13.3 Mengelola Perjanjian Stakeholder Mengelola perjanjian stakeholder adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para stakeholder untuk memenuhi kebutuhan / harapan, masalah yang terjadi, dan mendorong keterlibatan stakeholder sepanjang proyek. Manfaat proses ini adalah memungkinkan manajer proyek untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan resistensi dari para stakeholder dan secara signifikan meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek.

Pengelolaan perjanjian stakeholder melibatkan kegiatan sebagai berikut. Melibatkan stakeholder untuk mendapatkan komitmen untuk keberhasilan proyek; Mengelola harapan stakeholder melalui negosiasi dan komunikasi, memastikan tujuan proyek tercapai; Menangani masalah potensial yang belum terjadi dan mengantisipasi masalah yang akan datang Memperjelas dan memecahkan masalah yang telah diidentifikasiKemampuan para stakeholder untuk mempengaruhi proyek biasanya tertinggi pada tahap awal dan akan semakin rendah saat proyek berlangsung.

13.3.1 Mengelola Perjanjian Stakeholder: Input13.3.1.1 Rencana Pengelolaan Stakeholder Rencana pengelolaan stakeholder memberikan pedoman bagaimana sebagai stakeholder dapat terlibat baik dalam proyek. Rencana pengelolaan stakeholder menjelaskan metode dan teknologi yang digunakan untuk komunikasi stakeholder.13.3.1.2 Rencana Pengelolaan Komunikasi Rencana pengelolaan komunikasi memberikan panduan dan informasi di mengelola ekspektasi stakeholder. Informasi yang digunakan, yaitu kebutuhan komunikasi stakeholder, informasi yang dikomunikasikan, alasan untuk distribusi informasi, orang atau kelompok yang akan menerima informasi, dan proses eskalasi.13.3.1.3 Perubahan LogPerubahan log digunakan untuk mendokumentasikan perubahan yang terjadi selama proyek. 13.3.1.4 Aset Proses OrganisasiAset proses organisasi pada hal ini adalah kebutuhan komunikasi organisasi, prosedur manajemen masalah, merubah prosedur kontrol, dan informasi tentang proyek-proyek sebelumnya.13.3.2 Mengelola Stakeholder Engagement: Alat dan Teknik13.3.2.1 Metode KomunikasiMetode komunikasi diidentifikasi untuk setiap stakeholder berdasarkan kebutuhan komunikasi, manajer proyek memutuskan bagaimana, kapan, dan dimana metode ini akan digunakan dalam proyek.13.3.2.2 Keterampilan InterpersonalManajer proyek menerapkan keterampilan interpersonal untuk mengelola ekspektasi stakeholder. Contohnya membangun kepercayaan, menyelesaikan konflik, dsb.13.3.2.3 Keterampilan ManajemenManajer proyek menerapkan keterampilan manajemen untuk mengkoordinasikan dan menyelaraskan kelompok ke arah mencapai tujuan proyek. Contohnya negosiasi kesepakatan untuk memenuhi kebutuhan proyek.13.3.3 Mengelola Stakeholder Engagement: Output13.3.3.1 Isu LogPelibatan stakeholder dalam mengelola dapat mengakibatkan pengembangan log masalah. Log ini diperbarui baru masalah diidentifikasi dan isu-isu saat ini diselesaikan.13.3.3.2 Perubahan PermintaanPelibatan stakeholder dalam mengelola dapat mengakibatkan permintaan perubahan produk atau proyek. 13.3.3.3 Pembaruan Rencana Manajemen Proyek Rencana ini diperbarui ketika terdapat persyaratan baru atau perubahan dari stakeholder yang telah diidentifikasi. 13.3.3.4 Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek yang dapat diperbarui pada daftar stakeholder. Pembaruan informasi terjadi ketika para stakeholder baru diidentifikasi, atau jika stakeholder yang terdaftar terlibat dalam atau terkena dampak proyek.13.3.3.5 Pembaruan Proses Organisasi Aset Aset proses organisasi yang dapat diperbarui, yaitu pemberitahuan kepada stakeholder, laporan proyek, presentasi proyek, catatan proyek, umpan balik dari para stakeholder, dan dokumentasi.