef starfsmaður sinnir ekki hlutverki sínu sem samþykktaraðili er tilkynning send yfirmanni hans. Sú tilkynning er svipuð almennu tilkynningunni fyrir utan auka-hnapp. „Resend to Approver“ gerir starsmanni mögulegt að senda samþykktina aftur til undirmannsins og fær hann þá aftur sjö daga til að sinna henni. Rétt er að yfirmaður athugi ástæðu stigmögnunar áður en tilkynning er send aftur til samþykktar.

Tilkynningarnar líta eins út í vinnulistanum nema það bætist „stigmagnað úr“ aftast við lýsinguna.

Yfirmaðurinn fær sjö daga til að sinna tilkynningunni, að þeim tíma loknum er reikninginum sjálfvirkt hafnað. Í þvi tilfelli þarf bókari að koma að máli ef setja á reikninginn aftur af stað í samþykkt.

Tímarammi til

samþykktar sést hér.



Endurúthlutun reikninga Við endurúthlutun reikninga er beiðni um samþykki framsend til annars starfsmanns. Það gerist ef starfsmaður vill af einhverjum ástæðum að annar starfsmaður (t.d. ábyrgðaraliði verkefnis) samþykki tiltekinn reikning.

Takið eftir að endurúthlutun er einungis óskað eftir að annar starfsmaður taki aftstöðu til tiltekins reiknings, ábyrgð í samþykktarferli er ekki hægt að flytja með þessum hætti.

Nafn þess sem á að samþykkja reikninginn er sett í reitinn hliðina á „Allir starfsmenn og notendur“. Tryggt þarf að vera að hann sé skráður notandi í Orra.

Athugið, að þessi listi sýnir alla starfsmenn ríkisins, gætið því þess að notendanafn og netfang séu rétt. Í athugasemdir er hægt að setja skilaboð til þess sem skal samþykkja reikninginn. Að lokum er smellt á „Gangsetja“

ATH.:

Ekki er hægt að nota þessa virkni til að fá álit annars aðila. Reikningur kemur ekki aftur til baka til upprunalega samþykktaraðilans.

Ekki er hægt að nota þessa virkni til að bæta samþykkjanda við ferlið. Ef óskað er eftir samþykki annars aðila við einstaka reikninga er einfaldast að prenta þá út og láta viðkomandi skrifa upp á. Starfsmaður skráir síðan í samþykktarferli tilvísun í viðbótaraðila sem athugasemd og geymir pappír með áritun.



5. Viðhald á samþykktarreglum FJS hefur sett upp feril sem heimilar stofnunum sjálfum að viðhalda samþykktarreglum, hvaða

notendur skuli samþykkja reikninga fyrir einstök viðföng. Samþykktaraðilar á hverju viðfangi geta

verið allt að fjórir. Gefnar hafa verið út sérstakar leiðbeiningar „Uppsetningar og viðhald á

samþykktarreglum fyrir viðföng“ sem er viðhaldið af FJS.



6. Orlofsreglur Orlofsreglur er tæki til þess að flytja tímabundið ábyrgð á samþykkt reikninga yfir á staðgengil/fulltrúa. t.d.

á meðan samþykkjandi er í orlofi. Starsmaður verður að gæta þess að gera þetta ÁÐUR en orlof hefst.

1. Tengjast Orra og smella á Sjálfsafgreiðsla starfsmanna og smella svo á Tilkynningar

2. Í sjálfsafgreiðslu starfsmanna er smellt á Orlofsreglur

3. Til þess að Stofna Orlofsreglu er smellt á hnappinn “Stofna reglu”

4. Í Vörutegund er valið „Allt“ og smellt á hnappinn „Næsta“



5. Orlofsregla: Svar. Skráning á orlfosreglu

a. Upphafs dags. Kerfið kemur sjálfgefið með þann dag og tíma sem Orlofsreglan er stofnuð. Hægt er að skrá dagssetningu reglu fram í tímann. t.d að hún byrji að virka 01.07.2011 00:00:00. Einnig er hægt að smella dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.

b. Lokadags. Hægt er að setja lokadags. á regluna t.d. 28.05.2011 14:34:34. Reglan hættir þá að virka 28 maí 2011 kl. 14:34. Einnig er hægt að smella dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.

c. Skilaboð. Hægt er að setja inn skilaboð til staðgengils/fulltrúa. t.d. „Verð á Spáni í viku. Viltu samþykkja alla reikninga fyrir mig.“ Gott er að hafa skilaboð stutt og hnitmiðuð.

d. Endurúthluta. Hér er staðgengill fundinn. Valið er „Allir starfsmenn og notendur“ smellt á “stækkunarglerið” og þá opnast leitargluggi. (Sjá mynd hér að neðan)

e. Framsenda svar. Alltaf skal haka í Framsenda svar. Athugið, sé regla vistuð með “Flytja tilkynningareignarhald” þá þarf að eyða henni og byrja upp á nýtt.

f. Í leitarglugga er hægt að leita að staðgengili/fulltrúa í starfsmannalista.

g. Þegar smellt er á „Apply“ er reglan vistuð. Reglan verður virk á upphafs dagsetningu.

Leita skal eftir „Heiti“ og Smellt á hanppinn „Hefja“. Ath. að hægt er að nota % til þess að leita eftir

hluta nafns t.d. slá inn Þorkell% og fá alla starfsmenn sem heita Þorkell.Þegar staðgengill er

fundinn er smellt á táknið undir “Flýtival”

a

b

b

d e f



Athugið:

Þegar leitað er að staðgengli er mikilvægt er réttur aðili sé valinn. Kerfið er þannig uppsett að allir

starfsmenn eru sýnilegir en aðeins er mögulegt að velja starfsmenn sem tilheyra sömu stofnun.

Einnig er eitthvað um alnafna í kerfinu svo sýna þarf aðgát þegar staðgengill er valinn.

Gætið þess einnig að notandanafn og netfang sé til staðar og rétt. Ef netfang er ekki til staðar skal

hafa samband við launafulltrúa stofnunar.

6. Orlofsregla tilbúin

Þegar búið er að skrá orlofsrelgu birtist hún með svipuðum hætti og sést hér að neðan.

7. Viðhald á orlofsreglum

Hægt er að skoða virkar orlofsreglur í verklið: Sjálfsafgreiðslu starfsmanna > Tilkynningar

(sjá lið nr.2) og breyta þeim.

a. Uppfæra. Ef smellt er á „Blýantinn“ undir „Uppfæra“ er hægt að framkvæma breytingar á orlofsreglunni. t.d. breyta upph.dags, lokadags o.sfrv. (sjá bls. 11)

b. Eyða. Ef smellt er á „Ruslatunnuna“ undir „Eyða“ er orlofsreglunni eytt.

Documents

AME - Fjársýsla ríkisins · 2013-11-25 · AME Samþykktarferli, Leiðbeiningar fyrir samþykkjendur 20.9.2012 Fjársýsla Ríksins Bls. 3 Þorkell Pétursson Yfirlit yfir rafrænt