[ 1 ]Luis Manuel Chaca Vélez

Guia práctica para aprender a usar este programa

Word2003Microsoft Office

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© Manvek EditoresMANVEK S.A.

Edición, Diseño yDiagramaciónLuis Manuel Chaca Vélez

Huancayo, 2006

Todos los derechos sonreservados.

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Microsoft Office Word es uno de los procesadores de texto más potentes del mundo, ya que posee una interfaz sencilla e intuitiva y además la interfaz de MS Word puede ser personalizada por completo, para complementarse incorpora un editor de Visual Basic que potencia toda la implementación correspondiente.

También MS Word puede integrarse a otros programas siendo el paquete de MS Office una de las más trasparentes. Y si no fuera poco también posee conexión a base de datos mediante una conexión ODBC; todo esto son solo unas cuantas funciones del enorme potencial de este programa.

Este libro esta estructurado de una forma sencilla para las personas que deseen aprender a usar este programa adecuadamente y también encontrarán tip’s y trucos para complementar su aprendizaje. ¡Así que manos a la obra! … o al teclado…

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Intalando Microsoft Office 2003

Tabla de contenidos: - Historia de la computación - Eras de las computadoras - Las partes de la computadora - La historia de la computación

C a p i t u l o

1En esta sección aprenderas a realizar los diversos tipos de instalaciones y pre-configuraciones de los paquetes de Microsoft Office 2003

Microsoft Offi ce 2003Microsoft Office consta de 5 discos de instalación, en este libro se indica el proceso de instalación del primer disco, pues en él vienen los programas principales. Si deseamos instalar todos los discos solo siga el mismo procedimiento.

El siguiente cuadro nos muestra el contenido de cada disco de instalación de Microsoft Office.

CD 1 Microsoft Office Access

Microsoft Office Excel

Microsoft Office Infopath

Microsoft Office Outlook

Microsoft Office PowerPoint

Microsoft Office Publisher

Microsoft Office Word

CD 2 Microsoft Office FrontPage

CD 3 Microsoft Office Project

CD 4 Microsoft Office OneNote

Microsoft Office Visio

CD 5 ClipArt - Galería Multimedia

Instalación de Microsoft Offi ce 2003El proceso de instalación para el Office se realiza con la ayuda de un asistente que nos simplifica el trabajo. Para comenzar revisemos nuestro software que posee el respectivo número de serie, luego introducimos el primer Cd Rom.

La pequeña ventana que aparece con el titulo de “Windows Installer” nos informa que el asistente de instalación esta cargando en la Pc.

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El asistente se inicia y solo nos queda esperar hasta que termine de cargar.

Si deseamos salir de la Instalación de Ms Office solo tiene que pulsar el botón Cancelar, enseguida veremos un cuadro de confirmación donde nos pregunta si deseamos salir o no.

Si cancelamos la instalación veremos una ventana que nos confirma que la instalación fue cancelada con éxito.

Ahora necesitamos ingresar la Clave del producto, que consta de 25 caracteres que encontrará en el Certificado de autenticidad o en el adhesivo situado en el reverso de la caja del CD.

Luego de ingresar la clave, el asistente necesita información referente al propietario del programa para auto-rrellenar los comentario de los documentos creados con el MS Office.

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Nombre de usuario: Escriba su nombre completo, ya que este nombre se utilizará en el cuadro Autor del cuadro de diálogo Propiedades (menú Archivo) de los programas de Microsoft Office. Si está llevando a cabo una instalación administrativa, esta opción no estará disponible. Iniciales.

Escriba sus iniciales. Si está llevando a cabo una instalación administrativa, esta opción no estará disponible.

Organización: Escriba el nombre de su compañía u organización. Se trata de un campo opcional.

Ahora veremos un Contrato de licencia, donde Microsoft nos explica los términos de uso y además explicaciones sobre la licencia.

Tenemos que aceptar este contrato o de lo contrario no podremos continuar.

El asistente nos muestra los distintos tipos de Instalación que podemos realizar.

Actualizar: Solo podrá ver esta opción si tiene instalada una versión anterior de Microsoft Office, esta opción instala la nueva versión del producto según la configuración actual. El programa de instalación eliminará esta versión anterior. Si desea conservarla en lugar de eliminarla, elija Instalación personalizada, que permite especificar las aplicaciones que se desean conservar.

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Instalación típica: Esta opción instala todos los archivos más utilizados para ejecutar los programas de Microsoft Office 2003. Además incluye herramientas de Office como el corrector ortográfico y las herramientas de corrección de gramática y sinónimos.

Instalación completa: Una instalación completa instala todos los productos y herramientas de Microsoft Office.

Instalación mínima: sólo instala los componentes necesarios mínimos. La mayoría de las otras funciones se instalarán cuando se utilicen por primera vez. Esta opción no está disponible si está instalando el Office 2003 Multilingual User Interface Pack o las Herramientas de corrección de Microsoft Office 2003.

La instalacion típica ocupa aproximadamnete unos 686 Mb.

La instalacion completa ocupa aproximadamnete unos 877 Mb.

La instalacion mínima ocupa aproximadamnete unos 488 Mb.

Personalizada: Una instalación personalizada permite seleccionar entre una lista de funciones y componentes de Office disponibles, elegir el modo de instalación y decidir si desea conservar la versión anterior de los programas de Office.

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Primer Contacto conMicrosoft Word

Tabla de contenidos: - Historia de la computación - Eras de las computadoras - Las partes de la computadora - La historia de la computación

C a p i t u l o

2En esta sección aprenderas a manipular los principios de entorno de trabajo de Microsoft Office y la personalización para lograr adaptarlo a nuestras necesidades.

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Ingresando a Microsoft Offi ce WordUna vez que hayamos instalado el paquete de Microsoft Office el asistente de instalación creará un nuevo grupo de programas con el título de Microsoft Office 2003 en el cual encontraremos accesos directos para cada uno de los programas.

Otra forma de ingresar usando el cuadro de diálogo de Nuevo documento de Office.

Si acabas de instalar MS Office verás que Windows resalta el menú correspondiente al programa que acabas de instalar.

A continuación veremos una ventana donde tendremos que elegir el elemento “Documento en blanco” y luego damos clic en el botón Aceptar.

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Las operaciones que hicimos son solo para iniciar MS Word, luego recién veremos la ventana del programa donde podremos trabajar.

El entorno de trabajoComo vemos en el gráfico Ms Word nos presenta una Interfaz colorida y sencilla, tenemos que tener en cuenta que trabajamos con ventanas SDI (Single document interface – Interfaz de documento único).

En la diversidad de programas que existen se han estandarizado dos modelos de ventanas multi-documentos.

MDI significa que veremos pequeñas ventanas hijo dentro de otra más grande llamada ventana madre.

SDI donde veremos un documento por cada ventana.

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La interfaz inicial de Ms Word es como vemos en el gráfico, este esquema no es el más indicado, ya que esta diseñado para economizar el espacio al máximo.

Recuerde que Ms Word puede ser personalizado y puede cambiar de posición, redimensionar y crear cualquier barra, tal como vemos en el siguiente gráfico.

Partes de la ventana de MS Word

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1 . B a r r a d e m e n ú

Es una barra incorporada con nombres menú que muestran determinados grupos de comandos clasificados según su función.

Un menú es una lista de comandos que se muestra al hacer clic en un nombre de menú de una barra de menús u otra barra de herramientas.

Los menús de la barra de menú se personalizan automáticamente mostrando solo los comandos más usados y ocultando el resto. Cuando inicia por primera vez el MS Office solo se muestran los comandos básicos y según la frecuencia de uso estos se personalizan.

El botón expandir esta presente solamente cuando existen elementos ocultos, para poder verlos basta con dar un clic sobre este botón.

En Los gráficos podemos ver que el primer menú esta comprimido mostrando los comandos básicos, pero si damos un clic sobre el botón expandir entonces veremos todos los comandos disponibles.

El botón expandir esta presente solamente cuando existen elementos ocultos, para poder verlos basta con dar un clic sobre este botón.

Menú comprimido Menú expandido

2 . B a r r a d e h e r r a m i e n t a s

Son las barras que podemos ver comúnmente por los bordes de la ventana, estas barras poseen diversos controles como: botones, cuadros combinados de lista, menús, etc. Además pueden ejecutar varios comandos según su configuración.

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Partes de la barra de herramientas

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a. Controlador de movimientoSe usa para mover ó cambiar de posición cualquier barra o paleta que posea este control.

b. ControlesEn esta parte están ubicados todos los botones o listas combinadas correspondientes a los diversos comandos.

c. Separador de grupoUsado para separar los controles de una barra de herramientas, de esta forma podemos diferenciar los controles según su función o cualquier otra propiedad.

d. OpcionesMuestra las opciones de personalización de las barras de herramientas. Si la ventana que contiene a la barra es muy pequeña hay elementos que pueden ser vistos y estos se encuentran ocultos dentro de este botón.

Las barras de herramientas poseen dos estados, el primero es el de Acople donde la barra se encuentra pegada en un borde la de ventana y el segundo es Flotante donde la barra se encuentra sobre documento además en este estado la barra puede ser redimensionada, para conseguir una similitud con el espacio de trabajo orientado en paletas de Adobe.

Barra acoplada

Esta es la forma que tendrá la barra cuando este pegado a un borde la ventana, este diseño es muy bueno cuando deseamos economizar el espacio de trabajo.

Barra flotante

Como vemos en el gráfico la barra ahora muestra su título y además oculta el control de movimiento, porque ahora usaremos el título para esa misma operación.

Recuerda que cuando la barra esta en estado flotante muestra un título en donde podemos ver el nombre de la barra, también posee en la parte derecha dos botones el primero ( ) es para ver las opciones y el segundo ( x ) es para cerrar la barra.

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Partes del Panel de tareas

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3 . P a n e l d e t a r e a s

Es una ventana que posee propiedades de las barras de herramientas, muestra los comandos más utilizados y posee un diseño compacto que nos permite trabajar con ella mientras trabajamos en un documento.

Si las barras de herramientas son cerradas, estas pueden volver a mostrarse o viceversa, para ello solo tenemos que dar un clic sobre el menú “Ver > Barra de herramientas” y luego elegimos la barra que deseemos Mostrar u ocultar.

Recuerde que MS Word inicia por primera vez mostrando dos barras de herramientas: Estándar y Formato.Además se recomienda que solo muestre las Barras de herramientas necesarias, pues de lo contrario el espacio de trabajo se llenará y no podremos trabajar cómodamente.

Los check simbolizan a las barras visibles, solo tienes que dar un clic sobre la barra que desees para activarla.

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5 . R e g l a s

Barras horizontales y verticales con unidades de medida, ubicadas en la parte superior e izquierda de la ventana, que cumplen la función de informar sobre las dimensiones actuales y posición según las unidades con las que trabaja (Centímetros o pulgadas).

6 . Á r e a d e t r a b a j o

Es el área en la que se desarrollan todos los trabajos, se encuentra disponible en 5 modos de vista distintos (normal, diseño web, diseño de impresión, diseño de lectura y esquema) para facilitar el trabajo del usuario.

a. Tareas adicionalesMuestra una lista con todas las tareas disponibles.

b. PanelEn este panel se mostraran los controles segçun la tarea seleccionada.

c. NavegadorMuestra tres botones que nos ayudaran a navegar por las diversas tareas que hayamos usado.

d. Controlador de movimientoTan igual como en una barra de herramientas, este control se usa para mover el panel o también para hacer que flote encima del área de trabajo.

4 . B a r r a d e e s t a d o

Es una barra horizontal ubicada en la parte inferior de la ventana que muestra información acerca de la condición actual del programa, y posición actual del cursor dentro del documento.

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7 . C u a d r o d e d i v i s i ó n

Se usa para dividir el área de trabajo en dos, y de esa forma poder ver dos partes distintas de un documento a la vez.

Observe que la primera vista solo muestra una parte del documento.

Ahora podemos ver la parte inicial y final del documento a la vez.

8 . M o d o s d e v i s t a

Aquí encontramos una serie de botones con los cuales podemos cambiar el área de trabajo de MS Word a un modo más adecuado de acuerdo al trabajo que necesitamos realizar. Los modos de vista

disponibles son:

Vista normal: vista que muestra el formato de texto y un diseño de página sencillo. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos.

Vista diseño Web: Vista que muestra todo el documento tal cual lo vemos en un explorador Web, también podemos ir diseñando la página y además podemos guardarlas como una página Web.

Vista Diseño de impresión: Una vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales, se utiliza para hacer correcciones en el formato del documento.