Manual Acceso 2.3

8/18/2019 Manual Acceso 2.3

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Acceso 2.3 Portada

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Acceso® 2.3

Manual de Instalación y del Usuario

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Autor: Jesús Valdés MurilloEdición 1.4

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Acceso 2.3 Contenido

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Contenido

Introducción 8

Capítulo 1 Instalación y Conceptos Generales 13

Capítulo 2 Empleados 33

Capítulo 3 Control de Asistencia 61

Capítulo 4 Calendarios 83

Capítulo 5 Catálogos 99

Capítulo 6 Interfaces 109

Capítulo 7 Gerencial 141

Capítulo 8 Introducción al Diseño de Reportes 191

Capítulo 9 Reloj para PC de ACCESO 2.3 193

Apéndice A Estructura de la Base de Datos 211

Apéndice B Estructura de Directorios y Archivos del Sistema 213

Apéndice C Fichas Técnicas 214


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Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 8

¿QUÉ ES ACCESO 2.3? ................................................................................................................................ 9 ALGORITMO DE BÚSQUEDA .......................................................................................................................... 9 DISEÑO CLIENTE/SERVIDOR ......................................................................................................................... 9 CALENDARIOS DE VACACIONES Y DÍAS FESTIVOS ...................................................................................... 10 CONTROL DE ASISTENCIA .......................................................................................................................... 10 CATÁLOGOS DEL SISTEMA .......................................................................................................................... 11 ENLACE CON SISTEMAS DE NOMINA ........................................................................................................... 11 VARIEDAD DE DISPOSITIVOS ....................................................................................................................... 11 GERENCIAL ................................................................................................................................................. 11 TODO OCURRE EN TIEMPO REAL ................................................................................................................ 12 MODERNA INTERFASE................................................................................................................................. 12

CAPÍTULO 1 INSTALACIÓN Y CONCEPTOS GENERALES .......................... 13

INSTALANDO EL PROGRAMA ....................................................................................................................... 14 I nstalando ACCESO 2.3 en red ............................................................................................................. 15 I nstalando ACCESO 2.3 en una sola máquina .................................................................................... 16

NUEVA EMPRESA (ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN) ................................................................................... 18 1) Inicio .................................................................................................................................................. 18 2) Departamentos ................................................................................................................................... 18 5) Centr os de Costo ................................................................................................................................ 19 6) Calendari os ........................................................................................................................................ 19 7) Días Festivos ...................................................................................................................................... 19 8) Interfaces ........................................................................................................................................... 19 9) Ar chivo de Datos ................................................................................................................................ 19 10) Fi n .................................................................................................................................................... 19

ACTIVAR USUARIO ...................................................................................................................................... 20 VENTANA PRINCIPAL .................................................................................................................................. 21

Empleados .............................................................................................................................................. 22 Contr ol de Asistencia ............................................................................................................................. 22 Calendarios ............................................................................................................................................ 22 Catálogos ................................................................................................................................................ 23 Interfaces ................................................................................................................................................ 23 Gerencial ................................................................................................................................................ 23

ELEMENTOS GENERALES DE CAPTURA ...................................................................................................... 24 ELEMENTOS GENERALES DE CONSULTA .................................................................................................... 25

Uso de Comodines .................................................................................................................................. 27 Cambiar el or den de los datos ................................................................................................................ 28 Selección de columnas ........................................................................................................................... 28 Búsqueda rápida .................................................................................................................................... 29 Marcas alternas ...................................................................................................................................... 29 Reporte Impreso ..................................................................................................................................... 30 Expor tación a Excel ............................................................................................................................... 30 Expor taciones Vari as ............................................................................................................................. 30

MECANISMO DE R EGISTRO DE ASISTENCIA .............................................................................................. 31


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CAPÍTULO 2 EMPLEADOS ..................................................................................... 33

EMPLEADOS ................................................................................................................................................ 34 Di sponibil idad de Opciones ................................................................................................................... 35 Generales ................................................................................................................................................ 36 Foto ......................................................................................................................................................... 37

Cámara Web ...................................................................................................................................................... 38 Asistencia ............................................................................................................................................... 39 Vacaciones ............................................................................................................................................. 40 Dirección ................................................................................................................................................ 40 Teléfonos ................................................................................................................................................ 40 Configuración ........................................................................................................................................ 41

Estatus ................................................................................................................................................................ 41 Generar días de calendario ............................................................................................................................... 41 Horario abierto .................................................................................................................................................. 42 Horario de entrada abierto ............................................................................................................................... 42 Limite para checar la entrada .......................................................................................................................... 43 Horario General de Comida ............................................................................................................................. 43 Tiempo Extra, Tiempo Laborado y Tiempo de Permanencia ....................................................................... 44

Formulas ....................................................................................................................................................... 44 Tiempo extra máximo .................................................................................................................................. 47

¿Suprimir un empleado o simplemente cambiar su estatus? ......................................................................... 50 Hamster .................................................................................................................................................. 51 UareU ..................................................................................................................................................... 53 Registrando empleados en las terminales AC4 y AT4 .......................................................................... 55

Nombre corto ..................................................................................................................................................... 55 Clave de acceso .................................................................................................................................................. 55 Zonas Horarias .................................................................................................................................................. 56 Capturando Huellas Dactilares ........................................................................................................................ 56 Derechos de acceso sobre la terminal............................................................................................................... 57 Leer del terminal ............................................................................................................................................... 57 Actualizar el terminal ....................................................................................................................................... 57 Borrar del terminal ........................................................................................................................................... 57

Impr imiendo credenciales o gafetes ...................................................................................................... 58 R EPORTE DE EMPLEADOS (GENERAL) ....................................................................................................... 59

R EPORTE DE EMPLEADOS (ABREVIADO) ................................................................................................... 60 CAPÍTULO 3 CONTROL DE ASISTENCIA .......................................................... 61

TARJETA DE ASISTENCIA ............................................................................................................................ 62 Tarjeta .................................................................................................................................................... 62 Historial .................................................................................................................................................. 64 Impr imiendo la tar jeta de asistenci a del día ......................................................................................... 66

R EGISTRO MANUAL DE ASISTENCIA .......................................................................................................... 67 Por Empleado ......................................................................................................................................... 68 Por Bloque .............................................................................................................................................. 69 Por Archivo ............................................................................................................................................ 70

APLICAR INCIDENCIAS................................................................................................................................ 72 MENSAJES ................................................................................................................................................... 75

R EPORTE GENERAL DE ASISTENCIA .......................................................................................................... 76 Impr imiendo tarj etas de asistencia por bloque ..................................................................................... 76 R EPORTE DE PUNTUALIDAD ....................................................................................................................... 78 R EPORTE DE TIEMPO EXTRA ..................................................................................................................... 79 R EPORTE DE CHECADAS ............................................................................................................................. 80 R EPORTE DE INCIDENCIAS ......................................................................................................................... 81 ASISTENCIA DEL DÍA................................................................................................................................... 82

CAPÍTULO 4 CALENDARIOS ................................................................................. 83

CALENDARIO DE ASISTENCIA ..................................................................................................................... 84


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Horario de oficina .................................................................................................................................. 85 Horario de vigilante ............................................................................................................................... 86 Rol de turnos .......................................................................................................................................... 87 Horari o de profesores ............................................................................................................................ 88 Tolerancia antes de entrar ..................................................................................................................... 92 Tolerancia después de entrar ................................................................................................................. 92 Lími te para checar ................................................................................................................................. 92 Tolerancia a la Salida ............................................................................................................................ 93 Tolerancia al i ni cio de Comida .............................................................................................................. 93 Tolerancia al f inal de la Comida ........................................................................................................... 94 Evite confli ctos de horar io ..................................................................................................................... 94 Generando asistencia futura ................................................................................................................. 95

CALENDARIO DE VACACIONES ................................................................................................................... 96 CALENDARIO DE DÍAS FESTIVOS ................................................................................................................ 97 R EPORTES DE CALENDARIOS DEL SISTEMA .............................................................................................. 98

CAPÍTULO 5 CATÁLOGOS ..................................................................................... 99

CATÁLOGO DE DEPARTAMENTOS ............................................................................................................ 100 CATÁLOGO DE PUESTOS ........................................................................................................................... 101 CATÁLOGO DE SUCURSALES .................................................................................................................... 102 CATÁLOGO DE INCIDENCIAS .................................................................................................................... 103

Reglas ................................................................................................................................................... 104 Reglas especiales .................................................................................................................................. 105 Enlace con los sistemas de nómina ..................................................................................................... 106

CATÁLOGO DE CENTROS DE COSTO ........................................................................................................ 107 R EPORTES DE CATÁLOGOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 108

CAPÍTULO 6 INTERFACES .................................................................................. 109

NOMIPAQ® .............................................................................................................................................. 110 Importando in formación de NomiPAQ® ............................................................................................ 111 Expor tando Incidencias a NomiPAQ® ............................................................................................... 112 Expor tando Vacaciones a NomiPAQ® ............................................................................................... 113

NOI 4® ...................................................................................................................................................... 114 Importando información de NOI 4® ................................................................................................... 115 Expor tando I ncidencias a NOI® ......................................................................................................... 116

NOI 3.5® ................................................................................................................................................... 118 IMPORTAR DE OTROS SISTEMAS ............................................................................................................... 119

Importante: ¿Necesita una migr ación especial? ................................................................................. 119 MONITOR .................................................................................................................................................. 120

Consideraciones sobre el rendimiento de su r ed ................................................................................. 121 ESTACIONES .............................................................................................................................................. 122

Descripción ........................................................................................................................................... 122 Dir ección IP ......................................................................................................................................... 122 Tipo ....................................................................................................................................................... 122

ACCESO MANUAL (CONTROL MANUAL DE PUERTAS) ............................................................................. 124 TERMINALES AC4 Y AT4 ......................................................................................................................... 125

Configuración ...................................................................................................................................... 127 Actualizar Fecha y Hora ................................................................................................................................. 128 Actualizar el Tiempo de Apertura de la Puerta ............................................................................................ 128 Suprimir todos los datos ................................................................................................................................. 128 Mensajes ........................................................................................................................................................... 129 Abrir puerta ..................................................................................................................................................... 129 Beep .................................................................................................................................................................. 129 Respaldar ......................................................................................................................................................... 129 Restaurar ......................................................................................................................................................... 129

Eventos ................................................................................................................................................. 130


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Usuarios ............................................................................................................................................... 130 Actualizar Zonas Horarias .................................................................................................................. 131 Empleados registrados en esta terminal .............................................................................................. 131

ZONAS HORARIAS ..................................................................................................................................... 133 Combinando Zonas Horari as .............................................................................................................. 134 Asignando Zonas Horari as .................................................................................................................. 134

TERMINAL KBIO ....................................................................................................................................... 135 Configuración ...................................................................................................................................... 137

Prueba de comunicaciones .............................................................................................................................. 137 Configuración predeterminada ...................................................................................................................... 138 Calibrar el sensor ............................................................................................................................................ 138 Bloquear la Terminal ...................................................................................................................................... 138 Desbloquear la Terminal ................................................................................................................................ 138 Leer fecha y hora ............................................................................................................................................. 138 Actualizar fecha y hora ................................................................................................................................... 138 Suprimir todos los eventos .............................................................................................................................. 138 Suprimir todas las huellas .............................................................................................................................. 138

Eventos ................................................................................................................................................. 139 Cargar huellas dactilares ..................................................................................................................... 139

Número de huellas en el terminal ................................................................................................................... 140 Cargar huellas al terminal .............................................................................................................................. 140 Suprimir huellas del terminal......................................................................................................................... 140

CAPÍTULO 7 GERENCIAL .................................................................................... 141

R ESUMEN DE PUNTUALIDAD ..................................................................................................................... 142 R ESUMEN DE TIEMPO EXTRA ................................................................................................................... 143 R ESUMEN DE INCIDENCIAS ....................................................................................................................... 144 DICCIONARIO ............................................................................................................................................ 145 CONSULTAS PERSONALIZADAS ................................................................................................................ 148

Módelo Cli ente/Servidor ...................................................................................................................... 150 Lenguaje de Consultas Estructurado .................................................................................................. 151 Tablas ................................................................................................................................................... 151 Ti pos de Datos ...................................................................................................................................... 152 Consultado datos con SELECT ........................................................................................................... 153

Uni endo atributos ................................................................................................................................. 156 Poniendo condiciones con WH ERE .................................................................................................... 157 Operador es de comparación ................................................................................................................ 157 Operador es lógicos ............................................................................................................................... 160 BETWEEN ........................................................................................................................................... 160 Orden en los datos (ORDER BY) ........................................................................................................ 161 LIKE para comparar cadenas ............................................................................................................. 163 Uni endo Tablas .................................................................................................................................... 164

Alias .................................................................................................................................................................. 167 Manejando fechas en SQL .................................................................................................................. 168 Obtener rápidamente un rango de fechas con BETWEEN ................................................................ 169 Total izando datos con Count, Sum y Avg ............................................................................................ 170 El mayor y el menor con las funciones Max y Min ............................................................................ 170 Agrupando datos con GROUP BY ...................................................................................................... 171 Usando Funciones ............................................................................................................................... 173 L ista de Funciones ............................................................................................................................... 173 Ejemplos con f unciones ....................................................................................................................... 175 Modif icando el área de edición ............................................................................................................ 176 Compart iendo consul tas entr e usuari os de ACCESO 2.3 ................................................................... 177

ESTADÍSTICAS ........................................................................................................................................... 178 USUARIOS .................................................................................................................................................. 180

Asignando derechos para aplicar incidencias ..................................................................................... 181 ACCESOS ................................................................................................................................................... 182


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CONFIGURACIÓN GENERAL ..................................................................................................................... 184 Parámetr os General es .......................................................................................................................... 185 Tolerancia a la entrada ........................................................................................................................ 185 Mínimo de estancia en horari o abierto ............................................................................................... 185 Ti po de Reloj Checador Activo ............................................................................................................ 185 Contr ol de Retardos ............................................................................................................................. 186 Registrar D isposit ivos .......................................................................................................................... 187 Licencia ................................................................................................................................................ 188 I D Sensores .......................................................................................................................................... 188

GENERAR CALENDARIOS .......................................................................................................................... 190

CAPÍTULO 8 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE REPORTES ........................ 191

INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE REPORTES ................................................................................................ 192

CAPÍTULO 9 RELOJ PARA PC DE ACCESO 2.3 .............................................. 193

¿QUÉ ES UN R ELOJ CHECADOR PARA PC? .............................................................................................. 194 EL R ELOJ CHECADOR DE ACCESO 2.3 .................................................................................................. 195

Base de Datos ....................................................................................................................................... 197 Duración de los mensajes y de la foto ............................................................................................................ 199 Tiempo de encendido del biométrico ............................................................................................................. 199 Sincronización de la fecha y la hora............................................................................................................... 199 Nivel de Seguridad .......................................................................................................................................... 200

Sonidos ................................................................................................................................................. 200 Estilos ................................................................................................................................................... 201 Sensor ................................................................................................................................................... 201 Rediseñando la pantal la del Reloj ....................................................................................................... 203

Activando un objeto ........................................................................................................................................ 203 Cambiando la posición de un objeto .............................................................................................................. 204 Cambiando el tamaño de un objeto ............................................................................................................... 204 Cambiando las propiedades de un objeto ...................................................................................................... 205 Cambiando el aspecto del reloj analógico ..................................................................................................... 206 Cambiando la imagen de fondo del Logotipo y del Reloj Analógico ........................................................... 207 Guardando los cambios .................................................................................................................................. 207

Optimizando la operación con Solo Huella ........................................................................................ 208 El F ir ewall de Windows y ACCESO 2.3 .............................................................................................. 209

Puerto para la base de datos ........................................................................................................................... 209 Puerto para usar el Monitor de ACCESO 2.3............................................................................................... 210

APÉNDICE A ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS ................................... 211

ESTRUCTURA ABIERTA ............................................................................................................................. 212 TABLAS DEL SISTEMA ............................................................................................................................... 212

APÉNDICE B ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y ARCHIVOS DEL SISTEMA .. ¡ERROR!MARCADOR NO DEFINIDO.

APÉNDICE C FICHAS TÉCNICAS ....................................................................... 214

USO DEL COMANDO PING ......................................................................................... 215

CAMBIANDO EL PASSWORD DE SYSDBA EN FIREBIRD .................................. 216

TIPS ................................................................................................................................... 217

VARIOS ...................................................................................................................................................... 217 PARA AUMENTAR EL NIVEL DE SEGURIDAD EN LAS TERMINALES ACF4. ............................................... 217


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ACCESO 2.3 Introducción

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INTRODUCCIÓN


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¿Qué es ACCESO 2.3?

¿Sabe si los empleados de un departamento son más cumplidos que los de otro?¿Los soldadores faltan más que los mecánicos? ¿Los lunes faltan más losalmacenistas? ¿Sus empleados hacen trampa y se checan unos por otros? ¿Quiere

saber al instante quien falto o llego tarde?

En general desea saber que tan cumplido es el personal de su empresa, con queregularidad falta o llega tarde, ¿hay un mes en especial en el que el personal faltomás?, ¿El programa de incentivos que implemento ha mejorado la puntualidad?

ACCESO 2.3 le da una respuesta satisfactoria a todas estas necesidades deinformación y control. Gracias al uso de nuevas tecnologías biométricas ACCESO2.3 permite garantizar la identidad de cada empleado. Esta peculiaridad de poderdistinguir inequívocamente a cada persona por su huella digital, es aprovechada hoyen día para diversos fines.

El sistema de control de asistencia por medios biométricos ACCESO 2.3, estádiseñado para registrar la estancia de los empleados de su empresa u organización,en su lugar de labor, para ello se vale de un dispositivo biométrico que asocia enuna base de datos la o las huellas dactilares con la identidad del empleado, sunombre, puesto, horario y foto.

De esta forma logra evitar la suplantación o accesos fraudulentos, así mismo, brinda a la gerencia un control efectivo y al instante sobre irregularidades en laasistencia de los empleados, el sistema notifica sobre un puesto no cubierto,detectando si un empleado no ha ingresado a tiempo.

Algoritmo de búsqueda

Para obtener una respuesta rápida y confiable, el sistema hace uso de un sofisticadoalgoritmo de búsqueda de huellas dactilares, el empleado simplemente tiene quecolocar su huella sobre el dispositivo y el sistema identifica y procesa su registro deforma instantánea.

Diseño cliente/servidor

El diseño cliente/servidor de ACCESO 2.3, ofrece seguridad y confiabilidad. La

información puede ser consultada desde cualquier punto de la organización, debidoa que se integra de forma transparente a la Intranet de su empresa. Si posee diversos puntos de acceso, el sistema puede ser configurado para que los empleados ingreseno salgan desde cualquier lugar en que se instale.


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Calendarios de Asistencia

ACCESO 2.3, cuenta con una definición predeterminada de calendarios deasistencia, que abarca los horarios más usuales, de oficina, rol de turnos, vigilancia,horarios discontinuos y horarios abiertos. Adicionalmente usted puede definir

horarios especiales u otorgar fácilmente restricciones y libertades de formaselectiva. ACCESO 2.3 emplea un algoritmo que determina la naturaleza de cadachecada, en base al calendario asignado, determinando si se trata de un registro deentrada, de salida o de un horario de comida. Sin embargo, todos los eventos que segeneran son registrados y si alguno de ellos no se ajusta al horario, usted podrádecidir posteriormente si el cambio es una excepción o se trata de algunairregularidad no justificada.

Calendarios de vacaciones y días festivos

Es importante destacar que el sistema puede asociar un calendario con un empleado

o aplicar un calendario a un bloque de empleados. En un escenario donde senegocian los períodos de vacaciones, se puede asignar un calendario personalizado.En cuanto a la definición de días festivos, esta puede ser automática tanto para losdías oficiales como con los no oficiales, el sistema calcula dichos días en base a lasúltimas disposiciones oficiales, además incluye una lista de los días festivos nooficiales.

Control de Asistencia

El control de asistencia se lleva a cabo de forma similar a los sistemas de nóminamás populares, para esto se cuenta con un catálogo de incidencias (faltas, retardos,

sanciones, etc.), que puede ser asociado con los catálogos de NomiPAQ ® o de NOI®. Usted puede conceder permisos para llegar tarde, aplicar sanciones, justificarfaltas, retardos, etc.

Si en un día especial, como el día de las madres o el 12 de diciembre la direcciónconcede un permiso para salir temprano con goce de sueldo, el sistema le permiteajustar el horario, en una sola operación, a bloques de empleados o generar unasalida manual. Este módulo también permite enviar mensajes personalizados o pordepartamento.

Es importante destacar, que este módulo cuenta con los reportes necesarios para

llevar el control de asistencia, como son: Reporte de asistencia, puntualidad, tiempoextra, tarjetas de asistencia, credenciales, etc.


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Catálogos del sistema

Para llevar una apropiada clasificación de los empleados, el sistema ofrece un unaserie de catálogos fáciles de mantener y que pueden ser precargados en lainstalación. Encontrará catálogos de departamentos, puestos, sucursales y centros de

costo.

Enlace con sistemas de nomina

Si usted tiene un sistema de nómina como NomiPAQ ® o NOI ®, puede simplificarla instalación leyendo la información ya capturada e integrarla a ACCESO 2.3. Asímismo puede enviar las incidencias registradas, como faltas, retardos o tiempoextra, para que sean procesadas por dichos sistemas.

Variedad de dispositivos

Varios dispositivos de reconocimiento biométrico son soportados por el sistema,algunos se conectan a una PC y otros trabajan de forma independiente comoterminales, pueden estar permanentemente conectados a la red de su empresa ofuera de línea.

El sistema cuenta con una serie de opciones para mantener el control y monitorearcada estación. Además cuando el dispositivo cuenta con la característica decontrolar la apertura de puertas, es posible fijar la zona horaria en la que cadaempleado podrá abrir la puerta.

Gerencial

En esta sección se ofrecen estadísticas en forma de resúmenes y gráficas quemuestran un panorama general del comportamiento del personal, estos pueden sergenerados usando las clasificaciones definidas en los catálogos del sistema.

Para usuarios con conocimientos de bases de datos, el sistema cuenta con un editory ejecutor de sentencias SQL, que pueden ser almacenadas en la misma base dedatos para ponerlas a disposición de todos los usuarios del sistema. Si requiere presentar la información en otros formatos, podrá exportarlos a una variedad deellos, como son, MS Excel ®, xml, texto, html, pdf, jpeg, bmp, etc.


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Un poderoso diseñador de reportes (FastReport) esta integrado al sistema, que encombinación con el ejecutor de sentencias SQL, da una excelente oportunidad desacar el mayor provecho a su información. De la misma forma que las consultas personalizadas son registradas en la base de datos, el diseño del reporte quedatambién registrado en la base de datos y automáticamente asociado a dicha consulta,

por ello estará disponible a todo aquel que tenga acceso al sistema.

Todo ocurre en tiempo real

Usted no necesita correr procesos especiales para obtener la información, el sistema procesa cada evento en el momento en que este se genera, por lo tanto puedeconsultar sus reportes y estadísticas desde cualquier punto de su organización entiempo real.

Moderna interfase

La empresa actual exige interfaces de software fáciles de usar y ágiles. ACCESO2.3 está diseñado para que usted encuentre con dos clics lo que busca. Su modernainterfase le permite abrir el número de opciones que necesite. Las aplicaciones quesolo le dejan abrir una ventana a la vez han quedado en el pasado.

Si usted es una persona práctica o si requiere sofisticación en el manejo y control desu personal: ACCESO 2.3 es para usted.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1

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CAPÍTULO 1CAPÍTULO 1 INSTALACIÓN Y CONCEPTOS GENERALES

INSTALACIÓN Y CONCEPTOS

GENERALES


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Instalando el programa

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Instalando el programa

Si al adquirir ACCESO 2.3 se le entregó un CD, es muy probable que este lanceautomáticamente el instalador del sistema. De otra forma localice el archivoInstalar.exe , y ejecútelo. Este programa instala y configura los archivos necesarios para el servidor o los clientes de Firebird 1.5, que es el manejador de bases de datosutilizado por ACCESO 2.3. Además contiene el programa administrador, relojes dePC y archivos necesarios para usar los diferentes dispositivos biométricos o de otrotipo.

Después de correr la aplicación, siga las indicaciones. Cada ventana es un pasológico del que seguramente ya estará familiarizado, si no fuera así, la informaciónahí contenida es suficiente para concluir satisfactoriamente la instalación. Por lotanto solo pondremos énfasis en la cuarta, la que se refiere a seleccionarcomponentes.

Si es la primera vez que instala Acceso, deberá seleccionar las opciones que serefieren al manejador de base de datos Firebird, estas son: Clientes (FireBird) y

Servidor (FireBird)


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Instalando ACCESO 2.3 en red

ACCESO 2.3 está diseñado para trabajar en un ambiente de red. Puede integrarse sin problemas en su Intranet, WAN o LAN. Si hay varios puntos de registro en suorganización, o si hay varios usuarios conectados a la red que usarán el sistema, deberáinstalar Firebird convenientemente en un servidor destinado a ello. Cada máquina queejecute el Reloj o el Administrador deberá estar configurada con los protocolos TCP/IP para poder comunicarse con el servidor. También las terminales soportadas por el

sistema se comunican por medio de estos protocolos. El sistema cuenta con unaaplicación para monitorear los relojes y las terminales conectadas al sistema. Ademáslleva el registro de ellas, en un catálogo de estaciones que usa como referencia ladirección IP. Es conveniente que estas tengan asignada una dirección IP fija, si hay unservicio de asignación dinámica de direcciones (DHCP) solicite a su administrador dered le proporcione las direcciones fijas que necesite.

Si va a tener una máquina independiente para Firebird, instale:

Clientes (Firebird) Servidor (Firebird)

Instale siempre en las demás maquinas solo los Clientes (Firebird) y el administrador oel reloj o ambos, según sea el caso.


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Instalando ACCESO 2.3 en una sola máquina

Usted puede instalar todo en una sola máquina sin problemas, la maquina funcionarácomo servidor además de ejecutar el administrador o el reloj.

También puede emplear una maquina como servidor y a la vez emplearla para dar dealta a los empleados sus huellas, su foto, etc., y tener otras corriendo el reloj.

En realidad ACCESO 2.3 se adapta a sus necesidades, solo procure que todos losrelojes, terminales y programas de administración estén siempre haciendo referencia auna misma fuente de datos.

Si adquirió un dispositivo biométrico que se conecta a una PC (como Hamster oUareU), tendrá forzosamente que instalar el “Reloj checador” que corresponde aldispositivo adquirido.

Al finalizar el proceso de instalación del programa, se ejecutará un Asistente deConfiguración, que creará una base de datos nueva.


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El programa instalador sigue los lineamientos especificados por Windows, despuésde la instalación usted verá en la opción Agregar o quitar programas de Windows, aACCESO 2.3 como un programa de la lista. Para consultar esta ventana vaya almenú de Inicio, seleccione el Panel de Control y finalmente elija Agregar o quitar programas.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Nueva Empresa

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Nueva Empresa (Asistente de Configuración)

El proceso de generar una nueva empresa, se realiza mediante el “Asistente deConfiguración de ACCESO 2.3”. Con él, usted puede iniciar a trabajar con elsistema en unos cuantos minutos. El asistente sigue una secuencia de diez pasos quele permiten hacer una selección rápida de la información que deberá contener.

1) Inicio

En esta opción se le pregunta si usted ya ha adquirido una licencia o esta evaluandoel producto. La licencia de evaluación o demostrativa esta restringida en variasopciones, pero no tantas como para no darse una idea del potencial que ofreceACCESO 2.3. Si usted posee una licencia de ACCESO 2.3 deberá verificar que lalicencia corresponde a su Razón Social y a su RFC, también verifique el tipo desoftware; básico, estándar o profesional, el número de empleados permitidos yfinalmente si el sistema soporta identificación (1:N) o simplemente verificación(1:1). Tenga presente que también tendrá que tener una licencia por cadadispositivo que haya adquirido.

2) Departamentos

El asistente le propondrá una lista de departamentos más usuales. Puede añadir unoo más a la lista, modificarlos o simplemente excluir los que ya están. Para estoúltimo de clic en la tercera columna.

3) Puestos

De igual forma, se le propone una lista de puestos más usuales.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Nueva Empresa

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4) Sucursales

El sistema puede integrar información de diversos puntos aun y cuando estos noestén conectados al servidor.

5) Centros de CostoSi le es útil, el sistema le permite clasificar a sus empleados en centros de costo.

6) Calendarios

Hay seis calendarios de asistencia predefinidos que pueden adaptarse o no a susituación. Le recomendamos que permita al sistema que los instale, ya que puedenser un buen ejemplo de las posibilidades que el sistema tiene para generarcalendarios y además posteriormente los puede usar como prototipo y hacerles loscambios o ajustes que necesite.

7) Días Festivos

El sistema propone dos listas de días festivos, una oficial y otra no oficial. Alincrementar el año se generarán automáticamente para los días oficiales en base alas últimas disposiciones legales. Usted puede hacer cambios en el calendario dedías festivos posteriormente.

8) Interfaces

ACCESO 2.3, puede integrar información de NomiPAQ ® y de NOI 4 ®. Alseleccionar una u otra el sistema modificará su lista de incidencias de acuerdo alsistema de nómina seleccionado. Hay una opción específica dentro del sistema paraque le ayudara a sincronizar los catálogos de empleados, departamentos, puestos eincidencias.

9) Archivo de Datos

Si usted tiene una licencia, oprima el botón con el titulo “Leer licencia”. Seleccioneel archivo con extensión “lic”. Si la licencia es una licencia válida de accesoaparecerán las características y el ID que la identifica, tenga presente estos datos para obtener asistencia de su distribuidor. Posteriormente seleccione un nombre yuna ruta para instalar el archivo que contendrá la base de datos. Y finalmenteoprima el botón “Crear archivo de datos”. Tome en cuenta que si usted intenta

sobrescribir un archivo que ya existe y este se encuentra abierto deberá cerrarcualquier instancia de ACCESO 2.3 antes de sobrescribirlo.

10) Fin

Al crear la base de datos el asistente crea también un usuario y una clave de acceso.Anótelas, porque con ellas podrá ingresar al sistema.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Activar Usuario

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Activar Usuario

Para poder ingresar al sistema primero es necesario que usted se autentifique,mediante un nombre de Usuario o login y una Contraseña o password, también esnecesario que le indique al sistema en donde reside la fuente de datos. ACCESO 2.3trabaja en un ambiente cliente/servidor. El servidor es un programa que responde alas peticiones de sus clientes, por default ACCESO 2.3 usa FireBird versión 1.5.Este puede estar instalado en el mismo equipo donde se corra ACCESO 2.3 (elcliente) o en un equipo remoto. Si usted va a acceder a un servidor remoto deberáconfigurar apropiadamente su red con el conjunto de protocolos TCP/IP. Para hacervisible las casillas Servidor y Base de Datos oprima Ctrl+F12. La casilla etiquetadacomo “Servidor” deberá contener el nombre del servidor o la dirección IP. Elcampo “Base de datos” deberá contener el nombre del archivo de base de datos y laruta correcta dentro del equipo que funciona como servidor. La extensión pordefault de la base de datos es gdb.

El login o Usuario no es sensible a mayúsculas o minúsculas, pero la Contraseña silo es, por lo tanto, si su contraseña es Acceso, no podrá escribir ACCESO, ni acceso. Será necesario que usted escriba la contraseña tal y como la registro al darse de altaen el sistema.

Cuando reciba una nueva versión, al momento de entrar al sistema este detectaráque esta ejecutándose una actualización. Para efectuar los cambios necesariosdeberá acceder con la clave de administrador, en Firebird esta clave es SYSDBA,cuando usted instala Firebird por primera vez, la clave de administrador esmasterkey.

Es recomendable que cambie la clave de administrador después de instalarACCESO 2.3. (ver Apéndice C, página 217)


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Ventana Principal

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Ventana Principal

El diseño de la ventana principal así como su organización facilita encontrar yllamar desde las opciones mas recurridas hasta a aquellas que son raramenteempleadas. En la parte superior se encuentra un menú dividido en cinco submenús.Estos son de derecha a izquierda, el menú Archivo, Editar, Ver, Ventana y Ayuda.Seguramente usted ya estará familiarizado con esta estructura de menús que ya sonmuy similares a los de otros programas y siguen un estándar propuesto porMicrosoft ®. Puede sentirse libre de explorar cada uno de ellos.

Para un acceso rápido de las opciones más comunes se encuentra la barra deherramientas albergando a la izquierda ocho botones con sus respectivos iconos. Ala derecha de ellos hay otros dos botones con flechas que apuntan una a la izquierday otra a la derecha, estas son muy útiles cuando se trabaja con las ventanas hijasmaximizadas, ya que permiten activar cada ventana abierta en un ciclo.

Al extremo derecho de esta barra se encuentra un menú similar al del menú deinicio de Windows, por default este se despliega a hacia abajo y a la izquierda de la pantalla, en el se encuentran agrupadas todas las opciones del sistema.

En la parte inferior de la ventana principal podrá observar una barra de estadodividida en cuatro partes, la primera mostrará una breve explicación del menú o del botón al que este apuntando el mouse, la segunda informa la ruta y el nombre delarchivo de base de datos con el cual se esta trabajando, la tercera el usuario queinicio la sesión y finalmente verá la versión del software.


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A la izquierda se encuentra la barra de opciones. Esta muestra seis secciones queofrecen una organización intuitiva de los procesos de arranque, configuración ytrabajo diario.

Empleados

Se relaciona con el mantenimiento y la consulta del catálogo de empleados. Altas, bajas, modificaciones, impresión de credenciales, captura de huellas digitales, etc.

Control de Asistencia

Incluye las opciones necesarias para mantener al día el registro de asistencia de losempleados. Aquí se aplican, justificantes de retardos, de faltas, permisos, sanciones,etc.

Calendarios

El sistema emplea calendarios de asistencia, vacaciones y de días festivos, los dos primeros se asocian a cada empleado y el tercero se aplica a todos ellos. En estasección se encuentran las opciones para consultar, dar de alta, modificar, o suprimirun calendario.


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Catálogos

Para clasificar u organizar la lista de empleados ACCESO 2.3 le ofrece una serie decatálogos como son: Departamentos, Puestos, Sucursales y Centros de costo. Enesta sección se encuentra también el catálogo de incidencias que se refiere a los

tipos de justificantes, permisos o sanciones que podrá aplicar a cada empleadosegún lo requiera.

Interfaces

Esta sección esta dividida en dos partes, la primera se usa para enlazarse con lossistemas de nómina, así como para importar información de versiones anteriores deAcceso; la segunda Estaciones y Terminales, sirve para gestionar, monitorear yconfigurar las estaciones de trabajo ya sean PCs o terminales.

Gerencial

Finalmente se encuentra la sección que ofrece información estadística sobre elcomportamiento de asistencia de los empleados. También podrá encontrar opciones para sacar mayor provecho a su información.

Como un detalle adicional, en la parte inferior izquierda de la Barra de Opciones seencuentra un botón que activa un menú, en el podrá cambiar la forma de presentarlas secciones en la barra, ya sea con botones o con pequeños iconos, también podráelegir entre cuatro temas que cambiaran el estilo de color de la ventana principal yde las ventanas hijas.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Elementos generales de captura

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Elementos generales de captura

La manera en que se actualiza la información en el sistema es suficientementeuniforme como para permitirle aprender solo una interfase de captura. Algunasventanas tienen algún detalle que por su naturaleza son únicas, como el diseño dehorarios de asistencia, que se realiza mediante una rejilla similar a la de una hoja decálculo, sin embargo, se ha tratado mantener el mismo estilo de captura en todas lasopciones.

Cada ventana de captura puede estar en dos modos: consultando o modificando. Pordefault se encuentra en modo de consulta, para activar el otro modo, seleccione el

botón que se encuentra en la parte superior izquierda, y oprima la opción“Modificar”. Si usted tiene derechos de modificar aparecerán otros tres

botones , el primero informa al sistema que se va añadir un registro ylimpia todas las casillas de captura, el segundo guarda e1 registro, nuevo o

modificado y el tercero lo suprime. Para seleccionar un registro use el botón odesde la casilla introduzca la clave del registro. El sistema automáticamente sabráque se esta modificando.Por lo general cada catálogo del sistema tiene un identificador único, como clavedel empleado, número de estación, etc. Cada que usted oprime el botón “Nuevo”

el sistema le sugerirá una clave que es la que sigue en el consecutivo, tomandocomo referencia el número más grande que haya sido registrado con anterioridadcomenzando por uno. Pero si lo prefiere puede asignar cualquier número comoidentificador del nuevo registro.

Casi en todas las ventanas usted encontrará un botón de selección . Este activaráuna ventana emergente, de doble clic en la línea que desee para obtener el registrodeseado.

Algunas opciones contienen una búsqueda contextual basada en el RFC, CURP yReferencia. Seleccione el botón deseado y la casilla de la izquierda contendrá unalista en orden alfabetico del RFC, CURP o Referencia.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Elementos generales de consulta

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Elementos generales de consulta

En ACCESO 2.3 el acceso a la información se realiza de dos formas, la primera escuando usted necesita consultar una unidad de información que posee unidentificador único, como un empleado, departamento o calendario, esto se hace proporcionando la clave asociada.

La segunda se realiza aplicando criterios que traen como resultado un conjunto dedatos. Por ejemplo si quiere saber cuales empleados pertenecen a un departamento,usted proporciona la clave de departamento y el sistema responde con una lista deempleados que pertenecen a dicho departamento. La mayoría de las consultas

ofrecen la manera de filtrar la información seleccionando algún catálogo ocalendario. Por ejemplo el Reporte de Empleados (General) ofrece filtros basadosen los catálogos de departamentos, calendarios de asistencia, puestos y sucursales.


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Si desea saber que empleados están asignados a una sucursal puede dar el número

de sucursal u oprimir el botón que se encuentra a un lado de la casillacorrespondiente para llamar a la ventana emergente que le permitirá seleccionar unasucursal.

Como habrá notado en esta consulta hay también otras cuatro casillas, quecorresponden al Nombre, Clave de y Sexo. En la casilla Nombre usted puede proporcionar un criterio de búsqueda que se aplicará al nombre y apellidos delempleado, en las casillas que siguen a Clave de usted podrá introducir un rango declaves de empleado, por ejemplo podrá pedirle al sistema que le entregue losempleados de 20 al 50, o del 2 al 5, etc., también encontrará en otras consultascasillas para seleccionar un rango o período de fechas.

En la casilla Sexo se aplica un criterio directo donde usted decide si quiere ver todoslos empleados de sexo femenino, masculino o ambos sexos (todos). Tome en cuentaque los criterios de búsqueda se pueden combinar hasta encontrar el adecuado a susnecesidades.


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Uso de Comodines

Las casillas que reciben texto libre y no solo números o fechas, como la casilla Nombre tienen la propiedad de aceptar comodines, que son caracteres especiales para agregar una característica de búsqueda. ACCESO 2.3 acepta dos tipos de

comodines:

1) % ASCII 37 (Alt-37)2) _ ASCII 95 (Alt-95)

El carácter % sustituye a una cadena de cero o más caracteres. La mayoría de lasconsultas de ACCESO 2.3 agregan un carácter % al final de la cadena introducida.De esta forma si quiere seleccionar el nombre de Angélica Portillo Del Toro, puedesimplemente introducir Angélica, Angél o incluso An; en realidad el sistemasustituye estas cadenas por Angélica%, Angél% y An%. De otra forma, si lo quedesea es seleccionar todos los nombres que llevan una o en cualquier parte del texto,

podrá escribir %o, así mismo si necesita ver todos los empleados cuyo primer osegundo apellido sea Mendieta escriba %mendieta%.

El carácter _ sustituye a un único carácter. Puede decirle al sistema que le de todoslos nombres que llevan la secuencia ngél escribiendo _ngél . Para todos losempleados cuyo nombre o apellidos lleven una palabra que comience con cualquierletra y luego la secuencia esa en cualquier posición escriba %_esa.


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Cambiar el orden de los datos

El sistema permite una fácil forma de cambiar el orden predeterminado de los datos,

oprima el botón que se encuentra al lado izquierdo del área de consulta, acontinuación verá una ventana emergente que le permitirá establecer tres criterios

de ordenación, cada uno de ellos puede ser configurado de dos modos ascendente odescendente.

Selección de columnas

Usted puede hacer una selección de las columnas que desea se muestren en pantalla,

oprima la flechita que se encuentra entre el botón y el encabezado de la primeracolumna, a continuación aparecerá una ventana emergente para que haga suselección. Si selecciona Nombre Real del Campo, aparecerá a la derecha de ladescripción de cada columna, el nombre del campo en la base de datos. Paraconcluir oprima la tecla Enter .


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Búsqueda rápida

Para realizar una búsqueda rápida sin hacer una petición al servidor, oprima el

segundo botón . Aparecerá una ventana en la que puede introducir el texto quedesea buscar, después oprima el botón Siguiente, el sistema se detendrá en el primer

registro donde se encuentre la primer ocurrencia, puede oprimir varias veces este botón y el puntero se moverá hasta encontrar la última ocurrencia.

Marcas alternas

Oprima el botón , para marcar de forma alterna cada registro, esto le ayudará aubicarse mejor entre la lista de datos.


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Reporte Impreso

En ACCESO 2.3 las consultas están estrechamente ligadas a los reportes, cuandousted establece ciertos criterios de búsqueda y de ordenación, puede en estemomento enviar directamente a la impresora la información seleccionada. Al

oprimir el botón , aparecerá un submenú con tres opciones: Imprimir , Diseñar yOriginal . El sistema trae un diseño predeterminado para cada reporte, la mayoría deestos se pueden rediseñar, si usted decide cambiar el diseño original, sus cambiosquedarán registrados en la base de datos y todos los usuarios tendrán acceso a loscambios de forma automática. Para restablecer el diseño original, simplementeoprima la opción Original . El sistema integra un poderoso diseñador de reportesllamado FastReport, con el usted tendrá control completo sobre la forma de presentar sus informes o reportes. Para aprender a usar FastReport consulte elmanual que viene con ACCESO 2.3.

Para mayor información sobre como diseñar reportes consulte Introducción al

diseño de reportes.

Exportación a Excel

El sistema exporta a Excel la información seleccionada sin usar OLE o DDE, de talforma que usted no necesita tener instalado Excel en su computadora. Oprima el

botón , de un nombre al archivo y oprima Guardar.

Exportaciones VariasCada consulta le ofrece tres exportaciones adicionales, HTML, XML y TXT. Active

el botón que se encuentra en la esquina inferior izquierda, este desplegará unsubmenú, oprima la opción que desee, de un nombre al archivo y oprima Guardar.En este submenú aparecerán también algunas opciones adicionales que dependerándel tipo de consulta, por ejemplo en el Reporte de Empleados (General), apareceotra opción que dice Mostrar foto y huella.


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Mecanismo de Registro de Asistencia

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Mecanismo de Registro de Asistencia

ACCESO 2.3 procesa la información de asistencia procedente de los distintos puntos de registro mediante un único mecanismo. Los puntos de registro llamados Estaciones, pueden ser muy diversos, como una PC con un dispositivo biométrico oun escáner de código de barras, una terminal biométrica o de código de barras osimplemente un archivo texto. Cuando el sistema recibe información directamentede la fuente, usted puede consultar en tiempo real el estado de asistencia de losempleados, ya que estos se procesan de forma inmediata, de lo contrario si tiene unaterminal desconectada que acumula información semanal, esta puede ser procesadaen un solo paso.

El propósito de procesar la información es el de determinar si el registro se ajusta alhorario predefinido, de lo contrario los registros quedan etiquetados como checadas perdidas o no válidas. Básicamente, el módulo de Registro de Asistencia recibe tresdatos o parámetros de las diversas fuentes de registro, la clave del empleado, la

fecha y la hora en que se registró el evento. La salida determina cosas comoretardos, tiempo extra, etc.

El siguiente diagrama muestra el mecanismo empleado para procesar lainformación.

PC con scanner biométrico

Registro de AsistenciaCalendario u Horario

de AsistenciaCalendario de Vacaciones

y días Festivos

PC con scannerde código de

barras

Terminal conscanner

biométrico

Terminal conscanner de

código de barras

Archivotexto

Registromanual

Interfase para el dispositivo Interfasedelectura

Registro válido

EntradaSalidaEntrada ComidaSalida Comida

Registro no válido

Checadas fuera dehorario. O que no seajustan al horario

Perfil de asistenciageneral y por

empleado

Incidencias (permisos,sanciones, etc.)


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ACCESO 2.3 Capítulo 1 Mecanismo de Registro de Asistencia

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Como podrá haber observado la lógica de control de asistencia se efectúa en elservidor, de tal forma que el sistema agregará solo una leve carga al tráfico de sured. Hay una interfase específica para cada dispositivo soportado por el sistema, y por lo general cada una de ellas tendrá características también específicas, por locual será necesario revisar la información relacionada con su dispositivo antes de

integrarlo al sistema.Así mismo, encontrará una opción para leer de un archivo texto en Registro Manualde Asistencia. Recuerde que usted controla con una serie de parámetros asociados acada empleado, el comportamiento del Registro de Asistencia, hay varios de estos parámetros que modifican de forma significativa la manera en que la lógica delsistema resuelve cada evento.

Las reglas y formulas de asistencia están definidas en Empleados Configuración,Calendario de Asistencia y Configuración General .


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ACCESO 2.3 Capítulo 2 Empleados

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CAPÍTULO 2CAPÍTULO 2 EMPLEADOS

EMPLEADOS


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Empleados

Después de haberse cerciorado de que sus calendarios de asistencia, de vacaciones ydías festivos son los adecuados para su organización, puede proceder a dar de alta asus empleados. Esta opción le permite gestionar la información referente a los datos personales de cada empleado, su foto, su posición en la empresa, su horario deasistencia y las libertades o restricciones que tendrá en su asistencia diaria. Tambiénes aquí donde deberá tomar las muestras biométricas de sus huellas dactilares,mismas que identificarán al empleado. La garantía de que cada huella o conjuntode huellas queden asociados al empleado correspondiente dependerá de esteregistro. Por eso, es importante que haya un estricto control de los usuarios oadministradores que tendrán acceso a esta opción. El sistema acepta más de unahuella dactilar por empleado, esto puede ayudar cuando se presentan situaciones de baja información al tomar las muestras. Si un empleado tiene muy maltratadas lasyemas de los dedos o si sus manos están constantemente expuestas a productosquímicos, puede encontrar que algún dedo aun conserve suficiente información

como para permitir su identificación, si no es así, podrá proporcionarle comoalternativa, una clave de acceso. No permita que alguna persona distinta a la quetiene en pantalla coloque sus dedos en el dispositivo, ya que el sistema no tienemanera de saber que se esta registrando una asociación fraudulenta.

Active la opción Modificar y oprima el botón Nuevo para iniciar el alta de unempleado. Si no sabe como hacerlo consulte Elementos Generales de Captura.

En la parte superior izquierda encontrará una casilla que identifica de forma única acada empleado, el sistema requiere de una clave numérica irrepetible. Al ladoderecho de esta casilla se encuentran tres más para el Nombre, Apellido Materno y Apellido Paterno. En el proceso de captura estos datos siempre estarán visibles.Abajo encontrará varias secciones divididas en fichas, el número de ellas dependerádel tipo de licencia y de los dispositivos que haya adquirido. Esta es una lista de lasfichas que encontrará.


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Disponibilidad de Opciones

Las opciones que están marcadas con asterisco están visibles de forma opcional, para activarlas llame al menú de la esquina superior izquierda.

ACCESO 2.3 soporta varios dispositivos ejecutándose en la misma instalación, esdecir si usted tiene un dispositivo UareU para su personal administrativo y unaterminal AC4 para el personal obrero, puede gestionar los dos dispositivos en lamisma pantalla de captura.

El sistema emplea tres tipos de datos:

Informativo Organizativo De control

Opción Disponibilidad

Generales Siempre

Foto Siempre

Asistencia Siempre

Vacaciones Siempre

Dirección * Siempre

Teléfonos * Siempre

Configuración * Siempre

HamsterSi adquirió eldispositivo

UareUSi adquirió eldispositivo

KBio Si adquirió la terminal

AC4 o AT4 Si adquirió la terminal


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Generales

1) Referencia.- Este dato puede ser importante si usted desea enlazar lainformación de ACCESO 2.3 a otro sistema como el de nómina; por lo tanto lo que ponga aquí tendrá efecto solo en la exportación a NOI o NomoPAQ.

2) CURP.- Informativo3) RFC.- Informativo4) Fecha de contratación.- Informativo5) Seguro Social.- Informativo6) Salario.- Informativo7) Sexo.- Informativo8) Departamento.- Organizativo9) Puesto.- Organizativo10) Sucursal.- Organizativo11) Centro de Costo.- Organizativo


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Foto

La foto del empleado puede ser considerada un simple dato informativo si usted estausando terminales y nunca realiza un monitoreo en tiempo real. Sin embargo, si estausando una PC para el registro de asistencia, verá que el sistema además de

confirmar la identidad biométrica la reafirma con su foto. También en el monitoreo puede ir viendo la foto de la persona que se esta registrando. Y en general, es una buena práctica tener la foto del empleado ya que junto con sus datos personales y suhistorial puede integrar un expediente actualizado y siempre al día.Oprima el botón derecho del mouse sobre el área destinada a la foto. Verá elsiguiente menú.

Las primeras cuatro opciones controlan la apariencia de la imagen, pero solo en laforma en que se presenta en pantalla, el contenido permanecerá registrado en la basede datos en su forma original.La opción Copiar manda al portapapeles de Windows la foto. Puede rescatarladesde un programa como el Paint de Windows, seleccionando desde el menú Edición la opción Pegar u oprimiendo Ctrl+V.Si usted ya posee un archivo con la imagen de la foto, seleccione Abrir . Tome encuenta que el sistema solo soporta imágenes en formato jpg. Si sus archivos de fotosno están en este formato tendrá convertirlas.Para crear un archivo jpg de la foto ya registrada, seleccione Guardar como…

Para aumentar o disminuir el tamaño de la imagen coloque el puntero del mousesobre la esquina inferior derecha del marco de la foto. Cuando el puntero del mousecambie, arrastre hasta encontrar el tamaño que guste. Así mismo, podrá desplazar elmarco de la foto por el área de la ventana colocando el puntero del mouse en la parte superior del marco y arrastrándolo.


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Cámara WebSi posee una cámara web, puede usarla directamente. El sistema detecta y le presenta una lista de los dispositivos de captura de imágenes instalados, seleccioneuno, y oprima el botón con la camarita. Aparecerá un programa especial diseñado por el fabricante del dispositivo.

Tome en cuenta que cada dispositivo ofrece una interfase distinta. Usted tendrá queconsultar el manual que viene con su cámara para detalles sobre su manejo. Sinembargo, para la mayoría de los dispositivos, la tarea se reduce a simplemente hacerclic, para capturar la imagen, oprimir un botón para aceptar y la foto aparecerá en elárea descrita anteriormente.


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Asistencia

Todos los datos contenidos en el calendario de asistencia se consideran datos decontrol, ya que determinan las restricciones de horario que tendrá cada empleado.

Si el empleado no tiene un horario abierto usted deberá seleccionar un calendario deasistencia, ya sea introduciendo la clave del calendario o seleccionándolo desde la

ventana emergente . Para más detalles consulte Calendario de Asistencia.

Como podrá apreciar en la parte derecha superior de esta sección se encuentra una

casilla que le permite incrementar o decrementar su valor ; El propósito deésta, es posicionar el número de día en el que se encuentra y calcular a partir de ahía la fecha en que arrancará el control de asistencia. Recuerde que en el calendario deasistencia los días están numerados y pueden no corresponder con los días de lasemana, por ejemplo, el número uno, aunque normalmente se asocia al lunes, puede

no serlo, si es por ejemplo, que el calendario corresponde a un rol de turnos dondelos días de descanso pueden ser o no los sábados y domingos. El sistema considera por default el 1 como lunes, el 2 como martes y así sucesivamente hasta llegar a 7.También encontrará situaciones como los horarios de profesores donde tienen dos omas entradas y salidas al día, en estos casos deberá consultar la hora para saber a partir de cuando y en que horario iniciará su control.

Si la fecha de captura es martes, el calendario se vería así:

Cuando guarde el registro del empleado, se tomará esta información, la delcalendario de vacaciones y días festivos y se calcularán 30 días a partir del díaactual. El sistema actúa de forma dinámica y siempre intentará mantener esos 30

días, a menos de que el empleado deje de registrarse por más de 30 días; pero en elmomento de presentarse un evento se hará un cálculo desde la última fecharegistrada y hasta 30 días después de la fecha actual.


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Vacaciones

Aunque el calendario de vacaciones no es un dato obligatorio para el sistema, en la práctica si lo es. Se ha tratado así, para permitirle hacer una rápida captura, teniendo

en consideración que el calendario de vacaciones tendrá que registrarse en algúnmomento. Oprima el botón o introduzca la clave del calendario de vacaciones.

Dirección

Todos los datos en esta sección son solo informativos. Siéntase libre de llenarlos odejarlos en blanco.

Teléfonos

Al igual que la dirección estos también son solo informativos. Pero tenga presenteque en futuras versiones estos tendrán una utilidad bien definida.


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Configuración

Como podrá haberse imaginado los datos en esta sección se consideran todos datosde control. Estos modifican la manera en que el sistema determina la naturaleza decada evento, ya sea que su origen sea una PC, una Terminal o un archivo, cada

evento se procesa por un módulo interno que forma parte de la base de datos. Paradetalles vea la sección Mecanismo de Registro de Asistencia.Este módulo lee la información de los calendarios de Asistencia, Vacaciones y Días Festivos así como las Incidencias de permisos, sanciones, etc. Y finalmente,considera la configuración general y los datos que aparecen en esta sección queconforman el perfil del empleado, en lo que se refiere a las restricciones ylibertades que tendrá en su asistencia diaria.

EstatusSi el empleado se encuentra Activo y laborando, entonces podrá registrar suasistencia. En el momento de cambiar a Baja temporal o Baja que son los otros dos

estatus, el sistema bloqueará al empleado y le enviará el aviso: ¡Usted esta dado de baja y no puede checar!

Generar días de calendarioEn ACCESO 2.3 todos los eventos se procesan en tiempo real, es decir, usted notiene que correr un procedimiento para interpretar o generar reportes de asistencia.Cuando un empleado registra una entrada tarde, el sistema automáticamente calculael tiempo de retardo, de igual forma al momento de registrar la salida se calculan eltiempo laborado y el tiempo extra si lo hubiera. Para conseguir esta información almomento que se genera, el sistema hace uso de un calendario por empleado que seva actualizando de forma dinámica. Simplemente se toma el patrón definido en el

Calendario de Asistencia, y se calculan el número de días definidos en esta casilla.Esta característica aporta una enorme ventaja y ofrece una oportunidad de romper elhermetismo en cuanto a excepciones en la asistencia se refiere. Si el empleadolabora regularmente de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes, usted puede programar undía especial en el que ingrese por ejemplo de 11:30 a 20:30, o cambiar un día dedescanso por un día hábil. Para más información de cómo realizar cambios alhorario refiérase a la sección Tarjeta de Asistencia.

Ahora bien, el propósito de determinar el número de días a generar, es ahorrarle unacarga adicional al sistema al momento de que cada empleado registra su asistencia.Es decir, si el sistema encuentra que el calendario esta definido hasta 15 díasdespués, este añadirá 30 días más al calendario. Esto aumentará la velocidad derespuesta en los relojes de PC en uno o dos segundos cada 30 días.

Recuerde que si la mayoría de los empleados ingresan a una misma hora el sistematendrá un incremento de trabajo proporcional al número de empleados que tenganque registrarse a la misma hora. Si la carga es tal que genera cuellos de botella alchecar, es probable que necesite un segundo punto de registro.


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No obstante, es posible optimizar la velocidad de repuesta generando loscalendarios para un periodo largo u optimizando y mejorando los recursos de lainfraestructura de red o del hardware del servidor.

Cada que hace un cambio al registro del empleado y guarda los cambios, se

regenera el horario de asistencia para los próximos días, si ya hubo un evento o unachecada válida el día en que hace los cambios, entonces el programa no modificaese día. Pero siempre volverá a calcular el horario de asistencia futura. Si usted hizoalgún cambio en el horario posterior al día

Documents

Manual Acceso 2.3