Manual Aulas

UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização

de eventos50 horas

Curso de Organização de Eventos e Empreendorismo

Formadora Carla CanhotoFormadora Carla Canhoto

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Estrutura dos projetos de organização de eventos

• Gestão de projeto nos eventos– “A língua portuguesa define a palavra Evento

como um acontecimento, algo que obteve sucesso, ou uma eventualidade. A partir desses significados podemos compreender que um Evento pode referir-se também à comemoração de uma data específica, ou celebração de algo; ou ainda referir-se a alguma atividade que tenha saído da rotina, que tenha sido realizada diferente de costume, ou que não possua uma periodicidade.”

Silva, A. in http://www.infoescola.com/comunicacao/eventos/

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Desde sempre que os eventos foram planeados de forma mais ou menos bem sucedida! Para isso bastava apenas um pouco de talento para a organização. Porque razão dizemos atualmente que não basta o talento para fazer essa organização.

O sector dos eventos está sujeito às seguintes pressões: –Necessidade de sucesso; –Aumento da concorrência no mercado; –Requisitos de qualidade mais exigentes; –Orçamentos mais reduzidos; –Maior profissionalismo.

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Por isso já não é suficiente organizar eventos com base apenas na intuição e no improviso. É necessário gerir o processo de planeamento da organização recorrendo a métodos comprovados e o sector de eventos virou-se para métodos de gestão profissional.O que significa Gestão profissional (de O que significa Gestão profissional (de eventos)?eventos)?–A utilização de métodos e ferramentas de organizacionais eficazes; –Uma liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos; –O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objetivos.

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• Métodos de gestão profissional– A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes medidas:

1. A utilização de métodos e ferramentas de organização eficazes:

• Existem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector dos eventos. Por exemplo:

• Congressos - normalmente geridos como organizações de funcionários em linha;

• Feiras comerciais - normalmente geridas como organizações matriciais;

• Pequenas agências de eventos - normalmente geridas como organizações de projeto ou de equipa.

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• Métodos de gestão profissional– A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes

medidas:

2. Liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos

• Em todas as áreas do sector de eventos é necessário uma liderança e organização eficazes para coordenar os recursos disponíveis, incluindo os recursos humanos, para atingir os objetivos.

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• Métodos de gestão profissional– A gestão profissional caracteriza-se pelas seguintes

medidas:3. Desenvolvimento de processos eficazes para

atingir os objetivos

– Durante a organização de um evento, as diferentes atividades só serão eficazes se se enquadrarem e contribuírem para os objetivos gerais. São por isso necessários métodos de gestão para sequenciar e relacionar os diferentes aspetos do trabalho.

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• Eventos como projetos– Será um evento um projecto? Ou dito de outra forma,

que características de um projecto existem também num evento?

– As características que definem um projecto são as seguintes:

• A unicidade; • A definição de tarefas com riscos conhecidos; • A definição clara de tarefas, objetivos e responsabilidades no

cumprimento dos objetivos do evento; • Um período de tempo limitado (início e fim definidos); • Disponibilidade limitada de recursos;• Diferentes tarefas interdependentes; • A organização depende de um plano.

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A Unicidade

• Se na sociedade atual tudo o que é "novo", "extraordinário", "diferente" e "único" é atraente, na indústria de eventos estes adjetivos são uma absoluta necessidade. Os eventos são acontecimentos que "não se repetem" e os seus objetivos são únicos na medida em que eles têm de ser especificamente concebidos para cumprir os requisitos do público-alvo a que o evento se dirige.

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Definição de tarefas com riscos conhecidos

• Em todos os eventos existem riscos, por exemplo: – Haverá um número suficiente de

participantes? – O cliente cumprirá com as suas

responsabilidades financeiras? – O tema escolhido despertará o interesse do

público-alvo?

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Definição clara das tarefas, objetivos e responsabilidades para atingir os objetivos do

evento

• A definição de tarefas, objetivos (resultados) a serem alcançados e das funções e responsabilidades individuais são claramente estipulados no contrato. Os objetivos devem ser formulados de forma clara e precisa por motivos associados ao contrato e à lei.

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Um período de tempo limitado

• Todos os projetos começam com o contrato, mesmo que o Organizador de Conferências Profissional já tenha gerido um evento semelhante no passado. De facto, o início e fim absoluto de um evento (com a elaboração do relatório final e o pagamento da última tranche) são fixados no contrato.

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Disponibilidade de recursos limitada

• Qualquer organizador de eventos gostaria de ter um orçamento ilimitado ou número ilimitado de funcionários. A realidade é, porém, que todos os projetos de organização de eventos têm recursos humanos e materiais limitados.

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Tarefas diferentes e interdependentes

• Estas tarefas na fase de preparação e gestão poderão incluir: – Definir o programa do congresso; – Obter e gerir os recursos financeiros; – …

• Estas tarefas são interdependentes. Obter recursos financeiros suficientes depende da qualidade do programa proposto e as receitas obtidas da venda de bilhetes, dos patrocínios, etc. dependem da qualidade do programa.

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A organização depende de um plano

• Devido à unicidade dos projectos de eventos acima referida, a forma como cada evento será organizado é também necessariamente única, exigindo por isso um plano que indique claramente o que é necessário fazer e quem é responsável por realizar cada uma das actividades de forma a que, os objectivos gerais do evento sejam atingidos. É necessário, por isso, ajustar a composição da equipa de organização a cada evento (por vezes apenas marginalmente) para que os diferentes aspectos sejam devidamente geridos. A composição da equipa será influenciada pelos seguintes aspectos:

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• As diferentes tarefas que é necessário realizar;

• As diferentes capacidades e talentos dos membros da equipa;

• O tempo disponível para realizar as tarefas;

• A disponibilidade de elementos para formar a equipa;

• …

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Em resumo: •Devido a pressões sociais e outras, a forma como os eventos são organizados tem evoluído nos últimos anos no sentido da adopção de métodos de gestão profissional; •Devido à pressão para uma abordagem variada e inovadora, todos os eventos têm características únicas; •Cada evento é por isso um "acontecimento único" para o qual os métodos de gestão profissional são adequados; •Por outro lado, devido à necessidade de sinergias entre os diferentes aspectos de um evento, o repertório de uma gestão de projectos é particularmente adequada.

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MODELO DAS CINCO FASES• Durante a organização de eventos, é necessário realizar uma série

de atividades individuais:• Desenvolvimento de Conceitos para Projetos de Organização de

Eventos – Identificação da ideia (tema, slogan, etc.); – Planeamento orçamental; – Aquisição de recursos; – Planeamento do processo; – Liderar a equipa do projecto; – …

• Para gerir de forma profissional um evento é necessário ordenar todas as atividades individuais. A experiência mostra que todo o processo de planeamento e organização deverá ser desenvolvido numa sequência de cinco fases ou etapas, a que se convencionou chamar "o modelo de cinco fases".

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MODELO DAS CINCO FASES

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ATIVIDADE FASE

Conceptualização Planeamento fundamental

Planeamento geral Planeamento organizacional

Planeamento detalhado Preparação do evento

Gestão do evento Realização do evento

Avaliação dos resultados Avaliação do evento

1 - Planeamento Fundamental• Durante a fase de conceptualização e planeamento

fundamental é necessário considerar todas as tarefas gerais do evento, nomeadamente:

a) Definir os objetivos; b) Identificar o público-alvo; c) Definir o enfoque do evento; d) Estruturar as linhas gerais do programa do evento; e) Definir o design do evento; f) Definir a equipa de projeto; g) Analisar a viabilidade do evento; h) Obter aprovação para avançar.

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1.1 - Definir os objetivos • Os objetivos de uma reunião ou congresso são

geralmente definidos pela organização responsável pelo evento, por exemplo, uma empresa ou departamento governamental.

• Muitas vezes estes objetivos não são muito claros ou precisos, e é necessário definir os objetivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seu conteúdo quer da forma como o evento será realizado, para que a abordagem utilizada seja consistente com os objetivos e estilo da organização anfitriã. Todas as atividades durante o processo de organização devem ser orientadas para estes objetivos.

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1.1 - Definir os objetivos • Promoção• Apresentação• Divulgação• Entretenimento• Etc…

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1.2 - Identificar o público-alvo• O público-alvo a que o evento é dirigido tem

de ser claramente identificado e é necessário uma análise detalhada para conhecer as suas necessidades, interesses e atitudes.

• A definição precisa do público-alvo tem uma influência muito importante no conteúdo e programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas medidas de marketing, que devem ser adequadas à natureza do público-alvo.

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1.2 - Identificar o público-alvo• Geral• Dirigido (tendo em conta a categoria

profissional)• Específico (tendo em atenção as

caraterísticas)

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1.3 - Definir o enfoque do evento• O conteúdo do evento depende

essencialmente dos objectivos do público-alvo. Assim, os principais temas e muitas vezes o slogan do evento são definidos durante a fase do planeamento fundamental. Numa fase posterior são analisados os conteúdos do programa detalhado e os métodos de transmissão.

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1.4 - Estruturar as linhas gerais do programa do evento

• O conteúdo do evento é seu elemento "central" e deve ser definido na fase do planeamento fundamental. Em torno deste elemento central poderão ser organizados outros eventos, por exemplo:– Uma exposição de acompanhamento; – Uma festa do evento; – Um jantar de gala; – Uma excursão; – Uma abertura oficial/conferência de imprensa; – …

• Contudo, é importante que todas estas atividades estejam relacionadas com os objetivos do público-alvo. Desta forma a estrutura básica do programa será definida durante a fase do planeamento fundamental.

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1.5 - Definir o design do evento• Na definição do design do evento estabelece-se o conteúdo e a respectiva

forma de transmissão. Mais uma vez é importante não esquecer os objetivos do evento. Por exemplo, para uma reunião, os responsáveis pelo design do evento deverão elaborar um primeiro esboço indicando:

– O currículo; – As metodologias a serem usadas; – O ambiente; – Os métodos de comunicação; – Os intervalos; – A montagem das bancas de exposição; – A distribuição de temas e espaços de exposição; – …

• Os responsáveis pelo design do evento deverão considerar o conteúdo do evento (de acordo com os respetivos objetivos) e as necessidades do público-alvo.

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1.6 - Definir a equipa do projeto

• A gestão e as principais funções e responsabilidades são definidas durante a fase de planeamento fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da gestão é influenciada pela natureza das diferentes atividades necessárias para atingir os objetivos do evento.

• A equipa do projeto é o instrumento mais importante para um evento bem sucedido. Os seus membros têm de possuir os conhecimentos, capacidades e competências necessários para desempenhar as tarefas necessárias. Por outro lado, cada membro deverá ser aceite como parte da equipa, dentro e fora dela.

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1.6 - Definir a equipa do projeto

• Coordenador geral• Secretaria e receção• Responsável pela segurança e transportes• Técnico de informática/multimédia• Designer• Fotógrafo• …

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1.7 - Análise da viabilidade do evento

• Depois de concluídas as outras tarefas do planeamento fundamental, é possível tomar uma decisão quanto à viabilidade do evento. Se não for viável, o evento deve ser abandonado ou deverá regressar-se à fase de conceptualização e analisar a possibilidade de introduzir alterações no conceito do evento que o tornem viável.

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1.8 - Obter aprovação para avançar

• É nesta fase que, se for necessário, deverá obter-se aprovação para avançar com o evento. Só depois de um evento ser considerado viável e ter sido aprovado é que se deve avançar para a fase seguinte: Planeamento organizacional.

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2 – Planeamento Organizacional

• Durante esta fase, o projeto será mais detalhado e estruturado. Os principais aspetos do planeamento organizacional são: a) Planeamento estruturalb) Planeamento das atividades; c) Planeamento dos recursos; d) Planeamento financeiro.

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2.1 - Obter aprovação para avançar

• O planeamento estrutural define a interdependência entre as diferentes pessoas, equipas, especialidades e áreas de toda a organização. O plano estrutural é por isso um instrumento fundamental para a liderança do projeto e para a orientação de todos os participantes. Este plano é geralmente apresentado na forma de um organigrama.

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2.2 - Planeamento das atividades

• No planeamento das atividades, à semelhança de um puzzle, todas as atividades e responsabilidades têm de ser programadas. Isto implica identificar todas as interdependências e planear as atividades de forma que estas últimas sejam realizadas numa sequência lógica e os atrasos sejam minimizados. Isto pode ser feito numa folha de cálculo ou utilizando um software de planeamento.

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2.3 - Planeamento de recursos

• A identificação dos recursos necessários para o funcionamento do evento é um aspeto essencial da fase de planeamento organizacional, uma vez que ela serve de base para a identificação dos custos.

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2.4 - Planeamento financeiro

• O planeamento financeiro envolve a identificação de todos os custos e de todas as receitas previstos do evento para determinar depois o equilíbrio entre os dois. Para atingir este equilíbrio é muitas vezes necessário rever a lista de recursos necessários, porém um orçamento realista é essencial para um evento bem sucedido, uma vez que ele fornece uma orientação fundamental para a liderança do projecto.

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3 - Preparação do evento

• Todas as atividades anteriores à realização de um evento fazem parte da fase de preparação, nomeadamente: – a) Inscrição dos participantes; – b) Marketing; – c) Encomendar materiais impressos; – d) Encomendar o equipamento técnico necessário; – e) Um convite para apresentação de comunicações; – f) Assinatura de contratos; – g) Cooperação com outros serviços; – h) Reuniões dos comités organizadores; – i) Escolha e convite de oradores; – j) Monitorização do orçamento.

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– Uma tarefa muito importante é o planeamento detalhado de recursos e atividades do evento. Este planeamento define as tarefas de cada ação (equipa do projeto, oradores, técnicos, etc.). Os diferentes aspetos da preparação do evento são cobertos por outros módulos. A fase de preparação termina imediatamente antes da fase de realização do evento.

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3 - Preparação do evento

4. Realização do evento

• "Se o organizador é responsável e fez o seu trabalho adequadamente, ele pode descansar quando se inicia o evento..."

• Contudo, realisticamente, na fase de realização do evento é necessário ainda empreender as seguintes tarefas: a) Liderar a equipa; b) Estar preparado para uma "crise"; c) Servir de "ponto de contacto" do evento; d) Representar a equipa de organização.

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5. Avaliação do evento

• A última fase do projeto envolve a avaliação do sucesso ou insucesso do evento…

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Definição dos objetivos do evento

• Uma das ações básicas e, por isso, muito importante na preparação de um evento é a definição e explicação precisa do que o organizador pretende atingir relativamente ao público-alvo do evento.

• "Aquele que não sabe para onde vai, não deve ficar surpreendido se for parar a outro lado qualquer!" é uma frase da autoria de Robert F. Mager que todas as pessoas envolvidas na gestão de um evento deverão tomar em consideração.

• A definição precisa dos objectivos de um evento determina todas as acções subsequentes. Tomar em consideração os objectivos do evento ajuda, ou antes obriga, os responsáveis pelo planeamento a orientarem todas as actividades no sentido de atingir estes objectivos.

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• Os objetivos devem ser definidos da forma mais rigorosa possível. Para isso, a condição pretendida, o comportamento ou a alteração no comportamento deverão ser descritos de forma precisa. Isto é, num congresso para a regeneração de energias para arquitetos e decisores da indústria da construção, o objetivo - "os participantes deverão compreender as possibilidades da energia solar" - seria demasiado genérico, não dando um enfoque suficiente ao tema do evento. Um grupo de objectivos bastante mais interessantes seria:

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• "Os participantes deverão ser capazes de: – identificar a economia das centrais de energia solar; – identificar fontes de informação sobre a

utilização da energia solar; – indicar o nome dos fornecedores de centrais de

energia solar mais importantes;– recomendar e planear centrais de energia solar

para empresas de arquitectura e construção".• Esta formulação dos objectivos tem também a

vantagem de tornar mais fácil a avaliação dos objectivos e do sucesso do evento.

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Como os objetivos precisos ajudam o organizador de eventos?

• A definição precisa dos objetivos ajuda assim os organizadores do evento a: – Concentrarem-se nos assuntos e conteúdos mais

relevantes para o público-alvo; – Escolherem os métodos e meios mais

eficazes de transmitir os temas e conteúdos; – Utilizarem locais para a realização do evento

adequados aos objetivos e onde o ambiente e o equipamento sejam apropriados à mensagem que se pretende transmitir;

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– Escolherem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, pela sua personalidade e/ou competência;

– Desenvolverem uma hierarquia do evento, obtendo dessa forma a estrutura do evento mais adequada;

– Manterem-se concentrados nas necessidades dos participantes durante a elaboração do programa;

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– Utilizarem medidas de marketing e de relações públicas adequadas ao público-alvo;

– Escolher um slogan que traduza a essência do evento;

– Desenvolverem um programa social que apoie e reforce os objectivos do evento;

– Definirem as tarefas de cada funcionário de forma objectiva;

– Promoverem a colaboração entre o promotor e o organizador, garantindo que ambas as partes trabalhem para os mesmos objectivos;

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Realizar pesquisa adequada• Identificar a procura de mercado potencial de um

evento– No início da fase de planeamento fundamental, a

análise das posições iniciais é muito importante para o planeamento de um evento. Como prosseguir?

– Se for a primeira vez que se realiza um determinado evento, a abordagem de marketing clássica é considerar:

• Existe procura pelo evento? • Qual é o público-alvo? • Quais são as suas necessidades? • Existem eventos concorrentes? • Que produtos, fundos, métodos, custos e preços permitirão

realizar um evento bem sucedido?

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Realizar pesquisa adequada– Mesmo eventos que tenham já sido

realizados anteriormente têm de ser analisados, estudando, nomeadamente, os seguintes elementos relativos a esses eventos:

• Os guias dos programas; • Os planos do evento; • Os relatórios de avaliação.

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Realizar pesquisa adequada– A análise destes elementos permitirá ao

organizador do evento perceber: • Os hábitos do evento; • As datas adequadas para a sua realização; • A duração do evento; • A capacidade do espaço do evento; • O número de salas necessárias; • As condições e preço dos bilhetes para os

participantes; • …

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• Esta análise dará ao organizador do evento uma ideia do que é o evento e de qual será a melhor forma de o organizar no futuro.

• Aqui o organizador pode usar técnicas de análise primária - tais como inquirir e questionar representantes do evento anterior - ou de análise secundária - nomeadamente materiais do evento, avaliação das estatísticas existentes, entrevistas com especialistas, etc.

• Resumindo, a análise da posição inicial é a base para o planeamento de um projecto de organização de um evento.

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• Utilizando métodos de pesquisa adequados, o organizador deverá identificar as pré-condições para a realização do evento. O organizador define as condições e os requisitos para a organização do evento, a base para a identificação de objectivos e uma imagem da viabilidade do projecto.

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Público-alvo

• Identificar o público – alvo de um evento

– O público-alvo influencia decisivamente: • O conteúdo e curso do evento; • A escolha do local e data do evento; • A escolha das medidas de marketing.

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Público-alvo• O público-alvo é identificado durante a fase de planeamento

fundamental. Porém, é necessário posteriormente fazer uma análise detalhada dos interesses, necessidades e atitudes do público-alvo selecionado.

• O planeamento é muito mais fácil se o organizador conhecer bastante bem o público-alvo.

• Já não basta ser "bom" naquilo que se faz. O sucesso no futuro depende da capacidade de o organizador se colocar na posição dos consumidores e de ver as suas necessidades do ponto de vista deles. No futuro, será necessário desenvolver uma estratégia de gestão baseada no consumidor que procure satisfazer as suas necessidades individuais e exceder as suas expectativas.

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• Em resumo, uma análise precisa e detalhada do público-alvo torna possível escolher as medidas de marketing mais adequadas e identificar os requisitos a tomar em consideração na preparação de uma proposta de evento centrada nas suas necessidades.

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